Systèmes ERP : avantages, défis & principaux outils

• Comptabilité
• Gestion des stocks et approvisionnement
• Gestion du capital humain/RH
• Gestion de la relation client (CRM)
• Ventes et marketing
• Gestion financière et prévisions
• Et bien plus encore

Un système ERP — vendu soit comme une solution sur site, soit comme un produit SaaS infonuagique — peut contribuer à synchroniser les processus métier, à réduire les silos d’information et à diminuer les coûts. 

Principaux avantages des systèmes ERP

Les spécificités d’une solution ERP peuvent varier en fonction du type d’entreprise et de la complexité de ses opérations.

Par exemple, dans des secteurs spécialisés comme l’agriculture, la mise en œuvre de systèmes ERP agricoles peut répondre à des défis propres au secteur, tels que la gestion des cultures, le suivi du bétail et la planification de la demande saisonnière.

Cela dit, les principaux avantages des solutions ERP pour la plupart des entreprises sont présentés ci-dessous. 

Amélioration de l’efficacité et de la productivité

Les systèmes ERP peuvent améliorer la productivité en centralisant les opérations, en vous donnant une vision des performances de l’ensemble de l’entreprise et en automatisant de nombreux processus auparavant manuels.

Les données à ce sujet sont particulièrement solides : la mise en œuvre d’un ERP a permis d’améliorer les processus métier dans pas moins de 95 % des entreprises, tandis que 49 % des entreprises ont signalé des améliorations dans TOUS leurs processus métier.

Pour comprendre pourquoi, examinons quelques-unes des — pardonnez le jargon — synergies générées par les systèmes ERP :

• En synchronisant la comptabilité et les systèmes de gestion des stocks, les équipes réduisent les procédures manuelles de comptabilité et d’approvisionnement et prennent des décisions d’achat mieux éclairées en temps réel. Par exemple, après avoir mis en œuvre une solution ERP infonuagique, le détaillant de commerce électronique Fulton & Roark a pu supprimer le recours à des comptables externes et augmenter ses ventes de 50 % d’une année sur l’autre sans accroître ses effectifs.
• En automatisant les processus manuels, les équipes peuvent consacrer davantage de temps à des activités à plus forte valeur ajoutée et/ou à des projets de groupe. Par exemple, en créant une automatisation des bons de commande dans votre système ERP, vous pourriez faire envoyer automatiquement chaque bon de commande aux parties prenantes concernées pour approbation, puis aux fournisseurs pour traitement — tout en le synchronisant en temps réel avec votre système comptable.  
• En créant une source unique de vérité à l’échelle de l’entreprise, les équipes réduisent les échanges manuels, les communications internes et les efforts redondants — tout en évitant des erreurs potentiellement coûteuses.

Au fil de l’histoire des systèmes ERP, ceux-ci sont devenus une tour de contrôle centralisée pour l’ensemble de votre entreprise. Grâce à eux, les équipes peuvent relier des systèmes généralement distincts afin d’améliorer leur efficacité et leur productivité. 

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Amélioration de l’analyse et de la production de rapports sur les données

Disposer d’un système de données centralisé constitue l’un des trois principaux avantages des ERP signalés par les entreprises (avec l’amélioration de la collaboration et la réduction du temps consacré aux processus). 

Les solutions ERP centralisent les processus clés qui sont souvent cloisonnés entre différents services, flux de travail et même zones géographiques. Cela donne aux responsables une meilleure vue d’ensemble, de haut en bas, de toutes les données de l’entreprise, ainsi que de puissantes fonctionnalités d’apprentissage automatique pour optimiser l’analyse des données. 

Voici quelques exemples de la manière dont les systèmes ERP peuvent améliorer l’analyse et la prise de décision :

• En combinant les systèmes de CRM, de vente et de marketing, ainsi que de gestion des stocks, les équipes peuvent mieux identifier les occasions de ventes additionnelles et/ou les articles en surstock qui pourraient être proposés à prix réduit à des clients ciblés. 
• En analysant les données en temps réel des services des ventes, de la gestion des stocks et de la production, les fabricants peuvent mieux optimiser les niveaux de stocks, l’approvisionnement en matières premières et les calendriers de production afin de s’adapter à l’évolution de la demande. 
• En centralisant les données financières de toute l’entreprise, vous pouvez prendre des décisions éclairées par les données en temps réel sur tous les sujets, de la planification des effectifs à la stratégie de déploiement des capitaux. Toutes ces informations étant stockées dans un système unifié, il n’est pas nécessaire de passer d’une plateforme à l’autre ou de combiner manuellement des feuilles de calcul.
• En intégrant des autorisations fondées sur les rôles, des pistes d’audit et des fonctionnalités de chiffrement, les ERP vous aident à protéger vos données et à garantir leur conformité, même lorsque votre entreprise se développe. Cela vous permet de contrôler qui voit quoi, réduisant ainsi le risque de violation des données ou d’accès non autorisé.

Un système ERP correctement mis en œuvre est comme un responsable surhumain qui a accès à la plupart, voire à la totalité, des données de votre entreprise, doté d’un cerveau alimenté par l’IA et qui n’a pas besoin de manger, de dormir ou de partir en vacances. Associées à une gestion humaine efficace, les solutions ERP peuvent favoriser une meilleure prise de décision fondée sur les données. 

Une meilleure gestion financière

Les systèmes ERP peuvent permettre une meilleure gestion financière et des optimisations générant des économies. Bien qu’ils puissent être coûteux, les ERP génèrent généralement un retour sur investissement positif : en moyenne, les entreprises interrogées ont obtenu un retour sur investissement positif dans les 2,5 ans suivant la mise en œuvre de leur ERP. 

Voici quelques exemples de la manière dont un ERP peut améliorer l’efficacité de la gestion financière :

• En automatisant les processus manuels, de la gestion des dépenses au traitement de la paie, les entreprises peuvent éliminer les erreurs humaines tout en réduisant les flux de travail manuels. Cela peut réduire directement les coûts en diminuant la dépendance à l’égard de comptables ou de consultants externes, et prévenir les erreurs coûteuses. 
• En synchronisant les données de plusieurs sites de l’entreprise, les entreprises peuvent gérer plus efficacement la paie, la gestion des feuilles de temps et la planification des effectifs. Par exemple, lorsque N&N Moving Supplies est passée de 1 à 3 sites et a multiplié ses effectifs par 4, la mise en œuvre d’une solution ERP a permis à l’entreprise de réduire de 84 % le temps de traitement de la paie, d’améliorer l’exactitude des feuilles de temps et du cumul des heures de congé, et de suivre les tendances des coûts de main-d’œuvre propres à chaque site. 
• En consultant les données financières de toute l’entreprise en temps réel, les responsables peuvent obtenir plus rapidement des informations sur la santé financière de leur entreprise. Si vous ajoutez des prévisions alimentées par l’IA/ML, les pratiques de FP&A deviennent à la fois plus efficaces et plus précises. 

Un système ERP est comme un expert financier constamment mis à jour — non seulement avec les données de votre propre entreprise, mais aussi avec les normes internationales en matière de conformité réglementaire et comptable. 

Évolutivité

À mesure que votre entreprise se développe, ses besoins opérationnels évoluent également. Les systèmes ERP sont conçus pour gérer des volumes croissants de données, d’utilisateurs et de transactions. Ils prennent aussi en charge l’ajout de nouvelles fonctionnalités ou de nouveaux modules (comme l’analyse avancée ou la gestion de la chaîne d’approvisionnement) au fur et à mesure de l’évolution de vos besoins.

Voici quelques exemples de la manière dont les ERP peuvent aider votre entreprise à se développer :

• En permettant la gestion de plusieurs entités, les systèmes ERP permettent aux entreprises d’ajouter facilement de nouveaux sites, filiales ou unités commerciales. Cette solution est idéale pour les entreprises qui se développent par le biais d’acquisitions ou d’une croissance internationale.
• En prenant en charge des accès flexibles fondés sur les utilisateurs et les rôles, les systèmes ERP facilitent l’intégration de nouveaux employés et services sans compromettre la sécurité ni le contrôle. Vous pouvez ainsi vous assurer que votre équipe en pleine croissance travaille efficacement sans compromettre l’intégrité des données. Cette solution est particulièrement avantageuse si vous travaillez dans des secteurs fortement réglementés, tels que la santé ou l’aérospatiale.
• En adaptant la gestion des stocks et les opérations de la chaîne d’approvisionnement, les plateformes ERP aident les entreprises à gérer une augmentation du volume des commandes, les relations avec les fournisseurs et la gestion des entrepôts. Cela permet d’éviter les goulots d’étranglement et aux opérations de suivre le rythme de la demande croissante, ce qui est particulièrement avantageux dans les secteurs du pétrole et du gaz ou de la construction.

Un système ERP est comme un partenaire de croissance qui n’a pas besoin d’une refonte complète chaque fois que votre entreprise franchit un nouveau cap : il évolue simplement avec vous. Que vous pénétriez de nouveaux marchés, ajoutiez des gammes de produits ou rachetiez des entreprises, vous pouvez intégrer de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure, au lieu d’essayer d’inclure toutes les fonctions dès le premier jour.

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Comprendre les inconvénients des systèmes ERP

Tout n’est pas toujours parfait. Les ERP présentent certains inconvénients notables, notamment le coût relativement élevé de nombreuses solutions. Les principaux inconvénients des ERP sont présentés ci-dessous.

Coûts élevés

Les systèmes ERP peuvent être coûteux, tant lors de leur mise en œuvre que sur le long terme. 

Quel est le coût moyen de la mise en œuvre d’un système ERP ? Il varie, mais 

• Les grandes entreprises (chiffre d’affaires >$1b) ont tendance à voir les coûts d’un ERP atteindre environ 2-3% du chiffre d’affaires annuel
• Pour les entreprises de taille moyenne, ce chiffre se situe plutôt autour de 3-5% du chiffre d’affaires annuel
• En moyenne, les entreprises ont prévu un budget d’environ $9,000 par utilisateur pour la mise en œuvre d’un ERP

Les petites entreprises peuvent réduire leurs coûts en optant pour des systèmes ERP SaaS, car le coût total de possession des systèmes cloud est environ 50% inférieur à celui des systèmes traditionnels sur site, mais les coûts peuvent tout de même être importants. 

Cependant, gardez à l’esprit que les systèmes ERP devraient remplacer d’autres abonnements payants et solutions logicielles. Les responsables doivent donc comparer les coûts de mise en œuvre d’un ERP aux coûts actuels des systèmes qu’ils utilisent déjà.

Il ne s’agit bien sûr que d’estimations. Presque tous les systèmes ERP sont proposés selon une tarification personnalisée. Pour obtenir une estimation précise, les entreprises doivent trouver le système ERP le mieux adapté à leurs besoins, puis contacter le fournisseur afin d’obtenir un devis personnalisé ou une offre d’essai gratuit. 

Complexité et nécessité d’une formation

Jusqu’à 75% des mises en œuvre d’ERP sont considérées comme un échec par les professionnels de l’informatique et de la finance qui les supervisent. Cela peut également prendre beaucoup de temps.

Combien de temps faut-il généralement pour mettre entièrement en œuvre un système ERP ? De quelques mois à quelques années, selon la complexité de vos systèmes. N’oubliez pas que les ERP regroupent de nombreux systèmes différents en un seul, et que leur intégration peut prendre du temps. 

En définitive, les ERP devraient simplifier les opérations et rendre les processus plus efficaces, mais il y aura presque certainement une période d’adaptation. Apprendre à utiliser un logiciel ERP peut prendre du temps.

Au-delà des difficultés liées à la mise en œuvre, les employés devront être formés aux flux de travail ERP. Ils devront peut-être abandonner les plateformes qu’ils connaissent (à moins qu’elles ne s’intègrent aux systèmes ERP) et apprendre de nouveaux processus afin de tirer pleinement parti du système ERP. 

La bonne nouvelle est que les fournisseurs d’ERP proposent des modules de formation, des certifications et des supports pédagogiques, généralement gratuitement. Oracle Fusion Cloud, par exemple, propose des formations en ligne gratuites et payantes, allant de séances d’initiation de 30 minutes pour débutants à des formations approfondies de plus de 20 heures consacrées à des modules ERP spécifiques.

Risque de perturbations pendant la transition

La mise en œuvre d’un ERP est complexe, à tel point que de nombreuses entreprises choisissent de faire appel à des consultants ERP externes. N’oubliez pas que les solutions ERP reposent sur l’intégration avec presque tous les systèmes, logiciels et flux de travail de votre structure opérationnelle. 

Lorsque vous migrez vers un ERP, vos systèmes existants sont susceptibles d’être fortement perturbés. Pour les opérations complexes, les équipes utilisent souvent des déploiements en plusieurs phases afin de réduire les perturbations. Par exemple, Western Digital a utilisé un déploiement du système en 4 phases étalé sur 4 ans pour mettre pleinement en œuvre son nouveau système ERP. 

L’ERP dans différents secteurs

La planification des ressources de l’entreprise est utilisée dans diverses applications, différents secteurs et entreprises de toutes tailles. Il existe différents types de systèmes ERP pour différents secteurs et cas d’utilisation.

Les secteurs suivants sont généralement ceux qui se prêtent le mieux à l’utilisation d’un ERP.

L’ERP dans l’industrie manufacturière

Les entreprises manufacturières sont les utilisatrices les plus nombreuses des plateformes ERP (représentant environ 47 % de la demande totale dans une enquête). 

Compte tenu de l’ensemble des fonctionnalités des systèmes ERP, cela n’est pas surprenant. L’ERP peut notamment créer des flux de travail efficaces pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement, les achats, la planification de la production, la gestion de la relation client et bien plus encore. 

L’ERP peut également unifier les opérations. La synchronisation des flux de travail de production avec les systèmes commerciaux et de gestion de la relation client peut par exemple contribuer à améliorer la planification face aux variations saisonnières de la demande. 

Les résultats sont également plus positifs en moyenne. 67 % des fabricants et distributeurs ont déclaré avoir réussi la mise en œuvre de leur ERP (contre seulement 25 à 50 % des entreprises des autres secteurs). 

L’ERP dans le commerce de détail

Les détaillants peuvent tirer des bénéfices considérables de la mise en œuvre d’un ERP — en particulier lorsque plusieurs sites sont concernés. 

La synchronisation des données à l’échelle de l’entreprise et la planification des stocks comptent parmi les principaux avantages dans ce domaine. Les détaillants implantés sur plusieurs sites peuvent suivre les ventes mondiales en temps réel, combler les ruptures de stock pour maintenir les rayons approvisionnés et optimiser l’exécution des commandes en ligne depuis les centres de distribution comme depuis les magasins physiques. 

Dans un monde de plus en plus numérique, les systèmes ERP pour le commerce de l’habillement capables de s’intégrer facilement au commerce électronique sont également avantageux. Les détaillants omnicanaux sont ceux qui peuvent tirer le plus grand parti des systèmes ERP.

L’ERP dans le secteur de la santé

L’ERP joue également un rôle dans les entreprises du secteur de la santé, notamment dans les grands établissements hospitaliers et les entreprises de fournitures médicales. 

Les systèmes ERP peuvent automatiser des activités habituellement chronophages, comme la gestion de la paie et le traitement des commandes. Ils peuvent également aider les équipes à surveiller la consommation de ressources et les niveaux propres au secteur dans chaque service, afin de garantir que les fournitures essentielles sont disponibles là où elles sont le plus nécessaires. 

En raison des enjeux liés à la gestion des données des patients et à la conformité, la plupart des entreprises du secteur de la santé optent pour des fournisseurs et des modules ERP spécialisés dans ce domaine. Comme toujours, la conformité à la norme HIPAA est une priorité absolue lors du choix de solutions technologiques dans le secteur de la santé. 

Choisir le bon système ERP

De nombreux systèmes ERP sont disponibles sur le marché. Comment les entreprises doivent-elles choisir ? Cette question a été abordée dans notre guide ultime des systèmes ERP récemment publié, mais les principaux facteurs à prendre en compte sont essentiellement les suivants pour chaque plateforme :

• Fonctionnalités essentielles
• Fonctionnalités clés
• Fonctionnalités propres au secteur
• Facilité d’utilisation
• Rapport qualité-prix
• Intégrations (avec les outils que vous prévoyez de continuer à utiliser)
• Analyse des données

Si vous ne savez pas par où commencer votre parcours logiciel, consultez ma sélection des meilleurs ERP ou des meilleurs ERP cloud.

Les petites entreprises peuvent-elles tirer parti des logiciels ERP ?

Le type et la complexité de votre système évoluent généralement aussi avec la taille de votre entreprise. Les systèmes ERP sont le plus souvent utilisés dans les entreprises de taille moyenne et les grandes entreprises — mais les jeunes entreprises ou les petites entreprises peuvent-elles tirer parti des logiciels ERP ?

Absolument. En particulier si l’objectif est de se développer et de changer d’échelle. 

En fait, la mise en œuvre d’un ERP peut être plus simple pour les petites entreprises avant que la complexité opérationnelle ne s’intensifie. La mise en œuvre d’un ERP peut constituer une excellente base pour la croissance future. Si vous ne savez pas quel logiciel choisir ou si vous avez besoin d’un système ERP pour votre entreprise, envisagez d’essayer une démonstration au préalable.

Les avantages des ERP sont considérables — avec les bons outils et la bonne stratégie

Les avantages potentiels des logiciels de planification des ressources de l’entreprise sont variés et puissants. Les équipes peuvent centraliser la gestion des données, obtenir de meilleures informations opérationnelles, réduire les coûts et, en définitive, améliorer les résultats de l’entreprise. 

Mais comme pour toute autre chose, potentiel ≠ réalité. Pour tirer parti d’un ERP, les dirigeants doivent d’abord choisir le logiciel ERP adapté à leurs besoins, puis investir dans les formations et les efforts de planification stratégique appropriés afin de l’optimiser pour leur cas d’utilisation spécifique. 

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