Combien coûte l’externalisation de la comptabilité depuis les États-Unis ?
Combien coûte l’externalisation de la comptabilité ? Et peut-être encore plus important, combien les entreprises doivent-elles prévoir de dépenser pour garantir un service de qualité ?
L’externalisation de la comptabilité peut offrir d’importantes économies par rapport à des solutions internes, même en comparant des prestataires de niveaux équivalents. Ce guide présente les attentes en matière de coûts pour les entreprises américaines souhaitant externaliser (que ce soit sur le territoire ou à l’étranger).
Pourquoi externaliser ?
La principale raison de considérer l’externalisation des services comptables est de réduire les coûts.
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Aux États-Unis, le salaire de base moyen d’un comptable interne à temps plein est de 61 969 $. Une fois ajoutées les charges patronales, les avantages sociaux et l’espace de bureau supplémentaire, le coût annuel par comptable peut facilement dépasser 80 000 $ — et même bien plus dans les régions où le coût de la vie est élevé.
En plus des salaires, de grandes économies peuvent aussi être réalisées sur les logiciels. Les prestataires de tenue de livres externes fournissent généralement leurs propres outils, ce qui signifie que – si votre entreprise est de petite taille – vous n’avez pas à investir de l’argent supplémentaire dans un logiciel comptable ou dans une solution ERP de comptabilité.
La réduction des coûts n’est toutefois pas le seul avantage. L’externalisation peut apporter plus d’efficacité, puisqu’il n’est pas nécessaire de former une équipe comptable interne. Les cabinets comptables externes de qualité offrent également une expertise spécialisée, parfois difficile à trouver auprès d’un employé en interne.
Et de façon contre-intuitive, l’externalisation des fonctions comptables peut aussi améliorer la sécurité financière. Bien qu’il faille partager vos données financières avec un tiers, un comptable externe n’a généralement pas accès aux comptes ou aux sources de financement de l’entreprise, ce qui réduit grandement les risques de détournement et de fraude.
En un coup d’œil : quel est le coût de l’externalisation des services comptables ?
Pour la plupart des entreprises, l’externalisation peut coûter entre 500 $ et plus de 5 000 $ par mois pour des cabinets américains de CPA, et potentiellement moins pour une externalisation à l’étranger.
Pour les grandes entreprises, les coûts peuvent augmenter selon le volume de revenus et/ou le nombre d’employés. Une estimation de référence raisonnable consiste à calculer que la comptabilité représente environ 0,5 % à 1,5 % du chiffre d’affaires annuel.
Facteurs influençant le coût de l’externalisation
Le coût de l’externalisation de la comptabilité varie selon les spécificités de votre entreprise. De façon générale, plus vos opérations sont petites et simples, moins l’externalisation sera coûteuse.
Les facteurs suivants influencent le coût total d’utilisation d’un cabinet comptable externe :
Revenus
Les coûts des services comptables augmentent généralement avec le volume de revenus générés par l’entreprise. Plus de revenus signifient souvent plus de travail pour les teneurs de livres et comptables, ce qui se traduit par des tarifs de service plus élevés.
Cela dit, ce n’est pas toujours vrai. Une startup pré-revenus, par exemple, a encore d’importantes tâches comptables à gérer. À l’inverse, certaines entreprises de services à hauts revenus peuvent avoir une comptabilité assez simple, notamment si la majorité de leurs revenus provient de quelques comptes clients.
Malgré tout, le chiffre d’affaires sert souvent de métrique simple pour évaluer la taille d’une entreprise, et il est courant de l’utiliser comme point de départ pour fixer le prix des services comptables.
Effectif
Le nombre d’employés qu’une société emploie peut aussi influencer le coût de l’externalisation de la comptabilité. L’effectif sert de base pour estimer le volume ou la complexité des opérations d’une entreprise.
Il existe également des coûts unitaires à prendre en compte concernant la masse salariale. Par exemple, les comptables doivent préparer des formulaires W-2 pour chaque employé. Si la gestion de la paie est aussi externalisée, des coûts supplémentaires par personne pour la retenue à la source, le traitement des salaires et la préparation des documents fiscaux peuvent s’ajouter.
Services nécessaires
« Comptabilité » est un terme vaste. Les besoins spécifiques d’une entreprise en matière de comptabilité et de tenue de livres influenceront fortement le coût de l’externalisation.
Les cabinets comptables peuvent proposer les services suivants :
- Comptabilité et préparation des états financiers
- Traitement de la paie
- Comptes clients/facturation
- Comptes fournisseurs
- Audit interne
- Gestion d’audit externe
- Élaboration de budget et prévisions
- Analyse financière
- Et bien plus
La comptabilité de base et la préparation des rapports financiers sont généralement incluses par défaut ; les autres services sont souvent proposés en options supplémentaires.
Lorsque vous consultez les chiffres relatifs au coût moyen de l’externalisation des services comptables, vous remarquerez une grande diversité (par exemple, de 500 $ à 5 000 $+ par mois). Cela est principalement dû à la diversité des services souhaités par l’entreprise et à la popularité des tarifications à la carte.
Méthode d’externalisation
Les prestataires externes de services comptables peuvent soit renforcer les capacités de votre équipe actuelle, soit remplacer entièrement les fonctions d’un département comptable interne. Le niveau de services fourni influence les coûts.
Par exemple, si vous avez déjà un comptable en interne, vous pouvez faire appel à un service comptable pour l’appuyer et prendre en charge des tâches complémentaires telles que l’élaboration de budget, les prévisions ou l’analyse financière.
D’un autre côté, si vous vous occupiez vous-même de la comptabilité, vous envisagez peut-être d’externaliser entièrement cette fonction pour vous libérer davantage de temps.
Comme on peut le supposer, plus le niveau de service fourni est élevé, plus l’externalisation sera coûteuse.
Méthode de tarification
Les prestataires comptables peuvent structurer leurs services de plusieurs façons. Les deux plus courantes sont le tarif horaire et la prestation sur la base d’un forfait mensuel.
Tarif horaire
Les taux horaires pour des comptables basés aux États-Unis se situent généralement entre 100 $ et 500 $+ de l’heure. Pour les services comptables offshore, les coûts sont souvent plus bas et oscillent entre 20 $ et 100 $+ de l’heure.
Certains cabinets peuvent proposer plusieurs niveaux de tarifs horaires. Par exemple, la comptabilité de base peut être facturée 100 $/h (et réalisée par des collaborateurs juniors), tandis que la préparation fiscale et des rapports financiers peut être tarifée à 400 $/h (et prise en charge par un CPA agréé).
Avantages de la tarification horaire :
- Peut être plus rentable, notamment pour les petites entreprises
- Les coûts évoluent avec le volume de transactions, ce qui signifie que les charges peuvent être moindres lors des mois creux
- Bien adapté aux entreprises saisonnières, en forte croissance, ou aux start-up pré-revenus
Inconvénients de la tarification horaire :
- Les coûts totaux sont moins prévisibles
- La facturation à l’heure peut inciter les prestataires à manquer d’efficacité
- Peut nécessiter un minimum d’heures facturables chaque mois
Forfait mensuel
Les forfaits mensuels pour les services comptables varient de 500 $ à 5 000 $+ par mois pour une petite entreprise jusqu’à 10 millions de chiffre d’affaires et/ou moins de 100 salariés, puis augmentent à partir de là. Pour les cabinets comptables offshore, les coûts peuvent être inférieurs, entre 250 $ et 3 000 $+.
Les tarifs mensuels impliquent généralement un engagement sur la durée, souvent d’1 an ou plus. Ils peuvent être structurés en forfait mensuel fixe (quels que soient les volumes de travail), ou en crédit d’heures par mois, lesquelles peuvent être reportées si elles ne sont pas utilisées.
Par exemple, un cabinet peut facturer 3 000 $ par mois forfaitairement. Un autre peut exiger 3 000 $ par mois pour 15 heures de crédit mensuelles. Dans ce dernier cas, les heures non utilisées ce mois-ci peuvent être reportées sur les mois suivants sans coûts additionnels.
Avantages de la tarification mensuelle :
- Des coûts réguliers et prévisibles, plus faciles à budgéter
- Peut représenter une réduction par rapport au tarif horaire du cabinet
- Peut inciter les prestataires comptables à être plus efficaces
Inconvénients de la tarification mensuelle :
- Peut nécessiter un engagement plus long
- Moins adapté aux entreprises ayant des besoins variables tout au long de l’année (c’est-à-dire les entreprises saisonnières, les sociétés en forte croissance)
- Peut être moins rentable pour les petites entreprises et des besoins comptables plus simples
Comment estimer le coût total
Les coûts de l’externalisation des services comptables varient en fonction de la complexité de votre entreprise. Par conséquent, la seule façon d’obtenir une estimation véritable du coût est de contacter plusieurs cabinets comptables pour demander un devis personnalisé.
Ceci étant dit, vous pouvez estimer les coûts en prenant en compte le chiffre d’affaires de votre entreprise, vos besoins en services et votre localisation.
Estimation des coûts annuels comme pourcentage du chiffre d’affaires
Vous pouvez calculer les coûts annuels prévus d’externalisation de la comptabilité sur la base d’un pourcentage de votre chiffre d’affaires annuel.
1 % à 1,5 % du chiffre d’affaires annuel est une bonne référence de départ pour les entreprises ayant un chiffre d’affaires compris entre 300 000 $ et 3 M $ environ.
Par exemple, une entreprise ayant un chiffre d’affaires d’environ 1 M $ peut s’attendre à voir ses frais comptables annuels (et non mensuels) se situer entre ~10 000 $ et 15 000 $ par an.
Pour les petites entreprises, ces dépenses dépassent souvent ce seuil de 1 % à 1,5 %. Un prestataire familial touchant 100 000 $ de chiffre d’affaires annuel aurait du mal à trouver un prestataire comptable prêt à travailler pour seulement 1 000 à 1 500 $/an.
À l’inverse, les entreprises à fort chiffre d’affaires peuvent bénéficier de coûts moins élevés en pourcentage. Une société réalisant 10 M $ de chiffre d’affaires annuel pourrait peut-être décrocher un prestataire comptable de qualité pour environ 0,5 % à 1 % de ses revenus.
N’oubliez pas que ces chiffres sont des estimations très approximatives et basées, en général, sur les prix pratiqués aux États-Unis. Pour les entreprises externalisant à l’étranger, les coûts sont généralement plus faibles.
Externalisation locale vs. à l’étranger
Un paramètre de coûts majeur est la localisation du service comptable auquel vous externalisez.
De façon générale, les comptables basés aux États-Unis facturent plus que ceux basés à l’étranger — en particulier dans les pays à faible coût de la vie comme l’Inde ou les Philippines.
Lorsque vous envisagez des services comptables externalisés à l’étranger, veillez à faire preuve d’une réelle diligence raisonnable : des coûts cachés et/ou des inefficacités peuvent facilement anéantir l’avantage budgétaire de l’externalisation. Veillez aussi à bien vous assurer que le service emploie des comptables expérimentés en normes comptables et en législation fiscale américaines.
L’externalisation peut être rentable, mais choisissez prudemment
Pour de nombreuses entreprises, le coût de l’externalisation comptable peut être nettement inférieur à l’achat d’un bon logiciel comptable ou à l’embauche d’un comptable en interne.
Cela dit, il est primordial de s’associer à un prestataire de services comptables réputé. Un service peu coûteux ne servira à rien s’il manque de précision ou d’efficacité, et aucun dirigeant ne souhaite avoir à vérifier constamment l’exactitude de ses prestataires comptables.
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