Idealna struktura działu księgowości zmienia się wraz z każdym etapem rozwoju Twojej firmy... ale jedno jest pewne: nie możesz robić wszystkiego.

Założę się, że to wypalenie zawodowe i niedotrzymywanie terminów doprowadziły Cię tutaj. W końcu liderzy finansowi są notorycznie niechętni zwiększaniu zatrudnienia. Jak głosi słynny cytat: „Jesteśmy przeklęci, bo widzimy liczby”.

Ten artykuł został przygotowany specjalnie po to, aby pomóc Ci uzasadnić decyzje dotyczące zatrudnienia i rozwijać zespół księgowości we właściwy sposób.

Znaczenie wyboru właściwej struktury

Jest bardzo niewiele działów, które w takim stopniu jak księgowość opierają się na porządku i organizacji.

To właśnie te osoby dbają o zgodność z przepisami, przygotowanie do niezbędnych działań finansowych oraz dostęp do danych potrzebnych do podejmowania świadomych decyzji.

Jeśli to Cię nie przekonuje, zastanów się, o ile więcej opartych na danych informacji uzyskasz na temat swojej firmy.

Więcej danych oznacza więcej wniosków, które przynoszą korzyści w perspektywie krótko-, średnio- i długoterminowej.  

Funkcje działu księgowości

Zespół księgowości odpowiada za wiele podstawowych funkcji finansowych, w tym:

• Rejestrowanie, śledzenie i analizowanie danych finansowych firmy
• Przygotowywanie szeregu istotnych raportów i dokumentów finansowych
• Zarządzanie podatkami, wewnętrznymi audytami finansowymi i zgodnością z przepisami
• Zarządzanie przepływami pieniężnymi
• Monitorowanie i alokacja kapitału
• Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Aby prawidłowo realizować wszystkie te zadania, potrzeba czasu, dbałości o szczegóły i specjalistycznej wiedzy.

Każdy, kto próbował samodzielnie wykonywać wszystkie te zadania, wie, że w pojedynkę jest to co najmniej trudne, a po osiągnięciu określonego tempa rozwoju staje się niemożliwe.

Jeśli jesteś typem osoby, która zawsze wszystko robi samodzielnie

Jeśli jesteś przekonany, że możesz zrobić wszystko samodzielnie… być może masz rację. Ale będziesz potrzebować pomocy. Oto najlepsze oprogramowanie księgowe, jakie możesz wybrać, ocenione przeze mnie i mój zespół:

1. 1. Xero — Najlepsze dla szybko rozwijających się firm
2. 2. Dext — Najlepsze do wyodrębniania danych na etapie księgowości wstępnej
3. 3. QuickBooks Online — Najlepsze dla małych firm
4. 4. Striven — Najlepsze rozwiązanie do kompleksowego zarządzania firmą
5. 5. Ramp — Najlepsze rozwiązanie do automatycznego zarządzania wydatkami
6. 6. Patriot Accounting — Najlepsze rozwiązanie dla elastycznych metod księgowych
7. 7. InvoiceBerry — Najlepsze do szybkiego tworzenia faktur
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Najlepsze dla średnich firm
10. 10. ZipBooks — Najlepsze dla organizacji non-profit

Przyjrzyjmy się teraz bliżej podstawowym funkcjom zespołu księgowości.

Jeśli szukasz wyłącznie porad dotyczących budowania zespołu, możesz przejść do sekcji z praktycznymi poradami; jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z tym obszarem, warto przeczytać poniższe informacje.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Prowadzenie ksiąg rachunkowych to proces rejestrowania informacji finansowych, w tym:

• Źródeł przychodów
• Zobowiązań
• Należności
• Strat
• Odpowiednich kwot, dat i numerów referencyjnych

Księgowi ewidencjonują zapisy chronologicznie, korzystając z takich dokumentów jak paragony sprzedaży, zamówienia zakupu i faktury. 

Cykl księgowy składa się z 8 etapów; jednak prowadzenie ksiąg rachunkowych dotyczy przede wszystkim pierwszych czterech:

1. Analizowania transakcji finansowych i przypisywania każdej z nich do odpowiedniego konta
2. Tworzenia zapisów w dzienniku 
3. Przenoszenia zapisów do księgi głównej 
4. Przeprowadzania uzgodnienia na koniec każdego okresu 

Dokładna ewidencja stanowi podstawę kondycji finansowej i ułatwia podejmowanie trafnych decyzji we właściwym czasie. Ponadto dobry księgowy ułatwia życie wszystkim, gdy pojawia się urząd skarbowy.

Lista płac

Zadania związane z listą płac obejmują:

• Dokonywanie wypłat na rzecz pracowników
• Opłacanie w ich imieniu podatków
• Prowadzenie ewidencji potrąceń, zachęt, płatności i świadczeń firmowych

Spójrzmy na przykład.

Gerald i jego przyjaciel Brett założyli firmę w formie spółki osobowej i zatrudnili jednego pracownika wewnętrznego, który zajmuje się ich finansami.

Ironia polega na tym, że jedyną osobą, dla której muszą prowadzić listę płac, jest ich księgowy. Jeśli tego nie zrobią, grożą im wysokie grzywny i kary. 

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych i spółek osobowych właściciel lub właściciele nie muszą prowadzić listy płac dla siebie, ale muszą robić to dla każdej osoby zatrudnionej na podstawie umowy. W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i korporacji musisz prowadzić listę płac dla siebie, członków zarządu i pracowników.   

Sprawozdania finansowe 

Sporządzanie sprawozdań finansowych przypomina wykonanie badań krwi — jest koniecznym złem służącym dobremu zdrowiu (organizacji).

Informują inwestorów i osoby podejmujące decyzje o zyskach, przepływach pieniężnych, zadłużeniu i rozwoju. Do przykładów sprawozdań finansowych należą:

• Bilans (lub sprawozdanie z sytuacji finansowej): Przegląd aktywów, zobowiązań i kapitału własnego firmy
• Rachunek zysków i strat: Kwartalne i roczne zestawienia przedstawiające przychody, wydatki, dochód netto i zyski
• Rachunek przepływów pieniężnych: Sprawozdanie, które pozwala na pierwszy rzut oka ocenić kondycję firmy i obejmuje trzy sekcje: działalność operacyjną, działalność inwestycyjną oraz działalność finansową  

Interesariusze wykorzystują te oficjalne dokumenty do oceny skuteczności zarządzania środkami pieniężnymi, aktywami, zobowiązaniami i kapitałem własnym. Jeśli Twoja firma ma problemy, powinieneś móc je w porę zauważyć, zdiagnozować i rozwiązać — pod warunkiem że księgowość jest prowadzona prawidłowo. Wierzyciele, audytorzy i IRS również odwołują się do tych raportów, aby mierzyć rentowność i zapewniać zgodność z przepisami.

Kontrole wewnętrzne

Skuteczne mechanizmy kontroli finansowej są niezbędne dla zapewnienia zgodności z przepisami i bezpieczeństwa, zarządzania zasobami oraz długoterminowej stabilności organizacji.

Odmowa wdrożenia kontroli wewnętrznych stwarza nieuniknione ryzyko oszustwa lub poważnego błędu, który może wpędzić właściciela firmy i członków zarządu w poważne problemy finansowe i prawne.

Zarządzanie finansami przedsiębiorstwa

Zespół ds. zarządzania środkami pieniężnymi odpowiada za zapewnienie firmie wystarczającej ilości gotówki na pokrycie bieżących potrzeb. Obejmuje to:

• Prowadzenie intensywnych działań prognostycznych
• Optymalizację wykorzystania kredytu
• Ograniczanie zadłużenia
• Wyszukiwanie najlepszych możliwości inwestycyjnych

Zeznania podatkowe

Jednym z najłatwiejszych sposobów na zamknięcie firmy jest popełnienie błędu w rocznym zeznaniu podatkowym, poniesienie ogromnych kar i brak możliwości przywrócenia prawidłowego przepływu gotówki.

Jeśli nie prowadzisz wyjątkowo małej jednoosobowej działalności gospodarczej o minimalnych kosztach stałych, zwykle warto zatrudnić certyfikowanego księgowego (CPA), który będzie nadzorował przygotowanie i złożenie zeznania podatkowego.

Jak mówi stare powiedzenie, lepiej dmuchać na zimne.

Budowanie struktury działu księgowości

Strategiczne podejście do prowadzenia firmy to jeden z najskuteczniejszych sposobów na stworzenie w niej systemów i procesów, które przygotują ją na długoterminową rentowność. Sposób organizacji i budowy działu finansowego nie jest wyjątkiem.

Oto niektóre z kluczowych funkcji księgowych: 

• Dyrektor finansowy: To będziesz Ty. Pracujesz bezpośrednio z dyrektorem generalnym i kierujesz wszystkimi aspektami finansowymi firmy: ustalasz zasady, opracowujesz strategie finansowe i operacyjne, poprawiasz efektywność operacyjną oraz wykorzystujesz raporty do podejmowania decyzji.
• Menedżer ds. zarządzania środkami pieniężnymi: Monitoruje zmiany regulacyjne, egzekwuje zasady finansowe i utrzymuje relacje z wierzycielami oraz inwestorami.
• Kontroler finansowy: Przygotowuje comiesięczne raporty, sporządza sprawozdania finansowe i nadzoruje listę płac, a także zarządza codziennymi operacjami (w tym personelem) oraz odpowiada za zgodność z przepisami. 
• Księgowy: Zarządza księgą główną, przygotowuje codzienne raporty, zajmuje się podatkami i obsługuje listę płac. 
• Referent księgowy: Wprowadza dane, w tym księguje wpływy gotówkowe, prowadzi arkusze kalkulacyjne w programie Excel lub obsługuje oprogramowanie księgowe, a także drukuje czeki. Wiele mniejszych firm zatrudnia dwóch referentów — jednego do obsługi zobowiązań, a drugiego do obsługi należności. 

Inne typowe stanowiska w księgowości to:

• Analityk finansowy
• Wewnętrzny kierownik ds. audytu
• Kierownik ds. kredytów i windykacji należności
• Kierownik ds. zakupów
• Kierownik działu księgowości

Nie komplikuj tego nadmiernie

Stanowiska te zwykle pojawiają się, gdy organizacja osiągnie bardziej dojrzały etap rozwoju. Jeśli jesteś na wczesnym etapie, najlepiej zacząć od małej struktury, ale z planem kompleksowego modelu docelowego dla działu księgowości.

Jak współdziałają stanowiska w finansach

Im mniejsza jest Twoja firma, tym bardziej prawdopodobne jest, że będziesz polegać na kilku osobach lub zewnętrznym dostawcy, który zajmie się wszystkimi funkcjami księgowymi.

W miarę rozwoju obciążenie pracą znacznie wzrasta, dlatego trzeba będzie zatrudnić wykwalifikowane osoby do każdej roli i ustanowić hierarchię. Wiem, o czym myślisz: wreszcie konkrety!

Czytaj dalej, aby poznać najlepsze praktyki dotyczące struktury działu księgowości.

Wybór struktury organizacyjnej działu księgowości w Twojej firmie

Przychody, wiek i wielkość Twojej firmy nieuchronnie wpłyną na strukturę i wymagania działu finansowego.

Nie trzeba dodawać, że startup zazwyczaj nie będzie potrzebował ani miał dostępu do takich samych zasobów jak organizacje międzynarodowe, dlatego pamiętaj, że żadna z tych informacji nie pasuje do wszystkich przypadków.

Inne typowe czynniki to:

• Branża, w której działasz
• Wiek Twojej firmy
• Liczba zatrudnionych pracowników
• Liczba lokalizacji geograficznych

Wszystkie te czynniki wpływają na sposób budowy i organizacji zespołu finansowego.

Przeanalizujmy, jak jeden z najważniejszych czynników — wiek i etap rozwoju firmy — może wpływać na strukturę jej działu finansowego.

Startup

W większości przypadków startupy koncentrują się na rozwoju i skalowalności, dążąc do opracowania modelu biznesowego, który może generować wysokie zyski. Mniejsza liczba pracowników zwykle sprawia, że założyciele i kluczowy personel pełnią wiele różnych funkcji.

Choć dzielisz obowiązki CFO lub Skarbnika z innymi osobami na wczesnym etapie rozwoju, najlepiej zainwestować w dobre oprogramowanie księgowe, aby przechowywać informacje w jednym miejscu.

Wraz z przyspieszeniem wzrostu większość zespołu finansowego może zostać przekazana wyspecjalizowanym zewnętrznym dostawcom. W przypadku startupu najważniejsze kwestie finansowe to przede wszystkim:

• Terminowa realizacja wypłat wynagrodzeń przy jednoczesnym przestrzeganiu przepisów dotyczących poboru podatku.
• Uważne i ścisłe monitorowanie przepływów pieniężnych firmy, obejmujących zobowiązania i należności.
• Monitorowanie wydatków firmy, aby zapobiec powstawaniu nieracjonalnych kosztów w fazie wzrostu.

Jeśli doświadczasz ogromnego i szybkiego wzrostu, warto przygotować plan zatrudniania pracowników do działu księgowości i wdrożyć go, gdy tylko obciążenie pracą stanie się niemożliwe do utrzymania.

Mała firma

Określenie „mała firma” może być nieco mylące.

W Stanach Zjednoczonych Administracja ds. Małych Przedsiębiorstw (SBA) definiuje małą firmę jako taką, która zatrudnia mniej niż 500 pracowników... co obejmuje 99,9% wszystkich firm w Stanach Zjednoczonych.

Weź pod uwagę, że cele strategiczne małej firmy będą zależeć od celów jej właściciela lub właścicieli, ale rentowność zawsze pozostaje kluczowym celem. W miarę rozwoju firmy trzeba będzie poważniej rozważyć utworzenie w pełni rozwiniętego działu finansowego. 

Skupię się na małych firmach osiągających przychody w wysokości $2-10M.

Struktura działu księgowości nadal może być dość smukła, jeśli sprawdza się w Twoim przypadku — specjaliści ds. płac i kierownicy działu księgowości mogą zapewnić sprawną realizację zadań księgowych małej firmy, takich jak konfigurowanie pulpitów raportowych do monitorowania wskaźników KPI. Na tym etapie CFO i kontroler mogą skupić się na szerszej perspektywie strategicznej, w tym na raportowaniu działowym lub operacyjnym.

Dla wszystkich kowbojów

Jeśli dotarłeś do tego etapu bez żadnych osób zajmujących się księgowością lub finansami:

1. Dobra robota, ale upewnij się, że Twoi dostawcy Cię nie nienawidzą.
2. Czas zatrudnić starszego specjalistę ds. finansów, który pomoże we wdrażaniu strategii i zasad.

Duże przedsiębiorstwa

Duże przedsiębiorstwa, czyli takie, które zatrudniają ponad 500 pracowników i mają lokalizacje na całym świecie, zwykle koncentrują się na ekspansji na nowe rynki i zwiększaniu efektywności (lub przynajmniej redukcji kosztów).

Jeśli nie zostało to jeszcze zrobione, będziesz dążyć do usprawnienia i optymalizacji struktury organizacyjnej. Jednym z kluczowych celów jest umożliwienie kadrze kierowniczej najwyższego szczebla, a w szczególności dyrektorowi finansowemu, skupienia się na strategiach długoterminowych. Rozważ zatrudnienie wiceprezesa ds. finansów, który będzie nadzorować kondycję finansową przedsiębiorstwa, w tym planowanie i sprawozdawczość finansową, a także zgodność z przepisami i zarządzanie ryzykiem. 

Kluczowe cele większych przedsiębiorstw zależą od założeń firmy, ale mogą obejmować:

• Centralizacja kluczowych narzędzi operacyjnych: Jeśli Twoja firma nie wykorzystuje potencjału systemu ERP, ten temat nieuchronnie się pojawi. Zaangażowanie doświadczonego zespołu finansowego — oraz osób pełniących określone funkcje księgowe — znacznie ułatwi wdrożenie systemu ERP i przygotowanie firmy na sukces oraz rozwój.
• Fuzje i przejęcia: W ramach strategii przedsiębiorstwa łączenie się z innymi podmiotami lub ich przejmowanie może być głównym obszarem koncentracji na rzecz wzrostu i ekspansji. W takich przypadkach liderzy finansowi będą odgrywać kluczową rolę na każdym etapie — od planowania po integrację. Obejmuje to przeprowadzenie badania należytej staranności oraz modelowanie finansowe.

Bliższe spojrzenie na starszy zespół księgowy

Poniżej odpowiadamy na niektóre z najbardziej nurtujących pytań, jakie osoby zarządzające mają na temat struktury działu księgowości.

Kiedy zatrudnienie dyrektora finansowego ma sens?

Jeśli masz wrażenie, że Twoja znajomość finansów nie jest wystarczająco dobra, aby samodzielnie objąć stanowisko dyrektora finansowego, to nic złego. Lepiej przyznać się do swoich słabości i zbudować wokół siebie zespół finansowy i/lub księgowy, niż próbować dopasować kwadratowy kołek do okrągłego otworu.

Zwrot z inwestycji będzie opóźniony

Jeśli zastanawiasz się, czy zatrudnić dyrektora finansowego, zwykle oznacza to, że nadszedł na to czas. Zazwyczaj im wcześniej, tym lepiej; nie jest to jednak to samo co zatrudnienie sprzedawcy. Musisz dać mu czas na zrozumienie Twojej firmy, a następnie wprowadzenie zmian.

Wszystkie firmy mają jedną wspólną cechę — muszą zarabiać (i odpowiednio zarządzać) pieniędzmi, aby utrzymać się na rynku. Strategiczne planowanie finansowe i sprawozdawczość oparta na danych leżą u podstaw każdej odnoszącej sukcesy firmy, a zatrudnienie dyrektora finansowego to niezawodny sposób, aby upewnić się, że Twoja młoda firma od początku dobrze sobie radzi. 

Dyrektor finansowy a kontroler: jaka jest różnica?

Dyrektor finansowy znajduje się na szczycie hierarchii strukturalnej działu finansowego. Pierwszy z tych specjalistów musi spojrzeć z szerszej perspektywy, aby zrozumieć, jak udoskonalać i poprawiać funkcjonowanie firmy, podczas gdy drugi zajmuje się funkcjami księgowymi i optymalizacją codziennych operacji przedsiębiorstwa.

Kierownik księgowości a kontroler: jaka jest różnica?

W mniejszych organizacjach kontrolerzy finansowi często pełnią dwie funkcje i mogą zarządzać niewielkim zespołem księgowych oraz pracowników administracyjnych. Jednak w większych przedsiębiorstwach rozsądne jest zatrudnienie kierowników księgowości do zarządzania personelem, pozostawiając kontrolerom skupienie się na budżetach, prognozach i innych kluczowych raportach. 

Kształtowanie turbodoładowanego działu finansowego

Niezależnie od tego, czy kierujesz działem finansowym małej firmy, czy szybko rozwijającej się spółki technologicznej, liczba sposobów organizacji działu finansowego zawsze będzie zależeć od konkretnych potrzeb i wiązać się z pewnymi niuansami. 

Pierwsze pytanie, jakie należy sobie zadać, brzmi: czy jesteś odpowiednią osobą na stanowisko dyrektora finansowego, czy też zatrudnienie kogoś na to stanowisko zapewni Ci lepszą pozycję do rozwoju. Następnie możesz opracować strategię, która zagwarantuje prawidłowy podział obowiązków, tak aby każda funkcja księgowa była wykonywana przez właściwą osobę i aby w dziale księgowości obowiązywała odpowiednia hierarchia.

Chcesz być na bieżąco ze wszystkim, co dotyczy finansów i księgowości?

Tworzyliśmy The CFO Club jako podręcznik, którego zawsze brakowało nam w dawnej pracy w finansach korporacyjnych. Szczegółowe informacje na temat zarządzania funkcją finansową — jak to robić, kiedy to robić i jakich narzędzi najlepiej do tego używać.

Brzmi jak coś dla Ciebie? Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera z fachowymi poradami, przewodnikami i spostrzeżeniami od liderów finansów kształtujących branżę technologiczną.