Come snellire i processi aziendali e guadagnare di più
Il monotono è il mio nemico: Trovo che i compiti ripetitivi e monotoni (come inviare email predefinite) siano insopportabili, quindi li rimando all'infinito. Notizia dell'ultima ora: i tuoi dipendenti sono proprio come me.
Snellire significa serenità: Migliorare i processi eliminando le attività ripetitive non solo fa risparmiare tempo, ma salvaguarda la sanità mentale e aumenta la produttività.
Il ROI ama lo snellimento: Migliora i tuoi processi e migliorerai il ROI. Semplice... o no?
Passo dopo passo verso il successo: Organizza la tua azienda individuando le attività che richiedono tempo e utilizzando sistemi per snellire subito e migliorare la redditività.
Faccio davvero fatica con i lavori noiosi e ripetitivi. Bisogna creare un business plan esaustivo, consultando i dirigenti? Nessun problema. C'è da spedire 20 email simili ma diverse? … Ci penserò dopo.
Mi sono messo a dimostrare la relazione diretta tra processi aziendali snelli e ROI migliorato, così da avere argomenti validi quando mi lamento di quanto i processi inefficienti mi rovinano la vita.
Okay, va bene, forse non è così tragico… ma aiuta davvero.
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Ecco i modi migliori per organizzare e migliorare i tuoi processi aziendali, e i sistemi che ti aiuteranno ad aumentare immediatamente la redditività.
Cosa Comporta Snellire i Processi Aziendali?
Snellire i processi aziendali è semplice: identifica e migliora/elimina le attività ripetitive, che fanno perdere tempo e che sono superflue.
Quando si parla di processi aziendali, nello specifico, snellire significa valutare sistematicamente i flussi di lavoro per individuare inefficienze, bloccare gli sprechi e incrementare il ROI generale.
Vantaggi dei Processi Aziendali Snelli
Il successo della tua azienda è legato a quanto sono snelli i tuoi processi operativi. Ma non è proprio una linea retta che va dai processi efficienti a maggiori profitti. È più una linea un po’ a zig-zag.
Mi spiego meglio: flussi di lavoro ben organizzati producono vantaggi chiave come maggiore produttività, meno errori, migliore pianificazione e più trasparenza. A loro volta, questi benefici creano le basi per una maggiore redditività.
Produttività Aumentata
Snellire i processi aumenta la produttività eliminando passaggi e attività inutili, così puoi investire i tuoi sforzi in attività più redditizie. Inoltre, elimina i colli di bottiglia manuali, consentendoti di fare di più in meno tempo.
Ad esempio, se trovi che lunghi livelli di approvazione e molta documentazione fanno solo perdere tempo, consolidare e automatizzare questi passaggi aumenterà la produttività del tuo team.
Errori Ridotti
Uno degli elementi chiave dello snellimento dei processi è l’automazione, che riduce i flussi di lavoro manuali e accelera l’esecuzione — soprattutto per compiti e passaggi ripetitivi.
Meno passaggi manuali = meno occasioni di sbagliare. Questo garantisce l’accuratezza e l’affidabilità dei dati aziendali su cui basare le decisioni.
Trasparenza e Pianificazione Migliorate
Centralizzare i dati organizzativi in un’unica sede digitale è uno dei modi per snellire i processi aziendali, perché agevola l’accesso facile e in tempo reale ai dati critici. Con facilità di accesso, trasparenza e visibilità, puoi pianificare con precisione e prendere velocemente decisioni basate sui dati.
Allo stesso tempo, processi aziendali snelli portano a ruoli e responsabilità meglio definiti, garantendo che ci sia sempre una persona specifica responsabile per ogni compito e risultato voluto. Inoltre, aiutano a tenere traccia delle risorse e nella previsione della domanda, prevenendo carenze, eccessi di scorte e altri rischi collegati a una scarsa pianificazione.
Strategie Chiave per Snellire i Processi Aziendali
Alcune tra le sfide più comuni nello snellire i processi aziendali includono:
- Resistenza al cambiamento
- Complessità dei processi
- Limitazioni tecnologiche
- Considerazioni sui costi
Vuoi evitare questi problemi e ottenere il massimo valore dalle tue attività di ottimizzazione dei processi? Ecco le strategie da usare:
1. Studia e Analizza i Processi Esistenti
Per individuare i processi da ottimizzare, valuta quelli in uso e cerca inefficienze o ridondanze.
Parti documentando ogni passaggio, sequenza di attività, ruolo e responsabilità legati a una specifica attività. Questa documentazione, chiamata mappatura dei processi, offre una visione chiara dello stato attuale dell’operatività e mette in luce le aree di possibile miglioramento e affinamento.
2. Automatizza le Attività Ripetitive
Riduci il lavoro manuale e ottimizza vari processi automatizzando le attività ripetitive. Puoi farlo con sistemi ERP e soluzioni di automazione dei processi aziendali (BPA), che sfruttano la tecnologia per ridurre la necessità di intervento umano nelle attività di routine.
Entrambe queste opzioni offrono strumenti di automazione per la raccolta dati, la documentazione e la gestione dei progetti, ma devo ammettere di preferire decisamente l'ERP. Come vedrai, la maggior parte delle soluzioni che ho incontrato sono, francamente, semplicemente più semplici con questo tipo di sistema.
3. Integra le Piattaforme Esistenti
Riduci i silos operativi e supporta flussi di lavoro senza interruzioni nella tua organizzazione con una strategia di integrazione delle piattaforme ben pensata.
Questo processo consiste nel collegare le tue app e piattaforme esistenti in un unico sistema armonizzato, eliminando la necessità di controlli manuali e trasferimenti di dati tra strumenti separati. Inoltre, elimina la convinzione che il caro ma smemorato Tom della contabilità “un giorno capirà perché ho bisogno di questi dati”.
4. Utilizza Soluzioni Low-Code/No-Code
Lo sviluppo low-code o no-code ti aiuta a semplificare i processi aziendali anche con poca o nessuna esperienza IT. Le piattaforme no/low-code ti permettono di progettare, costruire e implementare soluzioni software con — esatto — una codifica minima.
Queste piattaforme solitamente ti forniscono strumenti di citizen development come modelli predefiniti, costruttori drag-and-drop ed elementi riutilizzabili. Così, anche se non sei tecnico, puoi semplificare vari processi aziendali creando e modificando app:
- Con una dipendenza minima dai membri del team IT.
- Attraverso lo sviluppo collaborativo con altri dipartimenti.
5. Monitora e Affina i Processi
La semplificazione dei processi non è un evento isolato, ma un percorso continuo che richiede monitoraggio costante. Dal tracciamento degli indicatori KPI e delle metriche fino all'allineamento delle attività con obiettivi predefiniti, capire l’efficacia delle proprie strategie aiuta a migliorarle ove necessario.
Questi aggiustamenti possono andare dall’automatizzare ancora più attività al ridisegnare procedure macchinose/gonfie, riallocare risorse scarse e aggiornare politiche ridondanti. Puoi anche aumentare il successo degli sforzi di ottimizzazione dei flussi di lavoro istituendo dei circuiti di feedback per raccogliere, analizzare e rispondere alle opinioni degli stakeholder.
Ad esempio, l’obiettivo di una catena retail potrebbe essere quello di snellire il processo di pagamento e ridurre i tempi di attesa con opzioni di self-checkout — un processo noto come line busting. In questo caso, il team responsabile dell’implementazione deve osservare meticolosamente come si comporta il nuovo metodo di cassa, soprattutto inizialmente. Le intuizioni ottenute da questa esperienza potranno poi essere utilizzate per perfezionare il nuovo processo.
Strumenti e Tecnologie per la Semplificazione
La maggior parte delle migliori strategie di semplificazione richiedono strumenti e tecnologie per l’automazione. Fortunatamente, esistono moltissime soluzioni moderne che possono fornire alla tua azienda l’efficienza e l’agilità di cui ha bisogno.
Come ho già detto, comunque, trovo che i sistemi ERP siano lo strumento migliore per automatizzare la maggior parte dei processi aziendali, anche se strumenti di gestione dei processi, CRM e soluzioni di project management sono anch’essi efficaci.
La maggior parte dei software di automazione dei workflow sono costruiti su misura per casi d’uso specifici quindi, a seconda delle esigenze della tua organizzazione, potresti finire per usarne uno o più. Ad esempio, i settori ad alta intensità di risorse, come l’industria del petrolio e del gas, spesso necessitano di piattaforme ERP specifiche per il settore per gestire i loro complessi requisiti operativi.
Software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP)
Ideale per: Migliorare l’utilizzo delle risorse
Il software ERP offre numerosi vantaggi, rendendolo uno degli strumenti più importanti per semplificare i processi aziendali.
Innanzitutto, i sistemi ERP aiutano a integrare e gestire varie funzioni e processi, permettendo un’ottimizzazione efficace delle risorse. In secondo luogo, poiché un ERP funge da sistema unificato per molteplici processi aziendali come la gestione progetti, la contabilità e la compliance, garantisce che l’accesso ai dati organizzativi sia semplice e rapido.
Con un sistema ERP, avrai accesso immediato alle informazioni, automazione intelligente e maggiore efficienza in tutta l’azienda. Non stupisce che gli ERP di tutti i tipi siano considerati “il sistema nervoso centrale di un’impresa”. Oppure, come mi piace dire, macchine dell’efficienza.
Il software ERP semplifica i tuoi processi aziendali mediante:
- Integrazione: I sistemi ERP collegano varie funzioni aziendali, consentendo un flusso continuo di dati e informazioni tra i reparti. Questa integrazione senza ostacoli porta a flussi di lavoro standardizzati, allineati e coordinati.
- Gestione centralizzata dei dati: Gli strumenti ERP eliminano i silos di dati, garantendo che tutti i reparti possano accedere a informazioni accurate e aggiornate da un'unica fonte attendibile.
- Automazione: Con una piattaforma ERP, puoi automatizzare le funzioni aziendali principali come risorse umane, finanza, approvvigionamento e gestione della catena di fornitura, consolidando i dati tra i reparti.
- Procedure standardizzate: Il software ERP garantisce l’uniformità dei dati e dei processi, riducendo le incongruenze e migliorando il controllo qualità.
- Pianificazione e ottimizzazione delle risorse: Il software ERP offre visibilità su risorse e personale disponibili, permettendo una pianificazione migliore e limitando gli sprechi.
Prima di selezionare un ERP, assicurati che la tua azienda sia pronta per l’implementazione. Fallo completando una valutazione della prontezza ERP, che valuta lo stato attuale del tuo business per identificare i processi da semplificare e i cambiamenti da attuare. Ecco cosa dovrebbe esaminare la tua valutazione della prontezza:
- Le sfide aziendali
- Se un sistema ERP può affrontarle
- Se sei pronto a implementare un sistema ERP e, in caso contrario, cosa è necessario fare per esserlo
Oltre a prepararti per una implementazione di successo e per l’uso, questa valutazione ti aiuterà anche a scegliere il miglior software ERP per la tua azienda.
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Software di Business Process Management (BPM)
Ideale per: Creare flussi di lavoro efficaci
La gestione dei processi aziendali si riferisce alle diverse metodologie di analisi, modellazione, implementazione, monitoraggio, automazione e ottimizzazione dei processi aziendali. Il software BPM ti aiuta a raggiungere questi obiettivi con un intervento umano minimo.
Il software BPM semplifica i processi aziendali e aumenta l’efficienza tramite:
- Modellazione: Questo esercizio comporta la rappresentazione visiva dei flussi di lavoro e dei processi per individuare inefficienze e ridondanze.
- Standardizzazione: Puoi usare soluzioni BPM per definire procedure e regole chiare e coerenti, garantendo uniformità in tutta l’azienda.
- Automazione dei processi: Le piattaforme BPM aiutano ad automatizzare le attività routinarie e ripetitive, garantendo che vengano eseguite in modo costante e accurato.
- Analisi delle lacune e ottimizzazione del workflow: Con il software BPM puoi identificare aree di miglioramento ed eliminare i colli di bottiglia produttivi.
- Gestione dei costi: Gli strumenti BPM dotati di dashboard per la reportistica delle spese consentono di valutare l’efficienza finanziaria e massimizzare il risparmio senza esportare i dati su app esterne.
Software di Customer Relationship Management (CRM)
Ideale per: Interagire con potenziali clienti e clienti attivi
Come suona un sistema tutto-in-uno per gestire i rapporti con i tuoi potenziali clienti e clienti attivi? Questo è ciò che offre il software CRM.
Le soluzioni CRM centralizzano le informazioni e le comunicazioni con i clienti, aiutandoti a comprenderli, gestirli e relazionarti meglio con loro. Questi strumenti migliorano i risultati di vendita e marketing incrementando l’accessibilità ai dati e l’efficienza dei processi,
Le piattaforme CRM semplificano i processi aziendali attraverso:
- Dati clienti unificati: La presenza delle informazioni dei clienti in un unico luogo accessibile fa risparmiare tempo nella ricerca su più sistemi e database dei dati necessari per personalizzare i messaggi.
- Automazione: I CRM automatizzano le attività di comunicazione con i clienti, come il contatto con i lead e l’assistenza tecnica, riducendo il lavoro manuale e minimizzando gli errori.
- Vendita strategica: Dalla generazione dei lead alla conversione, i software CRM supportano l’intero processo di vendita. Offrono funzionalità che gestiscono i dati dei potenziali clienti, valutano i lead, automatizzano i follow-up e forniscono informazioni sulle performance degli agenti.
Software per la Gestione dei Progetti
Migliore per: Gestire ambito, risorse e qualità del progetto
Gli strumenti di project management aiutano a pianificare, organizzare e gestire i progetti. Quando pensi al software di gestione progetti, pensa a documentazione, mappatura dei processi, organizzazione delle attività, pianificazione e budgeting.
Una piattaforma di project management semplifica i processi aziendali attraverso:
- Pianificazione centralizzata: Il software per la gestione dei progetti centralizza tutte le attività, le pianificazioni, le risorse e i documenti relativi al progetto, fornendo ai membri del team un accesso unificato e linee guida chiare per l’esecuzione.
- Automazione delle attività e dei flussi di lavoro: Uno strumento di project management ti fa risparmiare tempo ed energie nell’assegnare manualmente le attività, inviare aggiornamenti sullo stato e monitorare le scadenze.
- Gestione e allocazione delle risorse: Con un software di gestione progetti otterrai una chiara visibilità sul carico di lavoro e sulle risorse disponibili per un’allocazione efficiente.
Casi di Studio ed Esempi
Ricordo di aver rimproverato un mio vecchio professore perché cercava di insegnare marketing senza aver mai davvero fatto marketing per un’azienda — se è solo accademico, non mi fido che funzioni. Immaginando che anche tu la pensi come me, volevo presentare degli esempi reali.
Safety Management Group
Safety Management Group (SMG) è una società di consulenza in ambito ambientale, salute e sicurezza che in passato ha avuto difficoltà con processi di lavoro inefficienti, utilizzando sette sistemi legacy che necessitavano urgentemente di una consolidazione.
I processi erano manuali, soggetti a errori e non sostenibili in un’azienda in crescita.
Ad esempio, la CFO del gruppo, Rebecca Ogle, aveva difficoltà a ottenere dati accurati su tempi e spese. Tracy Kilburn, responsabile HR, doveva inoltre regolarmente lavorare 40/50 ore alla settimana solo per inserire le buste paga.
Queste sfide portarono la direzione di SMG a cercare una soluzione per snellire i processi, ridurre lo stress del personale, massimizzare le risorse e limitare gli errori. Dopo un’attenta valutazione, il team ha scelto Acumatica, un sistema ERP cloud-based compatibile con dispositivi mobili.
Con Acumatica, SMG ha lanciato “Project 7 to 1”, unificando tutti e sette i loro sistemi legacy con un impatto minimo e risultati eccellenti:
- 10 ore risparmiate ogni settimana nei processi di gestione delle buste paga.
- Oltre $50.000 risparmiati evitando costi di licenza per utente.
Milpark Education
Un fornitore di istruzione superiore con studenti lavoratori full-time, Milpark Education, ha deciso di passare dalle lezioni in presenza all’apprendimento online.
Tuttavia, per offrire agli studenti online supporto e flessibilità adeguati, l’organizzazione comunicava tramite email, telefonate e un sistema di ticketing. Questi sistemi separati hanno portato a interazioni frammentate, dati isolati e una scarsa visibilità.
La visualizzazione incompleta dei profili degli studenti causava tempi di risposta lunghi ed errori.
Questo ha portato il team a cercare una soluzione aziendale integrata. L'obiettivo? Ottenere maggiore visibilità, risparmiare tempo e ottimizzare il personale — tutti fattori che influiscono sulla competitività e sulla redditività.
La ricerca di Milpark Education li ha portati a Microsoft Dynamics 365, una suite di applicazioni ERP e CRM, che li ha aiutati a raggiungere i seguenti risultati:
- Dati degli studenti centralizzati e facilmente accessibili.
- Tempi di risoluzione ed escalation ridotti rispettivamente del 50% e del 30%.
- Il personale di supporto ha potuto concentrarsi su casi più complessi.
Ottimizza i Processi, Poi Guadagna
Sistemi disconnessi e processi complessi drenano risorse — umane, finanziarie o materiali — e riducono il ROI.
Ma i flussi di lavoro ottimizzati aumentano l'efficienza, abbassano i costi operativi e favoriscono importanti guadagni sul risultato finale. Snellire i processi supporta anche l'agilità, permettendoti di adattarti rapidamente ai cambiamenti di mercato e cogliere le opportunità appena si presentano.
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