Kulujen hallinta voi olla päänvaiva kenelle tahansa talousjohtajalle. Sinun on käsiteltävä kuitteja, seurattava kustannuksia ja varmistettava sääntöjenmukaisuus. Kuluraportointiohjelmisto auttaa tässä tekemällä taloudenhallinnasta helpompaa ja vapauttamalla aikaa strategisempiin tehtäviin.
Olen testannut ja arvioinut markkinoiden parhaat kuluraportointityökalut. Tavoitteeni on tarjota puolueeton katsaus siihen, miten nämä ratkaisut voivat auttaa sinua ratkaisemaan haasteesi. Käyn läpi keskeiset ominaisuudet, hinnoittelun ja erityistarpeet, joihin kukin työkalu vastaa.
Tästä artikkelista löydät näkemyksiä, jotka on räätälöity sinun ja tiimisi tarpeisiin. Tutustutaan parhaisiin vaihtoehtoihin, joiden avulla voit hallita kuluja tehokkaasti.
Miksi luottaa ohjelmistosuosituksiimme
6,700+
Reviews
20
Industry experts
16+
Evaluation factors
14
Years
Tiimimme on testannut ja arvioinut ohjelmistoja vuodesta 2012 lähtien. Talousjohtajina tiedämme itse, kuinka vaikeaa — ja tärkeää — oikean ohjelmiston valitseminen on.
Tätä opasta varten arvioimme työkaluja käytännön testauksen ja itsenäisen tutkimuksen avulla, pisteyttäen työkalut valintakriteeriemme perusteella.
Arvostelumme perustuvat inhimilliseen toimitukselliseen harkintaamme, eivät myyntipuheeseen.
Kuluraportointiohjelmistojen vertailutaulukko
Alla olevassa taulukossa verrataan parhaiksi valitsemieni kuluraportointiohjelmistojen hinnoittelutietoja.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Sopii parhaiten maailmanlaajuisille tiimeille | Ilmainen esittely saatavilla | Alkaen $29/käyttäjä/kuukausi | Website | |
| 2 | Parhaat reaaliaikaiset raportit | Ilmainen esittely saatavilla | Alkaen $8.99/user/month | Website | |
| 3 | Parhaat saumattomat hyväksyntätyönkulut | Ilmainen esittely saatavilla | Alkaen $8,500 vuodessa | Website | |
| 4 | Paras sisäänrakennettuihin kulutuskäytäntöihin | Ilmaisversio saatavilla | Alkaen $15/user/month | Website | |
| 5 | Sopii parhaiten budjettien seurantaan ja hallintaan | Ilmainen kokeilu saatavilla | Hinta pyynnöstä | Website | |
| 6 | Euroopan paras kulujenhallinta | Ilmainen kokeiluversio saatavilla | Alkaen $56/kuukausi 3 käyttäjälle | Website | |
| 7 | Paras matkoihin liittyvien kulujen seurannan yksinkertaistamiseen | Ilmainen tilaus saatavilla | Hinnoittelu käyttäjäkohtaisesti | Website | |
| 8 | Paras vaivattomaan kulujenhallintaan | 14 päivän ilmainen kokeilu | Alkaen $5/käyttäjä/kuukausi | Website | |
| 9 | Paras aina ilmainen vaihtoehto | Ilmainen käyttäjille | Ilmainen käyttäjille | Website | |
| 10 | Sopii parhaiten startup-yrityksille ja pienyrityksille | Maksuton paketti saatavilla | Hinta pyydettäessä | Website |
Parhaiden kuluraportointiohjelmistojen arvostelut
Alla ovat yksityiskohtaiset yhteenvedot parhaista kuluraportointiohjelmistoista, jotka pääsivät ehdokaslistalleni. Arvosteluissani tarkastellaan yksityiskohtaisesti kunkin työkalun keskeisiä ominaisuuksia, etuja & haittoja, integraatioita ja ihanteellisia käyttötapauksia, jotta löydät itsellesi parhaan vaihtoehdon.
Sopii parhaiten maailmanlaajuisille tiimeille- Ilmainen esittely saatavilla
- Alkaen $29/käyttäjä/kuukausi
Visit WebsiteCustomer Rating:4.9/5
Deelin kulujenhallinnan koontinäytön avulla käyttäjät voivat luoda raportteja sekä seurata, hyväksyä ja hallita kuluja. Deel on kattava henkilöstöhallintoalusta, joka on suunniteltu auttamaan yrityksiä palkkaamaan, hallinnoimaan ja maksamaan työntekijöille ja sopimuskumppaneille maailmanlaajuisesti. Se tarjoaa työkaluja maailmanlaajuisen palkanlaskennan, vaatimustenmukaisuuden ja henkilöstöhallinnon tehtävien hoitamiseen, mikä tekee kansainvälisen työvoiman hallinnasta yksinkertaisempaa.
Miksi valitsin Deelin: Deelin kulujenhallintajärjestelmän avulla voit luoda mukautettuja kululuokkia, mikä mahdollistaa erityyppisten kulujen tarkan seurannan ja hallinnan. Tämä mukautettavuus varmistaa, että tiimisi menot ovat yrityksesi käytäntöjen ja raportointitarpeiden mukaisia. Lisäksi Deel tarjoaa kilometrikululaskurin, joka arvioi matkakulut matkan pituuden ja ennalta määritettyjen korvausmäärien perusteella. Maailmanlaajuisesti toimiville yrityksille Deel tarjoaa mahdollisuuden määrittää eri maille tai yksiköille mukautettuja kulukäytäntöjä.
Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluvat kulujen hyväksynnän työnkulut ja päivärahojen laskenta, joiden ansiosta työntekijät voivat ilmoittaa työmatkojen päiväkohtaiset korvaukset helposti. Lisäksi alusta tarjoaa analytiikan koontinäyttöjä, jotka antavat tietoa kulujen kehityksestä ja malleista ja tukevat taloussuunnittelua sekä päätöksentekoa.
Integraatioihin kuuluvat Expensify, QuickBooks, Google Workspace, Slack, JIRA, HubSpot, BambooHR, Workday, Xero, Salesforce, Microsoft Teams, Zendesk ja Jira Software Cloud.
Pros and Cons
Pros:
- Mukautettavat kulukäytännöt
- Tarjoaa monipuolisia maksuvaihtoehtoja
- Helpottaa maailmanlaajuista rekrytointia ja maksamista
Cons:
- Maksujen käsittelyssä esiintyy toisinaan viiveitä
- Ei yrityksen maksukortteja
Learn more about Deel Payroll:
Parhaat reaaliaikaiset raportit- Ilmainen esittely saatavilla
- Alkaen $8.99/user/month
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
Sage Expense Management (entinen Fyle) on kulujenhallinta-alusta, joka yhdistyy olemassa oleviin Visa-, Mastercard- ja Amex-yrityskortteihisi ja huolehtii kuittien tallentamisesta, käytäntöjen reaaliaikaisesta valvonnasta, moniportaisesta hyväksyntäreitityksestä, korttitapahtumien täsmäytyksestä ja kirjanpidon synkronoinnista.
Kenelle Sage Expense Management sopii parhaiten?
Sage Expense Management sopii parhaiten keskisuurten yritysten talous- ja ostoreskontratiimeille, jotka tarvitsevat ajantasaisen näkyvyyden korttikulutukseen ja haluavat täsmäytyksen hoituvan automaattisesti.
Miksi valitsin Sage Expense Managementin (entinen Fyle)
Valitsin Sage Expense Managementin yhdeksi parhaista vaihtoehdoista, koska se tarjoaa taloustiimeille reaaliaikaisen näkymän korttikulutukseen heti tapahtuman syntyessä. Kun työntekijä käyttää Visa- tai Mastercard-korttiaan, alusta lähettää tekstiviestikehotteen kuitin toimittamista varten ja yhdistää sen automaattisesti tapahtumaan, joten täsmäytys tapahtuu lähes reaaliajassa kuukauden lopun sijaan. Pidän myös siitä, että tekoälyavustajan avulla voit kysyä kulujen jakaumista, hyväksyntöjen käsittelyajoista ja käytäntörikkomuksista luonnollisella kielellä, jolloin raportointiin liittyvät näkemykset ovat vain yhden kysymyksen päässä.
Sage Expense Managementin tärkeimmät ominaisuudet
- Moniportainen hyväksyntäreititys: Reititä kulut yhden tai useamman vaiheen hyväksyntäketjujen kautta osaston, projektin tai käytäntörikkomusten perusteella ja lisää hyväksyjiä tarvittaessa.
- Älykäs GPS-ajokilometrien seuranta: Kirjaa työmatkat Google Mapsin etäisyyslaskennan avulla. Tuki sisältää ajoneuvokohtaiset hinnat, toistuvat matkat, työmatkojen vähennykset ja käytäntöjen mukaiset rajoitukset.
- Joustavat ja kriittiset käytäntösäännöt: Määritä kulusäännöt, jotka joko merkitsevät ilmoituksen tarkistettavaksi tai estävät sen kokonaan esimerkiksi summan, maksutavan, kulun iän ja valuutan perusteella.
- Aktiivisten käyttäjien laskutus: Maksat vain työntekijöistä, jotka luovat vähintään yhden kulun tai joilla on yhdistetty korttitapahtuma tietyn kuukauden aikana, joten kustannukset pysyvät sidottuina todelliseen käyttöön.
Sage Expense Managementin integraatiot
Sage Expense Management tarjoaa natiivit integraatiot QuickBooks Onlineen, Xeroon, Sage Intacctiin, Sage 300 Construction and Real Estateen sekä beta-vaiheessa olevaan Sage 50:een. Business-tilaukset sisältävät ohjelmointirajapinnan mukautettuja integraatioita varten.
Pros and Cons
Pros:
- Reaaliaikaiset korttihälytykset nopeuttavat kuittien yhdistämistä
- Käytäntösäännöt merkitsevät kulut tarkistettaviksi ennen lähettämistä
- Ajokilometrien seuranta tukee työmatkojen vähennyksiä
Cons:
- OCR-tunnistuksen virheet voivat luoda päällekkäisiä kuluja
- Kuittien synkronointi sähköpostitse voi epäonnistua
Learn more about Sage Expense Management (formerly Fyle):
Parhaat saumattomat hyväksyntätyönkulut- Ilmainen esittely saatavilla
- Alkaen $8,500 vuodessa
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Airbasessa taloustiimit näkevät kaikki odottavat pyynnöt ja raportit yhdellä silmäyksellä. Airbase on rahoituspalveluratkaisu, joka tarjoaa kulujen hallintaa, ostoreskontran automatisointia, yrityskortteja ja ohjattua hankintaa. Sen asiakkaat ovat pääasiassa keskisuuria teknologiayrityksiä, vaikka se palvelee myös monia rahoituspalvelu- ja autoteollisuuden yrityksiä.
Miksi valitsin Airbasen: Useimmat kulujenhallintaohjelmistot mahdollistavat henkilöiden nimeämisen kulujen hyväksyjiksi, mutta Airbase erottuu edukseen monitasoisten hyväksyntätyönkulkujensa ansiosta. Niissä huomioidaan osasto, kululuokka, sijainti ja paljon muuta. Tämä säästää valtavasti aikaa ja vähentää hämmennystä matriisiorganisaatioissa. Voit myös tehdä säännöistä niin monimutkaisia kuin haluat.
Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluu hyväksyttyjen kulujen automaattinen korvaaminen, ja kulut maksetaan joka ilta. Menorajojen lisäksi pidin siitä, että Airbase antaa sinun määrittää yrityskorteille vanhenemispäivät tilausten uusimisen hallitsemiseksi. Haittapuoli tulee esiin puoliksi säännöllisten toimittajien kanssa, joita käytät useammin kuin kerran mutta et joka kuukausi.
Integraatioihin kuuluvat NetSuite, Sage, Quickbooks, Xero, American Express, Jira, Slack, Okta, BambooHR ja Rippling.
Pros and Cons
Pros:
- Hyväksyntäryhmät nopeuttavat käsittelyä
- Sähköposti- ja Slack-integraatiot
- Ajokilometrien seuranta
Cons:
- Kortit ovat joko “kertakäyttöisiä” tai ”toistuvia”
- Liian monimutkainen pienyrityksille
4Paras sisäänrakennettuihin kulutuskäytäntöihinRamp
- Ilmaisversio saatavilla
- Alkaen $15/user/month
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Ramp tarjoaa automatisoidun taloushallinnon hallintapaneelin, joka luokittelee tapahtumat, synkronoi kulut ja merkitsee puuttuvat selitteet tarkistettaviksi. Ramp on monipuolinen alusta, joka tarjoaa kuluraportointiohjelmiston yrityksen talouden tehokkaampaan hallintaan. Automatisoimalla rutiinitehtäviä ja tarjoamalla reaaliaikaisia tietoja Ramp auttaa keskittymään liiketoiminnan kannalta todella tärkeisiin asioihin.
Miksi valitsin Rampin: Valitsin Rampin sen edistyneen tekoälyautomaation ansiosta, joka vähentää manuaalista työtä ja vapauttaa aikaa strategisempiin päätöksiin. Sen mukautettavat yrityskortit sisältävät sisäänrakennetut kulutuskäytännöt, jotka auttavat hallitsemaan tiimin kuluja ja varmistamaan vaatimustenmukaisuuden. Ramp helpottaa taloushallinnon toimintoja myös automatisoiduilla kuluilmoituksilla, jolloin kuitteja ei tarvitse jäljittää, sekä tehokkaalla ostoreskontraominaisuudella, joka nopeuttaa laskujen käsittelyä.
Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluu taloushallinnon automaatio, joka nopeuttaa kuukausittaista tilinpäätöstä ja parantaa tarkkuutta vähentäen virheiden riskiä. Alusta tukee myös kansainvälistä toimintaa mahdollistamalla maksut 195 maahan yli 40 valuutassa, joten se sopii hyvin kansainvälistä liiketoimintaa harjoittaville yrityksille. Lisäksi se pystyy käsittelemään kulukorvaukset nopeasti, mikä varmistaa, että tiimi saa rahansa nopeasti takaisin. Tämä on olennaista työmotivaation ja tuottavuuden ylläpitämiseksi.
Integraatioihin kuuluvat NetSuite, Sage, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics Business Central, Acumatica, Uber, Lyft, Okta, Google, Rippling ja Gmail.
Pros and Cons
Pros:
- Monipuoliset raportointiominaisuudet
- Mahdollisuus myöntää useita virtuaalikortteja mukautettavilla hallinta-asetuksilla
- Automatisoitu kuluraportointi ja kuittien täsmäytys
Cons:
- Keskittyy pääasiassa ostoreskontraan ja kulujen hallintaan
- Voisi tarjota edistyneempiä taloushallinnon ominaisuuksia
Sopii parhaiten budjettien seurantaan ja hallintaan- Ilmainen kokeilu saatavilla
- Hinta pyynnöstä
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
Talousosasto käyttää Spendeskin Maksut-välilehteä korvausten hyväksymiseen. Spendesk on kulujen hallinnan ja budjetin seurannan työkalu, joka tarjoaa yrityskortteja, laskutusta ja kirjanpidon automatisointia. Sen tavoitteena on antaa taloustiimeille kokonaiskuva kuluista ja samalla mahdollistaa toimintotiimien työskentely ilman turhaa byrokratiaa.
Miksi valitsin Spendeskin: Pidän siitä, että Spendesk lähestyy kulujen hallintaa kahdella tavalla. Se antaa taloustiimeille määräysvallan rahankäyttöön, jotta ne voivat seurata ja hallita kokonaiskulutusta. Samalla se antaa tiimeille mahdollisuuden käyttää ja hallita omia budjettejaan.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluvat budjetin yleiskatsaukset, joiden avulla hyväksyjät voivat tehdä perusteltuja päätöksiä jo käytettyjen ja varattujen summien perusteella. Pidän myös siitä, että Spendesk huomioi tapahtumat automaattisesti reaaliaikaisessa budjetissa, mikä tarkoittaa, ettei yllättäviä kuluja synny.
Integraatioihin kuuluvat Slack, NetSuite ja Xero.
Pros and Cons
Pros:
- Virtuaalikorttien nopea myöntäminen
- Helppo tilausten hallinta
- Helppokäyttöisyys
Cons:
- Rajallinen määrä integraatioita
- Spendesk-kortteja ei hyväksytä kaikkialla
Learn more about Spendesk:
6Euroopan paras kulujenhallintaPleo
- Ilmainen kokeiluversio saatavilla
- Alkaen $56/kuukausi 3 käyttäjälle
Visit WebsiteCustomer Rating:4.8/5
Ylläpitäjät voivat käyttää Pleoa tiimin kulutuksen tai yksittäisten kulujen seurantaan. Pleo on eurooppalainen kulutusratkaisu, joka hallinnoi kulujen hallintaa, laskuja ja kulukorvauksia. Yritykset voivat automatisoida kuluraportoinnin myöntämällä Pleo-kortteja ja saada reaaliaikaisia ilmoituksia niiden käytöstä.
Miksi valitsin Pleon: Tanskassa perustettu Pleo luotiin Euroopan ainutlaatuisten kulujenhallinnan haasteiden pohjalta, joten se sopii täydellisesti eurooppalaisille yrityksille tai Euroopassa liiketoimintaa harjoittaville yrityksille. Tämä tarkoittaa nopeaa ja helppoa valuutan muuntamista, arvonlisäveron laskemista ja kansainvälisten vaatimustenmukaisuusstandardien noudattamista.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluvat toimittajakortit, joiden avulla tiimisi voi hallita toistuvia maksuja ja asettaa kulutusrajoja helposti. Pleon tilinylitys auttaa myös ylläpitämään kassavirtaa tarjoamalla korottomia tilinylityksiä oikea-aikaisia maksuja varten. Lisäksi ALV:n jakamisominaisuus yksinkertaistaa useiden ALV-kantojen hallintaa ja säästää tiimisi aikaa manuaalisissa tarkistuksissa.
Integraatioihin kuuluvat NetSuite, Xero, QuickBooks, Slack, Microsoft Teams, DropBox, Sage, Google Workspace, Microsoft 365 ja Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Käyttöönotto ja toteutus on helppoa
- Korttikohtaiset kuukausi- tai tapahtumakohtaiset kulutusrajat
- Automaattisesti liitetyt kuitit
Cons:
- Veloitusten kiistäminen on vaikeaa
- Korttien kulutusrajat eivät ole käyttäjille läpinäkyviä
Learn more about Pleo:
Paras matkoihin liittyvien kulujen seurannan yksinkertaistamiseen- Ilmainen tilaus saatavilla
- Hinnoittelu käyttäjäkohtaisesti
Visit WebsiteCustomer Rating:4.7/5
Kulujenhallinnan lisäksi Navan on myös työkalu matkojen suunnitteluun ja varaamiseen. Äskettäin TripActions-brändi uudistettiin Navaniksi, ja sen matkojen suunnittelu- ja kulujenhallintatyökalut yhdistettiin yhdeksi järjestelmäksi. Mobiilisovellus ei ole enää vain osittain toimiva lisäosa, vaan se tarjoaa täyden pääsyn Navanin ominaisuuksiin.
Miksi valitsin Navanin: Matkat ovat yksi yleisimmistä kuluraportoinnin aiheista, ja valitsin Navanin, koska se erottuu edukseen sallimalla lentojen ja hotellihuoneiden etsimisen ja varaamisen sovelluksessa. Tämä tarkoittaa, ettei sinun tarvitse koskaan siirtää kyseisten kulujen tietoja Navaniin. Voit tietenkin kirjata myös aterioita ja muita kuluja, mutta Navan yhdistää matkojen varaamisen ja kuluraportoinnin yhdeksi prosessiksi.
Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluu reaaliaikainen saatavuuden hallinta, joka antaa tiimillesi välittömän pääsyn laajaan valikoimaan matkavaihtoehtoja kilpailukykyisin hinnoin. Tekoälypohjainen personointi räätälöi hakutulokset yksilöllisten mieltymysten perusteella, mikä tekee matkajärjestelyistä tiimillesi intuitiivisempia. Lisäksi automaattinen kulujen täsmäytys yksinkertaistaa kulujen seurantaa ja luokittelua sekä vähentää organisaatiosi manuaalista työtä ja virheitä.
Integraatioihin kuuluvat Slack, Salesforce, SAP Concur, Microsoft Outlook, Google Workspace, TripAdvisor, Uber, Lyft, Airbnb ja American Express.
Pros and Cons
Pros:
- Lentojen ja huoneiden varaaminen sovelluksesta
- Hintavertailut
- Linkitykset kanta-asiakasohjelmiin
Cons:
- Rajoitetut roolit ja käyttöoikeudet
- Ei näytä kaikkia lentovaihtoehtoja
Learn more about Navan:
Paras vaivattomaan kulujenhallintaan- 14 päivän ilmainen kokeilu
- Alkaen $5/käyttäjä/kuukausi
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Zoho Expense ilmoittaa sinulle ennakoivasti, kun kuluraportissasi on ongelma. Zoho on yritys, joka valmistaa laajan valikoiman liiketoimintatyökaluja ja jonka tuotevalikoima alkoi asiakkuuksienhallintajärjestelmästä (CRM). Se työskentelee pääasiassa IT- ja ohjelmistoalojen pienyritysten kanssa ja tarjoaa jopa ilmaisen paketin enintään kolmelle käyttäjälle ja 20 kuitille kuukaudessa.
Miksi valitsin Zoho Expensen: Zoho-käyttäjille, jotka haluavat lisätä työkalupakettiinsa yksinkertaisen kulujenhallintaratkaisun, Zoho Expense on mielestäni luonteva valinta. Lisäksi jos käytät jo Zoho Booksia kirjanpitoon, suora integraatio voi säästää huomattavasti aikaa ja vaivaa.
Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluvat vaivaton kuluraportointi, joka automatisoi kuittien seurannan ja mahdollistaa kulujen nopean luomisen. Tiimisi voi hyödyntää mukautettavia hyväksyntäprosesseja virtaviivaistaakseen kulujen, matkojen ja ostopyyntöjen hallintaa. Lisäksi käytettävissäsi on budjetinhallintatyökaluja, joiden avulla voit laatia budjetteja ja seurata kulutusta määritettyihin rajoihin nähden, mikä varmistaa yrityksesi talouden tehokkaan valvonnan.
Integraatioihin kuuluvat Zoho Books, QuickBooks, Xero, Slack, Dropbox, Google Drive, OneDrive, Microsoft Teams, Uber for Business ja Lyft.
Pros and Cons
Pros:
- Automaattiset muistutukset
- Käytäntöjen noudattamisen hallinta
- IRS-vaatimusten mukaiset matkalokit
Cons:
- Raportoinnin mukauttamisen puute
- Ensiluokkainen tuki on lisäpalvelu
Learn more about Zoho Expense:
Paras aina ilmainen vaihtoehto- Ilmainen käyttäjille
- Ilmainen käyttäjille
Visit WebsiteCustomer Rating:4.6/5
Kuluraporttien lisäksi Divvy mahdollistaa budjettien luomisen ja seurannan. Vuonna 2016 perustettu ja vuonna 2021 BILLin ostama Divvy on ensisijaisesti pienille yrityksille tarkoitettu kulujen hallinta- ja yritysluottokorttiratkaisu. Se voi tarjota ohjelmiston käyttäjille ilmaiseksi, koska se perii maksun kauppiaalta. Tämän vuoksi se kannustaa käyttämään Divvy-kortteja kulukorvausten sijaan.
Miksi valitsin Divvyn: Yritysohjelmistojen yhteydessä ”ilmainen” tarkoittaa yleensä sitä, että työkalu veloittaa edelleen tapahtumamaksuja. Divvyn kauppiaalta perittävään maksuun perustuva malli tekee siitä kuitenkin aidosti ilmaisen sitä käyttäville yrityksille, minkä vuoksi olen vaikuttunut siitä. Näin pienet organisaatiot voivat siirtää kulujen hallinnan pois taulukkolaskentaohjelmista ilman, että se rasittaa budjettia.
Keskeiset ominaisuudet & integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluvat budjetinhallintatyökalut, joiden avulla voit asettaa kulutusrajoja ja seurata kuluja sekä tarjota tiimillesi reaaliaikaisia näkymiä taloustietoihin. Virtuaalikorttiominaisuuden avulla voit myös hallita ja valvoa kulutusta tehokkaammin, mikä vähentää fyysisten korttien tarvetta. Lisäksi ohjelmisto tarjoaa yksityiskohtaiset raportointiominaisuudet, joiden avulla voit analysoida kulutustottumuksia ja tehdä tietoon perustuvia taloudellisia päätöksiä.
Integraatioihin kuuluvat QuickBooks Online, Xero, NetSuite, TravelPerk, Open Dental Software, QuickBooks Online Advanced, ZenBusiness, Headset ja Bill.com.
Pros and Cons
Pros:
- Luottolimiittien ja budjettien nopea muokkaus
- Helppokäyttöinen sovellus
- Fyysiset ja virtuaaliset kortit
Cons:
- Epäjohdonmukaiset ilmoitukset
- Hidas kulukorvausprosessi
Learn more about Divvy:
10Sopii parhaiten startup-yrityksille ja pienyrityksilleBrex
- Maksuton paketti saatavilla
- Hinta pyydettäessä
Visit WebsiteCustomer Rating:4.5/5
Brexissä esihenkilöillä on saapuneet-kansio, jossa he voivat hyväksyä selvittämättömät kulut. Brex on teknologiayritys, joka tarjoaa kattavan valikoiman taloushallinnon ja palveluiden hallintatyökaluja, kuten matkahallintaa, laskujen maksua, talousennusteita, yritysluottokortteja ja kulujen hallintaa. Se on suosituin ohjelmisto- ja IT-palveluorganisaatioiden keskuudessa.
Miksi valitsin Brexin: Brex tarjoaa kehittyneen taloushallinnon työkalupaketin startup-yrityksille ja mahdollistaa pienyrityksille yrityskorttien käyttöönoton vaikuttamatta perustajan luottotietoihin. Yhdistettynä kehittyneisiin ylläpidon hallintatoimintoihin se on mielestäni hyvä valinta yrityksille, jotka haluavat aloittaa kulujen hallinnan oikealla tavalla.
Keskeiset ominaisuudet ja integraatiot:
Ominaisuuksiin kuuluu automaattinen kulujen luokittelu, joka yksinkertaistaa tiimisi kulujen hallintaa. Reaaliaikainen tietojen synkronointi ERP-järjestelmien kanssa varmistaa, että taloustietosi ovat aina ajan tasalla, joten voit tehdä perusteltuja päätöksiä nopeasti. Lisäksi Brex tukee työntekijöiden sujuvaa perehdytystä ja poistamista HRIS-yhteyksien avulla, mikä helpottaa henkilöstömuutosten hallintaa.
Integraatioihin kuuluvat NetSuite, QuickBooks, Workday, WhatsApp, Coupa, Xero, Gusto, Slack, Zapier ja Navan.
Pros and Cons
Pros:
- Määritettyjen kulujen automaattinen hyväksyntä
- Automaattisesti valvotut kulukäytännöt
- Yksityiskohtaiset ylläpidon hallintatoiminnot
Cons:
- Matkahallinta puuttuu
- Mobiilisovelluksessa on vähemmän toimintoja
Muut kuluraportointiohjelmistot
Tässä on muita harkitsemisen arvoisia kuluraportointiohjelmistoja, jotka eivät päässeet listalle:
- 11AirwallexParas kokonaisvaltaiseen kulujen hallintaan
- 12XledgerParas usean yksikön kulujen hallintaan
- 13PuzzleParas tekoälypohjaiseen kulujen tarkkaan käsittelyyn
- 14ExpensifyParas yrityksille, joilla on laaja-alaisia taloushallinnon tarpeita
- 15SAP ConcurParas maailmanlaajuisille yrityksille
- 16SlashParas cashback-palkkioihin
- 17Emburse Certify ExpenseParas projektikirjanpitoon
- 18Rippling SpendParas automatisoituun kulujenhallintaan
- 19Doxis SpendControlParas mukautettaviin raportointikoontinäyttöihin
- 20DualEntryParas manuaalisten täsmäytystehtävien vähentämiseen
- 21PaycomParas kokonaisvaltainen henkilöstö- ja kulujenhallintaratkaisu
Kuinka arvioin kuluraportointiohjelmistoja
Arvioin jokaista työkalua kahdella tasolla: perustason kriteereillä, jotka työkalun on täytettävä – kuten kuittien optisella tekstintunnistuksella (OCR), hyväksyntäreitityksellä ja ERP-synkronoinnilla – sekä erottavilla tekijöillä, jotka nostavat parhaat vaihtoehdot muiden edelle.
Keskeiset toiminnot (tämän listan vähimmäisvaatimukset)
Kun valitsen työkaluja listalleni, arvioin jokaisen työkalun asteikolla 0 (ei tarjoa toimintoa)–5 (on erinomainen tällä alueella) jokaisen alla luetellun keskeisen toiminnon osalta. Sen jälkeen muunnan työkalun kokonaispistemäärän prosenttiosuudeksi. Työkalun on saavutettava vähintään 65 %:n kokonaispistemäärä, jotta se voidaan ottaa mukaan.
- Kuluraporttien luominen: Tarkistan, voivatko työntekijät luoda, eritellä ja lähettää raportteja sekä tietokoneella että mobiililaitteella – esimerkiksi voiko kenttätyöntekijä kirjata ateriat ja ajokilometrit puhelimellaan.
- Kuittien tallennus ja OCR: Jokaisen työkalun OCR-tarkkuus on tässä tärkeä, erityisesti se, kuinka hyvin se poimii automaattisesti toimittajien nimet, päivämäärät ja loppusummat valokuvatuista tai edelleen lähetetyistä kuiteista.
- Hyväksyntätyönkulut: Etsin määritettävissä olevaa monitasoista reititystä, jossa raportti lähetetään ensin suoraan esihenkilölle ja sen jälkeen taloushallintoon, kun se ylittää tietyn kulurajan.
- Käytäntöjen valvonta ja poikkeamien merkitseminen: Parhaissa työkaluissa säännöt voi määrittää järjestelmään – esimerkiksi päivärahakatot, kululuokkien rajoitukset ja kaksoiskappaleiden tunnistuksen – ja rikkomukset voidaan merkitä ennen kuin raportti päätyy hyväksyjälle.
- Kulukorvausten käsittely: Arvioin, tukeeko alusta kulukorvausten maksamista suoraan ACH:n kautta tai palkanmaksujärjestelmän synkronoinnilla sen sijaan, että tiimit joutuisivat viemään tiedot ulos ja käsittelemään maksut manuaalisesti.
- Taloushallinto- ja ERP-integraatio: Etsin natiiviliitäntöjä esimerkiksi QuickBooksiin, Xeroon, NetSuiteen tai SAP:iin, mukaan lukien pääkirjatilien koodien yhdistäminen ja dimensioiden merkitseminen.
Kun minulla on lista näitä kriteerejä täyttävistä työkaluista, tarkastelen, mikä erottaa kunkin alustan muista.
Erottavat tekijät (mikä erottaa toimittajat toisistaan)
Näin vertailen eri toimittajia:
Erottuvat ominaisuudet
Tekoälypohjaiset tarkastustyökalut, jotka merkitsevät automaattisesti päällekkäisyydet ja poikkeamat jokaisesta lähetetystä raportista, säästävät tuntikausia manuaaliselta tarkastelulta. Etsin myös sisäänrakennettua yrityskorttien myöntämistä, jonka avulla taloustiimit voivat asettaa kulurajoitukset etukäteen ja yhdistää tapahtumat raportteihin automaattisesti. Matkavarausten integrointi on toinen erottava tekijä – kun työntekijä varaa lennon ja matkasuunnitelma siirtyy suoraan kuluraporttiin, manuaalinen tietojen syöttäminen vähenee ja käytäntöjen noudattaminen paranee jo ennen kulujen syntymistä.
Ominaisuuksia laajemmat tekijät
Vaatimustenmukaisuus ja tarkastusvalmius ovat tärkeitä – tarkistan, tarjoaako työkalu vaatimustenmukaisen digitaalisten kuittien säilytyksen ja tukeeko se VAT-/GST-palautusten hakemista useilla lainkäyttöalueilla toimiville tiimeille. Integraatioekosysteemi on yhtä tärkeä, erityisesti suurten kortinmyöntäjien suorat korttisyötteet ja natiiviliitännät ERP-järjestelmiin, jotka synkronoivat pääkirjatilien koodit ilman manuaalista yhdistämistä. Arvioin myös hinnoittelun läpinäkyvyyttä, sillä kulukorvauksiin tai premium-tukeen liittyvät piilomaksut voivat huomaamatta heikentää alustasta luvattua sijoitetun pääoman tuottoa.
Näin valitset kuluraportointiohjelmiston
Kuluraportointiohjelmistojen vertailu voi viedä nopeasti tuntikausia. Pitkät ominaisuusluettelot ja epäselvä hinnoittelu vievät huomion siitä, millä on merkitystä: sääntöjenmukaisuudesta, tarkkuudesta ja sujuvista työnkuluista. Olen laatinut nopean tarkistuslistan, jonka avulla voit keskittyä olennaiseen ja valita oikean verkkopohjaisen kuluraportointiratkaisun luottavaisin mielin.
| Tekijä | Mitä ottaa huomioon |
|---|---|
| TekijäSkaalautuvuus | Mitä ottaa huomioonKasvaako työkalu yrityksesi mukana? Harkitse, pystyykö se käsittelemään kasvavia määriä yrityksesi laajentuessa. Etsi ratkaisuja, joissa on joustavat hinnoitteluportaat ja jotka mahdollistavat kasvun ilman kohtuuttomia kustannuksia. |
| TekijäIntegraatiot | Mitä ottaa huomioonYhdistyykö se nykyisiin järjestelmiisi? Varmista, että se integroituu kirjanpito- ja henkilöstöhallinto-ohjelmistoosi, jotta vältät manuaalisen tietojen syöttämisen ja vähennät virheitä. |
| TekijäMukautettavuus | Mitä ottaa huomioonVoitko mukauttaa sen työnkulkujesi mukaiseksi? Tarkista, mahdollistaako ohjelmisto kenttien, raporttien ja hyväksymisprosessien mukauttamisen tiimisi erityistarpeisiin. |
| TekijäHelppokäyttöisyys | Mitä ottaa huomioonOnko se helppokäyttöinen kaikille? Etsi intuitiivisia käyttöliittymiä, jotka vaativat vain vähän koulutusta, jotta tiimisi voi aloittaa niiden käytön nopeasti ilman turhautumista. |
| TekijäKäyttöönotto ja perehdytys | Mitä ottaa huomioonKuinka kauan käyttöönotto kestää? Harkitse asennukseen tarvittavaa aikaa ja resursseja, mukaan lukien saatavilla olevat koulutusmateriaalit tai toimittajan tarjoama tuki. |
| TekijäKustannukset | Mitä ottaa huomioonMiten hinnoittelu sopii budjettiisi? Arvioi kokonaiskustannukset, mukaan lukien lisenssit, tuki ja mahdolliset piilomaksut, jotta voit varmistaa niiden sopivan taloudellisiin rajoitteisiisi. |
| TekijäTietoturvasuojaukset | Mitä ottaa huomioonMiten se suojaa tietojasi? Varmista, että ohjelmisto noudattaa tietoturvastandardeja ja tarjoaa arkaluonteisten tietojen suojaamiseen ominaisuuksia, kuten salauksen ja roolipohjaisen käyttöoikeuksien hallinnan. |
| TekijäVaatimustenmukaisuusvaatimukset | Mitä ottaa huomioonTäyttääkö se alan standardit? Varmista, että ohjelmisto noudattaa asiaankuuluvia säädöksiä ja standardeja, kuten GDPR:ää tai SOX:ia, jotta vältät oikeudelliset ongelmat ja säilytät sidosryhmien luottamuksen. |
Mikä on kuluraportointiohjelmisto?
Kuluraportointiohjelmisto on työkalu, joka auttaa yrityksiä seuraamaan ja hallinnoimaan työntekijöiden kuluja. Sitä käyttävät tyypillisesti taloushallinnon tiimit, kirjanpitäjät ja esihenkilöt, ja sen hyöty perustuu kulujen seurannan helpottamiseen ja yrityksen käytäntöjen noudattamisen varmistamiseen. Automaattinen kulujen kirjaaminen, kuittien hallinta ja integraatio-ominaisuudet vähentävät manuaalista työtä, parantavat tarkkuutta ja säästävät aikaa. Kaiken kaikkiaan nämä työkalut helpottavat ja tehostavat kulujen hallintaa yrityksissä.
Ominaisuudet
Tiedän, kuinka tärkeää tarkkuus ja vaatimustenmukaisuus ovat kuluraportointiohjelmistoa valittaessa. Kun vertailet ratkaisuja, etsi työkaluja, jotka automatisoivat työnkulkuja, varmistavat tietojen eheyden ja yksinkertaistavat hyväksymisiä. Muita tärkeitä ominaisuuksia ovat muun muassa:
- Työajan ja kulujen seuranta: Mahdollistaa käyttäjille kulujen ja tehtäviin käytetyn ajan seuraamisen, mikä on olennaista tarkan budjetoinnin ja laskutuksen kannalta.
- Automaattiset hyväksymistyönkulut: Sujuvoittaa kulujen hyväksymisprosessia määrittämällä automaattisia työnkulkuja, jotka ilmoittavat hyväksynnöistä vastaaville henkilöille.
- Kuittien tallennus: Antaa käyttäjille mahdollisuuden tallentaa ja ladata kuitteja suoraan ohjelmistoon, mikä varmistaa, että kaikki kulut dokumentoidaan ja ovat helposti saatavilla.
- Integraatio kirjanpito-ohjelmistoon: Varmistaa tietojen saumattoman siirron kuluraportointiohjelmiston ja kirjanpitojärjestelmien välillä, mikä vähentää manuaalista tietojen syöttämistä.
- Ajokilometrien seuranta: Tarjoaa työkalut ajokilometrien ja kilometrikorvausten tarkkaan seurantaan ja raportointiin, mikä on tärkeää usein matkustaville työntekijöille.
- Yrityksen käytäntöjen noudattaminen: Tarkistaa lähetetyt kulut automaattisesti yrityksen käytäntöjä vasten varmistaakseen niiden noudattamisen ja havaitakseen mahdolliset poikkeamat.
- Monivaluuttatuki: Helpottaa kansainvälisten tapahtumien kuluraportointia tukemalla useita valuuttoja ja valuuttakursseja.
- Mobiilikäyttö: Tarjoaa mobiilisovelluksia, joiden avulla työntekijät voivat ilmoittaa kuluja ja tallentaa kuitteja liikkeellä ollessaan.
- Reaaliaikainen raportointi: Luo reaaliaikaisia kuluraportteja, joiden avulla esihenkilöt voivat seurata ja hallita budjetteja tehokkaasti.
- Mukautettavat luokat: Antaa käyttäjille mahdollisuuden luoda ja mukauttaa kululuokkia liiketoimintansa yksilöllisten tarpeiden mukaan.
Hyödyt
Kuluraportointiohjelmiston käyttöönotto tarjoaa useita hyötyjä tiimillesi ja yrityksellesi. Tässä muutamia hyötyjä, joita voit odottaa:
- Hallinnollisen taakan väheneminen: Kuluraportoinnin automatisointi vähentää aikaa, jonka työntekijät käyttävät manuaalisiin tehtäviin, ja antaa heille mahdollisuuden keskittyä tärkeämpään työhön.
- Parempi tarkkuus: Automaattinen tietojen syöttö ja kuittien tallennus vähentävät inhimillisiä virheitä ja varmistavat taloustietojen paremman tarkkuuden.
- Nopeammat korvaukset: Sujuvoitetut hyväksymisprosessit ja automatisoidut työnkulut nopeuttavat korvausten käsittelyä ja pitävät työntekijät tyytyväisinä.
- Parempi kulujen seuranta: Kulujen reaaliaikainen seuranta auttaa pitämään budjetit tavoitteissa ja tarjoaa tietoa kulutustottumuksista.
- Parempi vaatimustenmukaisuus: Sisäänrakennettu käytäntöjen valvonta varmistaa, että kaikki kulukorvausvaatimukset noudattavat yrityksen käytäntöjä ja sääntelyvaatimuksia.
- Helpompi tarkastus: Kuittien ja kuluraporttien keskitetty tallennus yksinkertaistaa tarkastusprosessia ja helpottaa kulujen seurantaa ja tarkistamista.
- Kustannussäästöt: Tunnistamalla ja poistamalla tarpeettomat kulut yritykset voivat saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä.
Kustannukset ja hinnoittelu
Kuluraportointiohjelmistojen hinnat voivat vaihdella käyttäjämäärän, lisäominaisuuksien ja muiden tekijöiden perusteella. Tässä on katsaus tiettyihin kustannuksiin ja yleisiin hintaluokkiin, jotta voit vertailla vaihtoehtoja luottavaisin mielin. Näin voit arvioida arvoa, varmistaa vaatimustenmukaisuuden ja valita ratkaisun, joka sujuvoittaa työnkulkuasi ilman piilokuluja.
Kuluraportointiohjelmistojen hintavertailutaulukko
| Pakettityyppi | Keskimääräinen hinta | Yleiset ominaisuudet |
|---|---|---|
| PakettityyppiIlmainen paketti | Keskimääräinen hinta$0 | Yleiset ominaisuudetPeruskulujen seuranta, rajalliset integraatiot ja perustason tuki. |
| PakettityyppiHenkilökohtainen paketti | Keskimääräinen hinta$5-$15/käyttäjä/kuukausi | Yleiset ominaisuudetEdistynyt kulujen seuranta, mobiilikäyttö, kuittien tallennus ja sähköpostituki. |
| PakettityyppiYrityspaketti | Keskimääräinen hinta$20-$50/käyttäjä/kuukausi | Yleiset ominaisuudetUsean käyttäjän tuki, tehostettu raportointi, hyväksymistyönkulut ja integraatiot. |
| PakettityyppiYritystason paketti | Keskimääräinen hinta$50-$100+/käyttäjä/kuukausi | Yleiset ominaisuudetMukautettavat ominaisuudet, oma asiakkuuspäällikkö, edistynyt analytiikka ja API. |
Kuluraportointiohjelmiston usein kysytyt kysymykset
Tässä on vastauksia yleisiin kuluraportointiohjelmistoja koskeviin kysymyksiin:
Voiko kuluraportointiohjelmisto auttaa verotuksen vaatimustenmukaisuudessa ja tarkastukseen valmistautumisessa?
Kyllä, kuluraportointiohjelmisto tukee verotuksen vaatimustenmukaisuutta ja tarkastukseen valmistautumista tallentamalla digitaaliset kuitit, seuraamalla ajokilometrejä tai päivärahoja ja luokittelemalla kulut automaattisesti verosääntöjen mukaisesti. Raportit kokoavat yhteen vähennyskelpoiset ja vähennyskelvottomat kulut, ja kattavat tarkastusketjut helpottavat vaatimusten tarkistamista.rnrnTämä ei ainoastaan helpota pienyritysten kirjanpitäjien verotuksen valmistelua, vaan varmistaa myös valmiuden toimittaa täydelliset tiedot tarkastuksen aikana.
Miten kuluraportointiohjelmisto voi vähentää petoksia tai päällekkäisiä vaatimuksia?
Kuluraportointiohjelmisto auttaa vähentämään petoksia ja päällekkäisiä vaatimuksia automatisoimalla käytäntöjen tarkistukset, yhdistämällä kuitit maksutapahtumiin ja merkitsemällä epäilyttävät kulut. Se seuraa lähetysten historiaa, käyttää sääntöjä epätavallisten mallien havaitsemiseen ja edellyttää tositteita.rnrnNäiden valvontatoimien avulla taloushallinnon tiimit ja pienyritysten kirjanpitäjät voivat havaita virheet ja tahallisen virheellisen raportoinnin nopeasti. Lisäksi ne tarjoavat tarkastusketjut, jotka helpottavat huomattavasti tutkimuksia ja vaatimustenmukaisuuden varmistamista.
Miten automatisoidut hyväksymistyönkulut toimivat nykyaikaisissa kuluraportointityökaluissa?
Nykyaikaisten kuluraportointityökalujen avulla voit määrittää mukautettuja hyväksymisreittejä, kuten ohjata suuret kulut esihenkilöille tai osastopäälliköille. Hyväksyjät saavat välittömiä ilmoituksia, voivat tarkastella lähetyksiä mistä tahansa, ja järjestelmä kirjaa jokaisen päätöksen ja kommentin.rnrnTämä vähentää käsittelyn viivästyksiä, parantaa käytäntöjen noudattamista ja tukee kirjanpitäjiä tarjoamalla selkeän tarkastusketjun. Hyväksymisiä voidaan mukauttaa pienyritysten tarpeisiin tai laajentaa koko yrityksen käyttöön.