Comment trouver le meilleur système de gestion des paiements (+5 excellentes options)

Aperçu du système de gestion des paiements

Un Système de Gestion des Paiements (PMS) est une plateforme qui gère les transactions monétaires d'une entreprise, y compris les dépenses, les décaissements de trésorerie et autres aspects de la gestion de trésorerie. Considérez-le comme un hub central qui ne se contente pas de payer les factures mais aide aussi à gérer l'ensemble du cycle de vie du paiement, de l'initiation à la réconciliation, ce qui en fait un outil indispensable pour les entreprises de toutes tailles.

Un PMS est généralement basé sur le cloud et vous permet d'optimiser vos processus de paiement : gérer les factures, suivre les demandes et les validations, fournir des rapports, et automatiser les paiements. Un bon PMS vous aidera à renforcer la sécurité des paiements et à améliorer la visibilité ainsi que la supervision des paiements au sein de votre entreprise.

Fonctionnalités standards d'un système de gestion des paiements

Lors du choix d’un système de gestion des paiements, il est essentiel de prendre en compte les fonctionnalités qui correspondent le mieux aux besoins de votre entreprise. Certaines fonctionnalités clés à rechercher sont :

Gestion des factures

Un bon PMS doit permettre de gérer les factures, vous offrant la possibilité de créer, modifier, envoyer et suivre facilement les factures clients. Cela permet de tenir à jour l’ensemble des transactions financières liées aux ventes, garantissant ainsi une traçabilité de toutes les sommes dues et reçues.

Traitement des paiements

Sans traitement efficace des paiements, les entreprises pourraient connaître des retards de réception de paiements ou rencontrer des problèmes de transactions refusées. Le système de gestion des paiements idéal doit prendre en charge plusieurs méthodes de paiement, telles que les cartes bancaires, virements, et portefeuilles numériques. Un atout majeur est la capacité à gérer plusieurs devises et à s’intégrer avec les passerelles de paiement populaires. 

Tous les services de paiement n’assurent pas des transactions de débit fluides. Trouvez un système qui traite efficacement les débits et vous offre également une visibilité sur votre position de liquidité, garantissant ainsi une trésorerie saine. L’ACH est aussi essentiel pour les débits et crédits directs entre banques. Assurez-vous que le système que vous envisagez prenne en charge les transactions ACH tant pour les opérations à payer qu’à recevoir. Au-delà des simples transactions, un système optimal doit également faciliter le processus d’approvisionnement, proposant des outils qui rendent l’achat et le paiement simples et efficaces.

Comparez ce qui est comparable

Si vous voulez vous assurer que le système est complet, comparez-le directement avec des outils de gestion des comptes clients et des outils AP. Cela vous aidera également à déterminer votre système optimal.

Enregistrement et suivi des factures et transactions

Vous voudrez un système qui enregistre toutes vos factures, transactions, reçus et paiements au même endroit afin d’en simplifier le suivi et le reporting.  Recherchez un PMS qui vous offre une visibilité claire de votre santé financière et propose des mises à jour en temps réel sur les statuts de paiement, une synchronisation automatique avec les comptes bancaires et une catégorisation des dépenses. Il devrait en outre permettre la recherche et la récupération faciles des transactions passées, grâce à des filtres par date, client, montant, etc.

Génération de reçus

Les reçus servent de preuve de transaction, font office de pièce justificative pour la fiscalité des entreprises et comme preuve d’achat pour les clients. Optez pour une plateforme qui génère et envoie automatiquement des reçus professionnels à vos clients dès réception du paiement. Les options de personnalisation des modèles de reçus, d’ajout de l’image de marque, et d’envoi par plusieurs canaux (par exemple, e-mail, SMS) sont des atouts. Cette fonctionnalité vous fera gagner beaucoup de temps et d’efforts tout en offrant une meilleure expérience client.

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Reporting

Les outils de reporting et d’analyse sont indispensables : vous aurez besoin d’indicateurs sur votre flux de trésorerie, chiffre d’affaires, factures impayées et frais de transaction. La fonction de reporting doit proposer une gamme de rapports prédéfinis comme les bilans de profits et pertes, les synthèses de ventes et les ventilations des dépenses, avec en complément la possibilité de personnaliser les rapports, de définir des plages de dates et de visualiser les données sous forme de graphiques ou de tableaux.

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Considérations pour l'achat d'un système de gestion des paiements

Vous ne devez pas vous fier uniquement à ces fonctionnalités standard, mais aussi prendre en compte certains facteurs importants lors de l'évaluation des systèmes, tels que :

Besoins de l'entreprise

Vous devez d'abord déterminer vos besoins essentiels, car cela détermine en fin de compte la solution logicielle qui vous conviendra. Par exemple, réfléchissez aux types de paiements que vous souhaitez traiter, au volume de paiements, et s'il est probable qu'il augmente considérablement au cours des prochaines années. Certains systèmes sont mieux équipés pour traiter de gros volumes, tandis que d'autres conviennent davantage aux petites entreprises avec des volumes plus faibles. La prévision de la croissance de votre volume de paiements vous permet de choisir un système qui pourra évoluer avec vos besoins.

Coût

Le coût de ces systèmes peut varier considérablement en fonction des fonctionnalités et du niveau de support proposé. Certains systèmes facturent un abonnement mensuel basé sur le nombre de transactions traitées. D'autres proposent des plans tarifaires différenciés selon les fonctionnalités. Quelques fournisseurs offrent des services de base entièrement gratuits pour commencer. Réfléchissez à vos besoins actuels et futurs pour déterminer le niveau qui vous convient. Si vous êtes une jeune startup, une option gratuite ou à faible coût peut suffire à court terme. Au fur et à mesure que vous grandissez, vous pouvez toujours passer à une offre plus robuste.

Des frais de transaction sont également courants et sont généralement un pourcentage du montant total du paiement, en plus d'un montant fixe par transaction. Comparez les frais des différents fournisseurs pour vous assurer qu'ils sont raisonnables et compétitifs. Certains peuvent supprimer ou réduire les frais pour les associations ou pour le traitement de gros volumes de paiements.

Sécurité et conformité

Une sécurité robuste est essentielle. Recherchez un système doté d’un chiffrement fort, d’une authentification à plusieurs facteurs et de contrôles d'accès basés sur les rôles. Le chiffrement brouille vos données afin que seules les personnes autorisées puissent les lire. L'authentification à plusieurs facteurs ajoute une couche de sécurité supplémentaire lors de la connexion, en envoyant souvent un code sur votre téléphone ou votre e-mail. Les contrôles d'accès par rôle limitent l'accès des employés uniquement aux données et aux fonctions dont ils ont besoin pour effectuer leur travail.

 Pour la conformité, choisissez un système qui répond à des normes telles que PCI DSS pour la gestion des données de carte bancaire, et HIPAA si vous traitez des informations de santé. Ces certifications prouvent que le système respecte des règles de sécurité et de confidentialité strictes. 

Couverture des paiements à l'international

Pour les entreprises opérant à l'international, il est indispensable de disposer d'un système qui prend en charge les méthodes de paiement mondiales et les différentes devises. Choisissez un fournisseur expérimenté dans la gestion des paiements transfrontaliers et qui offre une connectivité avec les réseaux de paiement du monde entier. Il doit prendre en charge les principaux types de paiements par région, comme SEPA pour l’Europe, Faster Payments pour le Royaume-Uni, et les réseaux de cartes locaux pour la région APAC.

Intégration et compatibilité

Vous souhaitez également trouver un système de gestion des paiements qui fonctionne parfaitement avec les autres outils professionnels tels que votre logiciel de comptabilité, votre CRM, votre ERP, votre plateforme e-commerce, et tout autre élément essentiel à vos opérations. Sinon, vous vous retrouverez avec un enchevêtrement de flux de travail non connectés, source de complications plutôt que d'économies. Recherchez des solutions permettant une synchronisation facile des données entre les systèmes afin d'éviter la saisie manuelle et d'assurer la fiabilité des enregistrements. Certains systèmes proposent des intégrations prêtes à l’emploi pour les principales plateformes comme QuickBooks, NetSuite ou Shopify. Pour d'autres outils, un accès API peut permettre de créer une intégration personnalisée.

Service client

Ne négligez pas le niveau de support proposé par chaque fournisseur. Choisissez un prestataire reconnu pour la qualité de son service client afin de vous aider à mettre en œuvre, gérer et optimiser votre système de gestion des paiements. Les options peuvent inclure l’assistance téléphonique, par e-mail ou par chat, ainsi que l’accès à des ressources pédagogiques. Un support de qualité vous garantira de tirer le meilleur parti de votre investissement.

Redondance et disponibilité

Pour de nombreuses entreprises technologiques, les paiements sont essentiels. Optez pour un système doté de fonctions intégrées de redondance, d’équilibrage de charge et de basculement automatique pour garantir une disponibilité maximale. Il doit garantir une disponibilité minimale de 99,9% afin que vos paiements soient traités 24h/24, 7j/7, 365 jours par an. Plusieurs centres de données répartis sur différentes zones géographiques sont idéaux pour la redondance.

Essais

Certains fournisseurs proposent des périodes d’essai durant un certain nombre de jours, tandis que d’autres permettent d’accéder à un environnement de test avec des données fictives afin que vous puissiez manipuler l’outil à votre guise. L'objectif est d'évaluer l'outil pour anticiper comment il gérera les processus et cas d’usage propres à votre entreprise. Soyez vigilant : de petits désagréments durant un essai peuvent se transformer en véritables problèmes une fois le système adopté. Soyez sûr de faire un achat pertinent, adapté à votre situation.

Avis client

Lorsque vous évaluez des systèmes de gestion des paiements, ne vous contentez pas de croire l’entreprise sur parole, consultez les avis des autres. Voyez ce que pensent réellement les clients actuels du système et du service. Cherchez des éloges ou des plaintes récurrentes dans les évaluations. Si un système reçoit massivement des avis négatifs évoquant un service client médiocre, des interfaces compliquées ou des fonctionnalités clés manquantes, c’est un signal d’alerte important. À l’inverse, de nombreux avis quatre ou cinq étoiles mentionnant une configuration simple, un support utile et des outils qui facilitent la vie sont de bons signes que vous avez trouvé la perle rare.

5 meilleurs logiciels de gestion des paiements pour 2023

Si vous cherchez une option fiable, voici 5 logiciels de gestion des paiements populaires qui ont retenu mon attention :

Stripe

Lancé en 2011, Stripe est le logiciel tendance reconnu pour ses fonctionnalités de traitement des paiements haut de gamme. Il accepte plus de 135 devises dans le monde, s’intègre parfaitement avec des plateformes de commerce électronique telles que Drupal, WooCommerce et Magento, propose des capacités de reporting complètes et des outils de gestion des abonnements, et est apprécié pour sa tarification transparente. 

Il n’y a pas de frais mensuels, toutes les commissions sont prélevées par transaction. Pour les ventes en ligne, les frais sont de 2,9 % + 30 cents par transaction, et 2,7 % + 5 cents par transaction pour les paiements par carte en personne. Un supplément de 1 % s’applique pour les paiements internationaux et la conversion de devises.

Braintree

Braintree, filiale de PayPal, est une solution de traitement des paiements axée sur la technologie, qui s’est forgé une solide réputation dans le secteur. Voici quelques caractéristiques notables :

• Les coûts de transaction s’élèvent à 2,59 % + 49 cents par opération
• Le logiciel bénéficie de l’infrastructure étendue de PayPal
• Supporte les paiements dans plus de 130 devises
• S’intègre à PayPal et Venmo
• Facilite les transactions internationales et les contrôles anti-fraude

Braintree est idéal pour ceux qui recherchent un processeur de paiement simple d’utilisation et souhaitent profiter des ressources de PayPal.

FreshBooks

FreshBooks est un logiciel de comptabilité principalement destiné aux travailleurs indépendants, aux entrepreneurs individuels et aux petites entreprises. Son objectif est d’aider à l’organisation, à la gestion des paiements et à l’envoi des factures. On peut donc le qualifier de logiciel de gestion des paiements conçu pour les petites structures, avec des forfaits économiques proposés. Les tarifs varient de 8,50 $/mois à 27,50 $/mois, chaque formule offrant un essai gratuit de 30 jours.

Square

Square est un acteur de référence dans le traitement des paiements et une solution de point de vente (POS) adaptée à de nombreuses entreprises, des jeunes pousses aux chaînes multi-magasins. Il séduit particulièrement les petites entreprises et les start-ups par sa politique de frais abordables, qui s’adapte à des revenus fluctuants. Les utilisateurs paient uniquement un faible pourcentage et un montant fixe par transaction. 

Pour les transactions par carte en personne, y compris les cartes-cadeaux prépayées, les principales cartes de crédit et les portefeuilles mobiles comme Apple Pay, Square applique des frais de 2,6 % + 10 cents. Si une carte est saisie manuellement ou utilisée virtuellement, les frais sont de 3,5 % + 15 cents par transaction. Pour les achats en ligne et autres transactions numériques, les frais sont de 2,9 % + 30 cents.

Tipalti

Tipalti est une solution cloud d’automatisation des comptes fournisseurs qui rationalise les processus de facturation des sous-traitants et fournisseurs. Elle est idéale pour les entreprises en croissance ayant d’importants besoins de traitement de factures, en particulier celles qui travaillent avec des prestataires internationaux. Quelques fonctionnalités clés :

• Les frais de la plateforme débutent à 149 $ par mois
• Prise en charge des paiements vers 196 pays avec 120 devises disponibles.
• Convient aux entreprises avec de nombreux fournisseurs locaux et internationaux
• S’intègre avec les principaux logiciels comptables comme QuickBooks, Sage et Xero

Quelques conseils pour finir

La peur de faire le mauvais choix et de se retrouver coincé dans un contrat pluriannuel avec un partenaire peu idéal est bien réelle. Comment s’y prendre ?

Faites confiance à votre instinct

Si les spécifications, la sécurité et le prix sont importants, n’oubliez pas la valeur d’un bon partenariat. Si l’équipe d’un fournisseur vous a laissé une bonne impression et semblait vraiment investie dans votre réussite, cela veut dire beaucoup. Le facteur humain et l’adéquation culturelle comptent.

Pensez sur le long terme

Une nouvelle interface brillante finira par perdre de son attrait, mais la flexibilité, la scalabilité et le support client sont des atouts durables. Assurez-vous que tout système envisagé puisse évoluer avec votre entreprise et offrir les intégrations dont vous aurez besoin à l’avenir. Vous ne voulez pas dépasser une solution en un an et devoir recommencer tout ce processus.

Ne vous laissez pas influencer uniquement par le prix

Une offre alléchante ne vaut pas grand-chose si la solution ne répond pas réellement à vos besoins. Et un prix plus élevé ne signifie pas toujours une meilleure qualité. Examinez le coût total de possession sur toute la durée du contrat, y compris les frais supplémentaires pour le support, les transactions et les modules complémentaires. Le coût initial le plus bas pourrait au final vous revenir plus cher à long terme.

Lisez les petits caractères

Je sais, lire des contrats est aussi passionnant que de regarder de la peinture sécher. Mais il est essentiel de comprendre tous les termes, conditions et engagements avant de signer. Assurez-vous qu’il n’y ait pas de frais cachés ni de clauses restrictives qui ne seraient pas alignées avec vos objectifs. Si quelque chose vous semble étrange, posez des questions. Votre commercial doit être prêt à clarifier tout jargon juridique ambigu.

Enfin, lorsque les commerciaux se mettent à utiliser des mots à la mode comme « sans friction », « surpuissant » ou « axé sur la technologie »... ignorez-les un instant. Restez concentré sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise et vos clients.

Voilà. Un petit guide pour faire le tri parmi la multitude de systèmes de gestion des paiements et trouver celui adapté à vos besoins.

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