Aby usprawnić procesy biznesowe, zacznij od zidentyfikowania i wyeliminowania powtarzalnych, nieefektywnych zadań, a następnie wdrożenia przejrzystych systemów, które zwiększają produktywność i rentowność.
W tym artykule pokażę Ci proste sposoby organizowania przepływów pracy oraz przedstawię praktyczne narzędzia, które od razu poprawią sposób funkcjonowania Twojej firmy. Jeśli chcesz poświęcać mniej czasu na żmudną, rutynową pracę i osiągać rzeczywiste rezultaty, te rozwiązania pomogą Ci stworzyć usprawnione procesy, które faktycznie będą działać na Twoją korzyść.
Na czym polega usprawnianie procesów biznesowych?
Usprawnianie procesów biznesowych jest proste: polega na identyfikowaniu oraz ulepszaniu lub eliminowaniu powtarzalnych, czasochłonnych i zbędnych zadań.
W kontekście procesów biznesowych usprawnianie oznacza systematyczną ocenę przepływów pracy w celu wykrycia nieefektywności, ograniczenia marnotrawstwa i zwiększenia ogólnego zwrotu z inwestycji.
Korzyści z usprawniania procesów biznesowych
Sukces Twojej firmy zależy od tego, jak sprawnie działają jej operacje. Nie jest jednak tak, że między efektywnymi procesami a większymi pieniędzmi istnieje prosta zależność. Bardziej przypomina ona lekko zygzakowatą linię.
Już wyjaśniam: dobrze zorganizowane przepływy pracy przynoszą kluczowe korzyści, takie jak większa produktywność, mniejsza liczba błędów, lepsze planowanie i większa przejrzystość. Z kolei te korzyści tworzą podstawę do zwiększenia rentowności.
Zwiększona produktywność
Usprawnianie zwiększa produktywność poprzez eliminowanie zbędnych etapów i zadań, dzięki czemu możesz skierować swoje wysiłki na bardziej dochodowe działania. Usuwa również ręczne wąskie gardła, pomagając wykonać więcej pracy w krótszym czasie.
Jeśli na przykład uznasz, że rozbudowane poziomy zatwierdzania i dokumentacja pochłaniają w pracy zbyt dużo czasu, skonsolidowanie i zautomatyzowanie tych zatwierdzeń zwiększy produktywność Twojego zespołu.
Mniejsza liczba błędów
Kluczowym elementem usprawniania procesów jest automatyzacja, która ogranicza liczbę ręcznie wykonywanych czynności i przyspiesza realizację — szczególnie w przypadku powtarzalnych zadań i etapów.
Mniej ręcznych czynności = mniej okazji do popełnienia błędu. Zapewnia to dokładność i wiarygodność danych na potrzeby podejmowania decyzji.
Have an account? Log In
Większa przejrzystość i lepsze planowanie
Centralizacja danych organizacyjnych w jednym cyfrowym miejscu to jeden ze sposobów na usprawnienie procesów biznesowych, ponieważ ułatwia dostęp do kluczowych danych w czasie rzeczywistym. Dzięki dostępności, przejrzystości i widoczności danych możesz tworzyć dokładne plany oraz szybko podejmować decyzje na podstawie danych.
Jednocześnie usprawnione procesy sprzyjają lepszemu zdefiniowaniu ról i zakresów odpowiedzialności, zapewniając, że za zadania i pożądane rezultaty zawsze odpowiada konkretna osoba. Ułatwiają również monitorowanie zasobów i prognozowanie popytu, zapobiegając niedoborom, nadmiernym zapasom i innym zagrożeniom związanym ze słabym planowaniem.
Kluczowe strategie usprawniania procesów biznesowych
Do typowych wyzwań związanych z usprawnianiem procesów biznesowych należą:
- Opór przed zmianami
- Złożoność procesów
- Ograniczenia technologiczne
- Kwestie kosztowe
Chcesz uniknąć tych problemów i uzyskać największą wartość z działań optymalizujących procesy? Zastosuj poniższe strategie:
1. Zbadaj i przeanalizuj istniejące procesy
Aby zidentyfikować procesy wymagające usprawnienia, oceń obecne procesy pod kątem nieefektywności i zbędnych działań.
Zacznij od udokumentowania każdego kroku, sekwencji zadań, roli i zakresu odpowiedzialności związanych z realizacją konkretnej czynności. Ta dokumentacja, znana jako mapowanie procesów, zapewnia wyraźny obraz obecnego stanu operacji, ujawniając obszary wymagające usprawnienia i udoskonalenia procesów.
2. Automatyzuj powtarzalne zadania
Ogranicz pracę manualną i zoptymalizuj różne procesy, automatyzując powtarzalne zadania. Możesz zrobić to za pomocą systemów ERP i rozwiązań do automatyzacji procesów biznesowych (BPA), które wykorzystują technologię, aby ograniczyć potrzebę interwencji człowieka w rutynowych działaniach.
Obie te opcje oferują narzędzia do automatyzacji gromadzenia danych, dokumentacji i zarządzania projektami, ale zdecydowanie preferuję ERP. Jak zobaczysz, większość rozwiązań, z którymi się spotkałem, jest, szczerze mówiąc, po prostu łatwiejsza w użyciu z tego typu systemem.
3. Integruj istniejące platformy
Ogranicz silosy operacyjne i wspieraj płynne przepływy pracy w swojej organizacji dzięki dobrze przemyślanej strategii integracji platform.
Proces ten polega na połączeniu istniejących aplikacji i platform w jeden spójny system, eliminując potrzebę ręcznego sprawdzania i przenoszenia danych między samodzielnymi narzędziami. Eliminuje również oczekiwanie, że pomocny, ale zapominalski Tomek z księgowości „pewnego dnia zrozumie, dlaczego potrzebuję tych danych”.
4. Korzystaj z rozwiązań low-code/no-code
Tworzenie aplikacji low-code lub no-code pomaga usprawniać procesy biznesowe nawet przy niewielkiej lub zerowej wiedzy informatycznej. Platformy no-code/low-code pozwalają projektować, tworzyć i wdrażać rozwiązania programistyczne przy — jak się domyślasz — minimalnym kodowaniu.
Platformy te zazwyczaj udostępniają narzędzia do tworzenia aplikacji przez użytkowników biznesowych, takie jak gotowe szablony, edytory typu „przeciągnij i upuść” oraz elementy wielokrotnego użytku. Dzięki temu nawet jeśli nie jesteś pracownikiem technicznym, możesz usprawniać różne procesy biznesowe, tworząc i modyfikując aplikacje:
- Przy minimalnej zależności od członków zespołu IT.
- Poprzez wspólne tworzenie aplikacji z innymi działami.
5. Monitoruj i udoskonalaj procesy
Usprawnianie procesów nie jest jednorazowym działaniem — to ciągły proces, który wymaga stałego monitorowania. Od śledzenia KPI i wskaźników po dostosowywanie działań do wcześniej określonych celów — zrozumienie skuteczności strategii pomoże Ci je w razie potrzeby udoskonalać.
Zmiany te mogą obejmować zarówno automatyzację kolejnych zadań, jak i przeprojektowanie nieporęcznych lub nadmiernie rozbudowanych procedur, realokację ograniczonych zasobów oraz aktualizację nieaktualnych zasad. Możesz również zwiększyć skuteczność działań związanych z optymalizacją przepływów pracy, tworząc pętle informacji zwrotnych służące do gromadzenia, analizowania i uwzględniania opinii interesariuszy.
Przykładowo celem sieci handlowej może być usprawnienie procesu płatności i skrócenie czasu oczekiwania dzięki kasom samoobsługowym — proces ten jest znany jako rozładowywanie kolejek. W takim przypadku zespół wdrożeniowy musi skrupulatnie obserwować działanie nowej metody obsługi płatności, zwłaszcza na początku. Wnioski z tego działania można następnie wykorzystać do udoskonalenia nowego procesu.
Narzędzia i technologie usprawniające procesy
Większość najlepszych strategii usprawniania procesów wymaga narzędzi i technologii do automatyzacji. Na szczęście istnieje mnóstwo nowoczesnych rozwiązań, które mogą zapewnić Twojej firmie potrzebną efektywność i elastyczność.
Jak już wspomniałem, uważam jednak, że systemy ERP są najlepszym narzędziem do automatyzacji większości procesów biznesowych, choć sprawdzają się również narzędzia do zarządzania procesami, systemy CRM i rozwiązania do zarządzania projektami.
Większość systemów oprogramowania do automatyzacji przepływów pracy jest tworzona na zamówienie z myślą o konkretnych zastosowaniach, więc w zależności od potrzeb organizacji możesz ostatecznie korzystać z jednego rozwiązania lub z kilku. Przykładowo sektory wymagające dużych zasobów, takie jak branża naftowa i gazowa, często potrzebują branżowych platform ERP do obsługi złożonych wymagań operacyjnych.
Oprogramowanie do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP)
Najlepsze do: poprawy wykorzystania zasobów
Oprogramowanie ERP oferuje liczne korzyści, dzięki czemu jest jednym z najważniejszych narzędzi usprawniających procesy biznesowe.
Po pierwsze, systemy ERP pomagają integrować i zarządzać różnymi funkcjami oraz procesami, umożliwiając skuteczną optymalizację zasobów. Po drugie, ponieważ system ERP pełni funkcję ujednoliconego systemu dla wielu procesów biznesowych, takich jak zarządzanie projektami, księgowość i zgodność z przepisami, zapewnia łatwy i szybki dostęp do danych organizacji.
Dzięki systemowi ERP zyskasz natychmiastowy wgląd w dane, inteligentną automatyzację i wyższą efektywność w całej firmie. Nic dziwnego, że systemy ERP wszystkich typów są postrzegane jako „centralny układ nerwowy przedsiębiorstwa”. Albo, jak lubię mówić, potężne centra napędzające efektywność.
Oprogramowanie ERP usprawnia procesy biznesowe dzięki:
- Integracji: systemy ERP łączą różne funkcje biznesowe, umożliwiając płynny przepływ danych i informacji między działami. Ta bezproblemowa integracja prowadzi do standaryzacji, ujednolicenia i koordynacji przepływów pracy.
- Centralizacji zarządzania danymi: narzędzia ERP eliminują silosy danych, zapewniając wszystkim działom dostęp do dokładnych i aktualnych informacji z jednego, wiarygodnego źródła.
- Automatyzacji: dzięki platformie ERP możesz zautomatyzować kluczowe funkcje biznesowe, takie jak zasoby ludzkie, finanse, zaopatrzenie i zarządzanie łańcuchem dostaw, konsolidując dane między działami.
- Standaryzacji procedur: oprogramowanie ERP zapewnia jednolitość danych i procesów, ograniczając niespójności i poprawiając kontrolę jakości.
- Planowaniu i optymalizacji zasobów: oprogramowanie ERP zapewnia wgląd w dostępne zasoby i personel, dzięki czemu możesz lepiej planować i ograniczać marnotrawstwo.
Przed wyborem systemu ERP upewnij się, że Twoja firma jest gotowa na ERP. W tym celu przeprowadź ocenę gotowości do wdrożenia ERP, która analizuje bieżący stan Twojej firmy, aby zidentyfikować procesy wymagające usprawnienia oraz zmiany, które należy wprowadzić. Oto, na czym powinna skupić się ocena gotowości:
- Wyzwania stojące przed firmą
- Możliwość rozwiązania ich przez system ERP
- To, czy jesteś gotowy na wdrożenie systemu ERP, a jeśli nie, co musisz zrobić, aby się przygotować
Oprócz przygotowania Cię do pomyślnego wdrożenia i użytkowania systemu ocena ta pomoże Ci również wybrać najlepsze oprogramowanie ERP dla Twojej firmy.
Gotowy na system ERP?
Oto najlepsze narzędzia dostępne na rynku, wybrane na podstawie oceny mojego zespołu recenzującego oprogramowanie i mnie.
Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi (BPM)
Najlepsze do: tworzenia skutecznych przepływów procesów
Zarządzanie procesami biznesowymi odnosi się do różnych metod analizowania, modelowania, wdrażania, monitorowania, automatyzowania i optymalizowania procesów biznesowych. Oprogramowanie BPM pomaga osiągnąć te cele przy minimalnej ingerencji człowieka.
Oprogramowanie BPM usprawnia procesy biznesowe i zwiększa wydajność poprzez:
- Modelowanie: ćwiczenie to obejmuje wizualną prezentację przepływów pracy i procesów w celu wykrycia nieefektywności i zbędnych elementów.
- Standaryzację: możesz używać rozwiązań BPM do definiowania jasnych, spójnych procedur i zasad, zapewniając jednolitość w całej firmie.
- Automatyzację procesów: platformy BPM pomagają automatyzować rutynowe i powtarzalne zadania, zapewniając ich spójne i dokładne wykonywanie.
- Analizę luk i optymalizację przepływów pracy: dzięki oprogramowaniu BPM możesz identyfikować obszary wymagające poprawy i usuwać wąskie gardła ograniczające produktywność.
- Zarządzanie kosztami: narzędzia BPM z wbudowanymi panelami raportowania wydatków pozwalają oceniać efektywność finansową i maksymalizować oszczędności bez eksportowania danych do zewnętrznych aplikacji.
Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM)
Najlepsze do: interakcji z potencjalnymi i obecnymi klientami
Jak brzmi kompleksowy system do zarządzania relacjami z potencjalnymi i obecnymi klientami? Właśnie tym jest oprogramowanie CRM.
Rozwiązania CRM centralizują informacje o klientach i komunikację z nimi, pomagając lepiej ich rozumieć, obsługiwać i budować z nimi relacje. Narzędzia te poprawiają wyniki sprzedaży i marketingu, zwiększając dostępność danych oraz wydajność procesów,
Platformy CRM usprawniają procesy biznesowe poprzez:
- Ujednolicone dane klientów: Przechowywanie danych klientów w jednym łatwo dostępnym miejscu pozwala zaoszczędzić czas poświęcany na przeszukiwanie wielu systemów i baz danych w celu znalezienia informacji potrzebnych do personalizacji komunikacji.
- Automatyzacja: Systemy CRM automatyzują zadania związane z komunikacją z klientami, takie jak kontaktowanie się z potencjalnymi klientami i pomoc techniczna, zmniejszając obciążenie pracą manualną i ograniczając liczbę błędów.
- Sprzedaż strategiczna: Od generowania potencjalnych klientów po konwersje, systemy oprogramowania CRM wspierają cały proces sprzedaży. Oferują funkcje obsługujące dane potencjalnych klientów, oceniające potencjalnych klientów, automatyzujące działania następcze i zapewniające wgląd w wyniki pracy agentów.
Oprogramowanie do zarządzania projektami
Najlepsze do: Zarządzania zakresem, zasobami i jakością projektu
Narzędzia do zarządzania projektami pomagają planować, organizować i prowadzić projekty. Myśląc o oprogramowaniu do zarządzania projektami, należy uwzględnić dokumentację, mapowanie procesów, organizację zadań, harmonogramowanie i budżetowanie.
Platforma do zarządzania projektami usprawnia procesy biznesowe poprzez:
- Scentralizowane planowanie: Oprogramowanie do zarządzania projektami centralizuje wszystkie zadania, harmonogramy, zasoby i dokumenty związane z projektem, zapewniając członkom zespołu ujednolicony dostęp oraz jasne wytyczne dotyczące realizacji.
- Automatyzacja zadań i przepływów pracy: Narzędzie do zarządzania projektami pozwala zaoszczędzić czas i energię poświęcane na ręczne przydzielanie zadań, wysyłanie aktualizacji statusu i śledzenie terminów.
- Zarządzanie zasobami i ich alokacja: Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami uzyskasz pełny wgląd w obciążenie pracą i dostępne zasoby, co umożliwi ich efektywną alokację.
Studia przypadków i przykłady
Pamiętam, jak zwróciłem uwagę pewnemu byłemu profesorowi za to, że próbował uczyć marketingu, mimo że tak naprawdę nie zajmował się marketingiem w żadnej firmie — jeśli coś ma wyłącznie akademicki charakter, nie ufam, że będzie działać. Zakładając, że myślisz podobnie jak ja, chciałem przedstawić przykłady z prawdziwego świata.
More Articles
Safety Management Group
Safety Management Group (SMG) to firma konsultingowa zajmująca się ochroną środowiska, zdrowiem i bezpieczeństwem, która wcześniej zmagała się z nieefektywnymi procesami pracy i korzystała z siedmiu starszych systemów wymagających pilnej konsolidacji.
Procesy wymagały dużego nakładu pracy manualnej, były podatne na błędy i nie nadawały się do zastosowania w rozwijającej się firmie.
Na przykład dyrektor finansowy grupy, Rebecca Ogle, miała trudności z uzyskaniem dokładnych danych dotyczących czasu pracy i wydatków. Tracy Kilburn, liderka działu HR, musiała również regularnie poświęcać od 40 do 50 godzin tygodniowo wyłącznie na wprowadzanie danych do listy płac.
Te wyzwania skłoniły kierownictwo SMG do poszukiwania rozwiązania usprawniającego procesy, którego celem było ograniczenie wypalenia zawodowego pracowników, maksymalne wykorzystanie zasobów i zmniejszenie liczby błędów. Po dokładnej analizie zespół zdecydował się na Acumatica, chmurowy system ERP kompatybilny z urządzeniami mobilnymi.
Dzięki Acumatica firma SMG uruchomiła „Projekt 7 do 1”, łącząc wszystkie siedem starszych systemów przy minimalnych zakłóceniach i osiągając znakomite rezultaty:
- 10 godzin zaoszczędzonych tygodniowo na procesach związanych z listą płac.
- Ponad $50,000 oszczędności dzięki uniknięciu opłat licencyjnych naliczanych za użytkownika.
Milpark Education
Milpark Education, instytucja szkolnictwa wyższego, której studentami są osoby pracujące w pełnym wymiarze godzin, zdecydowała się przejść od zajęć stacjonarnych do nauki online.
Jednak aby zapewnić osobom uczącym się online odpowiednie wsparcie i elastyczność, organizacja kontaktowała się ze studentami za pośrednictwem wiadomości e-mail, rozmów telefonicznych i systemu zgłoszeń. Te niepołączone systemy prowadziły do niespójnych interakcji ze studentami, rozproszonych danych i ograniczonego wglądu.
Niepełne widoki profili studentów powodowały długi czas realizacji i błędy.
To skłoniło zespół do poszukiwania zintegrowanego rozwiązania biznesowego. Cel? Uzyskać większy wgląd, zaoszczędzić czas i zoptymalizować wykorzystanie zasobów ludzkich — wszystko to wpływa na konkurencyjność i rentowność.
Poszukiwania Milpark Education doprowadziły ich do rozwiązania Microsoft Dynamics 365, pakietu aplikacji ERP i CRM, który pomógł im osiągnąć następujące cele:
- Scentralizowane i łatwo dostępne dane studentów.
- Skrócenie czasu rozwiązywania problemów i eskalacji odpowiednio o 50% i 30%.
- Odciążenie pracowników wsparcia, aby mogli skupić się na bardziej złożonych przypadkach.
Najpierw usprawnij, potem zarabiaj
Niespójne systemy i złożone procesy pochłaniają zasoby — ludzkie, finansowe lub materialne — oraz obniżają ROI.
Usprawnione przepływy pracy zwiększają jednak efektywność, obniżają koszty operacyjne i umożliwiają znaczący wzrost zysków. Usprawnianie procesów wspiera również elastyczność, pozwalając szybko dostosowywać się do zmieniających się warunków rynkowych i wykorzystywać pojawiające się możliwości.
Gotowi rozwijać swoje kompetencje jako specjaliści ds. finansów i zapewnić swojej firmie trwały wzrost oraz rentowność? Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, aby otrzymywać porady ekspertów, przewodniki i analizy od liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.
PS: jeśli chcesz podzielić się własnymi doświadczeniami związanymi z optymalizacją procesów biznesowych, napisz do mnie na LinkedInie. Dodatkowe punkty, jeśli masz konkretne dane potwierdzające poprawę.
