Come semplificare i processi aziendali & guadagnare di più
Per ottimizzare i processi aziendali, inizia identificando ed eliminando le attività ripetitive e inefficienti, quindi implementa sistemi chiari che aumentino produttività e redditività.
In questo articolo ti mostrerò modi semplici e pratici per organizzare i flussi di lavoro e condividerò strumenti utili che migliorano immediatamente il funzionamento della tua azienda. Se sei pronto a dedicare meno tempo alle attività noiose e ripetitive e a ottenere risultati concreti, queste soluzioni ti aiuteranno a creare processi ottimizzati che lavorino davvero a tuo favore.
Cosa comporta l'ottimizzazione dei processi aziendali?
Ottimizzare i processi aziendali è semplice: significa identificare e migliorare o eliminare le attività ripetitive, dispendiose in termini di tempo e non necessarie.
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Parlando nello specifico dei processi aziendali, ottimizzare significa valutare sistematicamente i flussi di lavoro per individuare le inefficienze, impedire gli sprechi e aumentare il ROI complessivo.
Vantaggi dell'ottimizzazione dei processi aziendali
Il successo della tua azienda è legato al livello di ottimizzazione delle sue attività operative. Tuttavia, non esiste esattamente un percorso lineare che collega processi efficienti a maggiori profitti. È più simile a una linea leggermente a zigzag.
Ecco cosa intendo: flussi di lavoro ben organizzati producono vantaggi importanti, come maggiore produttività, meno errori, una pianificazione migliore e più trasparenza. A loro volta, questi vantaggi pongono le basi per una maggiore redditività.
Maggiore produttività
L'ottimizzazione aumenta la produttività eliminando passaggi e attività non necessari, così puoi concentrare i tuoi sforzi su attività più redditizie. Inoltre, elimina i colli di bottiglia manuali, aiutandoti a fare di più in meno tempo.
Ad esempio, se ritieni che i numerosi livelli di approvazione e la documentazione richiedano troppo tempo sul lavoro, consolidare e automatizzare queste approvazioni aumenterà la produttività del tuo team.
Riduzione degli errori
Una componente fondamentale dell'ottimizzazione dei processi è l'automazione, che riduce i flussi di lavoro manuali e velocizza l'esecuzione, soprattutto per le attività e i passaggi ripetitivi.
Meno passaggi manuali = meno possibilità di commettere errori. Questo garantisce accuratezza e affidabilità dei dati per prendere decisioni.
Maggiore trasparenza e migliore pianificazione
Centralizzare i dati della tua organizzazione in un'unica posizione digitale è uno dei modi per ottimizzare i processi aziendali, poiché consente un accesso semplice e in tempo reale ai dati fondamentali. Grazie all'accessibilità, alla trasparenza e alla visibilità, puoi creare piani precisi e prendere rapidamente decisioni basate sui dati.
Allo stesso tempo, i processi ottimizzati consentono di definire meglio ruoli e responsabilità, garantendo che ci sia sempre una persona specificamente responsabile delle attività e dei risultati desiderati. Inoltre, facilitano il monitoraggio delle risorse e la previsione della domanda, prevenendo carenze, eccessi di approvvigionamento e altri rischi associati a una pianificazione inadeguata.
Strategie chiave per ottimizzare i processi aziendali
Alcune delle difficoltà più comuni nell'ottimizzazione dei processi aziendali includono:
- Resistenza al cambiamento
- Complessità dei processi
- Limitazioni tecnologiche
- Considerazioni sui costi
Vuoi evitare questi problemi e ottenere il massimo valore dalle attività di ottimizzazione dei processi? Usa queste strategie:
1. Studia e analizza i processi esistenti
Per identificare i processi che devono essere ottimizzati, valuta quelli attuali alla ricerca di inefficienze o ridondanze.
Inizia documentando ogni passaggio, la sequenza delle attività, il ruolo e la responsabilità necessari per eseguire una specifica attività. Questa documentazione, nota come mappatura dei processi, offre un quadro chiaro dello stato attuale delle tue attività operative, facendo emergere le aree da migliorare e perfezionare.
2. Automatizzare le attività ripetitive
Riduci il lavoro manuale e ottimizza diversi processi automatizzando le attività ripetitive. Puoi farlo con i sistemi ERP e le soluzioni di automazione dei processi aziendali (BPA), che sfruttano la tecnologia per ridurre la necessità di intervento umano nelle attività di routine.
Entrambe queste opzioni offrono strumenti di automazione per la raccolta dei dati, la documentazione e la gestione dei progetti, ma io preferisco decisamente gli ERP. Come vedrai, la maggior parte delle soluzioni che ho incontrato è, francamente, più semplice da usare con questo tipo di sistema.
3. Integrare le piattaforme esistenti
Riduci i compartimenti stagni operativi e supporta flussi di lavoro fluidi nella tua organizzazione con una strategia di integrazione delle piattaforme ben studiata.
Questo processo consiste nel collegare le app e le piattaforme esistenti in un unico sistema armonizzato, eliminando la necessità di controlli manuali e trasferimenti di dati tra strumenti autonomi. Inoltre, elimina l'aspettativa che Tom della contabilità, disponibile ma smemorato, “un giorno capirà perché mi servono questi dati”.
4. Utilizzare soluzioni a basso codice/senza codice
Lo sviluppo a basso codice o senza codice ti aiuta a semplificare i processi aziendali anche con competenze IT scarse o nulle. Le piattaforme senza codice/a basso codice ti consentono di progettare, creare e distribuire soluzioni software con — hai indovinato — una codifica minima.
Queste piattaforme offrono in genere strumenti di sviluppo per utenti non tecnici, come modelli predefiniti, strumenti di creazione con trascinamento e rilascio ed elementi riutilizzabili. In questo modo, anche se fai parte del personale non tecnico, puoi semplificare diversi processi aziendali creando e modificando app:
- Con una dipendenza minima dai membri del team IT.
- Attraverso lo sviluppo collaborativo con altri dipartimenti.
5. Monitorare e perfezionare i processi
La semplificazione dei processi non è un'attività una tantum, ma un processo continuo che richiede un monitoraggio costante. Dal monitoraggio dei KPI e delle metriche all'allineamento delle attività con obiettivi predefiniti, comprendere l'efficacia delle tue strategie ti aiuterà a migliorarle secondo necessità.
Questi adeguamenti possono consistere nell'automatizzare ancora più attività, nel riprogettare procedure macchinose o eccessivamente complesse, nel riallocare risorse scarse e nell'aggiornare politiche ridondanti. Puoi inoltre aumentare il successo delle iniziative di ottimizzazione dei flussi di lavoro creando cicli di feedback per raccogliere, analizzare e considerare le opinioni degli stakeholder.
Ad esempio, l'obiettivo di una catena di negozi al dettaglio potrebbe essere semplificare il processo di pagamento e ridurre i tempi di attesa con opzioni di pagamento automatico, un processo noto come abbattimento delle code. In questo caso, il team di implementazione deve osservare meticolosamente le prestazioni del nuovo metodo di pagamento, soprattutto all'inizio. Le informazioni ricavate da questa attività possono quindi essere utilizzate per perfezionare il nuovo processo.
Strumenti e tecnologie per la semplificazione
La maggior parte delle migliori strategie di semplificazione richiede strumenti e tecnologie per l'automazione. Fortunatamente, esistono moltissime soluzioni moderne in grado di offrire alla tua azienda l'efficienza e l'agilità di cui ha bisogno.
Come ho detto, però, ritengo che i sistemi ERP siano lo strumento migliore per automatizzare la maggior parte dei processi aziendali, anche se funzionano bene anche gli strumenti di gestione dei processi, i CRM e le soluzioni per la gestione dei progetti.
La maggior parte dei sistemi software per l'automazione dei flussi di lavoro viene sviluppata su misura per casi d'uso specifici, quindi, a seconda delle esigenze della tua organizzazione, potresti finire per utilizzarne uno o più di uno. Ad esempio, i settori ad alta intensità di risorse, come le industrie del petrolio e del gas, spesso richiedono piattaforme ERP specifiche per il settore per gestire i loro complessi requisiti operativi.
Software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP)
Ideale per: migliorare l'utilizzo delle risorse
Il software ERP offre numerosi vantaggi, rendendolo uno degli strumenti più importanti per semplificare i processi aziendali.
Innanzitutto, i sistemi ERP aiutano a integrare e gestire diverse funzioni e processi, consentendo un'ottimizzazione efficace delle risorse. In secondo luogo, poiché un ERP funge da sistema unificato per molteplici processi aziendali, come la gestione dei progetti, la contabilità e la conformità normativa, garantisce che l'accesso ai dati organizzativi sia semplice e rapido.
Con un sistema ERP otterrai informazioni immediate, automazione intelligente e una maggiore efficienza in tutta l'azienda. Non sorprende che gli ERP di ogni tipo siano considerati “il sistema nervoso centrale di un'impresa”. Oppure, come preferisco dire, potenti motori dell'efficienza.
Il software ERP ottimizza i processi aziendali attraverso:
- Integrazione: i sistemi ERP collegano diverse funzioni aziendali, consentendo un flusso continuo di dati e informazioni tra i reparti. Questa integrazione uniforme porta a flussi di lavoro standardizzati, allineati e coordinati.
- Gestione centralizzata dei dati: gli strumenti ERP eliminano i silos di dati, garantendo a tutti i reparti l’accesso a informazioni accurate e aggiornate provenienti da un’unica fonte di verità.
- Automazione: con una piattaforma ERP puoi automatizzare funzioni aziendali fondamentali come risorse umane, finanza, approvvigionamento e gestione della catena di approvvigionamento, consolidando i dati tra i reparti.
- Procedure standardizzate: il software ERP garantisce uniformità dei dati e dei processi, riducendo le incoerenze e migliorando il controllo qualità.
- Pianificazione e ottimizzazione delle risorse: il software ERP offre visibilità sulle risorse e sul personale disponibili, così puoi pianificare meglio e limitare gli sprechi.
Prima di selezionare un ERP, assicurati che la tua azienda sia pronta per l’ERP. Per farlo, completa una valutazione della preparazione all’ERP, che esamina lo stato attuale della tua azienda per identificare i processi da ottimizzare e le modifiche da apportare. Ecco cosa dovrebbe esaminare la valutazione della preparazione:
- Le difficoltà dell’azienda
- Se un sistema ERP può affrontarle
- Se sei pronto a implementare un sistema ERP e, in caso contrario, cosa devi fare per esserlo
Oltre a prepararti per un’implementazione e un utilizzo efficaci, questa valutazione ti aiuterà anche a scegliere il miglior software ERP per la tua azienda.
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Software per la gestione dei processi aziendali (BPM)
Ideale per: creare flussi di lavoro efficaci per i processi
La gestione dei processi aziendali si riferisce alle diverse metodologie di analisi, modellazione, implementazione, monitoraggio, automazione e ottimizzazione dei processi aziendali. Il software BPM ti aiuta a raggiungere questi obiettivi con un intervento umano minimo.
Il software BPM ottimizza i processi aziendali e aumenta l’efficienza attraverso:
- Modellazione: questa attività prevede la rappresentazione visiva dei flussi di lavoro e dei processi per individuare inefficienze e ridondanze.
- Standardizzazione: puoi utilizzare le soluzioni BPM per definire procedure e regole chiare e coerenti, garantendo uniformità in tutta l’azienda.
- Automazione dei processi: le piattaforme BPM ti aiutano ad automatizzare le attività ordinarie e ripetitive, garantendo che vengano eseguite in modo coerente e accurato.
- Analisi delle lacune e ottimizzazione dei flussi di lavoro: con il software BPM puoi individuare le aree di miglioramento e rimuovere i colli di bottiglia che ostacolano la produttività.
- Gestione dei costi: gli strumenti BPM con pannelli integrati per la rendicontazione delle spese ti consentono di valutare l’efficienza finanziaria e massimizzare il risparmio sui costi senza esportare i dati in app esterne.
Software per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM)
Ideale per: interagire con potenziali clienti e clienti
Come sarebbe un sistema tutto-in-uno per gestire le relazioni con i tuoi potenziali clienti e clienti? Ecco a cosa serve il software CRM.
Le soluzioni CRM centralizzano le informazioni e le comunicazioni con i clienti, aiutandoti a comprenderli, gestirli e relazionarti meglio con loro. Questi strumenti migliorano i risultati delle vendite e del marketing aumentando l’accessibilità dei dati e l’efficienza dei processi,
Le piattaforme CRM ottimizzano i processi aziendali attraverso:
- Dati dei clienti unificati: Avere i dati dei clienti in un'unica posizione accessibile consente di risparmiare tempo evitando di cercare informazioni in più sistemi e database, necessarie per personalizzare i messaggi.
- Automazione: I CRM automatizzano le attività di comunicazione con i clienti, come il contatto con i potenziali clienti e l'assistenza tecnica, riducendo il carico di lavoro manuale e minimizzando gli errori.
- Vendita strategica: Dalla generazione dei potenziali clienti alle conversioni, i sistemi software CRM supportano l'intero processo di vendita. Sono dotati di funzionalità per gestire i dati dei potenziali clienti, assegnare un punteggio ai potenziali clienti, automatizzare i ricontatti e fornire informazioni sulle prestazioni degli agenti.
Software per la gestione dei progetti
Ideale per: Gestire l'ambito, le risorse e la qualità dei progetti
Gli strumenti di gestione dei progetti aiutano a pianificare, organizzare e gestire i progetti. Quando pensi al software per la gestione dei progetti, pensa alla documentazione, alla mappatura dei processi, all'organizzazione delle attività, alla programmazione e alla definizione del budget.
Una piattaforma per la gestione dei progetti ottimizza i processi aziendali attraverso:
- Pianificazione centralizzata: Il software per la gestione dei progetti centralizza tutte le attività, le pianificazioni, le risorse e i documenti relativi ai progetti, offrendo ai membri del team un accesso unificato e linee guida chiare per l'esecuzione.
- Automazione delle attività e dei flussi di lavoro: Uno strumento di gestione dei progetti consente di risparmiare tempo ed energie evitando di assegnare manualmente le attività, inviare aggiornamenti sullo stato e monitorare le scadenze.
- Gestione e allocazione delle risorse: Con un software per la gestione dei progetti, avrai una visibilità chiara sul carico di lavoro e sulle risorse disponibili per un'allocazione efficiente.
Casi di studio ed esempi
Ricordo di aver rimproverato un mio vecchio professore per aver cercato di insegnare marketing quando non aveva effettivamente lavorato nel marketing per un'azienda: se è puramente accademico, non mi fido del fatto che possa funzionare. Supponendo che tu sia come me, volevo fornire esempi del mondo reale.
Safety Management Group
Safety Management Group (SMG) è una società di consulenza ambientale, sanitaria e sulla sicurezza che in precedenza aveva difficoltà a causa di processi di lavoro inefficienti e operava con sette sistemi obsoleti che dovevano essere urgentemente consolidati.
I processi richiedevano molto lavoro manuale, erano soggetti a errori e non erano sostenibili in un’azienda in crescita.
Ad esempio, la CFO del gruppo, Rebecca Ogle, aveva difficoltà a ottenere dati accurati sulle ore lavorate e sulle spese. Anche Tracy Kilburn, responsabile delle risorse umane, doveva registrare regolarmente dalle 40 alle 50 ore alla settimana solo per inserire le buste paga.
Queste difficoltà hanno portato la dirigenza di SMG a cercare una soluzione per ottimizzare i processi, con l'obiettivo di ridurre l'esaurimento professionale del personale, massimizzare le risorse e limitare gli errori. Dopo una valutazione approfondita, il team ha scelto Acumatica, un sistema ERP basato sul cloud e compatibile con i dispositivi mobili.
Con Acumatica, SMG ha lanciato il “Progetto da 7 a 1”, unendo tutti e sette i sistemi obsoleti con interruzioni minime e risultati eccellenti:
- 10 ore risparmiate ogni settimana sui processi di gestione delle buste paga.
- Oltre $50,000 risparmiati evitando i costi di licenza per utente.
Milpark Education
In qualità di ente di istruzione superiore con studenti professionisti a tempo pieno e lavoratori, Milpark Education ha deciso di passare dalle lezioni in presenza all'apprendimento online.
Tuttavia, per offrire agli studenti online un supporto e una flessibilità adeguati, l'organizzazione comunicava con gli studenti tramite e-mail, telefonate e un sistema di ticketing. Questi sistemi disconnessi portavano a interazioni frammentarie con gli studenti, dati isolati e scarsa visibilità.
Le visualizzazioni incomplete dei profili degli studenti causavano lunghi tempi di gestione ed errori.
Questo ha spinto il team a cercare una soluzione aziendale integrata. L'obiettivo? Ottenere una maggiore visibilità, risparmiare tempo e ottimizzare le risorse umane — tutti fattori che incidono sulla competitività e sulla redditività.
La ricerca di Milpark Education li ha portati a Microsoft Dynamics 365, una suite di app ERP e CRM che li ha aiutati a ottenere i seguenti risultati:
- Dati degli studenti centralizzati e facilmente accessibili.
- Riduzione rispettivamente del 50% e del 30% dei tempi di risoluzione e di escalation.
- Il personale di supporto ha potuto concentrarsi sui casi più complessi.
Prima ottimizza, poi guadagna
I sistemi disconnessi e i processi complessi consumano risorse — umane, finanziarie o materiali — e riducono il ROI.
Al contrario, i flussi di lavoro ottimizzati aumentano l'efficienza, riducono i costi operativi e favoriscono grandi incrementi dei risultati economici. L'ottimizzazione dei processi favorisce inoltre l'agilità, consentendoti di adattarti rapidamente alle mutevoli condizioni del mercato e di cogliere le opportunità man mano che si presentano.
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P.S.: se vuoi condividere la tua esperienza sull'ottimizzazione dei processi aziendali, mandami un messaggio su LinkedIn. Otterrai un riconoscimento aggiuntivo se disponi di dati concreti che dimostrino il miglioramento.
