Come snellire i processi aziendali e guadagnare di più
Per ottimizzare i processi aziendali, inizia identificando ed eliminando le attività ripetitive e inefficienti, quindi implementa sistemi chiari che aumentino la produttività e la redditività.
In questo articolo, ti mostrerò modi semplici per organizzare i tuoi flussi di lavoro e condividerò strumenti pratici che migliorano immediatamente il funzionamento della tua azienda. Se sei pronto a dedicare meno tempo a compiti noiosi e ripetitivi e vedere risultati concreti, queste soluzioni ti aiuteranno a creare processi ottimizzati che funzionano davvero per te.
Cosa Comporta Snellire i Processi Aziendali?
Snellire i processi aziendali è semplice: identifica e migliora/elimina le attività ripetitive, che richiedono tempo e non sono necessarie.
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Quando si parla di processi aziendali, in particolare, "snellire" significa valutare sistematicamente i flussi di lavoro per individuare inefficienze, bloccare sprechi e incrementare il ROI complessivo.
Vantaggi della Semplificazione dei Processi Aziendali
Il successo della tua azienda è legato a quanto sono efficienti i tuoi processi operativi. Tuttavia, non c'è una linea retta tra processi efficienti e maggiore redditività. È più come una linea un po' a zig zag.
Ecco cosa intendo: dei flussi di lavoro ben organizzati portano benefici chiave come una maggiore produttività, meno errori, una pianificazione migliore e più trasparenza. A loro volta, questi vantaggi creano le condizioni ideali per una redditività maggiore.
Maggiore Produttività
Semplificare i processi migliora la produttività eliminando passaggi e attività superflue, così che tu possa concentrare i tuoi sforzi su attività più redditizie. Inoltre, rimuove colli di bottiglia manuali, aiutandoti a fare di più in meno tempo.
Ad esempio, se riscontri che troppi livelli di approvazione e documentazione sono una perdita di tempo al lavoro, consolidare e automatizzare tali approvazioni aumenterà la produttività del tuo team.
Riduzione degli Errori
Un elemento chiave della semplificazione dei processi è l'automazione, che riduce i flussi di lavoro manuali e accelera l'esecuzione — soprattutto per compiti e passaggi ripetitivi.
Meno passaggi manuali = meno possibilità di errori. Questo garantisce l'accuratezza e l'affidabilità dei dati su cui basare le decisioni.
Maggiore Trasparenza e Migliore Pianificazione
Centralizzare i dati della tua organizzazione in un'unica posizione digitale è uno dei modi per semplificare i processi aziendali, poiché facilita l'accesso in tempo reale ai dati critici. Grazie ad accessibilità, trasparenza e visibilità, puoi creare piani precisi e prendere decisioni basate sui dati in modo rapido.
Allo stesso tempo, dei processi snelli permettono di definire meglio ruoli e responsabilità, assicurando che vi sia sempre una persona specifica responsabile delle attività e dei risultati desiderati. Aiuta anche a tracciare le risorse e a fare previsioni sulla domanda, prevenendo carenze, surplus e altri rischi associati a una pianificazione insufficiente.
Strategie Chiave per Semplificare i Processi Aziendali
Alcune delle sfide più comuni nella semplificazione dei processi aziendali includono:
- Resistenza al cambiamento
- Complessità dei processi
- Limitazioni tecnologiche
- Considerazioni sui costi
Vuoi evitare questi problemi e ottenere il massimo dalle attività di ottimizzazione dei processi? Usa queste strategie:
1. Studia e Analizza i Processi Esistenti
Per individuare i processi che necessitano di essere snelliti, valuta gli attuali processi per individuare inefficienze o ridondanze.
Inizia documentando ogni passaggio, sequenza di attività, ruolo e responsabilità necessari per svolgere una specifica attività. Questa documentazione, chiamata mappatura dei processi, ti dà una visione chiara dello stato attuale delle tue operazioni, evidenziando le aree da migliorare o ottimizzare.
2. Automatizza le attività ripetitive
Riduci il lavoro manuale e ottimizza diversi processi automatizzando le attività ripetitive. Puoi farlo con sistemi ERP e soluzioni di automazione dei processi aziendali (BPA), che sfruttano la tecnologia per diminuire la necessità di intervento umano nelle attività di routine.
Queste opzioni offrono strumenti di automazione per la raccolta dati, la documentazione e la gestione dei progetti, ma sono decisamente favorevole agli ERP. Come vedrai, la maggior parte delle soluzioni che ho incontrato sono, francamente, molto più semplici con questo tipo di sistema.
3. Integra le piattaforme esistenti
Riduci i silos operativi e supporta flussi di lavoro senza interruzioni nella tua organizzazione con una strategia di integrazione delle piattaforme ben ponderata.
Questo processo consiste nel collegare le tue app e piattaforme esistenti in un unico sistema armonizzato, eliminando la necessità di controlli manuali e trasferimenti di dati tra strumenti indipendenti. Inoltre, elimina l’aspettativa che il caro, ma smemorato Tom della contabilità “un giorno capirà perché mi serve questo dato”.
4. Usa soluzioni Low-Code/No-Code
Lo sviluppo low-code o no-code ti aiuta a semplificare i processi aziendali anche senza particolari competenze IT. Le piattaforme no/low-code consentono di progettare, creare e distribuire soluzioni software con — indovinato — un minimo di programmazione.
Queste piattaforme forniscono solitamente strumenti di citizen development come modelli predefiniti, builder drag-and-drop ed elementi riutilizzabili. In questo modo, anche se fai parte del personale non tecnico, puoi semplificare vari processi aziendali creando e modificando app:
- Con dipendenza minima dai membri del team IT.
- Attraverso lo sviluppo collaborativo con altri dipartimenti.
5. Monitora e affina i processi
La semplificazione dei processi non è un’attività una tantum, ma un percorso continuo che richiede monitoraggio costante. Dal tracciamento degli indicatori chiave di prestazione (KPI) e metriche, all’allineamento delle attività con gli obiettivi predefiniti, comprendere l’efficacia delle strategie adottate ti aiuterà a migliorarle quando necessario.
Queste modifiche possono andare dall’automazione di ulteriori attività alla riprogettazione di procedure ingombranti o superflue, riallocando risorse scarse e aggiornando policy ormai obsolete. Puoi anche incrementare il successo dell’ottimizzazione dei workflow creando loop di feedback per raccogliere, analizzare e rispondere ai feedback degli stakeholder.
Ad esempio, l’obiettivo di una catena retail potrebbe essere quello di semplificare il processo di cassa e ridurre i tempi di attesa attraverso opzioni di self-checkout—un processo chiamato "line busting". In questo caso, il team di implementazione deve osservare attentamente il funzionamento del nuovo metodo di checkout, soprattutto nelle fasi iniziali. Le informazioni raccolte da questa analisi potranno poi essere utilizzate per affinare il nuovo processo.
Strumenti e tecnologie per la semplificazione
La maggior parte delle migliori strategie di ottimizzazione dei processi richiedono strumenti e tecnologie per l’automazione. Fortunatamente esistono molte soluzioni moderne che possono offrire all’azienda l’efficienza e l’agilità necessarie.
Come ho già detto, comunque, considero i sistemi ERP il miglior strumento per automatizzare la maggior parte dei processi aziendali, anche se strumenti di gestione dei processi, CRM e soluzioni di project management sono ugualmente validi.
La maggior parte dei software di automazione dei workflow sono realizzati su misura per casi d’uso specifici quindi, a seconda delle necessità organizzative, potresti finire per utilizzarne uno o più. Ad esempio, settori ad alta intensità di risorse, come le industrie del petrolio e gas, spesso richiedono piattaforme ERP specifiche per il settore, per poter gestire i propri complessi requisiti operativi.
Software di Enterprise Resource Planning (ERP)
Migliore per: Migliorare l’utilizzo delle risorse
I software ERP offrono numerosi benefici, rendendoli uno degli strumenti più importanti per semplificare i processi aziendali.
Innanzitutto, i sistemi ERP ti aiutano a integrare e gestire varie funzioni e processi, consentendo un’ottimizzazione efficace delle risorse. In secondo luogo, poiché un ERP funge da sistema unificato per molteplici processi aziendali come project management, contabilità e compliance, garantisce un accesso facile e veloce ai dati dell’organizzazione.
Con un sistema ERP, ottieni visibilità immediata, automazione intelligente e efficienza migliorata in tutta l’azienda. Non c’è da stupirsi se gli ERP di ogni tipo sono considerati “il sistema nervoso centrale di un’impresa”. Oppure, come piace dire a me, potenti motori dell’efficienza.
Il software ERP semplifica i processi aziendali tramite:
- Integrazione: I sistemi ERP collegano le diverse funzioni aziendali, consentendo un flusso fluido di dati e informazioni tra i dipartimenti. Questa integrazione senza interruzioni porta a flussi di lavoro standardizzati, allineati e coordinati.
- Gestione centralizzata dei dati: Gli strumenti ERP eliminano i silos di dati, garantendo che tutti i dipartimenti possano accedere a informazioni accurate e aggiornate da un'unica fonte di verità.
- Automazione: Con una piattaforma ERP, puoi automatizzare funzioni aziendali fondamentali come risorse umane, finanza, approvvigionamento e gestione della supply chain, consolidando i dati tra i dipartimenti.
- Procedure standardizzate: Il software ERP garantisce uniformità dei dati e dei processi, riducendo le incongruenze e migliorando il controllo della qualità.
- Pianificazione e ottimizzazione delle risorse: Il software ERP offre visibilità su risorse e personale disponibili, così puoi pianificare meglio e limitare gli sprechi.
Prima di selezionare un ERP, assicurati che la tua azienda sia pronta per l'ERP. Fallo completando una valutazione della prontezza ERP, che valuta lo stato attuale della tua attività per identificare i processi da ottimizzare e i cambiamenti da apportare. Ecco su cosa dovrebbe concentrarsi la tua valutazione della prontezza:
- Le sfide dell’azienda
- Se un sistema ERP può affrontarle
- Se sei pronto a implementare un sistema ERP e, se non lo sei, cosa devi fare per esserlo
Oltre a prepararti per un'implementazione e un utilizzo di successo, questa valutazione ti permetterà anche di scegliere il miglior software ERP per la tua azienda.
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Software di Business Process Management (BPM)
Ideale per: Creare flussi di lavoro di processo efficaci
La gestione dei processi aziendali si riferisce alle diverse metodologie per analizzare, modellare, implementare, monitorare, automatizzare e ottimizzare i processi aziendali. Il software BPM ti aiuta a raggiungere questi obiettivi con un intervento umano minimo.
Il software BPM semplifica i processi aziendali e aumenta l’efficienza tramite:
- Modellazione: Questa attività consiste nella presentazione visiva dei flussi di lavoro e dei processi per scoprire inefficienze e ridondanze.
- Standardizzazione: Puoi usare le soluzioni BPM per definire procedure e regole chiare e costanti, assicurando l'uniformità in tutta l’azienda.
- Automazione dei processi: Le piattaforme BPM aiutano ad automatizzare compiti di routine e ripetitivi, assicurando che siano eseguiti in modo coerente e accurato.
- Analisi delle lacune e ottimizzazione dei flussi di lavoro: Con il software BPM puoi individuare le aree di miglioramento e rimuovere i colli di bottiglia della produttività.
- Gestione dei costi: Gli strumenti BPM con dashboard di reportistica delle spese integrati ti permettono di valutare l’efficienza finanziaria e massimizzare i risparmi sui costi senza esportare i dati su app esterne.
Software di Customer Relationship Management (CRM)
Ideale per: Interagire con potenziali clienti e clienti
Come suona un sistema tutto-in-uno per gestire i rapporti con potenziali clienti e clienti? Questo è il software CRM per te.
Le soluzioni CRM centralizzano le informazioni e la comunicazione con i clienti, aiutandoti a comprendere, gestire e relazionarti meglio con loro. Questi strumenti migliorano i risultati di vendite e marketing aumentando l’accessibilità ai dati e l’efficienza dei processi,
Le piattaforme CRM semplificano i processi aziendali attraverso:
- Dati clienti unificati: Avere i dati dei clienti in un'unica posizione accessibile fa risparmiare tempo nelle ricerche su più sistemi e database per le informazioni necessarie a personalizzare i messaggi.
- Automazione: I CRM automatizzano le attività di comunicazione con i clienti, come il contatto di nuovi lead e il supporto tecnico, riducendo il carico di lavoro manuale e minimizzando gli errori.
- Vendita strategica: Dalla generazione del lead alla conversione, i sistemi software CRM supportano l'intero processo di vendita. Dispongono di funzionalità che gestiscono i dati dei potenziali clienti, valutano le opportunità, automatizzano i follow-up e forniscono insight sulle prestazioni degli agenti.
Software di gestione progetti
Ideale per: Gestire l'ambito, le risorse e la qualità dei progetti
Gli strumenti di project management aiutano a pianificare, organizzare e gestire i progetti. Quando pensi a un software di gestione progetti, pensa a documentazione, mappatura dei processi, organizzazione delle attività, pianificazione e budgeting.
Una piattaforma di project management semplifica i processi aziendali attraverso:
- Pianificazione centralizzata: Il software di gestione dei progetti centralizza tutte le attività, le pianificazioni, le risorse e i documenti relativi ai progetti, offrendo ai membri del team accesso unificato e linee guida chiare per l'esecuzione.
- Automazione dei flussi di lavoro e delle attività: Uno strumento di gestione progetti ti farà risparmiare tempo ed energia nell'assegnazione manuale dei compiti, nell'invio degli aggiornamenti di stato e nel monitoraggio delle scadenze.
- Gestione e allocazione delle risorse: Con un software di gestione progetti otterrai una chiara visibilità sul carico di lavoro e sulle risorse disponibili per un'allocazione efficiente.
Casi studio ed esempi
Ricordo di aver rimproverato un mio vecchio professore per aver tentato di insegnare marketing senza aver realmente esercitato il marketing per un'azienda — se è solo accademico, non credo che funzioni. Supponendo che tu sia come me, volevo offrire esempi concreti dal mondo reale.
Safety Management Group
Safety Management Group (SMG) è un’azienda di consulenza ambientale, salute e sicurezza che in passato ha avuto difficoltà con processi di lavoro poco efficienti, utilizzando sette sistemi legacy che avevano urgente bisogno di essere consolidati.
I processi erano manuali, soggetti a errori e insostenibili in un’azienda in crescita.
Ad esempio, la CFO del gruppo, Rebecca Ogle, aveva difficoltà a ottenere dati accurati su tempo e spese. Anche il leader HR, Tracy Kilburn, doveva regolarmente lavorare 40 o 50 ore a settimana solo per inserire le presenze.
Queste sfide hanno portato il management di SMG a cercare una soluzione per snellire i processi, volta a ridurre lo stress del personale, massimizzare le risorse e limitare gli errori. Dopo un’attenta valutazione, il team ha scelto Acumatica, un sistema ERP cloud-based compatibile da mobile.
Con Acumatica, SMG ha lanciato il progetto “Da 7 a 1”, fondendo tutti e sette i loro sistemi legacy con un impatto minimo e risultati eccellenti:
- 10 ore risparmiate ogni settimana sui processi di gestione delle presenze.
- Oltre $50.000 risparmiati evitando le licenze a pagamento per utente.
Milpark Education
Un fornitore di formazione superiore con studenti professionisti a tempo pieno, Milpark Education, ha deciso di passare dall'offerta di lezioni in presenza all'apprendimento online.
Tuttavia, per offrire agli studenti online un supporto adeguato e la necessaria flessibilità, l'organizzazione comunicava con loro tramite email, telefonate e un sistema di ticketing. Questi sistemi disconnessi hanno portato a interazioni studentesche frammentate, dati isolati e scarsa visibilità.
La visione incompleta del profilo dello studente causava lunghi tempi di risposta ed errori.
Questo ha spinto il team a cercare una soluzione aziendale integrata. L'obiettivo? Ottenere una maggiore visibilità, risparmiare tempo e ottimizzare la forza lavoro — tutti fattori che incidono sulla competitività e sulla redditività.
La ricerca di Milpark Education li ha portati a Microsoft Dynamics 365, una suite di app ERP e CRM, che li ha aiutati a ottenere i seguenti risultati:
- Dati degli studenti centralizzati e facilmente accessibili.
- Tempi di risoluzione ed escalation ridotti rispettivamente del 50% e del 30%.
- Lo staff di supporto ha potuto concentrarsi su casi più complessi.
Prima ottimizza, poi guadagna
Sistemi disgiunti e processi complessi consumano risorse — umane, finanziarie o materiali — e riducono il ROI.
Invece, flussi di lavoro semplificati aumentano l'efficienza, tagliano i costi operativi e favoriscono notevoli incrementi dei profitti. L'ottimizzazione dei processi favorisce anche l'agilità, permettendoti di adattarti rapidamente alle condizioni di mercato in evoluzione e cogliere le opportunità appena si presentano.
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