Reportistica ERP: come concentrarsi sui dati più utili
I sistemi di pianificazione delle risorse aziendali contengono grandi quantità di dati preziosi raccolti in un'ampia gamma di funzioni e reparti aziendali, tra cui finanza, operazioni, marketing, risorse umane e altro ancora. Ma questa intelligence aziendale è utile solo quando si dispone di un solido processo di reportistica ERP per estrarre, organizzare e presentare questi dati, così da informare e migliorare i processi decisionali.
Dalle migliori pratiche alle insidie più comuni da evitare, continua a leggere per saperne di più su come sviluppare una solida strategia di reportistica ERP.
Che cos'è la reportistica ERP?
La pianificazione delle risorse aziendali (ERP) è un processo in cui i dati dal database ERP della propria organizzazione vengono estratti, elaborati e presentati attraverso grafici, diagrammi e altri strumenti di reportistica dei dati facilmente comprensibili dai principali responsabili delle decisioni e dalle parti interessate dell'organizzazione.
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Questi report sono progettati per presentare i principali dati ERP relativi agli indicatori chiave di prestazione (KPI) e ad altre tendenze importanti identificate attraverso le soluzioni ERP. Ad esempio, i direttori finanziari (CFO) utilizzano spesso i report ERP per identificare le tendenze finanziarie che vanno oltre le informazioni di alto livello di un conto economico o di uno stato patrimoniale.
La reportistica ERP può fornire informazioni più dettagliate sulle tendenze recenti relative ai ricavi o alle spese e può essere utilizzata dal CFO per elaborare previsioni finanziarie basate sulle condizioni aziendali attuali.
Vantaggi di una corretta reportistica ERP
Avere più informazioni è sempre un vantaggio. Ma il modo in cui si utilizzano queste informazioni può fare la differenza.
Le informazioni ricavate dai dati grazie a una strategia di reportistica ERP ben progettata possono aiutare l'azienda a ridurre i costi superflui e altre inefficienze che altrimenti resterebbero inosservate nell'organizzazione. Ecco quattro modi in cui l'ERP può essere vantaggioso per qualsiasi organizzazione aziendale:
1. Dati centralizzati provenienti da un'unica fonte attendibile
Quando un sistema ERP viene implementato correttamente, centralizza tutti i dati organizzativi in un archivio centralizzato. La reportistica ERP può quindi utilizzare queste informazioni per creare report basati su dati accurati, fornendo report completi che non vengono compromessi da silos di dati o da dati in conflitto provenienti da reparti diversi.
Anziché esaminare montagne di dati, un CFO potrebbe utilizzare le informazioni ERP per valutare rapidamente e con precisione le spese, le informazioni sulla generazione dei ricavi e altri dati finanziari relativi all'intera organizzazione.
2. Audit e reportistica automatizzati della conformità
Con la crescita delle organizzazioni, garantire la conformità può diventare estremamente dispendioso in termini di tempo. Se si dispone di un solido sistema di reportistica ERP, questo onere si riduce drasticamente.
I sistemi di reportistica ERP possono utilizzare registri sottoposti ad audit e report automatizzati basati su regole per assicurare che la conformità sia monitorata e controllata rigorosamente.
In un settore come quello manifatturiero o aeronautico, in cui la gestione del lavoro umano può essere fortemente regolamentata per motivi di sicurezza, la reportistica ERP può generare registri delle attività automatizzati che documentano tali attività e segnalano all'organizzazione possibili casi di non conformità.
3. Informazioni in tempo reale
I dati generati da un sistema ERP possono essere raccolti in una posizione centralizzata ed elaborati attraverso pannelli di controllo per la reportistica in tempo reale. I livelli delle scorte, il consumo energetico e la produzione manifatturiera sono solo alcuni esempi in cui le organizzazioni possono utilizzare informazioni aggiornate per orientare le proprie decisioni aziendali.
Un consumo energetico elevato può spingere l'organizzazione a ridurre le attività e a esaminare la possibile causa di questo aumento ma, naturalmente, non si cambierà nulla se nessuno ne è a conoscenza.
4. Risparmi sui costi a lungo termine
I report ERP possono generare informazioni utili e supportare previsioni strategiche che aiutano i responsabili aziendali a utilizzare e gestire meglio le risorse interne.
Il lavoro umano, il consumo energetico, la gestione della catena di approvvigionamento e i flussi di lavoro dei processi possono tutti trarre vantaggio da una gestione e un'ottimizzazione migliori rese possibili dalla reportistica ERP. I dirigenti possono esaminare l'intera organizzazione per identificare e risolvere operazioni inefficienti, spese eccessive e altre forme di spreco.
Nel tempo, la reportistica ERP può aiutare l'organizzazione a ottenere una spesa più efficiente sotto il profilo dei costi, migliorando i margini di profitto e consentendo attività sostenibili.
Chi è coinvolto nel processo di rendicontazione ERP?
Dalle persone che si occupano concretamente della rendicontazione ai responsabili delle decisioni, un solido sistema di rendicontazione ERP richiede la partecipazione e il coinvolgimento di alcuni ruoli chiave.
Ecco il gruppo che devi riunire per sfruttare appieno il valore della rendicontazione ERP nella tua organizzazione:
Responsabile della rendicontazione ERP (dirigente responsabile)
Questa persona—che è spesso il CFO, ma può anche essere un responsabile di progetti speciali incaricato dal CFO—è il responsabile del sistema di rendicontazione ERP. La persona che ricopre questo ruolo definisce gli obiettivi strategici del sistema di rendicontazione, supervisiona direttamente gli analisti e comunica con i dirigenti per fornire indicazioni sull'interpretazione dei report.
Nel tempo, questa persona sarà anche responsabile dell'adattamento della strategia di rendicontazione ERP in risposta alle esigenze dell'organizzazione.
Dirigenza esecutiva (alta dirigenza)
I leader dell'alta dirigenza saranno direttamente coinvolti nella valutazione dei report ERP e nell'integrazione di queste informazioni nel processo decisionale strategico. Questi leader collaboreranno inoltre con il responsabile del sistema di rendicontazione per definire i KPI e stabilire lo scopo dei report ERP.
Analista dei dati ERP
Gli analisti lavorano in prima linea nella rendicontazione ERP, assicurandosi che i dati siano condivisi correttamente con gli strumenti di rendicontazione e successivamente trasformati in report di facile lettura. Questo ruolo prevede una partecipazione diretta alla creazione dei report utilizzati dai dirigenti e dagli altri portatori di interesse.
Questi analisti devono comprendere gli obiettivi della rendicontazione ERP, a partire dai dati che hanno la massima priorità all'interno della tua organizzazione.
Supporto IT
A seconda delle esigenze relative a software, sicurezza e altri aspetti informatici, diverse persone del reparto IT possono essere coinvolte nella configurazione e nella manutenzione del sistema di rendicontazione ERP. Queste persone svolgeranno un ruolo più importante nell'aiutare a configurare il sistema di rendicontazione e nel configurare tutti i software e gli strumenti per estrarre ed elaborare correttamente i dati ERP.
Utenti finali
Sebbene i dirigenti utilizzeranno i report ERP per orientare il processo decisionale strategico, numerosi ruoli all'interno di un'organizzazione possono consultare regolarmente questi report per supportare le attività quotidiane.
- I professionisti della catena di approvvigionamento possono utilizzare i report ERP per monitorare e gestire le catene di approvvigionamento dell'azienda.
- I supervisori della produzione possono utilizzare i report per monitorare le condizioni di lavoro, compresi il consumo energetico e la sicurezza sul luogo di lavoro.
- I professionisti della conformità, compresi i revisori esterni, possono consultare le verifiche per valutare la conformità a diverse normative.
Come creare una strategia di rendicontazione ERP
Hai compreso gli obiettivi e identificato i ruoli chiave necessari per la tua strategia di rendicontazione. Ora è il momento di fornire indicazioni pratiche su come impostare il processo di rendicontazione ERP per garantirne il successo.
Ecco cosa devi fare:
1. Definisci i KPI e gli altri obiettivi
Un ambito ristretto produrrà i risultati migliori, soprattutto quando hai appena iniziato a sviluppare la tua strategia di rendicontazione ERP.
Individua KPI chiari e altri obiettivi che vuoi raggiungere attraverso i tuoi report ERP, e assicurati di comprendere chiaramente come queste metriche si tradurranno nella strategia aziendale più ampia.
Guidare l'organizzazione verso una maggiore efficienza dei costi
Supponiamo che la tua organizzazione voglia diventare più efficiente in termini di costi, soprattutto in un periodo economico sempre più difficile. La rendicontazione ERP è un ottimo modo per raggiungere questo obiettivo, a condizione che tale obiettivo venga utilizzato per orientare la strategia.
Comunica con tutti i portatori di interesse per garantire l'allineamento su questo obiettivo e concentrati sull'estrazione di dati e tendenze pertinenti.
2. Definisci le aspettative per il coinvolgimento dei portatori di interesse
Prepara i tuoi portatori di interesse al successo e assicurati che tutti conoscano l'importanza del proprio ruolo. Ogni portatore di interesse deve comprendere chiaramente in che modo contribuisce al successo del sistema di rendicontazione e sapere esattamente cosa deve fare.
Diventa il direttore d'orchestra
Lavora direttamente con ogni portatore di interesse per definire aspettative chiare riguardo alle tempistiche dei suoi obblighi e alla frequenza delle comunicazioni.
Nella maggior parte dei casi, queste aspettative dovranno anche essere bilanciate con le responsabilità esistenti, quindi è importante stabilire aspettative realistiche lungo il percorso.
3. Scegliere e integrare uno strumento di reportistica ERP
Alcune piattaforme ERP offrono già gli strumenti necessari per creare un sistema di reportistica ERP. In altri casi, potresti voler scegliere uno strumento di reportistica esterno.
Garantire una perfetta integrazione del software
Se vuoi collegare uno strumento di reportistica al tuo ERP esistente, il personale IT dovrà assicurarsi che questo strumento sia correttamente integrato e configurato con la piattaforma ERP esistente. Collabora con il personale IT per convalidare questa integrazione prima di procedere oltre nel processo.
4. Convalidare i dati e il processo di estrazione dei dati
La qualità dei dati è il fondamento di una solida strategia di analisi ERP. Gli analisti responsabili della reportistica dovrebbero sottoporre il sistema di reportistica a un controllo approfondito, ovvero a un processo di convalida e pulizia dei dati e ad altri processi di test pertinenti, per assicurarsi che il sistema sia configurato per raccogliere ed elaborare correttamente i dati ERP.
Sistemare la governance e la proprietà dei dati
Il processo di convalida potrebbe individuare problemi relativi alla proprietà e alla governance dei dati che devono essere affrontati prima che il sistema di reportistica ERP possa diventare operativo. Collabora con il team di analisi per individuare questi problemi e chiarire in anticipo eventuali dubbi sulla proprietà, assicurandoti che tutti i dati ERP siano convalidati, accurati e affidabili.
5. Sviluppare modelli di report
Semplifica la generazione e la distribuzione dei report creando modelli in cui i dati ERP estratti possano essere facilmente importati e rappresentati in formato visivo. Questo sarà particolarmente utile quando si creano report a cui accedere in tempo reale o da generare tramite un'attivazione automatica.
Visualizzazione dei dati per le previsioni finanziarie
Un modello di reportistica può essere un ottimo modo per inserire i dati più recenti sulle prestazioni finanziarie in un report previsionale basato sull'ERP. Questo modello può continuare a essere aggiornato nel tempo, man mano che diventano disponibili nuovi dati.
6. Pianificare iterazioni e ottimizzazioni nel tempo
Gli obiettivi e le esigenze di reportistica ERP cambieranno quasi certamente con la crescita dell'azienda. Allo stesso modo, le parti interessate potrebbero individuare approcci migliori per valutare l'ERP in linea con gli obiettivi di reportistica dichiarati.
Creare un'aspettativa di perfezionamento continuo
In entrambi gli scenari menzionati sopra, le aziende hanno bisogno della flessibilità necessaria per adattare nel tempo il proprio sistema di reportistica in risposta all'evoluzione delle esigenze e degli obiettivi.
Integrando questo principio nella strategia fin dall'inizio, puoi comunicare alle parti interessate che la reportistica ERP non è mai un prodotto finito. Monitora l'utilità dei report ERP e collabora con le parti interessate per ottimizzare continuamente la strategia di reportistica.
Quando cambiare la strategia di reportistica
Le piccole modifiche alla strategia di reportistica sono facili da implementare. Tuttavia, considerato l'impegno necessario per modificare gli obiettivi di reportistica, adeguare le priorità relative ai dati, reimpostare le integrazioni di reportistica e modificare i modelli di report, cambiamenti radicali alla strategia di reportistica ERP sono spesso onerosi e richiedono molto tempo.
Se stai cercando di definire con precisione il processo di reportistica prima che il sistema sia operativo...
- Fai bene. Sei molto più organizzato della maggior parte delle persone!
- Trova un partner per l'implementazione dell'ERP che possa aiutarti a stabilire una buona strategia di reportistica fin dall'inizio.
Se hai già configurato il sistema, un consulente ERP può aiutarti a determinare se sono necessarie modifiche alla strategia di reportistica e ad affrontarle nel modo più efficiente in termini di costi e tempi. In generale, è opportuno prendere in considerazione modifiche alla strategia di reportistica se si verifica una o più delle seguenti situazioni:
- Modificate l’obiettivo organizzativo della vostra strategia di reporting ERP;
- La vostra azienda registra cambiamenti significativi nelle tecnologie aziendali, nei canali di reporting dei dati e/o nei requisiti di reporting;
- Siete soggetti a nuovi requisiti normativi di reporting;
- La vostra azienda attraversa una ristrutturazione organizzativa.
I principali errori nel reporting ERP da evitare
Prima di passare all’azione e creare una strategia di reporting ERP per la vostra azienda, ecco una breve panoramica delle insidie più comuni da evitare durante questo processo:
1. Cercare di fare più di quanto sia possibile gestire
La grande quantità di dati offerta dai sistemi ERP obbliga le organizzazioni a essere selettive nell’identificare i dati da considerare prioritari nel reporting. Se cercate di includere un ambito troppo ampio, rischiate di produrre un reporting dei dati caratterizzato da volume e varietà eccessivi, privo di focus e insostenibile.
Utilizzate i vostri obiettivi di reporting per restringere il focus ai soli dati più rilevanti possibile. Man mano che la vostra strategia di reporting maturerà e tutti gli stakeholder acquisiranno familiarità con questo processo, potrete valutare nuovamente se ampliare il reporting per includere ulteriori fonti di dati.
2. Creare report a partire da dati di bassa qualità
Il processo di convalida dei dati è fondamentale per garantire che i dati ERP siano accurati e utili. Incoerenze, lacune nei dati e altri problemi di qualità limiteranno gravemente il valore dei vostri report, quindi è fondamentale che impostiate tutto correttamente fin dall’inizio.
3. Non formare gli stakeholder sui loro ruoli
È necessario identificare gli stakeholder giusti, ma occorre anche formarli adeguatamente su come svolgere i loro ruoli.
Per i dirigenti, ciò significa istruirli su come definire gli obiettivi e su come utilizzare i dati per orientare il processo decisionale. Per gli utenti finali, significa fornire una formazione adeguata su qualsiasi software ERP, da Acumatica a Sage, che ci si aspetta utilizzino nell’integrare il reporting nelle loro attività lavorative.
4. Creare report a partire da dati che la vostra azienda non possiede
Se i vostri dati ERP contengono dati di proprietà di un’entità diversa, potreste creare una responsabilità per l’azienda includendo tali dati nei vostri report.
Un solido programma di governance dei dati può aiutare a chiarire le questioni relative alla titolarità dei dati e a evitare questo problema.
Iniziare il reporting ERP con il piede giusto
Il successo di una strategia di reporting ERP è fortemente influenzato dall’impegno profuso nello sviluppare una strategia e nell’implementare un framework per il reporting continuo all’interno della vostra organizzazione.
I CFO devono essere diligenti nello svolgimento del processo di sviluppo di questo programma. Fate le dovute verifiche prima di lanciare questa iniziativa, per assicurarvi di essere pronti a partire con una base solida. Se desiderate un supporto specializzato, rivolgetevi a un consulente ERP che vi aiuti a implementare questo programma.
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