Comptes de dépenses : Le guide ultime de gestion financière

Les frais courants incluent le loyer, les salaires/rémunérations, les services publics, la publicité, les fournitures de bureau et la gestion des frais de déplacement. Lorsqu’une entreprise paie quelque chose (comme un voyage), ce montant est débité sur un compte de charges. Cela augmente le total des charges, ce qui réduit ensuite le bénéfice de l'entreprise.

Voici en général à quoi ressemble le processus :

Supposons que vous ayez dépensé 10 000 $ pour le voyage annuel de bureau cette année, y compris les frais de divertissement. Vous n’avez pas encore payé l’agence de voyages, qui accepte que vous la régliez lors de la prochaine période comptable.

Les 10 000 $ sont transférés dans un compte de charges « voyage de bureau », et le compte de l’agence de voyages est crédité du même montant. Si vous vous demandez pourquoi cela fonctionne ainsi, consultez notre guide sur les trois règles d’or de la comptabilité.

Lorsque vous clôturez votre comptabilité à la fin de la période, le solde du compte de charges est viré au compte de résultats (présenté sous forme de compte de résultat pour la conformité GAAP). Dans votre journal, les écritures suivantes sont passées pour enregistrer la transaction que nous venons d’aborder :

Pourquoi les comptes de charges sont-ils importants ?

Les comptes de charges permettent d’organiser et catégoriser les opérations de dépenses ainsi que leurs frais indirects. Ils aident aussi à surveiller les seuils de dépenses par catégorie, pour vous donner visibilité, contrôle et compréhension sur le fonctionnement de votre entreprise.

Exemple : Supposons que vous ayez prévu un budget de 50 000 $ pour les célébrations telles que les anniversaires, mariages et autres événements personnels des employés. Plusieurs membres de votre équipe ont eu des enfants ce trimestre, et vous avez déjà dépassé la limite de 50 000 $ avant la fin du deuxième trimestre.

Si vous disposez d’un compte de charges dédié aux célébrations des employés, votre équipe pourra signaler un risque de dépassement budgétaire pour l’année en cours. Cela vous donne le temps de vous préparer, de réallouer des fonds d’une autre catégorie de charges ou d’un autre poste comptable vers les frais de célébration, afin de continuer à respecter vos limites globales de dépenses.

Conforme à l’IRS

Il est également important de bien tenir à jour les comptes de charges, car l’IRS doit connaître la nature de vos dépenses, pas seulement leur montant. Tenir des comptes séparés pour chaque catégorie de dépenses facilite le travail des auditeurs externes et de l’IRS, et permet de vérifier que toutes les charges déclarées sont bien déductibles.

Les 4 grands types de comptes de charges

Saviez-vous qu’il existe plusieurs types de comptes de charges ? Ces comptes présentent chacun leurs propres spécificités, ce qu’il est utile de connaître sur le long terme. Voici un aperçu complet de chaque type et de ce qu’ils recouvrent :

Coût des marchandises vendues

Le coût des marchandises vendues (COGS) inclut les coûts directs engagés pour produire les biens, du côté des fabricants. Pour les commerces, le COGS comprend le coût des stocks et les frais liés tels que le transport.

Même les sociétés de services ont un équivalent, appelé coût des ventes (COS), qui inclut les frais directs (main-d’œuvre directe, frais généraux) liés à la prestation de service. Les DAF des entreprises SaaS traitent généralement avec le coût des ventes, mais les DAF des entreprises technologiques produisant du matériel doivent également gérer le COGS et la gestion des stocks.

Le COS est comptabilisé en charge au cours de l’année durant laquelle il est encouru. Il est parfois immobilisé, mais même dans ce cas, il apparaît généralement au bilan en tant que charges payées d’avance. Par exemple, si une partie du COS est payée d’avance pour des prestations futures, elle est enregistrée en charges payées d’avance et amortie progressivement.

Dès qu’un fabricant engage des dépenses pour des matières premières, du personnel ou des frais généraux, celles-ci sont immobilisées en tant qu’inventaire. Ces dépenses restent au bilan en tant qu’inventaire jusqu’à leur vente. Quand le commerçant achète cet inventaire, le coût d’achat figure également à l’actif de son bilan jusqu’à ce qu’il soit revendu.

Supposons que vous vendez des t-shirts, et que le coût unitaire d'un t-shirt est de 10 $. À chaque fois que vous vendez une unité (un t-shirt), 10 $ sont transférés de l'inventaire au compte Coût des marchandises vendues (COGS). Le coût de l’inventaire invendu—disons 1 000 unités valant 10 000 $—continue d’apparaître au bilan.

Le solde du compte COGS est clôturé dans le compte de résultat à la fin de l'année pour calculer le bénéfice brut. 

Gardez à l'esprit

L’inventaire (un actif courant) est converti en charge uniquement lors de la vente aussi bien pour les fabricants que pour les commerçants, conformément au principe d’appariement en comptabilité.

Charges d'exploitation

Les charges d’exploitation sont rarement capitalisées. La plupart des comptes de charges d'exploitation, comme les frais de publicité, les frais de déplacement professionnel et les charges de services, sont clôturés dans le compte de résultat à la fin de l'exercice.

Cependant, il existe quelques exceptions. Par exemple :

Charges non opérationnelles

Les charges non opérationnelles sont celles qui ne sont pas directement liées aux activités principales de l’entreprise. Elles sont traitées comme toutes autres charges. Voici quelques exemples :

• Intérêts : Les intérêts sont une charge financière. Les intérêts liés aux prêts, obligations ou lignes de crédit sont classés comme charge non opérationnelle.
• Indemnisations judiciaires et frais juridiques : Les amendes, pénalités et règlements issus de procès qui ne découlent pas des activités normales de l’entreprise sont considérés comme non opérationnels.
• Amortissements (parfois non opérationnels) : La charge d’amortissement sur les actifs non utilisés dans le cœur de métier (par exemple, des propriétés locatives) peut être classée comme non opérationnelle.

Dépenses non déductibles

Les dépenses non déductibles sont enregistrées comme toute autre dépense, mais elles ne sont pas ajustées à des fins fiscales. Même si un revenu non déductible réduit votre bénéfice net, il ne réduit pas votre charge fiscale car l’IRS ne l’autorise pas en déduction.

Les exemples de dépenses non déductibles incluent les amendes et pénalités (telles que les pénalités IRS et les amendes OSHA), les contributions politiques et activités de lobbying, certaines primes d’assurance-vie (si l’entreprise en est le bénéficiaire).

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Avantages des comptes de charges

Les comptes de charges sont une composante indispensable de la comptabilité financière, car il est impossible d’établir des rapports financiers sans eux. Ils présentent toutefois bien d'autres avantages :

• Suivi financier précis : Séparer les charges dans des comptes dédiés évite le chaos financier. Cela garantit une comptabilité claire pour l’établissement des rapports, la budgétisation et l’analyse.
• Optimisation fiscale et conformité : Une bonne catégorisation des charges permet de maximiser les déductions tout en restant conforme avec l’IRS—personne n’aime les contrôles fiscaux.
• Audits et contrôles financiers facilités : Internes ou externes, des comptes de charges bien organisés accélèrent les audits et réduisent les soucis lors du rapprochement des comptes.
• Contrôle des coûts et budgétisation : Suivre les différentes catégories de charges permet de mieux définir les budgets et d’identifier les zones de dépassement de dépenses avant qu’elles ne deviennent problématiques.

Inconvénients des comptes de dépenses

Il n’existe aucune bonne raison, voire aucune option, d’ignorer les comptes de dépenses. Cependant, ils présentent tout de même quelques inconvénients, dont :

• Complexité et lourdeur administrative : Gérer plusieurs catégories de dépenses peut devenir accablant, en particulier pour les entreprises ayant un volume élevé de transactions. Trop de granularité aboutit souvent à un casse-tête administratif.
• Risque de mauvaise catégorisation : Les employés ou comptables peuvent mal classer certaines dépenses, ce qui conduit à des états financiers inexacts et à d’éventuels problèmes de conformité fiscale.
• Catégorisation incohérente entre départements : Si chaque équipe utilise ses propres méthodes de suivi des dépenses, cela peut entraîner des incohérences dans la production de rapports et des réconciliations fastidieuses.

Comment gérer les comptes de dépenses

La gestion des comptes de dépenses ne se limite pas à la tenue comptable. Il s’agit aussi de contrôle financier, d’optimisation fiscale et de prise de décisions stratégiques. Voici quelques façons de gérer efficacement les comptes de dépenses :

1. Standardiser les catégories de dépenses

Catégorisez les dépenses et définissez clairement ce que couvre chaque catégorie. Cependant, évitez une granularité excessive. Trop de catégories rendent la production de rapports inutilement complexe.

2. Automatisez le suivi des dépenses

Utilisez des logiciels de comptabilité sur le cloud comme QuickBooks, Xero ou NetSuite pour catégoriser et suivre automatiquement les dépenses. Envisagez également d’investir dans des outils d’automatisation des dépenses tels qu’Expensify, Brex ou Ramp, afin de permettre aux employés de soumettre leurs justificatifs numériquement.

3. Définissez des politiques et des rapports de dépenses clairs 

Définissez les dépenses autorisées, clarifiez ce que les employés peuvent ou non rembourser, et utilisez un modèle standard d’état de dépenses. Exigez des justificatifs pour toute dépense dépassant un certain montant et mettez en place des circuits d’approbation. Par exemple, vous pouvez demander une validation managériale pour tout remboursement d’état de dépenses supérieur à 500 $.

Il est également important de fixer le moment où il faut soumettre ses dépenses et celui qui serait trop tôt. Si vous le faites avant que ce soit nécessaire, vous courez le risque de fausser votre résultat net et la santé financière de l’entreprise.

4. Effectuez des rapprochements réguliers

Des rapprochements mensuels permettent de s’assurer que les dépenses enregistrées correspondent aux relevés bancaires et aux transactions de carte de crédit ; c’est une excellente stratégie pour éviter les problèmes de dernière minute concernant des transactions manquantes ou douteuses.

5. Surveillez les dépenses et fixez des budgets 

Analysez les tendances de dépenses pour identifier les postes les plus gourmands. Si les coûts augmentent discrètement, une revue régulière permettra de les identifier rapidement. Vous pouvez également maîtriser les coûts en fixant des plafonds de dépenses par service et en utilisant des outils de contrôle de performance comme l’analyse des écarts budgétaires.

6. Anticipez les déductions fiscales et la conformité

Pour maximiser les avantages fiscaux, conservez des registres détaillés des dépenses déductibles, comme les frais d’abonnement aux logiciels professionnels ou les frais de déplacement. Travaillez avec un expert-comptable pour rester en conformité avec la réglementation de l’IRS.

7. Passez vos comptes en revue et optimisez-les régulièrement

Rationalisez les catégories de dépenses redondantes afin de simplifier la production de rapports financiers. Repérez les abonnements sous-exploités ou services pouvant être annulés et analysez les tendances passées pour prendre des décisions budgétaires éclairées.

Outils de gestion des comptes de dépenses

La gestion des dépenses peut rapidement devenir trop complexe pour être réalisée manuellement à mesure que l’entreprise grandit. C’est là qu’un logiciel de gestion des dépenses s’avère utile. Les avantages des outils de gestion des dépenses incluent l’automatisation des processus, l’optimisation des rapports et la prise de décisions fondées sur les données.

Si vous recherchez une solution de gestion des dépenses, voici quelques-unes de nos meilleures recommandations :

Les logiciels et la simplicité sont essentiels

Les comptes de dépenses peuvent rapidement devenir un enchevêtrement complexe de transactions. La meilleure façon de les gérer ? Une catégorisation simple et un logiciel de gestion des dépenses qui simplifient la vie en éliminant le chaos, les erreurs et le travail manuel liés au processus de gestion des dépenses.

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