8 meilleures pratiques pour la mise en œuvre d’un ERP pour minimiser les interruptions
Définir et communiquer les indicateurs clés: Déterminer les exigences essentielles et les indicateurs de performance clés (KPI) en cohérence avec les objectifs de l’entreprise permet de hiérarchiser les tâches, de simplifier la prise de décision et de prévenir les erreurs lors de l’implémentation d’un ERP.
Vous avez besoin de soutiens dans la direction: Ce projet ne peut pas être réalisé seul — même si vous êtes le PDG. Vous devez rallier les autres cadres dirigeants, afin de garantir que tout le monde avance dans la même direction.
Ne négligez pas les collaborateurs: Si les employés ne sont pas correctement informés et formés dès le départ sur le nouveau système, obtenir le retour sur investissement escompté sera difficile.
Soyez rigoureux avec les données: Ne bâclez pas le transfert de données ; ce n’est peut-être pas l’étape la plus passionnante, mais bien faire les choses dès la première fois vous fera gagner beaucoup de temps et évitera de nombreux soucis plus tard.
La mise en œuvre ne s’arrête pas à l’installation: Une évaluation et un débogage post-implémentation adéquats sont nécessaires pour s’adapter à l’évolution des processus.
Il n’y a aucun doute à ce sujet : la mise en œuvre d’un ERP est un atout pour toutes les entreprises. Elle est particulièrement cruciale si votre organisation cherche à résoudre :
- Des incohérences de données qui affectent les opérations commerciales
- Une faible productivité et des coûts de main-d’œuvre élevés résultant d'une planification des ressources manuelle
- Une faible visibilité des données, entraînant une gestion du changement lente
Pourtant, malgré tous ses avantages potentiels, la mise en œuvre d’un ERP peut vite tourner au cauchemar si vous n’anticipez pas — et ne préparez pas des mesures d'atténuation — aux éventuels problèmes comme les perturbations des processus, les dépassements de coûts et les erreurs des utilisateurs ou du logiciel.
Réduisez les dépassements de budget et les interruptions système en appliquant les bonnes pratiques suivantes pour la mise en œuvre d’un ERP :
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1. Définir clairement les exigences clés et les indicateurs de performance
Avant toute chose, définissez les exigences de votre logiciel ERP ainsi que les indicateurs de performance qui répondent aux objectifs de l’entreprise. Cela vous permettra de prioriser les bonnes tâches et de prendre des décisions orientées vers l’atteinte de ces objectifs rapidement. Cette étape limite également le risque d’omettre des besoins essentiels ou de manquer des échéances critiques.
Prenez l’exemple de Kambukka, fabricant leader de contenants alimentaires et de boissons. Par le passé, ses équipes devaient ajuster manuellement les stocks et créer une facture pour chaque vente. Ils ont donc choisi un ERP pour automatiser ces processus.
Grâce à des objectifs bien définis, Kambukka a facilement sélectionné la solution la plus adaptée (Microsoft Dynamics 365) à ses besoins — économisant ainsi du temps, éliminant les erreurs humaines et permettant aux employés de se recentrer sur la vente.
Vous ne savez pas par où commencer ? Voici un guide rapide pour définir vos exigences de mise en œuvre ERP et vos indicateurs :
- Demandez aux parties prenantes concernées de lister, discuter et aligner les objectifs majeurs pour l'adoption d’un système ERP.
- Priorisez les objectifs identifiés en les regroupant dans les catégories suivantes :
- Essentiels : Fonctions fondamentales au fonctionnement de votre entreprise.
- Souhaités : Fonctionnalités qui améliorent l’utilité du nouveau logiciel.
- Non urgents : Fonctions dont vous n’avez pas besoin tout de suite mais qui seront utiles à mesure que l’entreprise grandit.
- Accessoires : Fonctionnalités non essentielles qui peuvent simplifier vos processus métier.
- Documentez tout et assurez-vous que chaque partie prenante dispose d’une copie en référence pendant et après la mise en œuvre.
Réalisez cette étape avant de choisir un ERP, afin de pouvoir sélectionner une solution réellement adaptée aux besoins de votre organisation et éviter la perte de temps engendrée par un changement de système ultérieur.
2. Développer un plan solide de mise en œuvre ERP
À l’instar d’une bonne carte, un plan de mise en œuvre ERP fournit une direction claire à l’équipe et garantit que chaque membre avance dans le même sens. Cette clarté réduit les risques d’échec, puisqu’il est mutuellement accepté qui doit faire quoi, quand et pourquoi.
Les stratégies ERP les plus efficaces intègrent trois étapes majeures : choisir le bon logiciel, désigner un chef de projet et les membres de l’équipe, et effectuer des tests du système ERP.
A) Choisir un logiciel ERP approprié
Une fois la définition des objectifs effectuée, il est temps de trouver la meilleure solution ERP pour votre organisation. Certes, vous pourriez vous contenter d’un outil réputé et en rester là, mais je ne le recommanderais pas.
Préférez établir une présélection et évaluer différentes solutions ERP selon des critères comme leurs cas d’usage, principales fonctionnalités, intégrations, qualité du support client, évolutivité, etc. Sélectionnez ensuite la plateforme qui s’inscrit le mieux dans votre plan de projet.
Ce sont les principaux systèmes ERP que nous avons identifiés pour démarrer votre présélection :
Par exemple, lorsque l’expert-comptable et fondateur d’Accurise, Rob Howard, a commencé à chercher un ERP financier moderne, il a pris en compte deux facteurs clés :
- Fonctionnalités : Il souhaitait une plateforme unique pour la gestion des dépenses, la consolidation, la validation documentaire et les rapports en temps réel.
- Expérience client : Il recherchait un fournisseur offrant une expérience d'intégration supérieure et un accompagnement personnalisé.
Après avoir étudié plusieurs options, y compris Xero (l'une des solutions de comptabilité les plus répandues), Rob a choisi Xledger en raison de l’excellence du service client associé à la solution unifiée.
B) Désigner un chef de projet et une équipe d’implémentation interne
La réalité de l’implémentation d’un ERP varie selon les types d’entreprise, les secteurs et les tailles d’organisation. Les petites structures peuvent opter pour des méthodologies d’implémentation ERP n’excédant pas six mois, tandis que les grandes entreprises peuvent encore être en phase de développement ou de déploiement après un ou deux ans.
C’est pourquoi il est indispensable d’avoir un solide plan de gestion de projet ERP, adapté à votre entreprise — il vous guidera tout au long de la période d’implémentation. Ce plan doit inclure un chef de projet dédié et une équipe d’implémentation pour garantir rapidité, organisation et optimisation des ressources.
Leurs responsabilités incluront :
- Aligner le système ERP avec les besoins de l’entreprise
- Définir le périmètre du projet et veiller à ce qu’il reste sur la bonne voie
- S’assurer que les personnes clés, dirigeants et autres parties prenantes prennent part aux décisions
- Superviser et exécuter les détails fonctionnels de l’implémentation ERP, tels que la configuration du système, la gestion des questions de sécurité et de confidentialité, et l’adaptation des processus métier aux capacités de l’ERP
C) Procéder à des tests ERP approfondis
Des déploiements ERP durables et efficaces requièrent des tests rigoureux de résistance et de fonctionnalités.
Vérifiez que toutes les fonctionnalités et modules de votre ERP sont exempts d’erreurs et adaptés à divers scénarios réels — même sous pression. Renforcez également la confiance des utilisateurs finaux dans le logiciel et assurez-vous qu’il répond à leurs besoins en les intégrant au processus de test.
Les tests essentiels à mener sur votre ERP avant le déploiement comprennent :
- Test fonctionnel de l’ensemble des fonctionnalités.
- Test de performance pour évaluer la rapidité, la flexibilité et la stabilité.
- Test de sécurité pour détecter et corriger les vulnérabilités.
- Test de non-régression après modifications et mises à jour.
- Test exploratoire pour identifier les défauts cachés et les cas limites.
3. Obtenir l’adhésion de la direction
Une implémentation ERP réussie dépend principalement des dirigeants — il peut s’agir de vous, ou de la personne à qui vous vous adressez. Toutefois, convaincre les dirigeants d’approuver et de valider les ressources nécessaires à l’implémentation ERP n’est qu’une première étape.
Une véritable adhésion des dirigeants est indispensable pour un déploiement réussi, et peut se mesurer par leur niveau d’engagement dans la supervision et la participation au projet.
Prenons l’exemple de Midwest Wheel. Cette société de distribution de pièces de camion bénéficiait manifestement du soutien de la direction pour la mise en place de l’outil ERP Infor, car le système était prévu pour notifier la direction concernant :
- Des actions précises des employés susceptibles d’indiquer un besoin de formation corrective.
- De nouveaux clients et commandes, afin de garantir la cohérence des standards de tarification.
Si vos cadres dirigeants et membres de la direction comprennent clairement les avantages entre vos processus métiers actuels et l’état futur plus productif de ces processus — ainsi que le retour sur investissement du projet ERP — ils seront plus enclins à vous aider à obtenir le temps et le personnel nécessaires pour justifier le projet.
Obtenez le soutien de la direction dont vous avez besoin pour une implémentation ERP efficace en suivant ces étapes :
- Mettez en avant les avantages à court et long terme du logiciel ERP pour votre organisation, que ce soit des économies de coût, une augmentation du chiffre d’affaires ou un gain de productivité des employés.
- Organisez des réunions régulières avec les parties prenantes clés pour les tenir informées et impliquées.
- Créez un comité de pilotage, avec des représentants de différents départements, pour guider le projet.
- Assurez une communication permanente entre les dirigeants et les responsables de département à propos des méthodologies de mise en œuvre de l’ERP, des changements de processus et des avantages spécifiques.
- Découpez le projet en phases ; si les bénéfices mettent trop longtemps à apparaître, cela peut pousser les membres du comité exécutif, qui doivent démontrer des résultats plus fréquents, à retirer leur soutien.
- Automatisez les rapports et notifications des activités clés, afin que votre équipe de direction ait une visibilité sur les opérations quotidiennes.
4. Définissez un budget et un calendrier réalistes
Chaque étape du processus d’implémentation d’un ERP a ses propres exigences en termes de coûts et de temps ; il faut donc bien les anticiper. Rester réaliste sur ce que votre équipe est en mesure d’investir fixe de bonnes attentes et permet d’éviter de manquer de ressources en cours de déploiement, ce qui mettrait en péril l’ensemble du projet.
Dans le cas de Nestlé, ils ont défini un calendrier et un budget pour le déploiement de leur système ERP choisi, SAP, avec l’aide de l’équipe de services et de support de l’entreprise.
Le résultat ? Une mise en œuvre sans interruption, respectant les délais et le budget — malgré la taille et la complexité du projet.
Quant à votre budget d’implémentation ERP, il doit inclure le coût d’installation du système ainsi que :
- Les frais de mise à niveau du parc informatique
- Les honoraires de conseil
- Les coûts de formation
- Un fonds de réserve pour les imprévus
5. Préparez la migration des données
C’est là que cela devient un peu délicat. La migration des données implique de transférer toutes les données pertinentes de l’entreprise et des utilisateurs dans l’outil ERP afin qu’elles soient automatiquement accessibles dans les différents services et départements.
Si elle est mal réalisée, cette opération entraîne erreurs et incohérences dans les données. Selon la quantité d’informations disséminées dans vos systèmes, outils et équipes, cela peut aussi devenir très complexe et prendre beaucoup de temps.
Il vaut donc mieux anticiper et commencer le processus de migration dès que possible.
Le bon logiciel ERP permettra soit de remplacer facilement, soit de s’intégrer simplement à vos systèmes existants pour garantir une migration des données rapide et fiable.
[Profitez] de la migration pour éliminer les données historiques obsolètes.
Voici un guide rapide étape par étape pour la migration des données :
- Auditez les données de votre système actuel pour vous assurer qu'elles sont compatibles avec le nouveau système. Si ce n’est pas le cas, évaluez, préparez et convertissez toutes les données existantes dans un format compatible.
- Identifiez et catégorisez les types de données à migrer.
- Nettoyez et validez les données pour en garantir l'exactitude et la cohérence.
- Écartez les enregistrements en double, les informations obsolètes et les incohérences.
- Établissez des normes de données pour votre système ERP (par exemple, la façon dont les noms des clients doivent être formatés).
- Impliquez des consultants ERP et des experts métier pour valider le processus de données.
- Testez le processus et corrigez toute faille.
- Élaborez un plan de sauvegarde en cas de perte de données ou d'erreurs.
- Préparez-vous à une gouvernance continue des données pour maintenir la qualité même après la mise en œuvre.
6. Formez les employés à l'utilisation de l’ERP
Avant de déployer officiellement votre nouveau système ERP, formez les employés (les utilisateurs finaux) sur la façon dont il peut les aider dans leur travail, fluidifier les processus et atteindre leurs objectifs. Cette formation encourage l’adhésion des utilisateurs et accélère le retour sur investissement.
Si votre plateforme ERP et votre plan incluent un responsable de compte ou une équipe de mise en œuvre dédiée, profitez-en : ils ont déjà accompagné de nombreux projets similaires et sauront vous guider.
7. Garantissez un support et une maintenance continus
Il est (quasiment) impossible pour les utilisateurs de maîtriser un nouveau système ERP immédiatement après son lancement. Après la mise en service de votre logiciel ERP, les utilisateurs vous poseront probablement des questions et solliciteront de l’aide au moindre problème.
Une fois que les équipes commencent à utiliser le système, il est fort probable qu’elles rencontrent des problèmes et commencent à poser des questions. Il est judicieux d’anticiper en multiplant les ressources disponibles.
Votre équipe de mise en œuvre doit donc donner la priorité à la résolution rapide de toute problématique, afin d’éviter que d’autres employés ne rencontrent les mêmes difficultés.
8. Réalisez une évaluation post-mise en œuvre
L’implémentation d’un ERP ne s’arrête pas à son déploiement. En réalité, c’est là que le vrai travail commence. Un support post-implémentation adéquat limite la frustration des utilisateurs (et réduit les risques de panne avant le retour sur investissement attendu).
Bénéficier d’un fournisseur d’ERP réactif est ici un atout considérable.
Par exemple, lorsque la société d'externalisation comptable Accurise a adopté Xledger, le fournisseur a mis en place un programme de formation de 2 mois pour les aider à comprendre l'outil. Par la suite, les consultants de Xledger ont continué à leur fournir un accompagnement bien après la mise en service.
Le point clé ? Après un déploiement ERP réussi :
- Continuez d'évaluer votre système ERP en fonction des besoins clés, indicateurs et KPI que vous avez définis au début du projet.
- Rassemblez régulièrement des retours utilisateurs et utilisez-les pour guider les améliorations.
- Réalisez des contrôles périodiques de l’état du système.
- Mettez en place un système clair pour prioriser et traiter les nouveaux problèmes ou ceux qui reviennent fréquemment.
Erreurs courantes lors de l’implantation d’un ERP
Chaque entreprise est unique à bien des égards… mais certains problèmes semblent toucher tout le monde. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes lors de la mise en place :
Sous-estimer les défis
Sous-estimer les défis techniques et leur impact sur les processus métier peut conduire à des délais et des budgets irréalistes, ainsi qu'à une allocation insuffisante des ressources au projet.
Gestion de projet inefficace
Si vous avez :
- Mauvaise coordination entre différentes équipes
- Absence d'étapes claires et de responsabilités précises
- Mauvaise gestion des risques
- Impossible de gérer le glissement de périmètre
Vous verrez la mise en œuvre décrocher. Prenez le contrôle de ces aspects avant de commencer et gardez-les à l’œil. Tout regain d’incertitude peut vous égarer.
Manque de soutien
L'absence de soutien fort et visible de la part des parties prenantes clés peut faire perdre de l’élan au projet ERP ou créer une résistance de la part du management intermédiaire.
Trouvez un ou plusieurs champions au sein de votre direction et impliquez-les activement dans la communication du projet.
Ressources insuffisamment allouées
Si vous sous-estimez ce qu’il faut pour mener à bien le projet, cela aboutira à une équipe sous-dimensionnée, une formation insuffisante ou des économies faites sur des étapes cruciales comme la migration des données ou les tests ERP.
Comprendre ce qui est requis – et le communiquer clairement – vous donne les meilleures chances de réussir.
Personnalisation excessive
Bien que la personnalisation de l’ERP soit utile pour certaines entreprises, soyez prudent sur ce point.
La personnalisation engendre des coûts supplémentaires, complique les mises à niveau et la maintenance, et rallonge les délais d’implémentation — assurez-vous d’en avoir réellement besoin avant de procéder.
Processus métier inefficaces
Si vous ne rationalisez pas vos processus métier avant ou pendant l’implantation de l’ERP, vous risquez d’automatiser des processus inefficaces, ce qui vous obligera à tout reprendre à zéro.
Surestimation du projet
Ne minimisez pas, mais ne surestimez pas non plus. Promettre des délais irréalistes et des bénéfices exagérés peut permettre d'obtenir le feu vert, mais entraînera des déceptions et une perte de soutien avant la fin du projet.
Négliger les tests
Précipiter ou négliger les phases de test peut entraîner d’importants problèmes après la mise en service. Ne le faites pas. Prenez le temps de tester votre système et agissez selon les résultats de ces tests.
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La réussite de l’implantation d’un ERP est un processus complexe qui exige une planification minutieuse, une exécution rigoureuse et une gestion du changement efficace.
Si les difficultés sont inévitables, le suivi des meilleures pratiques vous aidera à affronter la complexité de la démarche d’implantation et à réduire au minimum les interruptions.
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