5 ERP-järjestelmien keskeistä hyötyä yrityksellesi

• Kirjanpito
• Varastonhallinta ja hankinta
• Henkilöstöpääoman hallinta/HR
• Asiakassuhteiden hallinta (CRM)
• Myynti ja markkinointi
• Taloudenhallinta ja ennustaminen
• Ja paljon muuta

ERP-järjestelmä – joka voidaan tarjota joko paikallisena ratkaisuna tai pilvipohjaisena SaaS-tuotteena – voi auttaa synkronoimaan liiketoimintaprosesseja, vähentämään tietosiiloja ja pienentämään kustannuksia.

5 ERP-järjestelmien hyötyä

ERP-ratkaisun yksityiskohdat voivat vaihdella yrityksen tyypin ja sen toiminnan monimutkaisuuden mukaan. Useimmat yritykset investoivat ERP-järjestelmään kuitenkin samoista keskeisistä syistä: toimintojen yhdistämiseksi, näkyvyyden parantamiseksi, manuaalisen työn automatisoimiseksi, taloudenhallinnan vahvistamiseksi ja skaalautuvien järjestelmien luomiseksi.

Tässä on viisi ERP-järjestelmien merkittävintä hyötyä:

1. Tehokkuuden ja tuottavuuden parantaminen

ERP-järjestelmät voivat parantaa tuottavuutta keskittämällä toiminnot, tarjoamalla näkyvyyttä koko liiketoiminnan suorituskykyyn ja automatisoimalla monia aiemmin manuaalisia prosesseja.

Erään toimialaraportin mukaan ERP:n käyttöönotto johti liiketoimintaprosessien parantumiseen 95 prosentilla yrityksistä, ja 49 prosenttia ilmoitti kaikkien liiketoimintaprosessien kehittyneen.

Muutamia esimerkkejä siitä, mistä nämä tehokkuushyödyt syntyvät:

• Synkronoimalla kirjanpidon ja varastonhallintajärjestelmät tiimit vähentävät manuaalisia kirjanpito- ja hankintamenettelyjä sekä tekevät reaaliaikaisesti paremmin perusteltuja hankintapäätöksiä. Otettuaan käyttöön pilvipohjaisen ERP-ratkaisun verkkokauppias Fulton & Roark pystyi luopumaan ulkopuolisten kirjanpitäjien tarpeesta ja kasvattamaan myyntiä 50 % vuodesta toiseen ilman henkilöstömäärän lisäämistä.
• Automatisoimalla manuaalisia prosesseja tiimit voivat vapauttaa aikaa arvokkaampiin tehtäviin ja ryhmäprojekteihin. Esimerkiksi ostotilaukset voivat siirtyä automaattisesti hyväksynnän, toimittajakäsittelyn ja kirjanpidon läpi sen sijaan, että niitä välitettäisiin manuaalisesti vaiheesta toiseen.
• Luomalla koko yrityksen kattavan yhden totuuden lähteen tiimit voivat vähentää edestakaista viestintää, päällekkäistä työtä ja mahdollisesti kalliita virheitä.

ERP-järjestelmien historian aikana niistä on kehittynyt yrityksen keskitetty komentokeskus, joka yhdistää tyypillisesti erilliset järjestelmät tehokkuuden ja tuottavuuden parantamiseksi.

Featured Tools

1. 

   Rippling Spend

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.8

   Visit Website
2. 

   Workday Adaptive Planning

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
3. 

   Traild

   Visit Website

2. Parempi data-analyysi ja raportointi

Keskitetty data on yksi yleisimmin mainituista ERP:n hyödyistä, kuten myös yhteistyön lisääntyminen ja prosessien läpimenoajan lyheneminen.

ERP-ratkaisut kokoavat yhteen prosesseja, jotka ovat usein siiloutuneet eri osastojen, työnkulkujen ja maantieteellisten sijaintien välillä. Sen sijaan, että johtajat yhdistelisivät laskentataulukoita manuaalisesti tai siirtyisivät alustalta toiselle, he voivat käyttää yhtä koontinäyttöä reaaliaikaisen datan seurantaan ja yhdenmukaisempien talousraporttien luomiseen.

Esimerkiksi:

• CRM-, myynti-, markkinointi- ja varastonhallintatietojen yhdistäminen voi auttaa tiimejä tunnistamaan lisämyyntimahdollisuuksia ja ylisuuria varastoja.
• Valmistajat voivat analysoida myynti-, varasto- ja tuotantotietoja yhdessä sovittaakseen hankinta- ja tuotantoaikataulut paremmin muuttuvaan kysyntään.
• Koko yrityksen taloustietojen keskittäminen antaa johdolle selkeämmän kuvan suorituskyvystä ja tukee nopeampia päätöksiä henkilöstösuunnittelusta ja pääoman kohdentamisesta.

Asianmukaisesti käyttöönotettu ERP-järjestelmä antaa päätöksentekijöille pääsyn huomattavasti suurempaan osaan yrityksen tiedoista yhdessä paikassa, mikä helpottaa ja nopeuttaa tietoon perustuvien päätösten tekemistä.

3. Parempi taloushallinto

ERP-järjestelmät voivat mahdollistaa paremman taloushallinnon ja kustannussäästöjä yhdistämällä talousprosessit, joita muuten hallittaisiin erillään.

Taloushallinnon tiimit voivat yhdistää ostovelat, myyntisaamiset, kulujen hallinnan, palkanlaskennan ja pääkirjan yhdeksi yhtenäiseksi järjestelmäksi. Tämä vähentää manuaalisia työnkulkuja ja inhimillisiä virheitä sekä helpottaa kassavirran ja yrityksen yleisen taloudellisen aseman ymmärtämistä.

Esimerkiksi kun N&N Moving Supplies laajeni yhdestä toimipaikasta kolmeen ja nelinkertaisti henkilöstömääränsä, sen ERP-käyttöönotto lyhensi palkanlaskennan käsittelyaikaa 84 %, paransi työaikakirjausten ja lomatuntien tarkkuutta sekä antoi johdolle paremman näkyvyyden toimipaikkakohtaisiin työvoimakustannuksiin.

Yrityksen koko taloutta koskevat tiedot voivat myös tukea ajantasaisempaa ennustamista ja FP&A-päätöksiä. Tehokkaasti toteutettuina nämä tehostamistoimet auttavat alentamaan operatiivisia kustannuksia ja tarjoavat samalla talousjohdolle parempaa tietoa suunnittelua ja resurssien kohdentamista varten.

4. Vahvempi tietoturva ja vaatimustenmukaisuus

ERP-järjestelmät voivat myös vahvistaa sitä, miten yritykset hallitsevat ja suojaavat liiketoimintatietoja.

Roolipohjaiset käyttöoikeudet, auditointijäljet ja salaus auttavat tiimejä hallitsemaan sitä, kuka pääsee käsiksi arkaluonteisiin tietoihin, ja säilyttämään samalla selkeämmät tiedot muutoksista ja hyväksynnöistä. Tämä korostuu entisestään, kun yritykset lisäävät työntekijöitä, osastoja, toimipaikkoja tai sääntelyvaatimuksia.

Koska tietoja hallitaan keskitetyn järjestelmän sisällä sen sijaan, että ne olisivat hajallaan erillisissä sovelluksissa ja laskentataulukoissa, organisaatiot voivat kasvunsa myötä luoda myös yhdenmukaisempia valvonta- ja vaatimustenmukaisuusprosesseja.

Featured Tools

1. 

   Rippling Spend

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.8

   Visit Website
2. 

   Workday Adaptive Planning

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
3. 

   Traild

   Visit Website

5. Parempi skaalautuvuus

Yrityksesi kasvaessa myös operatiiviset tarpeesi kasvavat. ERP-järjestelmät on suunniteltu käsittelemään kasvavia tieto-, käyttäjä-, tapahtuma- ja liiketoimintaprosessimääriä, ja samalla yritykset voivat lisätä uusia toimintoja vaatimusten kehittyessä.

Esimerkiksi:

• Moniyrityshallinta voi helpottaa toimipaikkojen, tytäryhtiöiden tai liiketoimintayksiköiden lisäämistä laajentumisen tai yritysostojen yhteydessä.
• Joustavat käyttäjä- ja roolipohjaiset käyttöoikeudet voivat auttaa yrityksiä ottamaan uusia työntekijöitä ja osastoja mukaan toimintaan hallinnasta tinkimättä.
• Varasto- ja toimitusketjutoimintojen skaalaaminen voi auttaa yrityksiä hallitsemaan suurempia tilausmääriä, toimittajasuhteita ja varastotoimintoja aiheuttamatta samanlaisia operatiivisia pullonkauloja.

ERP-järjestelmä voi näin ollen kasvaa liiketoiminnan mukana. Olitpa siirtymässä uusille markkinoille, lisäämässä tuotevalikoimaa tai hankkimassa yrityksiä, voit lisätä toimintoja tarpeen mukaan sen sijaan, että rakentaisit koko operatiivisen järjestelmäsi uudelleen.

ERP-järjestelmien haittojen ymmärtäminen

ERP-järjestelmiin liittyy myös kompromisseja. Käyttöönotto voi olla kallista ja monimutkaista, työntekijät saattavat tarvita koulutusta uusiin työnkulkuihin, ja vanhoista järjestelmistä siirtyminen voi tilapäisesti häiritä toimintaa.

Suuremmat tai monimutkaisemmat käyttöönotot voivat myös edellyttää ulkopuolisia ERP-konsultteja tai vaiheittaista käyttöönottoa. Näihin haittoihin kannattaa varautua, mutta niille ei tarvitse antaa yhtä paljon tilaa artikkelissa, joka keskittyy nimenomaan ERP-järjestelmien hyötyihin.

ERP eri toimialoilla

ERP voi tukea monenlaisia toimialoja, koska erityyppiset ERP-järjestelmät voivat yhdistää valmistukseen, hankintaan, toimitusketjun hallintaan, varastonhallintaan ja tilausten hallintaan liittyviä prosesseja. 

Valmistajat voivat koordinoida tuotantoa kysynnän ja hankinnan kanssa, kun taas vähittäiskauppiaat voivat synkronoida myynnin ja varastot eri toimipisteissä parantaakseen täydennystä ja tilausten toimitusta. Toimialakohtaiset alustat, kuten maatalouden ja vaatetusalan vähittäiskaupan ERP-järjestelmät, voivat laajentaa näitä ominaisuuksia erikoistuneempiin työnkulkuihin.

ERP on arvokas myös monimutkaisilla toimialoilla, kuten öljy- ja kaasualalla, jossa yritysten on koordinoitava omaisuuseriä, toimittajia, projekteja, varastoa ja toimintoja useissa toimipaikoissa.

Ilmailu- ja avaruusalalla ERP-järjestelmät voivat auttaa hallitsemaan tiukasti säänneltyjä prosesseja, toimitusketjuja, tuotannon suunnittelua ja roolipohjaista käyttöoikeuksien hallintaa sekä ylläpitämään liiketoimintatietojen tiukempaa hallintaa.

Sama periaate pätee runsaasti palveluita sisältävissä ja säännellyissä ympäristöissä. Terveydenhuolto-organisaatiot voivat esimerkiksi yhdistää henkilöstöhallinnon, palkanlaskennan, taloustoiminnot ja resurssien suunnittelun samalla, kun ne ylläpitävät tiukempaa arkaluonteisten tietojen hallintaa. 

Tarkka käyttötapaus vaihtelee toimialan mukaan, mutta perushyöty on yhdenmukainen: ERP tuo aiemmin erilliset prosessit ja tiedot yhteen yhdistettyyn toimintaympäristöön.

Oikean ERP-järjestelmän valinta

Markkinoilla on monia erilaisia ERP-järjestelmiä. Miten yritysten tulisi valita? Tähän kysymykseen vastattiin äskettäisessä ERP-järjestelmien kattavassa oppaassamme, mutta olennaisimmat huomioon otettavat tekijät ovat pohjimmiltaan kunkin alustan:

• Ydintoiminnot
• Keskeiset ominaisuudet
• Toimialakohtaiset toiminnot
• Käytettävyys
• Hinta-laatusuhde
• Integraatiot (niihin työkaluihin, joita aiot jatkossakin käyttää)
• Data-analytiikka

Jos et ole varma, mistä aloittaa ohjelmistojen käyttöönotossa, tutustu parhaiksi arvioimiini ERP-järjestelmiin tai pilvipohjaisiin ERP-järjestelmiin.

Voivatko pienyritykset hyötyä ERP-ohjelmistosta?

Järjestelmän tyyppi ja monimutkaisuus kasvavat yleensä myös yrityksen koon mukaan. ERP-järjestelmiä käytetään yleisimmin keskisuurissa yrityksissä ja suuryrityksissä — mutta voivatko startup-yritykset tai pienyritykset hyötyä ERP-ohjelmistosta?

Ehdottomasti. Erityisesti silloin, kun tavoitteena on kasvu ja toiminnan laajentaminen. 

Itse asiassa ERP:n käyttöönotto voi olla pienyrityksille yksinkertaisempaa ennen kuin toiminnan monimutkaisuus lisääntyy. ERP:n käyttöönotto voi tarjota erinomaisen perustan tulevalle kasvulle. Jos et ole varma, minkä ohjelmiston valitsisit, tai jos tarvitset ERP-järjestelmän yrityksellesi, harkitse esittelyversion kokeilemista etukäteen.

ERP:n hyödyt ovat valtavat oikeilla työkaluilla & strategialla

Yrityksen resurssien suunnitteluohjelmiston mahdolliset hyödyt ovat monipuolisia ja merkittäviä. Tiimit voivat keskittää tiedonhallinnan, saada parempia näkemyksiä toiminnasta, vähentää kustannuksia ja lopulta parantaa liiketoiminnan tuloksia. 

Mutta kuten kaikessa muussakin, mahdollisuus ≠ todellisuus. Hyötyäkseen ERP:stä johtajien on ensin valittava tarpeisiinsa sopiva ERP-ohjelmisto ja sen jälkeen investoitava oikeanlaiseen koulutukseen ja strategiseen suunnitteluun, jotta ratkaisu voidaan optimoida heidän erityistä käyttötapaustaan varten. 

Valmiina vahvistamaan valmiuksiasi talousjohtajana? Tilaa uutiskirjeemme saadaksesi asiantuntijaneuvoja, oppaita ja näkemyksiä talousjohtajilta, jotka muovaavat teknologia-alaa.