For å effektivisere forretningsprosesser bør du først identifisere og eliminere repetitive, ineffektive oppgaver og deretter implementere tydelige systemer som øker produktiviteten og lønnsomheten.
I denne artikkelen viser jeg deg enkle måter å organisere arbeidsflytene dine på, og deler praktiske verktøy som umiddelbart forbedrer hvordan virksomheten din drives. Hvis du er klar for å bruke mindre tid på kjedelig rutinearbeid og se reelle resultater, vil disse løsningene hjelpe deg med å skape effektive prosesser som faktisk fungerer for deg.
Hva innebærer effektivisering av forretningsprosesser?
Det er enkelt å effektivisere forretningsprosessene dine: identifiser og forbedre eller eliminer repetitive, tidkrevende og unødvendige oppgaver.
Når vi snakker spesifikt om forretningsprosesser, betyr effektivisering å evaluere arbeidsflyter systematisk for å avdekke ineffektivitet, hindre sløsing og øke den samlede avkastningen på investeringen.
Fordeler ved å effektivisere forretningsprosesser
Hvor vellykket virksomheten din er, henger sammen med hvor effektive driftsprosessene dine er. Men det går ikke akkurat en rett linje fra effektive prosesser til mer penger. Det ligner mer på en litt sikksakkformet linje.
Her er hva jeg mener: Velorganiserte arbeidsflyter gir viktige fordeler som høyere produktivitet, færre feil, bedre planlegging og større åpenhet. Til sammen legger disse fordelene grunnlaget for økt lønnsomhet.
Økt produktivitet
Effektivisering øker produktiviteten ved å eliminere unødvendige trinn og oppgaver, slik at du kan rette innsatsen mot mer lønnsomme aktiviteter. Det fjerner også manuelle flaskehalser og hjelper deg med å få mer gjort på kortere tid.
Hvis du for eksempel opplever at omfattende godkjenningsnivåer og dokumentasjon tar mye tid på jobben, vil en samling og automatisering av disse godkjenningene øke teamets produktivitet.
Færre feil
En viktig del av prosesseffektivisering er automatisering, som reduserer manuelle arbeidsflyter og fremskynder gjennomføringen – særlig for repetitive oppgaver og trinn.
Færre manuelle trinn = færre muligheter for feil. Dette sikrer nøyaktige og pålitelige oppføringer som grunnlag for beslutningstaking.
Have an account? Log In
Større åpenhet og bedre planlegging
Å samle organisasjonens data på ett digitalt sted er en av måtene du kan effektivisere forretningsprosessene på, siden det gir enkel tilgang til kritiske data i sanntid. Med tilgjengelighet, åpenhet og innsyn kan du utarbeide presise planer og raskt ta datadrevne beslutninger.
Samtidig gir effektive prosesser tydeligere definerte roller og ansvarsområder, slik at det alltid finnes en bestemt person som er ansvarlig for oppgaver og ønskede resultater. Det gjør det også enklere å spore ressurser og forutse etterspørsel, noe som forebygger mangler, overforsyning og andre risikoer knyttet til dårlig planlegging.
Viktige strategier for å effektivisere forretningsprosesser
Noen av de vanligste utfordringene ved effektivisering av forretningsprosesser omfatter:
- Motstand mot endring
- Komplekse prosesser
- Teknologiske begrensninger
- Kostnadshensyn
Vil du unngå disse problemene og få mest mulig verdi ut av prosessoptimaliseringsaktivitetene dine? Bruk disse strategiene:
1. Undersøk og analyser eksisterende prosesser
For å identifisere prosesser som bør effektiviseres, bør du vurdere de nåværende prosessene dine for å finne ineffektivitet eller overflødige elementer.
Begynn med å dokumentere hvert trinn, hver oppgavesekvens, rolle og hvert ansvarsområde som inngår i gjennomføringen av en bestemt aktivitet. Denne dokumentasjonen, som kalles prosesskartlegging, gir deg et tydelig bilde av dagens driftssituasjon og avdekker områder som kan forbedres og videreutvikles.
2. Automatiser gjentakende oppgaver
Reduser manuelt arbeid og effektiviser ulike prosesser ved å automatisere gjentakende oppgaver. Du kan gjøre dette med ERP-systemer og løsninger for automatisering av forretningsprosesser (BPA), som benytter teknologi for å redusere behovet for menneskelig inngripen i rutineaktiviteter.
Begge disse alternativene tilbyr automatiseringsverktøy for datainnsamling, dokumentasjon og prosjektstyring, men jeg foretrekker definitivt ERP. Som du vil se, er de fleste løsningene jeg har kommet over, helt ærlig, ganske enkelt bedre med denne typen system.
3. Integrer eksisterende plattformer
Reduser operative siloer og legg til rette for sømløse arbeidsflyter i organisasjonen din med en gjennomtenkt strategi for plattformintegrasjon.
Denne prosessen innebærer å koble sammen eksisterende apper og plattformer i ett harmonisert system, slik at behovet for manuelle kontroller og dataoverføringer mellom frittstående verktøy elimineres. Den eliminerer også forventningen om at hjelpsomme, men glemsomme Tom fra regnskapsavdelingen «en dag skal forstå hvorfor jeg trenger disse dataene».
4. Bruk løsninger med lite eller ingen kode
Utvikling med lite eller ingen kode hjelper deg med å effektivisere forretningsprosessene dine, selv med liten eller ingen IT-kompetanse. Plattformer med lite eller ingen kode lar deg utforme, bygge og distribuere programvareløsninger med – du gjettet det – minimalt med koding.
Disse plattformene gir deg vanligvis verktøy for såkalt medborgerdrevet utvikling, som forhåndsbygde maler, dra-og-slipp-verktøy og gjenbrukbare elementer. På den måten kan du, selv om du ikke er teknisk medarbeider, effektivisere ulike forretningsprosesser ved å opprette og endre apper:
- Med minimal avhengighet av medlemmer i IT-teamet.
- Gjennom samarbeidende utvikling med andre avdelinger.
5. Overvåk og forbedre prosesser
Prosesseffektivisering er ikke en engangshendelse, men en kontinuerlig prosess som krever løpende overvåking. Fra å følge med på KPI-er og måltall til å samordne aktiviteter med forhåndsdefinerte mål, vil forståelse av hvor effektive strategiene dine er, hjelpe deg med å forbedre dem etter behov.
Disse justeringene kan være alt fra å automatisere enda flere oppgaver til å redesigne tungvinte eller oppblåste prosedyrer, omfordele knappe ressurser og oppdatere overflødige retningslinjer. Du kan også øke effekten av arbeidet med å optimalisere arbeidsflyten ved å etablere tilbakemeldingssløyfer for å innhente, analysere og reagere på interessentenes synspunkter.
Et eksempel er at målet for en butikkjede kan være å effektivisere utsjekkingsprosessen og redusere ventetiden ved hjelp av selvbetjente kasser – en prosess som kalles køavlastning. I dette tilfellet må implementeringsteamet nøye observere hvordan den nye utsjekkingsmetoden fungerer, særlig i begynnelsen. Innsikten fra denne øvelsen kan deretter brukes til å forbedre den nye prosessen.
Verktøy og teknologier for effektivisering
De fleste av de beste effektiviseringsstrategiene krever verktøy og teknologier for automatisering. Heldigvis finnes det et stort utvalg moderne løsninger som kan gi virksomheten din effektiviteten og smidigheten den trenger.
Som jeg har sagt, mener jeg likevel at ERP-systemer er det beste verktøyet for å automatisere de fleste forretningsprosesser, selv om prosessstyringsverktøy, CRM-systemer og prosjektstyringsløsninger også fungerer.
De fleste programvaresystemer for arbeidsflytautomatisering er spesialbygd for bestemte bruksområder, så avhengig av organisasjonens behov kan det hende at du ender opp med å bruke ett eller flere. Ressursintensive sektorer, som olje- og gassindustrien, krever for eksempel ofte bransjespesifikke ERP-plattformer for å håndtere komplekse operative krav.
Programvare for virksomhetsressursplanlegging (ERP)
Best egnet for: Bedre ressursutnyttelse
ERP-programvare gir mange fordeler, noe som gjør den til et av de viktigste verktøyene for effektivisering av forretningsprosesser.
For det første hjelper ERP-systemer deg med å integrere og administrere ulike funksjoner og prosesser, slik at du kan optimalisere ressursene effektivt. For det andre fungerer et ERP-system som et enhetlig system for flere forretningsprosesser, som prosjektstyring, regnskap og samsvar, og sikrer dermed at det er enkelt og raskt å få tilgang til organisasjonsdata.
Med et ERP-system får du umiddelbar innsikt, smart automatisering og økt effektivitet i hele virksomheten. Det er ikke rart at ERP-systemer av alle typer regnes som «virksomhetens sentralnervesystem». Eller, som jeg liker å si det, kraftsentre som driver effektiviteten.
ERP-programvare effektiviserer forretningsprosessene dine via:
- Integrasjon: ERP-systemer kobler sammen ulike forretningsfunksjoner og legger til rette for en jevn flyt av data og informasjon på tvers av avdelinger. Denne sømløse integrasjonen fører til standardiserte, samordnede og koordinerte arbeidsflyter.
- Sentralisert datahåndtering: ERP-verktøy eliminerer datasiloer og sikrer at alle avdelinger får tilgang til nøyaktig og oppdatert informasjon fra én og samme kilde.
- Automatisering: Med en ERP-plattform kan du automatisere sentrale forretningsfunksjoner som personaladministrasjon, økonomi, innkjøp og forsyningskjedehåndtering, samtidig som data konsolideres på tvers av avdelinger.
- Standardiserte prosedyrer: ERP-programvare sikrer ensartethet i data og prosesser, reduserer uoverensstemmelser og forbedrer kvalitetskontrollen.
- Ressursplanlegging og optimalisering: ERP-programvare gir oversikt over tilgjengelige ressurser og arbeidskraft, slik at du kan planlegge bedre og begrense sløsing.
Før du velger et ERP-system, må du sørge for at virksomheten din er klar for ERP. Dette gjør du ved å gjennomføre en vurdering av ERP-beredskapen, som evaluerer virksomhetens nåværende situasjon for å identifisere prosesser som må effektiviseres, og endringer som må gjennomføres. Dette bør vurderingen av beredskapen din undersøke:
- Virksomhetens utfordringer
- Om et ERP-system kan løse dem
- Om du er klar til å implementere et ERP-system, og hvis ikke, hva du må gjøre for å bli det
I tillegg til å forberede deg på vellykket implementering og bruk, vil denne vurderingen også gjøre deg i stand til å velge den beste ERP-programvaren for virksomheten din.
Klar for et ERP-system?
Dette er de beste verktøyene på markedet, vurdert av programvareanmeldelsesteamet mitt og meg.
Programvare for forretningsprosesshåndtering (BPM)
Best egnet for: Å opprette effektive prosessarbeidsflyter
Forretningsprosesshåndtering viser til de ulike metodene for å analysere, modellere, implementere, overvåke, automatisere og optimalisere forretningsprosesser. BPM-programvare hjelper deg med å oppnå dette med minimal menneskelig innblanding.
BPM-programvare effektiviserer forretningsprosesser og øker effektiviteten gjennom:
- Modellering: Denne øvelsen innebærer en visuell fremstilling av arbeidsflyter og prosesser for å avdekke ineffektivitet og overflødige elementer.
- Standardisering: Du kan bruke BPM-løsninger til å definere tydelige og konsekvente prosedyrer og regler, slik at det sikres ensartethet i hele virksomheten.
- Prosessautomatisering: BPM-plattformer hjelper deg med å automatisere rutinepregede og repetitive oppgaver, slik at de utføres konsekvent og nøyaktig.
- Gapanalyse og optimalisering av arbeidsflyt: Med BPM-programvare kan du identifisere forbedringsområder og fjerne flaskehalser som hindrer produktiviteten.
- Kostnadsstyring: BPM-verktøy med innebygde instrumentpaneler for utgiftsrapportering lar deg vurdere økonomisk effektivitet og maksimere kostnadsbesparelsene uten å eksportere data til eksterne apper.
Programvare for kunderelasjonshåndtering (CRM)
Best egnet for: Kommunikasjon med potensielle og eksisterende kunder
Hvordan høres et alt-i-ett-system for håndtering av relasjonene til potensielle og eksisterende kunder ut? Det er CRM-programvare for deg.
CRM-løsninger sentraliserer kundeinformasjonen og kommunikasjonen din, slik at du bedre kan forstå, håndtere og forholde deg til kundene. Disse verktøyene forbedrer salgs- og markedsføringsresultatene ved å øke tilgjengeligheten til data og effektiviteten i prosessene,
CRM-plattformer effektiviserer forretningsprosesser gjennom:
- Samlede kundedata: Når kundedata finnes på ett tilgjengelig sted, sparer man tid på å lete gjennom flere systemer og databaser etter informasjon som trengs for å tilpasse kommunikasjonen.
- Automatisering: CRM-systemer automatiserer oppgaver knyttet til kundekommunikasjon, som kontakt med potensielle kunder og teknisk støtte, noe som reduserer den manuelle arbeidsmengden og minimerer feil.
- Strategisk salg: Fra generering av potensielle kunder til konverteringer støtter CRM-programvaresystemer hele salgsprosessen. De har funksjoner som håndterer data om potensielle kunder, gir leads poeng, automatiserer oppfølginger og gir innsikt i medarbeidernes prestasjoner.
Programvare for prosjektstyring
Best for: Håndtering av prosjektomfang, ressurser og kvalitet
Prosjektstyringsverktøy hjelper deg med å planlegge, organisere og administrere prosjekter. Når du tenker på programvare for prosjektstyring, bør du tenke på dokumentasjon, prosesskartlegging, organisering av oppgaver, planlegging og budsjettering.
En prosjektstyringsplattform effektiviserer forretningsprosesser gjennom:
- Sentralisert planlegging: Programvare for prosjektstyring samler alle prosjektrelaterte oppgaver, tidsplaner, ressurser og dokumenter på ett sted, slik at teammedlemmene får samlet tilgang og tydelige retningslinjer for gjennomføringen.
- Automatisering av oppgaver og arbeidsflyter: Et prosjektstyringsverktøy sparer deg for tid og energi ved å automatisere manuell tildeling av oppgaver, utsending av statusoppdateringer og oppfølging av tidsfrister.
- Ressursstyring og -fordeling: Med programvare for prosjektstyring får du god oversikt over arbeidsbelastning og tilgjengelige ressurser, slik at de kan fordeles effektivt.
Casestudier og eksempler
Jeg husker at jeg konfronterte en tidligere professor med at han prøvde å undervise i markedsføring selv om han ikke faktisk hadde jobbet med markedsføring for en virksomhet – hvis det bare er teoretisk, stoler jeg ikke på at det vil fungere. Hvis du er som meg, ville jeg derfor gi deg eksempler fra virkeligheten.
More Articles
Safety Management Group
Safety Management Group (SMG) er et konsulentselskap innen miljø, helse og sikkerhet som tidligere hadde problemer med dårlige arbeidsprosesser og var avhengig av sju eldre systemer som sårt trengte å bli samlet.
Prosessene var svært arbeidskrevende, feilutsatte og ikke bærekraftige i en virksomhet i vekst.
Gruppens finansdirektør, Rebecca Ogle, hadde for eksempel problemer med å få nøyaktige data om tid og utgifter. HR-lederen Tracy Kilburn måtte også jevnlig føre 40 til 50 timer i uken bare for å registrere lønn.
Disse utfordringene førte til at ledelsen i SMG begynte å se etter en løsning som kunne effektivisere prosessene, redusere utbrenthet blant medarbeiderne, maksimere ressursene og begrense feil. Etter en grundig vurdering valgte teamet Acumatica, et skybasert ERP-system som er kompatibelt med mobile enheter.
Med Acumatica lanserte SMG «Project 7 to 1», der alle de sju eldre systemene ble slått sammen med minimal forstyrrelse og fantastiske resultater:
- 10 timer spart hver uke på lønnsprosesser.
- $50,000+ spart ved å unngå lisensavgifter per bruker.
Milpark Education
Milpark Education er en leverandør av høyere utdanning med yrkesaktive studenter på heltid, og bestemte seg for å gå fra undervisning i klasserom til nettbasert læring.
For å gi nettstudenter tilstrekkelig støtte og fleksibilitet kommuniserte organisasjonen imidlertid med studentene via e-post, telefonsamtaler og et supportsystem. Disse frakoblede systemene førte til usammenhengende studentinteraksjoner, isolerte data og dårlig oversikt.
Ufullstendige visninger av studentprofiler førte til lange behandlingstider og feil.
Dette fikk teamet til å se etter en integrert forretningsløsning. Målet? Å få bedre oversikt, spare tid og optimalisere bemanningen — alt dette påvirker konkurranseevnen og lønnsomheten.
Jakten til Milpark Education førte dem til Microsoft Dynamics 365, en pakke med ERP- og CRM-apper som hjalp dem med å oppnå følgende:
- Sentraliserte og lett tilgjengelige studentdata.
- Reduserte løsningstiden og eskaleringstiden med henholdsvis 50 % og 30 %.
- Frigjorde kapasitet hos supportpersonalet til å fokusere på mer komplekse saker.
Effektiviser først, tjen penger etterpå
Usammenhengende systemer og komplekse prosesser tapper ressurser — menneskelige, økonomiske eller materielle — og reduserer ROI.
Men effektive arbeidsflyter øker effektiviteten, reduserer driftskostnadene og legger til rette for betydelige resultatforbedringer. Effektivisering av prosesser støtter også smidighet, slik at du raskt kan tilpasse deg endrede markedsforhold og gripe muligheter når de oppstår.
Er du klar til å videreutvikle ferdighetene dine som økonomiansvarlig og posisjonere selskapet ditt for vedvarende vekst og lønnsomhet? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra økonomiledere som former teknologibransjen.
PS: Hvis du vil dele din egen erfaring med optimalisering av forretningsprosesser, kan du sende meg en melding på LinkedIn. Ekstrapoeng hvis du har konkrete data som bekrefter forbedringen.
