La struttura perfetta del reparto contabilità cambia con ogni evoluzione della tua azienda... ma una cosa è certa: non puoi fare tutto.
Scommetto che il burnout e le scadenze non rispettate ti hanno portato qui. Dopotutto, i responsabili finanziari sono notoriamente restii ad aumentare il personale. Come recita la famosa citazione, “Siamo maledetti, perché possiamo vedere i numeri.”
Questo articolo è stato creato appositamente per aiutarti a giustificare queste decisioni di assunzione e a far crescere il tuo team di contabilità nel modo giusto.
L'importanza di scegliere la struttura giusta
Ci sono pochissimi reparti che dipendono dall'ordine e dall'organizzazione tanto quanto la contabilità.
Sono le persone che garantiscono la tua conformità normativa, la tua preparazione per i necessari adempimenti finanziari e la disponibilità dei numeri di cui hai bisogno per prendere decisioni informate.
Se questo non è sufficiente a convincerti, considera quanti più dati e informazioni utili avrai sulla tua azienda.
Più dati significano più informazioni utili, che portano benefici a breve, medio e lungo termine.
Funzioni del reparto contabilità
Il team di contabilità è responsabile di molte funzioni finanziarie fondamentali, tra cui:
- Registrazione, monitoraggio e analisi dei dati finanziari della tua azienda
- Preparazione di una serie di report e documenti finanziari essenziali
- Gestione delle imposte, degli audit finanziari interni e della conformità normativa
- Gestione del flusso di cassa
- Monitoraggio e allocazione del capitale
- Tenuta della contabilità
Per svolgere correttamente tutte queste attività servono tempo, attenzione ai dettagli e conoscenze specialistiche.
Chiunque abbia provato a gestire da solo tutte queste attività sa bene che farlo senza aiuto è difficile nel migliore dei casi e diventa impossibile una volta raggiunto un certo tasso di crescita.
Sei una persona del tipo «Faccio tutto da solo fino alla fine»
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Ora esaminiamo più da vicino le funzioni fondamentali del team di contabilità.
Se cerchi semplicemente consigli per creare il team, puoi passare alla sezione dedicata ai consigli funzionali; se sei relativamente nuovo in questo settore, trarrai beneficio dalla lettura di quanto segue.
Tenuta della contabilità
La tenuta della contabilità è il processo di registrazione delle informazioni finanziarie, tra cui:
- Fonti di ricavo
- Debiti verso fornitori
- Crediti verso clienti
- Perdite
- Inclusione degli importi, delle date e dei riferimenti pertinenti
Gli addetti alla contabilità monitorano le registrazioni in ordine cronologico, utilizzando documenti come ricevute di vendita, ordini di acquisto e fatture.
Il ciclo contabile prevede 8 fasi; tuttavia, la tenuta della contabilità riguarda principalmente le prime quattro:
- Analizzare le transazioni finanziarie e assegnare ciascuna di esse al conto appropriato
- Creare le scritture contabili
- Registrare le scritture nel libro mastro
- Effettuare una riconciliazione alla fine di ogni periodo
Registrazioni accurate costituiscono la base della salute finanziaria e facilitano decisioni intelligenti e tempestive. Inoltre, avere un buon contabile rende la vita più semplice a tutti quando arriva il fisco.
Paghe e stipendi
Le attività relative alle paghe includono:
- Effettuare i pagamenti ai dipendenti
- Versare le imposte per loro conto
- Tenere traccia di trattenute, incentivi, pagamenti e benefit aziendali
Vediamo un esempio.
Gerald e il suo socio Brett hanno avviato un'attività in società e hanno assunto un dipendente interno che si occupi delle loro finanze.
L'ironia? L'unica persona per cui devono elaborare le buste paga è il loro contabile. In caso contrario, sono soggetti a multe e sanzioni salate.
Per le ditte individuali e le società di persone, i proprietari non devono elaborare le buste paga per sé stessi, ma devono farlo per chiunque abbia un contratto. Nel caso delle società a responsabilità limitata e delle società per azioni, dovrai elaborare le buste paga per te stesso, per i tuoi amministratori e per i tuoi dipendenti.
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Rendiconti finanziari
Redigere rendiconti finanziari è come sottoporsi agli esami del sangue: un male necessario per una buona salute (organizzativa).
Informano gli investitori e i responsabili delle decisioni in merito a profitti, flusso di cassa, debiti e crescita. Tra gli esempi di rendiconti finanziari figurano:
- Stato patrimoniale (o prospetto della situazione patrimoniale e finanziaria): Una panoramica delle attività, delle passività e del patrimonio netto della tua azienda
- Conto economico: Rendiconti trimestrali e annuali che mostrano ricavi, spese, utile netto e guadagni
- Rendiconto finanziario: Un rendiconto che ti consente di vedere a colpo d'occhio quanto è sana la tua azienda, composto da tre sezioni: attività operative, attività di investimento e attività di finanziamento
Le parti interessate utilizzano questi documenti ufficiali per misurare l'efficacia con cui vengono gestiti contanti, attività, passività e patrimonio netto. Se la tua azienda è in difficoltà, dovresti riuscire a individuarlo, analizzare il problema e risolverlo in tempo — a condizione che la tua contabilità sia in ordine. Anche creditori, revisori e IRS fanno riferimento a questi rapporti per misurare la redditività e garantire la conformità.
Controlli interni
Controlli finanziari solidi sono essenziali per la conformità, la sicurezza, la gestione delle risorse e la sostenibilità a lungo termine di un'organizzazione.
Rifiutarsi di creare controlli interni crea un inevitabile rischio di frode o di errore grave, che potrebbe mettere il titolare e gli amministratori di un'azienda in seri guai finanziari e legali.
Tesoreria aziendale
Il team di tesoreria è responsabile di garantire che un'azienda disponga di liquidità sufficiente per soddisfare le proprie esigenze immediate. Ciò include:
- Svolgere attività di previsione approfondite
- Ottimizzare l'utilizzo del credito
- Ridurre il debito
- Individuare le migliori opportunità di investimento
Dichiarazioni dei redditi
Uno dei modi più semplici per chiudere la tua attività è commettere errori nella dichiarazione dei redditi annuale, incorrere in multe enormi e non riuscire a riportare il flusso di cassa sulla giusta traiettoria.
A meno che tu non gestisca una ditta individuale davvero molto piccola, con costi generali minimi, di solito vale la pena assumere un commercialista certificato (CPA) che supervisioni la preparazione e la presentazione della dichiarazione dei redditi.
Meglio prevenire che curare, come recita il vecchio detto.
Costruire la struttura del tuo reparto contabilità
Adottare un approccio strategico all'attività è uno dei modi più intelligenti per integrare sistemi e processi nella tua azienda e prepararla a una redditività a lungo termine. Il modo in cui strutturi e costruisci il tuo reparto finanziario non fa eccezione.
Queste sono alcune delle principali funzioni contabili:
- Direttore finanziario: Sei tu. Lavori direttamente con l'amministratore delegato e dirigi tutti gli aspetti finanziari di un'azienda: definisci le politiche, sviluppi strategie finanziarie e operative, migliori l'efficienza operativa e utilizzi i rapporti per prendere decisioni.
- Responsabile della tesoreria: Monitora le modifiche normative, applica le politiche finanziarie e mantiene i rapporti con creditori e investitori.
- Responsabile amministrativo: Prepara i rapporti mensili, redige i rendiconti finanziari e supervisiona le buste paga, oltre a gestire le operazioni quotidiane (compreso il personale) e a occuparsi della conformità.
- Contabile: Gestisce il libro mastro, prepara i rapporti quotidiani, si occupa delle imposte ed elabora le buste paga.
- Impiegato contabile: Inserimento dei dati, inclusa la registrazione degli incassi, la gestione dei fogli di calcolo Excel o l'utilizzo di software di contabilità, e la stampa degli assegni. Molte aziende più piccole hanno due impiegati, uno per i debiti verso fornitori e un altro per i crediti verso clienti.
Altri ruoli contabili comuni includono:
- Analista finanziario
- Responsabile della revisione interna
- Responsabile del credito e del recupero crediti
- Responsabile degli acquisti
- Responsabile della contabilità
Non complicare troppo le cose
Queste posizioni tendono a essere aggiunte quando l’organizzazione ha raggiunto una fase di maggiore maturità. Se siete ancora agli inizi, è meglio partire in piccolo, ma progettare una struttura del reparto contabilità completa per il futuro.
Come interagiscono i ruoli finanziari
Più è piccola la vostra azienda, più è probabile che vi affidiate a poche persone o a un fornitore esterno per occuparvi di ogni funzione contabile.
Con la crescita, il carico di lavoro aumenta significativamente e sarà necessario assumere persone qualificate per ogni ruolo e stabilire una gerarchia. So cosa state pensando: finalmente, veniamo al punto!
Continuate a leggere per scoprire le migliori pratiche per la struttura del reparto contabilità.
Scegliere la struttura organizzativa del reparto contabilità della vostra azienda
I ricavi, l'anzianità e le dimensioni della vostra azienda determineranno inevitabilmente la struttura e i requisiti del vostro reparto finanziario.
È evidente che una startup generalmente non avrà bisogno, né accesso, alle stesse risorse delle organizzazioni multinazionali; tenete quindi presente che nessuna di queste informazioni è valida per ogni situazione.
Altri fattori comuni includono:
- Il settore in cui operate
- Da quanto tempo esiste la vostra azienda
- Il numero di dipendenti
- Il numero di sedi geografiche
Tutti questi elementi influiscono sul modo in cui costruite e strutturate il vostro team finanziario.
Analizziamo come uno dei fattori principali, ovvero l'anzianità e la fase di sviluppo di un'azienda, possa influire sulla struttura del suo reparto finanziario.
Impresa emergente
Nella maggior parte dei casi, le imprese emergenti si concentrano sulla crescita e sulla scalabilità, con l'obiettivo di sviluppare un modello di business in grado di generare profitti elevati. Un organico ridotto porta solitamente i fondatori e il personale chiave a ricoprire ruoli diversi.
Mentre condividete le responsabilità del CFO o del tesoriere con altro personale nelle prime fasi, è consigliabile investire in un buon software di contabilità per mantenere le informazioni centralizzate.
Con l'accelerazione della crescita, gran parte del team finanziario potrebbe essere affidata a fornitori specializzati. In un'impresa emergente, le principali preoccupazioni finanziarie riguardano soprattutto:
- Garantire il pagamento puntuale degli stipendi rispettando le normative sulle ritenute fiscali.
- Prestare molta attenzione e mantenere una supervisione rigorosa del flusso di cassa dell'azienda, inclusi debiti e crediti.
- Monitorare le spese aziendali per assicurarsi che durante la fase di crescita non vengano sostenute spese irragionevoli.
Se state sperimentando una crescita massiccia e rapida, vale la pena definire un piano di assunzioni per il reparto contabilità e attuarlo non appena i carichi di lavoro diventano insostenibili.
Piccola impresa
Il termine “piccola impresa” può essere in qualche modo fuorviante.
Negli Stati Uniti, la Small Business Administration (SBA), ovvero l'Amministrazione per le piccole imprese, definisce piccola impresa quella con meno di 500 dipendenti... una definizione che comprende il 99,9% di tutte le imprese negli Stati Uniti.
Considerate che gli obiettivi strategici di una piccola impresa dipenderanno dagli obiettivi del proprietario o dei proprietari, ma la redditività è sempre un obiettivo centrale. Con la crescita dell'azienda, dovrete valutare più seriamente la creazione di un reparto finanziario completo.
Mi concentrerò sulle piccole imprese con ricavi pari a $2-10M.
La struttura del vostro reparto contabilità può rimanere piuttosto snella, se funziona per voi: gli specialisti delle paghe e i responsabili della contabilità possono gestire le attività contabili delle piccole imprese, come la configurazione di cruscotti per i report che consentano di tenere sotto controllo i KPI. A questo punto, il CFO e il responsabile del controllo di gestione possono concentrarsi sul quadro strategico più ampio, inclusi i report dipartimentali o operativi.
Per i cowboy là fuori
Se sei arrivato a questo punto senza persone che si occupano di contabilità o finanza:
- Bravo, ma ricontrolla che i tuoi fornitori non ti odino.
- È il momento di assumere un professionista senior della finanza che ti aiuti nell’implementazione della strategia e delle politiche.
Grandi aziende
Le grandi aziende, ovvero quelle con più di 500 dipendenti e sedi in tutto il mondo, puntano solitamente all'espansione in nuovi mercati e all'efficienza (o almeno alla riduzione dei costi).
Se non è già stato fatto, dovrai semplificare e ottimizzare la tua struttura organizzativa. Un obiettivo fondamentale è consentire al vertice aziendale, e al CFO in particolare, di concentrarsi sulle strategie a lungo termine. Valuta la possibilità di affidarti a un vicepresidente della finanza che supervisioni la salute finanziaria dell'azienda, inclusi la pianificazione e la rendicontazione finanziaria, nonché la conformità e la gestione dei rischi.
Gli obiettivi fondamentali per le aziende più grandi dipendono dagli obiettivi aziendali, ma possono includere i seguenti:
- Centralizzare gli strumenti operativi fondamentali: se la tua azienda non sfrutta la potenza di un ERP, prima o poi l'argomento verrà affrontato. Il contributo di un team finanziario esperto e di persone con competenze specifiche nelle funzioni contabili sarà di grande aiuto per l'implementazione dell'ERP e per preparare l'azienda al successo e alla crescita.
- Fusioni e acquisizioni: nell'ambito della strategia aziendale, la fusione con altre entità o la loro acquisizione potrebbe rappresentare un obiettivo importante per la crescita e l'espansione. In questi casi, i responsabili finanziari saranno fondamentali in tutte le fasi, dalla pianificazione all'integrazione. Ciò include lo svolgimento della due diligence e della modellazione finanziaria.
Approfondimento sul team contabile senior
Di seguito rispondiamo ad alcune delle domande più urgenti che gli operatori si pongono riguardo alla struttura del reparto contabilità.
Quando conviene assumere un CFO?
Se ritieni che la tua conoscenza della finanza non sia abbastanza solida per assumere personalmente il ruolo di CFO, va bene così. È meglio ammettere i propri punti deboli e costruire intorno a sé un team finanziario e/o contabile piuttosto che cercare di far entrare un piolo quadrato in un foro rotondo.
Il ROI arriverà in ritardo
Se stai valutando se assumere un CFO, di solito significa che è arrivato il momento di farlo. Prima è, generalmente, meglio è; tuttavia, non è come assumere un venditore. Devi dargli il tempo di comprendere la tua azienda, quindi attuare dei cambiamenti.
Tutte le aziende hanno una cosa in comune: devono guadagnare (e gestire correttamente) denaro per restare in attività. La pianificazione finanziaria strategica e la rendicontazione basata sui dati sono al centro di ogni azienda di successo, e assumere un CFO è un modo sicuro per assicurarsi che la propria startup parta con il piede giusto.
CFO e controller: qual è la differenza?
Il CFO è al vertice della gerarchia strutturale del reparto finanziario. Mentre il primo deve adottare una visione d'insieme per comprendere come perfezionare e migliorare l'azienda, il secondo si occupa delle funzioni contabili e dell'ottimizzazione delle operazioni quotidiane dell'azienda.
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Responsabile della contabilità e controller: qual è la differenza?
Nelle organizzazioni più piccole, i controller finanziari tendono a svolgere due ruoli e potrebbero gestire un piccolo team di contabili e impiegati. Tuttavia, per le aziende più grandi è prudente assumere responsabili della contabilità che gestiscano il personale e lasciare che i controller si concentrino su budget, previsioni e altri report fondamentali.
Creare un reparto finanziario potenziato
Che tu stia gestendo il reparto finanziario di una piccola impresa o di un'azienda tecnologica in rapida crescita, i numerosi modi in cui puoi strutturare il tuo reparto finanziario presenteranno sempre delle sfumature in base alle tue esigenze specifiche.
La prima domanda da porti è se sei il CFO giusto per il ruolo o se assumere qualcuno per questa posizione ti metterebbe in una condizione migliore per crescere. Da lì, puoi sviluppare una strategia che garantisca una sana separazione dei compiti, con ciascuna delle funzioni contabili svolta dalla persona giusta e una gerarchia perfetta del reparto contabilità.
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