Automatisering van te betalen rekeningen: een complete gids
De kosten van de crediteurenadministratie kunnen snel oplopen. Moderne bedrijven gebruiken software voor automatisering van de crediteurenadministratie om de kosten van het runnen van de crediteurenafdeling te minimaliseren.
Software voor AP-automatisering maakt gebruik van technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI), intelligente documentverwerking en natuurlijke taalverwerking. Deze technologieën helpen bij het verwerken van facturen, het nemen van datagestuurde beslissingen en het extraheren en invoeren van gegevens uit facturen in je boekhoudsysteem.
In deze gids leg ik uit wat automatisering van de crediteurenadministratie betekent en hoe dit de werkstroom van de crediteurenadministratie kan stroomlijnen.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Wat is automatisering van de crediteurenadministratie?
Automatisering van de crediteurenadministratie (AP) is het proces waarbij software wordt gebruikt om repetitieve taken te automatiseren. Deze systemen gebruiken moderne technologieën zoals robotische procesautomatisering (RPA), optische tekenherkenning (OCR) en AI om processen te automatiseren.
AP-oplossingen kunnen facturen bijvoorbeeld automatisch koppelen aan inkooporders. Je kunt het systeem ook zo configureren dat facturen automatisch naar een teamlid worden doorgestuurd op basis van je goedkeuringsproces.
AP-oplossingen op locatie versus in de cloud
Oplossingen voor de crediteurenadministratie kunnen zowel op locatie als in de cloud worden gebruikt. AP-software op locatie draait over het algemeen op de hardware-infrastructuur van een bedrijf, terwijl cloudgebaseerde software overal en op elk moment toegankelijk is.
Hoewel cloudgebaseerde oplossingen hun eigen risico's met zich meebrengen (d.w.z. mogelijke datalekken en software-uitval), wegen de voordelen van eenvoudige aanpassing, samenwerking tussen teams en beter inzicht hier vaak tegenop.
Helpt AP-automatisering echt zoveel?
AP-automatisering kan je een aanzienlijk bedrag besparen. Volgens een IOFM-rapport bedragen de gemiddelde kosten voor het verwerken van facturen op basis van volume:
| Factuurvolume | Gemiddelde kosten voor het verwerken van een factuur met automatisering | Gemiddelde kosten voor het verwerken van een factuur zonder automatisering | Verschil in kosten per factuur dankzij automatisering |
|---|---|---|---|
| Minder dan 20,000 | $12.98 | $15.97 | $2.99 |
| 20,000–100,000 | $4.24 | $6.10 | $1.86 |
| Meer dan 100,000 | $3.18 | $3.62 | $0.44 |
Ongeacht je factuurvolume kunnen AP-, factuur- en onkostenautomatisering je over al je facturen heen duizenden dollars besparen. Naast het verlagen van de kosten voor factuurverwerking besparen AP-automatiseringssystemen de AP-afdeling veel tijd en middelen, waardoor medewerkers zich kunnen richten op taken waarvoor een menselijke aanpak nodig is.
Hoe automatisering van de crediteurenadministratie werkt
Het AP-automatiseringsproces begint wanneer je een factuur ontvangt. Een volledige automatiseringsoplossing kan extra informatie uit de factuur halen, de volledige werkstroom van de crediteurenadministratie uitvoeren en de betaling verwerken.
Elk AP-automatiseringssysteem bestaat uit drie onderdelen:
Facturen en ontvangstbewijzen organiseren
Een AP-automatiseringssysteem organiseert facturen uit meerdere bronnen, waaronder facturen in je inbox, facturen die via een leveranciersportaal zijn ontvangen en facturen die op papier naar je zijn verzonden. Het systeem zet papieren facturen om in elektronische facturen.
CFO's die de AP-afdeling willen helpen tijd te besparen door handmatige taken te automatiseren, kunnen vertrouwen op AP-automatiseringssoftware, omdat de AP-afdeling facturen niet langer hoeft te sorteren en organiseren.
Facturen goedkeuren, betalen en koppelen
Nadat de AP-automatiseringssoftware de informatie uit facturen heeft gehaald en in het systeem heeft geplaatst, moeten de relevante leden van het AP-team de factuur goedkeuren.
Het systeem stuurt de factuur automatisch naar het juiste teamlid. Het teamlid moet de factuur controleren op juistheid en naleving van contractuele voorwaarden. In sommige systemen kun je het proces voor het koppelen aan contracten automatiseren, zodat dit voor je wordt gedaan.
Het systeem stuurt de goedgekeurde facturen naar je boekhoudsoftware of ERP-systeem voor betaling.
Zodra de betaling is verwerkt, koppelt het AP-systeem de facturen aan het bedrag en de begunstigden die in het bankafschrift worden vermeld.
Administratie en controle
Alle facturen en betalingen worden aan een database toegevoegd, zodat je er in de toekomst naar kunt verwijzen wanneer dat nodig is. Bovendien helpt het uitvoeren van de volledige crediteurenworkflow met één systeem bij het creëren van een audittrail. Tijdens een audit kun je zonder veel moeite een specifieke factuur of betaling volgen wanneer dat nodig is.
Software voor AP-automatisering versus doe-het-zelfautomatisering
Je kunt een oplossing voor AP-automatisering gebruiken of kiezen voor een doe-het-zelfaanpak. Als je niet technisch onderlegd bent, is het gemakkelijker om software te gebruiken. Voor de doe-het-zelfaanpak is enige technische kennis vereist, zelfs wanneer je een tool zonder code gebruikt.
De gemakkelijkere keuze: software voor AP-automatisering
Softwareoplossingen voor AP-automatisering brengen kosten met zich mee. Maar kies de juiste oplossing en je verdient de kosten ruimschoots terug in de vorm van tijdsbesparing en snellere en efficiëntere processen.
Zo voert software voor crediteurenautomatisering het crediteurenproces uit:
- Factuurgegevens digitaliseren: Software voor AP-automatisering gebruikt OCR om facturen te lezen en om te zetten in digitale gegevens. Je kunt leveranciers ook in staat stellen om rechtstreeks een elektronische factuur in te dienen.
- Facturen matchen: Het systeem vergelijkt factuurgegevens met de bijbehorende inkooporders en ontvangstbewijzen. Geautomatiseerde matching zorgt ervoor dat alle facturen juist zijn en voldoen aan de contractvoorwaarden.
- Factuur ter goedkeuring doorsturen: Het systeem stuurt de factuur op basis van vooraf geconfigureerde regels door naar het relevante teamlid of de relevante afdeling. Je kunt ook waarschuwingen of herinneringen instellen om tijdige goedkeuring te garanderen.
- Betaling: Zodra een factuur als goedgekeurd is gemarkeerd, voert het AP-automatiseringssysteem de betaling uit of plant het deze in op basis van je contractvoorwaarden. Zo benut je de beschikbare krediettermijn en optimaliseer je de kasstroom. Als er een korting voor vroegtijdige betaling beschikbaar is, kan het systeem de betaling ook realtime uitvoeren. Het systeem verzendt de relevante informatie bovendien naar je boekhoudsysteem, dat vervolgens je balans bijwerkt.
- Reconciliatie: Nadat de betalingen zijn uitgevoerd, koppelt het systeem de betalingen aan de bedragen op het bankafschrift om te controleren of het bedrag en de begunstigden juist zijn.
- Rapportage: Een van de beste aspecten van het gebruik van een AP-automatiseringssysteem is inzichtelijke rapportage. Het systeem gebruikt gegevens die tijdens de uitvoering van AP-processen zijn verzameld om gedetailleerde rapporten te genereren. Deze rapporten bevatten informatie over waaraan je bedrijf geld uitgeeft en helpen kansen te identificeren om kosten te beperken.
Software voor automatisering van begin tot eind maakt papieren facturen overbodig. De software neemt de handmatige processen voor haar rekening, zodat je crediteurenafdeling zich kan richten op meer strategische taken.
De portemonnee-eerst-keuze: doe-het-zelf AP-automatisering
Als je AP-processen zelf automatiseert, bespaar je geld, maar het kan behoorlijk tijdrovend zijn.
De eenvoudigste manier om je AP-werkstroom te automatiseren is het gebruik van een automatiseringstool zonder code, zoals Zapier. Je kunt Zapier bijvoorbeeld configureren om informatie uit je facturen te halen. Houd er rekening mee dat het gebruik van een automatiseringstool zonder code verschillende uitdagingen met zich meebrengt. Om te beginnen moet de tool kunnen integreren met andere softwareoplossingen die je gebruikt voor facturering, gegevensinvoer en betalingen.
Als de automatiseringstool niet kan integreren met een van de oplossingen, kun je geen end-to-endautomatiseringsworkflow creëren. Het exacte proces om AP-automatisering zelf in te stellen, hangt af van de tools die je gebruikt. Als je niet zeker weet waar je moet beginnen, is Zapier je beste optie.
Het is echter het beste om te investeren in een complete oplossing voor AP-automatisering als je workflows direct wilt gaan automatiseren en ondersteuning wilt kunnen krijgen wanneer iets niet werkt.
Voordelen van AP-automatisering
Naast het stroomlijnen van de workflow van de crediteurenafdeling biedt AP-automatisering voordelen op meerdere bedrijfsgebieden. Dit zijn de belangrijkste voordelen van AP-automatisering:
Kostenbesparingen
AP-automatisering bespaart op meerdere manieren geld. Automatiseringssystemen integreren bijvoorbeeld met bedrijfsapps, waardoor informatie niet langer handmatig hoeft te worden overgezet.
Een van de belangrijkste voordelen van crediteurensoftware is dat deze fouten helpt voorkomen, waardoor je tijd bespaart die je anders later aan het corrigeren ervan zou besteden.
Omdat je met AP-automatisering facturen sneller kunt verwerken en betalingen sneller kunt uitvoeren, kun je profiteren van kortingen voor vroegtijdige betaling.
Vroegbetaalkortingen verkrijgen kan zonder automatisering een behoorlijke uitdaging zijn—volgens IOFM maakt het merendeel van de bedrijven gebruik van minder dan 21% van de aanbiedingen voor vroegbetaalkorting, en 12% van de bedrijven int helemaal geen vroegbetaalkortingen.
Verbeterde efficiëntie en nauwkeurigheid
Efficiënte processen helpen de kosten van AP-processen te verlagen, goedkeuringscycli te versnellen, middelen toe te wijzen aan taken die meer waarde toevoegen, zoals het analyseren van uitgavenpatronen, en de productiviteit van medewerkers te verbeteren.
Software voor AP-automatisering verbetert ook de nauwkeurigheid, omdat deze niet onderhevig is aan het risico op menselijke fouten zoals je personeel dat wel is. Wanneer je processen voor de crediteurenadministratie automatiseert, verklein je de kans op menselijke fouten, wat voordelig is in de aanloop naar het belastingseizoen.
Nauwkeurigheid is cruciaal, omdat het je helpt compliant te blijven, vertrouwen op te bouwen bij leveranciers en belanghebbenden, en nauwkeurige rapporten te genereren waarmee je verantwoorde financiële beslissingen kunt nemen.
Samenwerking binnen het team
Teams die betrokken zijn bij het vastleggen en goedkeuren van facturen hebben in realtime toegang tot alle facturen en bestanden, wat helpt om werkstromen te stroomlijnen. Hierdoor kunnen teams samenwerken aan facturen zonder het gedoe van het zoeken naar het document, het bevestigen van gegevens via e-mail of telefoon en het omgaan met onnauwkeurigheden.
Alle teams—AP, financiën en boekhouding—kunnen dezelfde gegevens bekijken, ongeacht waar ze zich bevinden. Hierdoor kunnen teams discrepanties sneller oplossen.
Wanneer een leverancier bijvoorbeeld belt over een discrepantie in de betaling, kan AP contact opnemen met de boekhouding en de transactie in het systeem raadplegen zonder de transactie handmatig in het bankafschrift te hoeven opzoeken. Dankzij de gecentraliseerde toegang tot AP-gegevens kunnen zij de vraag van de leverancier gezamenlijk efficiënter oplossen.
Verbeterde tevredenheid van leveranciers
AP-automatiseringssystemen bieden ook voordelen buiten je bedrijf. Leveranciers consequent op tijd betalen zorgt voor een goede verstandhouding, waardoor je een voorkeurspartner wordt. Deze verstandhouding kan van pas komen wanneer je een spoedlevering of een gunst nodig hebt in een lastige situatie.
Datagedreven besluitvorming
Gegevens zijn de brandstof voor de groei van je bedrijf, omdat ze je helpen weloverwogen beslissingen te nemen.
In feite behoren de 40% van de organisaties die datagedreven beslissingen nemen tot de besten in hun vakgebied, vergeleken met organisaties die beslissingen nemen op basis van onderbuikgevoel.
AP-automatiseringsoplossingen consolideren de informatie uit alle transacties in realtime. Ze gebruiken deze informatie om interactieve grafieken en gedetailleerde rapporten te maken.
Deze grafieken en rapporten bieden financiële teams de transparantie, inzichten en mogelijkheid om de financiële benodigde kengetallen te volgen voor strategische beslissingen.
Fraudepreventie
Fraudepreventie is een grote uitdaging.
Dit is waarom: Volgens PwC’s Global Economic Crime and Fraud Survey 2022 krijgt meer dan de helft van de grote bedrijven elk jaar te maken met een vorm van factuurgerelateerde fraude.
Om een beeld te krijgen van hoeveel dit een bedrijf kan kosten: volgens The Financial Professional Census Report 2022, waarvoor 2.750 senior financiële professionals zijn ondervraagd, bedragen de geschatte gemiddelde jaarlijkse kosten van factuurfraude $280,000 per middelgroot bedrijf.
Door AI aangestuurde automatiseringsoplossingen kunnen inconsistenties in transacties identificeren, waardoor de kans kleiner wordt dat deze vormen van fraude slagen. Het systeem controleert alle transacties en wanneer er een afwijking is, stelt het systeem het relevante teamlid op de hoogte.
De beste systemen beschikken over ingebouwde beveiligings- en verantwoordingsfuncties, waardoor het eenvoudiger wordt om fraude te detecteren en de verantwoordelijke persoon te identificeren. Fraudepreventie is cruciaal voor compliance en het beschermen van je activa.
Software voor AP-automatisering implementeren
Over het algemeen is software voor AP-automatisering de sleutel tot het verlagen van de kosten van het automatiseren van AP-processen. Hier zijn enkele snelle implementatietips om je op weg te helpen:
- Bepaal uw vereisten: Wat zijn de doelen van uw bedrijf en hoe zal AP-automatisering helpen? Zoek het antwoord op deze vraag voordat u rondkijkt.
- Stel uw team samen: Net als bij elke softwarelancering moet u een kernteam samenstellen, van belanghebbenden tot IT, inkoop, boekhouding en meer. Bepaal tijdens dit proces wie deel zal uitmaken van uw implementatieteam.
- Doe onderzoek: Wanneer u klaar bent om te beginnen met bouwen of rond te kijken, is het belangrijk om potentiële leveranciers te onderzoeken die aan uw criteria voldoen. Wees niet bang om demo’s aan te vragen als die worden aangeboden en meld u aan voor gratis proefversies om een echt gevoel voor de oplossing te krijgen.
Als u alles bij elkaar heeft, maar nog steeds niet zeker weet hoe u moet beginnen, heb ik enkele van mijn belangrijkste AP-softwareleveranciers samengesteld om u op weg te helpen.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Zet AP op de automatische piloot
AP-teams hebben al meer dan genoeg te doen. In plaats van hen tijd te laten besteden aan handmatige gegevensinvoer en het omzetten van fysieke facturen van leveranciers naar e-facturen, geeft u hen de mogelijkheid om aan strategische taken te werken, zoals het analyseren van kasstromen en uitgavenpatronen.
Gebruik AP-automatiseringssoftware om factuurgoedkeuring, betalingsverwerking en andere handmatige taken in uw workflow te automatiseren. Als u dat doet, kunt u uw totale AP-kosten verlagen, uw AP-team in staat stellen meer te doen en slimmere beslissingen te nemen op basis van echte gegevens.
Vond u dit artikel interessant? Abonneer u dan op de nieuwsbrief van The CFO Club om elke week meer van dergelijke tips in uw inbox te ontvangen.
