15 måter å redusere driftskostnader på (& holde dem nede)

Å redusere driftskostnadene er et must for økonomidirektører som ønsker å øke fortjenesten og holde seg konkurransedyktige. Utfordringen er imidlertid å finne besparelser uten at det går utover kvalitet eller effektivitet – lettere sagt enn gjort, ikke sant?

Etter mange år med økonomidrift har jeg lært hva som faktisk fungerer for å holde kostnadene nede. Her er noen enkle og effektive måter å kutte utgifter på uten å forstyrre virksomheten. Fra leverandøravtaler til automatisering – disse strategiene vil spare penger.

Forstå driftskostnadene

Driftskostnader er utgifter knyttet til den daglige driften og vedlikeholdet av virksomheten. De beregnes ved hjelp av følgende formel:

Driftskostnader =  Varekostnad + driftskostnad

• Varekostnad (COGs): De direkte utgiftene knyttet til produksjon av varer og tjenester.
• Driftskostnader (OpEx): Indirekte utgifter som oppstår gjennom den normale driften av virksomheten.

Her er en rask gjennomgang av de ulike typene varekostnader og driftskostnader du kan oppleve:

Virksomheter kan ikke drives uten å dekke driftskostnadene sine, men de kan spise opp fortjenesten hvis de ikke håndteres riktig. De fleste ledere må følge med på både varekostnader og driftskostnader for å måle hva som påvirker lønnsomheten mest.

Vanligvis kommer de frem til samme konklusjon: kostnadsreduksjon = mer inntekt. 

Men selv de beste ideene kan ikke garantere bedre fortjenestemarginer. Å kutte virksomhetens utgifter er en enklere og sikrere måte å øke fortjenesten på – derfor foretrekker ledere denne tilnærmingen. Det finnes imidlertid en bakside. 

La oss ta dette eksempelet: En nettbutikk reduserte utgiftene til betalt markedsføring. Dette vil definitivt redusere driftskostnadene betydelig, men ved å redusere annonseutgiftene risikerer den også færre besøkende på nettstedet, noe som kan påvirke salget i fremtiden. 

I tillegg kan det redusere de ansattes produktivitet hvis det ikke gjennomføres riktig. Å redusere arbeidsstyrken betyr at færre ansatte må ta på seg mer ansvar, noe som påvirker den generelle tilfredsheten og arbeidsflyten i driften på lang sikt. Til syvende og sist gir denne løsningen bare kortsiktige gevinster.

Derfor er det viktig å gjennomføre kostnadskutt med en gjennomtenkt strategi som fokuserer på de riktige områdene, i stedet for bare å barbere bort noen få kroner.

CapEx kontra OpEx

Kapitalutgifter og driftsutgifter er to ulike sider av samme sak. Driftsutgifter omfatter utgifter virksomheten trenger for å drive fra dag til dag. Kapitalutgifter brukes derimot til å anskaffe, oppgradere og vedlikeholde fysiske eiendeler.

15 strategier for å redusere driftskostnadene

Du trodde vel ikke at jeg skulle presentere problemet uten å komme med løsninger også? Her er 15 strategier du kan ta i bruk nå for å sikre at du reduserer driftskostnadene effektivt over tid:

1. Ta i bruk teknologi

Ny teknologi fokuserer på å forbedre effektivitet og produktivitet, men den kan også redusere driftskostnadene hvis den implementeres riktig. Av alle mulighetene har jeg identifisert to systemer som kan kutte kostnadene direkte:

Automatisering:

Automatiseringsverktøy forenkler kjedelige og repetitive oppgaver, slik at ansatte kan fokusere på oppgaver som genererer inntekter, for eksempel kundeopplevelse, forskning og produktutvikling. 

Regnskapsautomatiseringsverktøy kan for eksempel spare små bedrifter for tid og arbeid ved å fullføre økonomiske prosesser automatisk. Automatisering av regnskapsføringen reduserer også manuelle feil og gir mer nøyaktige data om kontantstrøm, inntekter, utgifter osv. 

Ta en titt på noen av mine beste alternativer for regnskapsprogramvare for å få en følelse av hvordan de kan påvirke virksomheten din:

Skydatabehandling:

I tillegg til uhindret tilgang til virksomhetsdata og -drift fra hvor som helst reduserer skydatabehandling også IT-vedlikehold og oppgraderinger betydelig, av følgende to grunner: 

• Siden de vanligvis administreres av en tredjepart, er det leverandørens ansvar å sikre kontinuerlig drift. 
• De bruker en prismodell basert på betaling etter forbruk, slik at virksomheter bare betaler for ressursene de bruker.  

Selv om de har eksistert i årevis, har virksomheter ennå ikke fullt ut innsett fordelene ved å bruke skybaserte løsninger, inkludert kostnadsbesparelser. Når over halvparten av virksomhetslederne sier at de ikke ser avkastning på investeringen, er det fortsatt langt igjen før disse fordelene blir realisert. 

2. Sett ut forretningsfunksjoner

Utkontraktering av sekundære forretningsfunksjoner kan redusere driftskostnadene samtidig som produktiviteten og kundetilfredsheten øker. Det gir virksomheter tilgang til kompetanse og muligheter av høy kvalitet uten de ekstra administrative kostnadene og personalkostnadene som følger med en heltidsansatt. 

I tillegg vil tredjepartstjenester tilby operativ støtte fra start til slutt. En administrert tjeneste vil for eksempel forbedre den samlede kundeopplevelsen med de beste verktøyene, prosessene og tilbakemeldingene. Til syvende og sist vil den fungere som en forlengelse av virksomheten din, med fokus på å hjelpe deg med å nå forretningsmålene dine. 

3. Fokuser på gode ansettelsesbeslutninger

Hvis utkontraktering ikke er noe for deg, kan du redusere driftskostnadene ved å ansette de riktige medarbeiderne.

• Ansett medarbeidere som kan håndtere flere ansvarsområder: Mindre virksomheter forventer vanligvis at ansatte har flere roller. Hvis du tar høyde for disse forventningene allerede i ansettelsesprosessen, kan du fokusere på å finne medarbeidere med flere ferdigheter. Du kan for eksempel ansette en webdesigner internt som også kan hjelpe til med sporadiske grafiske designoppgaver. 
• Å ansette kontraktører, konsulenter og frilansere: Å hente inn hjelp på deltid er en annen god måte å redusere driftskostnadene på. Du får arbeid av høy kvalitet uten den administrative byrden ved å ha noen i lønnssystemet. Det kan imidlertid ta tid å finne den rette personen. 

Husk at det finnes en grense for hvor mye ansvar kontraktører og frilansere kan håndtere. Kontraktører er for eksempel kanskje ikke de rette personene til salgsarbeid, men de kan håndtere oppgaver som webutvikling, tekstforfatting, SEO, grafisk design og offshore-regnskapstjenester.

4. Forhandle med leverandører  

Regelmessig gjennomgang av leverandøravtaler bidrar til å sikre at du får mest mulig igjen for pengene. Dermed vil du sannsynligvis oppdage ugunstige priser og avtalevilkår som kan reforhandles, inkludert betalingsbetingelser, tjenester, rabatter og levering. 

Du kan gjøre leverandøravtalene mer fordelaktige for deg ved å se på:

• Større bestillingsvolumer slik at du kan dra nytte av kvantumsrabatter. Dette gjelder både råmaterialer og programvare. Du kan for eksempel få en bedre pris på ERP-systemet ditt ved å velge et lengre eller mer omfattende abonnement.
• Lengre kontraktsperioder gir leverandørene trygghet om at du ønsker et langsiktig samarbeid. Det oppmuntrer leverandørene til å tilby tjenestene og produktene sine til mer konkurransedyktige priser. 
• Oppdaterte kontraktsvilkår kan også være fordelaktige. Du kan for eksempel forhandle deg frem til kortere leveringstider for å sikre at du kan produsere varer eller levere tjenester raskere. Samlet sett kan dette øke inntektene dine ved å redusere tiden det tar å lansere produktene i markedet.

5. Innfør planer for fjernarbeid og hybridarbeid

Kontorlokaler koster i gjennomsnitt virksomheter mellom 5–15 % av de totale driftskostnadene. Overgang til et hybridbasert eller fullstendig fjernbasert arbeidsmiljø kan redusere disse kostnadene betydelig.

En fersk artikkel i Los Angeles Times fant imidlertid at en fullstendig fjernbasert hjemmekontortilnærming er kjent for å redusere de ansattes produktivitet. I stedet vil jeg anbefale en hybrid arbeidsordning. På den måten får du det beste fra begge verdener: Du reduserer driftskostnadene samtidig som du minimerer påvirkningen på produktivitet og inntekter. 

Men du bør heller ikke avskrive en fullstendig fjernbasert arbeidsordning. Selskaper som Buffer har hatt stor suksess med et fullstendig fjernbasert arbeidsmiljø. Faktisk tok de det et steg videre ved å innføre en firedagers arbeidsuke. 

6. Gå gjennom personalgodene

Kostnader til personalgoder utgjør i gjennomsnitt rundt 30 % av den ansattes totale lønn og godtgjørelser. Dette er en betydelig del av de samlede kostnadene per ansatt (CTC). Du kan imidlertid ikke kutte i personalgodene uten videre, ellers kan du gjøre noen av de ansatte svært misfornøyde. Gå i stedet systematisk til verks for å sikre at du ikke støter de ansatte fra deg. 

Begynn med å gå gjennom bruken av personalgodene. Identifiser de mest populære og de dyreste godene. Snakk deretter med de ansatte. Sørg for at du vet hvilke goder de liker, og hvorfor.

Author's Tip

Noen personalgoder, som helseforsikring, bør aldri vurderes fjernet. Men vær klar til å forhandle om nye vilkår, for eksempel å redusere tjenestenivået for å redusere den økonomiske belastningen på selskapet.

7. Dra nytte av rabatter ved tidlig betaling

Leverandører tilbyr ofte rabatter til virksomheter som betaler fakturaene sine i tide, særlig små leverandører, der hver faktura bidrar til å holde virksomheten i gang. 

Hvis leverandøren din tilbyr rabatter, bør du begynne å betale fakturaene tidlig for å dra nytte av dem. Hvis de ikke tilbyr rabatter ved tidlig betaling, kan du legge inn en klausul under reforhandlingen av kontrakten. De vil mest sannsynlig godta dette hvis du er en langsiktig kunde med god betalingshistorikk.

8. Identifiser og fjern unødvendige aktiviteter

Kartlegg de ansattes hverdag for å identifisere de konkrete områdene der de sløser med ressursene. Tar de for eksempel forretningsreiser for samtaler som kan gjennomføres på en videosamtale? Bruker de programvaren effektivt? 

Snakk også med de ansatte selv for å identifisere ineffektivitet som kan utbedres for å redusere driftskostnadene, og tilby dem et insentiv for å oppmuntre til tilbakemeldinger. 

9. Anlegg et bærekraftig perspektiv

Det finnes mange bærekraftige tiltak som kan hjelpe planeten. Men siden vi ser på løsninger som direkte reduserer kostnadene for virksomheten, har jeg begrenset det til to tiltak: 

• Gå papirløst: Når du også tar hensyn til kostnadene ved å bruke papiret, kan totalkostnaden lett bli det dobbelte eller tredobbelte av selve papirkostnaden. Virksomheter kan eliminere denne kostnaden fullstendig ved å gå over til digitale løsninger. Lagre i stedet dokumenter og filer i skyen. De blir lettere tilgjengelige, tar opp mindre plass, og vedlikeholdet er billigere.
• Gjør virksomheten energieffektiv: Bedriftseiere kan investere i teknologi som solcellepaneler for å produsere strøm på kontorer, i fabrikker, på lager osv. Det vil spare deg for penger over tid. Dessuten kan du være kvalifisert for lokale eller statlige skattefradrag for å innføre bærekraftige praksiser. 

10. Slutt å betale for abonnementer du ikke bruker

Selv om glemte abonnementer kanskje ikke er et stort problem, kan virksomheter betale mer enn nødvendig eller forventet (for eksempel for ekstra brukere eller tjenester som de ikke bruker i sin nåværende programvarestakk for regnskap). 

Virksomheter kan velge å nedgradere tjenesten til en mer passende plan, forhandle frem en bedre avtale eller gå over til gratisversjonen. En annen mulig løsning er å samle leverandørtjenester. I stedet for å bruke Zoom til videomøter og Google Drive til filer kan du for eksempel vurdere å bruke Microsoft Teams, som tilbyr begge deler.  

11. Bruk datadrevet innsikt

Å kutte kostnader handler ikke om å kaste ideer mot veggen og håpe at de fester seg (du kan riktignok gjøre det, men det anbefales ikke). En bedre tilnærming er å bruke eksisterende kostnadsdata til å identifisere og optimalisere utgifter. Dette kan imidlertid være komplisert hvis virksomheten din er stor og har mange bevegelige deler. 

Det er her et ERP-system kan hjelpe. Det kobler sammen individuelle forretningsprosesser for å gi innsikt i hele virksomheten, fra salg og markedsføring til lagerbeholdning og levering. ERP-systemer tilbyr også verktøy for prediktiv analyse, slik at du kan vurdere fremtidige behov innen forsyningskjede, vedlikehold, arbeidsstyrke osv.

12. Ikke vær redd for å se deg om etter alternativer

Vi har allerede tatt opp dette tidligere under leverandøravtaler og reduksjon av sløsing. Men det å se etter alternativer bør ikke begrenses til en årlig gjennomgang. 

Mennesker er vanedyr. Vi liker å holde oss til det som fungerer akkurat nå. Men noen ganger finnes det bedre alternativer der ute – ny teknologi, billigere alternativer, bedre avtaler osv. Hold øye med billigere alternativer til det du bruker i dag. Du kan enten gå over til det nye produktet eller bruke overgangen til å forhandle frem en bedre avtale med din nåværende leverandør.

13. Fastsett tydelige retningslinjer for utgifter

Hvis virksomheten din refunderer ansattes utgifter, bør du vurdere å fastsette tydelige retningslinjer for daglige kortgrenser, reiseutgifter og rapporteringsformater. Tydelige grenser vil sikre at ansatte ikke misbruker virksomhetens kredittkort, samtidig som unødvendige utgifter reduseres. 

14. Effektiviser kundekontakten

Kunder foretrekker fortsatt menneskelig kontakt når de har med en virksomhet å gjøre. Men det kan være kostbart å levere menneskelige kundeopplevelser. 

Virksomheter kan redusere disse kostnadene ved å sortere kundehenvendelser. De kan bruke teknologi som KI-chatboter til å svare på enkle spørsmål, samtidig som mer komplekse behov sendes videre til en kundeservicemedarbeider. 

En annen tilnærming er å investere i et hjelpesenter med detaljert dokumentasjon for å løse ulike situasjoner. Kunder kan bruke det til å finne løsninger selv, mens medarbeidere kan bruke det til å løse eventuelle problemer. 

15. Analyser og juster kontinuerlig

Du har lagt alt til rette for å redusere driftskostnadene. Men det betyr ikke at alt er perfekt. Det kan finnes områder og prosesser som må optimaliseres for å redusere kostnadene ytterligere. 

For å finne disse områdene må du kontinuerlig overvåke eksisterende og nye prosesser, sammenligne med historiske data og foreta justeringer for å få mest mulig ut av oppdateringene dine. Implementering av et ERP-system kan hjelpe deg med dette. Det tilbyr moduler for å måle forretningsprosessene dine og identifisere overforbruk. 

Abonner for mer innsikt i driften

Er du klar til å forbedre driften av virksomheten din med teknologi? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra bedriftsledere som former teknologibransjen.