7 storie di successo nell’implementazione ERP e cosa puoi imparare
Il modo in cui implementi un software di pianificazione delle risorse d'impresa (ERP) fa una differenza enorme nell'efficacia per i tuoi processi finanziari. Analizzando le aziende che sono riuscite a implementare con successo un ERP, noterai alcuni schemi ricorrenti.
Il successo di molte aziende presenti nell'elenco è stato guidato dalla presenza di un forte team di leader, che ha partecipato attivamente all'implementazione e ha lavorato seguendo un piano di implementazione realistico. Puoi prendere spunto dalle loro strategie per garantire che l'implementazione dell'ERP nella tua azienda avvenga senza intoppi.
Perché le Implementazioni ERP sono Importanti
I sistemi ERP sono fantastici, ma le implementazioni possono fallire. Quando succede, fanno perdere all'azienda tempo, energie e non poco denaro.
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Mission Produce è un fornitore globale di avocado che vende avocado maturi tutto l'anno. Nel 2022, Mission Produce ha incontrato notevoli difficoltà nel mantenere la mission di offrire frutta deliziosa (sì, l'avocado è un frutto). Il motivo? Un'implementazione ERP fallita.
Ciò è costato all'azienda la reputazione e 3,8 milioni di dollari, pagati a un consulente per sistemare il sistema ERP.
1. Fulton & Roark
Fulton & Roark prima si affidava a fogli di calcolo per tenere traccia delle scorte e a Sage Live per la contabilità. I co-fondatori Kevin Keller e Allen Shafer hanno capito che questi sistemi non potevano più sostenere la loro crescita a doppia cifra anno su anno — capisco, un bel problema da avere.
Ecco perché: i fogli di calcolo non consentivano di tener conto del cambiamento dei costi dell'inventario, mentre Sage non disponeva dei flussi di lavoro per registrare il costo del venduto (COGS). Questo portava a numerosi inserimenti manuali e a una minor fiducia nell'accuratezza dei dati.
Per risolvere la situazione, i co-fondatori hanno deciso di centralizzare dati e flussi di lavoro con NetSuite ERP. Dopo appena tre settimane dall'implementazione, i co-fondatori hanno visto miglioramenti significativi nei seguenti ambiti:
- Contabilità: Sono riusciti a individuare più rapidamente gli errori nell’inserimento di dati relativi allo stock.
- Amministrazione: L'azienda è riuscita a gestire le attività contabili senza dover ricorrere a contabili esterni.
- Controllo dei costi: L'azienda è riuscita ad aumentare le vendite di circa il 50% anno su anno, senza aumentare il personale.
- Finanza: I co-fondatori avevano una maggiore visibilità sui margini e sulle scorte.
Motivi del Successo
L'impegno della direzione nell’implementare il progetto ERP è stato fondamentale nel caso di Fulton & Roark. Inoltre, il fatto che i co-fondatori abbiano preso l’iniziativa e partecipato attivamente all'implementazione dell’ERP ha incentivato l’adesione dei dipendenti, contribuendo al successo del progetto.
2. N&N Moving Supplies
N&N Moving Supplies è un grossista a conduzione familiare di attrezzatura e forniture per traslochi. In meno di un decennio, l’azienda è passata da una sola sede in Georgia a più sedi in tutti gli Stati Uniti (quadruplicando anche il personale).
Come piccola impresa, N&N utilizzava QuickBooks e un fornitore di servizi di buste paga di terze parti per gestire orari e stipendi. QuickBooks non riusciva a stare al passo con le esigenze in rapida evoluzione di N&N, così i co-fondatori si sono rivolti a NetSuite ERP e a una soluzione di timbratura offerta da NOVATime, partner di NetSuite, per gestire la contabilità e il payroll aziendale.
Grazie all’implementazione dell’ERP, N&N è riuscita a ridurre dell’84% il tempo necessario per l’elaborazione dei salari. Inoltre, l'azienda è stata in grado di chiudere i conti più rapidamente e monitorare più facilmente i costi della manodopera in tutte le sedi.
Motivi del Successo
L’integrazione con un partner terzo è stata fondamentale per adattare le funzionalità dell’ERP alle esigenze di N&N. Inoltre, assicurare la partecipazione dei dipendenti attraverso la formazione e il coinvolgimento attivo sia nella scelta sia nell’implementazione della soluzione ERP sono stati fattori chiave nella storia di successo di N&N.
3. Cadbury
Cadbury, azienda multinazionale britannica di dolciumi attualmente di proprietà di Mondelez International, aveva diverse questioni che rendevano necessaria l'implementazione di un ERP. Le principali sfide riguardavano la produzione e la distribuzione durante una fase di forte crescita.
I problemi di Cadbury hanno portato a quella che SAP definisce "una delle più grandi implementazioni ERP globali". L’implementazione dell’ERP ha aiutato Cadbury a standardizzare i processi in 16 sedi e a consolidare 13 operazioni di produzione all’interno dell’azienda.
Infine, l’implementazione ERP di successo ha aiutato Cadbury a ridurre i costi operativi e a migliorare l’efficienza produttiva in tutta la sua catena di approvvigionamento, ovvero il progetto è stato un successo.
Motivi del successo
Il successo ERP di Cadbury è stato parte di un progetto di trasformazione IT durato cinque anni. Il processo di implementazione non è sempre lineare, ma se si è determinati e aperti a diversi adattamenti, è più probabile ottenere successo, proprio come è successo a Cadbury.
4. Nestlé
Nestlé è la più grande azienda alimentare e di bevande al mondo. L’azienda svizzera decise di avviare un progetto ERP chiamato BEST (Business Excellence through Systems Technology) nel 1997, da completarsi nel 2003. Tuttavia, il percorso di implementazione di Nestlé ha incluso molte difficoltà.
SAP fu la scelta ERP di Nestlé. L’amministratore delegato di Nestlé collaborò personalmente con i dirigenti di diversi settori, tra cui finanza e distribuzione, per costruire una squadra di stakeholder destinata all’implementazione di SAP. Il team era certo di una cosa: l’implementazione avrebbe riorganizzato i processi aziendali e comportato un cambiamento nel modo in cui Nestlé opera.
Tuttavia, il team degli stakeholder non è riuscito a far sentire i dipendenti coinvolti né a comunicare come questo cambiamento li avrebbe toccati, generando risentimento tra i lavoratori. Dopo tre anni, il progetto fu bloccato e il tasso di turnover dei dipendenti raggiunse il 77%.
Nestlé decise di ricominciare il processo e stavolta si assicurò di coinvolgere i direttori di divisione e che tutti i dipendenti fossero pienamente consapevoli dei cambiamenti previsti. Stavolta, le cose sono andate bene. Entro il 2002, Nestlé aveva risparmiato 325 milioni di dollari nei costi operativi.
Motivi del successo
All’inizio Nestlé ha commesso errori, ma è stata in grado di riconoscere e correggere il problema invece di abbandonare del tutto il processo di implementazione (come hanno fatto altre aziende).
Un esempio perfetto del perché il coinvolgimento dei dipendenti sia fondamentale per una implementazione ERP di successo.
5. ABC Compounding
ABC Compounding produce prodotti liquidi e aerosol per molteplici settori. A differenza delle altre aziende incluse in questo elenco, ABC Compounding aveva già una soluzione ERP (ProcessPro) che però mancava di funzionalità essenziali come pianificazione, programmazione e MRP (pianificazione del fabbisogno di materiali).
Fortunatamente per ABC, il Chief Information Officer Myra Huger aveva utilizzato Sage ERP X3 nella sua precedente esperienza e conosceva bene l’ampio set di funzionalità dell’ERP. L’azienda si è affidata a un partner locale di Sage per essere aiutata nell’implementazione.
Grazie al partner esperto, l’azienda è riuscita a passare rapidamente a Sage ERP e rispettare tempistiche di implementazione molto strette.
Motivi del successo
L’esperienza di Myra con Sage, insieme al supporto di un partner di implementazione qualificato, sono stati i fattori chiave per il successo dell’implementazione di ABC Compounding.
Avere un esperto nel proprio team — interno o esterno — che possa guidare il processo e formare i dipendenti, è determinante per il successo nell’implementazione di un ERP.
6. Hormel Foods
Hormel Foods produce, trasforma e distribuisce a livello globale vari prodotti alimentari e a base di carne. L’azienda non aggiornava i suoi sistemi da anni e faceva affidamento su molti strumenti che non comunicavano efficacemente tra loro. In effetti, l’ultimo aggiornamento ERP risaliva a oltre 15 anni prima, quando Hormel aveva deciso di modernizzare e standardizzare i suoi sistemi legacy.
KPMG è stata coinvolta per supportare Hormel nello standardizzare i processi e migliorare la qualità dei dati tramite l’implementazione di Oracle Cloud ERP. Dopo l’implementazione, Hormel disponeva di un sistema unificato che ha permesso di standardizzare i processi aziendali e i dati, semplificare il processo decisionale e ottenere una visione consolidata dei dati tra le diverse aree aziendali.
Motivi del successo
L’Assistant Controller dell’azienda, Eldom Quan, attribuisce il successo dell’implementazione al lavoro di squadra dei dipendenti Hormel Foods e all’esperienza di KPMG; i due team erano talmente integrati che, secondo Eldom, sarebbe stato difficile distinguere chi lavorava per Hormel e chi per KPMG quando operavano insieme.
Chiaramente, il coinvolgimento dei dipendenti e il lavoro di squadra sono fondamentali per l’implementazione di successo di software ERP.
7. Cisco Systems
I team di produzione e finanza di Cisco utilizzavano software Oracle obsoleti per il lavoro quotidiano; anche se era sufficiente per portare a termine le attività, i team IT, operativi e i dirigenti dell’azienda iniziavano a sentire la necessità di modernizzare l’architettura aziendale.
I costi di supporto di Cisco erano in costante aumento e il software legacy rendeva l'integrazione di nuove funzionalità e altri software un processo lungo e complesso. Tuttavia, la volontà di cambiare presentava una grande sfida: la necessità per l’azienda di avere accesso ininterrotto ai dati aziendali.
Con il supporto dei dirigenti (e una pianificazione meticolosa), Cisco stava per mettere in funzione il nuovo sistema durante un fine settimana festivo nel 2003, con un giorno di anticipo rispetto a quanto previsto inizialmente.
Motivi del successo
Cisco ritiene che il suo successo sia stato guidato dal “sostegno costante e dall’attivo coinvolgimento dei dirigenti e da un impegno di tutta l’azienda nel riuscire in questo progetto di modernizzazione su larga scala”.
Il team di implementazione ha seguito ogni parte del piano ed effettuato simulazioni con tutto il team per minimizzare i rischi ed evitare sorprese.
Best practice per l'implementazione ERP
Quando ho analizzato queste implementazioni, ho trovato alcuni temi ricorrenti:
Definisci obiettivi chiari
Definisci obiettivi specifici e misurabili che ti aspetti il tuo sistema ERP raggiunga. Ti serve un ERP per ottimizzare la gestione dell’inventario, migliorare l'accuratezza dei dati o offrire un servizio clienti migliore? Una volta stabilito il tuo obiettivo, scegli una metrica per monitorare i progressi.
Ad esempio, il tuo obiettivo potrebbe essere ridurre i tempi di elaborazione degli ordini del 30% entro sei mesi dall’implementazione dell’ERP. Individuare questi dettagli (insieme agli stakeholder chiave) prima di iniziare l’implementazione ti aiuta a muoverti, con consapevolezza, nella giusta direzione.
Ottieni l'appoggio della direzione e dei dipendenti
Un vero coinvolgimento da parte della direzione è fondamentale perché l’implementazione di un ERP richiede un investimento significativo di tempo, denaro e risorse, tutti elementi sotto il controllo dei dirigenti.
Se vuoi ottenere l'appoggio della direzione:
- Presenta i vantaggi e il ROI previsto dall’implementazione di un ERP
- Condividi la tua strategia di mitigazione del rischio
- Dimostra come l’implementazione dell’ERP sia allineata agli obiettivi strategici dell’azienda
Naturalmente, in molti casi, un progetto di implementazione è top-down; in tal caso, la direzione dovrebbe coinvolgere i dipendenti ad ogni fase del progetto, dalla pianificazione all’esecuzione.
Ricorda: il coinvolgimento dei dipendenti è altrettanto essenziale, altrimenti rischi di vedere dipendenti risentiti e dimissionari, come nel caso di Nestlé.
Scegli il sistema ERP e il fornitore giusto
Le cose possono andare male quando implementi una soluzione ERP che non soddisfa le tue aspettative, anche se hai fatto tutto il resto correttamente. Prima di scegliere un fornitore ERP, valuta la sua esperienza nel settore, la roadmap del prodotto, la scalabilità e i servizi di supporto. Poi, esegui un fit-gap analysis identificando le lacune nei tuoi processi attuali insieme alle funzionalità e alle caratteristiche del sistema ERP che possono colmare tali lacune.
Quando selezioni un ERP, valuta il costo totale di proprietà. Somma il prezzo d’acquisto iniziale, il costo d’implementazione, i costi ricorrenti come la manutenzione e quelli nascosti come la gestione del cambiamento e i possibili tempi di inattività durante l’implementazione.
Chiedi al fornitore referenze di clienti. Storie di implementazione di successo, recenti e nello stesso settore possono darti, a te e al tuo team, maggiore fiducia sulla validità del prodotto per la tua azienda.
Se non hai ancora un sistema, inizia la tua ricerca del fornitore qui. Questi sono i migliori sistemi ERP attualmente sul mercato:
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Sviluppa un piano di implementazione realistico
Ogni azienda è diversa e implementa l’ERP in base alle proprie circostanze uniche. Nestlé ha impiegato anni per completare l’implementazione, mentre Cisco l’ha distribuito in un solo fine settimana. Assicurati di sviluppare il tuo piano di implementazione in base alle tue specifiche esigenze.
Valuta di iniziare con un test pilota all’interno di un piccolo segmento o con moduli specifici. Apporta modifiche in base ai feedback mentre continui il rollout su più larga scala.
Ci sono diversi aspetti da considerare quando si crea un piano di implementazione, tra cui:
- Definizione delle tappe di implementazione
- Individuazione e minimizzazione dei rischi
- Comunicazione del piano a dipendenti e stakeholder
- Formazione
- Preparazione al go-live
Coinvolgi i membri dei team che lavorano direttamente sui processi che l’ERP andrà a modificare. Questo ti aiuta a sviluppare un piano di implementazione realistico che sia ambizioso e pratico.
Monitora e Valuta
Sistemi e processi possono subire problematiche anche dopo l’implementazione. Monitora metriche tecniche e qualitative dopo l’implementazione per tenere traccia delle prestazioni del sistema, dell’adozione da parte degli utenti, dell’efficienza dei processi e dei risultati finanziari. Raccogli feedback dagli utenti riguardo alla loro esperienza con il sistema ERP per individuare aree di possibile miglioramento o richiedere supporto al fornitore.
Inoltre, monitora l’introduzione di nuove funzionalità e moduli per il tuo ERP e fornisci regolarmente opportunità di formazione quando queste vengono rilasciate, per aiutare i dipendenti a sfruttare appieno la piattaforma ERP.
L’Agilità è Fondamentale per il Successo
Il tuo percorso di implementazione sarà molto probabilmente diverso da quello degli altri. Affronterai sfide uniche, alcune delle quali potrebbero non essere previste da nessun manuale operativo; quindi, sii pronto ad adottare un approccio agile durante l’implementazione. Questa agilità ti aiuterà ad apportare rapidamente modifiche al piano di implementazione in base alle circostanze che evolvono e ad aumentare le probabilità di successo.
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