Quanto costa esternalizzare la contabilità dagli Stati Uniti?
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Scherzo. Probabilmente sarebbe una pessima idea.
Ma questo solleva una domanda: quanto costa davvero esternalizzare la contabilità? E, forse ancora più importante, quanto dovrebbero aspettarsi di spendere le aziende per la contabilità per assicurarsi un servizio di qualità?
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L'outsourcing della contabilità può offrire notevoli risparmi rispetto alle soluzioni interne, anche valutando fornitori con le stesse competenze. Questa guida analizzerà i costi previsti per le aziende statunitensi che desiderano esternalizzare (sia a livello nazionale che all'estero).
Perché dovresti esternalizzare?
Il motivo principale per prendere in considerazione l'outsourcing dei servizi contabili è ridurre i costi.
Negli Stati Uniti, lo stipendio base medio per un contabile interno a tempo pieno è di $61.969. Sommando tasse sul lavoro, benefit e spazio aggiuntivo in ufficio, i costi annuali per ogni contabile possono facilmente superare gli $80.000 — e sono ancora più alti nelle aree con un alto costo della vita.
Oltre agli stipendi, si possono risparmiare grandi somme anche sui costi software. I servizi di contabilità di terze parti solitamente forniscono il proprio software, il che significa che – se sei abbastanza piccolo – non devi investire ulteriori soldi in software di contabilità o in una soluzione contabile ERP.
Ma non si tratta solo di risparmiare. L'outsourcing può essere anche più efficiente, poiché non c'è bisogno di formare team contabili interni. Le società di contabilità di qualità offriranno anche competenze specialistiche difficilmente reperibili all'interno dell'azienda.
In modo controintuitivo, esternalizzare le funzioni contabili può anche migliorare la sicurezza finanziaria. Pur dovendo condividere i dati finanziari con terzi, i contabili esterni di solito non hanno accesso ai conti o ai fondi aziendali, il che riduce notevolmente il rischio di appropriazione indebita e di frode.
In breve: qual è il costo dell’outsourcing dei servizi contabili?
Per la maggior parte delle aziende, l'outsourcing può costare da circa $500 a oltre $5.000 al mese per società CPA statunitensi, e potenzialmente meno per attività esternalizzate all'estero.
Per le aziende più grandi, i costi possono aumentare in base al volume di fatturato e/o al numero di dipendenti. Un parametro di riferimento affidabile per stimare la spesa annua per la contabilità è considerare circa lo 0,5%–1,5% del fatturato annuo.
Fattori che influenzano il costo dell’esternalizzazione
Il costo dell'outsourcing contabile varia in base alle specificità della tua azienda. In generale, più piccola e semplice è l’operatività, meno costoso sarà esternalizzare.
Questi fattori influenzano il costo totale dell’utilizzo di uno studio contabile esterno:
Fatturato
I costi dei servizi di contabilità tendono a crescere con l’aumentare del volume del fatturato generato da un'azienda. Più alto è il fatturato, più lavoro sarà necessario per tenutari contabili e commercialisti, il che si traduce in prezzi più elevati per il servizio.
Ovviamente non è sempre così. Una startup pre-fatturato, ad esempio, ha comunque molto lavoro contabile da svolgere. Al polo opposto, aziende ad alto fatturato che offrono servizi possono avere una contabilità relativamente semplice, soprattutto se la maggior parte delle entrate proviene da pochi clienti.
In ogni caso, il fatturato è spesso utilizzato come metrica semplice per valutare la dimensione dell’operatività aziendale, e può essere un punto di partenza per stabilire i prezzi dei servizi contabili.
Numero di dipendenti
Anche il numero di dipendenti che una società impiega può influire sul costo dell’outsourcing contabile. Il numero di dipendenti può essere usato come metrica base del volume e/o della complessità delle attività aziendali.
Ci sono anche costi unitari da considerare quando si parla di forza lavoro. I contabili, ad esempio, dovranno preparare i W-2 per ogni dipendente. Se viene esternalizzato anche il payroll, ulteriori costi per singolo dipendente come trattenute, emissione delle buste paga e preparazione delle dichiarazioni fiscali si possono sommare.
Servizi richiesti
“Contabilità” è un termine ampio. Le specifiche esigenze contabili e di gestione amministrativa di una società influenzeranno in modo sostanziale il costo dei servizi di outsourcing.
Gli studi di contabilità possono offrire i seguenti servizi:
- Contabilità e preparazione dei bilanci
- Elaborazione delle paghe
- Contabilità clienti/fatturazione
- Contabilità fornitori
- Revisione interna
- Gestione di audit esterni
- Budgeting e previsioni
- Analisi finanziaria
- E altro ancora
La contabilità di base e la preparazione dei report finanziari sono di solito incluse per impostazione predefinita; altri servizi sono spesso disponibili come componenti aggiuntivi.
Quando vedi i dati sul costo medio dell'outsourcing dei servizi contabili, noterai una vasta gamma (ad esempio, da $500 a $5.000+ al mese). Gran parte di ciò è determinato dalla varietà di servizi richiesti dall’azienda e dall’utilizzo diffuso di prezzi a-la-carte.
Metodo di esternalizzazione
I fornitori esterni di servizi contabili possono sia integrare le capacità del tuo personale interno, sia sostituire completamente i ruoli di un dipartimento contabile interno. Il livello dei servizi forniti influisce sui costi.
Ad esempio, se hai già un contabile interno, potresti voler affiancare un servizio di contabilità per supportarlo e occuparsi di attività aggiuntive come budgeting, previsioni o analisi finanziaria.
D’altra parte, forse hai tenuto tu stesso la contabilità e stai cercando di esternalizzare completamente la gestione contabile per liberare più tempo.
Come ci si può aspettare, maggiore è il livello di servizio fornito, più costoso sarà l’outsourcing.
Metodo di determinazione del prezzo
I fornitori di servizi contabili possono strutturare i prezzi dei loro servizi in diversi modi. I due più comuni sono la tariffa oraria e il compenso mensile fisso.
Tariffa Oraria
Le tariffe orarie per i contabili con sede negli Stati Uniti sono spesso comprese tra $100 e $500+ all’ora. Per servizi contabili offshore, i costi sono generalmente più bassi e possono variare tra $20 e $100+ all’ora.
Alcuni studi possono offrire vari livelli tariffari orari. Ad esempio, la contabilità di base può costare $100 all’ora (gestita da collaboratori junior dello studio), mentre la preparazione delle dichiarazioni fiscali e dei report finanziari può salire a $400 all’ora (gestita da un CPA abilitato).
Vantaggi della tariffazione oraria:
- Può essere più conveniente, in particolare per le piccole imprese
- I costi aumentano con il volume delle transazioni, quindi nei mesi meno intensi i costi possono essere più bassi
- Adatta ad attività stagionali, aziende in rapida crescita e startup in fase pre-reddito
Svantaggi della tariffazione oraria:
- I costi totali sono meno prevedibili
- La fatturazione oraria può incentivare l’inefficienza da parte dei fornitori
- Potrebbe essere richiesto un minimo di ore fatturabili al mese
Compenso Mensile
La tariffazione a compenso mensile per i servizi di contabilità può variare da $500 a $5.000+ al mese per piccole imprese con fino a $10m di ricavi e/o meno di 100 dipendenti, e poi crescere ulteriormente. Per gli studi di contabilità offshore, i costi possono essere più bassi, tra $250 e $3.000+.
La tariffazione a compenso mensile richiede tipicamente un impegno più lungo, di solito di 1 anno o più. Può essere strutturata come una quota mensile standard a tariffa fissa (indipendentemente dal volume di lavoro in un dato mese), oppure come un certo numero di crediti orari mensili, che possono essere accumulati se non utilizzati.
Ad esempio, uno studio può chiedere $3.000 al mese come tariffa fissa. Un altro può richiedere $3.000 al mese per 15 ore di credito mensili. In quest’ultimo caso, le ore di credito non utilizzate in un dato mese possono essere accumulate per i mesi futuri senza costi aggiuntivi.
Vantaggi della tariffazione a compenso mensile:
- I costi coerenti e prevedibili sono più facili da preventivare
- Potrebbe rappresentare uno sconto rispetto alla tariffa oraria dello studio
- Può motivare i fornitori di servizi contabili a essere più efficienti
Svantaggi della tariffazione a compenso mensile:
- Può richiedere un impegno di lunga durata
- Meno adatta ad aziende con esigenze variabili durante l’anno (ad esempio attività stagionali, aziende in rapida crescita)
- Potrebbe essere meno conveniente per aziende più piccole e per bisogni contabili semplici
Come stimare il costo totale
I costi dell’esternalizzazione dei servizi contabili variano in base alla complessità della tua specifica attività. Di conseguenza, l’unico modo per ottenere una stima reale dei costi è contattare diverse società di contabilità per un preventivo personalizzato.
Detto ciò, puoi stimare i costi considerando il fatturato della tua azienda, le esigenze di servizio e la posizione geografica.
Costi annuali stimati come percentuale del fatturato
Puoi calcolare i costi annuali previsti per l’esternalizzazione della contabilità in base a una percentuale dei ricavi annuali.
1% - 1,5% del fatturato annuale è un buon parametro di partenza per imprese con ricavi tra $300k e $3m circa.
Ad esempio, un’azienda con un fatturato di circa $1m può aspettarsi che i costi annuali (non mensili) per la contabilità si aggirino intorno ai ~$10k-$15k.
Per le piccole imprese, le spese possono spesso superare questo benchmark dell’1%-1,5%. Un servizio a conduzione familiare che fattura $100k all’anno avrebbe difficoltà a trovare un fornitore disposto a lavorare per soli $1-$1.5k/anno.
D’altra parte, aziende con alti fatturati possono avere costi inferiori in percentuale rispetto al fatturato. Un’azienda con $10m di fatturato annuo potrebbe trovare un fornitore di servizi contabili di qualità per circa lo 0,5%-1% dei ricavi.
Tieni presente che queste cifre sono stime molto approssimative e tendono anche a essere basate su prezzi statunitensi. Per le aziende che esternalizzano all’estero, i costi sono generalmente più bassi.
Outsourcing locale vs. offshore
Una delle principali variabili di costo è la posizione del servizio di contabilità a cui esternalizzi.
In generale, i contabili negli Stati Uniti spesso applicano tariffe più alte rispetto ai colleghi all’estero — soprattutto se si considerano servizi in paesi dove il costo della vita è inferiore, come India o Filippine.
Quando valuti servizi di contabilità offshore, assicurati di effettuare una diligente due diligence. Costi nascosti e/o inefficienze possono facilmente annullare i vantaggi economici dell’esternalizzazione all’estero. Inoltre verifica che il servizio impieghi contabili esperti nelle normative contabili e fiscali statunitensi.
L’outsourcing può essere conveniente, ma scegli con attenzione
Per molte aziende, il costo dell’esternalizzazione dei servizi contabili può essere significativamente inferiore rispetto all’acquisto di un buon software di contabilità o all’assunzione di un contabile in-house.
Detto questo, è fondamentale collaborare con un fornitore di servizi contabili affidabile. Un servizio a basso costo non serve a nulla se è impreciso o inefficiente, e nessun imprenditore vuole dover controllare due volte l’accuratezza del proprio fornitore di contabilità.
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