Perfecte structuur van de boekhoudafdeling: waarom, wanneer en hoe
De perfecte structuur van de boekhoudafdeling verandert met elke ontwikkeling van je bedrijf... maar één ding staat vast: je kunt niet alles zelf doen.
Ik durf te wedden dat een burn-out en gemiste deadlines je hier hebben gebracht. Financiële leiders zijn immers berucht om hun terughoudendheid om extra personeel aan te nemen. Zoals het bekende citaat luidt: “We zijn vervloekt, want we kunnen de cijfers zien.”
Dit artikel is speciaal geschreven om je te helpen die personeelsbeslissingen te rechtvaardigen en je boekhoudteam op de juiste manier te laten groeien.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Het belang van het kiezen van de juiste structuur
Er zijn maar weinig afdelingen die zo sterk afhankelijk zijn van orde en organisatie als de boekhouding.
Dit zijn de mensen die ervoor zorgen dat je aan de regels voldoet, voorbereid bent op de noodzakelijke financiële stappen en beschikt over de cijfers die je nodig hebt om weloverwogen beslissingen te nemen.
Als dat nog niet genoeg is om je te overtuigen, bedenk dan hoeveel meer datagestuurde inzichten je in je bedrijf zult hebben.
Meer data betekent meer inzichten, die voordelen opleveren op de korte, middellange en lange termijn.
Functies van de boekhoudafdeling
Het boekhoudteam is verantwoordelijk voor veel essentiële financiële functies, waaronder:
- Het vastleggen, volgen en analyseren van de financiële gegevens van je bedrijf
- Het opstellen van verschillende essentiële financiële rapporten en documenten
- Het beheren van belastingen, interne financiële audits en naleving van regelgeving
- Cashflowbeheer
- Het volgen en toewijzen van kapitaal
- Boekhouden
Om dit allemaal goed te doen, zijn tijd, oog voor detail en gespecialiseerde kennis nodig.
Iedereen die heeft geprobeerd al deze zaken zelf te regelen, weet dat het op zijn best moeilijk is om dit alleen te doen en onmogelijk wordt zodra je een bepaald groeitempo bereikt.
Als je iemand bent die alles zelf wil doen
Als je ervan overtuigd bent dat je alles zelf kunt doen… misschien heb je gelijk. Maar je hebt hulp nodig. Dit is de beste boekhoudsoftware die je kunt krijgen, beoordeeld door mijn team en mij:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Laten we nu dieper ingaan op de belangrijkste functies van het boekhoudteam.
Als je alleen op zoek bent naar advies over teambuilding, kun je doorgaan naar het gedeelte met praktisch advies; als deze wereld nog relatief nieuw voor je is, zul je baat hebben bij het lezen van het volgende.
Boekhouden
Boekhouden is het proces van het vastleggen van je financiële informatie, waaronder:
- Inkomstenbronnen
- Te betalen rekeningen
- Te ontvangen rekeningen
- Verliezen
- Inclusief relevante bedragen, datums en referenties
Boekhouders volgen boekingen chronologisch aan de hand van documenten zoals verkoopbonnen, inkooporders en facturen.
De boekhoudcyclus bestaat uit 8 stappen; boekhouden richt zich echter voornamelijk op de eerste vier:
- Financiële transacties analyseren en elke transactie aan de juiste rekening toewijzen
- Journaalposten aanmaken
- Boekingen in het grootboek verwerken
- Aan het einde van elke periode een aansluiting uitvoeren
Nauwkeurige administratie vormt de basis van financiële gezondheid en maakt slimme en tijdige besluitvorming mogelijk. Bovendien maakt een goede boekhouder het leven voor iedereen gemakkelijker wanneer de belastingdienst langskomt.
Salarisadministratie
Tot de taken van de salarisadministratie behoren:
- Betalingen aan werknemers uitvoeren
- Namens hen belastingen betalen
- Administratie bijhouden van inhoudingen, stimulansen, betalingen en bedrijfsvoordelen
Laten we naar een voorbeeld kijken.
Gerald en zijn maat Brett hebben een bedrijf opgezet als partnerschap en hebben één interne werknemer in dienst genomen om hun financiën te regelen.
De ironie? De enige persoon voor wie ze de salarisadministratie moeten uitvoeren, is hun accountant. Als ze dat niet doen, krijgen ze te maken met hoge boetes en sancties.
Bij eenmanszaken en partnerschappen hoeven de eigenaar(s) geen salarisadministratie voor zichzelf te voeren, maar wel voor iedereen met een contract. Bij vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid en corporaties moet je de salarisadministratie voeren voor jezelf, je bestuurders en je werknemers.
Financiële overzichten
Het opstellen van financiële overzichten is als een bloedonderzoek laten doen: een noodzakelijk kwaad voor een goede (organisatorische) gezondheid.
Ze informeren investeerders en besluitvormers over winst, kasstromen, schulden en groei. Voorbeelden van financiële overzichten zijn:
- Balans (of overzicht van de financiële positie): Een overzicht van de activa, passiva en het eigen vermogen van je bedrijf
- Winst-en-verliesrekening: Kwartaal- en jaaroverzichten met omzet, kosten, nettowinst en inkomsten
- Kasstroomoverzicht: Een overzicht waarmee je in één oogopslag kunt zien hoe gezond je bedrijf is, met drie onderdelen: operationele activiteiten, investeringsactiviteiten en financieringsactiviteiten
Belanghebbenden gebruiken deze formele documenten om te meten hoe effectief kasmiddelen, activa, passiva en eigen vermogen worden beheerd. Als je bedrijf in de problemen zit, zou je dat op tijd moeten kunnen signaleren, onderzoeken en oplossen — op voorwaarde dat je boekhouding op orde is. Schuldeisers, auditors en de IRS verwijzen ook naar deze rapporten om de winstgevendheid te meten en naleving te waarborgen.
Interne controles
Sterke financiële controles zijn essentieel voor naleving, beveiliging, het beheer van middelen en de langetermijnbestendigheid van een organisatie.
Het weigeren om interne controles in te voeren creëert een onvermijdelijk risico op fraude of een grote fout die een bedrijfseigenaar en bestuurders ernstig in financiële en juridische problemen kan brengen.
Bedrijfsschatkist
Het team voor kasbeheer is verantwoordelijk voor het waarborgen dat een bedrijf voldoende liquide middelen heeft om aan zijn onmiddellijke behoeften te voldoen. Dit omvat:
- Het uitvoeren van grondige prognoseactiviteiten
- Het optimaliseren van het gebruik van krediet
- Het verminderen van schulden
- Het vinden van de beste investeringsmogelijkheden
Belastingaangiften
Een van de makkelijkste manieren om je bedrijf te sluiten, is door de jaarlijkse belastingaangifte te verknoeien, enorme boetes op te lopen en je kasstroom niet weer op orde te kunnen krijgen.
Tenzij je een piepkleine eenmanszaak met minimale overheadkosten hebt, is het meestal de moeite waard om een gecertificeerde openbaar accountant (CPA) in te huren om toezicht te houden op het opstellen en indienen van belastingaangiften.
Zoals het oude gezegde luidt: beter het zekere voor het onzekere nemen.
De structuur van je boekhoudafdeling opbouwen
Een strategische benadering van je bedrijf is een van de slimste manieren om systemen en processen in je onderneming in te bouwen die haar voorbereiden op winstgevendheid op lange termijn. De manier waarop je je financiële afdeling structureert en opbouwt, is niet anders.
Dit zijn enkele van de belangrijkste boekhoudfuncties:
- Financieel directeur: Dat ben jij. Je werkt rechtstreeks samen met de CEO en stuurt alle financiële elementen van een bedrijf aan: beleid vaststellen, financiële en operationele strategieën ontwikkelen, de operationele efficiëntie verbeteren en rapporten gebruiken om beslissingen te nemen.
- Manager kasbeheer: Houdt toezicht op wijzigingen in regelgeving, handhaaft het financiële beleid en onderhoudt relaties met schuldeisers en investeerders.
- Financieel controleur: Stelt maandelijkse rapporten op, stelt financiële overzichten op en houdt toezicht op de salarisadministratie. Daarnaast beheert deze persoon de dagelijkse activiteiten (waaronder het personeel) en neemt hij of zij de verantwoordelijkheid voor naleving op zich.
- Accountant: Beheert het grootboek, stelt dagelijkse rapporten op, verzorgt belastingen en verwerkt de salarisadministratie.
- Administratief medewerker: Voert gegevens in, waaronder het boeken van kasontvangsten, het bijhouden van Excel-spreadsheets of het gebruiken van boekhoudsoftware, en het afdrukken van cheques. Veel kleinere bedrijven hebben twee administratief medewerkers: één voor crediteuren en één voor debiteuren.
Andere veelvoorkomende functies binnen de boekhouding zijn:
- Financieel analist
- Interne auditmanager
- Manager krediet en incasso
- Inkoopmanager
- Manager boekhouding
Hoe financiële functies samenwerken
Hoe kleiner je bedrijf, hoe waarschijnlijker het is dat je op een paar mensen of een externe dienstverlener vertrouwt om alle boekhoudkundige taken uit te voeren.
Naarmate je groeit, neemt de werkdruk aanzienlijk toe en moet je gekwalificeerde mensen voor elke functie aannemen en een hiërarchie opzetten. Ik weet wat je denkt: eindelijk het interessante deel!
Lees verder voor best practices voor de structuur van een boekhoudafdeling.
De organisatiestructuur van de boekhoudafdeling van je bedrijf kiezen
De omzet, leeftijd en omvang van je bedrijf bepalen onvermijdelijk de structuur en vereisten van je financiële afdeling.
Het spreekt voor zich dat een start-up doorgaans niet dezelfde middelen nodig heeft of tot zijn beschikking heeft als multinationale organisaties. Houd er daarom rekening mee dat deze informatie niet voor elk bedrijf op dezelfde manier toepasbaar is.
Andere veelvoorkomende factoren zijn:
- De sector waarin je actief bent
- Hoe oud je bedrijf is
- Hoeveel werknemers je hebt
- Aantal geografische locaties
Al deze factoren spelen een rol bij de opbouw en structurering van je financiële team.
Laten we bekijken hoe een van de belangrijkste factoren - de leeftijd en fase van een bedrijf - invloed kan hebben op de structuur van de financiële afdeling.
Start-up
In de meeste gevallen richten start-ups zich op groei en schaalbaarheid, met als doel een bedrijfsmodel te ontwikkelen dat hoge winsten kan genereren. Een kleiner personeelsbestand leidt er meestal toe dat oprichters en sleutelmedewerkers meerdere petten op hebben.
Hoewel je de taken van de CFO of penningmeester deelt met andere medewerkers in de beginfase, kun je het beste investeren in goede boekhoudsoftware om de informatie gecentraliseerd te houden.
Naarmate de groei toeneemt, wordt een groot deel van je financiële team mogelijk uitbesteed aan gespecialiseerde dienstverleners. Als start-up zijn je belangrijkste financiële aandachtspunten meestal:
- De salarisadministratie op tijd laten verlopen en tegelijkertijd voldoen aan de regels voor belastinginhouding.
- Een scherp inzicht en strikt overzicht houden van de kasstroom van het bedrijf, waaronder crediteuren en debiteuren.
- De uitgaven van het bedrijf monitoren om ervoor te zorgen dat er tijdens de groeifase geen onredelijke kosten ontstaan.
Als je een enorme en snelle groei doormaakt, is het verstandig om een wervingsplan voor de boekhoudafdeling op te stellen en dit uit te voeren zodra de werkdruk onhoudbaar wordt.
Klein bedrijf
De term “klein bedrijf” kan enigszins misleidend zijn.
In de VS definieert de Small Business Administration (SBA) een klein bedrijf als een bedrijf met minder dan 500 werknemers... en daar valt 99.9% van alle bedrijven in de Verenigde Staten onder.
Houd er rekening mee dat de strategische doelstellingen van een klein bedrijf afhangen van de doelstellingen van de eigenaar(s), maar winstgevendheid is altijd een centraal doel. Naarmate je bedrijf groeit, moet je een volwaardige financiële afdeling serieuzer overwegen.
Ik richt me op kleine bedrijven met een omzet van $2-10M.
De structuur van je boekhoudafdeling kan nog steeds vrij slank zijn, zolang deze voor jou werkt—specialisten in salarisadministratie en boekhoudmanagers kunnen boekhoudkundige taken voor kleine bedrijven blijven uitvoeren, zoals het opzetten van rapportagedashboards om KPI's in de gaten te houden. In dit stadium kunnen de CFO en controller zich richten op het grotere strategische geheel, waaronder rapportage per afdeling of operationele rapportage.
Grote bedrijven
Grote bedrijven, dus bedrijven met meer dan 500 werknemers en vestigingen over de hele wereld, richten zich meestal op uitbreiding naar nieuwe markten en efficiëntie (of op zijn minst kostenreductie).
Als dat nog niet is gebeurd, wil je je organisatiestructuur stroomlijnen en optimaliseren. Een belangrijk doel is om de C-suite, en specifiek de CFO, in staat te stellen zich te richten op langetermijnstrategieën. Overweeg een vicepresident Financiën aan te stellen die toezicht houdt op de financiële gezondheid van het bedrijf, waaronder financiële planning en rapportage, evenals risicobeheer.
De belangrijkste doelen voor grotere bedrijven hangen af van de bedrijfsdoelstellingen, maar kunnen het volgende omvatten:
- Belangrijke operationele hulpmiddelen centraliseren: Als je bedrijf niet de kracht van een ERP benut, zal dit onderwerp onvermijdelijk ter sprake komen. De inbreng van een deskundig financieel team — en van mensen in specifieke boekhoudkundige functies — helpt aanzienlijk bij de implementatie van ERP en bij het voorbereiden van het bedrijf op succes en groei.
- Fusies en overnames: Als onderdeel van de bedrijfsstrategie kan het fuseren met of overnemen van entiteiten een belangrijk aandachtspunt zijn voor groei en uitbreiding. In deze gevallen zijn je financiële leiders van cruciaal belang in alle fasen, van planning tot integratie. Dit omvat het uitvoeren van due diligence en financiële modellering.
Het senior boekhoudteam nader bekeken
Hieronder beantwoorden we enkele van de meest prangende vragen van bedrijfsleiders over de structuur van de boekhoudafdeling.
Wanneer is het verstandig om een CFO in te huren?
Als je het gevoel hebt dat je kennis van financiën niet sterk genoeg is om zelf de titel CFO op je te nemen, is dat prima. Het is beter om je zwakke punten toe te geven en een financieel en/of boekhoudkundig team om je heen op te bouwen dan te proberen een vierkante pin in een rond gat te passen.
Alle bedrijven hebben één ding gemeen — ze moeten geld verdienen (en het goed beheren) om zaken te kunnen blijven doen. Strategische financiële planning en datagedreven rapportage vormen de kern van elk succesvol bedrijf, en het inhuren van een CFO is een zekere manier om ervoor te zorgen dat je startup goed uit de startblokken komt.
CFO versus controller: wat is het verschil?
De CFO staat bovenaan de hiërarchie van de financiële afdeling. Terwijl eerstgenoemde voldoende afstand moet nemen om het grotere geheel te zien en te begrijpen hoe verbeteringen kunnen worden aangebracht, houdt laatstgenoemde zich bezig met boekhoudkundige functies en het optimaliseren van de dagelijkse activiteiten van het bedrijf.
Boekhoudmanager versus controller: wat is het verschil?
In kleinere organisaties hebben financiële controllers vaak twee petten op en geven ze mogelijk leiding aan een klein team van boekhouders en administratief medewerkers. Voor grotere organisaties is het echter verstandig om boekhoudmanagers in te huren die het personeel aansturen, zodat controllers zich kunnen richten op budgetten, prognoses en andere kritieke rapportages.
Een uiterst krachtige financiële afdeling vormgeven
Of je nu de financiële afdeling van een klein bedrijf of van een snelgroeiend technologiebedrijf leidt, de manier waarop je je financiële afdeling kunt structureren zal altijd nuances kennen, afhankelijk van je specifieke behoeften.
De eerste vraag die je jezelf moet stellen, is of jij de juiste CFO voor de functie bent of dat het aannemen van iemand voor deze rol je in een betere positie zou brengen voor groei. Van daaruit kun je een strategie ontwikkelen die zorgt voor een gezonde scheiding van verantwoordelijkheden, waarbij elk van je boekhoudkundige functies door de juiste persoon wordt uitgevoerd en er een perfecte hiërarchie binnen de boekhoudafdeling aanwezig is.
Wil je op de hoogte blijven van alles op het gebied van financiën en boekhouding?
We hebben The CFO Club opgebouwd als het draaiboek dat we altijd hadden willen hebben in onze voormalige functies binnen de bedrijfsfinanciën. Gedetailleerde informatie over het uitvoeren van de functie—hoe je het doet, wanneer je het doet en met welke tools je dat het beste kunt doen.
Klinkt dat als iets voor jou? Abonneer je op onze gratis nieuwsbrief voor deskundig advies, handleidingen en inzichten van financiële leiders die de technologie-industrie vormgeven.
