5 beneficios clave de los sistemas ERP para tu empresa

• Contabilidad
• Gestión de inventarios y compras
• Gestión del capital humano/RR. HH.
• Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
• Ventas y marketing
• Gestión financiera y previsiones
• Y mucho más

Un sistema ERP —comercializado como una solución local o como un producto SaaS en la nube— puede ayudar a sincronizar los procesos empresariales, reducir los silos de información y contribuir a recortar costes.

5 ventajas de los sistemas ERP

Los detalles de una solución ERP pueden variar en función del tipo de empresa y de su complejidad operativa. Sin embargo, la mayoría de las empresas invierten en ERP por las mismas razones fundamentales: conectar las operaciones, mejorar la visibilidad, automatizar el trabajo manual, reforzar el control financiero y crear sistemas que puedan crecer con la empresa.

Estas son cinco de las principales ventajas de los sistemas ERP:

1. Mayor eficiencia y productividad

Los sistemas ERP pueden mejorar la productividad al centralizar las operaciones, ofrecerte información sobre el rendimiento de toda la empresa y automatizar muchos procesos que antes se realizaban manualmente.

La implantación de un ERP permitió mejorar los procesos empresariales en el 95 % de las empresas según un informe sectorial, mientras que el 49 % declaró haber experimentado mejoras en todos los procesos empresariales.

Algunos ejemplos de dónde proceden esas mejoras de eficiencia:

• Al sincronizar la contabilidad y los sistemas de gestión de inventarios, los equipos reducen los procedimientos manuales de contabilidad y compras, y toman decisiones de abastecimiento más fundamentadas en tiempo real. Después de implantar una solución ERP en la nube, el minorista de comercio electrónico Fulton & Roark pudo eliminar la necesidad de contar con contables externos y aumentar las ventas un 50 % interanual sin ampliar la plantilla.
• Al automatizar los procesos manuales, los equipos pueden liberar tiempo para actividades de mayor valor y proyectos colectivos. Por ejemplo, las órdenes de compra pueden pasar automáticamente por las fases de aprobación, gestión de proveedores y contabilidad, en lugar de requerir transferencias manuales.
• Al crear una única fuente de información fiable para toda la empresa, los equipos pueden reducir las comunicaciones de ida y vuelta, el trabajo duplicado y los errores potencialmente costosos.

A lo largo de la historia de los sistemas ERP, estos se han convertido en una estación de mando centralizada para la empresa, conectando sistemas que normalmente estaban separados para lograr una mayor eficiencia y productividad.

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2. Mejora del análisis y la elaboración de informes de datos

Los datos centralizados son una de las ventajas de los ERP mencionadas con mayor frecuencia, junto con una mayor colaboración y una reducción del tiempo de los procesos.

Las soluciones ERP reúnen procesos que suelen estar aislados entre departamentos, flujos de trabajo y ubicaciones geográficas. En lugar de combinar hojas de cálculo manualmente o alternar entre plataformas, los responsables pueden utilizar un único panel para supervisar datos en tiempo real y generar informes financieros más coherentes.

Por ejemplo:

• Combinar los datos de CRM, ventas, marketing y gestión de inventario puede ayudar a los equipos a identificar oportunidades de venta adicional y productos con exceso de existencias.
• Los fabricantes pueden analizar conjuntamente los datos de ventas, inventario y producción para alinear mejor el abastecimiento y los calendarios de producción con los cambios en la demanda.
• Centralizar los datos financieros de toda la empresa proporciona a la dirección una visión más clara del rendimiento y facilita decisiones más rápidas sobre la planificación de la plantilla y la asignación de capital.

Un sistema ERP implementado correctamente permite a los responsables de la toma de decisiones acceder a mucha más información de la empresa desde un único lugar, lo que facilita y acelera la toma de decisiones basada en datos.

3. Mejor gestión financiera

Los sistemas ERP pueden permitir una mejor gestión financiera y oportunidades de ahorro de costes al conectar procesos financieros que, de otro modo, se gestionarían por separado.

Los equipos financieros pueden integrar las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, la gestión de gastos, las nóminas y el libro mayor en un sistema unificado. Esto reduce los flujos de trabajo manuales y los errores humanos, al tiempo que facilita la comprensión del flujo de caja y de la situación financiera general de la empresa.

Por ejemplo, cuando N&N Moving Supplies se expandió de una a tres ubicaciones y cuadruplicó su plantilla, la implementación de su ERP redujo el tiempo de procesamiento de las nóminas en un 84%, mejoró la precisión de las hojas de horas y de las horas de vacaciones, y proporcionó a la dirección una mayor visibilidad de los costes laborales específicos de cada ubicación.

Los datos financieros de toda la empresa también pueden respaldar unas previsiones y decisiones de FP&A más oportunas. Cuando se implementan eficazmente, estas eficiencias contribuyen a reducir los costes operativos y, al mismo tiempo, proporcionan a los responsables financieros mejor información para la planificación y la asignación de recursos.

4. Mayor seguridad y cumplimiento de los datos

Los sistemas ERP también pueden reforzar la forma en que las empresas controlan y protegen la información empresarial.

Funciones como los permisos basados en roles, los registros de auditoría y el cifrado ayudan a los equipos a controlar quién puede acceder a los datos confidenciales, al tiempo que mantienen registros más claros de los cambios y las aprobaciones. Esto adquiere una importancia creciente a medida que las empresas incorporan empleados, departamentos, ubicaciones o requisitos normativos.

Dado que los datos se gestionan dentro de un sistema centralizado en lugar de estar dispersos entre aplicaciones y hojas de cálculo independientes, las organizaciones también pueden crear controles y procesos de cumplimiento más coherentes a medida que crecen.

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5. Mayor escalabilidad

A medida que crece tu empresa, también lo hacen tus necesidades operativas. Los sistemas ERP están diseñados para gestionar volúmenes crecientes de datos, usuarios, transacciones y procesos empresariales, al tiempo que permiten a las empresas añadir nuevas funcionalidades a medida que evolucionan los requisitos.

Por ejemplo:

• La gestión de múltiples entidades puede facilitar la incorporación de ubicaciones, filiales o unidades de negocio durante una expansión o adquisición.
• El acceso flexible de usuarios y basado en roles puede ayudar a las empresas a incorporar nuevos empleados y departamentos sin sacrificar el control.
• La ampliación de las operaciones de inventario y de la cadena de suministro puede ayudar a las empresas a gestionar mayores volúmenes de pedidos, relaciones con proveedores y actividad de almacén sin crear los mismos cuellos de botella operativos.

Por tanto, un sistema ERP puede crecer junto con la empresa. Tanto si estás entrando en nuevos mercados como si estás incorporando líneas de productos o adquiriendo empresas, puedes añadir funcionalidades cuando las necesites en lugar de reconstruir todo tu sistema operativo.

Comprender las desventajas de los sistemas ERP

Los sistemas ERP no están exentos de inconvenientes. La implementación puede ser costosa y compleja, los empleados pueden necesitar formación sobre nuevos flujos de trabajo y la migración desde sistemas heredados puede interrumpir temporalmente las operaciones.

Las implementaciones más grandes o complicadas también pueden requerir consultores externos de ERP o una implementación por fases. Conviene planificar estos inconvenientes, pero no necesitan ocupar el mismo espacio en un artículo centrado específicamente en los beneficios de los ERP.

El ERP en diferentes sectores

El ERP puede ayudar a una amplia variedad de sectores porque los distintos tipos de sistemas ERP pueden conectar procesos relacionados con la fabricación, las adquisiciones, la gestión de la cadena de suministro, el inventario y la gestión de pedidos. 

Los fabricantes pueden coordinar la producción con la demanda y el abastecimiento, mientras que los minoristas pueden sincronizar las ventas y el inventario entre ubicaciones para mejorar la reposición y la gestión de pedidos. Las plataformas específicas del sector, incluidos los sistemas ERP para la agricultura y el comercio minorista de prendas de vestir, pueden ampliar esas capacidades para adaptarlas a flujos de trabajo más especializados.

El ERP también es valioso en sectores complejos como el petróleo y el gas, donde las empresas necesitan coordinar activos, proveedores, proyectos, inventario y operaciones en múltiples ubicaciones.

En el sector aeroespacial, los sistemas ERP pueden ayudar a gestionar procesos altamente regulados, cadenas de suministro, planificación de la producción y acceso basado en roles, manteniendo al mismo tiempo un control más estricto sobre los datos empresariales.

El mismo principio se aplica en entornos con gran carga de servicios y sujetos a regulación. Las organizaciones sanitarias, por ejemplo, pueden conectar la gestión de recursos humanos, las nóminas, las operaciones financieras y la planificación de recursos, manteniendo al mismo tiempo un control más estricto sobre la información confidencial. 

El caso de uso exacto varía según el sector, pero el beneficio subyacente es constante: el ERP reúne procesos e información que antes estaban separados en un único entorno operativo conectado.

Cómo elegir el sistema ERP adecuado

Hay muchos sistemas ERP diferentes en el mercado. ¿Cómo deberían elegir las empresas? Esta pregunta se respondió en nuestra reciente guía definitiva sobre sistemas ERP, pero, en esencia, los factores más importantes que se deben considerar son los siguientes aspectos de cada plataforma:

• Funcionalidad principal
• Características clave
• Funcionalidad específica del sector
• Facilidad de uso
• Relación calidad-precio
• Integraciones (con las herramientas que planea seguir utilizando)
• Análisis de datos

Si no está seguro de por dónde comenzar su proceso de selección de software, considere consultar mis principales recomendaciones de los mejores ERP o de los ERP en la nube.

¿Pueden las pequeñas empresas beneficiarse del software ERP?

El tipo y la complejidad de su sistema también suelen aumentar en función del tamaño de su empresa. Los sistemas ERP se utilizan con mayor frecuencia en empresas medianas y grandes, pero ¿pueden las empresas emergentes o las pequeñas empresas beneficiarse del software ERP?

Por supuesto. Especialmente si el objetivo es crecer y ampliar las operaciones. 

De hecho, la implementación de un ERP puede ser más sencilla para las pequeñas empresas antes de que se intensifique la complejidad operativa. Una implementación de ERP puede constituir una base excelente para el crecimiento futuro. Si no está seguro de qué software elegir o necesita un sistema ERP para su empresa, considere probar una demostración previamente.

Los beneficios del ERP son enormes, con las herramientas y la estrategia adecuadas

Los beneficios potenciales del software de planificación de recursos empresariales son diversos y potentes. Los equipos pueden centralizar la gestión de datos, obtener mejores conocimientos operativos, reducir costes y, en última instancia, mejorar los resultados empresariales. 

Pero, como cualquier otra cosa, el potencial ≠ la realidad. Para beneficiarse del ERP, los responsables deben primero elegir el software ERP adecuado para sus necesidades y, después, invertir en la formación y la planificación estratégica adecuadas para optimizarlo según su caso de uso específico. 

¿Está preparado para ampliar sus capacidades como responsable financiero? Suscríbase a nuestro boletín para recibir consejos de expertos, guías y conocimientos de responsables financieros que están dando forma al sector tecnológico.