Nouvelle liste de contrôle du directeur financier : une feuille de route pour vos 100 premiers jours
Gartner prévoit que les marges d’EBITDA de 30 % devraient se contracter d’ici 2027 en raison de la faiblesse de la demande et de la hausse des coûts.
Si vous occupez le poste de directeur financier, ce problème — ainsi qu’une foule malheureusement importante d’autres difficultés — vont se retrouver sur votre bureau avant même que vous ne vous en rendiez compte.
Si vous voulez être immédiatement opérationnel, vous allez avoir besoin d’un plan d’action… ou peut-être d’une nouvelle liste de contrôle pour directeur financier.
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Contexte de la liste de contrôle du directeur financier
Pourquoi me faire confiance ? En tant que dirigeant expérimenté dans le domaine du reporting financier depuis plus de 15 ans, titulaire d’une certification de professionnel de la gestion de projet et praticien informatique ayant contribué à la mise en œuvre de systèmes financiers dans des PME, de grandes entreprises et des organismes publics, on peut dire que j’ai appris quelques leçons.
Parmi ces leçons, j’ai appris que près de 90 % des nouveaux directeurs financiers sont confrontés au doute de soi, ce qui nuit à leurs performances.
J’ai beau vous assurer jusqu’à en perdre la voix que vous avez mérité votre place au sein de la direction, je suis convaincu que la nouvelle liste de contrôle pour directeur financier que j’ai conçue vous sera encore plus utile.
Pas de temps à perdre — allons donc droit au but avec les initiatives qui permettront à votre prise de fonction de démarrer sous les meilleurs auspices.
Les 30 premiers jours : prendre la mesure de la situation
Identifier les problèmes financiers urgents
Prenez le temps, au cours du premier mois, d’évaluer la situation financière actuelle de votre entreprise. Organisez ensuite des réunions initiales avec les principales parties prenantes afin de contextualiser vos conclusions.
Pourquoi ? Vous avez été recruté pour une raison précise : vous devez donc déterminer exactement laquelle, avec un point de vue impartial.
Il est essentiel de comprendre ces problèmes. Vous devez donc veiller à recueillir autant de données de première main que possible avant de commencer à interroger les différentes parties prenantes. C’est comme être un détective employé par la mafia… vous devez découvrir ce qui s’est passé, mais prenez garde à ne pas désigner de coupables.
Comprendre l’économie unitaire et les jeux de pouvoir
L’économie unitaire désigne les revenus et les coûts directs associés à chaque activité de votre entreprise. Lorsqu’ils sont correctement regroupés, ils donnent une vision globale de la santé financière.
Veillez à comprendre les jeux de pouvoir, les différents acteurs et leur influence. Il est également essentiel d’acquérir une connaissance approfondie de l’économie unitaire et des dynamiques politiques susceptibles d’affecter les services et la culture de l’entreprise.
Questions à poser :
- Combien nous coûte l’acquisition d’un seul client ?
- Quelle est notre marge bénéficiaire sur chaque produit ou service ?
- Quel est le climat politique de l’entreprise et quel est son impact ?
Les réponses contribueront à orienter les processus décisionnels liés à l’allocation des dépenses et aux scénarios potentiels de changement d’échelle. Cela aide à définir et à aligner les principales priorités du directeur financier avec les besoins plus larges de l’organisation.
En continu : développer et entretenir des relations solides
Dans toute l’organisation
Un directeur financier efficace et tourné vers le progrès ne peut pas travailler en vase clos.
Devenir un responsable financier performant dans le monde actuel axé sur la technologie va bien au-delà du simple traitement des chiffres. Il s’agit de bâtir des relations solides avec toutes les unités opérationnelles et les parties prenantes externes avec lesquelles vous travaillerez. Intégrez ces objectifs et ces interactions.
- Comprendre les besoins propres à chaque unité. Vous pourrez déterminer où l’entreprise se montre trop laxiste avec le budget (je pense à vous, équipe commerciale) et quelles équipes pourraient bénéficier de ressources financières supplémentaires.
- Parler ouvertement de l’impact des processus financiers sur ces services. Cela vous permettra de mieux comprendre le fonctionnement de l’entreprise tout en aidant les autres à percevoir la valeur de l’équipe financière. Les interactions interfonctionnelles peuvent améliorer la gestion des dépenses tout en garantissant l’alignement entre les actions opérationnelles et les plans financiers.
Établir des relations avec les autres peut contribuer à rationaliser les processus, vous aider à comprendre la gestion de la paie et accélérer la résolution des problèmes en cas d’écart.
Un autre aspect essentiel consiste à comprendre la culture actuelle de votre entreprise. Chaque interaction contribue à façonner cette compréhension.
Questions à poser :
- Comment les gens collaborent-ils ?
- Qu’est-ce qui motive les membres de chaque équipe ?
Les nouveaux directeurs financiers qui intègrent un environnement potentiellement peu structuré doivent donner le ton en favorisant un cadre de travail positif et efficace.
Au sein de vos équipes financières
Il est essentiel, pour les activités quotidiennes, d’entretenir une relation fondée sur la confiance et une communication ouverte avec les responsables des services concernés, les prestataires tiers, les membres du conseil d’administration et les autres collègues du domaine financier.
Vous pouvez ainsi tirer parti de leur connaissance existante de l’organisation, notamment de ses forces et de ses faiblesses, et accéder à une vision de l’organisation qui va au-delà des chiffres.
Mais un défi potentiel se présente… Gardez à l’esprit que d’autres membres de l’équipe financière ont peut-être été écartés du poste de directeur financier.
Veillez à écouter les idées, à répondre aux questions de vos collègues, à leur fournir des commentaires constructifs, à les aider à obtenir des résultats rapides et à définir des attentes claires dès le premier jour. Cela favorise le respect mutuel et permet de renforcer les liens.
À 30 jours : vision à long terme et objectifs stratégiques
L’une de vos principales responsabilités en tant que directeur financier d’une entreprise technologique consiste à planifier les finances et à définir la boussole financière de votre entreprise technologique.
Il est essentiel que le directeur financier définisse une vision et des objectifs cohérents avec les ambitions générales de l’entreprise. Vous devez donc chercher à entamer ce processus au bout d’un mois et à le terminer au plus tard 45 jours après votre prise de fonction.
En continu : assurer l’alignement avec la stratégie de l’entreprise
Aligner les objectifs du service financier sur la stratégie globale de l’entreprise n’est pas seulement avantageux : c’est essentiel, en particulier pour assurer le bon fonctionnement des activités financières de toute entreprise technologique générant 5 à 50 M$ par an. Cette intégration permet aux finances de soutenir la croissance et d’assurer pleinement une gestion intelligente des ressources.
L’alignement stratégique repose sur une bonne connaissance des enjeux opérationnels quotidiens tout en gardant le cap sur les priorités d’ensemble, comme l’identification des indicateurs clés de performance (KPIs) de l’équipe et de l’entreprise. Le suivi des KPI garantit que tous les efforts font progresser l’entreprise vers ses objectifs stratégiques.
En continu : définir les objectifs stratégiques
L’étape suivante de la planification financière consiste à définir des objectifs stratégiques individuels afin de créer une feuille de route financière. Vous devez être prêt à répondre aux questions suivantes :
- Quels jalons doivent être atteints dans un an, trois ans et cinq ans ?
- Sur quels marchés devons-nous prévoir d’entrer ou de nous développer ?
- Quel client devons-nous cibler en priorité ?
- Dans quels domaines dépensons-nous inutilement ?
- Quelles équipes ou quels services doivent avoir une meilleure visibilité sur leurs activités ?
Votre planification financière façonnera considérablement ces réponses et créera une feuille de route concrète pour l’avenir de votre organisation.
À 60 jours et chaque année : auditer les processus existants
Les nouveaux directeurs financiers doivent faciliter l’audit des processus existants afin d’évaluer la situation actuelle et d’identifier les problèmes potentiels. La réalisation d’un audit vous permettra de voir où en sont les choses et de repérer les signaux d’alerte ou les inefficacités.
3 éléments clés à rechercher :
- Données inexactes : Si vos chiffres ne concordent pas, cela peut révéler des problèmes plus profonds liés à la saisie des données ou aux procédures de reporting financier.
- Absence de contrôles internes : Des déficiences dans les contrôles internes peuvent laisser place aux erreurs ou à la fraude potentielle. Assurez-vous que des mécanismes de contrôle et de contrepoids sont en place pour toutes les opérations financières.
- Mauvaise gestion des flux de trésorerie : Des fonds qui ne sont pas alloués efficacement ou qui affichent un taux de consommation élevé sans retour sur investissement (ROI) significatif peuvent indiquer une mauvaise gestion des ressources.
Si ces problèmes ou d'autres signaux d'alerte ne sont pas traités rapidement, ils peuvent causer des dommages catastrophiques au fil du temps. De plus, si vous pouvez agir… pourquoi ne le feriez-vous pas ?
Ce processus d'audit peut être simplifié à l'aide d'un logiciel d'audit financier et comptable, qui suit et analyse pour vous des indicateurs complets de l'entreprise, vous permettant de vous concentrer sur les aspects plus subjectifs de votre fonction.
60 à 90 jours : trier les résultats de votre audit
Après avoir réalisé l'audit, l'étape suivante consiste à établir des priorités. En tant que directeur financier, vous devrez décider ce qui doit être priorisé et comment.
Considérez cela comme un processus de triage qui donne la priorité à l'urgence et à l'impact, en s'attaquant aux problèmes qui affecteront considérablement la santé financière de votre entreprise.
Commencez par classer les problèmes en fonction de leur gravité et de leur impact sur les objectifs de votre entreprise. Créez ensuite un plan d'action pour chaque catégorie, en commençant par les éléments prioritaires.
Lorsque vous établissez un plan de ce type et le mettez en œuvre avant la fin des 90 jours, vous prouvez votre utilité et inspirez une confiance généralisée dans l'entreprise à l'égard de vos compétences. En d'autres termes, vous aurez tout intérêt à le faire.
En continu : mettre en place des contrôles financiers efficaces
En tant que directeur financier débutant ou de retour dans le secteur technologique, disposer de contrôles financiers adéquats doit figurer sur votre liste de contrôle de nouveau directeur financier.
La mise en place de contrôles financiers internes adéquats est aussi essentielle qu'elle peut sembler intimidante : toutefois, c'est l'un des domaines les plus importants auxquels vous serez amené à toucher dans le cadre de votre fonction. Maintenant que vous êtes aux commandes, vous êtes responsable de tout ce qui passe entre les mailles du filet.
En continu : mettre en œuvre des procédures comptables robustes
Des procédures comptables robustes constituent la base de contrôles financiers solides. À quoi cela ressemble-t-il ?
Voici un exemple. Pensez à votre système de sécurité domestique : il comporte plusieurs niveaux, avec des alarmes, des serrures et peut-être une vidéosurveillance. Une procédure comptable fiable devrait comporter plusieurs niveaux, tels que des pratiques de tenue de livres précises, des audits réguliers et des processus rigoureux d'approbation des dépenses. Les procédures comptables constituent votre première ligne de défense contre les erreurs ou la fraude.
Les procédures et systèmes comptables fournissent des données fiables pour alimenter les indicateurs clés de performance (KPIs), qui sont les points de référence permettant de mesurer la santé de votre fonction financière. Partez du bon pied avec ces trois tâches.
- Familiarisez-vous avec tous les processus internes actuels
- Identifiez les problèmes urgents et non urgents
- Traitez rapidement tous les problèmes urgents
- Établissez un calendrier réaliste pour traiter les problèmes non urgents peu après
Cela peut sembler accablant au début, mais souvenez-vous que Rome ne s'est pas construite en un jour.
En continu : maintenir la transparence des flux de trésorerie
Un directeur financier efficace sait que la transparence est essentielle lorsqu'il gère les flux de trésorerie dans l'ensemble de l'organisation ainsi que dans les prévisions de planification et d'analyse financières (FP&A).
Le partage des informations financières peut contribuer à renforcer la confiance de l'équipe et à faciliter une prise de décision plus éclairée, améliorant ainsi la gestion des dépenses.
Comment parvenir à cette transparence ?
La clé consiste à utiliser des outils modernes de transformation numérique pour donner à tous les membres concernés de l'équipe une visibilité en temps réel sur l'état des flux de trésorerie. Ces outils facilitent l'automatisation des tâches et des flux de travail répétitifs et libèrent du temps pour la planification stratégique, rendant vos journées beaucoup plus faciles.
Après vos 90 premiers jours
Vous devriez vous efforcer d’avoir achevé ou standardisé toutes ces tâches afin de permettre une analyse continue d’ici la fin de vos 90 premiers jours. Si vous y parvenez, vous vous donnerez les moyens de réussir sur le long terme.
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