Markkinoilla on niin paljon erilaisia kulujen seurantaan tarkoitettuja ratkaisuja, että parhaan vaihtoehdon valitseminen voi olla hankalaa. Haluat tehostaa kulujen seurantaa ja luokittelua, jotta taloudellinen analyysi ja raportointi ovat tarkkoja, ja tarvitset oikean työkalun projekteillesi ja tiimillesi.
Olen apunasi! Tässä artikkelissa hyödynnän henkilökohtaista kokemustani kulujen seurannasta suurissa tiimeissä ja arvioin kuratoidun listan parhaista kulujen seurantaohjelmistoista.
Miksi luottaa ohjelmistosuosituksiimme
6,700+
Reviews
20
Industry experts
16+
Evaluation factors
14
Years
Tiimimme on testannut ja arvioinut ohjelmistoja vuodesta 2012 lähtien. Talousjohtajina tiedämme itse, kuinka vaikeaa — ja tärkeää — oikean ohjelmiston valitseminen on.
Tätä opasta varten arvioimme työkaluja käytännön testauksen ja itsenäisen tutkimuksen avulla, pisteyttäen työkalut valintakriteeriemme perusteella.
Arvostelumme perustuvat inhimilliseen toimitukselliseen harkintaamme, eivät myyntipuheeseen.
Kulujen seurantaohjelmistojen vertailutaulukko
Tässä vertailutaulukossa esitetään yhteenveto parhaiksi valitsemieni kulujen seurantaohjelmistojen hinnoittelutiedoista:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Paras maailmanlaajuisille tiimeille | Ilmainen esittely saatavilla | Alkaen $29/käyttäjä/kuukausi | Website | |
| 2 | Sopii parhaiten toimittajakuluihin | Ilmainen paketti saatavilla | Hinnoittelu pyynnöstä | Website | |
| 3 | Paras tekoälypohjaiseen kulujen seurantaan | Maksuton esittely saatavilla. | Alkaen $8.99/käyttäjä/kuukausi | Website | |
| 4 | Paras palkanlaskentaan yhdistettyyn kulujen seurantaan | Ilmainen esittely saatavilla | Hinnoittelu pyynnöstä | Website | |
| 5 | Paras kulujenhallintaan | Ilmainen esittely saatavilla. | Hinnoittelu pyynnöstä | Website | |
| 6 | Sopii parhaiten automatisoituun kuluraportointiin | Ilmainen paketti saatavilla | Alkaen $15/käyttäjä/kuukausi | Website | |
| 7 | Paras matkakulujen seurantaan | Ilmainen paketti saatavilla | Hinnoittelu pyynnöstä | Website | |
| 8 | Paras kokonaisvaltainen kulujen seuranta | Ilmainen paketti saatavilla | Alkaen $99/kuukausi | Website | |
| 9 | Paras ilmainen kulujen seurantaohjelmisto | Kaikki on ilmaista, mutta myös esittely on saatavilla | Alkaen $0 | Website | |
| 10 | Paras integraatioihin | Ilmainen paketti saatavilla | Alkaen $5/käyttäjä/kuukausi | Website |
Parhaiden kulujen seurantaohjelmistojen arviot
Alla ovat yksityiskohtaiset yhteenvedot parhaista kulujen seurantaohjelmistoista, jotka pääsivät parhaiden vaihtoehtojen listalleni. Arvioni tarjoavat yksityiskohtaisen katsauksen kunkin työkalun tärkeimpiin ominaisuuksiin, etuihin & haittoihin, integraatioihin ja ihanteellisiin käyttötapauksiin, jotta löydät itsellesi parhaan vaihtoehdon.
Paras maailmanlaajuisille tiimeille- Ilmainen esittely saatavilla
- Alkaen $29/käyttäjä/kuukausi
Visit WebsiteCustomer Rating:4.9/5
Deelin kulujenhallintakoontinäytön avulla käyttäjät voivat seurata, hyväksyä ja hallita kuluja. Deel on alusta, joka auttaa yrityksiä hallitsemaan maailmanlaajuisten tiimien rekrytointia, palkanmaksua ja vaatimustenmukaisuutta. Se tarjoaa työkaluja sopimusten, maksujen ja verosäännösten käsittelyyn eri maissa.
Miksi valitsin Deelin: Deelin kulujenhallintajärjestelmän avulla voit luoda mukautettuja kululuokkia ja asettaa kullekin omat rajat. Näin voit mukauttaa kulukäytännöt yrityksesi tarpeisiin ja varmistaa, että kulutus pysyy budjetissa. Lisäksi voit vaatia kuitteja kuluhakemusten yhteydessä, mikä lisää valvontaa. Toinen hyödyllinen ominaisuus on mahdollisuus hallita ja hyväksyä kuluja suoraan alustan kautta. Esihenkilöt voivat tarkastella odottavia kuluja, hyväksyä tai hylätä ne sekä seurata kaikkia kulutietoja yhdessä paikassa.
Deelin erottuvat ominaisuudet ja integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluu mahdollisuus lisätä kilometrikuluja käyttämällä sisäänrakennettua laskinta, joka arvioi kustannukset matkan pituuden ja ajoneuvotyypin perusteella. Deel tarjoaa myös päivärahojen kululaskelmia, joiden avulla työntekijät voivat helposti ilmoittaa työmatkojen päivärahat.
Integraatioihin kuuluvat Expensify, QuickBooks, Google Workspace, Slack, JIRA, HubSpot, BambooHR, Workday, Xero, Salesforce, Microsoft Teams, Zendesk ja Jira Software Cloud.
Pros and Cons
Pros:
- Yksinkertaistaa maailmanlaajuista rekrytointia ja maksamista
- Tarjoaa monipuolisia maksuvaihtoehtoja
- Mukautettavat kulukäytännöt
Cons:
- Ei vaihtoehtoa yrityksen maksukorteille
- Maksujen käsittelyssä esiintyy toisinaan viivästyksiä
Learn more about Deel Payroll:
Sopii parhaiten toimittajakuluihin- Ilmainen paketti saatavilla
- Hinnoittelu pyynnöstä
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Payoutsin koontinäyttö tarjoaa reaaliaikaisen seurannan ja hallinnan odottaville laskuille ja maksuille. Payouts on taloudellinen alusta, joka automatisoi ja optimoi maailmanlaajuiset maksut ja toimittajahallinnan. Se sujuvoittaa talousprosesseja ja helpottaa yrityksiä käsittelemään toimittajiin liittyviä kuluja tehokkaasti.
Miksi valitsin Payoutsin: Payouts tarjoaa automatisoidun laskunkäsittelyn, joka vähentää manuaalista tietojen syöttämistä ja minimoi virheet. Sen älykäs laskujen kaappaustekniikka poimii tiedot tarkasti missä tahansa muodossa olevista laskuista, nopeuttaa käsittelyaikoja ja varmistaa tietojen oikeellisuuden. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen toimittajiin liittyvien kulujen seurannassa, sillä se varmistaa kaikkien laskujen nopean ja oikean käsittelyn. Lisäksi Payouts tarjoaa reaaliaikaisen näkyvyyden kulutukseen kattavien koontinäyttöjen ja mukautettujen raporttien avulla. Näin voit seurata kulujasi niiden syntyessä, hallita kassavirtaasi paremmin ja tehdä tietoon perustuvia taloudellisia päätöksiä.
Payoutsin keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluvat joustavat hyväksyntätyönkulut, joita voit mukauttaa vastaamaan yrityksesi tarpeita. Näin varmistetaan, että kaikki toimittajamaksut hyväksytään asianmukaisesti ennen käsittelyä. Yhteistyöhön tarkoitettu toimittajaportaali tehostaa viestintää sallimalla toimittajien lähettää laskuja suoraan ja tarkistaa maksujen tilan, mikä vähentää tiimisi hallinnollista taakkaa. Payouts tukee myös monipuolisia maksuvaihtoehtoja, kuten perinteisiä pankkisiirtoja, sähköisiä lompakoita ja kryptovaluuttoja, mikä tarjoaa joustavuutta toimittajamaksujen hallintaan eri alustoilla
Integraatioihin kuuluvat Everflow, CJ Affiliate, Awin, PayPal, Venmo, Payoneer, NetSuite, Priority, Workday, Skrill ja Tune.
Pros and Cons
Pros:
- Älykäs laskujen kaappaus ja käsittely
- Useita maksutapoja
- Toimittajamaksujen hyväksyntätyönkulut
Cons:
- Mahdolliset haasteet integroinnissa olemassa oleviin järjestelmiin
- Ei seuraa toimittajiin liittymättömiä kuluja
Learn more about Payouts:
Paras tekoälypohjaiseen kulujen seurantaan- Maksuton esittely saatavilla.
- Alkaen $8.99/käyttäjä/kuukausi
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
Sage Expense Management (aiemmin Fyle) auttaa tiimejä seuraamaan kuluja tallentamalla kuitit tekstiviestillä ja yhdistämällä ne automaattisesti tapahtumiin. Sage Expense Management (aiemmin Fyle) on tekoälypohjainen kulujen seurantatyökalu, jonka avulla tiimit voivat tallentaa kuitteja tekstiviestillä, sähköpostilla, Gmaililla, Outlookilla tai mobiililaitteella ja yhdistää ne automaattisesti yrityskorttitapahtumiin OCR:n ja reaaliaikaisten käytäntötarkistusten avulla.
Kenelle Sage Expense Management sopii parhaiten?
Sage Expense Management sopii erityisesti pienten ja keskisuurten yritysten talous- ja kirjanpitotiimeille, jotka haluavat saada yrityskorttien kulutuksen hallintaan vaihtamatta korttiohjelmaa.
Miksi valitsin Sage Expense Managementin
Valitsin Sage Expense Managementin yhdeksi parhaista vaihtoehdoista, koska sen tekoälypohjainen kuittien yhdistäminen on aidosti jotain ennennäkemätöntä. Kun korttia käytetään, työntekijä saa tekstiviestihälytyksen ja voi vastata lähettämällä kuvan kuitista, minkä jälkeen järjestelmä yhdistää sen tapahtumaan automaattisesti. Arvostan myös reaaliaikaisia käytäntötarkistuksia, jotka ilmoittavat rikkomuksista niiden tapahtuessa, joten ongelmat havaitaan ennen kuin raportti päätyy hyväksyjän käsiteltäväksi.
Sage Expense Managementin tärkeimmät ominaisuudet
- Monikanavainen kuittien tallennus: Lähetä kuitit tekstiviestillä, sähköpostin edelleenlähetyksellä, Gmail- ja Outlook-laajennuksilla, mobiilisovelluksella tai Dropboxin ja Google Driven kautta.
- Reaaliaikainen budjetinseuranta: Aseta budjetit osaston, projektin, kategorian tai kustannuspaikan mukaan ja määritä kynnysarvohälytyksiä, jotta työntekijät näkevät jäljellä olevan budjetin ennen lähettämistä.
- GPS-pohjainen ajoseuranta: Kirjaa matkat mobiilisovelluksella Google Mapsia käyttäen. Sovellukseen sisältyvät mukautetut hinnat, työmatkavähennykset ja IRS-vaatimusten mukaiset tiedot.
- Auditointilokit ja tarkastajan rooli: Kaikki kuluihin ja raportteihin liittyvät muutokset tallennetaan, ja erillinen tarkastajan rooli tarjoaa taloustiimeille selkeän näkyvyyden vaatimustenmukaisuuden tarkastelua varten.
Sage Expense Managementin integraatiot
Sage Expense Management tarjoaa natiivit integraatiot QuickBooks Onlineen, Xeroon, Sage 50:een, Sage Intacctiin, Sage 300 CRE:hen, QuickBooks Desktopiin, Gmailiin, Outlookiin, Dropboxiin, Google Driveen, Google Mapsiin ja TravelPerkiin. Sen API tukee mukautettuja integraatioita Business- ja Enterprise-sopimuksissa.
Pros and Cons
Pros:
- Tekstiviestihälytykset yhdistävät kuitit korttiveloituksiin
- Nopeat mobiililähetykset vähentävät lähetysviiveitä
- Auditointilokit tarjoavat taloushallinnolle selkeämmät tarkastusketjut
Cons:
- OCR saattaa tulkita kuitit väärin tai tallentaa ne kahdesti
- Sovelluksen virheet ja synkronointiongelmat häiritsevät tarkastuksia
Learn more about Sage Expense Management (formerly Fyle):
Paras palkanlaskentaan yhdistettyyn kulujen seurantaan- Ilmainen esittely saatavilla
- Hinnoittelu pyynnöstä
Visit WebsiteCustomer Rating:4.3/5
Paylocityn kulujenhallintakoontinäyttö yhdistää korvaukset palkanlaskentaan talouden helppoa seurantaa varten. Paylocity on kattava henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan alusta, joka tarjoaa myös vankan kulujenhallintaratkaisun. Sen sisäänrakennettu kulujenseuranta auttaa hallitsemaan korvauksia, tallentamaan kuitteja ja ylläpitämään vaatimustenmukaisuutta samassa ympäristössä, jota käytät palkanlaskentaan ja työntekijätietoihin. Tämä tekee siitä ihanteellisen organisaatioille, jotka haluavat yhtenäisen talouden valvonnan henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon toimintojen välillä.
Miksi valitsin Paylocityn: Valitsin Paylocityn, koska se yhdistää kulujen seurannan suoraan palkanlaskentaan, mikä voi säästää sinulta tunteja joka kuukausi. Voit määrittää mukautettuja kulukäytäntöjä, automatisoida korvausten hyväksynnät ja siirtää hyväksytyt kulut suoraan palkanlaskentaan nopeampaa käsittelyä varten. Pidän myös siitä, että Paylocityn tekoälytyökalut tallentavat kuitit ja luokittelevat tapahtumat automaattisesti, joten voit vähentää manuaalista tietojen syöttämistä ja parantaa tarkkuutta. Sen mobiilisovellus tuo vielä lisää käyttömukavuutta, sillä voit lähettää, tarkastella tai hyväksyä kuluja mistä tahansa.
Paylocityn erottuvat ominaisuudet ja integraatiot
Erottuvia ominaisuuksia ovat tekoälypohjainen kuittien tallennus, mukautettavat hyväksynnän työnkulut ja integroitu petosten tunnistus vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi. Alusta tukee myös ajokilometrien seurantaa ja korttitapahtumien tuontia, mikä antaa sinulle täydellisen näkyvyyden liiketoiminnan kuluihin.
Integraatioita ovat Indeed, Ironclad, Jira Software, OneTrust, PARiM, Rain, Tilt, Timeero, VICTIG, When, 15Five ja 401GO.
Pros and Cons
Pros:
- Mobiilisovellus kulujen reaaliaikaiseen seurantaan
- Automaattinen kuittien tallennus ja luokittelu
- Suora integraatio palkanlaskentaan
Cons:
- Laajan ominaisuusvalikoiman aiheuttama oppimiskynnys
- Hinnoittelu saatavilla vain pyynnöstä
Learn more about Paylocity:
Paras kulujenhallintaan- Ilmainen esittely saatavilla.
- Hinnoittelu pyynnöstä
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Airbasen avulla työntekijäsi voivat lähettää kulukorvauspyyntöjä tietokoneelta tai sovelluksen kautta. Airbase on kulujenhallinta-alusta, joka antaa sinulle yleiskuvan siitä, kuinka paljon yrityksesi käyttää rahaa ja mihin.
Miksi valitsin Airbasen: Pidän siitä, että siinä on ominaisuuksia, joiden avulla voit hallita kulujasi ja rahankäyttöäsi ennakoivasti. Sen sijaan, että saisit tietää yllätyskuluista vasta niiden syntymisen jälkeen, käytössäsi on kulutusrajoituksia ja sääntöihin perustuvia kulukäytäntöjä, joilla voit estää ne jo ennalta.
Airbasen erottuvat ominaisuudet ja integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluvat kulutusrajat ja budjetit, jotka voit asettaa eri osastoille tai tiimeille. Mielestäni tämä olisi loistava työkalu ihmisten vastuullisuuden lisäämiseen ja samalla johtajien auttamiseen saamaan paremman käsityksen käytettävissä olevista varoista. Airbasen mobiilisovelluksen avulla kuitit on mielestäni helppo tallentaa. Se tarjoaa myös yksityiskohtaisen tarkastusjäljen jokaisesta kulusta.
Integraatioihin kuuluvat NetSuite, QuickBooks, Xero, Jira, Ironclad ja Slack.
Pros and Cons
Pros:
- Työntekijöiden kulukorvausten maksaminen on helppoa
- Edistynyt raportointi ja analytiikka
- Vahva keskittyminen hallintaan ja vaatimustenmukaisuuteen
Cons:
- Rajoitetut integraatiot
- Ei offline-yhteyttä
6Sopii parhaiten automatisoituun kuluraportointiinRamp
- Ilmainen paketti saatavilla
- Alkaen $15/käyttäjä/kuukausi
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Ramp tarjoaa automatisoidun kirjanpidon hallintapaneelin, joka luokittelee tapahtumat, synkronoi kulut ja merkitsee puuttuvat muistiinpanot tarkistettaviksi. Ramp on kulujen seurantaan tarkoitettu ohjelmisto, joka yksinkertaistaa yritysten taloushallintoa. Se tarjoaa työkalukokonaisuuden, johon kuuluvat yrityskortit ja ostovelkojen hallinta, ja auttaa yksinkertaistamaan kuluprosesseja.
Miksi valitsin Rampin: Valitsin Rampin, koska se automatisoi kuluraportoinnin ja säästää manuaaliselta tietojen syöttämiseltä tallentamalla ja luokittelemällä kulut puolestasi. Saat myös reaaliaikaisen tapahtumien seurannan, jonka avulla voit seurata kulutusta sen tapahtuessa, sekä mukautettavat hyväksyntäkulut yrityksesi tarpeiden mukaan. Näin pysyt budjetissa ja prosessit etenevät sujuvasti.
Rampin erinomaiset ominaisuudet ja integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluu maailmanlaajuinen maksutuki, jonka ansiosta voit käsitellä tapahtumia useissa valuutoissa. Tämä tekee siitä ihanteellisen yrityksille, joilla on kansainvälistä toimintaa. Toinen ominaisuus on nopea käyttöönottoprosessi, jonka ansiosta pääset alkuun vain 30 päivässä. Lisäksi Ramp tarjoaa maksuttomia työkaluja, kuten kulupolitiikan malleja, joiden avulla voit hallita talouttasi tehokkaammin.
Integraatioihin kuuluvat NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling ja Gmail.
Pros and Cons
Pros:
- Monipuoliset raportointiominaisuudet
- Mahdollisuus myöntää useita virtuaalikortteja mukautettavilla hallinta-asetuksilla
- Automatisoitu kuluraportointi ja kuittien täsmäytys
Cons:
- Keskittyy pääasiassa ostovelkojen hallintaan ja kulujen hallintaan
- Voisi tarjota kehittyneempiä kirjanpito-ominaisuuksia
Paras matkakulujen seurantaan- Ilmainen paketti saatavilla
- Hinnoittelu pyynnöstä
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
Navanin kulujenhallintanäkymä tarjoaa yleiskatsauksen organisaatiosi kulutukseen. Navan (aiemmin TripActions-nimellä tunnettu) on ohjelmisto, joka auttaa yrityksiä hallinnoimaan yrityskortteja, hallitsemaan matkakuluja ja seuraamaan muita toimintakuluja.
Miksi valitsin Navanin: Mielestäni Navan erottuu parhaana ratkaisuna matkakulujen seurantaan. Sen ryhmämatkaominaisuudet ja käyttäjäystävällinen käyttöliittymä tekivät minuun vaikutuksen.
Navanin keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluu yksinkertaistettu verkkovaraus. Pidän siitä, että ohjelmistossa voi tehdä työntekijöiden lento- ja hotellivarauksia. Ryhmämatkavaihtoehtojen avulla voit varata matkajärjestelyt enintään 50 työntekijälle kerrallaan.
Navanin automaattinen kulujenhallinta teki minuun vaikutuksen. Se luokittelee ja täsmäyttää tapahtumatiedot automaattisesti aina, kun yrityskorttia käytetään paikan päällä tai verkossa.
Integraatioihin kuuluvat Slack, QuickBooks, NetSuite, Okta, Expensify ja Sage Intacct.
Pros and Cons
Pros:
- Intuitiivinen käyttöliittymä
- Helppo integroida erilaisiin matkanvarausalustoihin
- Automaattinen täsmäytys yksinkertaistaa kuluraportointiprosessia
Cons:
- Hinnoittelutiedot eivät ole avoimesti saatavilla
- Saattaa olla liian monimutkainen pienille yrityksille
Learn more about Navan:
8Paras kokonaisvaltainen kulujen seurantaPerk
- Ilmainen paketti saatavilla
- Alkaen $99/kuukausi
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
TravelPerkin matkaraportoinnin koontinäyttö tarjoaa yleiskuvan kuukausittaisista matkakuluista. Nimestään huolimatta TravelPerk ei hallitse ainoastaan matkakuluja. Se tarjoaa monenlaisia kulujen hallintatyökaluja ja -ominaisuuksia.
Miksi valitsin TravelPerkin: Jos haluat monipuolisilla ominaisuuksilla varustetun kulujen seurantaan tarkoitetun ohjelmiston, uskon, että TravelPerk on harkitsemisen arvoinen vaihtoehto. Pidän siitä, että käyttäjiä on rajattomasti, sillä muiden ohjelmistojen käyttäjäkohtaiset kustannukset voivat todella alkaa kasvaa.
TravelPerkin tärkeimmät ominaisuudet ja integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluu yksi käyttöliittymä matkojen varaamiseen, kulujen seurantaan ja kulukorvauksiin. Henkilökohtaisesti pidän siitä, että kaikki on saatavilla yhdessä keskitetyssä paikassa. TravelPerkin avulla voit tehdä varauksia sovelluksessa sekä kirjata ja hallita kulujasi varatessasi lentoja, majoituksia ja kuljetuksia.
Integraatioihin kuuluvat Slack, Divvy, Rydoo, WeWork, Ramp, Expensify, Fyle, Zoom ja muutamat muut.
Pros and Cons
Pros:
- Kiinteä maksu
- Varaustyökalut
- Helppokäyttöinen käyttöliittymä
Cons:
- Mobiilisovellusta voisi olla helpompi käyttää
- Mukautusmahdollisuudet ovat rajalliset
Learn more about Perk:
Paras ilmainen kulujen seurantaohjelmisto- Kaikki on ilmaista, mutta myös esittely on saatavilla
- Alkaen $0
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
Divvy tarjoaa työpöytä- ja mobiilisovelluksen sekä virtuaalikortteja. Divvy on ilmainen kulujen seurantaan tarkoitettu ohjelmisto.
Miksi valitsin Divvyn: Divvy on täysin ilmainen käyttää. Se ei tarjoa lainkaan maksullisia paketteja. Miten Divvy siis ansaitsee rahaa? Se saa osuuden kauppiasmaksusta, joka menisi normaalisti Visalle tai kortin myöntävälle pankille aina, kun käytät sen luottokorttia.
Divvyn tärkeimmät ominaisuudet ja integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluu täysin ilmainen kulujen seurantaohjelmisto sekä yrityskortti, joka tarjoaa myös palkintoja. Pidän ajatuksesta, että kaikkia yrityksen kortteja ja kuluja voi hallita yhdessä paikassa. Divvyn ohjelmistolla voi luoda budjetteja ja hallita kulutusta. Mielestäni Divvyn koontinäytöltä kaikki kulutapahtumat on helppo nähdä reaaliajassa.
Integraatioihin kuuluvat QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct ja Slack.
Pros and Cons
Pros:
- Täysin ilmainen
- Helppokäyttöinen mobiilisovellus
- Sisältää ilmaiset fyysiset ja virtuaaliset yrityskortit
Cons:
- Rajoitetut integraatiot
- Vähemmän ominaisuuksia kuin maksullisissa vaihtoehdoissa
Learn more about Divvy:
Paras integraatioihin- Ilmainen paketti saatavilla
- Alkaen $5/käyttäjä/kuukausi
Visit WebsiteCustomer Rating:4.3/5
Zoho Expense -sovelluksen matkaosio. Zoho Expense on itsenäinen matka- ja kuluhallintaohjelmisto, jonka on kehittänyt sama yritys kuin suosittu Zoho Books -kirjanpito-ohjelmisto.
Miksi valitsin Zoho Expensen: Zoho Expense tarjoaa käyttöösi laajan kirjaston kolmansien osapuolten integraatioita ja lisäosia, joita voidaan käyttää yhdessä sen ohjelmiston kanssa.
Zoho Expensen tärkeimmät ominaisuudet ja integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluu Zoho Expensen kyky skannata kuitteja ja tuoda niitä erissä. Pidän myös siitä, että kuitit tallennetaan digitaalisesti ohjelmistoon, joten sinun ei tarvitse huolehtia paperikopioiden katoamisesta.
Zoho Expensella on myös parhaimmistoa edustavat ajokilometrien seurantatyökalut. Työntekijät voivat syöttää ajokilometrinsä Androidilla, iPhonella tai Apple Watchilla.
Yrityksille, jotka käyttävät jo Zoho Booksia kirjanpitoon, Zoho Expense saattaa mielestäni sopia hyvin.
Integraatioihin kuuluvat QuickBooks, Xero, GetThere, Lyft, Uber, HSBC, Slack, Dropbox, Office 365 ja muutama muu.
Pros and Cons
Pros:
- Integraatiovaihtoehdot
- Helppo oppia ja käyttää
- Mobiilisovellus kuittien skannaamiseen ja seurantaan
Cons:
- Ei yhden käyttäjän pakettia (vähintään 3 käyttäjää)
- Rajoitetut ominaisuudet ilmaisessa paketissa
Learn more about Zoho Expense:
Muut kulujen seurantaohjelmistot
Tässä on joitakin muita kulujen seurantaohjelmistovaihtoehtoja, jotka eivät päässeet parhaiden vaihtoehtojen listalleni, mutta joihin kannattaa silti tutustua:
- 11BrexParas startup-yrityksille ja pienyrityksille
- 12RydooParas mobiilikäyttäjille
- 13CoupaParas toimittajaintegraatioihin
- 14PuzzleParas tekoälypohjaiseen luokittelutarkkuuteen
- 15ExpensifyParas automaattisiin kuittien skannausominaisuuksiin
- 16SAP ConcurParas suurille yrityksille
- 17SlashSopii parhaiten useiden oikeushenkilöiden kulujen hallintaan
- 18LicenceOneParas SaaS-kulujen hallintaan ja turvallisuuteen
- 19ExpensePointParas kansainvälisille tiimeille
- 20Rippling SpendSopii parhaiten automaattisten käytäntöjen hallintaan
Miten arvioin kulujen seurantaan tarkoitettuja ohjelmistoja
Jaan arviointini kahteen tasoon: välttämättömiin ominaisuuksiin – kuittien tallennukseen, hyväksyntätyönkulkuihin ja käytäntöjen hallintaan – sekä erottaviin tekijöihin, jotka erottavat työkalut toisistaan.
Ydintoiminnot (Tämän luettelon perusvaatimukset)
Kun valitsen työkaluja luettelooni, annan jokaiselle työkalulle arvosanan 0:n (ei tarjoa toimintoa) ja 5:n (on erinomainen tällä osa-alueella) väliltä kunkin alla luetellun ydintoiminnon osalta. Sen jälkeen muunnan työkalun kokonaispistemäärän prosenttiosuudeksi. Työkalun on saavutettava vähintään 75 %:n kokonaispistemäärä, jotta se voidaan ottaa mukaan.
- Kuittien tallennus ja OCR: Tarkistan, poimiiko mobiilikuva tai sähköpostin edelleenlähetys tarkasti toimittajan nimen, päivämäärän ja summan – vai syöttääkö tiimisi edelleen kuittien tiedot käsin.
- Kuluraporttien työnkulut: Monivaiheinen hyväksyntäreititys on tässä tärkeää, erityisesti tiimeissä, joissa $200:n ateria ohjataan esihenkilölle mutta $5,000:n konferenssimatka eskaloidaan johtajalle.
- Käytäntöjen valvonta ja huomautukset: Etsin työkaluja, jotka merkitsevät rikkomukset automaattisesti huomautuksella jo lähetysvaiheessa – esimerkiksi ateriakohtaiset enimmäisrajat tai hyväksymättömät toimittajat – sen sijaan, että hyväksyjien pitäisi havaita ne manuaalisesti.
- Yrityskorttien täsmäytys: Visan, Mastercardin tai Amexin korttisyötteiden pitäisi täsmäytyä automaattisesti lähetettyihin kuitteihin, jotta ostoreskontratiimisi ei joudu vertailemaan tiliotteita taulukkolaskennassa joka kuukausi.
- Taloushallintojärjestelmän integraatio: Arvioin natiiviyhteyksiä esimerkiksi QuickBooksiin, Xeroon, NetSuiteen ja Sage Intacctiin sekä tarkistan, kohdistuvatko kulukoodit ja dimensiot siististi pääkirjanpitoosi.
- Korvausten käsittely: Työkalujen pitäisi tukea suoraa pankkitalletusta tai palkanlaskentaan integroitua korvausten maksamista, ja tarkistan, käsittelevätkö ne hajautettujen tiimien usean valuutan maksuja.
Kun minulla on luettelo näistä kriteereistä selviävistä työkaluista, tarkastelen, mikä erottaa kunkin alustan muista.
Erottavat tekijät (Mikä erottaa toimittajat toisistaan)
Näin vertailen eri toimittajia:
Erottuvat ominaisuudet
Tekoälypohjainen tarkastus havaitsee päällekkäiset kuitit ja paisutetut summat jo ennen kuin hyväksyjä avaa raportin, mikä säästää tuntikausia manuaalista tarkistustyötä jokaisen kauden päätöksen yhteydessä. Reaaliaikaiset kulujen hallintapaneelit, joissa tietoja voi tarkastella tarkemmin osaston, projektin tai toimittajan mukaan, antavat FP&A-johtajille näkyvyyden tilanteeseen ja mahdollisuuden korjata suuntaa kesken vuosineljänneksen. Arvioin myös, tarjoaako työkalu natiivin yrityskorttien myöntämisen, jossa korttikohtaiset kulurajat ja kauppiasrajoitukset ovat voimassa jo maksutapahtuman hetkellä.
Ominaisuuksia laajemmin
Vaatimustenmukaisuus on tärkeää – tarkistan SOC 2 Type II -sertifioinnin ja sen, säilyttääkö alusta digitaaliset kuitit riittävän pitkään paikallisten tarkastusvaatimusten täyttämiseksi. ERP-yhteydet ovat toinen merkittävä tekijä, erityisesti se, toimiiko pääkirjanpidon dimensioiden yhdistäminen siististi tilikarttasi kanssa vai vaatiiko synkronointi manuaalista siivousta. Kasvavissa organisaatioissa arvioin usean yhtiön ja usean valuutan konsolidointia, jotta taloustiimit voivat hallita tytäryhtiöitä yhdestä instanssista ilman ympäristöjen välillä vaihtamista.
Näin valitset kulujen seurantaohjelmiston
Laajoihin ominaisuusluetteloihin ja monimutkaisiin hinnoittelurakenteisiin on helppo uppoutua. Jotta pysyt keskittyneenä edetessäsi oman ainutlaatuisen ohjelmistonvalintaprosessisi parissa, tässä on luettelo huomioon otettavista tekijöistä:
| Tekijä | Mitä kannattaa huomioida |
|---|---|
| TekijäSkaalautuvuus | Mitä kannattaa huomioidaVoiko ohjelmisto kasvaa yrityksesi mukana? Selvitä, tukeeko se uusia käyttäjiä, tapahtumia ja tietoja yrityksesi laajentuessa. |
| TekijäIntegraatiot | Mitä kannattaa huomioidaMuodostaako se yhteyden nykyisiin järjestelmiisi? Tarkista yhteensopivuus nykyisten taloushallintotyökalujesi ja muiden olennaisten ohjelmistojesi kanssa. |
| TekijäMuokattavuus | Mitä kannattaa huomioidaVoitko mukauttaa työkalun tarpeisiisi? Etsi työnkulkujen, raportoinnin ja käyttäjäroolien mukautusvaihtoehtoja, jotta ne vastaavat prosessejasi. |
| TekijäHelppokäyttöisyys | Mitä kannattaa huomioidaOnko ohjelmisto tiimisi kannalta intuitiivinen? Arvioi käyttöliittymä ja se, kuinka nopeasti tiimin jäsenet voivat käyttää työkalua ja navigoida siinä tehokkaasti. |
| TekijäKäyttöönotto ja perehdytys | Mitä kannattaa huomioidaKuinka kauan käyttöönottoon kuluu? Huomioi asennukseen kuluva aika, koulutusmateriaalit ja alkuvaiheessa tarjottava tuki. |
| TekijäKustannukset | Mitä kannattaa huomioidaMikä on kokonaiskustannus? Vertaile hinnoittelumalleja, mukaan lukien tilausmaksut, lisämaksut ja mahdolliset piilokustannukset. |
| TekijäTurvallisuustoimet | Mitä kannattaa huomioidaMiten ohjelmisto suojaa tietojasi? Varmista, että siinä on vahva salaus, käyttöoikeuksien hallinta ja toimialan standardien mukainen vaatimustenmukaisuus. |
Mitä kulujen seurantaohjelmisto on?
Kulujen seurantaohjelmisto on työkalu, joka auttaa yrityksiä kirjaamaan, hallitsemaan ja analysoimaan kulujaan. Sitä käyttävät yleisesti taloushallinnon ammattilaiset, kirjanpitäjät ja esihenkilöt saadakseen tietoa kulutustottumuksista ja tehdäkseen perusteltuja taloudellisia päätöksiä. Ominaisuudet, kuten kulujen seuranta reaaliajassa, kuittien automaattinen skannaus ja integraatiomahdollisuudet, auttavat tehostamaan kulujen hallintaa ja parantamaan sen tarkkuutta. Nämä työkalut tuottavat kokonaisuudessaan lisäarvoa yksinkertaistamalla talouden valvontaa ja tehostamalla budjetin hallintaa.
Ominaisuudet
Tässä ovat keskeiset ominaisuudet, jotka kaikilla hyvillä kulujen seurantaohjelmistoilla tulisi olla:
- Reaaliaikainen seuranta: Mahdollistaa kulujen seurannan niiden syntyessä ja varmistaa taloustietojen ajantasaisuuden.
- Automaattinen kuittien skannaus: Muuntaa paperikuitit digitaalisiksi tiedoiksi, mikä säästää aikaa ja vähentää manuaalisen tietojen syötön virheitä.
- Integrointimahdollisuudet: Yhdistää ohjelmiston olemassa oleviin kirjanpito- ja liiketoimintajärjestelmiin tietovirran sujuvoittamiseksi ja tarkkuuden parantamiseksi.
- Mukautettava raportointi: Tarjoaa räätälöityjä raportteja, jotka antavat yrityksesi tarpeisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin liittyviä näkemyksiä.
- Usean valuutan tuki: Mahdollistaa kulujen seurannan ja hallinnan eri valuutoissa, mikä on olennaista kansainvälisessä toiminnassa.
- Hyväksyntätyönkulut: Sujuvoittavat kulujen hyväksyntäprosessia ja varmistavat vaatimustenmukaisuuden sekä kulujen hallinnan.
- Mobiilikäyttö: Tarjoaa pääsyn kulutietoihin liikkeellä ollessa ja mahdollistaa talouden hallinnan missä tahansa.
- Tietoturva: Varmistaa arkaluonteisten taloustietojen suojan salauksen ja käyttöoikeuksien hallinnan avulla.
- Helppokäyttöinen käyttöliittymä: Tarjoaa intuitiivisen suunnittelun, jonka ansiosta käyttäjien on helppo navigoida ohjelmistossa ja hyödyntää sitä tehokkaasti.
Hyödyt
Kulujen seurantaohjelmiston käyttöönotto tarjoaa useita hyötyjä tiimillesi ja yrityksellesi. Tässä muutamia etuja, joita voit odottaa:
- Parantunut tarkkuus: Automaattinen kuittien skannaus vähentää manuaalisia virheitä ja varmistaa taloustietojen täsmällisyyden.
- Ajansäästö: Reaaliaikainen seuranta ja mobiilikäyttö mahdollistavat kulujen nopean ja tehokkaan hallinnan.
- Parempi näkyvyys: Mukautettava raportointi tarjoaa tietoa kulutustottumuksista ja auttaa tekemään perusteltuja päätöksiä.
- Parempi vaatimustenmukaisuus: Hyväksyntätyönkulut varmistavat kulujen tarkistamisen ja hyväksymisen sekä ylläpitävät kulujen hallintaa.
- Kustannusten hallinta: Usean valuutan tuki ja integrointimahdollisuudet auttavat seuraamaan ja hallitsemaan kuluja eri alustojen ja alueiden välillä.
- Tietoturva: Vahva salaus ja käyttöoikeuksien hallinta suojaavat arkaluonteisia taloustietoja luvattomalta käytöltä.
Kustannukset ja hinnoittelu
Kulujen seurantaohjelmiston valinta edellyttää saatavilla olevien eri hinnoittelumallien ja palvelupakettien ymmärtämistä. Kustannukset vaihtelevat ominaisuuksien, tiimin koon, lisäosien ja muiden tekijöiden perusteella. Alla olevassa taulukossa esitetään kulujen seurantaohjelmistoratkaisujen yleiset palvelupaketit, niiden keskimääräiset hinnat ja tyypilliset ominaisuudet:
Kulujen seurantaohjelmistojen palvelupakettien vertailutaulukko
| Palvelupaketin tyyppi | Keskimääräinen hinta | Yleiset ominaisuudet |
|---|---|---|
| Palvelupaketin tyyppiIlmainen paketti | Keskimääräinen hinta$0 | Yleiset ominaisuudetKulujen perusseuranta, rajoitettu määrä kuittilatauksia ja keskeinen raportointi. |
| Palvelupaketin tyyppiHenkilökohtainen paketti | Keskimääräinen hinta$5-$25/käyttäjä/kuukausi | Yleiset ominaisuudetRajattomat kuittilataukset, mobiilikäyttö ja perusintegraatiot. |
| Palvelupaketin tyyppiYrityspaketti | Keskimääräinen hinta$25-$50/käyttäjä/kuukausi | Yleiset ominaisuudetEdistynyt raportointi, usean valuutan tuki ja hyväksyntätyönkulut. |
| Palvelupaketin tyyppiSuuryrityspaketti | Keskimääräinen hinta$50-$100/käyttäjä/kuukausi | Yleiset ominaisuudetMukautettavat ominaisuudet, integrointi suuryritysten järjestelmiin ja oma tukipalvelu. |
Usein kysytyt kysymykset
Tässä on vastauksia yleisiin kuluseurantaohjelmistoa koskeviin kysymyksiin:
Voiko kuluseurantaohjelmisto synkronoitua yritysluottokorttien kanssa?
Kyllä, monet kuluseurantaohjelmistot tukevat synkronointia yrityskorttien kanssa. Näin tiimisi voi seurata kuluja automaattisesti ilman jokaisen tapahtuman syöttämistä erikseen. Varmista, että käyttämäsi ohjelmisto tukee korttisi tarjoajaa. Kun kortti on yhdistetty, kulut näkyvät yleensä reaaliajassa tai vuorokauden kuluessa.
Mitä eroa on kuluseuranta- ja ostovelkojen hallintaohjelmistolla?
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eKuluseurantaohjelmisto on erikoistunut työntekijöiden kulujen kirjaamiseen, luokitteluun ja hallintaan. Se sisältää ominaisuuksia kuittien tallentamiseen ja kuluraporttien lähettämiseen korvauksia varten.\u003c/span\u003e
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400\u0022\u003eOstovelkojen hallintaohjelmisto on laajempi. Siinä hallitaan toimittajille ja tavarantoimittajille suoritettavia maksuja. Tähän kuuluvat laskujen käsittely, maksujen ajoittaminen ja suorittaminen sekä pankkitilien täsmäytys.\u003c/span\u003e
Miten kuluseurantaohjelmisto käsittelee päällekkäisiä kuitteja?
Useimmat kuluseurantaohjelmistot merkitsevät päällekkäiset kuitit kuitin metatietojen tai täsmäävien tapahtumasummien perusteella. Jos lataat saman kuitin kahdesti, järjestelmä saattaa varoittaa päällekkäisyydestä tai estää sen. Voit yleensä tarkistaa merkityt kirjaukset ja päättää, säilytetäänkö vai poistetaanko ne. Joidenkin työkalujen avulla päällekkäiset kuitit voi myös yhdistää tarvittaessa.
Voiko kuluseurantaohjelmistolla asettaa kulutusrajoja?
Kyllä, monissa työkaluissa voi asettaa rajoja kategorian, projektin tai työntekijän perusteella. Jos joku ylittää rajan, ohjelmisto voi merkitä kulun tai estää sen lähettämisen. Näiden rajojen avulla tiimisi pysyy budjetissa ilman manuaalisia tarkistuksia. Voit muuttaa kynnysarvoja käytäntöjen muuttuessa.
Onko tiimini kouluttaminen uuden kuluseurantaohjelmiston käyttöön tarpeellista?
Kyllä, tiimin kouluttaminen uuden kuluseurantaohjelmiston käyttöön on tarpeen onnistuneen käyttöönoton kannalta. Vaikka työkalu olisi helppokäyttöinen, koulutus auttaa tiimin jäseniä ymmärtämään sen kaikki ominaisuudet ja käyttämään sitä tehokkaasti. Etsi toimittajia, jotka tarjoavat kattavat käyttöönoton tukimateriaalit, kuten opastuksia, verkkoseminaareja ja tukimateriaaleja. Tämä panostus koulutukseen auttaa tiimiäsi hyödyntämään ohjelmistoa parhaalla mahdollisella tavalla ja varmistaa sujuvan siirtymän.
