Le guide complet pour préparer des états financiers
J'ai obtenu un diplôme universitaire pour apprendre comment fonctionnent les états financiers et comment ces chiffres s’assemblent pour donner une image financière complète. Après tout, la préparation des états financiers requiert la connaissance de concepts comptables tels que la comptabilité en partie double, la comptabilité d’exercice et le cycle comptable.
Mais il y a une bonne nouvelle : vous n’êtes pas obligé de le faire. Il vous suffit de lire ce guide de 15 minutes pour préparer les quatre états financiers indispensables : comptes de résultat, états des variations des capitaux propres, bilans et tableaux des flux de trésorerie.
Option B : Faites appel aux robots
Si l’idée de commencer la préparation des états financiers vous décourage, pas d’inquiétude — il existe d’excellents outils de reporting financier pour vous aider. Ces 15 minutes peuvent ainsi être réinvesties dans la croissance de votre entreprise.
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Aperçu des états financiers
Les états financiers sont l’équivalent d’un bilan de santé pour le monde des affaires. Ils offrent une vue d’ensemble de la situation financière d’une organisation, notamment la rentabilité, la trésorerie et la valeur globale.
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Il existe quatre types d’états financiers, chacun avec un objectif précis. Ensemble, ils permettent de dresser un portrait de votre résultat comptable :
- Compte de résultat : Un compte de résultat résume la performance financière de votre entreprise, indiquant le chiffre d’affaires, les dépenses (y compris les impôts) et le bénéfice sur une période comptable donnée.
- État des variations des capitaux propres : L’état des variations des capitaux propres (ou état des bénéfices non distribués, ou état des capitaux propres) détaille l’évolution des capitaux propres des actionnaires dans le temps. Les capitaux propres peuvent varier pour plusieurs raisons, comme des apports ou des retraits de capital ou le versement de dividendes.
- Bilan : Le bilan indique ce que possède l’entreprise (actif), ce qu’elle doit (passif) et la part détenue par les actionnaires (capitaux propres). Il s’agit d’une photographie de la situation financière de votre entreprise à un instant donné.
- Tableau des flux de trésorerie : Le tableau des flux de trésorerie résume les entrées et sorties d’argent. Ce document est crucial pour les startups, car beaucoup échouent faute de bien gérer leur trésorerie. Même en étant rentable, il est possible de manquer de liquidités — le bénéfice généré au cours d’une année ne correspond pas nécessairement à la trésorerie générée la même année.
Ces documents offrent des informations précieuses sur la situation financière d’une entreprise aux parties prenantes telles que les investisseurs, créanciers et employés.
Pourquoi les états financiers sont-ils importants ?
Les états financiers fournissent une vue normalisée de la performance financière de votre entreprise, de sa structure de capital et de ses flux de trésorerie. Les parties prenantes ont besoin de ces informations pour :
- Prendre des décisions éclairées : Les données financières contenues dans les états financiers orientent les décisions stratégiques. Par exemple, le compte de résultat indique la croissance du chiffre d’affaires et le résultat d’exploitation — deux éléments clés pour évaluer l’abandon éventuel d’une gamme de produits.
- Lever des fonds : Lorsque vous cherchez à lever des capitaux propres ou de la dette, prêteurs et investisseurs évaluent la structure financière, la rentabilité et d’autres indicateurs issus de vos états financiers.
- Analyse comparative : Les états financiers vous permettent de comparer la performance de votre activité par rapport aux référentiels du secteur, comme la comparaison de votre marge brute avec celle de vos concurrents.
- Conformité : Pour certaines sociétés, telles que les entreprises cotées ou privées avec dettes publiques, le dépôt des états financiers auprès d’organismes de régulation comme la SEC est obligatoire.
Préparation des états financiers
Pour préparer des états financiers, deux options s’offrent à vous :
- Utilisez un logiciel de comptabilité pour gérer le processus. Ces systèmes mettent automatiquement à jour les états financiers en temps réel lorsque vous enregistrez des transactions, ce qui rend la préparation simple.
- Préparez vos états manuellement. J'expliquerai comment faire cela dans la section suivante.
Les grandes entreprises préparent leurs états financiers en suivant les normes GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) et IFRS (International Financial Reporting Standards).
Malgré les différences entre les normes comptables GAAP et IFRS, la finalité de chaque état financier reste la même.
Étape 1 : Préparer une balance de vérification
Une balance de vérification est un résumé des comptes ouverts dans vos livres. Voici comment en préparer une :
1. Enregistrez les transactions
L'enregistrement des transactions est le point d'entrée pour préparer les états financiers. Chaque opération, incluant les ventes, achats et retours, impacte vos états financiers.
La méthode traditionnelle consistait à enregistrer les opérations dans un journal. Cependant, en utilisant un logiciel comptable, il suffit de saisir les détails des transactions dans le système, qui se charge du reste.
2. Transférez les écritures de journal dans les comptes auxiliaires
Puis, affectez les écritures de journal dans les comptes auxiliaires, qui donnent plus de détails et de contexte que le grand livre général. Les opérations de vente vont dans le livre de ventes, les ventes à crédit dans le livre des comptes clients, etc.
Les comptes auxiliaires sont regroupés en cinq catégories du grand livre : revenus, charges, actifs, passifs et capitaux propres.
3. Écritures d'ajustement
Avant de clôturer vos comptes, vous devrez peut-être passer des écritures d'ajustement. Elles concernent les produits ou charges non reconnus pour la période. Voici un exemple :
Supposons que votre entreprise ait prêté 20 000 $ à l'entreprise d'un ami, ABC Corp., le 1er décembre 2023. Selon l'accord, les intérêts sont dus chaque 12 mois à un taux annuel de 4 %.
Au 31 décembre 2023, vous prépariez vos états financiers. Vous avez enregistré le prêt de 20 000 $ comme un actif pour votre société, mais qu'en est-il des 66,67 $ d'intérêt de décembre restant dus [(20 000 $ x 4 %) / 12] ?
L'intérêt constituerait une écriture d'ajustement :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Intérêts à recevoir ABC Corp. (actif courant) | 66,67 $ | - |
| Compte de produits d’intérêts | - | 66,67 $ |
4. Balance de vérification ajustée
Une balance de vérification permet de contrôler l'exactitude arithmétique des comptes mais ne détecte pas d'autres erreurs, telles que des montants postés au mauvais compte. C'est là que le reporting détaillé des écarts devient essentiel.
En comptabilité en partie double, tous les débits ont des crédits correspondants du même montant. Une balance de vérification permet de vérifier leur égalité : si les totaux diffèrent, recherchez une erreur de calcul.
Pour établir une balance de vérification, répertoriez et totalisez tous les soldes de comptes présents dans vos livres. (Un logiciel comptable peut effectuer cette opération automatiquement.)
Étape 2 : Préparer le compte de résultat
Examinons les états financiers d’Amazon pour situer le contexte, en commençant par le compte de résultat.
Lors de la préparation manuelle d’états financiers, commencez par le compte de résultat. Avec un système comptable, l’ordre n’a pas d’importance.
Pourquoi ? Le revenu net à la fin du compte de résultat est ajouté aux bénéfices non répartis, nécessaire pour compléter le tableau des variations des capitaux propres. Le montant des capitaux propres est indispensable pour préparer le bilan.
Faire cela dans le désordre entraînera un travail répété.
1. Commencer par les revenus
Faites la somme de toutes les ventes nettes durant la période. N’incluez pas d’autres types de revenus comme les loyers ou les intérêts — ce ne sont pas des revenus d’exploitation. Si vous possédez plusieurs entreprises, assurez-vous de consolider vos finances au préalable.
2. Soustraire les charges
Une fois que vous avez ajouté le chiffre d'affaires en haut du tableau :
- Pour déterminer le bénéfice brut, soustrayez le coût des ventes (ou le coût des marchandises vendues) du chiffre d'affaires.
- Pour calculer le résultat d'exploitation, retranchez les frais de vente, généraux et administratifs (ou charges d'exploitation) du bénéfice brut.
- Pour calculer le résultat avant impôts, ajoutez les produits non opérationnels (comme les intérêts et les gains sur instruments financiers) et retranchez les pertes non opérationnelles.
- Pour calculer le résultat net, déduisez l'impôt sur le revenu.
Étape 3 : Préparer le tableau des variations des capitaux propres
Votre tableau des variations des capitaux propres débute avec le solde d’ouverture des capitaux propres des actionnaires (total des actions ordinaires et préférentielles) du début de la période (c’est-à-dire le SOCE de l’an dernier).
À partir de là, effectuez les ajustements suivants :
1. Ajoutez les bénéfices non répartis
Les bénéfices non répartis correspondent à la part du résultat net non distribuée sous forme de dividendes.
Pour calculer les bénéfices non répartis :
- Soustrayez les dividendes distribués (débitez-les sur le compte des bénéfices non répartis).
- Ajoutez le résultat net aux bénéfices non répartis (créditez le résultat net ou débitez la perte nette).
Une fois que vous disposez du solde de clôture des bénéfices non répartis, ajoutez-le au solde d’ouverture des capitaux propres.
2. Ajoutez/Soustrayez le résultat global autre
Le résultat global autre fait référence aux gains et pertes non réalisés qui n’apparaissent pas dans le compte de résultat.
Si l’entreprise réévalue un actif et que sa valeur diminue, il s’agit d’une perte potentielle. Toutefois, la perte n’est réalisée que lors de la vente de l’actif.
Des éléments comme les écarts de conversion de devises ou les modifications des engagements de retraite figurent à ce poste.
3. Enregistrez les variations du capital
Si l’entreprise émet de nouvelles actions, ajoutez-les à cette ligne. Si elle rachète des actions, soustrayez-les.
4. Calculez le solde de clôture
Calculez le solde de clôture des capitaux propres des actionnaires et reportez-le au bilan.
Étape 4 : Préparer le bilan
J'ai une bonne nouvelle.
Vous n’avez pas à calculer la plupart des éléments du bilan. Ce rapport liste les soldes de vos comptes, que vous aurez déterminés avant d’établir la balance de vérification.
1. Actifs
Les actifs apparaissent sur le côté gauche du bilan. Ici, figurent les soldes des comptes d’actifs immobilisés tels que les terrains, des comptes courants comme la trésorerie, et des comptes immatériels comme le goodwill.
2. Passifs
Les passifs représentent les sommes dues par l’entreprise. Ici figurent les soldes des passifs courants comme les comptes fournisseurs et des passifs à long terme comme les obligations.
3. Capitaux propres des actionnaires (Valeur nette de l'entreprise)
Les capitaux propres des actionnaires représentent l’argent appartenant aux propriétaires de l’entreprise (actionnaires ordinaires) et aux actionnaires privilégiés.
Voici une façon plus intuitive de le voir : les capitaux propres correspondent à la différence entre les actifs (ce que possède l’entreprise) et les passifs (ce qu’elle doit).
Cette section inclut la valeur des capitaux propres issue de l’état des variations des capitaux propres.
Étape 5 : Préparer le tableau des flux de trésorerie
Le flux de trésorerie révèle les sources et les utilisations de liquidités de votre entreprise. Maintenir un solde sain — suffisant mais pas excessif — est crucial.
La plupart des jeunes entreprises sont confrontées à une pénurie de trésorerie. Surveiller le tableau des flux de trésorerie aide à anticiper et à se préparer aux problèmes avant qu’ils ne s’aggravent.
La préparation d’un tableau des flux de trésorerie dépend de la méthode utilisée : directe ou indirecte.
Les deux types de tableaux de flux de trésorerie sont composés de trois catégories que je vais expliquer ci-dessous. En additionnant les entrées et sorties de ces catégories, vous obtenez le flux net de trésorerie (positif ou négatif) sur la période étudiée.
1. Flux de trésorerie provenant des activités opérationnelles
Le flux de trésorerie provenant des activités opérationnelles correspond à la somme des encaissements et décaissements liés à des activités telles que la collecte auprès des débiteurs, le paiement aux créanciers, et les impôts versés.
Selon la méthode indirecte, les éléments hors trésorerie comme les amortissements et dépréciations apparaissent aussi ici.
2. Flux de trésorerie provenant des activités d’investissement
Le flux de trésorerie provenant des activités d’investissement comprend les liquidités reçues lors de la vente de titres et celles utilisées pour acquérir de nouveaux actifs tels que des terrains ou des équipements.
Si vous utilisez la méthode indirecte, d’autres postes figurent dans cette section : il faut soustraire les gains sur ventes d’actifs et ajouter les pertes.
3. Flux de trésorerie provenant des activités de financement
Cette section regroupe les opérations telles que la levée de nouveaux capitaux, le remboursement de dettes et le paiement de dividendes.
Si vous employez la méthode indirecte, il faut soustraire les gains de financement (par exemple les intérêts reçus) et réintégrer les charges ou pertes de financement (telles que les intérêts payés).
L’essentiel
Assimiler ces informations peut sembler difficile sans connaissances comptables, voici donc un résumé :
- Le compte de résultat indique si votre entreprise est rentable, guidant les décisions concernant la tarification, la structure des coûts ou l'arrêt d'une gamme de produits.
- L’état des variations des capitaux propres informe les parties prenantes sur les évolutions de l’actionnariat au cours de la période et sur les éventuels paiements effectués aux propriétaires.
- Le bilan résume votre situation financière. Si votre entreprise est trop endettée dans un secteur où les marges bénéficiaires diminuent et où la croissance est faible, elle pourrait perdre sa capacité à rembourser sa dette à terme.
- Enfin, le tableau des flux de trésorerie indique à quel point vous générez et utilisez efficacement votre trésorerie. Si votre activité ne génère pas suffisamment de cash, comment réglerez-vous salaires, remboursements d’emprunts, ou dettes fournisseurs ?
Sachez ce que chaque état financier vous apprend et d’où proviennent les chiffres. Les logiciels de comptabilité automatisent des tâches comme l’établissement de la balance, le calcul du résultat net et la génération du tableau des flux de trésorerie.
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