8 Migliori Pratiche per l’Implementazione dell’ERP per Ridurre al Minimo i Tempi di Inattività
Imposta e Comunica le Metriche Chiave: Definire requisiti chiave e KPI allineati con gli obiettivi aziendali aiuta a dare priorità alle attività, ottimizzare il processo decisionale e prevenire errori durante l'implementazione dell'ERP.
Servono Sostenitori tra i Dirigenti: Questo progetto non può essere completato da solo — anche se sei l'Amministratore Delegato. Devi ottenere l'appoggio degli altri dirigenti, per assicurarti che tutti si muovano nella stessa direzione.
Non Dimenticare i Colleghi: Se i dipendenti non vengono correttamente informati e formati sul sistema fin dall'inizio, sarà difficile ottenere il ROI desiderato.
Gestisci i Dati con Attenzione: Non avere fretta nel processo di trasferimento dei dati; non sarà la parte più entusiasmante, ma farlo bene la prima volta ti farà risparmiare molto tempo e grattacapi in futuro.
L'Implementazione Non è un'Attività Una Tantum: Hai bisogno di una revisione e di una risoluzione dei problemi adeguata dopo l'implementazione, per tener conto dell'evoluzione dei processi.
Non c’è dubbio — l’implementazione di un ERP è una benedizione per tutte le aziende. Diventa particolarmente fondamentale quando la tua organizzazione vuole risolvere:
- Incoerenze nei dati che influiscono sulle operazioni aziendali
- Bassa produttività e alti costi del lavoro dovuti alla pianificazione manuale delle risorse
- Scarsa visibilità dei dati, che porta a una gestione dei cambiamenti lenta
Tuttavia, nonostante tutti i suoi potenziali vantaggi, le implementazioni ERP possono trasformarsi in un incubo se non prevedi — e ti prepari ad affrontare — possibili problemi come interruzioni dei processi, sforamenti di budget ed errori da parte di utenti e software.
Riduci al minimo gli sforamenti di budget e i tempi di inattività del sistema applicando queste migliori pratiche per l’implementazione ERP:
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1. Definisci Chiaramente i Requisiti Chiave e gli Indicatori di Prestazione (KPI)
Prima di fare qualsiasi altra cosa, definisci i requisiti del tuo software ERP e i KPI che si allineano agli obiettivi aziendali. Questo ti assicurerà di dare priorità ai compiti giusti e di prendere rapidamente decisioni orientate agli obiettivi. Inoltre, garantisce che non vengano trascurate necessità aziendali critiche o scadenze nell’esecuzione.
Prendi in considerazione Kambukka, un produttore leader nel settore dei contenitori per cibi e bevande. In passato, il team del marchio era costretto a regolare manualmente le giacenze e a creare le fatture per ogni vendita. Così hanno scelto un ERP per automatizzare questi processi.
Con obiettivi chiaramente definiti, Kambukka ha facilmente scelto la soluzione più adatta (Microsoft Dynamics 365) per le proprie esigenze — risparmiando tempo, eliminando errori umani e aiutando i dipendenti a concentrarsi nuovamente sulle vendite.
Non sai da dove iniziare? Ecco una guida rapida per definire i tuoi requisiti e i KPI di implementazione ERP:
- Coinvolgi gli stakeholder rilevanti per elencare, discutere e allinearsi sugli obiettivi principali per l’adozione di un sistema ERP.
- Dai priorità agli obiettivi delineati raggruppandoli nelle seguenti categorie:
- Essenziale: Funzionalità fondamentali per le operazioni aziendali.
- Desiderabile: Funzionalità che migliorano l’utilità del nuovo software.
- Non necessario subito: Funzionalità di cui non hai bisogno immediatamente ma che potranno essere utili con la crescita del business.
- Utile da avere: Funzionalità non essenziali che possono semplificare i tuoi processi aziendali.
- Documenta tutto e assicurati che ogni stakeholder abbia una copia di riferimento durante e dopo l’implementazione.
Completa questo passaggio prima di scegliere un sistema ERP, così potrai selezionare una soluzione che sia davvero adatta alle esigenze della tua organizzazione ed evitare la perdita di tempo dovuta a possibili cambi di sistema successivi.
2. Sviluppa un Solido Piano di Implementazione ERP
Proprio come una buona mappa, un piano di implementazione ERP ben strutturato fornisce una direzione chiara al team e assicura che tutti i membri si muovano verso lo stesso obiettivo. Questa chiarezza riduce le possibilità di fallimento, poiché c’è piena consapevolezza e accordo reciproco su chi deve fare cosa, quando e perché.
Le strategie ERP più efficaci includono questi tre passaggi fondamentali: scegliere il software giusto, nominare un project manager e i membri del team, ed eseguire dei test ERP.
A) Scegli un Software ERP Adatto
Definiti gli obiettivi, è il momento di individuare la migliore soluzione ERP per la tua organizzazione. Certo, potresti semplicemente scegliere uno strumento molto conosciuto e chiuderla lì, ma non te lo consiglio.
Al contrario, crea una prima selezione e valuta diverse soluzioni ERP in base a fattori come casi d’uso, funzionalità principali, integrazioni, qualità del supporto clienti, scalabilità e molto altro. Poi scegli una piattaforma che si adatti perfettamente ai tuoi piani progettuali.
Questi sono i migliori sistemi ERP che abbiamo trovato per aiutarti a iniziare la tua shortlist:
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Ad esempio, quando l’ex contabile e fondatore di Accurise, Rob Howard, ha iniziato la ricerca di un ERP moderno per la finanza, ha considerato due fattori principali:
- Funzionalità: Voleva una piattaforma unica per la gestione delle spese, la consolidazione, l'approvazione della gestione documentale e la reportistica in tempo reale.
- Esperienza cliente: Cercava un fornitore che offrisse un'esperienza di onboarding superiore e supporto pratico.
Dopo aver valutato varie opzioni, tra cui Xero (una delle soluzioni di contabilità più popolari), Rob ha scelto Xledger grazie all'eccellente servizio clienti fornito dalla soluzione unificata.
B) Nomina di un Project Manager e di un Team di Implementazione Interno
La realtà della implementazione ERP varia a seconda del tipo di azienda, del settore e delle dimensioni. Le piccole imprese possono optare per metodologie di implementazione ERP che richiedono sei mesi o meno, mentre le grandi aziende potrebbero essere ancora in fase di sviluppo o avvio del sistema dopo uno o due anni.
È per questo che serve un solido piano di gestione del progetto ERP, unico per la tua azienda — ti guida durante tutto il periodo di implementazione. Questo piano dovrebbe includere un project manager dedicato e un team di implementazione per garantire rapidità, ordine e ottimizzazione delle risorse.
Le loro responsabilità includeranno:
- Allineare il sistema ERP alle esigenze aziendali
- Definire l'ambito del progetto e mantenerlo nei binari
- Garantire che i leader chiave, i dirigenti e gli altri stakeholder siano coinvolti nelle decisioni
- Supervisionare ed eseguire i dettagli funzionali dell'implementazione ERP, come la configurazione del sistema ERP, la gestione delle problematiche di sicurezza e privacy e l'adattamento dei processi aziendali alle capacità del sistema ERP
C) Condurre un Esteso Testing sull'ERP
Implementazioni ERP fluide e durevoli richiedono test rigorosi di stress e funzionalità.
Verifica che tutte le funzionalità e i moduli del tuo sistema ERP siano privi di errori e applicabili a diversi scenari reali — anche sotto pressione. Inoltre, rafforza la fiducia degli utenti finali nel software e conferma che risponda alle loro esigenze coinvolgendoli nel processo di testing.
I test fondamentali da eseguire sul tuo sistema ERP prima del rilascio sono:
- Test funzionali di tutte le funzionalità.
- Test delle prestazioni per valutare velocità, flessibilità e stabilità.
- Test di sicurezza per individuare e correggere le vulnerabilità.
- Test di regressione dopo modifiche e aggiornamenti.
- Test esplorativi per trovare difetti nascosti e casi limite.
3. Ottieni il Supporto della Dirigenza
Una implementazione ERP di successo dipende principalmente dalla direzione — che potresti essere tu, o la persona a cui stai presentando il progetto. Tuttavia, convincere i dirigenti a co-firmare e approvare le risorse necessarie per un'implementazione ERP è solo il primo passo.
Un vero coinvolgimento della dirigenza è necessario per un'implementazione di successo e può essere visto come la misura dell'impegno nel supervisionare e partecipare al progetto.
Prendi ad esempio Midwest Wheel. L'azienda di distribuzione di ricambi per camion aveva chiaramente il supporto della dirigenza nell'implementare lo strumento ERP, Infor, perché era impostato per notificare alla direzione su:
- Azioni specifiche dei dipendenti che potrebbero indicare la necessità di una formazione correttiva.
- Nuovi clienti e ordini, garantendo che gli standard di prezzo restino coerenti.
Se la vostra dirigenza e i vostri top manager comprendono chiaramente i benefici tra i processi aziendali attuali e lo stato futuro più produttivo di questi processi — oltre al ritorno sull’investimento del progetto ERP — saranno più propensi ad aiutarvi a ottenere il tempo e il personale necessari per giustificare il progetto.
Ottieni il supporto della direzione necessario per una corretta implementazione dell’ERP seguendo questi passaggi:
- Sottolinea i vantaggi a breve e lungo termine del software ERP per la tua organizzazione, che sia risparmio sui costi, aumento dei ricavi o maggiore produttività dei dipendenti.
- Organizza incontri regolari con gli stakeholder chiave per mantenerli informati e coinvolti.
- Crea un comitato direttivo, con rappresentanti di diversi dipartimenti, per guidare il progetto.
- Assicurati che ci sia una comunicazione costante tra dirigenti e responsabili di dipartimento riguardo a metodologie di implementazione ERP, processi in cambiamento e benefici specifici.
- Scomponi il progetto in parti più piccole; se il tempo necessario per vedere i benefici è troppo lungo, i dirigenti C-level che devono mostrare risultati più frequenti potrebbero ritirare il loro supporto.
- Automatizza report e notifiche sulle attività principali, così che la tua dirigenza abbia visibilità sulle operazioni quotidiane.
4. Definisci un budget e una tempistica realistici
Ogni fase del processo di implementazione ERP comporta costi e tempistiche proprie, e occorre pianificare adeguatamente. Rimanere realisti su ciò che la tua squadra può permettersi di investire crea aspettative corrette e garantisce che non vengano a mancare risorse a progetto avviato, mettendo a rischio tutto l’intervento.
Nel caso di Nestlé, hanno stabilito una tempistica e un budget per l’implementazione del loro sistema ERP scelto, SAP, con il supporto del team servizi e assistenza dell’azienda.
Il risultato? Un’implementazione puntualissima, senza sforamenti di budget né interruzioni — nonostante le dimensioni e la complessità del progetto.
Per quanto riguarda il budget della tua implementazione ERP, dovresti includere il costo di configurazione del sistema insieme a:
- Costi di aggiornamento hardware
- Parcelle per consulenza
- Costi di formazione
- Un fondo di emergenza per eventi imprevisti
5. Prepara la migrazione dei dati
Qui le cose si complicano un po’. La migrazione dei dati comporta il trasferimento di tutte le informazioni aziendali e degli utenti rilevanti nell’ERP, in modo che siano automaticamente accessibili dai diversi reparti e divisioni.
Se eseguita male, questa procedura porta a errori e incoerenze nei dati. A seconda di quante informazioni siano sparse tra sistemi, strumenti e team, il processo può anche diventare caotico e richiedere molto tempo.
Per questo, è meglio pianificare e iniziare il processo di migrazione il prima possibile.
Il giusto software ERP sarà in grado di sostituire o integrarsi facilmente con i sistemi attuali e supportare una migrazione dati tempestiva e accurata.
Utilizzate la migrazione come un’opportunità per eliminare i dati storici obsoleti.
Ecco una guida rapida passo-passo per la migrazione dei dati:
- Verificate i dati del vostro sistema attuale per assicurarvi che siano compatibili con il nuovo sistema. Se non lo sono, analizzerete, preparerete e convertirete tutti i dati esistenti in un formato compatibile.
- Identificate e classificate le tipologie di dati che necessitano la migrazione.
- Pulite e validate i dati per precisione e coerenza.
- Eliminate i record duplicati, le informazioni obsolete e le incongruenze.
- Stabilite standard dei dati per il vostro sistema ERP (ad es., come dovrebbero essere formattati i nomi dei clienti).
- Coinvolgete consulenti ERP ed esperti del settore per validare il processo dei dati.
- Testate il processo e correggete eventuali falle.
- Elaborate un piano di backup in caso di perdita o errore nei dati.
- Pianificate una governance dei dati continua per mantenere la qualità anche dopo l’implementazione.
6. Formare i dipendenti sulle operazioni ERP
Prima di implementare ufficialmente il vostro nuovo sistema ERP, formate i dipendenti (gli utenti finali) su come può aiutarli a svolgere il loro lavoro, snellire i processi e raggiungere i propri obiettivi. Questa formazione incentiverà l’accettazione da parte degli utenti e vi permetterà di ottenere un ROI più rapido.
Se la vostra piattaforma e il vostro piano ERP prevedono un account manager o un team di implementazione dedicato, approfittatene: hanno già affrontato numerose situazioni simili e possono aiutarvi.
7. Garantire supporto e manutenzione continui
È (quasi) impossibile che gli utenti padroneggino un nuovo sistema ERP immediatamente dopo il suo lancio. Pertanto, dopo l’attivazione del software ERP, gli utenti probabilmente faranno domande e chiederanno aiuto quando incontreranno problemi.
Una volta che le persone iniziano a usare il sistema, è molto probabile che si imbattano in problemi e inizino a fare domande. È saggio prepararsi fornendo diverse risorse.
Pertanto, il vostro team di implementazione dovrebbe dare priorità alla risoluzione tempestiva di qualsiasi problema, per evitare che gli stessi problemi si verifichino anche con altri dipendenti.
8. Eseguire una valutazione post-implementazione
L’implementazione ERP non si conclude con il rollout. Anzi, è proprio qui che inizia il vero lavoro. Un supporto post-implementazione adeguato riduce la frustrazione degli utenti (e le probabilità che il vostro sistema si blocchi prima di offrirvi il ROI atteso).
Avere un fornitore ERP che vi supporti è un grande vantaggio in questa fase.
Ad esempio, quando l’azienda di contabilità esternalizzata, Accurise, ha adottato Xledger, il fornitore ha creato un programma di formazione di 2 mesi per aiutarli a comprendere lo strumento. Inoltre, i consulenti Xledger hanno continuato a fornire supporto anche molto tempo dopo il go-live.
Il punto? Dopo un lancio ERP di successo:
- Continua a valutare il tuo sistema ERP in base ai requisiti chiave, alle metriche e agli indicatori di performance (KPI) che hai delineato all’inizio del progetto.
- Raccogli regolarmente feedback dagli utenti e usali per apportare miglioramenti.
- Esegui controlli periodici dello stato di salute del sistema.
- Crea un sistema chiaro per dare priorità e risolvere le problematiche nuove o ricorrenti.
Errori Comuni nell’Implementazione di un ERP
Ogni azienda è unica sotto molti aspetti… ma alcune problematiche sembrano colpire chiunque allo stesso modo. Ecco alcuni dei più comuni errori di implementazione:
Sottovalutare le Sfide
Sottovalutare le sfide tecniche e il loro impatto sui processi aziendali può portare a tempistiche e budget irrealistici e ad assegnare risorse insufficienti al progetto.
Gestione del Progetto Inefficace
Se hai:
- Poca coordinazione tra i vari team
- Mancanza di traguardi chiari e responsabilità definite
- Gestione del rischio inadeguata
- Mancata gestione del cosiddetto scope creep
Vedrai il progetto di implementazione deragliare. Occorre gestire questi aspetti prima di iniziare e monitorarli costantemente. Qualsiasi insorgenza di incertezza può farti deviare dalla rotta.
Mancanza di Supporto
La mancanza di un supporto forte e visibile da parte degli stakeholder chiave può far perdere slancio ai progetti ERP o generare resistenza da parte del management intermedio.
Trova uno o più sponsor nella tua C-Suite e coinvolgili attivamente nella comunicazione del progetto.
Allocazione Insufficiente delle Risorse
Se sottovaluti ciò che serve per portare a termine il progetto, ti ritroverai con un team sottodimensionato, formazione inadeguata o a tagliare su aspetti cruciali come la migrazione dei dati o i test ERP.
Comprendere cosa serve — e comunicarlo con chiarezza — ti offre le migliori possibilità di successo.
Personalizzazione Eccessiva
Sebbene la personalizzazione dell’ERP sia utile per alcune aziende, qui occorre cautela.
La personalizzazione aumenta i costi, complica aggiornamenti e manutenzione e comporta tempi di implementazione più lunghi: assicurati che sia davvero necessaria prima di procedere.
Processi Aziendali Inefficienti
Se non ottimizzi i processi aziendali prima o durante l’implementazione ERP, ti ritroverai con processi inefficienti ma automatizzati, e dovrai tornare al punto di partenza.
Sopravvalutare il Progetto
Non sottovalutare, ma nemmeno sopravvalutare! Promettere tempistiche troppo ottimistiche e benefici irrealistici può farti ottenere l’approvazione, ma provocherà delusione e perdita di supporto prima ancora di avere concluso.
Saltare i Test
Affrettare o saltare le fasi di test può causare gravi problemi dopo il go-live. Evitalo: prenditi il tempo per testare il sistema e intervieni in base ai risultati dei test.
Iscriviti per Approfondimenti sulla Tecnologia Finanziaria
Una corretta implementazione ERP è un processo complesso che richiede pianificazione attenta, esecuzione precisa ed efficace gestione del cambiamento.
Sebbene le sfide siano inevitabili, seguire queste best practice ti aiuterà a navigare tra le complessità del processo di implementazione ERP e minimizzare i tempi di fermo.
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