Sjekkliste i 10 trinn for implementering av regnskapsprogramvare

Implementering av ny regnskapsprogramvare er en omfattende oppgave for enhver virksomhet. Gjort riktig effektiviserer den prosessene og gir verdifull innsikt. Men hvis det gjøres feil, vil du møte forstyrrelser, dataproblemer og frustrerte medarbeidere.

Altfor ofte snubler virksomheter gjennom kritiske feilgrep som utilstrekkelig planlegging, dårlig datamigrering og mangel på opplæring.

Her er en sjekkliste i 10 trinn for implementering av regnskapsprogramvare som sikrer en smidig og vellykket implementering. 

Velge en implementeringsmetodikk

Du har altså sendt ut din RFP for regnskapsprogramvare og valgt din neste regnskapsprogramvare. Gratulerer! Nå kommer den kritiske delen: å få den satt opp og til å fungere problemfritt. Måten du går frem på, kan være avgjørende for om implementeringen lykkes. 

La oss se nærmere på de mest populære metodikkene som virksomheter som din faktisk bruker:

• Agil implementering: Del opp arbeidet i korte «sprinter» med fokus på bestemte moduler eller funksjoner. Ta delene i bruk raskt, test og finjuster underveis. Fleksibelt og gir raske gevinster, men krever tett samarbeid.
• Vannfallsimplementering: Den klassiske lineære tilnærmingen — planlegg, utform, utvikle, test, distribuer og vedlikehold. Utmerket for komplekse behov med rigide krav, men endringer underveis kan bli kostbare, og du må vente lenger på å se resultater.
• Trinnvis utrulling: Implementer i trinn, enten etter funksjonalitet — hovedbok (GL), deretter leverandørgjeld (AP), deretter kundefordringer (AR) — eller etter forretningsenhet. Lavere risiko, målrettet opplæring, og du kan dra lærdom til senere faser. Ideelt for større organisasjoner med komplekse regnskapssystemer.
• Full overgang: Overfør alle brukere til det nye systemet på en forhåndsbestemt dato. Effektivt, men intensivt — grundig planlegging og omfattende opplæring er avgjørende.
• Parallell innføring: Kjør de gamle og nye systemene side om side i en periode. Gir et sikkerhetsnett for nøyaktighetskontroller, men er ressurskrevende og forlenger overgangen.

Hvilken metodikk passer for deg?

Vurder virksomhetens størrelse, kompleksitet, risikotoleranse og hvor raskt du trenger regnskapsfunksjonene. En oppstartsbedrift vil kanskje foretrekke agil metodikk for å oppnå raske resultater, mens et multinasjonalt selskap med omfattende rapporteringskrav kanskje foretrekker vannfallsmetodikk. Et voksende mellomstort selskap med ulike avdelinger? Trinnvis utrulling kan være det beste alternativet for deg.

Husk at disse metodikkene ikke utelukker hverandre. Du kan bruke en vannfallstilnærming for det grunnleggende oppsettet og deretter bytte til agil metodikk for å legge til nye funksjoner. Eller starte med trinnvis utrulling etter lokasjon, men bruke smidige sprinter innenfor hver fase. 

Nøkkelen er å forstå fordeler og ulemper ved hver av dem, slik at du kan utforme en tilnærming som passer akkurat for virksomheten din.

Hvem er involvert i implementeringen av regnskapsprogramvare?

Implementering av regnskapsprogramvare er en omfattende transformasjon som involverer ulike roller i organisasjonen, og ikke bare et prosjekt for IT- eller økonomiavdelingen. Viktige aktører omfatter:

• Prosjekteier: Ofte CFO eller COO, fastsetter visjonen, sikrer ressurser, løser hindringer og skaper oppslutning i avdelingene.
• Prosjektleder: Håndterer prosjektets implementeringsplan, tidslinje, budsjett og koordinering av teamet, og sørger for at alle deler fungerer sømløst sammen.
• Leder for regnskapsteamet: Knytter sammen programvarens tekniske sider med regnskapsmessige realiteter, og har ansvar for systemkonfigurering, datamigrering og brukertesting.

Andre viktige aktører:

• IT-teamet: Håndterer teknisk oppsett og sikkerhet.
• Leverandør/konsulent: Tilbyr ekspertise på programvaren og ytterligere prosjektledelse.
• Superbrukere: Ressurssterke brukere i avdelingene som legger til rette for opplæring og brukerstøtte.
• HR og lønn: Håndterer lønnsmoduler og medarbeiderutgifter.
• Salg og drift: Håndterer prosessene fra ordre til betaling.
• Juridisk etterlevelse: Sikrer overholdelse av regelverket.
• Leder for endringsledelse: Har ansvar for kommunikasjons- og adopsjonsstrategier.

Interessenter som bør holdes informert:

• CEO: Ansvarlig for virksomhetens samlede resultater.
• Styret/investorer: Interessert i avkastning på investeringen og risiko.
• Eksterne revisorer: Avhengige av systemet for pålitelige revisjoner.
• Viktige kunder/leverandører: Påvirkes av endringer i fakturering eller betalinger.
• Alle medarbeidere: Påvirkes av økonomisk nøyaktighet og operasjonell effektivitet.

Hver rolle er avgjørende for å sikre at prosjektet lykkes, ved å ivareta både de strategiske og praktiske aspektene ved integreringen av programvaren i virksomheten.

Implementering av regnskapsprogramvare er en lagidrett

Enten du leder dette prosjektet eller er en del av teamet, er jobben din å sørge for at disse aktørene involveres på riktig tidspunkt. IT-teamet bør ikke ta beslutninger om regnskapsprinsipper, og CFO-en bør heller ikke konfigurere serverinnstillinger. Men når hver person bidrar med sin ekspertise på en koordinert måte, legger dere grunnlaget for en smidig og vellykket implementering som forvandler virksomhetens arbeidsprosesser.

Slik implementerer du regnskapsprogramvare

Å implementere regnskapsprogramvare – enten det er generell, nettbasert, skybasert eller en helt annen type – er som å bygge et hus. Du trenger et solid fundament, de riktige verktøyene og en tydelig tegning. 

La oss gå gjennom hvert trinn, slik at du ikke bare installerer programvare, men virkelig forvandler regnskapsprosessene dine.

Trinn 0: Skaff regnskapsprogramvare

Hvis du ikke har et verktøy ennå, har teamet vårt vurdert den beste regnskapsprogramvaren og konkludert med at disse for øyeblikket er de beste alternativene på markedet:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Xero — Best for fast-growing businesses
2. 2. Dext — Best for pre-accounting data extraction
3. 3. QuickBooks Online — Best for small businesses
4. 4. Striven — Best for all-in-one business management
5. 5. Ramp — Best for automated expense management
6. 6. Patriot Accounting — Best for flexible accounting methods
7. 7. InvoiceBerry — Best for quick invoice creation
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Best for mid-sized businesses
10. 10. ZipBooks — Best for nonprofits

Hvis du bytter fra et annet regnskapsverktøy, er prosessen du bør følge litt annerledes.

1. Oppstart og planlegging av prosjektet: Definer kravene og målene dine

Dette trinnet handler om å få full oversikt over hva du trenger og hvorfor. Det danner grunnlaget for alt som følger. Det er avgjørende å fastslå hva du ønsker at programvaren skal oppnå for virksomheten din, enten det er å forbedre finansiell rapportering, effektivisere prosesser eller styrke etterlevelsen.

• Identifiser problemområder i de nåværende prosessene dine. drukner dere i manuelle registreringer? Sliter dere med rapportering i sanntid?
• Lag en liste over nødvendige funksjoner (for eksempel støtte for flere valutaer) og funksjoner det hadde vært fint å ha (for eksempel AI-drevet prognostisering).
• Sett mål som kan måles. For eksempel «Reduser månedsavslutningen fra 15 dager til 5 dager» eller «Reduser kostnadene ved fakturabehandling med 30 %».
• Involver viktige interessenter. AR-teamet trenger kanskje rapporter over kunders forfalte saldoer, mens CEO-en ønsker et tilpasset dashbord.
• Utarbeid et prosjektmandat som beskriver prosjektets mål, omfang og begrensninger.
• Opprett et prosjektstyringskontor (PMO) ved behov for å føre tilsyn med implementeringen.

2. Kartlegg og optimaliser prosessene dine

Ikke bare kopier de gamle prosessene dine inn i det nye systemet. Bruk denne muligheten til å effektivisere.

• Dokumenter de nåværende arbeidsflytene (prosesskart for nåsituasjonen).
• Identifiser flaskehalser og overflødige trinn. Kanskje tre personer kontrollerer hver faktura, selv om det bare er nødvendig med én.
• Utform optimaliserte arbeidsflyter (prosesskart for ønsket situasjon). Tenk automatisering, godkjenninger og revisjonsspor.
• Valider med sluttbrukerne. En prosess som ser bra ut på papiret, kan ha skjulte problemer.

Eksempel: Et advokatfirma kartla faktureringsprosessen sin:

• Nåsituasjon: Advokatene førte timene sine i regneark, sendte e-post til fakturakoordinatorene, som opprettet fakturaer manuelt i QuickBooks, og deretter gjennomgikk partnerne hver eneste faktura. Dette førte til store forsinkelser.
• Ønsket situasjon: I det nye systemet registrerer advokatene timene direkte, automatiserte regler oppretter fakturautkast, og bare fakturaer med høy verdi eller avvik trenger gjennomgang av en partner. Resultatet? Fakturaene sendes ut 70 % raskere, noe som forbedrer kontantstrømmen.

3. Konfigurer kontoplanen (COA) og rapporteringsstrukturen

Dette er plantegningen for ditt økonomiske hus. Få det riktig, så blir rapporteringen enkel.

• Ta utgangspunkt i den gamle kontoplanen, men ikke kopier den ukritisk. Bruk dette som en mulighet til å forenkle.
• Sørg for at den støtter både lovpålagt rapportering og rapporteringsbehovene til ledelsen.
• Opprett avdelinger, kostnadssteder, prosjekter eller andre dimensjoner for å dele opp og analysere data.
• Utform dine regnskaper og viktigste rapporter. Arbeid bakover for å sikre at kontoplanen støtter dem.

Eksempel: Den ideelle organisasjonen EduForAll trengte å følge utgifter etter program, finansieringskilde og sted. Kontoplanen deres brukte:

• 5 sifre for artskontoer (f.eks. 50400 for kontorrekvisita)
• 3 sifre for programmer (f.eks. 101 for lese- og skriveprogram)
• 2 sifre for finansieringskilder (f.eks. 05 for Gates Foundation)
• 2 sifre for steder (f.eks. 12 for Nairobi-kontoret)

En utgift som "50400-101-05-12" betydde "Kontorrekvisita for lese- og skriveprogrammet, finansiert av Gates Foundation, i Nairobi." Denne strukturen gjorde det mulig for EduForAll å raskt generere rapporter for hver finansieringskilde, optimalisere programkostnader og effektivt styre budsjettene for de ulike stedene.

4. Planlegg og gjennomfør datamigreringen

Dette trinnet handler om å ta med historikken inn i det nye hjemmet uten å dra med seg rotet.

• Bestem hva som skal migreres. Vanligvis vil du ta med åpne transaksjoner, kunde- og leverandørdata og minst ett år med historiske data.
• Rens dataene. Fjern duplikater av kunder, oppdater utdatert leverandørinformasjon og avstem åpne poster.
• Kartlegg gamle data til de nye strukturene. Den gamle kontoen "Kontorutg." kan måtte fordeles på flere nye kontoer.
• Gjennomfør en testmigrering. Valider totalene og stikkprøvekontroller detaljene. Gjenta prosessen til alt er perfekt.
• Planlegg overgangen nøye. Du kan trenge en kort «stille periode» uten transaksjoner, så planlegg for den.

5. Tilpass og integrer

Nå skal du gjøre systemet til ditt eget og integrere det i det bredere forretningsøkosystemet.

• Tilpass med forsiktighet. Standardløsningen er ypperlig for oppgraderinger og support. Tilpass bare det som gir reell forretningsverdi.
• Kartlegg alle nødvendige integrasjoner: CRM, netthandel, HRIS, banktjenester osv.
• Bestem deg for integrasjoner i sanntid (API-er) eller satsvise integrasjoner. Sanntid er ypperlig for lagerbeholdning; satsvis behandling kan være tilstrekkelig for HRIS.
• Test integrasjonene grundig. En feil mellom systemene kan føre til store problemer.

Ikke overtilpass

Selv om det å tilpasse systemet til spesifikke forretningsbehov kan forbedre funksjonaliteten, kan omfattende tilpasninger gjøre fremtidige oppdateringer og integrasjoner mer kompliserte. Det kan føre til høyere vedlikeholdskostnader og potensielle inkompatibiliteter i systemet.

6. Utprøving, opplæring og overgang

Du har bygget ditt nye økonomiske hjem. Nå må du sørge for at det er solid, og at alle vet hvordan de skal finne frem.

• Test alt. Enhetstester (fungerer denne fakturaarbeidsflyten?), integrasjonstester (utløser Salesforce fakturering?) og en test av hele prosessen (fra ordre til betaling til økonomirapport).
• Gi opplæring i faser. Start med et kjerneteam, fortsett med opplæring av opplærere, og opplær til slutt alle brukerne.
• Bruk realistiske scenarioer i opplæringen. «Slik håndterer du den månedlige fakturakjøringen for kunder.»
• Planlegg produksjonssettingen grundig. Opprett et beredskapsrom, en prosess for eskalering av problemer, og ja, skaff pizza.
• Etter produksjonssettingen bør du ha superbrukere i hvert team som kan gi umiddelbar støtte.

7. Evaluering og stabilisering etter implementeringen

Det er her mange selskaper mister fokus fordi de tror jobben er gjort så snart systemet er satt i drift. Men det er nå du virkelig kan begynne å få utbytte av investeringen.

Før du spretter champagnen, må du sørge for at det nye systemet ditt virkelig er stabilt og leverer som lovet.

• Gjennomfør en full månedsavslutning. Sammenlign dette med den gamle prosessen. Oppnår du målene for tid og nøyaktighet?
• Gå gjennom KPI-er ukentlig. Følg med på måltall som DSO, DPO, avstemmingsunntak og så videre. De viser deg om prosessene fungerer.
• Hold daglige morgenmøter den første måneden. Korte innsjekker fanger opp problemer tidlig.
• Dokumenter alle problemer og løsninger. Dette blir veiledningen din for fremtidige utfordringer.
• Gjennomfør en formell evaluering i etterkant. Hva gikk bra? Hva gikk ikke bra? Bruk lærdommene i fremtidige prosjekter.

8. Etterlevelse, revisjoner og systemsikkerhet

 I dagens regulatoriske miljø må systemet ditt ikke bare være effektivt, men også bunnsolid.

• Årlig gjennomgang av etterlevelse. SOX, GDPR, bransjespesifikke forskrifter – sørg for at du er dekket.
• Forbered deg på revisjoner året rundt. Godt dokumenterte prosesser og ryddige revisjonsspor gjør revisjonene enklere.
• Regelmessige sikkerhetskontroller. Hvem har tilgang til hva? Er alle integrasjoner sikre?
• Tester av katastrofegjenoppretting. Kan du gjenopprette fra sikkerhetskopier? Hvor mye data kan du miste?

9. Opplær, behold og hent inn nye krefter

De ansatte dine er hjertet i regnskapssystemet. Invester i dem.

• Årlige oppfriskningskurs. Gå gjennom nye funksjoner og forsterk beste praksis.
• Send teamet ditt på brukerkonferanser. De lærer av kolleger og kommer tilbake med ny energi.
• Tverrfunksjonell opplæring. Stjernen på reskontroteamet kan ha gode ideer for hovedbokteamet.
• Når du ansetter, bør du prioritere tilpasningsevne. Du trenger folk som kan utvikle seg i takt med systemet ditt i endring.

10. Planlegg for vekst og endring

Den eneste konstante faktoren i næringslivet er endring. Gjør regnskapssystemet ditt til en muliggjører, ikke et hinder.

• Årlig gjennomgang av skalerbarhet. Vil du vokse fra systemet, eller trenger du bare flere lisenser?
• Følg med på utviklingen i virksomheten. Utvider dere internasjonalt? Er fusjoner og oppkjøp i horisonten? Planlegg systemendringer tidlig.
• Opprett en arbeidsliste for endringsforespørsler. Små justeringer kan vente, men følg dem opp med tanke på periodiske oppdateringssprint.
• Hold et strategisk fokus. Møt C-suite-ledelsen kvartalsvis for å samordne systemets veikart med virksomhetens mål.

Implementering av regnskapsprogramvare er ikke et prosjekt man gjør én gang og så er ferdig med; det er en kontinuerlig reise med optimalisering, innsikt og vekst. Fortsett å forbedre!

Hvor lang tid implementeringen tar

En forhastet implementering kan koste deg langt mer på lang sikt enn noen ekstra uker brukt på å gjøre det riktig. La oss bryte ned tidslinjene.

Variablene: Faktorer som påvirker implementeringstiden

Før vi snakker om uker og måneder, må du forstå at disse faktorene kan påvirke tidsplanen din betydelig:

1. Virksomhetens størrelse og kompleksitet: En oppstartsbedrift med 10 ansatte vil bevege seg raskere enn et multinasjonalt selskap med 1 000 ansatte og seks datterselskaper.
2. Bransje: Sterkt regulerte sektorer som helsevesen eller finans krever mer tid til oppsett for å sikre etterlevelse.
3. Behov for tilpasning: Standardløsningen er raskest. Omfattende tilpasning? Beregn ekstra tid.
4. Datamigrering: En enkel saldobalanse eller flere års transaksjonsdata? Stor forskjell.
5. Integrasjoner: Flere integrasjoner (CRM, netthandel og så videre) betyr mer tid.
6. Teamets kapasitet: Et dedikert prosjektteam beveger seg raskere enn folk som må kombinere prosjektet med daglige oppgaver.
7. Implementeringsmetodikk: Smidig metodikk kan få deler i drift raskere, mens fossefallsmetodikk kan ta lengre tid, men sette alt i drift samtidig.

Typisk tidslinje

1. Prosjektplanlegging (1–2 uker): Denne innledende fasen omfatter å definere prosjektets omfang, samle inn krav og sette sammen implementeringsteamet.
2. Programvareinstallasjon og systemkonfigurasjon (2–6 uker): Avhengig av kompleksiteten innebærer denne fasen å installere programvaren, konfigurere den etter virksomhetens behov og sette opp brukerroller og tillatelser.
3. Datamigrering (1–4 uker): Varigheten av denne fasen avhenger av mengden og kvaliteten på dataene som skal overføres. Den omfatter datarensing, kartlegging og selve migreringen, etterfulgt av validering for å sikre nøyaktighet.
4. Testing (1–3 uker): Denne kritiske fasen innebærer å gjennomføre tester for å sikre at alle deler av programvaren fungerer som forventet og samhandler korrekt med andre systemer.
5. Opplæring og overgang (2–4 uker): Sluttbrukerne får opplæring og støtte når de går over til det nye systemet. Denne fasen er avgjørende for å sikre en smidig overgang, og lengden kan variere ut fra hvor kjent brukerne er med ny teknologi.
6. Produksjonssetting og innledende støtte (1–2 uker): Systemet settes i drift, og det etableres en supportstruktur for å håndtere eventuelle umiddelbare problemer.

Dette kan du vanligvis forvente, avhengig av virksomhetens størrelse

• Liten virksomhet (10–50 ansatte, én juridisk enhet). Enkelt oppsett: 4–8 uker
• Mellomstor virksomhet (50–500 ansatte, kanskje noen få juridiske enheter). 3–6 måneder
• Stor virksomhet (500+ ansatte, flere juridiske enheter, internasjonal):  6–12 måneder

Last ned sjekklisten for implementering av regnskapsprogramvare

Du har kunnskapen. Nå sørger vi for at du kan bruke den på en systematisk måte. Denne sjekklisten for implementering av regnskapsprogramvare er din trinnvise veileder gjennom prosessen.

Verktøyet er laget for å hjelpe deg med å holde oversikt over hvert viktige trinn, fra den innledende planleggingen til produksjonssettingen, slik at ingen kritiske oppgaver blir oversett.

Og det beste av alt? Den er fullt ut tilpassbar. Du kan legge til, endre eller fjerne oppgaver slik at de passer til prosessen din.

7 feil du bør unngå ved implementering av regnskapsprogramvare

Implementering av regnskapsprogramvare kan være komplekst og krevende. Her er noen tips for å unngå vanlige feil og sikre en vellykket implementering:

1. Å undervurdere betydningen av datarensing

Bruk betydelig tid og innsats på å rense dataene før migreringen. Sørg for at alle datasett er fri for duplikater og unøyaktigheter, og at de er fullstendig oppdatert. 

Denne forberedelsen reduserer komplikasjoner under datamigreringen og øker den nye løsningens samlede effektivitet.

2. Å hoppe over tilpasset brukeropplæring

Ikke bare del ut generelle brukerveiledninger. Tilpass opplæringen til de ulike behovene i teamet. Bruk scenarioer som gjenspeiler de daglige oppgavene deres, slik at det nye systemet føles kjent og blir enklere å ta i bruk.

3. Å ikke planlegge for støtte etter produksjonssetting

Vær klar til å håndtere eventuelle problemer direkte så snart systemet er satt i drift. 

Sett opp et solid supportsystem med brukerstøtte, brukerveiledninger, vanlige spørsmål og en gruppe «superbrukere» som raskt kan trå til. Proaktiv støtte reduserer nedetid og stress.

4. Å ikke sette realistiske tidsrammer

Lag en tidsplan for prosjektet med litt slingringsmonn for det uforutsette. Følg med på fremdriften og gjør justeringer ved behov. 

En godt planlagt tidsplan unngår hastverk i siste liten og sørger for at alle deler av prosjektet får den oppmerksomheten de trenger.

5. Å overse behovet for jevnlige oppdateringer og tilbakemeldinger

Hold alle informert med jevnlige oppdateringer. Snakk om hvordan det går, håndter eventuelle utfordringer og juster planen basert på tilbakemeldinger i sanntid. Åpen kommunikasjon bidrar til å håndtere forventninger og holder alle engasjerte og med på laget.

6. Å forsømme endringsledelse

Begynn å håndtere endringer fra dag én. 

• Kommuniser fordelene tydelig — forklar «hvorfor» før «hvordan». 
• Vis frem individuelle gevinster for å oppmuntre til oppslutning. 
• Feir seirene underveis for å bygge momentum og støtte. 

God endringsledelse kan dempe motstand og fremskynde innføringen.

7. For mange kokker på kjøkkenet

Det er flott å få innspill, men for mange interessenter kan gjøre beslutningstaking til en virkelig hodepine. Prøv å holde kretsen liten. Inkluder bare dem som trenger å være der — tenk på viktige beslutningstakere og nødvendig ekspertise. Dette holder prosessen i gang og unngår den fryktede køen i beslutningstakingen.

Få regnskapsprogramvaren til å fungere for deg

Det kan virke krevende å implementere regnskapsprogramvare, men med de riktige trinnene og et skarpt blikk for detaljer er det fullt håndterbart. Vær oppmerksom på de snikende fallgruvene, og omfavn prosessen med å finjustere systemet for å få mest mulig ut av det.

Ser du etter flere nyttige tips som disse? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev og få vår detaljerte sjekkliste for å holde alt på sporet. La oss få regnskapsprogramvaren din i gang på en smidig måte!