Täydellinen kirjanpito-osaston rakenne: miksi, milloin ja miten
Täydellinen taloushallinto-osaston rakenne muuttuu liiketoimintasi jokaisen kehitysvaiheen myötä... mutta yksi asia on varma: et voi tehdä kaikkea itse.
Uskallan väittää, että työuupumus ja myöhästyneet määräajat toivat sinut tänne. Taloushallinnon johtajat nimittäin tunnetusti epäröivät lisätä henkilöstöä. Kuten kuuluisa sitaatti kuuluu, “Olemme kirottuja, sillä näemme luvut.”
Tämä artikkeli on suunniteltu auttamaan sinua perustelemaan rekrytointipäätökset ja kasvattamaan taloushallintotiimiäsi oikealla tavalla.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Oikean rakenteen valitsemisen merkitys
Hyvin harvat osastot ovat yhtä riippuvaisia järjestyksestä ja organisoinnista kuin taloushallinto.
Nämä ovat ihmisiä, jotka varmistavat vaatimustenmukaisuutesi, valmistautumisesi tarvittaviin taloudellisiin toimiin sekä sen, että käytössäsi ovat tietoon perustuvien päätösten tekemiseen tarvitsemasi luvut.
Jos tämä ei vielä riitä vakuuttamaan sinua, mieti, kuinka paljon enemmän liiketoimintaasi koskevia dataan perustuvia näkemyksiä sinulla on käytettävissäsi.
Enemmän dataa tarkoittaa enemmän näkemyksiä, jotka tuottavat lyhyen, keskipitkän ja pitkän aikavälin hyötyjä.
Taloushallinto-osaston tehtävät
Taloushallintotiimi vastaa monista keskeisistä taloushallinnon tehtävistä, kuten:
- Yrityksesi taloustietojen kirjaamisesta, seurannasta ja analysoinnista
- Erilaisten keskeisten talousraporttien ja asiakirjojen laatimisesta
- Verotuksen, sisäisten taloustarkastusten ja vaatimustenmukaisuuden hallinnasta
- Kassavirran hallinnasta
- Pääoman seurannasta ja kohdentamisesta
- Kirjanpidosta
Jotta kaikki nämä asiat tehdään oikein, tarvitaan aikaa, tarkkuutta ja erityisosaamista.
Jokainen, joka on yrittänyt pitää kaikkia näitä asioita hallinnassa itse, tietää, että yksin tekeminen on parhaimmillaankin vaikeaa ja muuttuu mahdottomaksi, kun saavutat tietyn kasvuvauhdin.
Jos olet viimeiseen asti itse tekemisen kannalla
Jos olet vakuuttunut siitä, että pystyt tekemään kaiken itse… saatat olla oikeassa. Tarvitset kuitenkin apua. Tässä on paras saatavilla oleva kirjanpito-ohjelmisto, jonka tiimini ja minä olemme arvioineet:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Tarkastellaan nyt lähemmin taloushallintotiimin keskeisiä tehtäviä.
Jos etsit vain neuvoja tiimin rakentamiseen, voit siirtyä toiminnallisia osa-alueita koskevaan neuvo-osioon; jos tämä maailma on sinulle vielä suhteellisen uusi, hyödyt seuraavan lukemisesta.
Kirjanpito
Kirjanpito on taloustietojen kirjaamisen prosessi, johon kuuluvat:
- Tulolähteet
- Ostovelat
- Myyntisaamiset
- Tappiot
- Asiaankuuluvat summat, päivämäärät ja viitteet
Kirjanpitäjät seuraavat kirjauksia aikajärjestyksessä käyttämällä esimerkiksi myyntikuitteja, ostotilauksia ja laskuja.
Kirjanpitosyklissä on kahdeksan vaihetta; kirjanpidossa keskitytään kuitenkin ensisijaisesti neljään ensimmäiseen:
- Taloustransaktioiden analysointi ja kunkin niistä kohdentaminen asianmukaiselle tilille
- Vientien tekeminen päiväkirjaan
- Vientien kirjaaminen pääkirjaan
- Täsmäytyksen tekeminen kunkin kauden lopussa
Tarkat kirjaukset muodostavat taloudellisen terveyden perustan ja helpottavat älykästä ja oikea-aikaista päätöksentekoa. Lisäksi hyvä kirjanpitäjä helpottaa kaikkien elämää, kun verottaja saapuu.
Palkanlaskenta
Palkanlaskennan tehtäviin kuuluvat:
- Työntekijöille suoritettavien maksujen hoitaminen
- Verojen maksaminen heidän puolestaan
- Vähennysten, kannustimien, maksujen ja yrityksen tarjoamien etujen kirjaaminen
Katsotaanpa esimerkkiä.
Gerald ja hänen ystävänsä Brett perustivat yrityksen yhdessä, ja he ovat palkanneet yhden yrityksen sisäisen työntekijän huolehtimaan talousasioistaan.
Ironista kyllä? Ainoa henkilö, jolle heidän on hoidettava palkanmaksu, on heidän kirjanpitäjänsä. Jos he eivät tee niin, heille voidaan määrätä huomattavia sakkoja ja rangaistuksia.
Yksityisyrittäjien ja henkilöyhtiöiden omistajien ei tarvitse hoitaa itselleen palkanmaksua, mutta heidän on tehtävä se kaikille sopimussuhteessa oleville. Kun kyse on rajatun vastuun yhtiöistä ja yhtiöistä, sinun on hoidettava palkanmaksu itsellesi, johtajillesi ja työntekijöillesi.
Tilinpäätökset
Tilinpäätösten laatiminen on kuin verikokeissa käyminen: välttämätön paha hyvän (organisaation) terveyden kannalta.
Ne kertovat sijoittajille ja päätöksentekijöille voitoista, kassavirrasta, veloista ja kasvusta. Tilinpäätöksiin kuuluvat esimerkiksi seuraavat:
- Tase (tai taloudellisen aseman laskelma): Yleiskatsaus yrityksesi varoihin, velkoihin ja omaan pääomaan
- Tuloslaskelma: Neljännesvuosittaiset ja vuosittaiset laskelmat, joissa esitetään liikevaihto, kulut, nettotulos ja ansiot
- Kassavirtalaskelma: Laskelma, joka antaa sinulle yhdellä silmäyksellä kuvan siitä, kuinka terve yrityksesi on ja joka sisältää kolme osaa: liiketoiminnan rahavirrat, investointien rahavirrat ja rahoituksen rahavirrat
Sidosryhmät käyttävät näitä virallisia asiakirjoja arvioidakseen, kuinka tehokkaasti kassavaroja, varoja, velkoja ja omaa pääomaa hallitaan. Jos yrityksesi on vaikeuksissa, sinun pitäisi pystyä havaitsemaan ongelma, selvittämään sen syyt ja ratkaisemaan se ajoissa — edellyttäen, että tilisi ovat kunnossa. Myös velkojat, tilintarkastajat ja IRS käyttävät näitä raportteja kannattavuuden mittaamiseen ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseen.
Sisäinen valvonta
Vahva taloudellinen valvonta on olennaista vaatimustenmukaisuuden, turvallisuuden, resurssien hallinnan ja organisaation pitkän aikavälin kestävyyden kannalta.
Jos sisäistä valvontaa ei luoda, seurauksena on väistämättä petosriski tai merkittävä virhe, joka voi saattaa yrityksen omistajan ja johtajat vakaviin taloudellisiin ja oikeudellisiin vaikeuksiin.
Yrityksen kassanhallinta
Kassanhallintatiimi vastaa siitä, että yrityksellä on riittävästi käteisvaroja välittömien tarpeidensa kattamiseen. Tähän kuuluu:
- Laajojen ennustetoimien toteuttaminen
- Luoton käytön optimointi
- Velan vähentäminen
- Parhaiden sijoitusmahdollisuuksien löytäminen
Veroilmoitukset
Yksi helpoimmista tavoista ajaa yrityksesi alas on mokata vuotuinen veroilmoitus, saada valtavat sakot ja menettää mahdollisuus saada kassavirta takaisin tasapainoon.
Ellet pyöritä erittäin pientä yksityisyritystä, jolla on vain vähän yleiskuluja, veroasioiden valmistelun ja ilmoittamisen valvontaan kannattaa yleensä palkata auktorisoitu tilintarkastaja (CPA).
Kuten vanha sanonta kuuluu: parempi katsoa kuin katua.
Kirjanpito-osaston rakenteen luominen
Strateginen lähestymistapa liiketoimintaan on yksi fiksuimmista tavoista rakentaa yritykseesi järjestelmiä ja prosesseja, jotka luovat edellytykset pitkän aikavälin kannattavuudelle. Talousosaston rakenteen ja toiminnan suunnittelu ei poikkea tästä.
Nämä ovat keskeisiä kirjanpitotoimintoja:
- Talousjohtaja: Se olet sinä. Työskentelet suoraan toimitusjohtajan kanssa ja ohjaat kaikkia yrityksen taloudellisia osa-alueita: asetat toimintaperiaatteet, kehität taloudellisia ja operatiivisia strategioita, parannat toiminnan tehokkuutta ja käytät raportteja päätöksenteossa.
- Kassanhallintapäällikkö: Seuraa sääntelyn muutoksia, valvoo taloudellisten toimintaperiaatteiden noudattamista ja ylläpitää suhteita velkojiin ja sijoittajiin.
- Taloushallinnon valvoja: Laatii kuukausiraportit, laatii tilinpäätökset ja valvoo palkanmaksua. Lisäksi hän hallinnoi päivittäistä toimintaa (henkilöstö mukaan lukien) ja vastaa vaatimustenmukaisuudesta.
- Kirjanpitäjä: Hallinnoi pääkirjaa, laatii päivittäiset raportit, hoitaa verot ja käsittelee palkanmaksun.
- Kirjanpidon assistentti: Tietojen syöttäminen, mukaan lukien käteissuoritusten kirjaaminen, Excel-taulukoiden ylläpitäminen tai kirjanpito-ohjelmiston käyttäminen sekä sekkien tulostaminen. Monilla pienemmillä yrityksillä on kaksi assistenttia: toinen ostoreskontraa ja toinen myyntireskontraa varten.
Muita yleisiä kirjanpidon tehtäviä ovat:
- Talousanalyytikko
- Sisäinen tarkastuspäällikkö
- Luotto- ja perintäpäällikkö
- Ostopäällikkö
- Kirjanpitopäällikkö
Miten taloushallinnon tehtävät toimivat yhdessä
Mitä pienempi yrityksesi on, sitä todennäköisemmin luotat muutamaan henkilöön tai ulkoistettuun palveluntarjoajaan kaikkien kirjanpidon toimintojen hoitamisessa.
Kasvun myötä työmäärä lisääntyy huomattavasti, ja sinun on palkattava päteviä henkilöitä kuhunkin tehtävään sekä luotava hierarkia. Tiedän, mitä ajattelet: vihdoinkin asiaan!
Jatka lukemista, niin saat tietää kirjanpito-osaston rakenteen parhaista käytännöistä.
Yrityksesi kirjanpito-osaston organisaatiorakenteen valinta
Yrityksesi liikevaihto, ikä ja koko määrittävät väistämättä talousosastosi rakenteen ja tarpeet.
On sanomattakin selvää, että kasvuyrityksellä ei yleensä ole tarvetta samoille resursseille kuin monikansallisilla organisaatioilla eikä sillä ole välttämättä pääsyä niihin, joten pidä mielessä, ettei mikään näistä tiedoista sovi kaikille sellaisenaan.
Muita yleisiä tekijöitä ovat:
- Toimiala, jolla toimit
- Yrityksesi ikä
- Työntekijöidesi määrä
- Maantieteellisten toimipaikkojen määrä
Kaikki nämä vaikuttavat siihen, miten rakennat ja organisoit taloustiimisi.
Tarkastellaan, miten yksi tärkeimmistä tekijöistä – yrityksen ikä ja vaihe – voi vaikuttaa talousosaston rakenteeseen.
Kasvuyritys
Useimmissa tapauksissa kasvuyritykset keskittyvät kasvuun ja skaalautuvuuteen tavoitteenaan kehittää liiketoimintamalli, joka voi tuottaa suuria voittoja. Pieni henkilöstömäärä johtaa yleensä siihen, että perustajat ja avainhenkilöt hoitavat monia eri tehtäviä.
Vaikka jaat CFO:n tai talousjohtajan tehtävät muiden alkuvaiheen työntekijöiden kanssa, kannattaa investoida hyvään kirjanpito-ohjelmistoon, jotta tiedot pysyvät keskitettyinä.
Kasvun kiihtyessä suurin osa taloustiimistäsi voidaan ulkoistaa erikoistuneille palveluntarjoajille. Kasvuyrityksenä tärkeimmät talouteen liittyvät huolenaiheesi ovat yleensä:
- Palkkojen maksaminen ajallaan verojen ennakonpidätyksiä koskevia määräyksiä noudattaen.
- Yrityksen kassavirran tarkka seuranta ja tiukka valvonta, mukaan lukien ostovelat ja myyntisaamiset.
- Yrityksen kulujen seuranta sen varmistamiseksi, ettei kasvuvaiheen aikana synny kohtuuttomia menoja.
Jos yrityksesi kasvaa valtavasti ja nopeasti, kannattaa laatia kirjanpito-osaston rekrytointisuunnitelma ja toteuttaa se heti, kun työmäärä käy kestämättömäksi.
Pienyritys
Termi ”pienyritys” voi olla hieman harhaanjohtava.
Yhdysvalloissa pienyrityshallinto (SBA) määrittelee pienyrityksen yritykseksi, jolla on alle 500 työntekijää... Tähän joukkoon kuuluu 99,9 % kaikista Yhdysvaltojen yrityksistä.
Ota huomioon, että pienyrityksen strategiset tavoitteet riippuvat omistajan tai omistajien tavoitteista, mutta kannattavuus on aina keskeinen päämäärä. Yrityksesi kasvaessa sinun on alettava suhtautua täysimittaisen talousosaston perustamiseen vakavammin.
Keskitän huomioni pienyrityksiin, joiden liikevaihto on 2–10 miljoonaa dollaria.
Kirjanpito-osastosi rakenne voi edelleen olla melko kevyt, jos se toimii yrityksesi tarpeisiin – palkkahallinnon asiantuntijat ja kirjanpitopäälliköt voivat pitää pienyrityksen kirjanpitotehtävät käynnissä esimerkiksi perustamalla raportointikoontinäyttöjä keskeisten suorituskykymittareiden seuraamista varten. Tässä vaiheessa CFO ja talouscontrolleri voivat keskittyä laajempaan strategiseen kokonaiskuvaan, mukaan lukien osasto- tai operatiivinen raportointi.
Suuret yritykset
Suurilla yrityksillä tarkoitetaan tässä yleensä yrityksiä, joissa on yli 500 työntekijää ja toimipaikkoja eri puolilla maailmaa. Niiden tavoitteena on yleensä laajentuminen uusille markkinoille ja tehokkuuden parantaminen (tai ainakin kustannusten vähentäminen).
Jos sitä ei ole vielä tehty, pyrit todennäköisesti virtaviivaistamaan ja optimoimaan organisaatiorakennettasi. Keskeisenä tavoitteena on mahdollistaa se, että ylin johto ja erityisesti talousjohtaja voivat keskittyä pitkän aikavälin strategioihin. Harkitse taloushallinnon varatoimitusjohtajan palkkaamista valvomaan yrityksen taloudellista tilaa, mukaan lukien taloussuunnittelu ja raportointi sekä vaatimustenmukaisuus ja riskienhallinta.
Suurten yritysten keskeiset tavoitteet riippuvat yrityksen päämääristä, mutta niihin voivat kuulua seuraavat:
- Keskeisten operatiivisten työkalujen keskittäminen: Jos yrityksesi ei hyödynnä toiminnanohjausjärjestelmän tehoa, aihe tulee väistämättä esiin. Asiantuntevan taloustiimin ja tiettyihin kirjanpidon tehtäviin erikoistuneiden henkilöiden panos auttaa merkittävästi toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotossa ja yrityksen menestyksen sekä kasvun edellytysten luomisessa.
- Fuusiot ja yritysostot: Osana yritysstrategiaa sulautuminen toiseen yritykseen tai muiden yritysten hankkiminen voi olla keskeinen painopiste kasvun ja laajentumisen kannalta. Näissä tapauksissa taloushallinnon johtajilla on ratkaiseva rooli kaikissa vaiheissa suunnittelusta yhdentämiseen. Tähän kuuluu asianmukaisen ennakkoselvityksen tekeminen ja taloudellinen mallintaminen.
Syvällisempi katsaus kirjanpidon johtoryhmään
Alla vastaamme joihinkin kiireellisimpiin kysymyksiin, joita operatiiviset johtajat esittävät kirjanpito-osaston rakenteesta.
Milloin talousjohtajan palkkaaminen on järkevää?
Jos sinusta tuntuu, ettei taloushallinnon osaamisesi ole riittävän vahva ottaaksesi talousjohtajan tittelin itsellesi, se on täysin hyväksyttävää. On parempi myöntää heikkoutesi ja rakentaa ympärillesi talous- ja/tai kirjanpitotiimi kuin yrittää sovittaa väärää henkilöä tehtävään.
Kaikkia yrityksiä yhdistää yksi asia — niiden on ansaittava rahaa (ja hallittava sitä asianmukaisesti) pysyäkseen toiminnassa. Strateginen taloussuunnittelu ja tietoon perustuva raportointi ovat jokaisen menestyvän yrityksen ytimessä, ja talousjohtajan palkkaaminen on varma tapa varmistaa, että startup-yrityksesi pääsee vauhtiin heti alusta alkaen.
Talousjohtaja vai controller: mikä ero niillä on?
Talousjohtaja on talousosaston rakenteellisen hierarkian huipulla. Ensin mainitun on tarkasteltava kokonaisuutta ymmärtääkseen, miten toimintaa voidaan kehittää ja parantaa, kun taas jälkimmäinen keskittyy kirjanpitotoimintoihin ja yrityksen päivittäisen toiminnan optimointiin.
Kirjanpitopäällikkö vai controller: mikä ero niillä on?
Pienemmissä organisaatioissa talouscontrollerit joutuvat usein hoitamaan kahta tehtävää ja saattavat johtaa pientä kirjanpitäjien ja toimistotyöntekijöiden tiimiä. Suuremmissa organisaatioissa on kuitenkin järkevää palkata kirjanpitopäälliköitä johtamaan henkilöstöä ja antaa controllereiden keskittyä budjetteihin, ennusteisiin ja muihin keskeisiin raportteihin.
Tehokkaan talousosaston rakentaminen
Johditpa sitten pienen yrityksen tai nopeasti kasvavan teknologiayrityksen talousosastoa, talousosaston organisointitavoissa on aina hienovaraisia eroja, jotka riippuvat erityistarpeistasi.
Ensimmäinen kysymys, joka sinun kannattaa esittää itsellesi, on se, oletko oikea talousjohtaja tehtävään vai parantaisiko kyseiseen rooliin palkkaaminen kasvumahdollisuuksiasi. Sen jälkeen voit kehittää strategian, jolla varmistat tehtävien terveen eriyttämisen, jolloin kukin kirjanpitotoiminto annetaan oikean henkilön hoidettavaksi ja kirjanpito-osaston hierarkia on asianmukaisesti järjestetty.
Haluatko pysyä ajan tasalla kaikesta talouteen ja kirjanpitoon liittyvästä?
Olemme rakentaneet The CFO Clubista käsikirjan, jonka olisimme aina halunneet entisissä yritysrahoituksen tehtävissämme. Yksityiskohtaista tietoa toiminnon johtamisesta — miten se tehdään, milloin se tehdään ja millä parhailla työkaluilla se tehdään.
Kuulostaako tämä sinulle sopivalta? Tilaa ilmainen uutiskirjeemme saadaksesi talousalan johtajien asiantuntevia neuvoja, oppaita ja näkemyksiä, jotka muovaavat teknologia-alaa.
