Key Takeaways
Accepter le changement: Nous autres, les humains, sommes imparfaits et avons tendance à nous accrocher plus longtemps que nécessaire à ce qui ne fonctionne pas. Reconnaissez le besoin de changement et profitez des avantages d'une mise à niveau.
Anticiper: Préparez la transition en définissant vos objectifs, en établissant un calendrier et en garantissant la compatibilité des données pour faciliter le passage à un nouveau logiciel comptable.
Demander de l'aide: Contactez le service client, participez à des sessions de formation et impliquez les membres de votre équipe pour faciliter le changement de logiciel comptable.
Tester avant de s'engager: Testez le nouveau logiciel comptable avant de vous engager pleinement afin de vous assurer qu'il répond aux besoins de votre entreprise et s'intègre à vos opérations financières pour des performances optimales.
Favoriser la croissance: Saisissez l'occasion d'évoluer et de rationaliser vos processus en passant à un logiciel comptable infonuagique, pour améliorer l'efficacité et l'évolutivité de vos activités.
Essayer de changer de logiciel de comptabilité peut parfois donner l’impression d’essayer de sortir d’une mauvaise relation. Peut-être qu’il ne vous convient plus, que votre entreprise a évolué au-delà de ses capacités ou que vous devez passer à un logiciel de comptabilité en ligne. Mais faire le saut vers quelque chose de nouveau semble tellement… difficile.
Eh bien, je suis là pour vous montrer exactement comment changer de logiciel de comptabilité de manière à rendre le processus aussi simple que possible.
Avant de changer : les préparatifs
Vous savez donc que vous devez changer de logiciel. Mais avant de vous précipiter vers le premier fournisseur de logiciels trouvé dans vos résultats de recherche, vous devez préparer le terrain pour la transition.
Voici les préparatifs à effectuer pour que le changement se fasse sans accroc :
1. Identifiez vos points de friction
Si vous cherchez comment passer à un nouveau système comptable, c’est pour une raison. Certains aspects de votre système actuel ne fonctionnent peut-être pas comme ils le devraient, il vous manque peut-être des fonctionnalités dont vous avez besoin, l’assistance est peut-être insuffisante, ou il existe bien d’autres raisons.
La première étape essentielle consiste à identifier et à quantifier ces problèmes avec autant de détails que possible. Ne faites pas une liste vague ; soyez précis et ciblez les problèmes.
Mauvais exemple : Capacités limitées en matière de rapports
Bon exemple : Impossible de créer un rapport personnalisé générant automatiquement les principaux indicateurs clés de performance pour les rapports trimestriels au conseil d’administration
Il est également utile de vous renseigner sur les nouvelles fonctionnalités qui se généralisent et que vous n’avez peut-être jamais utilisées auparavant, comme les outils d’automatisation pouvant contribuer à rationaliser les processus de comptabilité fournisseurs et clients. Certaines sont disponibles en ligne, tandis que d’autres sont installées sur site.
2. Échangez avec les parties prenantes
Changer de logiciel de comptabilité n’a pas d’incidence uniquement sur l’équipe financière. Plusieurs parties prenantes de l’entreprise seront probablement concernées par certains changements résultant de cette transition, et il est important de recueillir leur avis.
Il peut s’agir d’utilisateurs d’autres services qui gèrent les données transmises au logiciel de comptabilité actuel, de cadres dirigeants qui interprètent les rapports générés par le logiciel ou d’équipes FP&A qui utilisent les données comptables comme base pour élaborer leurs prévisions.
Une fois ces utilisateurs identifiés, discutez avec eux du changement envisagé et demandez-leur ce qu’ils aimeraient trouver dans une nouvelle solution logicielle.
Have an account? Log In
3. Étudiez les solutions alternatives
Une fois que vous disposez d’une liste détaillée de tous les problèmes à résoudre et des personnes dont vous devez préserver la satisfaction, il est temps de commencer à étudier les solutions alternatives. De nombreux guides consacrés aux meilleurs logiciels de comptabilité sont disponibles en ligne, et c’est presque certainement par là que commencera votre recherche.
Options à envisager
Notre équipe a évalué les options disponibles sur le marché, et celles-ci se sont distinguées comme les meilleurs outils de comptabilité :
Les clics sur les liens ci-dessous peuvent générer une commission, ce qui soutient nos tests et avis indépendants sur les logiciels et services. En savoir plus sur notre transparence.
- 8. Reckon One
Mais cela ne doit pas s’arrêter là.
L’une des meilleures sources d’information est constituée par les utilisateurs actuels. Il peut s’agir d’anciens collègues, de contacts LinkedIn ou de membres de groupes Slack professionnels dont vous faites partie. Il y a de fortes chances que d’autres personnes aient rencontré les mêmes problèmes.
Découvrez ce qu’elles ont fait et vérifiez si le logiciel de comptabilité qu’elles ont choisi pourrait vous convenir.
4. Vérifiez les capacités d’intégration
Une fois que vous avez réduit votre sélection à quelques concurrents, vérifiez leurs capacités d’intégration avec le reste de votre écosystème technologique existant. Cela vous donnera non seulement les meilleures chances de réussite avec le nouveau logiciel à long terme, mais rendra également le processus de migration des données beaucoup plus simple.
Dans l’idéal, vous devez éviter d’avoir à tout transférer au moyen de fichiers CSV, car cela rendrait le suivi de l’avancement plus difficile et augmenterait le risque d’erreur humaine.
Veillez à vérifier non seulement le fonctionnement de l’intégration pour les nouvelles données, mais aussi la manière dont les différents fournisseurs de logiciels de comptabilité gèrent les données historiques.
5. Planifiez votre calendrier
Maintenant que vous avez choisi le nouveau logiciel de comptabilité d’entreprise vers lequel vous allez migrer, vous devez créer un calendrier détaillé pour la transition. Celui-ci devra présenter les différentes étapes du processus (nous y reviendrons ci-dessous), ainsi que la durée approximative de chacune d’elles.
Ce sera le bon moment pour reprendre contact avec les parties prenantes identifiées précédemment, afin qu’elles soient informées du changement et puissent commencer les préparatifs nécessaires.
Fixez une date butoir
Le fait de fixer une date limite précise pour le changement permettra de maintenir le projet sur la bonne voie et de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Une date de changement vague entraînera inévitablement des reports successifs de la mise en œuvre, avec son lot de confusion et d’inefficacité entre-temps.
Tout est prêt : changez de logiciel
Le moment est venu de procéder au changement.
L’objectif est ici de prévenir les problèmes potentiels. N’attendez pas que la situation dégénère. Adoptez plutôt une approche méthodique et réfléchie de la transition, afin de vous assurer que le processus se déroule sans encombre et que tout le monde reste informé.
1. Sélectionnez les données à migrer
La première étape de la transition consiste à sélectionner les données que vous souhaitez migrer. La réponse par défaut peut être de transférer absolument tout ce qui figure dans votre base de données existante, ce qui convient si toutes les données sont exploitables et conformes à la réglementation relative aux données.
Cependant, le changement de logiciel de comptabilité constitue une bonne occasion d’examiner vos pratiques de gestion des données.
- Stockez-vous des données dont vous n’avez pas besoin ?
- Existe-t-il des catégories de données de mauvaise qualité qui devraient être supprimées ?
Gardez à l’esprit les exigences réglementaires relatives au stockage des données afin de ne pas supprimer des informations que vous êtes légalement tenu de conserver.
2. Transférez et testez vos données
Vos données existantes étant organisées et normalisées pour le nouveau logiciel, le moment est venu de procéder au transfert. Votre nouveau fournisseur devrait pouvoir vous aider dans ce processus, qui variera en fonction des systèmes, ancien et nouveau, que vous utilisez.
Dans certains cas, il peut être possible de connecter directement les sources de données au moyen d’API ; dans le cas contraire, vous devrez probablement exporter les données dans une feuille de calcul Excel, puis les importer dans le nouveau système.
Une fois le transfert terminé, il est essentiel d’exécuter des rapports de test pour vérifier qu’il a été effectué correctement. Vous pouvez par exemple sélectionner quelques tâches clés, les exécuter dans l’ancien logiciel, puis les exécuter à nouveau dans le nouveau système afin de vérifier que les résultats correspondent à vos attentes.
3. Formez les utilisateurs au nouveau logiciel
Maintenant que vous savez que le système fonctionne correctement, vous pouvez commencer le déploiement. Un processus de formation complet doit être mis en place afin de permettre à votre équipe de se familiariser avec le nouveau logiciel.
Ne cherchez pas à précipiter cette étape. Vous devez laisser suffisamment de temps à chacun pour se sentir à l’aise avec le nouveau système avant de lui demander de l’utiliser en conditions réelles. Le temps supplémentaire consacré en amont vous épargnera bien des difficultés à l’avenir.
Ce processus de formation doit notamment prévoir un accès continu à une équipe d’assistance à la clientèle, en interne ou auprès du fournisseur lui-même. Les utilisateurs pourront ainsi continuer à demander de l’aide une fois leur formation initiale terminée.
4. Faites fonctionner les deux systèmes en parallèle
Enfin, ne vous empressez pas de désactiver l’ancien système. Le changement de logiciel de comptabilité entraînera certainement quelques difficultés initiales, et conserver l’ancien logiciel actif vous permettra de disposer d’une solution de secours.
Tout au long du processus de changement, veillez à tirer parti de la relation avec votre nouveau fournisseur afin de rendre la transition aussi fluide que possible. Il est dans son intérêt que celle-ci se déroule bien et, alors que vous ne réaliserez peut-être ce type de changement qu’une seule fois, il suit régulièrement ce processus.
Vous devez définir une date de fin d’utilisation de l’ancien logiciel. Lorsque vous mettrez finalement fin à l’ancien service, veillez à créer une sauvegarde archivée des personnalisations de cet outil, au cas où vous auriez un jour besoin de revenir à celui-ci.
Erreurs courantes lors de la migration d’un logiciel de comptabilité
Bien sûr, les meilleurs apprentissages viennent des erreurs, mais idéalement, vous pouvez simplement apprendre des erreurs de quelqu’un d’autre. J’ai compilé quelques-unes des erreurs les plus courantes lors de la migration d’un logiciel de comptabilité, avec l’aide d’experts du domaine.
Payer inutilement trop cher
Avec des technologies comme les API, il n’est pas forcément nécessaire de payer le prix fort pour une solution logicielle proposant nativement chaque fonctionnalité disponible.
Un grand nombre de logiciels de comptabilité disposent désormais d’API et d’applications complémentaires dont les entreprises ne tiennent parfois pas compte lorsqu’elles évaluent un nouveau prestataire.
Cela peut amener les entreprises à payer trop cher pour des logiciels proposant “toutes les fonctionnalités possibles”, car elles établissent une liste d’exigences très longue alors que certaines de ces fonctionnalités pourraient être mieux prises en charge par un prestataire spécialisé externe au logiciel de comptabilité principal.
More Articles
Manque de continuité dans les principes comptables
Du point de vue comptable, il ne s’agit pas seulement de transférer les bonnes données, mais aussi de garantir une continuité dans la manière dont ces données sont catégorisées dans le nouveau système.
Examinez attentivement votre plan comptable et vos principes comptables avant la migration afin d’éviter des erreurs de principe susceptibles de fausser vos rapports financiers.
Lors d’un changement de logiciel de comptabilité, une erreur critique consiste à ne pas correctement faire correspondre vos données avec la structure du nouveau système. Les erreurs de principe surviennent lorsque les transactions sont classées ou traitées de manière incorrecte au regard des normes GAAP. Il peut s’agir, par exemple, d’une mauvaise catégorisation des dépenses, d’une application incorrecte des règles de comptabilisation des produits ou d’une présentation erronée des charges à payer. Ces erreurs techniques peuvent s’amplifier et fausser vos états financiers.
Pour éviter cela, étudiez attentivement les fonctionnalités du nouveau logiciel et consultez votre comptable afin de vous assurer que votre configuration reproduit vos livres comptables existants. Investir en amont dans une planification et une mise en œuvre adéquates vous évitera des difficultés ultérieures en matière de conformité et de prise de décision fondée sur des chiffres erronés.
Choisir un partenaire de mise en œuvre uniquement en fonction du prix
Pour les grandes entreprises, il est courant de faire appel à un spécialiste tiers pour aider à mettre en œuvre une nouvelle solution de comptabilité. Si votre entreprise est suffisamment grande pour justifier cette démarche, les experts recommandent de bien choisir votre partenaire.
Les entreprises qui choisissent le partenaire le moins cher vivent une expérience de mise en œuvre insatisfaisante et finissent soit par dépenser davantage pour corriger les problèmes de la première mise en œuvre, soit par ne jamais déployer leur nouveau logiciel.
Abonnez-vous pour découvrir davantage d’analyses sur les technologies comptables
Prêt à passer à l’étape suivante ?
Que vous soyez l’unique membre de l’équipe financière d’une petite entreprise, directeur financier d’une multinationale ou que vous vous trouviez entre les deux, nous avons tout ce qu’il vous faut pour rester informé des dernières innovations technologiques qui vous concernent.
