Combien coûte l’externalisation de la comptabilité depuis les États-Unis ?
C’est votre jour de chance ! Vous pouvez aller sur Groupon ou Fiverr et engager un comptable pour seulement 20 $ !
Je plaisante. Ce serait probablement une très mauvaise idée.
Mais cela soulève la question : Combien coûte réellement l’externalisation de la comptabilité ? Et plus important encore, combien les entreprises doivent-elles prévoir de dépenser pour la comptabilité afin de garantir un service de qualité ?
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L’externalisation de la comptabilité peut représenter des économies substantielles par rapport aux solutions internes, même en comparant des prestataires de compétence équivalente. Ce guide couvrira les coûts à prévoir pour les entreprises américaines cherchant à externaliser (aux États-Unis ou à l’étranger).
Pourquoi devriez-vous externaliser ?
La raison principale d’externaliser les services comptables est de réduire les coûts.
Aux États-Unis, le salaire de base moyen pour un comptable interne à temps plein est de 61 969 $. En ajoutant les charges sociales, les avantages et un espace de bureau supplémentaire, le coût annuel par comptable peut facilement dépasser 80 000 $ — et atteindre des montants bien plus élevés dans les zones où le coût de la vie est important.
En plus des salaires, vous pouvez aussi économiser considérablement sur les logiciels. Les services de tenue de livres externes fournissent en général leurs propres logiciels ; ainsi – si vous êtes assez petit – vous n’avez pas besoin d’investir davantage dans un logiciel de comptabilité ou une solution ERP comptable.
Cependant, il ne s’agit pas uniquement d’économies. L’externalisation peut également s’avérer plus efficace, car il n’est pas nécessaire de former des équipes comptables internes. Des cabinets comptables externes de qualité proposeront également une expertise spécialisée qu’il peut être difficile de trouver avec un comptable en interne.
Et, de façon contre-intuitive, externaliser des fonctions comptables peut aussi améliorer la sécurité financière. Bien que vous deviez partager vos données financières avec un tiers, les comptables externes n’ont en général pas accès aux comptes ou aux sources de financement de l’entreprise, ce qui réduit considérablement les risques de détournement de fonds et de fraude.
En un coup d’œil : Quel est le coût de l’externalisation des services comptables ?
Pour la plupart des entreprises, l’externalisation coûte environ 500 $ à 5 000 $ (voire plus) par mois pour des cabinets CPA basés aux États-Unis, et potentiellement moins pour l’externalisation à l’étranger.
Pour les plus grandes entreprises, les coûts augmentent avec le volume de revenus et/ou le nombre d’employés. Un bon indicateur de référence consiste à estimer les dépenses annuelles de comptabilité à environ 0,5 % à 1,5 % du chiffre d’affaires annuel.
Facteurs influant sur le coût de l’externalisation
Le coût de l’externalisation comptable varie selon les spécificités de votre entreprise. D’une manière générale, plus vos opérations sont petites et simples, moins l’externalisation sera coûteuse.
Les facteurs suivants influent sur le coût total du recours à un cabinet comptable externe :
Chiffre d’affaires
Le coût des services comptables augmente généralement avec le volume du chiffre d’affaires généré par l’entreprise. Plus de revenus équivaut en général à plus de travail pour les teneurs de livres et comptables, ce qui se traduit par un prix de service plus élevé.
Ceci dit, ce n’est pas toujours le cas. Une startup pré-revenu, par exemple, a encore beaucoup de travail comptable à effectuer. À l’inverse, des sociétés de services à fort chiffre d’affaires peuvent avoir une comptabilité relativement simple, surtout lorsqu’elles génèrent la majorité de leur revenu avec quelques gros clients.
Quoi qu’il en soit, le chiffre d’affaires est souvent utilisé comme indicateur simple pour évaluer la taille des opérations d’une entreprise, et peut donc servir de point de départ pour estimer le prix des services comptables.
Effectif
Le nombre de salariés d’une entreprise influence également le coût de l’externalisation comptable. L’effectif peut être utilisé comme indicateur de volume et/ou de complexité de l’activité de l’entreprise.
Il faut aussi prendre en compte les coûts unitaires associés au nombre d’employés. Les comptables doivent par exemple préparer des formulaires W-2 pour chaque salarié. Si la paie aussi est externalisée, les coûts supplémentaires par personne liés aux retenues à la source, au traitement des paies et à la préparation des déclarations fiscales peuvent également s’additionner.
Services nécessaires
La « comptabilité » est un terme large. La nature précise des besoins comptables et de tenue de livres d’une entreprise influera grandement sur le coût de l’externalisation.
Les cabinets comptables peuvent offrir les services suivants :
- Comptabilité et préparation des états financiers
- Traitement de la paie
- Comptes clients/facturation
- Comptes fournisseurs
- Audit interne
- Gestion des audits externes
- Élaboration du budget et prévisions financières
- Analyse financière
- Et plus encore
La comptabilité de base et la préparation des rapports financiers sont généralement incluses par défaut ; les autres services sont souvent proposés en options supplémentaires.
Lorsque vous consultez des chiffres sur le coût moyen de l'externalisation des services comptables, vous remarquerez une fourchette très large (par exemple, de 500 $ à 5 000 $+ par mois). Cela s'explique principalement par la variété des services souhaités par l'entreprise et la fréquentation d'une tarification à la carte.
Méthode d’externalisation
Les prestataires comptables externes peuvent soit compléter les compétences de votre personnel existant, soit remplacer entièrement les rôles d’un service comptable interne. Le niveau de service fourni influence les coûts.
Par exemple, si vous avez déjà un comptable en interne, vous pouvez faire appel à un service comptable pour l’accompagner et prendre en charge des tâches supplémentaires comme l’élaboration du budget, les prévisions financières ou l’analyse financière.
À l’inverse, peut-être que vous tenez vous-même la comptabilité et souhaitez sous-traiter entièrement la fonction afin de libérer du temps pour d’autres tâches.
Comme on peut s’y attendre, plus le niveau de service fourni est élevé, plus l’externalisation sera coûteuse.
Méthode de tarification
Les prestataires comptables peuvent structurer leur politique tarifaire de plusieurs façons. Les deux formules les plus courantes sont le tarif horaire et la facturation mensuelle sous forme de forfait.
Tarif horaire
Les tarifs horaires pour des comptables situés aux États-Unis s’élèvent souvent à 100 $ à 500 $+ de l’heure. Pour des services comptables offshore, les coûts sont généralement plus faibles et peuvent se situer dans la fourchette de 20 $ à 100 $+ de l’heure.
Certaines entreprises peuvent proposer plusieurs niveaux de tarifs horaires. Par exemple, la tenue de livres de base peut coûter 100 $ de l’heure (assurée par des collaborateurs juniors), tandis que la préparation de déclarations fiscales ou de rapports financiers peut coûter 400 $ de l’heure (prise en charge par un expert-comptable agréé).
Avantages de la tarification horaire :
- Peut être plus économique, en particulier pour les petites entreprises
- Les coûts s’adaptent au volume de transactions, ce qui signifie que les dépenses peuvent être moindres lors des périodes creuses
- Idéal pour les entreprises saisonnières, les sociétés en forte croissance et les startups en phase de pré-revenu
Inconvénients de la tarification horaire :
- Les coûts totaux sont moins prévisibles
- La facturation à l’heure peut encourager un manque d’efficacité de la part du prestataire
- Peut exiger un minimum d’heures facturables par mois
Forfait mensuel
Le tarif mensuel pour des services comptables varie de 500 $ à 5 000 $+ par mois pour des petites entreprises ayant jusqu’à 10 millions de chiffre d’affaires et/ou moins de 100 employés, puis augmente avec l’échelle. Pour des sociétés de comptabilité offshore, les coûts peuvent être inférieurs, de l’ordre de 250 $ à 3 000 $+.
La tarification au forfait mensuel implique généralement un engagement plus long, souvent d’un an ou plus. Elle peut se présenter sous la forme d’un montant fixe mensuel standard (quel que soit le volume de travail du mois) ou comme un certain nombre d’heures de crédit par mois, qui peuvent être reportées si elles n’ont pas été utilisées.
Par exemple, une entreprise peut facturer 3 000 $ par mois de façon forfaitaire. Une autre peut facturer 3 000 $ par mois pour 15 heures créditées par mois. Dans ce second cas, les heures de crédit non utilisées au cours d’un mois donné peuvent être reportées sur les mois suivants sans frais supplémentaires.
Avantages du forfait mensuel :
- Des coûts cohérents et prévisibles facilitent la planification budgétaire
- Peut représenter une remise par rapport au tarif horaire de l’entreprise
- Peut inciter les prestataires à être plus efficaces
Inconvénients du forfait mensuel :
- Peut nécessiter un engagement plus long
- Moins adapté aux entreprises ayant des besoins variables tout au long de l’année (ex. : entreprises saisonnières, sociétés en forte croissance)
- Peut être moins économique pour les petites entreprises et les besoins comptables les plus simples
Comment estimer le coût total
Les coûts de l'externalisation des services comptables varient en fonction de la complexité de votre entreprise. Ainsi, la seule façon d'obtenir une estimation précise des coûts est de contacter plusieurs cabinets comptables pour recevoir un devis personnalisé.
Cela dit, vous pouvez estimer les coûts en tenant compte du chiffre d'affaires de votre entreprise, de vos besoins en services et de votre localisation.
Coûts annuels estimés en pourcentage du chiffre d'affaires
Vous pouvez calculer le coût annuel attendu de l'externalisation comptable sur la base d'un pourcentage de vos revenus annuels.
1 % à 1,5 % du chiffre d'affaires annuel constitue un bon point de départ pour les entreprises générant entre 300 000 $ et 3 millions $ environ.
Par exemple, une entreprise avec environ 1 million $ de revenus pourrait s'attendre à ce que ses coûts comptables annuels (et non mensuels) se situent autour de 10 000 $ à 15 000 $.
Pour les petites entreprises, les dépenses peuvent souvent dépasser ce seuil de 1 %-1,5 %. Un prestataire de services familial qui gagne 100 000 $ de recettes par an aura du mal à trouver un cabinet comptable prêt à travailler pour seulement 1 000 $ à 1 500 $ par an.
À l'inverse, les entreprises à fort chiffre d'affaires peuvent avoir des coûts moindres en pourcentage de leurs recettes. Une entreprise générant 10 millions $ de chiffre d'affaires annuel pourrait éventuellement trouver un prestataire comptable de qualité pour environ 0,5 %-1 % de ses revenus.
N'oubliez pas que ces chiffres sont des estimations très approximatives et qu'ils reflètent généralement des tarifs pratiqués aux États-Unis. Pour les entreprises qui externalisent à l'étranger, les coûts sont en général plus bas.
Externaliser localement vs. à l’étranger
Un facteur de coût majeur est la localisation du service comptable auquel vous externalisez.
De manière générale, les comptables aux États-Unis facturent davantage que ceux situés à l'étranger — surtout s'il s'agit de prestataires dans des pays où le coût de la vie est plus faible, comme l'Inde ou les Philippines.
Lorsque vous évaluez des services comptables offshore, assurez-vous de mener une vérification approfondie. Des coûts cachés ou des inefficacités peuvent facilement réduire les avantages économiques de l'externalisation. Assurez-vous aussi que le prestataire emploie des comptables bien formés aux normes comptables et fiscales américaines.
L’externalisation peut être économique, mais choisissez avec soin
Pour de nombreuses entreprises, le coût d'externalisation des services comptables peut être nettement inférieur à l'achat d’un bon logiciel de comptabilité ou à l'embauche d’un comptable en interne.
Cela dit, il est essentiel de s'associer à un prestataire de services comptables reconnu. Des services bon marché ne vous servent à rien s'ils sont imprécis ou inefficaces, et aucun dirigeant d'entreprise ne souhaite devoir vérifier la fiabilité de ses prestataires comptables.
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