7 ERP-succesverhalen & Wat je ervan kunt leren
De manier waarop je software voor bedrijfsresourceplanning (ERP) implementeert, maakt een wereld van verschil voor de effectiviteit ervan in je financiële processen. Terwijl ik de bedrijven bespreek die een ERP succesvol hebben geïmplementeerd, zul je enkele patronen opmerken.
Het succes van meerdere bedrijven op de lijst werd gedreven door de aanwezigheid van een sterk leiderschapsteam, dat actief deelnam aan de implementatie en werkte volgens een realistisch implementatieplan. Je kunt ideeën uit hun aanpak overnemen om ervoor te zorgen dat de ERP-implementatie van je bedrijf vlekkeloos verloopt.
Waarom ERP-implementaties belangrijk zijn
ERP-systemen zijn fantastisch, maar implementaties kunnen mislukken. Wanneer dat gebeurt, kosten ze het bedrijf tijd, energie en behoorlijk wat geld.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Mission Produce is een wereldwijde leverancier van avocado's die het hele jaar door rijpe avocado's verkoopt. In 2022 stond Mission Produce voor aanzienlijke uitdagingen bij het waarmaken van zijn missie om verrukkelijk fruit te leveren (ja, avocado's zijn fruit). De reden? Een mislukte ERP-implementatie.
Dit kostte het bedrijf zijn reputatie en $3.8 million, dat werd betaald aan een consultant om het ERP-systeem te herstellen.
1. Fulton & Roark
Fulton & Roark vertrouwde vroeger op spreadsheets om de voorraad bij te houden en op Sage Live voor de boekhouding. Medeoprichters Kevin Keller en Allen Shafer beseften dat deze systemen hun omzetgroei van dubbele cijfers jaar-op-jaar niet konden ondersteunen — ik weet het, een geweldig probleem om te hebben.
Dit is waarom: spreadsheets konden geen rekening houden met veranderende voorraadkosten, terwijl Sage werkstromen miste om de kostprijs van verkochte goederen (COGS) vast te leggen. Dit leidde tot veel handmatige gegevensinvoer en minder vertrouwen in de nauwkeurigheid van de gegevens.
Om dit op te lossen, besloten de medeoprichters de gegevens en werkstromen te centraliseren met NetSuite ERP. Slechts drie weken na de implementatie zagen de medeoprichters aanzienlijke verbeteringen op de volgende gebieden:
- Boekhouding: Ze konden fouten bij het invoeren van voorraadgegevens sneller opsporen.
- Administratie: Het bedrijf kon boekhoudkundige taken uitvoeren zonder afhankelijk te zijn van externe accountants.
- Kostenbeheersing: Het bedrijf kon de omzet jaar-op-jaar met ongeveer 50% verhogen zonder het personeelsbestand uit te breiden.
- Financiën: De medeoprichters hadden beter inzicht in marges en voorraad.
Redenen voor succes
De betrokkenheid van het management bij de implementatie van het ERP-project was cruciaal in het geval van Fulton & Roark. Bovendien moedigden de initiatieven en actieve deelname van de medeoprichters aan de implementatie van het ERP de acceptatie door medewerkers aan, wat bijdroeg aan het succes van het project.
2. N&N Moving Supplies
N&N Moving Supplies is een familiebedrijf dat handelt in verhuisapparatuur en -benodigdheden voor de groothandel. In minder dan tien jaar was het bedrijf uitgebreid van één locatie in Georgia naar meerdere locaties in de VS (en was het personeelsbestand verviervoudigd).
Als klein bedrijf gebruikte N&N QuickBooks en een externe salarisadministrateur om urenregistraties en salarisadministratie te beheren. QuickBooks kon de snel veranderende behoeften van N&N niet bijhouden, dus wendden de medeoprichters zich tot NetSuite ERP en een tijdklokoplossing van NOVATime, een NetSuite-partner, om de boekhoudkundige en salarisadministratieprocessen te beheren.
N&N wist de verwerkingstijd van de salarisadministratie na de implementatie van het ERP met 84% te verkorten. Het bedrijf kon ook sneller rekeningen afstemmen en arbeidskosten eenvoudiger op alle locaties bijhouden.
Redenen voor succes
Integratie met een externe partner was essentieel om de functieset van het ERP af te stemmen op de behoeften van N&N. Bovendien waren het creëren van draagvlak onder medewerkers door training en hun actieve betrokkenheid bij het proces van het kiezen en implementeren van de ERP-oplossing belangrijke factoren in het succesverhaal van N&N.
3. Cadbury
Cadbury, een Brits multinationaal zoetwarenbedrijf dat momenteel eigendom is van Mondelez International, had verschillende zorgen die de implementatie van een ERP rechtvaardigden. De belangrijkste uitdagingen hadden betrekking op productie- en distributievereisten tijdens een periode van sterke groei.
De problemen van Cadbury resulteerden in wat SAP “een van de grootste wereldwijde ERP-implementaties” noemt. De ERP-implementatie hielp Cadbury processen op 16 locaties te standaardiseren en 13 productieactiviteiten binnen het bedrijf te consolideren.
Uiteindelijk hielp een succesvolle ERP-implementatie Cadbury om de operationele kosten te verlagen en de productie-efficiëntie te verbeteren in de hele toeleveringsketen — oftewel: het project was geslaagd.
Redenen voor succes
Het ERP-succes van Cadbury maakte deel uit van een vijfjarig IT-transformatieproject. Het implementatieproces verloopt niet altijd soepel, maar als je vastberaden bent en bereid bent om meerdere koerswijzigingen door te voeren, is de kans op succes groter, net als bij Cadbury.
4. Nestlé
Nestlé is het grootste voedingsmiddelen- en drankenbedrijf ter wereld. Het Zwitserse bedrijf besloot in 1997 een ERP-implementatieproject te starten met de naam BEST (Bedrijfsexcellentie door systeemtechnologie), dat in 2003 moest worden afgerond. De implementatiereis van Nestlé bracht echter meerdere uitdagingen met zich mee.
SAP was het ERP-systeem van Nestlé's keuze. De CEO van Nestlé werkte zelf samen met leidinggevenden uit meerdere afdelingen, waaronder financiën en distributie, om een team van belanghebbenden samen te stellen voor de implementatie van SAP. Het team was zeker van één ding: de implementatie zou bedrijfsprocessen reorganiseren en een verandering veroorzaken in de manier waarop Nestlé opereert.
Het team van belanghebbenden slaagde er echter niet in om medewerkers het gevoel te geven dat ze betrokken waren en duidelijk te communiceren welke gevolgen deze verandering voor hen zou hebben. Dit leidde tot wrevel onder de medewerkers. Na drie jaar werd het project stilgelegd en bereikte het personeelsverloop 77%.
Nestlé besloot het proces opnieuw te starten en zorgde er deze keer voor dat de divisiehoofden betrokken werden en alle medewerkers volledig op de hoogte waren van de verwachte veranderingen. Deze keer pakte het goed uit. In 2002 had Nestlé $325 miljoen aan operationele kosten bespaard.
Redenen voor succes
Nestlé maakte aanvankelijk fouten, maar wist het probleem te herkennen en op te lossen in plaats van het implementatieproces volledig op te geven, zoals sommige bedrijven doen.
Een perfect voorbeeld van waarom draagvlak onder medewerkers cruciaal is voor een succesvolle ERP-implementatie.
5. ABC Compounding
ABC Compounding produceert vloeibare producten en aerosolproducten voor meerdere sectoren. In tegenstelling tot andere bedrijven op deze lijst beschikte ABC Compounding al over een ERP-oplossing (ProcessPro), maar die miste essentiële functies zoals planning, roostering en MRP (planning van materiaalbehoeften).
Gelukkig had Myra Huger, de informatiedirecteur van ABC, bij haar vorige bedrijf Sage ERP X3 gebruikt en was ze bekend met de uitgebreide functionaliteiten van het ERP-systeem. Het bedrijf ging een samenwerking aan met een lokale Sage-partner om te helpen bij de implementatie.
Dankzij hun ervaren partner kon het bedrijf snel overstappen op Sage ERP en zich aan de ambitieuze implementatieplanning houden.
Redenen voor succes
Myra's ervaring met Sage, in combinatie met een ervaren implementatiepartner aan hun zijde, waren belangrijke drijfveren voor de succesvolle implementatie bij ABC Compounding.
Een expert in je team hebben — intern of extern — die het proces kan begeleiden en je medewerkers training kan geven, draagt sterk bij aan een succesvolle ERP-implementatie.
6. Hormel Foods
Hormel Foods produceert, verwerkt en distribueert wereldwijd verschillende voedingsmiddelen en vleesproducten. Het bedrijf had zijn systemen al jaren niet bijgewerkt en vertrouwde op meerdere tools die niet goed op elkaar aansloten. De vorige ERP-upgrade had zelfs meer dan 15 jaar eerder plaatsgevonden, toen Hormel besloot zijn verouderde systemen te moderniseren en te standaardiseren.
KPMG werd ingeschakeld om Hormel te ondersteunen bij het standaardiseren van zijn processen en het verbeteren van de datakwaliteit door Oracle Cloud ERP te implementeren. Na de implementatie beschikte Hormel over één uniform systeem dat hielp om bedrijfsprocessen en gegevens te standaardiseren, besluitvorming te stroomlijnen en een geconsolideerd overzicht van gegevens binnen de verschillende bedrijfsonderdelen te verkrijgen.
Redenen voor succes
De assistent-controller van het bedrijf, Eldom Quan, schrijft de succesvolle implementatie toe aan teamwork onder de medewerkers van Hormel Foods en de expertise van KPMG. De twee teams waren zo nauw met elkaar verweven dat Eldom zegt dat je tijdens hun samenwerking niet kon vaststellen wie van Hormel was en wie van KPMG.
Duidelijk is dat draagvlak onder medewerkers en teamwork essentieel zijn voor een succesvolle implementatie van ERP-software.
7. Cisco Systems
De productie- en financiële teams van Cisco gebruikten verouderde Oracle-software voor hun dagelijkse werkzaamheden; hoewel deze volstond om het werk gedaan te krijgen, begonnen de IT-, operationele en managementteams van het bedrijf de behoefte te voelen om de architectuur van het bedrijf te moderniseren.
De ondersteuningskosten van Cisco bleven stijgen en de verouderde software maakte het integreren van functieverbeteringen en andere software tijdrovend en moeilijk. De wens om te veranderen ging echter gepaard met een grote uitdaging — de behoefte van het bedrijf aan ononderbroken toegang tot bedrijfsgegevens.
Met hulp van leidinggevenden (en zorgvuldige planning) stond Cisco op het punt om zijn nieuwe systeem tijdens een feestdagenweekend in 2003 live te laten gaan, een volledige dag eerder dan oorspronkelijk gepland.
Redenen voor succes
Cisco is van mening dat zijn succes werd gedreven door “onwrikbare steun en actieve betrokkenheid van leidinggevenden en een bedrijfsbrede inzet om te slagen in dit grootschalige moderniseringsproject”.
Het implementatieteam volgde elk onderdeel van het plan en voerde repetities met het hele team uit om risico’s te beperken en verrassingen te voorkomen.
Beste werkwijzen voor ERP-implementatie
Toen ik deze implementaties onderzocht, ontdekte ik enkele gemeenschappelijke thema’s:
Formuleer duidelijke doelstellingen
Formuleer specifieke, meetbare doelstellingen die je verwacht dat je ERP-systeem bereikt. Heb je een ERP nodig om voorraadbeheer te stroomlijnen, de nauwkeurigheid van gegevens te verbeteren of een betere klantenservice te bieden? Zodra je je doel kent, definieer je een meetwaarde om de voortgang te volgen.
Je doel kan bijvoorbeeld zijn om de orderverwerkingstijd binnen zes maanden na de ERP-implementatie met 30% te verlagen. Door deze details (samen met belangrijke belanghebbenden) vast te stellen voordat je met de implementatie begint, kun je doelgericht in de juiste richting bewegen.
Zorg voor draagvlak bij het management en medewerkers
Echt draagvlak bij het management is cruciaal, omdat ERP-implementatie een aanzienlijke investering in tijd, geld en middelen vereist — zaken waar leidinggevenden controle over hebben.
Als je draagvlak bij het management wilt creëren:
- Breng de voordelen en verwachte ROI van ERP-implementatie in kaart
- Deel je strategie voor risicobeperking
- Laat zien hoe ERP-implementatie aansluit bij de strategische doelstellingen van het bedrijf
In veel gevallen verloopt een implementatieproject natuurlijk van bovenaf — in dat geval moet het management medewerkers bij elke implementatiefase betrekken, van planning tot uitvoering.
Onthoud: draagvlak onder medewerkers is net zo belangrijk, anders kunnen medewerkers zich gekrenkt voelen en ontslag nemen, zoals in het geval van Nestlé.
Kies het juiste ERP-systeem en de juiste leverancier
Het kan misgaan wanneer je een ERP-oplossing implementeert die niet aan je verwachtingen voldoet, zelfs als je al het andere goed hebt aangepakt. Voordat je een ERP-leverancier kiest, beoordeel je hun ervaring in de sector, productroadmap, schaalbaarheid en ondersteuningsdiensten. Voer vervolgens een fit-gap-analyse uit door hiaten in je huidige processen te identificeren en deze te vergelijken met de functies en mogelijkheden van het ERP-systeem die deze hiaten kunnen overbruggen.
Bereken bij het selecteren van een ERP de totale eigendomskosten. Tel de oorspronkelijke aanschafprijs, implementatiekosten, doorlopende kosten zoals onderhoud en verborgen kosten zoals verandermanagement en mogelijke uitvaltijd tijdens de implementatie bij elkaar op.
Vraag de leverancier om referenties van klanten. Succesvolle, recente implementatieverhalen binnen jouw sector kunnen jou en je team veel vertrouwen geven in de levensvatbaarheid van het product voor jouw bedrijf.
Als je nog geen systeem hebt, begin dan hier met je zoektocht naar een leverancier. Dit zijn momenteel de beste ERP-systemen op de markt:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Ontwikkel een realistisch implementatieplan
Elk bedrijf is anders en implementeert ERP onder zijn eigen unieke omstandigheden. Nestlé deed er jaren over om de implementatie te voltooien, terwijl Cisco het systeem in één weekend uitrolde. Zorg ervoor dat je je implementatieplan opstelt op basis van jouw specifieke omstandigheden.
Overweeg om te beginnen met een pilot binnen een klein segment of met specifieke modules. Voer aanpassingen door op basis van feedback terwijl je de uitrol verder uitbreidt.
Bij het opstellen van een implementatieplan moet je behoorlijk wat zaken regelen, zoals:
- Implementatiemijlpalen vaststellen
- Risico’s identificeren en beperken
- Het plan communiceren met medewerkers en belanghebbenden
- Training
- Voorbereiding op de livegang
Betrek teamleden die uit eerste hand aan processen werken die door het ERP zullen veranderen. Dit helpt je bij het opstellen van een realistisch implementatieplan dat zowel ambitieus als praktisch is.
Monitoren en evalueren
Ook na de implementatie kunnen systemen en processen uitvallen. Monitor technische en kwalitatieve meetwaarden na de implementatie om de systeemprestaties, gebruikersadoptie, procesefficiëntie en financiële resultaten te volgen. Verzamel feedback van gebruikers over hun ervaring met het ERP-systeem om gebieden te identificeren waarop je verbeteringen kunt aanbrengen, of vraag hulp aan de leverancier.
Monitor ook de introductie van nieuwe functies en functionaliteiten voor je ERP en bied regelmatig trainingsmogelijkheden aan wanneer deze worden uitgerold, zodat je medewerkers het ERP-platform optimaal kunnen benutten.
Wendbaarheid is cruciaal voor succes
Jouw implementatietraject zal waarschijnlijk heel anders verlopen dan dat van anderen. Je krijgt te maken met unieke uitdagingen, waarvan sommige mogelijk in geen enkel implementatiehandboek worden beschreven. Wees daarom voorbereid om tijdens het implementatieproces wendbaar te zijn. Deze wendbaarheid helpt je om het implementatieplan snel aan te passen aan veranderende omstandigheden en de kans op succes in jouw voordeel te vergroten.
Vond je dit interessant? Abonneer je op de nieuwsbrief van The CFO Club om elke week inzichten en deskundig advies van financiële experts en leiders uit de sector te lezen.
