Comment changer de logiciel de comptabilité en 9 étapes sans douleur
Accepter le changement: Nous sommes humains, et avons tendance à nous accrocher aux perdants plus longtemps que nous ne le devrions. Reconnaissez le besoin de changement et profitez des avantages de la mise à niveau.
Planification à l'avance: Préparez la transition en définissant des objectifs, un calendrier et en assurant la compatibilité des données pour un passage fluide vers le nouveau logiciel de comptabilité.
Recherche de soutien: Contactez le support client, assistez à des sessions de formation et impliquez les membres de l'équipe pour faciliter le processus de changement de logiciel de comptabilité.
Essayer avant d'adopter: Testez le nouveau logiciel de comptabilité avant de vous engager pleinement afin de vérifier qu'il répond aux besoins de votre entreprise et s'aligne sur vos opérations financières pour une performance optimale.
Favoriser la croissance: Profitez-en pour évoluer et rationaliser les processus en passant à un logiciel de comptabilité sur le cloud, pour améliorer l'efficacité et la scalabilité de vos opérations commerciales.
Essayer de changer votre logiciel de comptabilité peut parfois ressembler à vouloir sortir d'une mauvaise relation. Peut-être qu'il ne fonctionne plus pour vous, peut-être que vous en avez fait le tour, ou peut-être que vous avez besoin de passer à un logiciel de comptabilité dans le cloud. Mais sauter le pas vers quelque chose de nouveau peut juste sembler... trop difficile.
Je suis ici pour vous montrer exactement comment changer de logiciel comptable de façon à rendre le processus aussi indolore que possible.
Avant de changer : Les préparatifs
Donc vous savez que vous devez changer. Mais avant de foncer sur le premier fournisseur trouvé dans vos résultats de recherche, il faut poser les bases de la transition.
Voici les préparatifs à effectuer pour réussir le changement en toute fluidité :
1. Identifiez vos points de douleur
Si vous cherchez comment changer de système comptable, c'est qu'il y a une raison. Peut-être que certains aspects de votre système actuel ne répondent pas à vos besoins, il y a des fonctionnalités dont vous avez besoin mais qui manquent, le support n’est pas à la hauteur, ou toute autre raison.
La première étape clé est de lister et de quantifier ces problèmes avec le plus de détails possible. Ne faites pas une liste vague ; soyez ciblé et précis.
Mauvais exemple : Capacités de reporting limitées
Bon exemple : Impossible de créer un rapport personnalisé qui génère automatiquement les indicateurs clés de performance (KPI) pour le reporting trimestriel du conseil d'administration
Il est également intéressant de se renseigner sur les nouvelles fonctionnalités qui deviennent de plus en plus courantes et que vous n'avez peut-être jamais utilisées auparavant, comme les outils d'automatisation qui peuvent rationaliser les processus de comptes fournisseurs et clients. Certains sont disponibles en ligne, tandis que d'autres sont installés sur site.
2. Discutez avec les parties prenantes
Changer de logiciel comptable n'impacte pas seulement l'équipe finance. Il y a probablement plusieurs parties prenantes dans l'entreprise qui seront concernées par le changement, et il est important de recueillir leur avis.
Il peut s'agir d'utilisateurs d'autres départements qui gèrent les données alimentant le logiciel actuel, de dirigeants qui interprètent les rapports générés, ou d'équipes FP&A qui utilisent la base comptable afin de faire leurs prévisions financières.
Une fois que vous avez identifié ces utilisateurs, discutez de ce possible changement avec eux et sollicitez leur avis sur ce qu’ils souhaiteraient dans une nouvelle solution logicielle.
3. Faites vos recherches sur les alternatives
Avec une liste détaillée de tous les problèmes à résoudre et des personnes à satisfaire, il est temps de rechercher les alternatives. Il existe de nombreux guides des meilleurs logiciels comptables disponibles en ligne, ce qui sera sans doute le point de départ de vos recherches.
Options à considérer
Notre équipe a évalué les options du marché, et celles-ci sont ressorties comme les meilleurs outils comptables :
Mais ce n’est pas une fatalité.
Une des meilleures sources d’informations provient des utilisateurs existants. Cela peut être d’anciens collègues, des contacts LinkedIn ou des membres de groupes Slack du secteur dont vous faites partie. Il y a fort à parier que d’autres personnes ont rencontré les mêmes problèmes.
Découvrez ce qu’ils ont fait, et voyez si le logiciel comptable qu’ils ont choisi pourrait convenir aussi à votre entreprise.
4. Vérifiez les capacités d’intégration
Une fois que vous avez constitué une liste restreinte de concurrents, vérifiez les possibilités d’intégration avec le reste de votre stack technologique existante. Non seulement cela vous donnera les meilleures chances de réussite avec le nouveau logiciel sur le long terme, mais cela facilitera également grandement la migration des données.
Idéalement, vous souhaitez éviter de devoir tout transférer via des fichiers CSV, car cela rend le suivi plus difficile et crée un risque d’erreur humaine.
Assurez-vous de vérifier non seulement le fonctionnement de l’intégration pour les nouvelles données, mais aussi la façon dont les différents fournisseurs de logiciels gèrent les données historiques.
5. Planifiez votre calendrier
Maintenant que vous avez choisi le nouveau logiciel comptable vers lequel migrer, vous devez créer un calendrier détaillé de la transition. Celui-ci doit définir les différentes étapes du processus (nous en parlerons plus bas), ainsi que le temps estimé pour chacune.
C’est le bon moment pour recontacter les parties prenantes identifiées précédemment, afin qu’elles soient informées du changement et puissent commencer les préparatifs nécessaires.
Tout est prêt : le passage au nouveau logiciel
Le moment est venu d’opérer la migration.
L’objectif ici est d’anticiper les éventuels problèmes. Ne laissez pas le pire arriver pour réagir. Au contraire, une démarche méthodique et réfléchie permet d’assurer une transition fluide, en tenant tout le monde informé.
1. Sélectionnez les données à migrer
La première étape pour finaliser la transition consiste à choisir les données à migrer. La réponse par défaut pourrait être de tout transférer depuis votre base actuelle, ce qui est faisable si toutes vos données sont exploitables et conformes aux réglementations.
Toutefois, changer de logiciel comptable est aussi l’occasion de revoir vos pratiques de gestion des données.
- Stockez-vous des données dont vous n’avez pas besoin ?
- Existe-t-il des catégories de données de mauvaise qualité à supprimer ?
Gardez en tête les obligations réglementaires liées à la conservation des données, afin de ne pas supprimer ce que vous êtes légalement tenu de conserver.
2. Transférez et testez vos données
Une fois vos données préparées et normalisées pour le nouveau logiciel, il est temps d’effectuer leur transfert. Votre nouveau prestataire devrait pouvoir vous aider dans cette démarche, dont les modalités peuvent varier en fonction de l’ancien et du nouveau système.
Dans certains cas, il est possible de connecter directement les sources via des APIs ; autrement, il faudra probablement exporter les données dans Excel, puis les importer dans le nouveau système.
Une fois le transfert terminé, il sera crucial de lancer des rapports de test pour vérifier le bon déroulement de la migration. Par exemple, sélectionnez quelques tâches clés, effectuez-les dans l’ancien logiciel puis dans le nouveau, afin de comparer les résultats obtenus.
3. Formez les utilisateurs sur le nouveau logiciel
Une fois que tout fonctionne comme prévu, vous pouvez lancer le déploiement. Il devra y avoir un processus de formation complet pour permettre à votre équipe de prendre le nouveau logiciel en main.
Ne cherchez pas à expédier cette étape. Il faut prévoir suffisamment de temps pour que chacun maîtrise la nouvelle solution avant de l’utiliser en situation réelle. Prendre ce temps en amont vous épargnera bien des maux de tête ensuite.
Cet accompagnement doit comprendre un accès permanent à une équipe de support client, qu’elle soit interne ou proposée par le fournisseur. Ainsi, les utilisateurs pourront demander de l’aide même une fois la formation initiale terminée.
4. Faites tourner les deux systèmes en parallèle
Enfin, ne fermez pas trop vite l’ancien système. Il y aura forcément des ratés au début, donc garder l’ancien logiciel actif peut s’avérer prudent en cas de besoin.
Pendant toute la durée de la migration, n’hésitez pas à solliciter l’accompagnement de votre nouveau prestataire pour assurer une transition en douceur. C’est dans leur intérêt que tout se passe bien, et même si vous ne faites cette transition qu’une seule fois, eux la gèrent régulièrement.
Pensez également à fixer une date de bascule définitive. Avant de fermer l’ancien service, veillez à sauvegarder une archive des personnalisations réalisées, au cas où vous auriez besoin d’y revenir.
Erreurs fréquentes lors d’une migration comptable
Bien entendu, les meilleures leçons viennent des erreurs commises, mais il vaut toujours mieux apprendre de celles des autres. J'ai compilé quelques-unes des erreurs les plus courantes lors des migrations de logiciels comptables selon des experts du secteur.
Payer inutilement trop cher
Avec des technologies telles que les APIs, il n'est pas forcément nécessaire de payer le prix fort pour un logiciel qui propose toutes les fonctionnalités nativement.
Un grand nombre de logiciels de comptabilité disposent désormais d’API et d’applications de support, ce que les entreprises n’envisagent parfois pas lors de l’évaluation d’un nouveau fournisseur.
Cela peut conduire les entreprises à payer trop cher pour un logiciel « tout-en-un », car elles ont une liste de besoins énorme alors que certaines de ces fonctionnalités pourraient être mieux gérées par un prestataire spécialisé en dehors du logiciel de comptabilité principal.
Manque de continuité dans les principes comptables
D’un point de vue comptable, il ne s’agit pas seulement de transférer les bonnes données, il faut aussi s’assurer que la continuité dans la catégorisation de ces données est maintenue dans le nouveau système.
Relisez attentivement votre plan comptable et vos principes comptables avant de migrer pour éviter les erreurs de principe qui peuvent fausser vos rapports financiers.
Lorsque vous changez de logiciel de comptabilité, une erreur critique consiste à ne pas correctement cartographier vos données pour qu’elles s’alignent avec le cadre du nouveau système. Les erreurs de principe surviennent lorsque les transactions sont classées ou traitées de manière incorrecte selon les GAAP. Par exemple, une mauvaise catégorisation des dépenses, une mauvaise application des règles de reconnaissance des revenus ou une mauvaise déclaration des charges à payer. Ces erreurs techniques peuvent s’accumuler et déformer vos états financiers.
Pour éviter cela, examinez attentivement les fonctionnalités du nouveau logiciel et consultez votre comptable afin de vous assurer que votre paramétrage reflète vos livres existants. Investir dans une planification et une exécution adéquates dès le départ vous évitera bien des maux de tête par la suite, notamment au niveau de la conformité et de la prise de décisions basée sur des chiffres erronés.
Choisir un partenaire d’implémentation uniquement sur le prix
Pour les grandes entreprises, il est courant de faire appel à un spécialiste externe pour mettre en œuvre une nouvelle solution comptable. Si votre entreprise est suffisamment grande pour justifier ce recours, les experts préviennent qu’il faut être attentif au choix du partenaire avec lequel travailler.
Les entreprises qui choisissent le partenaire le moins cher vivent une mauvaise expérience d’implémentation, et doivent soit dépenser plus d’argent pour corriger les problèmes de la première implémentation, soit n’utilisent jamais effectivement leur nouveau logiciel.
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