Key Takeaways
Accettare il cambiamento: Noi esseri umani siamo imperfetti e tendiamo a tenerci stretti i perdenti più a lungo del dovuto. Riconosci la necessità di cambiare e abbraccia i vantaggi dell'aggiornamento.
Pianificare in anticipo: Preparati alla transizione definendo gli obiettivi, stabilendo una tempistica e verificando la compatibilità dei dati, per passare più agevolmente a un nuovo software di contabilità.
Chiedere supporto: Contatta l'assistenza clienti, partecipa alle sessioni di formazione e coinvolgi i membri del team per rendere più semplice il processo di cambio del software di contabilità.
Mettere alla prova: Prova il nuovo software di contabilità prima di impegnarti completamente, per assicurarti che soddisfi le esigenze della tua azienda e sia in linea con le tue operazioni finanziarie, garantendo prestazioni ottimali.
Abbracciare la crescita: Cogli l'opportunità di evolvere e semplificare i processi passando a un software di contabilità basato sul cloud, per migliorare l'efficienza e la scalabilità delle operazioni aziendali.
Provare a cambiare il proprio software di contabilità a volte può sembrare come cercare di uscire da una relazione complicata. Forse non soddisfa le tue esigenze, forse la tua azienda è cresciuta oltre le sue possibilità, oppure hai bisogno di passare a un software di contabilità cloud. Ma fare il salto verso qualcosa di nuovo sembra proprio così… difficile.
Beh, sono qui per mostrarti esattamente come cambiare pacchetto software di contabilità, in modo da rendere il processo il più semplice e indolore possibile.
Prima del passaggio: il lavoro di preparazione
Quindi sai di dover cambiare. Ma prima di scegliere il primo fornitore di software che compare nei risultati di ricerca, devi gettare le basi per la transizione.
Ecco il lavoro di preparazione che devi svolgere per effettuare il passaggio senza problemi:
1. Individua i tuoi punti critici
C’è un motivo per cui stai cercando informazioni su come passare a un nuovo sistema di contabilità. Forse alcuni aspetti del sistema attuale non funzionano come dovrebbero, ci sono funzionalità di cui hai bisogno ma che non sono disponibili, l’assistenza è carente o ci sono molte altre ragioni.
Il primo passo fondamentale consiste nel definire e quantificare questi problemi nel modo più dettagliato possibile. Non rendere l’elenco vago: sii preciso e specifico.
Cattivo esempio: Funzionalità di reporting scadenti
Buon esempio: Impossibilità di creare un report personalizzato che generi automaticamente le principali metriche KPI per il reporting trimestrale al consiglio di amministrazione
Vale anche la pena svolgere ricerche sulle nuove funzionalità che stanno diventando sempre più diffuse e che potresti non aver mai utilizzato, come gli strumenti di automazione che possono contribuire a semplificare i processi di contabilità fornitori e contabilità clienti. Alcuni sono disponibili online, mentre altri sono installati localmente.
2. Confrontati con gli stakeholder
Cambiare il software di contabilità non influisce solo sul team finanziario. È probabile che nell’azienda ci siano diversi stakeholder che subiranno alcuni cambiamenti a seguito del passaggio, quindi è importante raccogliere il loro contributo.
Potrebbero essere utenti di altri reparti che gestiscono i dati immessi nel software di contabilità attuale, dirigenti che interpretano i report generati dal software oppure team FP&A che utilizzano i dati contabili come base per elaborare le loro previsioni.
Dopo aver individuato chi sono questi utenti, discuti con loro del possibile cambiamento e chiedi quali caratteristiche vorrebbero trovare in una nuova soluzione software.
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3. Cerca le alternative
Con un elenco dettagliato di tutti i problemi da risolvere e delle persone da soddisfare, è il momento di iniziare a cercare le alternative. Online sono disponibili molte guide ai migliori software di contabilità, ed è quasi certamente da qui che inizierà la tua ricerca.
Opzioni da considerare
Il nostro team ha valutato le opzioni presenti sul mercato e queste si sono rivelate i migliori strumenti di contabilità:
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- 8. Reckon One
Ma non deve necessariamente finire qui.
Una delle migliori fonti di informazioni proviene dagli utenti attuali. Potrebbero essere ex colleghi, contatti su LinkedIn o membri di gruppi Slack di settore di cui fai parte. È probabile che altre persone abbiano affrontato gli stessi problemi.
Scopri cosa hanno fatto e verifica se il software di contabilità che hanno scelto potrebbe essere adatto a te.
4. Verifica le capacità di integrazione
Una volta ristretto l’elenco dei concorrenti, verifica le capacità di integrazione con il resto del tuo ecosistema tecnologico esistente. Questo non solo aumenterà le possibilità di successo a lungo termine con il nuovo software, ma renderà anche il processo di migrazione dei dati molto più semplice.
Idealmente, dovresti evitare di dover trasferire tutto tramite file CSV, poiché ciò renderà più difficile monitorare i progressi e aumenterà il rischio di errore umano.
Assicurati di verificare non solo il funzionamento dell’integrazione per i nuovi dati, ma anche il modo in cui i diversi fornitori di software di contabilità gestiscono i dati storici.
5. Pianifica la tua tempistica
Ora che hai deciso quale nuovo software di contabilità aziendale utilizzare, devi creare una tempistica dettagliata per la transizione. Dovrai delineare i vari passaggi coinvolti nel processo (ne parleremo più avanti) e il tempo approssimativo necessario per completare ciascun passaggio.
Questo sarà un buon momento per coinvolgere nuovamente gli stakeholder identificati in precedenza, così che siano consapevoli del cambiamento e possano iniziare a effettuare le preparazioni necessarie.
Stabilisci una scadenza
Stabilire una data di scadenza precisa per il passaggio manterrà il progetto in linea con i tempi e farà in modo che tutti siano allineati. Una data di passaggio vaga porterà inevitabilmente a continui rinvii dell’implementazione, con conseguente confusione e inefficienza nel frattempo.
Tutti i sistemi sono pronti: sostituire il software
È arrivato il momento di effettuare il passaggio.
L'obiettivo è prevenire sul nascere i potenziali problemi. Non aspettare che la situazione precipiti. Adotta invece un approccio metodico e ponderato alla transizione, per assicurarti che il processo proceda senza intoppi e che tutti siano informati.
1. Seleziona i dati da migrare
Il primo passaggio per completare la transizione consiste nel selezionare i dati che desideri migrare. La risposta predefinita potrebbe essere trasferire assolutamente tutto ciò che è contenuto nel database esistente, una scelta corretta se tutti i dati sono utilizzabili e conformi alle normative sulla gestione dei dati.
Tuttavia, il cambio di software di contabilità offre una buona opportunità per rivedere le tue pratiche di gestione dei dati.
- Stai conservando dati che non ti servono?
- Esistono categorie di dati di scarsa qualità che dovrebbero essere rimosse?
Tieni presenti i requisiti normativi relativi alla conservazione dei dati, per assicurarti di non eliminare informazioni che sei legalmente tenuto a conservare.
2. Trasferisci e verifica i tuoi dati
Ora che il tuo set di dati esistente è organizzato e normalizzato per il nuovo software, è il momento di effettuare il trasferimento. Il nuovo fornitore dovrebbe essere in grado di assisterti in questo processo, che varierà a seconda del sistema nuovo e di quello precedente che stai utilizzando.
In alcuni casi, potrebbe essere possibile collegare direttamente le fonti dei dati tramite API; altrimenti, probabilmente dovrai esportare i dati in un foglio di calcolo Excel e poi importarli nel nuovo sistema.
Una volta completato il trasferimento, è davvero importante eseguire report di prova per verificare che il trasferimento sia stato completato correttamente. Ad esempio, potresti individuare alcune attività chiave, eseguirle nel vecchio software e poi ripeterle nel nuovo sistema, per verificare che i risultati siano in linea con le tue aspettative.
3. Forma gli utenti sul nuovo software
Ora che sai che il sistema è operativo e funziona correttamente, puoi iniziare la distribuzione. Dovrebbe essere previsto un processo di formazione completo, per consentire al tuo team di acquisire familiarità con il nuovo software.
Non cercare di affrettare questo passaggio. Dovresti concedere a tutti il tempo sufficiente per sentirsi a proprio agio con il nuovo sistema prima di aspettarti che lo utilizzino in ambiente operativo. Dedicare più tempo all'inizio ti farà risparmiare notevoli difficoltà in futuro.
Parte di questo processo di formazione deve consistere nell'accesso continuo a un team di assistenza clienti, interno o messo a disposizione dal fornitore stesso. In questo modo, gli utenti potranno continuare a richiedere supporto anche dopo aver completato la formazione iniziale.
4. Esegui entrambi i sistemi in parallelo
Infine, non avere troppa fretta di disattivare il sistema esistente. Quando si cambia software di contabilità è inevitabile che si verifichino alcuni problemi iniziali, quindi mantenere attivo il vecchio software può garantirti un sistema di backup.
Durante l'intero processo di passaggio, assicurati di sfruttare il rapporto con il nuovo fornitore per rendere la transizione il più agevole possibile. È nel suo interesse che tutto proceda bene e, mentre tu potresti effettuare questo tipo di cambiamento una sola volta, il fornitore affronta regolarmente questo processo.
Dovresti stabilire una data di dismissione per il vecchio software. Quando chiuderai definitivamente il vecchio servizio, assicurati di creare un backup archiviato delle personalizzazioni di quello strumento, nel caso in cui avessi bisogno di ripristinarlo.
Errori comuni nella migrazione del software di contabilità
Naturalmente, si impara meglio dagli errori, ma idealmente si può imparare semplicemente dagli errori di qualcun altro. Ho raccolto alcuni degli errori più comuni nella migrazione dei software di contabilità, con il contributo di esperti del settore.
Pagare inutilmente troppo
Con tecnologie come le API, non è necessariamente necessario pagare cifre elevate per una soluzione software che disponga nativamente di ogni singola funzionalità.
Un gran numero di software di contabilità dispone oggi di API e applicazioni di supporto che talvolta le aziende non prendono in considerazione quando valutano un nuovo fornitore.
Questo può significare che le aziende paghino troppo per software con “tutti gli optional,” poiché hanno un elenco enorme di requisiti, quando alcune di queste funzionalità possono essere gestite meglio da un fornitore specializzato esterno al software di contabilità principale.
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Mancanza di continuità nei principi contabili
Dal punto di vista contabile, non si tratta solo di trasferire correttamente i dati, ma anche di garantire la continuità nel modo in cui tali dati vengono categorizzati nel nuovo sistema.
Esaminate attentamente il piano dei conti e i principi contabili prima della migrazione per evitare errori di principio che possano compromettere la vostra rendicontazione finanziaria.
Quando si cambia software di contabilità, un errore critico consiste nel non mappare correttamente i dati in modo da allinearli al framework del nuovo sistema. Gli errori di principio si verificano quando le transazioni vengono classificate o trattate in modo errato secondo i GAAP. Ad esempio, quando si categorizzano erroneamente le spese, si applicano in modo scorretto le regole di rilevazione dei ricavi o si riportano in modo errato i ratei. Questi errori tecnici possono aggravarsi e distorcere i vostri bilanci.
Per evitare questo problema, studiate attentamente le funzionalità del nuovo software e consultate il vostro commercialista per assicurarvi che la configurazione rispecchi i vostri libri contabili esistenti. Investire fin dall’inizio in una pianificazione e un’esecuzione adeguate evita problemi in seguito in termini di conformità e di processo decisionale basato su dati errati.
Scegliere un partner per l'implementazione basandosi esclusivamente sul prezzo
Per le aziende più grandi, è pratica comune rivolgersi a uno specialista esterno per implementare una nuova soluzione di contabilità. Se la vostra azienda è abbastanza grande da giustificare questa scelta, gli esperti avvertono che dovreste prestare attenzione a chi scegliete come partner.
Le aziende che scelgono il partner più economico vivono una pessima esperienza di implementazione e finiscono per spendere più denaro per risolvere i problemi della prima implementazione, oppure non riescono mai a rendere operativo il nuovo software.
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