Quanto Costa Esternalizzare la Contabilità dagli Stati Uniti?
Quanto costa esternalizzare la contabilità? E forse ancora più importante, quanto dovrebbero aspettarsi di spendere le aziende per la contabilità per garantire un servizio di qualità?
L’esternalizzazione della contabilità può offrire notevoli risparmi rispetto alle soluzioni interne, anche valutando fornitori con competenze simili. Questa guida coprirà le aspettative di costo per le aziende statunitensi che desiderano esternalizzare (sia a livello nazionale che all'estero).
Perché dovresti esternalizzare?
Il motivo principale per considerare l’esternalizzazione dei servizi contabili è quello di contenere i costi.
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Negli Stati Uniti, lo stipendio base medio per un contabile interno a tempo pieno è di $61,969. Se si aggiungono tasse sul libro paga, benefit e ulteriore spazio ufficio, i costi annuali per contabile possono facilmente superare gli $80k — e molto di più nelle aree con un alto costo della vita.
Oltre agli stipendi, è possibile risparmiare molto anche sui costi dei software. I servizi di bookkeeping di terze parti solitamente forniscono i propri software, il che significa che – se sei abbastanza piccolo – non devi investire ulteriori soldi in software di contabilità o in una soluzione ERP per la contabilità.
Non si tratta però solo di risparmio. L’esternalizzazione può essere anche più efficiente, in quanto non è necessario formare team interni di contabilità. Studi di contabilità esterni di qualità possono anche offrire competenze specialistiche difficili da trovare in un contabile interno.
E in modo controintuitivo, l’esternalizzazione delle funzioni contabili può anche migliorare la sicurezza finanziaria. Pur dovendo condividere dati finanziari con una terza parte, i contabili esterni di solito non hanno accesso ai conti aziendali o alle fonti di finanziamento della società, riducendo notevolmente il rischio di appropriazione indebita e di frode.
In sintesi: quanto costa esternalizzare i servizi contabili?
Per la maggior parte delle aziende, l’esternalizzazione può costare da circa $500 a oltre $5.000 al mese per studi CPA con sede negli Stati Uniti, e potenzialmente meno se si esternalizza all'estero.
Per le grandi imprese, i costi possono aumentare all’aumentare del volume di ricavi e/o del numero di dipendenti. Un buon parametro di riferimento è calcolare i costi annuali della contabilità tra lo 0,5% e l’1,5% dei ricavi annuali.
Fattori che influenzano il costo dell’esternalizzazione
Il costo dell’esternalizzazione della contabilità varia in base alle specifiche della tua azienda. In generale, più piccola e semplice è la tua attività, minore sarà il costo dell’esternalizzazione.
Questi fattori influenzano il costo totale dell’utilizzo di uno studio di contabilità esterno:
Ricavi
I costi dei servizi contabili in genere aumentano con il volume di ricavi generati da un’azienda. Maggiori ricavi corrispondono solitamente a più lavoro per contabili e addetti alla contabilità, che si traduce in prezzi più alti per il servizio.
Naturalmente non è sempre così. Una startup pre-revenue, ad esempio, deve comunque svolgere un lavoro contabile consistente. Dall’altra parte, aziende di servizi con alti ricavi possono avere una contabilità piuttosto semplice, soprattutto se la maggior parte dei ricavi proviene da pochi clienti.
In ogni caso, il fatturato viene spesso usato come metrica semplice per determinare la dimensione dell’attività di un’azienda, da cui partire per calcolare il costo dei servizi contabili.
Numero di dipendenti
Il numero di dipendenti di un’azienda può influenzare il costo dell’esternalizzazione della contabilità. Il numero di dipendenti può essere utilizzato come metrica di base per il volume e/o la complessità delle attività aziendali.
Ci sono anche costi unitari da considerare riguardo il personale. Per esempio, i contabili devono preparare i W-2 per ogni dipendente. Se si esternalizza anche il payroll, i costi aggiuntivi per persona per ritenute, emissione degli stipendi e preparazione dei moduli fiscali possono incidere ulteriormente.
Servizi necessari
"Contabilità" è un termine molto ampio. Le specificità delle esigenze di contabilità e bookkeeping di un’azienda influenzano molto il costo dei servizi esternalizzati.
Gli studi contabili possono offrire i seguenti servizi:
- Tenuta della contabilità e preparazione dei bilanci
- Elaborazione delle paghe
- Gestione dei crediti/fatturazione
- Gestione dei debiti
- Revisione interna
- Gestione delle revisioni esterne
- Pianificazione del budget e previsione finanziaria
- Analisi finanziaria
- E altro ancora
La gestione base della contabilità e la preparazione dei report finanziari sono tipicamente incluse di default; altri servizi spesso sono disponibili come extra.
Quando si osservano le cifre relative al costo medio dell’outsourcing dei servizi contabili, si nota una grandissima variabilità (ad esempio, da 500 $ a oltre 5.000 $ al mese). Gran parte di questo dipende dalla varietà dei servizi richiesti dall’azienda e dalla frequente applicazione di tariffe à la carte.
Metodo di outsourcing
I fornitori esterni di servizi contabili possono sia integrare le capacità del personale interno sia sostituire completamente i ruoli di un dipartimento contabile interno. Il livello di servizio offerto influenza i costi.
Ad esempio, se si dispone già di un contabile interno, si potrebbe desiderare di affiancargli un servizio contabile esterno che lo supporti e si occupi di attività aggiuntive come pianificazione del budget, previsione finanziaria o analisi finanziaria.
Al contrario, se hai gestito la contabilità personalmente e desideri esternalizzare completamente la funzione per avere più tempo a disposizione.
Come si può facilmente immaginare, maggiore è il livello di servizio fornito, più costoso sarà l’outsourcing.
Metodo di tariffazione
I fornitori di servizi contabili possono strutturare la loro offerta in diversi modi. I due più comuni sono la tariffa oraria e il compenso mensile fisso (retainer).
Tariffa oraria
Le tariffe orarie per i contabili con sede negli Stati Uniti oscillano spesso tra i 100 $ e oltre 500 $ l’ora. Per i servizi contabili offshore, i costi sono tipicamente più bassi e possono essere nell’ordine di 20$-100$+ l’ora.
Alcune società offrono diversi livelli di tariffe orarie. Ad esempio, la semplice contabilità può costare 100 $ all’ora (e viene gestita da collaboratori junior), mentre la preparazione della dichiarazione dei redditi e dei report finanziari può arrivare a 400 $ all’ora (ed essere affidata a un CPA qualificato).
Vantaggi della tariffa oraria:
- Può essere una soluzione più conveniente, soprattutto per le piccole imprese
- I costi sono proporzionali al volume delle transazioni, quindi nei mesi più "lenti" la spesa può essere inferiore
- Adatta alle aziende stagionali, imprese in rapida crescita e startup pre-revenue
Svantaggi della tariffa oraria:
- I costi totali sono meno prevedibili
- La fatturazione oraria può incentivare l’inefficienza da parte dei fornitori
- Potrebbe essere richiesto un numero minimo di ore fatturabili al mese
Compenso mensile fisso
Il prezzo di un servizio contabile a compenso mensile fisso può variare da 500 $ a oltre 5.000 $ al mese per piccole imprese con fino a 10 milioni di fatturato e/o meno di 100 dipendenti, salendo ulteriormente per strutture più grandi. Per le società di contabilità offshore, i costi possono essere inferiori, tra 250 $ e 3.000 $ e oltre.
La tariffazione a compenso mensile fisso solitamente richiede un impegno più lungo, di solito pari ad 1 anno o più. Può essere strutturata come un canone mensile standard e invariabile (indipendentemente dal volume di lavoro), oppure come un certo numero di ore di credito mensili, che possono eventualmente essere recuperate nei mesi successivi se non utilizzate.
Ad esempio, una società può chiedere 3.000 $ al mese come quota fissa. Un’altra può richiedere 3.000 $ mensili per 15 ore di credito; in quest’ultimo caso, le ore di credito inutilizzate in un dato mese potrebbero essere riportate ai mesi successivi senza costi aggiuntivi.
Vantaggi della tariffazione a compenso mensile fisso:
- I costi coerenti e prevedibili sono più facili da inserire a budget
- Potrebbe rappresentare uno sconto rispetto alla tariffa oraria della società
- Può incentivare i fornitori ad essere più efficienti
Svantaggi della tariffazione a compenso mensile fisso:
- Può richiedere un impegno a lungo termine
- Meno adatto ad aziende con esigenze variabili durante l'anno (ad esempio aziende stagionali, imprese in rapida crescita)
- Potrebbe essere meno conveniente per le aziende più piccole e per esigenze contabili più semplici
Come Stimare il Costo Totale
I costi per l'outsourcing dei servizi contabili variano in base alla complessità della tua specifica attività. Di conseguenza, l'unico modo per avere una stima reale dei costi è contattare diversi studi contabili per un preventivo personalizzato.
Detto ciò, puoi stimare i costi considerando le cifre di fatturato della tua azienda, le necessità di servizio e la posizione.
Stima dei Costi Annuali Come Percentuale del Fatturato
Puoi calcolare i costi annuali previsti per l'outsourcing della contabilità in base a una percentuale dei tuoi ricavi annuali.
1% a 1,5% del fatturato annuale è un buon punto di partenza come riferimento per aziende con ricavi tra $300k e $3m circa.
Ad esempio, un'azienda con ricavi attorno a $1m potrebbe prevedere costi contabili annuali (non mensili) nell'intervallo di ~$10k-$15k.
Per le aziende più piccole, le spese possono spesso superare questo benchmark dell'1%-1,5%. Un piccolo fornitore di servizi con un fatturato di $100k all'anno avrebbe difficoltà a trovare un fornitore di servizi contabili disposto a lavorare per soli $1-$1,5k/anno.
Al contrario, le aziende con ricavi elevati possono avere costi inferiori come percentuale rispetto ai ricavi. Un'azienda con $10m di ricavi annuali potrebbe trovare un fornitore di servizi contabili di qualità a circa 0,5%-1% dei ricavi.
Ricorda che queste cifre sono stime molto approssimative e tendono a essere basate sui prezzi negli Stati Uniti. Per le aziende che ricorrono all'outsourcing all'estero, i costi sono tipicamente più bassi.
Outsourcing Locale vs Estero
Una delle principali variabili di costo è la posizione del servizio di contabilità a cui ci si affida per l'outsourcing.
Generalmente, i contabili negli Stati Uniti richiederanno tariffe più alte rispetto ai colleghi all'estero — soprattutto se si prendono in considerazione servizi in paesi con un costo della vita più basso come l'India o le Filippine.
Quando valuti servizi contabili all'estero, assicurati di svolgere tutte le dovute verifiche. Costi nascosti e/o inefficienze possono facilmente erodere i vantaggi economici dell'esternalizzazione. E assicurati anche che il servizio si avvalga di contabili esperti nelle normative e le leggi fiscali americane.
L'Outsourcing Può Essere Conveniente, ma Scegli con Cura
Per molte aziende, il costo dell'outsourcing dei servizi contabili può essere significativamente inferiore rispetto all'acquisto di un buon software contabile o all'assunzione di un contabile interno.
Detto ciò, è fondamentale collaborare con un fornitore di servizi contabili affidabile. I servizi economici non servono a nulla se sono imprecisi o inefficienti, e nessun imprenditore vuole doversi preoccupare di dover ricontrollare l'accuratezza dei propri fornitori contabili.
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