Cómo dominar el proceso de cierre financiero: guía paso a paso
El proceso de cierre financiero es la serie de pasos que utilizas para finalizar y verificar los registros financieros de tu empresa al final de cada periodo, de modo que todo cuadre antes de presentar los informes.
En esta guía, utilizaré mi experiencia para explicar cómo funciona el cierre financiero, por qué es importante y exactamente qué debes hacer para llevar a cabo un cierre fluido y preciso, de modo que puedas evitar el estrés de última hora y seguir mejorando cada mes.
¿Qué es el proceso de cierre financiero?
El proceso de cierre financiero es la secuencia de pasos que sigue una empresa al final de un periodo de presentación de informes para garantizar que sus libros estén completos y sean precisos.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Implica registrar y conciliar transacciones, realizar asientos de ajuste (como periodificaciones y depreciaciones) y preparar estados financieros.
Una vez que todo se ha revisado y aprobado, el periodo se cierra oficialmente.
¿Por qué es importante el proceso de cierre financiero?
El proceso de cierre financiero es fundamental para garantizar la precisión de los datos financieros, cumplir los requisitos normativos y de auditoría, y elaborar informes financieros claros y precisos para uso interno y para la presentación de información externa.
A continuación, se ofrece una descripción general de los profesionales de finanzas que participan en el proceso de cierre:
- Equipo de contabilidad: Se encarga de los asientos contables, las conciliaciones y la preparación de los estados financieros.
- Equipo de FP&A: Revisa las variaciones, las previsiones y la alineación presupuestaria.
- Responsables de control financiero: Supervisan el proceso y garantizan que se sigan los controles internos.
- CFO: Revisa y aprueba los estados financieros definitivos para la presentación de informes internos y externos.
El proceso de cierre financiero: qué debes conciliar
La conciliación es una parte fundamental del proceso de cierre financiero. Para conciliar, necesitas disponer de la documentación adecuada. Empieza por reunir los siguientes documentos:
- Extractos bancarios y de tarjetas de crédito
- Informes del libro mayor
- Facturas y recibos (tanto de AP como de AR)
- Informes de nóminas
- Recuentos de inventario e informes de valoración
- Extractos de préstamos y arrendamientos
Estos son algunos ejemplos de cuentas que debes conciliar una vez que tengas preparada la documentación:
- Cuentas bancarias
- Cuentas por cobrar y cuentas por pagar
- Transacciones entre empresas del grupo
- Inventario
- Activos fijos
- Gastos devengados y cuentas pagadas por anticipado
Cómo completar el proceso de cierre financiero
El proceso de cierre financiero varía según la empresa en función de su tipo de negocio, sus métodos contables y sus políticas.
A continuación, te explicaré un proceso general de cierre financiero. Considéralo un punto de partida para tu proceso de cierre financiero y haz los ajustes necesarios para adaptarlo a las necesidades de tu empresa.
1. Registra todos los ingresos y el efectivo recibido
Revisa todo el periodo contable. Por ejemplo, si estás preparando estados financieros trimestrales, vuelve al primer día del trimestre actual y verifica el importe obtenido o recibido, aunque todavía no se haya facturado ni depositado.
Después, utiliza las directrices de ASC 606 o IFRS 16, según corresponda, para reconocer los ingresos. Algunos ejemplos de ingresos y efectivo recibido que debes registrar son:
- Ventas de productos o servicios (facturadas y no facturadas)
- Ingresos diferidos reconocidos en el periodo actual
- Renovaciones de suscripciones y tarifas basadas en el uso
- Depósitos y pagos anticipados de clientes
- Importes de préstamos o entradas de financiación
- Ingresos por intereses o rendimientos de inversiones
- Reembolsos o descuentos de proveedores
2. Gestiona y actualiza las cuentas por pagar
Si documentas cada compra, servicio o gasto recurrente cuando vence, puedes omitir este paso. Pero si no lo haces, necesitas tener facturas y recibos:
- Introduce todas las facturas y cuentas por pagar en tu sistema contable.
- Devenga el gasto para reflejar el pasivo correspondiente a los bienes o servicios que has recibido, pero por los que aún no has recibido una factura.
- Revisa qué facturas se han pagado y cuáles siguen abiertas para no sobrevalorar ni infravalorar las cuentas por pagar.
3. Revisa los saldos y ajustes anteriores
A continuación, es el momento de arrastrar los saldos y los ajustes de periodos anteriores. Esto incluye gastos pagados por anticipado, pasivos devengados, ingresos diferidos y amortizaciones: partidas que se registran en un periodo, pero se reconocen en otro diferente.
Por ejemplo, si tu empresa pagó por adelantado la electricidad del trimestre pasado, debes compensarlo con la factura de electricidad del trimestre actual y convertir ese activo (factura de electricidad pagada por anticipado) en un gasto (gasto de electricidad).
4. Concilia las cuentas cuando sea necesario
La conciliación consiste en comparar los registros internos con fuentes externas o independientes para confirmar su exactitud. Al conciliar, debes buscar discrepancias, diferencias temporales o errores y resolverlos antes de finalizar el cierre.
Entre las cuentas que se concilian habitualmente durante esta fase se incluyen:
- Cuentas bancarias: Compara los saldos de efectivo del libro mayor con los extractos bancarios.
- Cuentas por cobrar: Concilia las facturas y los pagos de los clientes con el auxiliar de cuentas por cobrar.
- Cuentas por pagar: Confirma los saldos de las cuentas de los proveedores y los calendarios de pagos.
- Extractos de tarjetas de crédito: Utiliza un software de conciliación de tarjetas de crédito para comparar los cargos de las tarjetas de crédito de la empresa con los informes de gastos y el libro mayor.
- Gastos pagados por anticipado y devengados: Verifica los saldos comparándolos con los calendarios y las facturas.
- Activos fijos: Verifica la exactitud de los registros de altas, bajas y depreciación.
- Cuentas entre empresas del grupo: Asegúrate de que las transacciones entre entidades relacionadas se reflejen de forma idéntica en ambos lados.
Presta atención a los cargos y abonos. Todas las transacciones deben tener un registro correspondiente y equivalente en ambos lados del libro mayor. Si algo no cuadra —por ejemplo, se registra un gasto sin un abono en efectivo o en cuentas por pagar—, se crea un desequilibrio que provoca errores de cálculo aún mayores.
Si tu empresa tiene varias entidades o filiales, también tendrás que conciliar las transacciones entre empresas del grupo. Por ejemplo, si la Entidad A registra una venta de bienes a la Entidad B, la Entidad B debe registrar una compra por el mismo valor.
5. Comprueba los activos fijos
Los activos fijos no se compran ni se venden con frecuencia, pero afectan a tu cuenta de resultados y a tu balance en cada periodo. La mayoría de las empresas suelen poseer al menos algunos activos fijos, como:
- Maquinaria y equipos
- Mobiliario de oficina
- Vehículos de la empresa
- Edificios y mejoras en locales arrendados
- Ordenadores, servidores y equipos informáticos
- Programas o costes de desarrollo capitalizados
Esto es lo que debes revisar durante el proceso de cierre financiero del período que estás contabilizando:
- Asegúrate de que los activos adquiridos estén registrados a un valor que cumpla con los GAAP.
- Revisa la enajenación o retiro de activos para comprobar si se han registrado las ganancias y pérdidas asociadas.
- Verifica si la depreciación se aplicó de acuerdo con el programa de depreciación.
- Comprueba si los gastos de capital se han clasificado erróneamente como gastos ordinarios y viceversa.
6. Haz un recuento de existencias e inventario
Las discrepancias de inventario son habituales, especialmente en empresas con existencias abundantes o de rápida rotación. Por eso, un recuento mensual —ya sea un inventario físico completo o un recuento cíclico— puede ayudar a garantizar la exactitud de los registros de inventario en tus libros.
Una auditoría de inventario también revela otros problemas, como robos, mermas, errores de recuento y mercancías obsoletas, antes de que te veas obligado a dar de baja de tus libros una cantidad significativa.
Ejemplo:
Supongamos que Alina Inc., una marca de moda minorista, quiere revisar su inventario. Su contable recomienda realizar un recuento cíclico de los artículos de alta rotación, como prendas de temporada, accesorios y productos más vendidos. ¿La razón? Estos artículos tienen más probabilidades de extraviarse, ser robados o registrarse incorrectamente debido a su elevada velocidad de venta y a su movimiento frecuente.
Por otro lado, está bien auditar trimestralmente el inventario de movimiento lento, como los zapatos de la temporada pasada o la mercancía devuelta. Estos artículos siguen requiriendo una conciliación periódica, aunque no con tanta frecuencia.
Ahora bien, ¿por qué recomendó el contable de Alina Inc. una auditoría de inventario y por qué recomendó dos enfoques diferentes en función del tipo de inventario?
Porque al omitir la auditoría de inventario, Alina Inc. corre el riesgo de inflar los activos declarados, sobreestimar la rentabilidad y no detectar las pérdidas de productos. Auditar el inventario y utilizar distintos enfoques permite a Alina Inc. minimizar estos riesgos, así como los costes de la auditoría.
7. Prepara los estados financieros
Una vez registradas todas las transacciones y completadas las conciliaciones de cuentas, es hora de integrar todo el cierre mediante los estados financieros.
En este punto, todos tus esfuerzos de los pasos anteriores culminan en una imagen clara de la salud financiera de tu empresa.
Creo que la mayoría de las empresas utilizan software de contabilidad financiera en este momento. Llevo utilizando uno para todos mis negocios desde que fundé mi primera empresa, allá por la década de 2010. Si actualmente no utilizas uno, ya es hora de hacerlo. Estas son solo algunas de mis herramientas favoritas de gestión financiera:
Los clics en los enlaces a continuación pueden generar una comisión, la cual apoya nuestras pruebas y revisiones independientes de software y servicios. Conozca más sobre cómo mantenemos la transparencia.
El software creará automáticamente una cuenta de resultados, un balance de situación, un estado de flujos de efectivo y un estado de resultados acumulados. También ayuda a consolidar datos de todas las filiales, minimiza la probabilidad de errores y actualiza los estados financieros en tiempo real.
8. Revisa y finaliza
Las revisiones son fundamentales para garantizar la exactitud, el cumplimiento y la responsabilidad antes de informar oficialmente de cualquier cifra.
Deja que el equipo de contabilidad dirija la revisión inicial. Durante esta revisión, el equipo de contabilidad comprueba los valores atípicos, verifica los documentos justificativos y se asegura de que todos los asientos contables y las conciliaciones estén completos.
A continuación, pide a los responsables de control, a los directores financieros y al CFO que validen los estados financieros, formulen preguntas exhaustivas y confirmen que todo se ajusta a las políticas de la empresa y a los GAAP/IFRS.
Una vez finalizados los informes, tus estados financieros se convierten en el registro oficial del rendimiento de la empresa durante ese período. La cuenta de resultados se reinicia. El balance de situación queda cerrado. Y tus cuentas están listas para registrar nuevas transacciones para el siguiente cierre.
Lista de comprobación del proceso de cierre financiero
A continuación encontrarás una lista de comprobación que incluye las acciones clave, los documentos necesarios y las partes responsables de cada paso del proceso contable de cierre financiero:
Cuándo es necesario el proceso de cierre
La mayoría de las empresas cierran sus libros mensual, trimestral o anualmente. Los tres cierres varían en cuanto a su nivel de profundidad y escrutinio:
- Mensual: Un cierre de fin de mes te ayuda a mantener el control del flujo de caja, supervisar el rendimiento y detectar errores con antelación. Los cierres mensuales normalmente no son demasiado intensos, pero sí lo suficientemente exhaustivos como para respaldar la toma de decisiones tácticas.
- Trimestral: Los cierres trimestrales son más detallados. Están más alineados con los ciclos de informes internos y las expectativas de los inversores que los cierres mensuales.
- Anual: El cierre de fin de año es el más riguroso y suele estar vinculado a auditorías, declaraciones fiscales e informes externos. Requiere documentación completa, conciliaciones y aprobaciones de todos los departamentos para todas las actividades y transacciones financieras.
El tiempo necesario para un cierre financiero varía en función de su profundidad y escrutinio, por lo que los cierres anuales son los que más tiempo requieren y los mensuales, los más rápidos. Por supuesto, el número específico de días que necesitas para cada cierre varía en función del tamaño, los sistemas y la complejidad de tu empresa.
Principales errores que debes evitar durante el cierre
Cometer errores retrasa el proceso de cierre financiero y, por lo que he visto, frustra al equipo de contabilidad. Estos son algunos de los principales errores que debes tener en cuenta durante el proceso de cierre financiero:
Falta de estandarización y colaboración
El cierre financiero puede convertirse rápidamente en un proceso caótico cuando las responsabilidades no están claras y existe una falta general de comunicación y colaboración entre los equipos.
Los departamentos suelen tirar de extremos diferentes de la misma cuerda: utilizan plantillas contradictorias, no usan una lista de comprobación ni un calendario compartidos y esperan unos por otros sin que exista un responsable claro para cada tarea del proceso.
Para evitar este error:
- Estandariza el proceso de cierre con procedimientos operativos estándar documentados
- Utiliza listas de comprobación compartidas y un calendario de cierre centralizado
- Organiza reuniones periódicas con los equipos de finanzas, operaciones y dirección para mantener a todos coordinados
Ignorar la precisión
La velocidad es estupenda. Te ayuda a causar una buena impresión y te permite pasar a otras tareas más interesantes.
¿El problema? Apresurarse con los asientos y las conciliaciones puede convertirse en una bola de nieve que genere errores importantes en los informes y problemas normativos. Los datos inexactos no solo te hacen quedar mal. Ponen en peligro la reputación de tu empresa y socavan la confianza en tus cifras.
Para garantizar la precisión:
- Da prioridad a la precisión sobre la velocidad
- Implementa puntos de control de revisión a lo largo de todo el proceso
- Utiliza herramientas de automatización para reducir los errores de introducción manual de datos
- Forma a tu equipo para señalar y escalar las incoherencias con antelación
Utilizar recursos insuficientes
Un equipo reducido y un software obsoleto y heredado crean cuellos de botella en el proceso de cierre financiero. Es fácil ver cómo contar con muy pocas personas, demasiado trabajo manual y una automatización insuficiente puede provocar retrasos y agotamiento.
No puedes esperar un cierre financiero rápido y eficiente con recursos de bajo rendimiento. Proporciona a tu equipo lo siguiente para evitar este problema:
- Asegúrate de que tu equipo de contabilidad cuenta con suficiente personal y está bien formado
- Delega el trabajo repetitivo para que tu equipo pueda centrarse en la revisión y el análisis durante el cierre final
- Invierte en software de automatización de informes financieros para optimizar las tareas de cierre y otras tareas manuales
Pasar por alto el cumplimiento normativo
La mayoría de las personas piensa en el cumplimiento desde una perspectiva legal, pero no cumplir también perjudica tu credibilidad, por lo que nunca debes pasar por alto el cumplimiento normativo.
No cumplir los plazos fiscales, informar incorrectamente sobre las finanzas o no cumplir los requisitos normativos conduce a sanciones, auditorías y pérdida de reputación.
Para asegurarte de cumplir siempre la normativa:
- Mantente al día sobre las normativas pertinentes (GAAP, IFRS, SOX, etc.)
- Incluye puntos de control de cumplimiento en tu proceso de cierre
- Utiliza software con registros de auditoría y controles integrados
- Involucra a los equipos legales o de auditoría cuando sea necesario
Más buenas prácticas para el cierre financiero
A continuación, encontrarás algunas buenas prácticas adicionales que acelerarán tu proceso de cierre financiero:
- Céntrate en la eficiencia: El dinero que inviertes en el cierre financiero es directamente proporcional al tiempo que le dedicas. Cuanto más se alargue el proceso, más dinero te costará. Para asegurarte de poder cerrar rápidamente al final del mes, elimina las redundancias del proceso, automatiza las tareas de bajo valor y reduce las dependencias entre departamentos.
- Agiliza el acceso a los datos: Los retrasos son inevitables cuando tus equipos tienen que buscar datos en correos electrónicos, hojas de cálculo, unidades de negocio y sistemas heredados. Utiliza herramientas integradas o sistemas ERP para centralizar los datos, de modo que todas las partes interesadas tengan acceso seguro y en tiempo real a ellos. Esto acelera el proceso y minimiza los riesgos para la integridad de los datos.
- Crea procedimientos estándar: Contar con un proceso de cierre documentado no es negociable. Define flujos de trabajo claros, asigna responsables para cada paso y establece plazos en función de tus fechas límite de elaboración de informes. Los procedimientos estandarizados garantizan la coherencia entre periodos, mejoran la responsabilidad y facilitan la formación de los recién incorporados cuando cambian los miembros del equipo.
Mejora en cada cierre
El cierre financiero es un proceso caótico a menos que lo agilices de forma proactiva. Cada mes es una oportunidad para mejorar. Identifica qué te ralentizó el mes pasado, qué errores cometiste y qué herramientas o procesos pueden eliminar las fricciones de tu proceso. Y recuerda que, tanto si intentas acortar el ciclo de cierre como si quieres eliminar procesos manuales que consumen mucho tiempo o reforzar los controles internos, el progreso se acumula.
¿Buscas más guías para impulsar tu carrera en finanzas? Suscríbete a nuestro boletín gratuito para recibir consejos, guías y análisis de expertos de líderes financieros que están dando forma al sector tecnológico.
