7 Storie di Successo ERP e Cosa Puoi Imparare
Il lavoro di squadra fa funzionare l’ERP: Le implementazioni ERP di successo sono state guidate da team di leadership forti che hanno partecipato attivamente al processo.
Pianifica la tua strada verso il successo: Un piano di implementazione realistico e ben studiato è stato un fattore comune fondamentale nei deployment ERP di successo.
I fallimenti ERP costano cari: Non riuscire a implementare efficacemente i sistemi ERP può costare alle aziende tempo, energie e denaro in modo significativo.
Non devi essere originale: Puoi assicurare il successo della tua azienda adottando le migliori pratiche e strategie delle implementazioni ERP che hanno funzionato.
Il modo in cui implementi il software di pianificazione delle risorse d'impresa (ERP) fa una differenza enorme nell’efficacia dei tuoi processi finanziari. Dopo aver risposto alle domande dei lettori sulle migliori pratiche, ho deciso di cercare le storie di successo più significative nell’implementazione di sistemi ERP, per vedere cosa avessero in comune.
Analizzando le aziende che hanno implementato con successo un sistema ERP, noterai alcuni schemi ricorrenti. Ad esempio, il successo di più aziende in questa lista era:
- Guidato dalla presenza di un forte team di leader, che
- Ha partecipato attivamente all’implementazione,
- Lavorando secondo un piano di implementazione realistico
Puoi prendere spunto dalle loro strategie per assicurarti che l’implementazione dell’ERP nella tua azienda avvenga senza intoppi.
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Perché le implementazioni ERP sono importanti
I sistemi ERP sono ottimi, ma le implementazioni possono fallire. Quando succede, l’azienda perde tempo, energie e non pochi soldi.
Mission Produce è un fornitore globale di avocado che vende avocado maturi tutto l’anno. Nel 2022, Mission Produce ha affrontato sfide significative nel mantenere la sua missione di consegnare frutta deliziosa (sì, gli avocado sono frutta). Il motivo? Un’implementazione ERP fallita.
Questo è costato all’azienda la sua reputazione e 3,8 milioni di dollari, pagati a un consulente per sistemare il sistema ERP.
1. Fulton & Roark
Fulton & Roark prima si affidava ai fogli di calcolo per tracciare l’inventario, e utilizzava Sage Live per la contabilità. I co-fondatori Kevin Keller e Allen Shafer hanno realizzato che questi sistemi non potevano sostenere la loro crescita delle vendite a doppia cifra anno su anno — lo so, un bel problema da avere.
Ecco perché: i fogli di calcolo non consentivano di gestire i cambiamenti nei costi di inventario, mentre Sage non aveva flussi di lavoro per registrare il costo delle merci vendute (COGS). Questo ha comportato molta immissione manuale di dati e una minore fiducia nell’accuratezza dei dati.
Per risolvere il problema, i co-fondatori hanno deciso di centralizzare i dati e i flussi di lavoro con NetSuite ERP. Solo tre settimane dopo l’implementazione, i co-fondatori hanno osservato miglioramenti significativi nei seguenti ambiti:
- Contabilità: Sono stati in grado di individuare più velocemente gli errori di inserimento dati legati all’inventario.
- Amministrazione: L’azienda è riuscita a gestire le attività contabili senza affidarsi a commercialisti esterni.
- Controllo dei costi: L’azienda ha potuto aumentare le vendite di circa il 50% anno su anno senza aumentare il personale.
- Finanza: I co-fondatori avevano maggiore visibilità su margini e inventario.
Motivi del successo
L’impegno della direzione nel realizzare il progetto ERP è stato fondamentale nel caso di Fulton & Roark. Inoltre, il fatto che i co-fondatori abbiano preso l’iniziativa e partecipato attivamente all’implementazione dell’ERP ha incentivato l’adesione dei dipendenti, contribuendo al successo del progetto.
2. N&N Moving Supplies
N&N Moving Supplies è un grossista a conduzione familiare di attrezzature e materiali per traslochi. In meno di dieci anni, l’azienda è cresciuta da una sede in Georgia a più sedi in tutti gli Stati Uniti (quadruplicando anche il personale).
Come piccola azienda, N&N usava QuickBooks e un fornitore di servizi paga di terze parti per gestire i dati di presenza e le buste paga. QuickBooks non riusciva a stare al passo con le esigenze in rapido cambiamento di N&N, così i co-fondatori si sono rivolti a NetSuite ERP e a una soluzione di rilevazione presenze proposta da NOVATime, partner di NetSuite, per gestire processi contabili e paga.
Dopo l’implementazione dell’ERP, N&N è riuscita a ridurre dell’84% il tempo necessario all’elaborazione dei pagamenti. L’azienda è stata inoltre in grado di bilanciare i conti più velocemente e monitorare più facilmente i costi del lavoro in tutte le sue sedi.
Motivi del successo
L’integrazione con un partner esterno è stata fondamentale per adattare le funzionalità dell’ERP alle esigenze di N&N. Inoltre, garantire l’adesione dei dipendenti attraverso formazione e coinvolgimento attivo nel processo di scelta e implementazione della soluzione ERP sono stati fattori chiave della storia di successo di N&N.
3. Cadbury
Cadbury, multinazionale britannica del settore dolciario attualmente di proprietà di Mondelez International, aveva diverse ragioni che rendevano necessaria l’implementazione di un sistema ERP. Le principali sfide riguardavano esigenze di produzione e distribuzione durante una fase di forte crescita.
I problemi di Cadbury hanno portato a quella che SAP definisce “una delle più grandi implementazioni di ERP a livello globale”. L’implementazione dell’ERP ha aiutato Cadbury a standardizzare i processi in 16 sedi e a consolidare 13 attività di produzione all’interno dell’azienda.
Infine, l’implementazione di successo dell’ERP ha consentito a Cadbury di ridurre i costi operativi e migliorare l’efficienza della produzione lungo tutta la catena di approvvigionamento—cioè, progetto riuscito.
Motivi del successo
Il successo dell’ERP di Cadbury è stato parte di un progetto di trasformazione IT durato cinque anni. Il processo di implementazione non è sempre lineare, ma se si è determinati e aperti a compiere diversi cambi di direzione, le probabilità di successo aumentano, proprio come è successo a Cadbury.
4. Nestlé
Nestlé è la più grande azienda mondiale nel settore alimentare e delle bevande. L’azienda svizzera decise di avviare un progetto di implementazione ERP chiamato BEST (Business Excellence through Systems Technology) nel 1997, previsto per essere completato nel 2003. Tuttavia, il percorso di implementazione di Nestlé ha presentato numerose sfide.
SAP fu la scelta di Nestlé per l’ERP. Il CEO stesso di Nestlé si affiancò ai dirigenti di diversi settori, tra cui finanza e distribuzione, per creare un team di stakeholder incaricato di implementare SAP. Il team era certo di una cosa: l’implementazione avrebbe riorganizzato i processi aziendali e causato un cambiamento nelle modalità operative di Nestlé.
Tuttavia, il gruppo di stakeholder non riuscì a far sentire i dipendenti coinvolti né a comunicare come questo cambiamento li avrebbe influenzati, provocando risentimento tra i collaboratori. Dopo tre anni, il progetto fu interrotto e il tasso di turnover dei dipendenti raggiunse il 77%.
Nestlé decise di ricominciare il processo e questa volta si assicurò che i responsabili di divisione venissero coinvolti e che tutti i dipendenti fossero pienamente informati sui cambiamenti previsti. Questa volta le cose andarono per il verso giusto. Entro il 2002, Nestlé aveva risparmiato 325 milioni di dollari nei costi operativi.
Motivi del successo
All’inizio Nestlé ha commesso degli errori, ma è stata in grado di riconoscere e sistemare il problema invece di abbandonare completamente il processo di implementazione (come fanno alcune aziende).
Un esempio perfetto del motivo per cui ottenere il consenso dei dipendenti è fondamentale per una implementazione ERP di successo.
5. ABC Compounding
ABC Compounding produce prodotti liquidi e aerosol per molteplici settori. Diversamente dalle altre aziende menzionate in questo elenco, ABC Compounding disponeva già di una soluzione ERP (ProcessPro) che però mancava di funzionalità essenziali come pianificazione, programmazione e MRP (pianificazione del fabbisogno di materiali).
Fortunatamente per ABC, il Chief Information Officer dell’azienda, Myra Huger, aveva già utilizzato Sage ERP X3 nella sua azienda precedente e conosceva bene l’ampio set di funzionalità dell’ERP. L’azienda si è affidata a un partner locale Sage per ricevere supporto nell’implementazione.
Grazie al partner esperto, l’azienda è riuscita a effettuare la migrazione verso Sage ERP rapidamente e rispettare la tempistica di implementazione, piuttosto ambiziosa.
Motivi del successo
L’esperienza di Myra con Sage, unita a quella del partner di implementazione, sono stati elementi chiave per la riuscita di ABC Compounding.
Avere un esperto nel proprio team—interno o esterno—che possa guidare il processo e offrire formazione ai dipendenti è fondamentale per una riuscita implementazione ERP.
6. Hormel Foods
Hormel Foods produce, trasforma e distribuisce a livello globale vari prodotti alimentari e a base di carne. L’azienda non aggiornava i suoi sistemi da anni e si affidava a diversi strumenti che non comunicavano in modo efficace tra loro. In effetti, l’ultimo upgrade ERP risaliva a oltre 15 anni prima, quando Hormel decise di modernizzare e standardizzare i suoi sistemi legacy.
KPMG è stata coinvolta per supportare gli sforzi di Hormel nello standardizzare i processi e migliorare la qualità dei dati implementando Oracle Cloud ERP. Dopo l’implementazione, Hormel aveva un sistema unificato che ha aiutato a standardizzare processi aziendali e dati, a velocizzare i processi decisionali e a ottenere una visione consolidata dei dati tra le varie aziende del gruppo.
Motivi del successo
L’Assistant Controller dell’azienda, Eldom Quan, attribuisce il successo dell’implementazione al lavoro di squadra tra i dipendenti di Hormel Foods e l’esperienza di KPMG; i due team erano talmente integrati che, secondo Eldom, sarebbe stato impossibile distinguere chi appartenesse a Hormel e chi a KPMG quando lavoravano insieme.
Chiaramente, il coinvolgimento dei dipendenti e il lavoro di squadra sono componenti essenziali per una riuscita implementazione del software ERP.
7. Cisco Systems
I team della produzione e della finanza di Cisco utilizzavano software Oracle obsoleti per il lavoro quotidiano; sebbene fossero sufficienti per portare a termine le attività, i team IT, operativi e dirigenti dell’azienda iniziarono a sentire l’esigenza di modernizzare l’architettura aziendale.
I costi di supporto di Cisco erano in costante aumento e il software legacy rendeva l'integrazione di nuove funzionalità e altri software lenta e complicata. Tuttavia, la volontà di cambiare si accompagnava a una grande sfida: era necessario che l’accesso ai dati aziendali restasse sempre garantito.
Con l’aiuto dei dirigenti (e di una pianificazione meticolosa), Cisco era pronta ad attivare il nuovo sistema durante un ponte festivo nel 2003, una giornata intera in meno rispetto alla tempistica prevista.
Motivi del Successo
Cisco attribuisce il suo successo al “sostegno costante e al coinvolgimento attivo dei dirigenti e all’impegno di tutta l’azienda per raggiungere con successo questo progetto di modernizzazione su larga scala”.
Il team di implementazione ha seguito ogni fase prevista dal piano ed effettuato simulazioni di gruppo per ridurre i rischi e prevenire imprevisti.
Best practice per l’implementazione di un ERP
Durante la mia ricerca su queste implementazioni, ho identificato alcuni temi ricorrenti:
Definisci obiettivi chiari
Definisci obiettivi specifici e misurabili che il tuo sistema ERP deve aiutarti a raggiungere. Hai bisogno di un ERP per ottimizzare la gestione dell’inventario, migliorare l’accuratezza dei dati o offrire un servizio clienti migliore? Una volta identificato l’obiettivo, definisci una metrica per monitorare i progressi.
Ad esempio, il tuo obiettivo potrebbe essere quello di ridurre i tempi di evasione degli ordini del 30% entro sei mesi dall’implementazione dell’ERP. Stabilire questi dettagli (insieme ai principali stakeholder) prima di avviare l’implementazione ti permette di muoverti, consapevolmente, nella direzione giusta.
Coinvolgi la direzione e ottieni il consenso dei dipendenti
Il vero coinvolgimento della direzione è fondamentale perché l’implementazione dell’ERP richiede un notevole investimento in termini di tempo, denaro e risorse — elementi sotto il controllo dei dirigenti.
Se vuoi ottenere il supporto del management:
- Presenta i vantaggi e il ROI atteso dall’implementazione dell’ERP
- Condividi la tua strategia di mitigazione dei rischi
- Dimostra come l’introduzione dell’ERP si allinea agli obiettivi strategici dell’azienda
Ovviamente, in molti casi, un progetto di implementazione viene avviato dall’alto — in questo caso il management deve coinvolgere i dipendenti in ogni fase dell’implementazione, dalla pianificazione all’esecuzione.
Ricorda: anche il consenso dei dipendenti è cruciale; altrimenti rischi malcontento e dimissioni, come successo nel caso Nestlé.
Scegli il sistema e il fornitore ERP più adatti
Le cose possono mettersi male se decidi di implementare una soluzione ERP che non soddisfa le tue aspettative, anche se tutto il resto è stato fatto bene. Prima di scegliere il fornitore ERP, valuta la sua esperienza nel settore, la roadmap del prodotto, la scalabilità e i servizi di supporto. Poi, esegui un’analisi fit-gap identificando le lacune nei processi attuali e le funzionalità dell’ERP che possono colmare queste lacune.
Quando selezioni un ERP, calcola il costo totale di proprietà. Considera il prezzo di acquisto iniziale, i costi di implementazione, le spese continuative come la manutenzione e i costi nascosti, come la gestione del cambiamento e i possibili tempi di inattività durante l’implementazione.
Chiedi al fornitore referenze di clienti. Storie di implementazione recenti e di successo nel tuo settore possono darti e dare al tuo team maggiore fiducia sulla validità del prodotto per la tua azienda.
Se non hai ancora un sistema, inizia la tua ricerca del fornitore qui. Questi sono i migliori sistemi ERP attualmente disponibili sul mercato:
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Elabora un piano di implementazione realistico
Ogni azienda è diversa e implementa l’ERP secondo le sue specificità. Nestlé ha impiegato anni per completare l’implementazione, mentre Cisco lo ha attivato nell’arco di un solo weekend. Prepara il tuo piano di implementazione sulla base delle tue esigenze.
Prendi in considerazione di iniziare con un test pilota su una piccola area o su moduli specifici. Apporta modifiche sulla base del feedback man mano che espandi la distribuzione.
Ci sono diversi aspetti da considerare quando si crea un piano di implementazione, tra cui:
- Definizione delle tappe fondamentali dell'implementazione
- Individuazione e riduzione dei rischi
- Comunicazione del piano a dipendenti e stakeholder
- Formazione
- Preparazione al go-live
Coinvolgi i membri del team che lavorano direttamente sui processi che l’ERP andrà a cambiare. Questo ti aiuta a sviluppare un piano di implementazione realistico che sia ambizioso e pratico.
Monitora e valuta
Sistemi e processi possono andare incontro a problemi anche dopo l'implementazione. Monitora indicatori tecnici e qualitativi dopo l’implementazione per verificare le prestazioni del sistema, l’adozione da parte degli utenti, l’efficienza dei processi e i risultati finanziari. Raccogli i feedback degli utenti sulla loro esperienza con il sistema ERP per individuare aree di miglioramento, o per richiedere supporto al fornitore.
Inoltre, monitora l’introduzione di nuove funzionalità per il tuo ERP e offri regolarmente occasioni di formazione quando vengono rilasciate, per permettere ai tuoi dipendenti di sfruttare al massimo la piattaforma ERP.
L’agilità è fondamentale per il successo
Il tuo percorso di implementazione sarà probabilmente diverso rispetto a quello degli altri. Affronterai sfide uniche, alcune delle quali potrebbero non essere previste da nessun manuale di implementazione; preparati quindi ad essere agile durante il processo. Questa agilità ti aiuterà ad apportare rapidamente modifiche al piano di implementazione in base alle circostanze che si evolvono, aumentando le probabilità di successo.
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