De perfecte structuur van een boekhoudafdeling verandert mee met elke ontwikkeling van je bedrijf... maar één ding staat vast: je kunt niet alles zelf doen.
Ik durf te wedden dat een burn-out en gemiste deadlines je hier hebben gebracht. Financiële leiders zijn immers berucht omdat ze terughoudend zijn met het aannemen van extra personeel. Zoals het beroemde citaat luidt: “Wij zijn vervloekt, want wij kunnen de cijfers zien.”
Dit artikel is speciaal samengesteld om je te helpen die aanwervingsbeslissingen te onderbouwen en je boekhoudteam op de juiste manier uit te breiden.
Het belang van het kiezen van de juiste structuur
Er zijn maar weinig afdelingen die zo sterk afhankelijk zijn van orde en organisatie als de boekhouding.
Dit zijn de mensen die ervoor zorgen dat je aan de regelgeving voldoet, voorbereid bent op de noodzakelijke financiële stappen en beschikt over de cijfers die je nodig hebt om weloverwogen beslissingen te nemen.
Als dat nog niet genoeg is om je te overtuigen, bedenk dan hoeveel meer datagestuurde inzichten je in je bedrijf zult hebben.
Meer gegevens betekent meer inzichten, die op korte, middellange en lange termijn voordelen opleveren.
Functies van de boekhoudafdeling
Het boekhoudteam is verantwoordelijk voor veel essentiële financiële functies, waaronder:
- Het vastleggen, volgen en analyseren van de financiële gegevens van je bedrijf
- Het opstellen van diverse essentiële financiële rapporten en documenten
- Het beheren van belastingen, interne financiële audits en naleving van regelgeving
- Kasstroombeheer
- Het volgen en toewijzen van kapitaal
- Boekhouden
Om al deze zaken goed te doen, zijn tijd, oog voor detail en gespecialiseerde kennis nodig.
Iedereen die heeft geprobeerd al deze ballen zelf in de lucht te houden, weet dat het op zijn best moeilijk is om alles alleen te doen en onmogelijk wordt zodra je een bepaald groeitempo bereikt.
Als je iemand bent die alles zelf wil blijven doen
Als je ervan overtuigd bent dat je alles zelf kunt doen… misschien heb je gelijk. Maar je hebt hulp nodig. Dit is de beste boekhoudsoftware die je kunt krijgen, beoordeeld door mijn team en mij:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Laten we nu de kerntaken van het boekhoudteam nader bekijken.
Als je alleen advies over teambuilding zoekt, kun je direct naar het gedeelte met praktisch advies gaan; als deze wereld nog relatief nieuw voor je is, heb je baat bij het lezen van het volgende.
Boekhouden
Boekhouden is het proces van het vastleggen van je financiële informatie, waaronder:
- Inkomstenbronnen
- Te betalen rekeningen
- Te ontvangen rekeningen
- Verliezen
- Inclusief relevante bedragen, datums en referenties
Boekhouders volgen boekingen chronologisch aan de hand van documenten zoals verkoopbonnen, inkooporders en facturen.
De boekhoudcyclus bestaat uit 8 stappen; boekhouden richt zich echter voornamelijk op de eerste vier:
- Financiële transacties analyseren en elke transactie aan de juiste rekening toewijzen
- Journaalposten aanmaken
- Boekingen in het grootboek verwerken
- Aan het einde van elke periode een aansluiting uitvoeren
Nauwkeurige administratie vormt de basis voor financiële gezondheid en maakt slimme en tijdige besluitvorming mogelijk. Bovendien maakt een goede boekhouder het leven van iedereen gemakkelijker wanneer de belastingdienst langskomt.
Salarisadministratie
De taken binnen de salarisadministratie omvatten:
- Betalingen aan werknemers uitvoeren
- Namens hen belastingen betalen
- Administratie bijhouden van inhoudingen, stimulansen, betalingen en bedrijfsvoordelen
Laten we naar een voorbeeld kijken.
Gerald en zijn maat Brett richtten samen een bedrijf op, en ze hebben één interne medewerker aangenomen om hun financiën te beheren.
De ironie? De enige persoon voor wie ze de salarisadministratie moeten uitvoeren, is hun accountant. Als ze dat niet doen, krijgen ze te maken met forse boetes en sancties.
Voor eenmanszaken en personenvennootschappen hoeven de eigenaar(s) geen salarisadministratie voor zichzelf te voeren, maar wel voor iedereen met een contract. Bij besloten vennootschappen en corporaties moet je de salarisadministratie uitvoeren voor jezelf, je bestuurders en je werknemers.
Have an account? Log In
Financiële overzichten
Het opstellen van financiële overzichten is alsof je bloed laat onderzoeken; een noodzakelijk kwaad voor een goede (organisatorische) gezondheid.
Ze informeren investeerders en besluitvormers over winst, kasstromen, schulden en groei. Voorbeelden van financiële overzichten zijn:
- Balans (of overzicht van de financiële positie): Een overzicht van de activa, passiva en het eigen vermogen van je bedrijf
- Winst-en-verliesrekening: Kwartaal- en jaaroverzichten met omzet, kosten, nettowinst en inkomsten
- Kasstroomoverzicht: Een overzicht waarmee je in één oogopslag kunt zien hoe gezond je bedrijf is, met drie onderdelen: operationele activiteiten, investeringsactiviteiten en financieringsactiviteiten
Belanghebbenden gebruiken deze formele documenten om te meten hoe effectief kasmiddelen, activa, passiva en eigen vermogen worden beheerd. Als je bedrijf in de problemen zit, zou je dat op tijd moeten kunnen signaleren, onderzoeken en oplossen — op voorwaarde dat je boekhouding op orde is. Schuldeisers, auditors en de IRS gebruiken deze rapporten ook om de winstgevendheid te meten en naleving te waarborgen.
Interne beheersmaatregelen
Stevige financiële beheersmaatregelen zijn essentieel voor naleving, beveiliging, middelenbeheer en de duurzaamheid van een organisatie op lange termijn.
Weigeren om interne beheersmaatregelen in te voeren, creëert een onvermijdelijk frauderisico of een grote fout die een bedrijfseigenaar en bestuurders in ernstige financiële en juridische problemen kan brengen.
Bedrijfstreasury
Het treasuryteam is verantwoordelijk voor het waarborgen dat een bedrijf voldoende kasmiddelen heeft om aan zijn onmiddellijke behoeften te voldoen. Dit omvat:
- Het uitvoeren van intensieve prognoseactiviteiten
- Het optimaliseren van het gebruik van krediet
- Het verminderen van schulden
- Het vinden van de beste investeringsmogelijkheden
Belastingaangiften
Een van de makkelijkste manieren om je bedrijf te sluiten, is door de jaarlijkse belastingaangifte verkeerd in te dienen, enorme boetes op te lopen en je kasstroom niet weer op de rails te kunnen krijgen.
Tenzij je een piepkleine eenmanszaak met minimale overheadkosten hebt, is het doorgaans de moeite waard om een gecertificeerd openbaar accountant (CPA) in te schakelen voor toezicht op de voorbereiding en indiening van belastingaangiften.
Je kunt maar beter het zekere voor het onzekere nemen, zoals het oude gezegde luidt.
De structuur van je boekhoudafdeling opbouwen
Een strategische aanpak van je bedrijf is een van de slimste manieren om systemen en processen in je onderneming op te bouwen die haar voorbereiden op winstgevendheid op lange termijn. De manier waarop je je financiële afdeling structureert en opbouwt, is niet anders.
Dit zijn enkele van de belangrijkste boekhoudkundige functies:
- Financieel directeur: Dat ben jij. Je werkt rechtstreeks samen met de CEO en stuurt alle financiële aspecten van een bedrijf aan: je stelt beleid vast, ontwikkelt financiële en operationele strategieën, verbetert de operationele efficiëntie en gebruikt rapporten om beslissingen te nemen.
- Treasurymanager: Houdt toezicht op wijzigingen in regelgeving, handhaaft het financiële beleid en onderhoudt relaties met schuldeisers en investeerders.
- Financiële controller: Stelt maandelijkse rapporten op, maakt financiële overzichten en houdt toezicht op de salarisadministratie. Daarnaast beheert deze persoon de dagelijkse activiteiten (waaronder het personeel) en neemt hij of zij de verantwoordelijkheid voor naleving op zich.
- Accountant: Beheert het grootboek, stelt dagelijkse rapporten op, handelt belastingen af en verwerkt de salarisadministratie.
- Administratief medewerker: Voert gegevens in, waaronder het boeken van kasontvangsten, het bijhouden van Excel-spreadsheets of het gebruiken van boekhoudsoftware, en het afdrukken van cheques. Veel kleinere bedrijven hebben twee administratief medewerkers: één voor crediteuren en één voor debiteuren.
Andere veelvoorkomende boekhoudkundige functies zijn:
- Financieel analist
- Manager interne audit
- Manager kredietverlening en incasso
- Inkoopmanager
- Boekhoudmanager
Maak het niet ingewikkeld
Deze functies worden doorgaans toegevoegd zodra de organisatie een meer volwassen fase heeft bereikt. Als je nog aan het begin staat, kun je het beste klein beginnen, maar wel plannen maken voor een uitgebreide toekomstige structuur van je boekhoudafdeling.
Hoe financiële functies op elkaar inwerken
Hoe kleiner je bedrijf, hoe groter de kans dat je afhankelijk bent van enkele mensen of een uitbestede dienstverlener om alle boekhoudkundige functies te verzorgen.
Naarmate je groeit, neemt de werkdruk aanzienlijk toe en moet je gekwalificeerde medewerkers voor elke functie aannemen en een hiërarchie opzetten. Ik weet wat je denkt: eindelijk het goede werk!
Lees verder voor beste praktijken voor de structuur van een boekhoudafdeling.
De organisatiestructuur van de boekhoudafdeling van je bedrijf kiezen
De omzet, leeftijd en omvang van je bedrijf bepalen onvermijdelijk de structuur en vereisten van je financiële afdeling.
Het spreekt voor zich dat een startende onderneming doorgaans niet dezelfde middelen nodig heeft of tot zijn beschikking heeft als multinationale organisaties. Houd er daarom rekening mee dat deze informatie niet voor iedereen op dezelfde manier toepasbaar is.
Andere veelvoorkomende factoren zijn:
- De sector waarin je actief bent
- Hoe oud je bedrijf is
- Hoeveel werknemers je hebt
- Aantal geografische locaties
Al deze factoren spelen een rol bij de opbouw en structurering van je financiële team.
Laten we bekijken hoe een van de belangrijkste factoren - de leeftijd en ontwikkelingsfase van een bedrijf - de structuur van de financiële afdeling kan beïnvloeden.
Startende onderneming
In de meeste gevallen richten startende ondernemingen zich op groei en schaalbaarheid, met als doel een bedrijfsmodel te ontwikkelen dat hoge winsten kan genereren. Een kleiner personeelsbestand leidt er doorgaans toe dat oprichters en belangrijke medewerkers meerdere petten dragen.
Hoewel je de taken van de CFO of penningmeester deelt met andere medewerkers in de beginfase, kun je het beste investeren in goede boekhoudsoftware om de informatie gecentraliseerd te houden.
Naarmate de groei aantrekt, wordt het grootste deel van je financiële team mogelijk uitbesteed aan gespecialiseerde dienstverleners. Als startende onderneming zijn je belangrijkste financiële aandachtspunten meestal:
- De salarisadministratie op tijd laten verlopen en tegelijkertijd voldoen aan de regelgeving voor belastinginhoudingen.
- Scherp inzicht en strikt toezicht houden op de kasstroom van het bedrijf, waaronder de crediteuren en debiteuren.
- De uitgaven van het bedrijf monitoren om te voorkomen dat er tijdens de groeifase onredelijke kosten ontstaan.
Als je een enorme en snelle groei doormaakt, is het verstandig om een wervingsplan voor de boekhoudafdeling op te stellen en dit uit te voeren zodra de werkdruk onhoudbaar wordt.
Klein bedrijf
De term “klein bedrijf” kan enigszins misleidend zijn.
In de VS definieert de Small Business Administration (SBA) een klein bedrijf als een bedrijf met minder dan 500 werknemers... daaronder valt 99.9% van alle bedrijven in de Verenigde Staten.
Houd er rekening mee dat de strategische doelstellingen van een klein bedrijf afhangen van de doelstellingen van de eigenaar(s), maar winstgevendheid is altijd een centrale doelstelling. Naarmate je bedrijf groeit, moet je een volledig ontwikkelde financiële afdeling serieuzer overwegen.
Ik richt me op kleine bedrijven met een omzet van $2-10M.
De structuur van je boekhoudafdeling kan nog steeds vrij slank zijn, zolang die voor jou werkt—specialisten in salarisadministratie en boekhoudmanagers kunnen boekhoudkundige taken voor kleine bedrijven gaande houden, zoals het opzetten van rapportagedashboards om KPI's in de gaten te houden. In deze fase kunnen de CFO en controller zich richten op het grotere strategische geheel, waaronder rapportage per afdeling of operationele rapportage.
Voor de cowboys daarbuiten
Als je dit punt hebt bereikt zonder accountants of financiële mensen:
- Goed gedaan, maar controleer nogmaals of je leveranciers geen hekel aan je hebben.
- Het is tijd om een ervaren financiële professional in te huren die kan helpen met de implementatie van strategie en beleid.
Grote bedrijven
Grote bedrijven, dat wil zeggen bedrijven met meer dan 500 werknemers en locaties over de hele wereld, richten zich doorgaans op uitbreiding naar nieuwe markten en efficiëntie (of op zijn minst kostenreductie).
Als dit nog niet is gebeurd, wil je je organisatiestructuur stroomlijnen en optimaliseren. Een belangrijk doel is om het topmanagement, en specifiek de CFO, de ruimte te geven zich te richten op langetermijnstrategieën. Overweeg een vicepresident Financiën aan te stellen die toezicht houdt op de financiële gezondheid van het bedrijf, waaronder financiële planning en rapportage, evenals naleving en risicobeheer.
De belangrijkste doelstellingen voor grotere bedrijven zijn afhankelijk van de bedrijfsdoelstellingen, maar kunnen het volgende omvatten:
- Belangrijke operationele hulpmiddelen centraliseren: Als je bedrijf geen gebruikmaakt van de kracht van een ERP, zal dit onderwerp onvermijdelijk ter sprake komen. De inbreng van een deskundig financieel team — en van mensen in specifieke boekhoudfuncties — helpt enorm bij de implementatie van een ERP en bij het voorbereiden van het bedrijf op succes en groei.
- Fusies en overnames: Als onderdeel van de bedrijfsstrategie kan het fuseren met of overnemen van entiteiten een belangrijke focus voor groei en uitbreiding zijn. In deze gevallen zijn je financiële leiders cruciaal in alle fasen, van planning tot integratie. Dit omvat het uitvoeren van boekenonderzoek en financiële modellering.
Een diepere blik op het senior boekhoudteam
Hieronder beantwoorden we enkele van de meest prangende vragen van operationele managers over de structuur van een boekhoudafdeling.
Wanneer is het verstandig om een CFO in te huren?
Als je het gevoel hebt dat je kennis van financiën niet sterk genoeg is om zelf de titel CFO op je te nemen, is dat prima. Het is beter om je zwakke punten toe te geven en een financieel en/of boekhoudteam om je heen op te bouwen dan te proberen een vierkante pen in een rond gat te passen.
De ROI komt later
Als je overweegt of je een CFO moet inhuren, betekent dit meestal dat het tijd is om dat te doen. Eerder is meestal beter; het is echter niet hetzelfde als het inhuren van een verkoper. Je moet hem of haar de tijd geven om je bedrijf te begrijpen en daarna veranderingen door te voeren.
Alle bedrijven hebben één ding gemeen — ze moeten geld verdienen (en het goed beheren) om actief te kunnen blijven. Strategische financiële planning en datagestuurde rapportage vormen de kern van elk succesvol bedrijf, en het inhuren van een CFO is een zekere manier om ervoor te zorgen dat je start-up voortvarend van start gaat.
CFO versus controller: wat is het verschil?
De CFO staat bovenaan de hiërarchie van de financiële afdeling. Terwijl de eerstgenoemde voldoende afstand moet nemen om het grotere geheel te zien en te begrijpen hoe dit kan worden verfijnd en verbeterd, houdt de laatstgenoemde zich bezig met boekhoudfuncties en het optimaliseren van de dagelijkse activiteiten van het bedrijf.
More Articles
Boekhoudmanager versus controller: wat is het verschil?
In kleinere organisaties dragen financiële controllers vaak twee petten en beheren ze mogelijk een klein team van accountants en administratief medewerkers. Voor grotere organisaties is het echter verstandig om boekhoudmanagers in te huren die het personeel aansturen, zodat controllers zich kunnen richten op budgetten, prognoses en andere cruciale rapportages.
Een financiële afdeling met turbokracht vormgeven
Of je nu de financiële afdeling van een klein bedrijf of van een snelgroeiend technologiebedrijf leidt, het aantal manieren waarop je je financiële afdeling kunt structureren zal altijd nuances bevatten die afhangen van je specifieke behoeften.
De eerste vraag die je jezelf moet stellen, is of jij de juiste CFO voor de functie bent of dat het inhuren van iemand voor deze rol je in een betere positie voor groei zou brengen. Van daaruit kun je een strategie ontwikkelen die ervoor zorgt dat je een gezonde functiescheiding hebt, waarbij elk van je boekhoudfuncties door de juiste persoon wordt uitgevoerd en er een perfecte hiërarchie binnen de boekhoudafdeling aanwezig is.
Wil je op de hoogte blijven van alles op het gebied van financiën en boekhouding?
We hebben The CFO Club opgebouwd als het draaiboek dat we altijd al hadden willen hebben in onze eerdere functies binnen de bedrijfsfinanciën. Gedetailleerde informatie over het runnen van de functie—hoe je het doet, wanneer je het doet en welke hulpmiddelen je ervoor het beste kunt gebruiken.
Klinkt dat als iets voor jou? Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologiesector vormgeven.
