Key Takeaways
Akceptowanie zmian: My, ludzie, jesteśmy niedoskonali i mamy tendencję do zbyt długiego trzymania się przegranych rozwiązań. Uznaj potrzebę zmiany i wykorzystaj korzyści płynące z modernizacji.
Planowanie z wyprzedzeniem: Przygotuj się do przejścia, określając cele, ustalając harmonogram i zapewniając zgodność danych, aby ułatwić zmianę na nowe oprogramowanie księgowe.
Poszukiwanie wsparcia: Skontaktuj się z działem obsługi klienta, weź udział w szkoleniach i zaangażuj członków zespołu, aby ułatwić proces zmiany oprogramowania księgowego.
Sprawdzanie możliwości: Przetestuj nowe oprogramowanie księgowe przed podjęciem ostatecznej decyzji, aby upewnić się, że spełnia potrzeby Twojej firmy i jest zgodne z jej operacjami finansowymi, zapewniając optymalną wydajność.
Wykorzystanie możliwości rozwoju: Wykorzystaj możliwość rozwoju i usprawnienia procesów, przechodząc na oprogramowanie księgowe oparte na chmurze, aby zwiększyć wydajność i skalowalność działań biznesowych.
Próba zmiany oprogramowania księgowego może czasami przypominać próbę wyjścia z nieudanego związku. Być może obecne rozwiązanie się nie sprawdza, być może już z niego wyrosłeś albo potrzebujesz przejść na chmurowe oprogramowanie księgowe. Jednak podjęcie decyzji o przejściu na coś nowego wydaje się po prostu… trudne.
Chcę pokazać Ci dokładnie, jak zmienić pakiet oprogramowania księgowego w sposób, który sprawi, że cały proces będzie możliwie bezbolesny.
Zanim dokonasz zmiany: przygotowania
Wiesz już, że musisz dokonać zmiany. Zanim jednak wybierzesz pierwszego nowego dostawcę oprogramowania z wyników wyszukiwania, musisz stworzyć podstawy do przeprowadzenia tej transformacji.
Oto przygotowania, które musisz wykonać, aby płynnie przeprowadzić zmianę:
1. Zidentyfikuj problemy
Istnieje powód, dla którego sprawdzasz, jak przejść na nowy system księgowy. Być może niektóre elementy obecnego systemu nie działają tak, jak powinny, brakuje w nim funkcji, których potrzebujesz, wsparcie jest niewystarczające albo występuje dowolna liczba innych powodów.
Pierwszym kluczowym krokiem jest nazwanie i możliwie szczegółowe określenie tych problemów. Nie twórz ogólnej listy; bądź konkretny i precyzyjny.
Zły przykład: Słabe możliwości raportowania
Dobry przykład: Brak możliwości utworzenia niestandardowego raportu, który automatycznie generuje kluczowe wskaźniki KPI na potrzeby kwartalnego raportowania dla zarządu
Warto również przeprowadzić analizę nowych funkcji, które stają się coraz powszechniejsze, a z których być może wcześniej nie korzystałeś, takich jak narzędzia automatyzacji, które mogą pomóc usprawnić procesy zobowiązań i należności. Niektóre są dostępne online, podczas gdy inne działają lokalnie.
2. Porozmawiaj z interesariuszami
Zmiana oprogramowania księgowego wpływa nie tylko na zespół finansowy. W firmie prawdopodobnie jest wielu interesariuszy, którzy odczują pewne zmiany w wyniku tej decyzji, dlatego ważne jest poznanie ich opinii.
Mogą to być użytkownicy z innych działów, którzy zarządzają danymi wprowadzanymi do obecnego oprogramowania księgowego, członkowie kadry kierowniczej interpretujący raporty generowane przez oprogramowanie lub zespoły FP&A, które wykorzystują dane księgowe jako podstawę do tworzenia swoich prognoz.
Po zidentyfikowaniu tych użytkowników omów z nimi potencjalną zmianę i poproś ich o opinie na temat tego, co chcieliby zobaczyć w nowym rozwiązaniu programowym.
Have an account? Log In
3. Przeanalizuj alternatywy
Mając szczegółową listę wszystkich problemów, które musisz rozwiązać, oraz osób, których zadowolenie musisz zapewnić, możesz rozpocząć analizę alternatyw. W internecie dostępnych jest wiele przewodników po najlepszym oprogramowaniu księgowym i niemal na pewno właśnie od nich zaczniesz poszukiwania.
Opcje do rozważenia
Nasz zespół ocenił dostępne na rynku rozwiązania, a te okazały się najlepszymi narzędziami księgowymi:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Nie musisz jednak na tym poprzestawać.
Jednym z najlepszych źródeł informacji są obecni użytkownicy. Mogą to być byli współpracownicy, kontakty z LinkedIna lub członkowie branżowych grup Slacka, do których należysz. Istnieje duża szansa, że inne osoby miały do czynienia z tymi samymi problemami.
Dowiedz się, co zrobili, i sprawdź, czy wybrane przez nich oprogramowanie księgowe może być odpowiednie dla Ciebie.
4. Sprawdź możliwości integracji
Po zawężeniu listy potencjalnych dostawców sprawdź możliwości integracji z pozostałymi elementami istniejącego środowiska technologicznego. Nie tylko zwiększą one szanse na długoterminowy sukces z nowym oprogramowaniem, lecz także znacznie uproszczą proces migracji danych.
Najlepiej unikaj konieczności przenoszenia wszystkiego za pomocą plików CSV, ponieważ utrudni to śledzenie postępów i zwiększy ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego.
Sprawdź nie tylko sposób integracji nowych danych, lecz także to, jak poszczególni dostawcy oprogramowania księgowego postępują z danymi historycznymi.
5. Zaplanuj harmonogram
Skoro zdecydowałeś już, na jakie nowe oprogramowanie księgowe dla firm chcesz się przełączyć, musisz utworzyć szczegółowy harmonogram zmiany. Powinien on przedstawiać poszczególne kroki tego procesu (więcej informacji poniżej) oraz przybliżony czas potrzebny na wykonanie każdego z nich.
To dobry moment, aby ponownie zaangażować wcześniej zidentyfikowane osoby zainteresowane, tak aby były świadome zmiany i mogły rozpocząć przygotowania, których muszą dokonać.
Ustal termin realizacji
Wyznaczenie konkretnego terminu przełączenia pozwoli utrzymać projekt na właściwym torze i zagwarantuje, że wszyscy będą działać według tych samych ustaleń. Nieprecyzyjny termin zmiany nieuchronnie doprowadzi do ciągłego odkładania wdrożenia, a w międzyczasie będzie powodować zamieszanie i obniżać efektywność.
Wszystkie systemy gotowe: zmiana oprogramowania
Nadszedł czas na zmianę.
Chodzi przede wszystkim o zapobieganie potencjalnym problemom. Nie czekaj, aż sytuacja wymknie się spod kontroli. Zamiast tego podejdź do zmiany metodycznie i z rozwagą, aby proces przebiegł sprawnie, a wszyscy byli na bieżąco informowani.
1. Wybierz dane do migracji
Pierwszym krokiem do zakończenia zmiany jest wybranie danych, które chcesz przenieść. Domyślną odpowiedzią może być przeniesienie absolutnie wszystkiego, co znajduje się w dotychczasowej bazie danych. Jest to dobre rozwiązanie, jeśli wszystkie dane nadają się do wykorzystania i są zgodne z przepisami dotyczącymi danych.
Zmiana oprogramowania księgowego to jednak dobra okazja do przeanalizowania praktyk związanych z przetwarzaniem danych.
- Czy przechowujesz dane, których nie potrzebujesz?
- Czy istnieją kategorie danych niskiej jakości, które należy usunąć?
Pamiętaj o wymogach prawnych dotyczących przechowywania danych, aby nie usunąć informacji, które zgodnie z prawem musisz zachować.
2. Przenieś i przetestuj dane
Po uporządkowaniu i ujednoliceniu istniejącego zbioru danych na potrzeby nowego oprogramowania nadszedł czas na ich przeniesienie. Nowy dostawca powinien być w stanie pomóc w tym procesie, który będzie przebiegał inaczej w zależności od używanego nowego i dotychczasowego systemu.
W niektórych przypadkach możliwe może być bezpośrednie połączenie źródeł danych za pomocą interfejsów API. W przeciwnym razie prawdopodobnie trzeba będzie wyeksportować dane do arkusza kalkulacyjnego Excel, a następnie zaimportować je do nowego systemu.
Po zakończeniu transferu bardzo ważne jest uruchomienie raportów testowych, aby sprawdzić, czy przeniesienie danych zostało przeprowadzone prawidłowo. Możesz na przykład wybrać kilka kluczowych zadań, wykonać je w starym oprogramowaniu, a następnie powtórzyć je w nowym systemie, aby sprawdzić, czy wyniki są zgodne z oczekiwaniami.
3. Przeszkol użytkowników z obsługi nowego oprogramowania
Skoro wiesz już, że system działa prawidłowo, możesz rozpocząć jego wdrażanie. Należy przygotować kompleksowy proces szkoleniowy, który pozwoli zespołowi zapoznać się z nowym oprogramowaniem.
Nie próbuj przyspieszać tego kroku. Powinieneś zapewnić wszystkim wystarczająco dużo czasu na oswojenie się z nowym systemem, zanim zaczniesz oczekiwać od nich korzystania z niego w codziennej pracy. Poświęcenie dodatkowego czasu na początku pozwoli uniknąć wielu problemów w przyszłości.
Elementem tego procesu szkoleniowego powinien być stały dostęp do zespołu obsługi klienta, działającego wewnętrznie lub zapewnianego przez samego dostawcę. Dzięki temu użytkownicy będą mogli nadal korzystać ze wsparcia po zakończeniu szkolenia wstępnego.
4. Uruchom oba systemy równolegle
Na koniec nie spiesz się z wyłączeniem dotychczasowego systemu. Przy zmianie oprogramowania księgowego z pewnością pojawią się pewne problemy wieku dziecięcego, dlatego pozostawienie starego oprogramowania aktywnego zapewni rozwiązanie zapasowe.
Przez cały proces zmiany korzystaj z relacji z nowym dostawcą, aby przejście przebiegło możliwie najsprawniej. W jego interesie leży pomyślne przeprowadzenie zmiany, a choć Ty możesz dokonywać takiej zmiany tylko raz, dostawca przeprowadza ten proces regularnie.
Powinieneś ustalić datę zakończenia korzystania ze starego oprogramowania. Gdy ostatecznie zamkniesz dotychczasową usługę, pamiętaj o utworzeniu zarchiwizowanej kopii zapasowej dostosowań z tego narzędzia na wypadek, gdyby kiedykolwiek zaszła potrzeba powrotu do niego.
Częste błędy podczas migracji oprogramowania księgowego
Oczywiście, najlepsza nauka wynika z popełniania błędów, ale najlepiej byłoby po prostu uczyć się na błędach kogoś innego. Zebrałem kilka najczęstszych błędów związanych z migracją oprogramowania księgowego od ekspertów z tej branży.
Niepotrzebne przepłacanie
Dzięki technologiom takim jak interfejsy API nie zawsze trzeba płacić najwyższą cenę za rozwiązanie programowe, które natywnie oferuje każdą możliwą funkcję.
Duża liczba programów księgowych ma obecnie interfejsy API i aplikacje pomocnicze, których firmy czasami nie biorą pod uwagę przy ocenie nowego dostawcy.
Może to oznaczać, że firmy przepłacają za oprogramowanie “ze wszystkimi funkcjami, jakie można sobie wyobrazić,” ponieważ tworzą ogromną listę wymagań, podczas gdy część tych funkcjonalności można lepiej zrealizować za pośrednictwem wyspecjalizowanego dostawcy spoza podstawowego oprogramowania księgowego.
More Articles
Brak ciągłości zasad rachunkowości
Z punktu widzenia rachunkowości nie chodzi tylko o przeniesienie właściwych danych, ale także o zapewnienie ciągłości sposobu ich kategoryzowania w nowym systemie.
Przed migracją dokładnie przeanalizuj plan kont i zasady rachunkowości, aby uniknąć błędów merytorycznych, które mogą zaburzyć sprawozdawczość finansową.
Przy zmianie oprogramowania księgowego krytycznym błędem jest nieprawidłowe mapowanie danych w celu dostosowania ich do struktury nowego systemu. Błędy merytoryczne występują, gdy transakcje są nieprawidłowo klasyfikowane lub ujmowane zgodnie z zasadami GAAP. Przykładem może być niewłaściwe zaklasyfikowanie kosztów, nieprawidłowe zastosowanie zasad ujmowania przychodów lub błędne wykazanie rozliczeń międzyokresowych. Te błędy techniczne mogą narastać i zniekształcać sprawozdania finansowe.
Aby temu zapobiec, dokładnie zapoznaj się z funkcjami nowego oprogramowania i skonsultuj się z księgowym, aby upewnić się, że jego konfiguracja odzwierciedla dotychczasowe księgi. Inwestycja w odpowiednie planowanie i realizację na początku pozwala uniknąć późniejszych problemów związanych ze zgodnością i podejmowaniem decyzji na podstawie błędnych danych.
Wybór partnera wdrożeniowego wyłącznie na podstawie ceny
W przypadku większych firm powszechną praktyką jest skorzystanie z usług zewnętrznego specjalisty, który pomoże wdrożyć nowe rozwiązanie księgowe. Jeśli Twoja firma jest wystarczająco duża, aby było to uzasadnione, eksperci ostrzegają, że należy uważnie wybrać partnera do współpracy.
Firmy, które wybierają najtańszego partnera, mają złe doświadczenia z wdrożeniem i albo wydają więcej pieniędzy na naprawianie problemów powstałych podczas pierwszego wdrożenia, albo nigdy nie uruchamiają nowego oprogramowania.
Zapisz się, aby otrzymywać więcej informacji o technologii w rachunkowości
Gotowy, aby zrobić kolejny krok?
Niezależnie od tego, czy jesteś jedyną osobą w zespole finansowym małej firmy, dyrektorem finansowym międzynarodowej korporacji czy zajmujesz stanowisko pomiędzy tymi rolami, znajdziesz u nas wszystko, czego potrzebujesz, aby być na bieżąco z najnowszymi innowacjami technologicznymi, które mają wpływ na Twoją pracę.
