La structure idéale du service comptable évolue au rythme de chaque transformation de votre entreprise... mais une chose est certaine : vous ne pouvez pas tout faire.

Je parie que l’épuisement professionnel et les délais non respectés sont à l’origine de votre démarche. Après tout, les responsables financiers hésitent notoirement à augmenter les effectifs. Comme le dit la célèbre citation, « Nous sommes maudits, car nous pouvons voir les chiffres. »

Cet article est spécialement conçu pour vous aider à justifier vos décisions de recrutement et à développer votre équipe comptable de la bonne manière.

L’importance de choisir la bonne structure

Il existe très peu de services qui dépendent autant de l’ordre et de l’organisation que la comptabilité.

Ce sont les personnes qui veillent à ce que vous soyez en conformité, préparé pour les étapes financières nécessaires et équipé des chiffres dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées.

Si cela ne suffit pas à vous convaincre, réfléchissez au nombre d’informations supplémentaires fondées sur les données que vous pourrez obtenir sur votre entreprise.

Plus de données signifie plus d’informations, ce qui apporte des avantages à court, moyen et long terme.  

Fonctions du service comptable

L’équipe comptable est responsable de nombreuses fonctions financières essentielles, notamment :

• Enregistrer, suivre et analyser les données financières de votre entreprise
• Préparer un éventail de rapports et documents financiers essentiels
• Gérer les impôts, les audits financiers internes et la conformité
• La gestion des flux de trésorerie
• Suivre et allouer les capitaux
• La tenue des comptes

Pour bien gérer tous ces aspects, il faut du temps, le souci du détail et des connaissances spécialisées.

Toute personne ayant essayé de jongler seule avec toutes ces tâches sait que les gérer sans aide est au mieux difficile, puis devient impossible lorsque vous atteignez un certain rythme de croissance.

Si vous êtes du genre à tout faire vous-même jusqu’au bout

Si vous êtes convaincu de pouvoir tout faire vous-même… vous avez peut-être raison. Mais vous aurez besoin d’aide. Voici les meilleurs logiciels de comptabilité que vous pouvez utiliser, évalués par mon équipe et moi-même :

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2. 2. Dext — Idéal pour l'extraction des données pré-comptables
3. 3. QuickBooks Online — Idéal pour les petites entreprises
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5. 5. Ramp — Idéal pour la gestion automatisée des dépenses
6. 6. Patriot Accounting — Idéal pour des méthodes comptables flexibles
7. 7. InvoiceBerry — Idéal pour la création rapide de factures
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Idéal pour les entreprises de taille moyenne
10. 10. ZipBooks — Idéal pour les associations à but non lucratif

Examinons maintenant de plus près les fonctions essentielles de l’équipe comptable.

Si vous cherchez simplement des conseils pour constituer une équipe, vous pouvez passer directement à la section consacrée aux conseils pratiques ; si cet univers est relativement nouveau pour vous, vous tirerez profit de la lecture de ce qui suit.

Tenue des comptes

La tenue des comptes est le processus qui consiste à enregistrer vos informations financières, notamment :

• Les sources de revenus
• Les comptes fournisseurs
• Les comptes clients
• Les pertes
• Les montants, dates et références pertinents

Les teneurs de comptes suivent les écritures dans l’ordre chronologique, à l’aide de documents tels que les reçus de vente, les bons de commande et les factures. 

Le cycle comptable comporte 8 étapes ; toutefois, la tenue des comptes concerne principalement les quatre premières :

1. Analyser les transactions financières et affecter chacune au compte approprié
2. Créer les écritures de journal 
3. Reporter les écritures dans le grand livre 
4. Effectuer un rapprochement à la fin de chaque période 

Des registres exacts constituent le fondement d’une bonne santé financière et facilitent une prise de décision avisée et opportune. De plus, avoir un bon teneur de comptes simplifie la vie de tout le monde lorsque le fisc passe.

Paie

Les tâches liées à la paie comprennent :

• Effectuer les paiements aux employés
• Payer les impôts en leur nom
• Tenir les registres des retenues, des primes, des paiements et des avantages sociaux de l’entreprise

Examinons un exemple.

Gerald et son ami Brett ont créé une entreprise sous forme de société en nom collectif, et ils ont embauché un employé en interne pour s'occuper de leurs finances.

Le comble ? La seule personne pour laquelle ils doivent gérer la paie est leur comptable. S'ils ne le font pas, ils s'exposent à de lourdes amendes et pénalités. 

Pour les entreprises individuelles et les sociétés en nom collectif, le ou les propriétaires n'ont pas besoin de gérer leur propre paie, mais ils doivent le faire pour toute personne sous contrat. En ce qui concerne les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés par actions, vous devrez gérer la paie pour vous-même, vos administrateurs et vos employés.   

États financiers 

La création d'états financiers ressemble à une analyse de sang : un mal nécessaire pour assurer la bonne santé (organisationnelle).

Ils informent les investisseurs et les décideurs sur les bénéfices, les flux de trésorerie, les dettes et la croissance. Voici quelques exemples d'états financiers :

• Bilan (ou état de la situation financière) : Un aperçu des actifs, des passifs et des capitaux propres de votre entreprise
• Compte de résultat : États trimestriels et annuels présentant les revenus, les dépenses, le bénéfice net et les résultats
• Tableau des flux de trésorerie : Un état qui vous permet d'évaluer en un coup d'œil la santé de votre entreprise, et qui comprend trois sections : les activités d'exploitation, les activités d'investissement et les activités de financement  

Les parties prenantes utilisent ces documents officiels pour évaluer l'efficacité de la gestion de la trésorerie, des actifs, des passifs et des capitaux propres. Si votre entreprise rencontre des difficultés, vous devriez être en mesure de les repérer, de les analyser et de les résoudre à temps — à condition que vos comptes soient en ordre. Les créanciers, les auditeurs et l'IRS se réfèrent également à ces rapports pour mesurer la rentabilité et garantir la conformité.

Contrôles internes

Des contrôles financiers solides sont essentiels pour garantir la conformité et la sécurité, gérer les ressources et assurer la pérennité de l'organisation à long terme.

Refuser de mettre en place des contrôles internes crée un risque inévitable de fraude ou d'erreur majeure, qui pourrait plonger le propriétaire et les administrateurs d'une entreprise dans de graves difficultés financières et juridiques.

Trésorerie d'entreprise

L'équipe de trésorerie veille à ce qu'une entreprise dispose de suffisamment de liquidités pour répondre à ses besoins immédiats. Cela comprend :

• Réaliser des prévisions approfondies
• Optimiser l'utilisation du crédit
• Réduire la dette
• Repérer les meilleures possibilités d'investissement

Déclarations fiscales

L'un des moyens les plus simples de mettre fin à votre activité est de mal remplir la déclaration fiscale annuelle, d'accumuler des amendes colossales et de ne pas parvenir à rétablir votre flux de trésorerie.

À moins que vous ne dirigiez une très petite entreprise individuelle avec des frais généraux minimes, il vaut généralement la peine de faire appel à un expert-comptable agréé (CPA) pour superviser la préparation et le dépôt des déclarations fiscales.

Mieux vaut prévenir que guérir, comme le dit le proverbe.

Structurer votre service comptable

Adopter une approche stratégique de l'entreprise est l'un des moyens les plus judicieux de mettre en place des systèmes et des processus qui favorisent sa rentabilité à long terme. La manière dont vous structurez et développez votre service financier ne fait pas exception.

Voici quelques-unes des principales fonctions comptables : 

• Directeur financier : Ce serait vous. Vous travaillez directement avec le directeur général et dirigez tous les aspects financiers d'une entreprise : vous définissez les politiques, élaborez les stratégies financières et opérationnelles, améliorez l'efficacité opérationnelle et utilisez les rapports pour prendre des décisions.
• Responsable de la trésorerie : Il surveille les évolutions réglementaires, fait appliquer les politiques financières et entretient les relations avec les créanciers et les investisseurs.
• Contrôleur financier : Il prépare les rapports mensuels, établit les états financiers et supervise la paie, tout en gérant les opérations quotidiennes (y compris le personnel) et en prenant en charge la conformité. 
• Comptable : Il gère le grand livre, prépare les rapports quotidiens, s'occupe des impôts et traite la paie. 
• Employé comptable : Saisie de données, notamment l'enregistrement des encaissements, la tenue de feuilles de calcul Excel ou l'utilisation d'un logiciel de comptabilité, ainsi que l'impression des chèques. De nombreuses petites entreprises emploient deux personnes à ce poste : l'une pour les comptes fournisseurs et l'autre pour les comptes clients. 

Les autres fonctions courantes en comptabilité comprennent :

• Analyste financier
• Responsable de l'audit interne
• Responsable du crédit et du recouvrement
• Responsable des achats
• Responsable de la comptabilité

Ne compliquez pas les choses

Ces postes ont tendance à être ajoutés lorsque l’organisation a atteint un niveau de maturité plus avancé. Si vous en êtes aux débuts, il est préférable de commencer modestement, tout en prévoyant une structure complète pour l’avenir de votre service comptable.

Interactions entre les fonctions financières

Plus votre entreprise est petite, plus vous êtes susceptible de vous appuyer sur quelques personnes ou sur un prestataire externe pour prendre en charge toutes les fonctions comptables.

À mesure que vous vous développez, la charge de travail augmente considérablement et vous devrez recruter des personnes qualifiées pour chaque fonction et établir une hiérarchie. Je sais ce que vous pensez : enfin, le meilleur arrive !

Poursuivez votre lecture pour découvrir les bonnes pratiques relatives à la structure d'un service comptable.

Choisir la structure organisationnelle du service comptable de votre entreprise

Le chiffre d'affaires, l'ancienneté et la taille de votre entreprise détermineront inévitablement la structure et les besoins de votre service financier.

Il va sans dire qu'une start-up n'aura généralement pas besoin des mêmes ressources que les multinationales, ni accès à celles-ci. Gardez donc à l'esprit qu'aucune de ces informations ne constitue une solution universelle.

Parmi les autres facteurs courants figurent :

• Le secteur dans lequel vous opérez
• L'ancienneté de votre entreprise
• Le nombre de salariés que vous employez
• Le nombre de sites géographiques

Tous ces éléments influencent la façon dont vous constituez et structurez votre équipe financière.

Examinons comment l'un des facteurs les plus importants — l'ancienneté et le stade de développement d'une entreprise — peut affecter la structure de son service financier.

Start-up

Dans la plupart des cas, les start-up se concentrent sur la croissance et la capacité à changer d'échelle, avec pour objectif de développer un modèle économique capable de générer des bénéfices élevés. Un effectif réduit conduit généralement les fondateurs et les membres clés du personnel à endosser plusieurs rôles.

Bien que vous partagiez les responsabilités du directeur financier ou du trésorier avec d'autres collaborateurs présents dès les premières étapes, il est préférable d'investir dans un bon logiciel de comptabilité afin de centraliser les informations.

À mesure que la croissance s'accélère, la majeure partie de votre équipe financière peut être externalisée auprès de prestataires spécialisés. En tant que start-up, vos principales préoccupations financières sont généralement les suivantes :

• Assurer le versement des salaires dans les délais tout en respectant les règles relatives aux retenues fiscales.
• Surveiller attentivement et rigoureusement les flux de trésorerie de l'entreprise, y compris les dettes fournisseurs et les créances clients.
• Suivre les dépenses de l'entreprise afin d'éviter la création de dépenses déraisonnables pendant votre phase de croissance.

Si vous connaissez une croissance massive et rapide, il est judicieux d'établir un plan de recrutement pour le service comptable et de le mettre en œuvre dès que la charge de travail devient ingérable.

Petite entreprise

Le terme « petite entreprise » peut être quelque peu trompeur.

Aux États-Unis, la Small Business Administration (SBA), l'Administration américaine des petites entreprises, définit une petite entreprise comme une entreprise comptant moins de 500 salariés... ce qui inclut 99,9 % de toutes les entreprises des États-Unis.

Gardez à l'esprit que les objectifs stratégiques d'une petite entreprise dépendront des objectifs de son ou de ses propriétaires, mais la rentabilité reste toujours un objectif central. À mesure que votre entreprise se développe, vous devrez envisager plus sérieusement la mise en place d'un service financier à part entière. 

Je me concentrerai sur les petites entreprises réalisant un chiffre d'affaires de $2-10M.

La structure de votre service comptable peut rester relativement légère si cela vous convient — les spécialistes de la paie et les responsables comptables peuvent assurer la continuité des tâches comptables des petites entreprises, comme la mise en place de tableaux de bord de reporting pour surveiller les indicateurs clés de performance. À ce stade, le directeur financier et le contrôleur financier peuvent se concentrer sur la vision stratégique globale, notamment sur le reporting des services ou des opérations. 

Pour les cow-boys parmi vous

Si vous êtes arrivé à ce stade sans aucun comptable ni professionnel de la finance :

1. Bravo à vous, mais vérifiez bien que vos fournisseurs ne vous détestent pas.
2. Il est temps d’embaucher un professionnel senior de la finance pour vous aider à mettre en œuvre la stratégie et les politiques.

Grandes entreprises

Les grandes entreprises, c’est-à-dire celles qui comptent plus de 500 employés et des établissements dans le monde entier, visent généralement l’expansion sur de nouveaux marchés et l’efficacité (ou du moins la réduction des coûts).

Si cela n’a pas déjà été fait, vous chercherez à rationaliser et à optimiser votre structure organisationnelle. L’un des principaux objectifs est de permettre aux membres de la direction générale, et plus particulièrement au directeur financier, de se concentrer sur les stratégies à long terme. Envisagez de recruter un vice-président des finances pour superviser la santé financière de l’entreprise, notamment la planification et le reporting financiers, ainsi que la conformité et la gestion des risques. 

Les principaux objectifs des grandes entreprises dépendent des objectifs de l’entreprise, mais peuvent notamment être les suivants :

• Centraliser les principaux outils opérationnels : si votre entreprise n’exploite pas la puissance d’un ERP, le sujet finira inévitablement par être abordé. Les conseils d’une équipe financière experte — ainsi que de personnes spécialisées dans certaines fonctions comptables — contribueront grandement à la mise en œuvre d’un ERP et à la préparation de l’entreprise au succès et à la croissance.
• Fusions et acquisitions : dans le cadre de la stratégie d’entreprise, la fusion avec d’autres entités ou leur acquisition peut constituer un axe majeur de croissance et d’expansion. Dans ces situations, vos responsables financiers joueront un rôle essentiel à toutes les étapes, de la planification à l’intégration. Cela comprend la réalisation d’un audit préalable et de la modélisation financière.

Examen approfondi de l’équipe comptable senior

Nous répondons ci-dessous à certaines des questions les plus pressantes que se posent les responsables concernant la structure du service comptable.

Quand est-il pertinent d’embaucher un directeur financier ?

Si vous avez l’impression que votre maîtrise de la finance n’est pas suffisamment solide pour assumer vous-même le titre de directeur financier, ce n’est pas grave. Il vaut mieux admettre ses faiblesses et constituer autour de soi une équipe financière et/ou comptable que d’essayer de faire entrer un objet carré dans un trou rond.

Le retour sur investissement sera différé

Si vous vous demandez s’il faut embaucher un directeur financier, cela signifie généralement qu’il est temps de le faire. Le plus tôt est généralement le mieux ; toutefois, ce n’est pas la même chose que d’embaucher un commercial. Vous devez lui laisser le temps de comprendre votre entreprise, puis de mettre en œuvre des changements.

Toutes les entreprises ont une chose en commun — elles doivent gagner de l’argent (et le gérer correctement) pour rester en activité. La planification financière stratégique et le reporting fondé sur les données sont au cœur de toute entreprise prospère, et embaucher un directeur financier est un moyen infaillible de s’assurer que votre start-up démarre sur les chapeaux de roue. 

Directeur financier ou contrôleur financier : quelle est la différence ?

Le directeur financier se situe au sommet de la hiérarchie structurelle du service financier. Le premier doit prendre du recul pour avoir une vision d’ensemble et comprendre comment affiner et améliorer les choses, tandis que le second s’occupe des fonctions comptables et de l’optimisation des opérations quotidiennes de l’entreprise.

Responsable comptable ou contrôleur financier : quelle est la différence ?

Dans les petites organisations, les contrôleurs financiers portent souvent deux casquettes et peuvent diriger une petite équipe de comptables et d’agents administratifs. Toutefois, il est judicieux pour les structures plus importantes d’embaucher des responsables comptables pour gérer le personnel et de laisser les contrôleurs se concentrer sur les budgets, les prévisions et les autres rapports essentiels. 

Façonner un service financier surpuissant

Que vous dirigiez le service financier d’une petite entreprise ou d’une entreprise technologique en pleine croissance, les différentes façons de structurer votre service financier comporteront toujours des nuances en fonction de vos besoins spécifiques. 

La première question à vous poser est de savoir si vous êtes le bon directeur financier pour ce poste ou si recruter quelqu’un pour cette fonction vous placerait dans une meilleure position pour assurer la croissance. À partir de là, vous pouvez élaborer une stratégie garantissant une séparation saine des tâches, chaque fonction comptable étant assurée par la bonne personne et une hiérarchie parfaite du service comptable étant mise en place.

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