Informes de ERP: cómo centrarse en los datos más útiles
Los sistemas de planificación de recursos empresariales contienen grandes cantidades de datos valiosos recopilados de una amplia variedad de funciones y departamentos empresariales, como finanzas, operaciones, marketing, recursos humanos y muchos más. Pero esta inteligencia empresarial solo resulta útil cuando se cuenta con un sólido proceso de generación de informes de ERP para extraer, organizar y presentar estos datos con el fin de fundamentar y mejorar los procesos de toma de decisiones.
Desde las mejores prácticas hasta los errores comunes que se deben evitar, sigue leyendo para obtener más información sobre cómo desarrollar una sólida estrategia de generación de informes de ERP.
¿Qué es la generación de informes de ERP?
La generación de informes de ERP es un proceso mediante el cual los datos de la base de datos de ERP de una organización se extraen, procesan y presentan mediante gráficos, diagramas y otras herramientas de generación de informes de datos que los principales responsables de la toma de decisiones y las partes interesadas de la organización pueden comprender fácilmente.
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Estos informes están diseñados para presentar datos clave del ERP relacionados con indicadores clave de rendimiento (KPI) y otras tendencias importantes identificadas mediante las soluciones de ERP. Por ejemplo, los directores financieros (CFOs) suelen utilizar los informes de ERP para identificar tendencias financieras que van más allá de la información general de una cuenta de pérdidas y ganancias o un balance general.
La generación de informes de ERP puede proporcionar información más detallada sobre las tendencias recientes relacionadas con los ingresos o los gastos, y el director financiero puede utilizarla para elaborar previsiones financieras basadas en las condiciones empresariales actuales.
Beneficios de una generación adecuada de informes de ERP
Disponer de más información siempre es positivo. Pero la forma en que se utiliza esa información puede marcar la diferencia.
La información obtenida de una estrategia de generación de informes de ERP bien diseñada puede ayudar a la empresa a reducir costes innecesarios y otras ineficiencias que, de otro modo, pasarían desapercibidas en la organización. Estas son cuatro formas en las que el ERP puede beneficiar a cualquier empresa:
1. Datos centralizados procedentes de una única fuente fiable
Cuando se implementa correctamente un sistema ERP, todos los datos de la organización se centralizan en un único repositorio. La generación de informes de ERP puede utilizar esta información para crear informes a partir de datos precisos, proporcionando informes exhaustivos que no se ven alterados por silos de datos ni por datos contradictorios de distintos departamentos.
En lugar de revisar enormes cantidades de datos, un director financiero podría utilizar la información del ERP para evaluar los gastos de forma rápida y precisa, obtener información sobre la generación de ingresos y analizar otros datos financieros de toda la organización.
2. Auditoría y generación automatizadas de informes de cumplimiento
A medida que las organizaciones crecen, garantizar el cumplimiento puede convertirse en una tarea extremadamente lenta. Si se cuenta con un sólido sistema de generación de informes de ERP, esta carga se reduce drásticamente.
Los sistemas de generación de informes de ERP pueden utilizar registros auditables y generar informes automatizados basados en reglas para garantizar que el cumplimiento se supervise y controle rigurosamente.
En un sector como el manufacturero o el de la aviación, donde la gestión de la mano de obra puede estar estrictamente regulada por motivos de seguridad, la generación de informes de ERP puede generar registros de actividad automatizados que documenten esta actividad y alerten a la organización sobre posibles casos de incumplimiento.
3. Información en tiempo real
Los datos generados por un sistema ERP pueden recopilarse en una ubicación centralizada y procesarse mediante paneles de informes en tiempo real. Los niveles de inventario, el consumo de energía y la producción manufacturera son solo algunos ejemplos en los que las organizaciones pueden utilizar información actualizada para orientar sus decisiones empresariales.
Un consumo elevado de energía puede llevar a la organización a reducir la actividad e investigar la posible causa de este aumento pero, por supuesto, no se podrá cambiar nada si nadie lo sabe.
4. Ahorro de costes a largo plazo
Los informes de ERP pueden generar información y respaldar previsiones estratégicas que ayuden a los líderes empresariales a utilizar y gestionar mejor sus recursos internos.
La mano de obra, el consumo de energía, la gestión de la cadena de suministro y los flujos de trabajo de los procesos pueden beneficiarse de una mejor gestión y optimización facilitadas por la generación de informes de ERP. Los directivos pueden examinar toda la organización para identificar y solucionar operaciones ineficientes, gastos desproporcionados y otras formas de desperdicio.
Con el tiempo, la generación de informes de ERP puede ayudar a la organización a lograr un gasto más eficiente que mejore los márgenes de beneficio y permita unas operaciones sostenibles.
¿Quién participa en el proceso de elaboración de informes del ERP?
Desde el personal encargado de elaborar los informes hasta los responsables de la toma de decisiones, un sistema sólido de elaboración de informes del ERP necesita la participación y el apoyo de varios roles clave.
Este es el equipo que debes reunir para aprovechar todo el valor de la elaboración de informes del ERP en tu organización:
Responsable de la elaboración de informes del ERP (directivo responsable)
Esta persona, que a menudo es el director financiero, aunque también puede ser un director de proyectos especiales asignado por el director financiero, es la principal responsable de gestionar el sistema de elaboración de informes del ERP. La persona que ocupa este puesto establece los objetivos estratégicos del sistema de elaboración de informes, supervisa directamente a los analistas y se comunica con los directivos para proporcionar orientación sobre la interpretación de los informes.
Con el tiempo, esta persona también será responsable de adaptar la estrategia de elaboración de informes del ERP en respuesta a las necesidades de la organización.
Liderazgo ejecutivo (alta dirección)
Los directivos de la alta dirección participarán directamente en la evaluación de los informes del ERP y en la incorporación de estas conclusiones a su toma de decisiones estratégicas. Estos directivos también colaborarán con el responsable del sistema de elaboración de informes para establecer los KPI y definir el propósito de los informes del ERP.
Analista de datos del ERP
Los analistas trabajan en primera línea de la elaboración de informes del ERP y se aseguran de que los datos se compartan correctamente con las herramientas de elaboración de informes y se transformen posteriormente en informes fáciles de leer. Este rol participa directamente en la creación de los informes que utilizan los directivos y otras partes interesadas.
Estos analistas deben comprender los objetivos de la elaboración de informes del ERP, empezando por los datos que tienen mayor prioridad dentro de tu organización.
Soporte de TI
Según las necesidades relacionadas con el software, la seguridad y otros aspectos de TI, varios profesionales de TI pueden participar en la configuración y el mantenimiento del sistema de elaboración de informes del ERP. Estas personas desempeñarán un papel más importante a la hora de ayudar a configurar el sistema de elaboración de informes y configurar todo el software y las herramientas para extraer y procesar correctamente los datos del ERP.
Usuarios finales
Aunque los directivos utilizarán los informes del ERP para orientar la toma de decisiones estratégicas, varios roles dentro de una organización pueden consultar estos informes periódicamente para orientar sus actividades diarias.
- Los profesionales de la cadena de suministro pueden utilizar los informes del ERP para supervisar y gestionar las cadenas de suministro de la empresa.
- Los supervisores de fabricación pueden utilizar los informes para supervisar las condiciones de trabajo, incluido el consumo de energía y la seguridad en el lugar de trabajo.
- Los profesionales de cumplimiento normativo, incluidos los organismos reguladores externos, pueden consultar las auditorías para evaluar el cumplimiento de diversas normativas.
Cómo crear una estrategia de elaboración de informes del ERP
Comprendes los objetivos y has identificado los roles clave necesarios para tu estrategia de elaboración de informes. Ahora es el momento de recibir algunas indicaciones prácticas sobre cómo preparar tu proceso de elaboración de informes del ERP para alcanzar el éxito.
Esto es lo que debes hacer:
1. Define los KPI y otros objetivos
Un alcance limitado ofrecerá los mejores resultados, especialmente cuando todavía estás poniendo en marcha tu estrategia de elaboración de informes del ERP.
Identifica los KPI y otros objetivos claros que quieras abordar mediante tus informes del ERP, y asegúrate de comprender claramente cómo se traducirán estas métricas en tu estrategia empresarial general.
Orientar tu organización hacia una mayor eficiencia de costes
Supongamos que tu organización quiere ser más eficiente en costes, especialmente ante una situación económica cada vez más difícil. La elaboración de informes del ERP es una excelente forma de lograrlo, siempre que este objetivo se utilice para orientar tu estrategia.
Comunícate con todas las partes interesadas para garantizar que existe una alineación respecto a este objetivo y céntrate en extraer datos y tendencias relevantes para alcanzarlo.
2. Establece expectativas sobre la participación de las partes interesadas
Prepara a tus partes interesadas para alcanzar el éxito y asegúrate de que todos conozcan la importancia de su rol. Cada parte interesada debe comprender claramente cómo contribuye al éxito del sistema de elaboración de informes y saber exactamente qué debe hacer.
Conviértete en el director
Trabaja directamente con cada parte interesada para establecer expectativas claras sobre el momento en que deben cumplir sus obligaciones y la frecuencia de las comunicaciones.
En la mayoría de los casos, estas expectativas también deberán equilibrarse con las responsabilidades existentes, por lo que es importante establecer expectativas realistas durante todo el proceso.
3. Elegir e integrar una herramienta de informes de ERP
Algunas plataformas ERP ya ofrecen las herramientas necesarias para crear un sistema de informes de ERP. En otros casos, puede que quieras elegir una herramienta de informes externa.
Garantizar una integración fluida del software
Si quieres conectar una herramienta de informes a tu ERP actual, necesitarás que tu personal de TI se asegure de que esta herramienta esté correctamente integrada y configurada con tu plataforma ERP actual. Trabaja con tu personal de TI para validar esta integración antes de avanzar en el proceso.
4. Validar los datos y el proceso de extracción de datos
Los datos de calidad son la base de una sólida estrategia de analítica de ERP. Tus analistas de informes deberían someter el sistema de informes a pruebas exhaustivas —es decir, a un proceso de validación y limpieza de datos, además de otros procesos de prueba pertinentes— para asegurarse de que el sistema esté configurado para recopilar y procesar correctamente los datos del ERP.
Mejorar la gobernanza y la propiedad de los datos
El proceso de validación puede identificar problemas relacionados con la propiedad y la gobernanza de los datos que deben abordarse antes de que el sistema de informes de ERP entre en funcionamiento. Trabaja con el equipo de analítica para identificar estos problemas y resolver de antemano cualquier cuestión relacionada con la propiedad, asegurándote de que todos tus datos de ERP estén validados, sean precisos y fiables.
5. Desarrollar plantillas de informes
Agiliza la representación y entrega de informes mediante la creación de plantillas en las que los datos de ERP extraídos puedan importarse y representarse fácilmente en un formato visual. Esto será especialmente útil al crear informes a los que se deba acceder en tiempo real o que se generen mediante un activador automatizado.
Visualización de datos para previsiones financieras
Una plantilla de informes puede ser una excelente forma de incorporar los datos más recientes sobre el rendimiento financiero a un informe de previsiones basado en ERP. Esta plantilla puede seguir actualizándose con el tiempo a medida que haya nuevas cifras disponibles.
6. Planificar la iteración y optimización a lo largo del tiempo
Los objetivos y las necesidades de los informes de ERP casi con toda seguridad cambiarán a medida que crezca tu empresa. Del mismo modo, las partes interesadas pueden identificar mejores enfoques para evaluar el ERP en consonancia con los objetivos de informes establecidos.
Crear una expectativa de mejora continua
En cualquiera de los escenarios mencionados anteriormente, las empresas necesitan flexibilidad para adaptar su sistema de informes con el tiempo en respuesta a la evolución de las necesidades y los objetivos.
Al incorporarlo a tu estrategia desde el principio, puedes comunicar a las partes interesadas que los informes de ERP nunca son un producto terminado. Supervisa la utilidad de tus informes de ERP y trabaja con las partes interesadas para optimizar continuamente tu estrategia de informes.
Cuándo cambiar tu estrategia de informes
Las pequeñas mejoras en tu estrategia de informes son fáciles de implementar. Pero, teniendo en cuenta el esfuerzo que supone cambiar los objetivos de los informes, ajustar las prioridades de los datos, restablecer las integraciones de informes y modificar las plantillas de informes…, los cambios drásticos en tu estrategia de informes de ERP suelen ser exigentes y consumir mucho tiempo.
Si estás intentando definir el proceso de informes antes de que tu sistema esté en funcionamiento…
- Bien por ti. ¡Eso está mucho más organizado que la mayoría!
- Busca un socio de implementación de ERP que pueda ayudarte a establecer una buena estrategia de informes desde el principio.
Si ya has configurado tu sistema, un consultor de ERP puede ayudarte a determinar si es necesario cambiar la estrategia de informes y a abordar estos cambios de la forma más rentable y eficiente en cuanto al tiempo. En general, deberías plantearte cambiar la estrategia de informes si se produce una o más de las siguientes situaciones:
- Cambias el objetivo organizativo de tu estrategia de informes del ERP;
- Tu empresa experimenta cambios significativos en la tecnología empresarial, los canales de informes de datos o los requisitos de informes;
- Estás sujeto a nuevos requisitos normativos de información;
- Tu empresa experimenta una reestructuración organizativa.
Los mayores errores que debes evitar en los informes del ERP
Antes de pasar a la acción y crear una estrategia de informes del ERP para tu empresa, aquí tienes un breve resumen de los errores más comunes que debes evitar en este proceso:
1. Abarcar más de lo que puedes gestionar
La enorme cantidad de datos que ofrecen los sistemas ERP obliga a las organizaciones a ser selectivas a la hora de identificar los datos que desean priorizar en sus informes. Si intentas abarcar demasiado, te arriesgas a generar informes con un volumen y una variedad de datos que carezcan de enfoque y sean insostenibles.
Utiliza tus objetivos de informes para limitar el enfoque únicamente a los datos más relevantes posibles. A medida que tu estrategia de informes madure y todas las partes interesadas se familiaricen con este proceso, podrás reconsiderar si deseas ampliar tus informes para incorporar fuentes de datos adicionales.
2. Crear informes a partir de datos de baja calidad
El proceso de validación de datos es fundamental para garantizar que los datos del ERP sean precisos y valiosos. Las incoherencias, las lagunas de datos y otros problemas de calidad limitarán considerablemente el valor de tus informes, por lo que es imprescindible que configures todo correctamente desde el principio.
3. No formar a las partes interesadas sobre sus funciones
Es necesario identificar a las partes interesadas adecuadas, pero también hay que formarlas correctamente sobre cómo desempeñar sus funciones.
Para los directivos, esto significa enseñarles cómo abordar la definición de objetivos y cómo utilizar los datos para fundamentar la toma de decisiones. Para los usuarios finales, esto implica proporcionar una formación adecuada sobre cualquier software ERP —desde Acumatica hasta Sage— que se espera que utilicen al incorporar los informes a sus tareas.
4. Crear informes a partir de datos que no pertenecen a tu empresa
Si tus datos del ERP contienen datos que pertenecen a otra entidad, podrías crear una responsabilidad legal para la empresa al incluir esos datos en tus propios informes.
Un sólido programa de gobernanza de datos puede ayudar a aclarar los problemas de titularidad de los datos y evitar este problema.
Empieza con buen pie con los informes del ERP
El éxito de una estrategia de informes del ERP depende en gran medida del esfuerzo dedicado a desarrollar una estrategia y aplicar un marco para la elaboración continua de informes dentro de tu organización.
Los directores financieros deben ser diligentes a la hora de llevar a cabo este proceso de desarrollo del programa. Infórmate bien antes de poner en marcha esta iniciativa para asegurarte de que todo esté preparado para un lanzamiento sólido. Si necesitas apoyo experto, busca un consultor de ERP que te ayude a implementar este programa.
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