Jeśli trafiłeś tutaj po wyszukaniu w Google hasła „systemy zarządzania zapasami ERP”, prawdopodobnie jesteś gotowy, by pożegnać papierowe listy i arkusze Excela. Chcesz zacząć skuteczniej organizować swoje działania — i jestem z Ciebie dumna!
Teraz zaczyna się niezbędny proces przenoszenia ręcznych rejestrów do postaci cyfrowej za pomocą planowania zasobów przedsiębiorstwa.
Czym jest zarządzanie zapasami ERP?
Zarządzanie zapasami ERP jest dokładnie tym, na co wskazuje jego nazwa: to proces zarządzania wszystkimi działaniami biznesowymi i zapasami na jednej centralnej platformie.
Systemy ERP pomagają usprawnić różne zadania związane z zarządzaniem zapasami — od finansowania i zakupów aż po zarządzanie magazynem i realizację zamówień.
Czy potrzebujesz zarządzania zapasami?
Zarządzanie zapasami zwykle staje się istotne dla firm (zajmujących się kupnem i sprzedażą produktów fizycznych), gdy są one gotowe przejść do „kolejnego etapu” rozwoju.
Chociaż oznaki wskazujące na gotowość do tego „kolejnego etapu” mogą się znacznie różnić, warto zadać sobie kilka pytań, aby określić, czy jesteś w odpowiednim momencie, by wdrożyć system ERP:
- Czy doświadczasz rozbieżności między rzeczywistymi a zarejestrowanymi poziomami zapasów? Jeśli tak, czy wpływa to na działalność Twojej firmy?
- Czy ręczne śledzenie zapasów wpływa na produktywność Twojego zespołu i powoduje wyższe niż przeciętne koszty pracy?
- Czy nie masz wglądu w czasie rzeczywistym w poziomy i przepływy zapasów, przez co trudno Ci szybko reagować na zmieniający się popyt?
Jeśli na co najmniej jedno z powyższych pytań odpowiedziałeś twierdząco, zarządzanie zapasami oparte na ERP może być dla Ciebie odpowiednim rozwiązaniem.
Korzyści z zarządzania zapasami ERP
Różne typy systemów ERP przynoszą korzyści poszczególnym działom firmy. Należą do nich księgowość, finanse, HR, sprzedaż, obsługa klienta i — oczywiście — zarządzanie zapasami.
Systemy ERP do zarządzania zapasami w szczególności usprawniają działalność firmy i zwiększają jej efektywność, ostatecznie zapobiegając wyciekom gotówki i maksymalizując zyski.
Widoczność i kontrola zapasów w czasie rzeczywistym
Systemy ERP zapewniają szczegółowy wgląd w zapasy znajdujące się w wielu lokalizacjach. Umożliwiają monitorowanie poziomów zapasów, śledzenie zamówień i wykrywanie nieścisłości.
Lepszy wgląd zapewnia również skuteczniejszą kontrolę zapasów — ograniczając braki magazynowe, niedobory, nadmierne zapasy i związane z nimi koszty.
Sprawniejsze zaopatrzenie
System ERP pozwala zautomatyzować procesy zaopatrzeniowe. Obejmują one tworzenie zamówień zakupu, zarządzanie dostawcami i monitorowanie ich wyników.
Przejście z ręcznego zaopatrzenia pozwala również skupić się na ponownym składaniu zamówień i negocjowaniu lepszych cen z dostawcami.
Have an account? Log In
Usprawnione przetwarzanie i realizacja zamówień
Oprogramowanie ERP upraszcza realizację zamówień, ostatecznie zwiększając satysfakcję klientów. Zarządza zamówieniami sprzedaży i alokacją zapasów, a jednocześnie śledzi przepływ zapasów od złożenia zamówienia do dostawy.
Ten zautomatyzowany proces skraca czas realizacji, ogranicza liczbę błędów i zapewnia terminową dostawę produktów.
Wiarygodne prognozowanie popytu
Systemy ERP zapewniają dostęp do danych historycznych i trendów konsumenckich, które pomagają odpowiednio prognozować popyt. Dokładne prognozy popytu zapobiegają nadmiernym zapasom, dzięki czemu nie ponosisz zbyt wysokich kosztów utrzymania zapasów.
Zintegrowane procesy biznesowe
Korzystanie z systemu ERP pozwala płynnie zintegrować zarządzanie zapasami z innymi kluczowymi działaniami biznesowymi, takimi jak finanse, produkcja i sprzedaż. Integracje te umożliwiają sprawny przepływ danych między działami, wspierając współpracę i podejmowanie decyzji.
Istnieją także inne znaczące korzyści wynikające ze stosowania systemów ERP, ale na potrzeby tego artykułu skupimy się na zarządzaniu zapasami.
Najważniejsze funkcje zarządzania zapasami w systemie ERP
Najlepsze systemy ERP do zarządzania zapasami i łańcuchem dostaw mają jedną wspólną cechę — a właściwie mają tych pięć wspólnych cech:
1. Śledzenie zapasów
Każde dobre rozwiązanie ERP do zarządzania zapasami będzie oferować zaawansowane możliwości śledzenia zapasów. Ta funkcja pomaga monitorować stan zapasów i przygotować się na wszelkie zmiany popytu i podaży.
2. Zaopatrzenie i uzupełnianie zapasów
Funkcje zaopatrzenia i uzupełniania zapasów obejmują takie zadania jak tworzenie zamówień zakupu, zarządzanie relacjami z dostawcami oraz monitorowanie ich wyników. Ta funkcja gwarantuje, że nigdy nie zabraknie Ci zapasów ani nie będziesz mieć ich w nadmiarze — taką samą korzyść zapewnia także oprogramowanie do obsługi zamówień zakupu.
3. Zarządzanie zamówieniami
Funkcja zarządzania zamówieniami umożliwia tworzenie nowych rejestrów zamówień i śledzenie ich statusu aż do momentu dostarczenia ich klientowi.
Umożliwia również pobieranie w razie potrzeby historii i informacji dotyczących poszczególnych produktów bez konieczności przeszukiwania wielu rozproszonych systemów.
4. Prognozowanie i planowanie
Funkcje prognozowania i planowania pomagają przewidywać przyszłe potrzeby dotyczące zapasów. Zapewniają utrzymanie wymaganego poziomu zapasów poprzez analizę danych historycznych, prognoz sprzedaży i trendów rynkowych.
5. Integracja systemów
Najlepsze oprogramowanie ERP do zarządzania zapasami zapewnia zgodność działań w całej organizacji, łącząc zarządzanie zapasami z innymi funkcjami biznesowymi, a tym samym umożliwiając płynną integrację narzędzi.
Co najważniejsze, od zarządzania zapasami w systemie ERP zwykle nie oczekuje się działania jako samodzielnego procesu. Stanowi ono część ujednoliconego systemu zwiększania efektywności biznesowej.
Dodatkowe funkcje ERP do zarządzania zapasami
Wymienione powyżej funkcje zawsze będą najważniejsze. Oto jednak kilka świetnych, choć nieobowiązkowych funkcji, których warto szukać podczas wyboru systemu ERP.
| Analityka i raportowanie | Prezentuje dokładne bieżące i historyczne dane dotyczące zapasów |
| Kompatybilność z urządzeniami mobilnymi | Umożliwia zarządzanie zapasami w dowolnym miejscu |
| Kontrola dostępu użytkowników | Ogranicza widoczność poufnych danych dotyczących zapasów |
| Zarządzanie zwrotami | Pozwala śledzić zwrócone zapasy, zwroty pieniędzy i naprawy |
| Automatyczne alerty | Sygnalizuje krytyczne poziomy zapasów i punkty ponownego zamówienia |
| Skalowalność | Możliwość dostosowania do rosnących potrzeb firmy |
| Kontrole jakości | Logika lub reguły zapewniania jakości |
| Kody kreskowe i etykietowanie | Ułatwia śledzenie produktów i ogranicza błędy ludzkie |
| Zarządzanie wieloma lokalizacjami | Uwzględnia zapasy w wielu magazynach |
| Śledzenie partii i terminów ważności | Zapobiega stratom towarów łatwo psujących się |
| Gospodarka magazynowa | Usprawnia automatyzację magazynu |
| Zarządzanie relacjami z klientami (CRM) | Poprawia doświadczenia klientów |
Jak wybrać system ERP ukierunkowany na zarządzanie zapasami
Teraz, gdy wiesz już, czego szukać w idealnym rozwiązaniu, chcę pomóc Ci optymalnie korzystać z wybranego oprogramowania ERP, niezależnie od tego, które rozwiązanie wybierzesz.
Krok 1 — określ wymagania biznesowe
Spotkaj się z kluczowymi interesariuszami, aby poznać potrzeby firmy w zakresie zarządzania zapasami. Następnie powołaj zespół wdrożeniowy ERP. W jego skład mogą wejść kierownicy magazynów, zespoły ds. zaopatrzenia oraz pracownicy działu finansowego.
Możesz także zaangażować innych członków zespołu, których uznasz za istotnych dla określenia kompleksowych wymagań. Możesz również skorzystać z usług konsultanta ERP, aby ułatwić cały proces sobie i swojemu zespołowi.
Krok 2 — wyznacz cele i określ budżet
Technicznie rzecz biorąc, są to dwa kroki:
- Określ konkretne cele dla nowego oprogramowania ERP do zarządzania zapasami.
- Ustal, ile pieniędzy możesz przeznaczyć na ten cel.
Jeśli nie wiesz dokładnie, od czego zacząć wyznaczanie celów, rozważ określenie konkretnych celów związanych z poprawą dokładności ewidencji zapasów, zwiększeniem wskaźników realizacji zamówień, skróceniem czasu realizacji i podobnymi kwestiami.
Jeśli masz trudności z uzyskaniem akceptacji realistycznego budżetu, rozważ przeprowadzenie analizy kosztów i korzyści oraz przedstawienie jej wyników pozostałym interesariuszom zaangażowanym w tę decyzję.
Krok 3 – Wybierz rozwiązanie ERP do zarządzania zapasami
Mając na uwadze wymagania i budżet, zapoznaj się z różnymi oprogramowaniami ERP i dostawcami.
Skoncentruj się na opcjach oferujących potrzebne funkcje, a następnie utwórz krótką listę systemów, którym chcesz przyjrzeć się dokładniej. Możesz też skontaktować się z moim zespołem, aby pomógł Ci wybrać systemy najlepiej odpowiadające Twoim potrzebom.
10 Najlepsze rozwiązania ERP do zarządzania zapasami
Przeanalizowałem najlepsze rozwiązania ERP dla produkcji — oto 10 moich najlepszych propozycji.
Krok 4 – Zaprojektuj i skonfiguruj procesy robocze dla nowego systemu
Wspólnie z zespołem projektowym zaprojektuj i opracuj procesy robocze dla wszystkich procesów zarządzania zapasami. Zacznij od:
- analizy i dostosowania modułów,
- ustawienia parametrów danych,
- zdefiniowania mechanizmów kontroli dostępu użytkowników oraz
- skonfigurowania integracji narzędzi między różnymi działami.
More Articles
Krok 5 – Przeprowadź kompleksowe testy użytkowników
Zanim uruchomisz nowy system ERP, upewnij się, że jego działanie rozumieją nie tylko Ty. W tym celu poproś współpracowników z różnych działów o przetestowanie nowej konfiguracji.
Author's Tip
Wiem, że łatwo zlekceważyć tę część, ale procesy, które tworzyłem, niemal zawsze się poprawiały, gdy ktoś inny się im przyjrzał. Zaufaj mi — poświęcony czas jest tego wart.
Może to być tak proste, jak poproszenie kogoś z zespołu ds. zakupów o przetestowanie procesu obsługi zamówienia zakupu — choć nieuniknione jest, że pojawią się pytania, nie powinno być poważnych zastrzeżeń.
Odnotuj opinie i napraw wszelkie problemy lub błędy, zanim przejdziesz dalej.
Krok 6 – Wdróż rozwiązanie i przeszkol użytkowników
Czas na wdrożenie. Uruchom system i udostępnij go wszystkim odpowiednim członkom zespołu lub zespołów ds. zarządzania zapasami.
Omów z zespołem wszystkie zmiany operacyjne i rozważ poproszenie dostawcy o przeprowadzenie wcześniej szkolenia stacjonarnego lub zdalnego. To kolejny krok, który łatwo pominąć, ale jeśli to zrobisz, mogę niemal obiecać, że uzyskasz tutaj mniejszy zwrot z inwestycji.
Po wdrożeniu wybierz „liderów zmian” z każdego działu lub utrzymuj zespół wdrożeniowy aktywny nieco dłużej. Wykorzystaj te osoby do zbierania praktycznych opinii i pomocy w rozwiązywaniu wszelkich pojawiających się problemów.
Krok 7 – Zapewnij stałe wsparcie i konserwację
Sprawdź, jaki rodzaj wsparcia zapewnia dostawca systemu ERP, i monitoruj aktualizacje jego oprogramowania, aby Twój zespół zawsze był na bieżąco. Ponadto stale śledź wydajność systemu i wprowadzaj potrzebne zmiany w celu zapewnienia optymalnej produktywności.
Rozwiń swoją firmę dzięki zarządzaniu zapasami ERP
Jeśli dotarłeś aż tutaj, jestem gotów założyć, że ten temat jest dla Ciebie niezwykle istotny, więc… Na co czekać? Przyjrzyj się systemom ERP pod kątem potrzeb związanych z zarządzaniem zapasami, a następnie obserwuj, jak Twoje życie staje się odrobinę prostsze.
Jeśli Twój system ERP nie potrafi tego zrobić...
Wybierz system, który to potrafi. Nie musisz używać systemu ERP do zarządzania zapasami — na rynku dostępnych jest również wiele dedykowanych narzędzi do zarządzania zapasami. Oto moje ulubione:
Chcesz rozwijać swoje umiejętności jako lider finansów? Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać fachowe porady, poradniki i spostrzeżenia od liderów finansów kształtujących branżę technologiczną.