8 meilleures pratiques pour la mise en œuvre d’un ERP afin de minimiser les interruptions
La mise en œuvre d’un ERP est essentielle si votre organisation cherche à résoudre les incohérences de données qui affectent les opérations commerciales, la faible productivité et le coût élevé du travail résultant d'une planification des ressources manuelle, ou une mauvaise visibilité des données aboutissant à une gestion du changement lente.
Mais malgré ses nombreux avantages potentiels, la mise en place d’un ERP peut rapidement tourner au cauchemar si vous n’anticipez pas et ne gérez pas les problèmes potentiels comme les interruptions de processus, les dépassements de budget et les erreurs des utilisateurs comme du logiciel.
Réduisez les explosions de budget et les interruptions de service en suivant les pratiques exemplaires suivantes pour la mise en œuvre d’un ERP :
Vous voulez plus de The CFO Club ?
Créez un compte gratuit pour terminer la lecture de cet article et rejoindre une communauté de CFO et de cadres financiers modernes qui accèdent à des cadres éprouvés, des outils et des analyses pour naviguer dans la finance guidée par l’IA.
Have an account? Log In
1. Définissez clairement les exigences clés et les indicateurs de performance (KPI)
Avant toute chose, définissez vos exigences relatives à votre logiciel ERP ainsi que les indicateurs de performance (KPI) alignés sur vos objectifs d’entreprise. Ceci permet de hiérarchiser les bonnes tâches et de prendre des décisions orientées vers les objectifs, rapidement. Cela garantit aussi que vous ne négligez pas des besoins métier essentiels ou ne manquez pas les délais d’exécution.
Prenons l’exemple de Kambukka, un fabricant de contenants alimentaires et de boissons reconnu. Par le passé, l’équipe devait ajuster manuellement les stocks et créer des factures pour chaque vente. Ils ont donc choisi un ERP pour automatiser ces processus.
En fixant des objectifs clairs, Kambukka a pu facilement choisir la solution la plus adaptée (Microsoft Dynamics 365) à ses besoins — gagnant du temps, éliminant les erreurs humaines et permettant aux employés de se recentrer sur la vente.
Vous ne savez pas par où commencer ? Voici un guide rapide pour définir vos exigences et KPI pour la mise en œuvre d’un ERP :
- Rassemblez les parties prenantes pertinentes pour dresser, discuter et coordonner les objectifs majeurs de l’adoption d’un ERP.
- Priorisez les objectifs définis en les classant dans les catégories suivantes :
- Essentiel : Fonctionnalités incontournables pour les opérations de l’entreprise.
- Souhaitable : Fonctions qui améliorent l’utilité du nouveau logiciel.
- Non indispensable immédiatement : Fonctionnalités dont vous n’avez pas immédiatement besoin mais qui vous serviront à mesure que l’entreprise évolue.
- Bonus : Options non essentielles qui peuvent simplifier vos processus métiers.
- Documentez tout et assurez-vous que chaque partie prenante ait une copie de référence pendant et après la mise en œuvre.
Effectuez cette étape avant de choisir un ERP, afin de pouvoir sélectionner une solution réellement adaptée aux besoins de votre organisation et éviter de perdre du temps à devoir changer de système plus tard.
2. Élaborer un plan de mise en œuvre ERP solide
À l’image d’une bonne carte routière, un plan de mise en œuvre ERP solide donne une direction claire à l’équipe et garantit que chacun avance dans le même sens. Cette clarté réduit les risques d’échec, car tout le monde sait qui fait quoi, quand et pourquoi.
Les stratégies ERP les plus efficaces reposent sur ces trois étapes-clés : choisir le bon logiciel, désigner un chef de projet et une équipe, puis réaliser des tests ERP.
A) Choisir un logiciel ERP adapté
Après avoir défini vos objectifs, il est temps de rechercher la meilleure solution ERP pour votre organisation. Certes, vous pourriez prendre un outil connu au hasard, mais je ne vous le conseille pas.
Préparez plutôt une présélection et évaluez différentes solutions ERP sur la base de critères comme leurs cas d’utilisation, fonctionnalités principales, intégrations, qualité du support client, évolutivité, etc. Ensuite, choisissez la plateforme qui s’intègre parfaitement dans vos plans de projet.
Voici les meilleurs systèmes ERP que nous avons trouvés, pour commencer votre présélection :
Les clics sur les liens ci-dessous peuvent générer une commission, ce qui soutient nos tests et avis indépendants sur les logiciels et services. En savoir plus sur notre transparence.
Par exemple, lorsque l’expert-comptable et fondateur d’Accurise, Rob Howard, a commencé à rechercher un ERP financier moderne, il s’est concentré sur deux critères principaux :
- Fonctionnalités : Il voulait une plateforme unique pour la gestion des dépenses, la consolidation, l'approbation des documents et le reporting en temps réel.
- Expérience client : Il recherchait un fournisseur offrant une expérience d'intégration supérieure et un accompagnement personnalisé.
Après avoir envisagé différentes options, dont Xero (l’une des solutions comptables les plus populaires), Rob a choisi Xledger en raison de l’excellent service client offert par cette solution unifiée.
B) Désigner un chef de projet et une équipe d’implémentation interne
La réalité de l’implémentation d’un ERP varie selon le type, l’industrie et la taille de l’entreprise. Les petites entreprises peuvent opter pour des méthodologies de mise en œuvre ERP qui durent six mois ou moins, tandis que les grandes entreprises peuvent encore être en cours de développement ou de déploiement de leur système après un ou deux ans.
C’est pourquoi vous avez besoin d’un solide plan de gestion de projet ERP, spécifique à votre entreprise — il vous guide tout au long de la période de mise en œuvre. Ce plan doit inclure un chef de projet dédié et une équipe de mise en œuvre afin de garantir la rapidité, l’organisation et l’optimisation des ressources.
Leurs responsabilités comprennent :
- Aligner votre système ERP sur les besoins de l’entreprise
- Définir le périmètre du projet, et veiller à ce qu’il soit respecté
- Veiller à ce que les dirigeants clés, les cadres et autres parties prenantes participent à la prise de décision
- Superviser et exécuter les aspects fonctionnels de l’implémentation ERP comme la configuration du système, la gestion des enjeux de sécurité et de confidentialité, et l’adaptation des processus de l’entreprise aux capacités du système ERP
C) Effectuer des tests approfondis de l’ERP
Des implémentations ERP fluides et durables exigent des tests de résistance et de fonctionnalité rigoureux.
Vérifiez que toutes les fonctionnalités et modules de votre système ERP ne présentent aucune erreur et sont applicables à diverses situations réelles — même sous pression. Renforcez également la confiance des utilisateurs finaux dans le logiciel et assurez-vous qu’il répond à leurs besoins en les impliquant dans le processus de test.
Les tests essentiels à effectuer sur votre système ERP avant sa mise en production incluent :
- Tests fonctionnels de toutes les fonctionnalités.
- Tests de performance pour évaluer la rapidité, la flexibilité et la stabilité.
- Tests de sécurité pour détecter et corriger les vulnérabilités.
- Tests de régression après modifications ou mises à jour.
- Tests exploratoires pour repérer des défauts cachés ou des cas limites.
3. Obtenir l’adhésion de la direction
Une mise en place d’ERP réussie dépend avant tout de la direction — cela peut être vous, ou la personne que vous cherchez à convaincre. Toutefois, obtenir que les dirigeants co-signent et approuvent les ressources requises pour la mise en œuvre d’un ERP n’est que la première étape.
Une véritable adhésion de la direction est essentielle à un déploiement réussi, et peut se mesurer par le degré d’implication et de participation des dirigeants au projet.
Prenons par exemple Midwest Wheel. Ce distributeur de pièces pour poids lourds bénéficiait manifestement du soutien de la direction pour la mise en œuvre de l’outil ERP Infor, car le système alertait la direction au sujet :
- D’actions spécifiques des employés pouvant indiquer la nécessité d’une formation corrective.
- De nouveaux clients et commandes, afin de garantir la cohérence des standards tarifaires.
Si vos dirigeants et les membres de la direction comprennent clairement les avantages entre vos processus métier actuels et l’état futur plus productif de ces processus — ainsi que le retour sur investissement du projet ERP — ils seront plus enclins à vous accorder le temps et les ressources nécessaires pour justifier le projet.
Obtenez le soutien de la direction dont vous avez besoin pour une mise en œuvre ERP réussie en suivant ces étapes :
- Səoulignez les avantages à court et à long terme de l’ERP pour votre organisation, que ce soit en termes de réduction des coûts, d’augmentation du chiffre d’affaires ou d’une productivité accrue des employés.
- Tenez régulièrement des réunions avec les parties prenantes clés pour les tenir informées et impliquées.
- Créez un comité de pilotage, avec des représentants de différents services, pour guider le projet.
- Assurez une communication constante entre les dirigeants et les chefs de service concernant les méthodologies d’implémentation ERP, les changements de processus et les avantages spécifiques.
- Divisez le projet en plusieurs étapes ; si les bénéfices ne se font pas sentir assez rapidement, la direction pourrait retirer son soutien pour privilégier des résultats plus fréquents.
- Automatisez les rapports et les notifications d’activités clés pour offrir à votre équipe dirigeante une visibilité sur les opérations quotidiennes.
4. Définissez un budget et un calendrier réalistes
Chaque étape du processus de mise en œuvre d’un ERP a ses propres exigences en termes de coût et de temps, et il faut donc bien les anticiper. Être réaliste quant aux ressources que votre équipe peut investir permet de fixer les bonnes attentes et vous assure de disposer de tout le nécessaire pour aller au bout sans manquer de moyens, ce qui pourrait entraîner l’échec du projet.
Dans le cas de Nestlé, ils ont défini un calendrier et un budget pour le déploiement de leur système ERP, SAP, avec l’appui des équipes services et support de la société.
Le résultat ? Une mise en œuvre livrée dans les temps, sans dépassement de budget et sans interruption — malgré la taille et la complexité du projet.
En ce qui concerne votre budget d’implémentation ERP, il doit inclure le coût de mise en place du système ainsi que :
- Frais de mise à niveau matériel
- Honoraires de conseil
- Coûts de formation
- Un fonds de réserve pour les imprévus
5. Préparez la migration des données
C’est ici que les choses peuvent se compliquer. La migration des données consiste à transférer toutes les données pertinentes de votre entreprise et de vos utilisateurs vers l’outil ERP afin qu’elles soient accessibles automatiquement par les différents services et équipes.
Mal réalisée, cette opération peut engendrer des erreurs et des incohérences dans les données. Selon la quantité de données éparpillées entre vos systèmes, outils et équipes, le processus peut également devenir très complexe et chronophage.
Il est donc préférable de se préparer en amont et de démarrer la migration dès que possible.
Un bon logiciel ERP pourra facilement remplacer ou s’intégrer efficacement à vos systèmes existants, afin de garantir une migration des données fluide, rapide et fiable.
Utilisez la migration comme une opportunité de trier les données historiques obsolètes.
Voici un guide rapide, étape par étape, pour la migration des données :
- Auditez les données de votre système existant afin de vérifier leur compatibilité avec le nouveau système. Si ce n’est pas le cas, évaluez, préparez et convertissez toutes les données existantes dans un format compatible.
- Identifiez et catégorisez les différents types de données à migrer.
- Nettoyez et validez les données afin de garantir leur exactitude et leur cohérence.
- Écartez les doublons, les informations obsolètes et les incohérences.
- Établissez des normes de données pour votre système ERP (par exemple, le format à utiliser pour les noms de clients).
- Impliquez des consultants ERP et des experts métier pour valider le processus de gestion des données.
- Testez le processus et corrigez toutes les failles éventuelles.
- Développez un plan de sauvegarde en cas de perte de données ou d’erreurs.
- Prévoyez une gouvernance continue des données pour garantir la qualité même après la mise en œuvre.
6. Formez les employés aux opérations ERP
Avant de déployer officiellement votre nouveau système ERP, formez vos employés (les utilisateurs finaux) sur la façon dont il peut les aider à accomplir leurs tâches, à rationaliser les processus et à atteindre leurs objectifs. Cette formation encouragera l’adhésion des utilisateurs et accélérera votre retour sur investissement.
Si votre plateforme ERP et votre offre comprennent un chargé de compte dédié ou une équipe d’implémentation, profitez-en : ils ont déjà fait face à ces situations de nombreuses fois et peuvent vous accompagner efficacement.
7. Assurez un support et une maintenance continus
Il est (presque) impossible pour les utilisateurs de maîtriser un nouveau système ERP dès son lancement. Ainsi, une fois votre logiciel ERP déployé, les utilisateurs demanderont probablement de l’aide ou poseront des questions s’ils rencontrent un problème.
Une fois que les gens commencent à utiliser le système, il est fort probable qu’ils rencontrent des problèmes et commencent à poser des questions. Il est judicieux de s’y préparer en fournissant plusieurs ressources.
Ainsi, votre équipe d’implémentation doit donner la priorité à la résolution rapide des problèmes qui surviennent, pour éviter que les mêmes difficultés ne se répètent auprès d’autres employés.
8. Réalisez une évaluation post-implémentation
L’implémentation de l’ERP ne s’arrête pas après le déploiement. En réalité, c’est là que le vrai travail commence. Un soutien post-implémentation suffisant réduit la frustration des utilisateurs (et le risque que votre système tombe en panne avant de vous apporter le retour sur investissement attendu).
Avoir un fournisseur ERP à l’écoute et impliqué est ici un atout considérable.
Par exemple, lorsque la société de comptabilité externalisée, Accurise, a adopté Xledger, le fournisseur a élaboré un programme de formation de deux mois pour les aider à comprendre l’outil. Au-delà de cela, les consultants Xledger ont continué à leur fournir un accompagnement bien après la mise en service.
Le point important ? Après un lancement ERP réussi :
- Continuez d’évaluer votre système ERP sur la base des exigences clés, des indicateurs et des KPI que vous avez définis au début du projet.
- Recueillez régulièrement les retours des utilisateurs et utilisez-les pour orienter les améliorations.
- Réalisez des contrôles de santé du système de façon périodique.
- Mettez en place un système clair pour hiérarchiser et traiter les problèmes nouveaux ou récurrents.
Erreurs courantes lors de la mise en œuvre d’un ERP
Chaque entreprise est unique à bien des égards… mais certains problèmes semblent affecter tout le monde de la même façon. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes lors d’une implémentation :
Sous-estimer les défis
Sous-estimer les défis techniques et leur impact sur les processus métiers peut entraîner des délais et des budgets irréalistes, ainsi qu’une répartition insuffisante des ressources pour le projet.
Gestion de projet inefficace
Si vous avez :
- Mauvaise coordination entre les différentes équipes
- Absence d’objectifs clairs et de responsabilités définies
- Gestion des risques insuffisante
- Échec dans la gestion du périmètre du projet
La mise en œuvre risque alors de dérailler. Prenez ces points en main avant de commencer, et surveillez-les tout au long du processus. Toute incertitude peut rapidement vous éloigner du bon chemin.
Manque de soutien
Le manque de soutien fort et visible de la part des parties prenantes clés peut faire perdre de l’élan au projet ERP ou provoquer des résistances au niveau du management intermédiaire.
Trouvez un ou plusieurs champions dans votre comité de direction et impliquez-les dans la communication du projet.
Ressources insuffisamment allouées
Si vous minimisez ce qui est nécessaire pour mener à bien le projet, vous aurez une équipe sous-dimensionnée, des formations insuffisantes, ou bien vous ferez l’impasse sur des aspects cruciaux comme la migration des données ou les tests ERP.
Comprendre ce qui est requis — et le communiquer clairement — vous donne la meilleure chance de réussir.
Personnalisation excessive
Bien que la personnalisation d’un ERP puisse être intéressante pour certaines entreprises, restez prudent à ce niveau.
La personnalisation augmente les coûts, complique les mises à jour et la maintenance, et rallonge les délais de mise en œuvre — assurez-vous d’en avoir vraiment besoin avant d’y avoir recours.
Processus métiers inefficaces
Si vous ne soptimisez pas vos processus métier avant ou pendant l’intégration de l’ERP, vous vous retrouverez avec des processus inefficaces et automatisés, et devrez tout revoir plus tard.
Surévaluer le projet
Ne sous-estimez pas, mais ne surestimez pas non plus. Promettre des délais trop optimistes et des bénéfices irréalistes peut certes permettre l’approbation du projet, mais risque d’entraîner déceptions et perte de soutien avant la fin.
Négliger les tests
Négliger ou précipiter les phases de tests peut entraîner de gros problèmes après la mise en production. Ne le faites pas. Prenez le temps de tester votre système et tirez parti des résultats de ces tests.
Abonnez-vous pour plus d’informations sur la technologie financière
La réussite d’une implémentation ERP est un processus complexe qui demande une planification rigoureuse, une exécution structurée et une gestion du changement efficace.
Les difficultés sont inévitables, mais en appliquant ces bonnes pratiques, vous pourrez naviguer plus sereinement dans la complexité de la mise en œuvre et limiter les interruptions d’activité.
Prêt à améliorer vos compétences de dirigeant d’entreprise ? Abonnez-vous à notre newsletter gratuite pour recevoir conseils d’experts, guides et analyses d’entrepreneurs et chefs d’entreprise qui façonnent le secteur.
