Nova lista de verificação do diretor financeiro: um roteiro para os seus primeiros 100 dias

A Gartner prevê que as margens EBITDA de 30% deverão diminuir até 2027 devido à fraca procura e ao aumento dos custos.

Se ocupa o cargo de CFO, esta situação — e uma série infeliz de outros problemas — vai chegar à sua secretária antes de dar por isso.

Se quiser começar em força, vai precisar de um plano de ação… ou, talvez, de uma nova lista de verificação para CFOs.

Contexto da lista de verificação para CFOs

Porque haveria de seguir os meus conselhos? Como líder experiente em relato financeiro há mais de 15 anos e profissional certificado em gestão de projetos e técnico de TI que ajudou a implementar sistemas financeiros em PME, grandes empresas e organismos governamentais, pode dizer-se que aprendi algumas coisas.  

Entre essas coisas, aprendi que quase 90% dos novos CFOs têm dificuldades com a falta de confiança em si próprios, o que afeta negativamente o seu desempenho. 

Embora possa garantir-lhe até ficar rouco que conquistou o seu lugar na C-Suite, estou confiante de que a nova lista de verificação para CFOs que criei o ajudará ainda mais.

Não há tempo a perder — por isso, vamos direto ao assunto com as iniciativas que vão dar um excelente começo à sua nova função.

Primeiros 30 dias: conheça o terreno

Identifique problemas financeiros urgentes  

Reserve algum tempo durante o primeiro mês para avaliar o estado atual das finanças da sua empresa. Em seguida, marque reuniões iniciais com as principais partes interessadas para contextualizar as suas conclusões.

Porquê? Foi contratado por uma razão, por isso precisa de descobrir exatamente qual é essa razão, a partir de uma perspetiva imparcial.

Compreender estes problemas é essencial, por isso deve ter o cuidado de recolher o máximo possível de dados em primeira mão antes de começar a questionar as partes interessadas individualmente. É como ser um detetive contratado pela máfia… precisa de descobrir o que aconteceu, mas tenha cuidado para não apontar o dedo a ninguém.

Compreenda a economia e a política das unidades  

A economia das unidades refere-se às receitas e aos custos diretos associados a cada atividade empresarial da sua empresa. Quando são reunidos corretamente, proporcionam uma visão geral da saúde financeira. 

Certifique-se de que compreende a política, os intervenientes e o seu impacto. Desenvolver um conhecimento profundo da economia das unidades e da potencial política que afeta os departamentos e a cultura é também crucial.

Perguntas a fazer:

• Quanto nos custa adquirir um único cliente? 
• Qual é a nossa margem de lucro em produtos ou serviços individuais?
• Qual é o clima político da empresa e qual é o seu impacto?

As respostas ajudarão a orientar os processos de tomada de decisões relacionados com a alocação de despesas e potenciais cenários de expansão. Isto ajuda a definir e alinhar as principais prioridades do CFO com as necessidades organizacionais mais amplas.

Continuamente: desenvolva e fomente relações sólidas

Em toda a organização

Um CFO eficaz e progressista não pode trabalhar de forma isolada. 

Tornar-se um líder financeiro de sucesso no mundo atual, orientado pela tecnologia, vai além de fazer contas. Trata-se de construir relações sólidas com todas as unidades de negócio e partes interessadas externas com quem irá trabalhar. Inclua estes objetivos e interações.

• Compreenda as necessidades específicas de cada unidade. Pode determinar onde a empresa está a ser demasiado permissiva com o orçamento (estou a olhar para vocês, vendas) e que equipas poderiam beneficiar de algum dinheiro extra.
• Fale abertamente sobre a forma como os processos financeiros afetam estes departamentos. Isto proporcionar-lhe-á uma compreensão mais profunda de como as coisas funcionam, ao mesmo tempo que permitirá que os outros vejam o valor da equipa financeira. A interação entre funções pode melhorar a gestão das despesas, garantindo simultaneamente o alinhamento entre as ações operacionais e os planos financeiros.

Construir relações com outras pessoas pode ajudar a simplificar processos, ajudá-lo a compreender o processamento salarial e conduzir a tempos de resolução mais rápidos caso surjam discrepâncias.

Outro aspeto fundamental é compreender a cultura existente da sua empresa. Cada interação contribui para moldar essa compreensão.

Perguntas a fazer:

• Como colaboram as pessoas?
• O que motiva as pessoas de cada equipa?

Os novos CFO que entram em ambientes potencialmente desestruturados devem definir o tom, promovendo um ambiente de trabalho positivo e eficiente.

Dentro da(s) sua(s) equipa(s) financeira(s) 

Manter uma relação com os responsáveis dos departamentos relevantes, os serviços de terceiros, os membros do conselho de administração e outros colegas da área financeira, baseada na confiança e numa comunicação aberta, é crucial para as operações diárias. 

Pode aproveitar os conhecimentos que já possuem sobre a organização, incluindo os seus pontos fortes e fracos, permitindo-lhe aceder a conhecimentos sobre a organização que vão além dos números.

Mas existe um potencial desafio… Tenha em atenção que outros profissionais da equipa financeira podem ter sido preteridos para o cargo de CFO.

Certifique-se de que ouve as ideias, responde às perguntas dos colegas, fornece feedback construtivo, ajuda-os a alcançar resultados rápidos e define expectativas claras desde o primeiro dia. Isto promove o respeito mútuo, o que conduz a relações mais fortes.

Dica

Todos precisam de clareza relativamente ao seu papel e às suas tarefas quando um novo CFO é integrado; o que ficará sob a sua responsabilidade? O que continuará a estar sob a responsabilidade deles?

Isto varia de organização para organização; no entanto, algumas estruturas departamentais são bastante transponíveis entre empresas.

Aos 30 dias: visão a longo prazo e objetivos estratégicos

Uma das suas principais responsabilidades enquanto CFO de uma empresa tecnológica consiste no planeamento financeiro e na definição da bússola financeira da sua empresa tecnológica. 

Criar uma visão e objetivos coerentes com as aspirações mais amplas da empresa é fundamental para o CFO, pelo que deve procurar iniciar este processo ao fim de um mês, concluindo-o no máximo até 45 dias após assumir a sua nova função.

Contínuo: garantir o alinhamento com a estratégia da empresa

Alcançar o alinhamento entre os objetivos do departamento financeiro e a estratégia mais ampla da empresa não é apenas benéfico—é essencial, especialmente para operações financeiras bem-sucedidas em qualquer empresa tecnológica que gere entre $5-$50M por ano. Esta integração permite que as finanças apoiem o crescimento e assegurem plenamente uma gestão inteligente dos recursos.

O alinhamento estratégico ocorre através da manutenção da consciência sobre as questões operacionais diárias, enquanto se mantém o foco em aspetos abrangentes, como a identificação de indicadores-chave de desempenho (KPIs) ao nível da equipa e da empresa. O acompanhamento dos KPIs garante que todos os esforços conduzem a empresa em direção aos seus objetivos estratégicos.

Contínuo: definir objetivos estratégicos

O passo seguinte do planeamento financeiro consiste em definir objetivos estratégicos individuais para criar um roteiro financeiro. Deve estar preparado para responder às seguintes perguntas: 

• Que metas devem ser alcançadas num, três e cinco anos? 
• Em que mercados devemos planear entrar ou expandir-nos?
• Qual é o cliente que devemos procurar conquistar? 
• Onde estamos a gastar desnecessariamente?
• Que equipas ou departamentos precisam de maior visibilidade sobre as suas operações?

O seu planeamento financeiro irá moldar significativamente estas respostas e criar um roteiro acionável para o percurso futuro da sua organização. 

Dica

Definir objetivos financeiros ambiciosos sem compreender como alcançá-los é apenas uma ilusão. O seu trabalho exige pensamento crítico.

Aos 60 dias e anualmente: auditar os processos existentes

Os novos CFO devem facilitar a auditoria dos processos existentes para avaliar o estado atual e identificar potenciais problemas. A realização de uma auditoria permitir-lhe-á perceber a situação atual e detetar quaisquer sinais de alerta ou ineficiências.

3 aspetos fundamentais a procurar:

• Dados imprecisos: Se os seus números não correspondem, isso pode indicar problemas mais profundos na introdução de dados ou nos procedimentos de relato financeiro.
• Falta de controlos internos: As deficiências nos controlos internos podem dar origem a erros ou a potenciais fraudes. Certifique-se de que existem mecanismos de controlo e equilíbrio em todas as operações financeiras.
• Má gestão do fluxo de caixa: Fundos que não estão a ser alocados de forma eficiente ou que apresentam uma elevada taxa de consumo sem um retorno significativo do investimento (ROI) podem indicar uma má gestão dos recursos.

Se estes problemas ou outros sinais de alerta não forem resolvidos rapidamente, podem causar danos catastróficos ao longo do tempo. Além disso, se puder fazer algo para os resolver… por que razão não o faria?

Este processo de auditoria pode ser simplificado através de software de auditoria financeira e contabilística, que acompanha e analisa métricas empresariais abrangentes por si, permitindo-lhe concentrar-se nos aspetos mais subjetivos da sua função.

60-90 dias: faça a triagem das suas conclusões da auditoria

Depois de realizar a auditoria, o passo seguinte é a definição de prioridades. Enquanto CFO, terá de decidir o que deve ser prioritário e de que forma. 

Pense nisto como um processo de triagem que dá prioridade à urgência e ao impacto — resolvendo os problemas que terão um efeito significativo na saúde financeira da sua empresa.

Comece por categorizar os problemas com base na sua gravidade e no impacto que têm nos objetivos da sua empresa. Em seguida, crie um plano de ação para cada categoria, começando pelos itens de elevada prioridade. 

Quando cria um plano deste tipo e o conclui antes do final dos 90 dias, está a provar a sua utilidade e a inspirar confiança nas suas capacidades em toda a empresa. Por outras palavras, vai querer fazê-lo.

Em curso: estabeleça controlos financeiros eficazes

Enquanto CFO pela primeira vez ou num regresso ao cargo na área tecnológica, dispor de controlos financeiros adequados deve fazer parte da sua lista de verificação para um novo CFO. 

Implementar controlos financeiros internos adequados é tão crucial quanto parece assustador; no entanto, é uma das áreas mais importantes com que irá lidar na sua função. Agora que está responsável, é responsável por tudo o que passe despercebido.

Em curso: implemente procedimentos contabilísticos robustos

Os procedimentos contabilísticos robustos estabelecem a base de controlos financeiros sólidos. Então, como é que isso se traduz na prática? 

Eis um exemplo. Pense no sistema de segurança da sua casa — é composto por várias camadas, com alarmes, fechaduras e, talvez, videovigilância. Um procedimento contabilístico sólido deve ter várias camadas, como práticas de contabilidade precisas, auditorias regulares e processos rigorosos de aprovação de despesas. Os procedimentos contabilísticos são a sua primeira linha de defesa contra erros ou fraudes. 

Os procedimentos e sistemas contabilísticos fornecem dados fiáveis para informar os principais indicadores de desempenho (KPIs) — os pontos de referência para medir a saúde da sua função financeira. Comece com o pé direito com estas três tarefas.

• Familiarize-se com todos os processos internos atuais 
• Identifique os problemas urgentes e não urgentes 
• Resolva prontamente todos os problemas urgentes
• Defina um calendário realista para resolver os problemas não urgentes pouco depois

Pode parecer avassalador no início, mas lembre-se: Roma não se construiu num dia. 

Sugestão

Dê prioridade às tarefas com base no seu potencial impacto no fluxo de caixa ou no nível de risco.

Em curso: mantenha a transparência do fluxo de caixa

Um CFO bem-sucedido sabe que a transparência é fundamental ao gerir o fluxo de caixa em toda a organização e nas previsões de planeamento e análise financeira (FP&A). 

A partilha de informação financeira pode ajudar a reforçar a confiança da equipa e facilitar uma tomada de decisões mais informada, melhorando, em última análise, a gestão das despesas.

Como alcançar esta transparência? 

A chave consiste em utilizar ferramentas modernas de transformação digital para proporcionar a todos os membros relevantes da equipa visibilidade em tempo real sobre o estado do fluxo de caixa. Estas ferramentas facilitam a automatização de tarefas e fluxos de trabalho rotineiros e libertam tempo para o planeamento estratégico — tornando os seus dias muito mais simples.

Após os seus primeiros 90 dias

Deverá procurar ter concluído ou normalizado todas estas tarefas para análise contínua até ao final dos seus primeiros 90 dias. Se o fizer, estará a preparar-se para o sucesso durante muito tempo.

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