8 Migliori Pratiche per l’Implementazione di un ERP per Ridurre al Minimo i Tempi di Inattività
L'implementazione di un ERP è fondamentale se la tua organizzazione vuole risolvere le incongruenze nei dati che stanno influenzando le operazioni aziendali, la bassa produttività e gli alti costi del lavoro derivanti dalla pianificazione delle risorse manuale, oppure la scarsa visibilità dei dati che causa una gestione del cambiamento lenta.
Anche con tutti i suoi potenziali benefici, tuttavia, le implementazioni ERP possono essere un incubo se non si prevedono e mitigano potenziali problemi come interruzioni dei processi, sforamenti di budget ed errori sia da parte degli utenti sia del software.
Riduci al minimo il rischio di superare il budget e i tempi di inattività del sistema applicando le seguenti best practice per l'implementazione ERP:
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1. Definisci chiaramente i requisiti chiave e gli indicatori KPI
Prima di fare qualsiasi altra cosa, definisci i requisiti del tuo software ERP e i KPI che si allineano agli obiettivi aziendali. Questo ti assicurerà di dare priorità alle attività giuste e di prendere decisioni orientate agli obiettivi in modo rapido. Inoltre, ti consente di non trascurare necessità aziendali fondamentali o di non perdere le scadenze cruciali per l’esecuzione.
Considera Kambukka, un produttore leader di contenitori per alimenti e bevande. In passato, il team del brand aveva difficoltà a regolare manualmente le quantità di magazzino e a creare fatture per ogni vendita. Così, hanno adottato un ERP per automatizzare questi processi.
Con obiettivi chiaramente definiti, Kambukka ha facilmente scelto la soluzione più adatta (Microsoft Dynamics 365) per le proprie esigenze — risparmiando tempo, eliminando errori umani e aiutando i dipendenti a rifocalizzarsi sulla vendita.
Non sai da dove cominciare? Ecco una guida rapida per definire i tuoi requisiti e KPI per l’implementazione ERP:
- Coinvolgi le parti interessate rilevanti per elencare, discutere e concordare gli obiettivi principali per l’adozione di un sistema ERP.
- Dai priorità agli obiettivi elencati raggruppandoli nelle seguenti categorie:
- Essenziale: Funzionalità fondamentali per il funzionamento aziendale.
- Desiderabile: Funzionalità che aumentano l’utilità del nuovo software.
- Non necessario immediatamente: Funzionalità che non sono necessarie subito ma che torneranno utili con la crescita dell’azienda.
- Bello da avere: Funzionalità non essenziali che possono semplificare i processi aziendali.
- Documenta tutto e assicurati che ogni stakeholder abbia una copia di riferimento durante e dopo l’implementazione.
Completa questo passaggio prima di scegliere un sistema ERP, così potrai selezionare una soluzione che si adatta meglio alle necessità della tua organizzazione ed evitare la perdita di tempo dovuta a cambi di sistema successivi.
2. Sviluppa un solido piano di implementazione ERP
Come una buona mappa, un piano di implementazione ERP solido comunica una direzione chiara al team e garantisce che ogni membro si muova verso lo stesso obiettivo. Questa chiarezza riduce le probabilità di fallimento, poiché c’è certezza condivisa su chi deve fare cosa, quando e perché.
Le strategie ERP più efficaci includono questi tre passaggi fondamentali: scegliere il software giusto, nominare un project manager e i membri del team, e condurre test ERP.
A) Scegli un software ERP adatto
Definiti gli obiettivi, è ora di trovare la migliore soluzione ERP per la tua organizzazione. Certo, potresti semplicemente scegliere un software famoso e chiuderla lì, ma non te lo consiglio.
Invece, seleziona e valuta diverse soluzioni software ERP sulla base di fattori come i casi d’uso, funzionalità principali, integrazioni, qualità dell’assistenza clienti, scalabilità e altro ancora. Poi, scegli una piattaforma che si inserisca perfettamente nei tuoi piani di progetto.
Questi sono i principali sistemi ERP che abbiamo individuato, per iniziare la tua shortlist:
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Per esempio, quando l’ex commercialista e fondatore di Accurise, Rob Howard, ha iniziato la ricerca di un moderno ERP per la finanza, ha considerato due fattori principali:
- Caratteristiche: Voleva una piattaforma unica per la gestione delle spese, la consolidazione, le approvazioni per la gestione dei documenti e la reportistica in tempo reale.
- Esperienza del cliente: Cercava un fornitore che offrisse un'esperienza di onboarding superiore e supporto pratico.
Dopo aver considerato varie opzioni, incluso Xero (una delle soluzioni contabili più popolari), Rob ha scelto Xledger grazie all'eccellente servizio clienti che la soluzione unificata offriva.
B) Nomina di un Project Manager e di un Team di Implementazione Interno
La realtà della implementazione ERP varia a seconda del tipo di azienda, del settore e delle dimensioni. Le piccole imprese possono optare per metodologie di implementazione ERP che durano sei mesi o meno, mentre le grandi aziende potrebbero ancora sviluppare o lanciare il proprio sistema dopo un anno o due.
Ecco perché serve un solido piano di gestione del progetto ERP, unico per la tua azienda — un piano che ti guidi durante tutto il periodo di implementazione. Questo piano deve includere un project manager dedicato e un team di implementazione incaricato di garantire rapidità, ordine e ottimizzazione delle risorse.
Le loro responsabilità includeranno:
- Allineare il sistema ERP alle esigenze aziendali
- Definire l'ambito del progetto e mantenerlo in linea
- Garantire che i leader chiave, i dirigenti e gli altri stakeholder siano coinvolti nelle decisioni
- Sovrintendere ed eseguire i dettagli funzionali dell’implementazione ERP come la configurazione del sistema ERP, la gestione della sicurezza e della privacy, e l’adattamento dei processi aziendali alle capacità del sistema ERP
C) Condurre Test Estesi sull’ERP
Implementazioni ERP fluide e durature richiedono rigorosi test di stress e di funzionalità.
Assicurati che tutte le funzionalità e i moduli del tuo sistema ERP siano privi di errori e applicabili a diversi scenari reali — anche sotto pressione. Inoltre, rafforza la fiducia degli utenti finali nel software e conferma che soddisfi le loro esigenze coinvolgendoli nel processo di testing.
I test critici che puoi eseguire sul tuo sistema ERP prima del lancio includono:
- Test funzionali di tutte le funzionalità.
- Test di performance per valutare velocità, flessibilità e stabilità.
- Test di sicurezza per individuare e correggere le vulnerabilità.
- Test di regressione dopo modifiche e aggiornamenti.
- Test esplorativi per individuare difetti nascosti e casi limite.
3. Ottenere il Supporto della Direzione
Una implementazione ERP di successo dipende soprattutto dall’alta dirigenza — che potresti essere tu o la persona a cui stai proponendo il progetto. Tuttavia, convincere i dirigenti a co-firmare e approvare le risorse necessarie per l’implementazione ERP è solo il primo passo.
Un vero supporto esecutivo è necessario per una buona riuscita della messa in opera ed è misurabile dal livello di impegno nella supervisione e partecipazione al progetto.
Prendiamo ad esempio Midwest Wheel. L’azienda di distribuzione di ricambi per autocarri aveva chiaramente il supporto della dirigenza per l’implementazione dello strumento ERP, Infor, perché era stato impostato per notificare ai responsabili:
- Azioni specifiche dei dipendenti che potrebbero indicare la necessità di una formazione correttiva.
- Nuovi clienti e ordini, garantendo che gli standard di prezzo rimangano costanti.
Se il tuo management e le figure dirigenziali comprendono chiaramente i vantaggi tra i tuoi attuali processi aziendali e il futuro stato più produttivo di tali processi — così come il ritorno sull’investimento del progetto ERP — saranno più propensi ad aiutarti a ottenere il tempo e il personale necessari per giustificare il progetto.
Ottieni il supporto del management necessario per un'implementazione ERP efficace seguendo questi passaggi:
- Evidenzia i benefici a breve e lungo termine del software ERP per la tua organizzazione, siano essi risparmi sui costi, aumento dei ricavi o maggiore produttività dei dipendenti.
- Organizza riunioni regolari con gli stakeholder chiave per mantenerli informati e coinvolti.
- Crea un comitato direttivo, con rappresentanti di diversi dipartimenti, per guidare il progetto.
- Assicurati di una comunicazione costante tra i dirigenti e i responsabili dei dipartimenti riguardo alle metodologie di implementazione ERP, ai processi in cambiamento e ai benefici specifici.
- Scomponi il progetto in fasi; se i benefici richiedono troppo tempo per essere visibili, ciò può spingere i dirigenti della C-suite che hanno bisogno di mostrare risultati più frequenti a ritirare il loro supporto.
- Automatizza sia i report sia le notifiche sulle attività chiave, così il tuo management avrà visibilità sulle operazioni quotidiane.
4. Fissa un Budget e una Tempistica Realistici
Ogni fase del processo di implementazione ERP comporta costi e requisiti di tempo propri, e devi pianificare adeguatamente per ognuna. Restare realistici su quanto il tuo team può permettersi di investire definisce aspettative corrette e assicura che tu non esaurisca le risorse a metà implementazione, compromettendo l'intero progetto.
Nel caso di Nestlé, hanno stabilito una tempistica e un budget per la distribuzione del sistema ERP scelto, SAP, con il supporto dei servizi e del team di assistenza dell’azienda.
Il risultato? Un’implementazione puntuale, nei limiti del budget e senza interruzioni — nonostante le dimensioni e la complessità del progetto.
Per quanto riguarda il budget dell’implementazione ERP, dovrebbe includere il costo di configurazione del sistema insieme a:
- Costi di aggiornamento hardware
- Compensi per la consulenza
- Costi per la formazione
- Un fondo di riserva per eventi imprevisti
5. Preparati alla Migrazione dei Dati
Qui le cose si fanno più complicate. La migrazione dei dati consiste nel trasferire tutti i dati aziendali e degli utenti rilevanti all’interno dello strumento ERP, in modo che siano automaticamente accessibili tra le diverse unità e dipartimenti.
Eseguita in modo scorretto, questa procedura può generare errori e incoerenze nei dati. A seconda di quanti dati siano sparsi tra sistemi, strumenti e team, può anche diventare caotica e richiedere molto tempo.
Quindi, è meglio prepararsi e iniziare il processo di migrazione il prima possibile.
Il giusto software ERP sarà in grado di sostituire oppure integrarsi facilmente con i sistemi attuali e supportare una migrazione dei dati tempestiva e accurata.
Usa la migrazione come un’opportunità per eliminare i dati storici obsoleti.
Ecco una rapida guida passo-passo per la migrazione dei dati:
- Controlla i dati del sistema esistente per assicurarti che siano compatibili con il nuovo sistema. Se non lo sono, analizza, prepara e converti tutti i dati esistenti in un formato compatibile.
- Identifica e classifica i tipi di dati che necessitano della migrazione.
- Pulisci e valida i dati per assicurarti della loro accuratezza e coerenza.
- Elimina i record duplicati, le informazioni obsolete e le incongruenze.
- Stabilisci degli standard sui dati per il tuo sistema ERP (ad esempio, come devono essere formattati i nomi dei clienti).
- Coinvolgi consulenti ERP ed esperti di settore per validare il processo di gestione dei dati.
- Testa il processo e risolvi eventuali falle.
- Elabora un piano di backup nel caso di perdita o errori nei dati.
- Pianifica una governance dei dati continua per mantenere la qualità anche dopo il processo di implementazione.
6. Forma i dipendenti sull’uso dell’ERP
Prima di lanciare ufficialmente il nuovo sistema ERP, forma i dipendenti (gli utenti finali) su come può aiutarli a svolgere il proprio lavoro, ottimizzare i processi e raggiungere i loro obiettivi. Questa formazione incoraggerà l’adozione da parte degli utenti e ti permetterà di ottenere un ritorno sull’investimento più rapidamente.
Se il tuo ERP e il relativo piano prevedono un account manager o un team di implementazione dedicato, sfruttali: hanno già affrontato questo tipo di attività molte volte e possono aiutare molto.
7. Garantisci supporto e manutenzione continuativi
È (quasi) impossibile aspettarsi che gli utenti imparino immediatamente a padroneggiare un nuovo sistema ERP subito dopo l’avvio. Quindi, una volta che il software ERP è attivo, è molto probabile che gli utenti porranno domande e chiederanno aiuto quando incontrano dei problemi.
Quando le persone iniziano a utilizzare il sistema, è molto probabile che incontrino dei problemi e che inizino a fare domande. È saggio prepararsi fornendo diverse risorse.
Pertanto, il tuo team di implementazione dovrebbe dare priorità alla risoluzione dei problemi che si presentano il più rapidamente possibile, per evitare che gli stessi problemi si ripetano con altri dipendenti.
8. Svolgi una valutazione post-implementazione
L’implementazione dell’ERP non termina con il go-live. Anzi, è proprio da qui che inizia il vero lavoro. Un supporto post-implementazione adeguato riduce la frustrazione degli utenti (e diminuisce le probabilità che il sistema si blocchi prima che tu ottenga il ROI atteso).
Avere un fornitore ERP che ti supporta è un notevole vantaggio in questa fase.
Ad esempio, quando la società di contabilità in outsourcing, Accurise, ha adottato Xledger, il fornitore ha creato un programma di formazione di 2 mesi per aiutarli a comprendere lo strumento. Inoltre, i consulenti di Xledger hanno continuato a fornire supporto anche molto tempo dopo il go-live.
Il punto? Dopo un lancio ERP di successo:
- Continua a valutare il tuo sistema ERP in base ai requisiti chiave, alle metriche e agli indicatori prestabiliti all’inizio del progetto.
- Raccogli regolarmente feedback dagli utenti e usali per promuovere miglioramenti.
- Effettua controlli periodici sullo stato di salute del sistema.
- Crea un sistema chiaro per la prioritizzazione e la gestione di nuovi problemi o criticità ricorrenti.
Errori Comuni nell’Implementazione di un ERP
Ogni azienda è unica sotto molti aspetti… ma alcuni problemi sembrano colpire tutti allo stesso modo. Ecco quali sono i faux pas più comuni in fase di implementazione:
Sottovalutare le Difficoltà
Sottovalutare le sfide tecniche e il loro impatto sui processi aziendali può portare a tempistiche e budget irrealistici, nonché all’assegnazione di risorse inadeguate al progetto.
Gestione Inefficace del Progetto
Se hai:
- Poca coordinazione tra i diversi team
- Mancanza di traguardi ben definiti e responsabilità chiare
- Gestione inadeguata del rischio
- Incapacità di gestire le variazioni di scopo (scope creep)
Vedrai l’implementazione perdere rapidamente il controllo. Metti ordine su queste aree prima di iniziare e monitora costantemente l’andamento. Qualsiasi incertezza improvvisa può far deragliare il progetto.
Mancanza di Supporto
La mancanza di un supporto forte e visibile da parte dei principali stakeholder può far perdere slancio ai progetti ERP o generare resistenza da parte del management intermedio.
Trova uno o più sponsor tra i dirigenti (C-Suite) e coinvolgili attivamente nelle comunicazioni relative al progetto.
Allocazione Insufficiente delle Risorse
Se sottovaluti cosa serve per realizzare il progetto, il risultato sarà un team sottodimensionato, una formazione insufficiente o scorciatoie su aspetti cruciali come la migrazione dati o i test ERP.
Capire ciò che è necessario — e comunicarlo in modo semplice ed efficace — ti offre le migliori possibilità di successo.
Personalizzazione Eccessiva
Sebbene la personalizzazione dell’ERP sia utile per alcune aziende, qui occorre prudenza.
Personalizzare aumenta i costi, complica aggiornamenti e manutenzione e allunga i tempi di implementazione — assicurati di averne davvero bisogno prima di procedere.
Processi Aziendali Inefficienti
Se non ottimizzi i tuoi processi aziendali prima o durante l’implementazione dell’ERP, ti troverai con processi automatizzati ma inefficienti — dovendo poi ricominciare da capo.
Sopravvalutare il Progetto
Non sottovalutare, ma nemmeno sopravvalutare. Promettere tempi troppo ottimistici o benefici eccessivi può facilitare l’approvazione, ma porta a delusione e perdita di supporto prima della fine del progetto.
Saltare la Fase di Test
Affrettare o addirittura saltare le fasi di test può causare importanti problemi dopo il go-live. Semplicemente, non farlo. Dedica tempo ai test e intervieni in base ai risultati di tali prove.
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Un’implementazione ERP di successo è un processo complesso che richiede una pianificazione attenta, un’esecuzione accurata e una efficace gestione del cambiamento.
Le sfide sono inevitabili, ma seguendo queste best practice potrai affrontare con maggiore serenità le complessità dell’implementazione e ridurre i tempi di inattività.
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