7 histoires à succès de la mise en œuvre ERP (et ce que nous pouvons en apprendre)
Le travail d'équipe fait la réussite d'un ERP: Les mises en œuvre ERP réussies ont été menées par des équipes dirigeantes solides, impliquées activement dans le processus.
Planifiez pour réussir: Un plan de mise en œuvre réaliste et bien pensé était un facteur clé commun aux déploiements ERP réussis.
Les échecs ERP coûtent cher: Échouer dans la mise en œuvre d'un ERP peut coûter beaucoup de temps, d'énergie et d'argent aux entreprises.
Pas besoin d'être original: Vous pouvez assurer la réussite de votre entreprise en adoptant les bonnes pratiques et stratégies issues de mises en œuvre ERP couronnées de succès.
La façon dont vous mettez en œuvre un logiciel de planification des ressources d’entreprise (ERP) fait toute la différence en matière d’efficacité pour vos processus financiers. Après avoir répondu aux questions des lecteurs sur les meilleures pratiques, j’ai décidé de trouver les histoires de réussite les plus remarquables en matière d’implémentation ERP, pour voir ce qu’elles avaient en commun.
En abordant les entreprises qui ont réussi à mettre en place un ERP, vous remarquerez certains schémas. Par exemple, la réussite de plusieurs sociétés de la liste repose sur :
- La présence d’une équipe solide de dirigeants qui
- Ont activement participé à l'implémentation,
- En suivant un plan d’implémentation réaliste
Vous pouvez vous inspirer de leurs méthodes pour vous assurer que la mise en place de l’ERP de votre entreprise se déroule sans accroc.
Pourquoi les implémentations ERP sont importantes
Les systèmes ERP sont formidables, mais les mises en œuvre peuvent échouer. Quand cela arrive, cela coûte à l’entreprise du temps, de l’énergie, et bien plus qu’un peu d’argent.
Mission Produce est un fournisseur mondial d’avocats mûrs à l’année. En 2022, Mission Produce a rencontré d’importants défis pour tenir sa mission de fournir de délicieux fruits (oui, les avocats sont des fruits). La raison ? Une implémentation ERP ratée.
Cela a coûté à l’entreprise sa réputation et 3,8 millions de dollars, versés à un consultant pour remettre en ordre le système ERP.
1. Fulton & Roark
Fulton & Roark utilisait auparavant des tableurs pour suivre son inventaire, et Sage Live pour la comptabilité. Les cofondateurs, Kevin Keller et Allen Shafer, ont réalisé que ces systèmes ne pouvaient pas soutenir leur croissance annuelle à deux chiffres — un beau problème à avoir, j’en conviens.
Voici pourquoi : les tableurs n’étaient pas capables de prendre en compte l’évolution des coûts des stocks, tandis que Sage ne disposait pas des workflows nécessaires pour enregistrer le coût des marchandises vendues (COGS). Cela a entraîné beaucoup de saisie manuelle de données et une moindre confiance dans la fiabilité des données.
Pour remédier à cela, les cofondateurs ont décidé de centraliser la donnée et les workflows avec NetSuite ERP. Trois semaines à peine après la mise en œuvre, les cofondateurs ont constaté des améliorations notables sur les points suivants :
- Comptabilité : Ils ont pu repérer plus rapidement les erreurs de saisie liées à l’inventaire.
- Comptabilité : L’entreprise a pu gérer ses tâches comptables sans faire appel à des comptables externes.
- Contrôle des coûts : La société a pu augmenter ses ventes d’environ 50 % d’une année sur l’autre sans augmenter ses effectifs.
- Finance : Les cofondateurs avaient une meilleure visibilité sur les marges et les stocks.
Raisons du succès
L’engagement de la direction pour mener à bien l’implémentation du projet ERP a été crucial dans le cas de Fulton & Roark. De plus, le fait que les cofondateurs prennent l’initiative et participent activement à l’implantation de l’ERP a encouragé l’adhésion des employés, contribuant ainsi au succès du projet.
2. N&N Moving Supplies
N&N Moving Supplies est un grossiste familial de matériel et de fournitures de déménagement. En moins de dix ans, l’entreprise est passée d’un seul site en Géorgie à plusieurs emplacements à travers les États-Unis (et a multiplié son personnel par quatre).
En tant que petite entreprise, N&N utilisait QuickBooks et un fournisseur de paie tiers pour gérer le suivi du temps et la paie. QuickBooks ne parvenait plus à suivre les besoins rapides de N&N, c’est pourquoi les cofondateurs se sont tournés vers NetSuite ERP et une solution de pointage proposée par NOVATime, un partenaire de NetSuite, pour gérer sa comptabilité et ses processus de paie.
N&N a réussi à réduire son temps de traitement de la paie de 84 % après la mise en œuvre du système ERP. L’entreprise a également pu équilibrer ses comptes plus rapidement et suivre plus facilement les coûts de main-d’œuvre dans tous ses établissements.
Raisons du succès
L’intégration avec un partenaire tiers a été essentielle pour adapter les fonctionnalités de l’ERP aux besoins de N&N. De plus, veiller à l’adhésion des employés via la formation et leur implication active dans le choix et la mise en œuvre de la solution ERP a été déterminant dans la réussite de N&N.
3. Cadbury
Cadbury, multinationale britannique de confiserie aujourd’hui détenue par Mondelez International, avait divers défis qui ont motivé l’implémentation d’un ERP. Ses principaux problèmes étaient liés à la production et à la distribution en période de forte croissance.
Les problématiques de Cadbury ont abouti à ce que SAP appelle « l’une des plus importantes mises en œuvre ERP à l’échelle mondiale ». L’ERP a permis à Cadbury de standardiser les processus dans 16 sites et de regrouper 13 opérations de production au sein de la société.
Enfin, la réussite de l’implémentation ERP a permis à Cadbury de réduire ses coûts d’exploitation et d’améliorer l’efficacité de sa production sur l’ensemble de la chaîne logistique — mission accomplie !
Raisons du succès
Le succès de l’ERP de Cadbury s’inscrit dans un projet de transformation IT sur cinq ans. Le processus d’implémentation n’est pas toujours sans heurt, mais si vous êtes déterminé et prêt à pivoter plusieurs fois, vos chances de réussite sont bien plus grandes, tout comme Cadbury.
4. Nestlé
Nestlé est la plus grande entreprise agroalimentaire au monde. La société suisse a décidé d’entamer en 1997 un projet d’implémentation ERP intitulé BEST (Business Excellence through Systems Technology), à finaliser pour 2003. Cependant, le parcours d’implémentation de Nestlé a rencontré de nombreux défis.
SAP était l’ERP choisi par Nestlé. Le PDG de Nestlé lui-même s’est associé à des cadres de différents services, dont la finance et la distribution, pour constituer une équipe de parties prenantes chargée de la mise en œuvre de SAP. L’équipe était absolument certaine d’une chose : cette implémentation allait réorganiser les processus métier et changer la façon de fonctionner de Nestlé.
Cependant, l’équipe de parties prenantes n’a pas su impliquer les employés ni communiquer suffisamment sur l’impact de ces changements, provoquant du ressentiment. Trois ans plus tard, le projet a été suspendu, et le turnover a atteint 77 %.
Nestlé a décidé de relancer le processus, cette fois-ci en impliquant les chefs de division et en veillant à ce que tous les employés soient pleinement informés des changements attendus. Cette fois, le projet s’est bien déroulé. En 2002, Nestlé avait économisé 325 millions de dollars sur ses coûts d’exploitation.
Raisons du succès
Nestlé s’est trompé au début, mais ils ont su reconnaître leur erreur et corriger le tir au lieu d’abandonner complètement la mise en œuvre (comme le font certaines entreprises).
Un parfait exemple de pourquoi l’adhésion des employés est essentielle à une mise en œuvre ERP réussie.
5. ABC Compounding
ABC Compounding fabrique des produits liquides et en aérosol pour de multiples secteurs. Contrairement aux autres entreprises de cette liste, ABC Compounding possédait déjà une solution ERP (ProcessPro) dépourvue de fonctionnalités essentielles comme la planification, l’ordonnancement et la GPAO (gestion des besoins en matières).
Heureusement pour ABC, la directrice informatique de l’entreprise, Myra Huger, avait déjà utilisé Sage ERP X3 dans son ancienne société et connaissait bien le large éventail de fonctionnalités de l’ERP. ABC Compounding a collaboré avec un partenaire local Sage pour l’assister dans la mise en place.
Grâce à leur partenaire expérimenté, l’entreprise a pu passer rapidement sur Sage ERP et respecter son calendrier d’implémentation ambitieux.
Raisons du succès
L’expérience de Myra sur Sage, ajoutée à celle d’un partenaire d’implémentation aguerri, ont été des facteurs clés de réussite pour ABC Compounding.
Avoir un expert dans votre équipe — en interne ou en externe — capable de guider le processus et de former vos collaborateurs est un atout majeur pour réussir la mise en œuvre d’un ERP.
6. Hormel Foods
Hormel Foods fabrique, transforme et distribue mondialement de nombreux produits alimentaires et carnés. L’entreprise n’avait pas mis à jour ses systèmes depuis des années et utilisait plusieurs outils difficilement interconnectés. En fait, la dernière mise à jour ERP remontait à plus de 15 ans, lorsque Hormel avait décidé de moderniser et standardiser ses systèmes historiques.
KPMG a été mandaté pour aider Hormel à standardiser ses processus et améliorer la qualité des données via la mise en place de Oracle Cloud ERP. Après l’implémentation, Hormel disposait d’un système unifié permettant de standardiser processus et données, de simplifier la prise de décision et d’obtenir une vue consolidée des données sur l’ensemble de ses activités.
Raisons du succès
L’Assistant Contrôleur de la société, Eldom Quan, attribue la réussite de l’implémentation à l’esprit d’équipe des employés de Hormel Foods et à l’expertise de KPMG ; les deux équipes travaillaient de façon si intégrée qu’il était impossible de distinguer qui était de chez Hormel et qui de chez KPMG lors des collaborations.
Clairement, l’adhésion des employés et le travail d’équipe sont essentiels à la réussite d’une implémentation ERP.
7. Cisco Systems
Les équipes de production et de finance de Cisco utilisaient un logiciel Oracle obsolète au quotidien ; s’il suffisait pour le travail de base, les équipes IT, opérations et direction commençaient à ressentir le besoin de moderniser l’architecture de l’entreprise.
Les coûts de support de Cisco augmentaient de façon continue, et l’ancien logiciel compliquait et ralentissait l’intégration de nouvelles fonctionnalités et d’autres logiciels. Mais l’élan de changement était accompagné d’un défi majeur : le besoin de préserver un accès ininterrompu aux données de l’entreprise.
Grâce au soutien des dirigeants (et à une planification méticuleuse), Cisco a pu mettre en ligne son nouveau système durant un week-end de vacances en 2003, avec un jour d’avance sur le planning initial.
Raisons du succès
Cisco estime que son succès est dû à « un soutien sans faille et à l’implication active de ses dirigeants, ainsi qu’à un engagement général de l’entreprise à réussir ce projet de modernisation d’envergure ».
L'équipe de mise en œuvre a suivi chaque étape du plan et effectué des répétitions à l'échelle de l'équipe pour minimiser les risques et éviter toute surprise.
Meilleures pratiques pour la mise en œuvre d'un ERP
En étudiant ces déploiements, j'ai constaté certains points communs :
Définir des objectifs clairs
Définissez des objectifs spécifiques et mesurables que vous attendez de votre système ERP. Avez-vous besoin d'un ERP pour rationaliser la gestion des stocks, améliorer l'exactitude des données ou offrir un meilleur service client ? Une fois l'objectif connu, définissez un indicateur pour suivre les progrès.
Par exemple, votre objectif pourrait être de réduire le temps de traitement des commandes de 30 % dans les six mois suivant la mise en œuvre de l’ERP. Définir ces détails (avec les parties prenantes clés) avant de débuter la mise en œuvre vous aide à avancer de manière réfléchie dans la bonne direction.
Obtenir l’adhésion de la direction et des employés
Une véritable adhésion de la part de la direction est cruciale car la mise en œuvre d'un ERP représente un investissement important en temps, argent et ressources — des éléments sous le contrôle des cadres dirigeants.
Si vous souhaitez obtenir l’aval de la direction :
- Exposez les avantages et le retour sur investissement attendu de la mise en œuvre de l’ERP
- Partagez votre stratégie d’atténuation des risques
- Démontrez comment la mise en œuvre de l’ERP s’aligne avec les objectifs stratégiques de l’entreprise
Bien entendu, dans de nombreux cas, un projet de mise en œuvre est initié par la direction – auquel cas il convient d’impliquer les employés à chaque étape, de la planification à l’exécution.
Sachez-le : L’adhésion des employés est tout aussi cruciale, sous peine de susciter rancœur et démissions, comme ce fut le cas chez Nestlé.
Choisir le bon système ERP et le bon fournisseur
Les choses peuvent mal tourner si vous mettez en place une solution ERP qui ne répond pas à vos attentes, même si vous avez tout fait correctement par ailleurs. Avant de choisir un fournisseur ERP, évaluez leur expérience dans votre secteur, leur feuille de route produit, leur évolutivité et leur support. Ensuite, réalisez une analyse d’écart en identifiant les lacunes de vos processus actuels et en les mettant en regard des fonctionnalités et des caractéristiques du système ERP qui peuvent les combler.
Au moment de choisir un ERP, calculez le coût total de possession. Additionnez le prix d'achat initial, le coût de mise en œuvre, les coûts récurrents comme la maintenance, mais aussi les coûts cachés liés à la gestion du changement et aux éventuelles interruptions durant la mise en place.
Demandez au fournisseur des références client. Des exemples récents et concluants de déploiement dans votre secteur apporteront à vous et à votre équipe une grande confiance quant à la pertinence du produit pour votre entreprise.
Si vous n’avez pas encore de système, commencez votre recherche de fournisseur ici. Voici les meilleurs ERP actuellement sur le marché :
Élaborer un plan de mise en œuvre réaliste
Chaque entreprise est différente et met en place un ERP dans des conditions qui lui sont propres. Nestlé a mis des années à achever la mise en place, tandis que Cisco l’a déployé en un seul week-end. Veillez à élaborer votre plan de mise en œuvre selon votre situation particulière.
Pensez à débuter par un test pilote sur un segment restreint ou avec des modules spécifiques. Faites des ajustements en fonction des retours lors du déploiement à plus grande échelle.
Il y a de nombreux points à traiter lors de la création d’un plan de mise en œuvre, tels que :
- Définir les jalons du déploiement
- Identifier et minimiser les risques
- Communiquer le plan aux employés et parties prenantes
- Formation
- Préparation au lancement (Go-live)
Impliquez les membres de l'équipe qui travaillent au quotidien sur les processus destinés à être transformés par l’ERP. Cela vous aide à élaborer un plan de mise en œuvre réaliste, à la fois ambitieux et réalisable.
Surveiller et évaluer
Les systèmes et les processus peuvent également rencontrer des problèmes après la mise en œuvre. Surveillez les indicateurs techniques et qualitatifs après la mise en œuvre pour suivre la performance du système, l’adoption par les utilisateurs, l’efficacité des processus et les résultats financiers. Recueillez les retours des utilisateurs sur leur expérience du système afin d’identifier les axes d’amélioration ou de solliciter l’aide du fournisseur.
Surveillez également l’introduction de nouvelles fonctionnalités pour votre ERP et proposez régulièrement des formations pour accompagner ces évolutions, afin d’aider vos employés à exploiter pleinement la plateforme.
L’agilité est essentielle au succès
Votre parcours de mise en œuvre sera très probablement différent de celui des autres. Vous ferez face à des défis uniques, parfois absents de tout manuel ou guide, alors soyez prêt à faire preuve d’agilité tout au long du processus. Cette capacité vous permettra d’adapter rapidement votre plan selon l’évolution des circonstances, et d’augmenter vos chances de réussite.
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