7 histoires de réussite d’implémentation ERP et ce que vous pouvez en retenir
La manière dont vous mettez en œuvre un logiciel de planification des ressources d’entreprise (ERP) fait toute la différence dans l’efficacité de vos processus financiers. En examinant les entreprises ayant réussi leur mise en œuvre d’un ERP, vous remarquerez certaines tendances.
Le succès de nombreuses sociétés de cette liste s’explique par la présence d’une équipe dirigeante forte, qui a participé activement à la mise en place du système et s’est appuyée sur un plan d’implémentation réaliste. Vous pouvez vous inspirer de leur expérience pour vous assurer que la mise en place de l’ERP dans votre entreprise se déroule sans accroc.
Pourquoi la mise en œuvre d’un ERP est cruciale
Les systèmes ERP sont formidables, mais les mises en œuvre peuvent échouer. Lorsque cela arrive, cela coûte à l’entreprise du temps, de l’énergie et pas mal d’argent.
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Mission Produce est un fournisseur mondial d’avocats qui vend des avocats mûrs toute l’année. En 2022, Mission Produce a rencontré d’importantes difficultés pour respecter sa mission de livraison de fruits exquis (oui, l’avocat est un fruit). La raison ? Une mise en œuvre d’ERP ratée.
Cela a coûté à l’entreprise sa réputation ainsi que 3,8 millions de dollars, versés à un consultant chargé de remettre le système ERP en ordre.
1. Fulton & Roark
Fulton & Roark utilisait auparavant des tableurs pour suivre les stocks, et Sage Live pour la comptabilité. Les cofondateurs Kevin Keller et Allen Shafer se sont rendu compte que ces systèmes ne pouvaient pas soutenir leur croissance annuelle à deux chiffres — je sais, c’est un bon problème à avoir.
Voici pourquoi : les tableurs ne permettaient pas de prendre en compte l’évolution des coûts des stocks, tandis que Sage n’avait pas les workflows nécessaires pour enregistrer le coût des marchandises vendues (COGS). Cela a mené à beaucoup de saisie manuelle de données et une moindre confiance dans l’exactitude des données.
Pour résoudre cela, les cofondateurs ont décidé de centraliser les données et les workflows avec NetSuite ERP. À peine trois semaines après la mise en œuvre, les cofondateurs ont constaté des améliorations significatives dans les domaines suivants :
- Comptabilité : Ils ont pu détecter plus rapidement les erreurs de saisie liées aux stocks.
- Gestion comptable : L’entreprise a pu gérer la comptabilité sans faire appel à des experts-comptables externes.
- Contrôle des coûts : L’entreprise a pu augmenter ses ventes d’environ 50 % d’une année sur l’autre sans augmenter le nombre de salariés.
- Finance : Les cofondateurs ont eu une meilleure visibilité sur les marges et les stocks.
Raisons du succès
L’implication de la direction dans la mise en œuvre du projet ERP a été déterminante pour Fulton & Roark. De plus, l’initiative et la participation active des cofondateurs dans l’implémentation de l’ERP ont encouragé l’adhésion des salariés, contribuant au succès du projet.
2. N&N Moving Supplies
N&N Moving Supplies est un grossiste familial en matériel et fournitures de déménagement. En moins d’une décennie, l’entreprise est passée d’un seul site en Géorgie à de multiples sites aux États-Unis (et a quadruplé ses effectifs).
En tant que petite entreprise, N&N utilisait QuickBooks et un prestataire de paie tiers pour gérer les feuilles de temps et la paie. QuickBooks ne répondait plus aux besoins évolutifs de N&N, alors les cofondateurs se sont tournés vers NetSuite ERP et une solution de pointage de NOVATime, partenaire NetSuite, pour gérer leur comptabilité et leur paie.
N&N a réussi à réduire le temps de traitement de la paie de 84 % après la mise en œuvre de l’ERP. L’entreprise a également pu équilibrer les comptes plus rapidement et suivre plus facilement les coûts de main-d’œuvre sur l’ensemble de ses sites.
Raisons du succès
L’intégration avec un partenaire tiers a permis d’adapter les fonctionnalités de l’ERP aux besoins de N&N. De plus, l’adhésion des employés grâce à la formation et à leur implication dans le choix et la mise en œuvre de la solution ont été des facteurs décisifs dans l’histoire de réussite de N&N.
3. Cadbury
Cadbury, société multinationale britannique de confiserie aujourd’hui détenue par Mondelez International, faisait face à plusieurs problématiques justifiant l’implémentation d’un ERP. Ses principaux défis concernaient les exigences de production et de distribution pendant une phase de forte croissance.
Les problèmes de Cadbury ont abouti à ce que SAP qualifie de « l’une des plus grandes mises en œuvre mondiales d’ERP ». La mise en place de l’ERP a permis à Cadbury de standardiser ses processus sur 16 sites et de regrouper 13 opérations de fabrication au sein de l’entreprise.
Finalement, la mise en œuvre réussie de l’ERP a aidé Cadbury à réduire ses coûts d’exploitation et à améliorer l’efficacité de la production tout au long de sa chaîne d’approvisionnement — autrement dit, le projet a été un succès.
Raisons du succès
Le succès de Cadbury avec l’ERP faisait partie d’un projet de transformation informatique sur cinq ans. Le processus d’implémentation n’est pas toujours fluide, mais si vous êtes déterminé et ouvert à plusieurs changements de cap, vous augmentez vos chances de réussite, tout comme Cadbury.
4. Nestlé
Nestlé est la plus grande entreprise mondiale du secteur agroalimentaire et des boissons. La société suisse a décidé de lancer un projet de mise en œuvre ERP appelé BEST (Business Excellence through Systems Technology) en 1997, avec une finalisation prévue en 2003. Cependant, l’implémentation chez Nestlé a rencontré de multiples défis.
SAP a été le choix de Nestlé pour l’ERP. Le PDG de Nestlé s’est lui-même associé à des dirigeants de divers domaines, dont la finance et la distribution, afin de constituer une équipe de parties prenantes pour mener à bien la mise en place de SAP. L’équipe était certaine d’une chose : la mise en œuvre allait réorganiser les processus métiers et provoquer un changement dans le mode de fonctionnement de Nestlé.
Cependant, l’équipe de pilotage n’a pas su impliquer les employés ni leur communiquer l’impact de ce changement, ce qui a provoqué du ressentiment parmi eux. Trois ans après le début du projet, celui-ci a été interrompu et le taux de rotation du personnel a atteint 77 %.
Nestlé a décidé de relancer le processus et, cette fois, ils se sont assurés d’impliquer les chefs de division et que tous les employés soient pleinement informés des changements à attendre. Cette fois, les choses se sont bien déroulées. D’ici 2002, Nestlé avait économisé 325 millions de dollars en frais de fonctionnement.
Raisons du succès
Nestlé s’est d’abord trompé, mais a su reconnaître l’erreur et la corriger au lieu d’abandonner totalement l’implémentation (comme le font certaines entreprises).
Un exemple parfait qui montre pourquoi l’adhésion des employés est cruciale pour une mise en œuvre ERP réussie.
5. ABC Compounding
ABC Compounding fabrique des produits liquides et en aérosol pour divers secteurs. Contrairement à d’autres entreprises mentionnées ici, ABC Compounding disposait déjà d’une solution ERP (ProcessPro) dépourvue de fonctionnalités essentielles comme la planification, l’ordonnancement et le MRP (planification des besoins matières).
Heureusement pour ABC, sa directrice informatique, Myra Huger, avait utilisé Sage ERP X3 dans son entreprise précédente et connaissait la large gamme de fonctionnalités de cet ERP. L’entreprise a fait appel à un partenaire local Sage pour l’accompagner dans la mise en œuvre.
Grâce à leur partenaire expérimenté, l’entreprise a pu migrer rapidement vers Sage ERP et respecter leur calendrier d’implémentation ambitieux.
Raisons du succès
L’expérience de Myra avec Sage, ainsi que la présence d’un partenaire de mise en œuvre expérimenté, ont été des facteurs clés de succès pour ABC Compounding.
Avoir un expert dans votre équipe — en interne ou externe — pour guider le projet et former vos employés constitue un véritable atout pour la réussite d’un projet ERP.
6. Hormel Foods
Hormel Foods fabrique, transforme et distribue à l’échelle mondiale divers produits alimentaires et carnés. La société n’avait pas mis à jour ses systèmes depuis des années et utilisait plusieurs outils qui n’étaient pas interconnectés efficacement. En fait, la précédente mise à jour ERP remontait à plus de 15 ans, lorsque Hormel avait choisi de moderniser et standardiser ses anciens systèmes.
KPMG a été sollicité pour accompagner Hormel dans la standardisation de ses processus et l’amélioration de la qualité des données via la mise en œuvre de Oracle Cloud ERP. Après l’implémentation, Hormel disposait d’un système unifié favorisant la normalisation des processus et des données, la rationalisation de la prise de décisions et l’obtention d’une vision consolidée des informations à l’échelle des entreprises.
Raisons du succès
Le contrôleur adjoint de l’entreprise, Eldom Quan, attribue la réussite à la collaboration entre les salariés de Hormel Foods et l’expertise de KPMG : les deux équipes étaient tellement imbriquées, rapporte Eldom, qu’il était impossible de distinguer qui travaillait pour Hormel et qui travaillait pour KPMG lorsqu’ils œuvraient ensemble.
De toute évidence, l’adhésion des employés et le travail d’équipe sont essentiels à la réussite de la mise en œuvre d’un logiciel ERP.
7. Cisco Systems
Les équipes de fabrication et de finances chez Cisco utilisaient un ancien logiciel Oracle pour le travail quotidien ; même si cela suffisait à accomplir les tâches, les équipes informatiques, opérationnelles et de direction de l’entreprise commençaient à ressentir le besoin de moderniser l’architecture de la société.
Les coûts de support de Cisco augmentaient régulièrement, et le logiciel hérité rendait l’intégration de nouvelles fonctionnalités et d’autres logiciels chronophage et complexe. Cependant, cette volonté de changement était accompagnée d’un défi majeur : l’entreprise devait garantir un accès ininterrompu aux données d’entreprise.
Grâce au soutien de la direction (et à une planification minutieuse), Cisco s’apprêtait à mettre en service son nouveau système durant un week-end prolongé en 2003, avec une journée d’avance sur le planning initial.
Raisons du succès
Cisco estime que la clé de son succès a été « un soutien indéfectible et une implication active de la direction, ainsi qu’un engagement de toute l’entreprise à réussir ce projet de modernisation à grande échelle ».
L’équipe chargée de la mise en œuvre a suivi chaque étape du plan et a organisé des répétitions à l’échelle de l’équipe afin de minimiser les risques et éviter toute surprise.
Meilleures pratiques pour la mise en œuvre d’un ERP
Alors que j’étudiais ces projets de mise en œuvre, j’ai relevé quelques points communs :
Définir des objectifs clairs
Définissez des objectifs spécifiques et mesurables que vous attendez de votre système ERP. Avez-vous besoin d’un ERP pour rationaliser la gestion des stocks, améliorer la précision des données ou offrir un meilleur service client ? Une fois l’objectif identifié, déterminez un indicateur permettant de mesurer les progrès réalisés.
Par exemple, votre objectif peut être de réduire le délai de traitement des commandes de 30% dans les six mois suivant la mise en œuvre de l’ERP. En définissant ces détails en amont (avec les parties prenantes principales), vous vous assurez d’avancer dans la bonne direction, avec un but précis.
Obtenir l’adhésion de la direction et des employés
Un véritable engagement de la part de la direction est essentiel, car la mise en œuvre d’un ERP nécessite un investissement conséquent en temps, argent et ressources — des leviers qui dépendent des dirigeants.
Si vous souhaitez obtenir l’adhésion de la direction :
- Présentez les bénéfices et le retour sur investissement attendu de la mise en œuvre d’un ERP
- Exposez votre stratégie de gestion des risques
- Démontrez comment la mise en œuvre d’un ERP s’aligne avec les objectifs stratégiques de l’entreprise
Bien sûr, dans de nombreux cas, le projet est initié par la direction — auquel cas, les dirigeants doivent impliquer les employés à chaque étape, de la planification à l’exécution.
N’oubliez pas : l’adhésion des employés est tout aussi cruciale, sous peine de voir émerger du ressentiment ou des démissions, comme dans le cas de Nestlé.
Choisir le bon système ERP et le bon fournisseur
Les choses peuvent vite se dégrader si l’ERP choisi ne répond pas à vos attentes, même si tout le reste a été fait correctement. Avant de sélectionner un fournisseur ERP, évaluez son expérience sectorielle, sa feuille de route produit, la capacité de l’ERP à évoluer et les services de support proposés. Ensuite, réalisez une analyse des écarts : identifiez les points faibles de vos processus actuels et confrontez-les aux fonctionnalités et atouts de l’ERP afin d’estimer dans quelle mesure il pourra combler ces besoins.
Lors du choix de l’ERP, calculez le coût de possession total. Additionnez le prix d’achat initial, le coût de la mise en œuvre, les frais récurrents comme la maintenance, ainsi que les coûts cachés, tels que la conduite du changement et les éventuelles interruptions lors du déploiement.
Demandez au fournisseur des références clients. Des exemples de réussites récentes dans votre secteur d’activité peuvent vous rassurer, vous et votre équipe, sur la pertinence de la solution pour votre entreprise.
Si vous n’avez pas encore de système, commencez votre recherche de fournisseur ici. Voici les meilleurs systèmes ERP actuellement sur le marché :
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Développer un plan de mise en œuvre réaliste
Chaque entreprise est différente et met en place un ERP dans des circonstances qui lui sont propres. Nestlé a mis des années à achever le processus, tandis que Cisco l’a déployé en un seul week-end. Veillez donc à établir votre plan de mise en œuvre en fonction de votre situation spécifique.
Pensez à démarrer par un test pilote sur un petit segment ou des modules spécifiques. Apportez des ajustements selon les retours obtenus au fur et à mesure de votre déploiement à plus grande échelle.
Il y a de nombreux éléments à prendre en compte lors de l’élaboration d’un plan de mise en œuvre, tels que :
- Définir des jalons de mise en œuvre
- Identifier et minimiser les risques
- Communiquer le plan aux employés et parties prenantes
- Former les équipes
- Préparer le lancement opérationnel
Impliquez les membres de l’équipe qui travaillent directement sur les processus impactés par l’ERP. Cela vous aidera à concevoir un plan de mise en œuvre réaliste qui soit à la fois ambitieux et pragmatique.
Surveillez et évaluez
Les systèmes et processus peuvent aussi rencontrer des dysfonctionnements après la mise en place. Suivez les indicateurs techniques et qualitatifs après la mise en œuvre pour évaluer la performance du système, l’adoption par les utilisateurs, l’efficacité des processus et les résultats financiers. Recueillez les retours des utilisateurs concernant leur expérience avec le système ERP afin d’identifier les axes d’amélioration, ou demandez de l’aide auprès du fournisseur.
Pensez également à suivre l’introduction de nouvelles fonctionnalités pour votre ERP, et proposez des formations régulières lors du déploiement de celles-ci afin d’aider vos employés à exploiter pleinement la plateforme.
L’agilité est primordiale pour réussir
Votre parcours de mise en œuvre sera très certainement différent de celui des autres. Vous ferez face à des défis uniques, dont certains ne figurent dans aucun guide, alors soyez prêt à faire preuve d’agilité tout au long du processus. Cette agilité vous aidera à modifier rapidement le plan de mise en œuvre en fonction de l’évolution des circonstances, et à maximiser vos chances de succès.
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