O processo de implementação do sistema de ponto de venda (POS) envolve todos, desde o CEO até ao seu cliente. Se o fizer incorretamente, isso terá impacto na experiência do cliente, na produtividade dos funcionários, na cultura da empresa e, consequentemente, nos seus lucros. No entanto, se o fizer corretamente, verá melhorias em todas essas áreas.
Neste artigo, apresentarei os passos para implementar com sucesso um sistema POS, juntamente com todas as informações de contexto de que irá precisar.
Porque é importante a implementação de um POS?
Um sistema POS mal implementado pode resultar numa redução da produtividade dos funcionários, em experiências negativas para os clientes, na perda de documentação e em riscos de cibersegurança.
Os sistemas de ponto de venda são constituídos pelo software e pelo hardware que as empresas utilizam para aceitar pagamentos dos clientes. São o coração que mantém a sua empresa a funcionar de forma ideal.
Normalmente, os sistemas POS apresentam falhas devido a uma conectividade Wi-Fi deficiente, hardware danificado, cibersegurança desatualizada ou software incompatível. Mas há um quinto suspeito escondido nos bastidores, que cria as condições para que estes problemas se agravem.
Refiro-me a uma implementação deficiente do POS.
Um processo padronizado é a melhor forma de garantir que os sistemas POS funcionam sem problemas em todas as localizações, agora e no futuro. Mas, mesmo com um plano de implementação de POS infalível, ainda precisa de conquistar o apoio de algumas pessoas.
As nossas escolhas de sistemas POS
Como está aqui, imagino que já tenha um sistema POS, mas, caso não tenha, aqui estão \u003ca href=\u0022https://theretailexec.com/tools/best-pos-system/\u0022\u003ealguns excelentes\u003c/a\u003e que a equipa do The CFO Club testou e avaliou:
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Quem participa na implementação de um POS?
Implementar um POS não é uma tarefa individual. É um esforço de equipa que requer o apoio de todos os níveis da empresa, começando por:
#1: A sua equipa de liderança
Estas são as pessoas responsáveis que precisa de convencer porque:
- Decidem se vale a pena investir no POS.
- Podem ajudar a promover a adoção entre os funcionários hesitantes, garantindo uma transição mais simples.
A maioria das empresas terá vários líderes a tomar as decisões. Refiro-me a diretores de operações, diretores financeiros e outros membros da direção. Poderá também precisar de envolver gestores e supervisores para permitir a formação dos funcionários.
As principais preocupações normalmente estão relacionadas com os custos, a compatibilidade e a perturbação das operações diárias. Resolva todas as preocupações, mas peça também a sua opinião. Desta forma, ficam envolvidos no processo desde o início, enquanto pode alinhar os seus planos com a visão do proprietário da empresa.
#2: O seu departamento de TI
As soluções POS incluem software, hardware, integrações e processos novos. Para garantir uma implementação adequada, precisa do apoio da sua equipa de TI, que conhece profundamente o seu conjunto tecnológico atual.
Podem aconselhá-lo sobre os requisitos técnicos, a compatibilidade do software e a integração do POS com os sistemas existentes. Desta forma, pode garantir uma transição simples, assegurando simultaneamente que a sua equipa de TI dispõe das informações necessárias para resolver quaisquer problemas.
#3: Os seus funcionários
Depois da direção, os seus funcionários são o grupo seguinte cujo apoio precisa de conquistar. São eles que irão utilizar a plataforma diariamente. Sem o seu envolvimento, verá uma redução da produtividade e da satisfação dos funcionários.
À medida que a implementação se aproxima, comece a realizar sessões de formação para ensinar os funcionários a utilizar o POS. Recolha também o feedback dos funcionários sobre como melhorar o sistema. Afinal, se não gostarem de o utilizar (ou não o utilizarem em todo o seu potencial), os benefícios da implementação do seu POS serão reduzidos para metade.
#4: O seu fornecedor de POS
Embora os funcionários e a direção possam orientá-lo numa perspetiva empresarial, os fornecedores de POS irão orientá-lo em tudo o que esteja relacionado com o produto.
Compreendem o software melhor do que qualquer outra pessoa e podem ajudá-lo a integrar o POS com sucesso, oferecendo informações e boas práticas para evitar erros.
Ao escolher um sistema POS, certifique-se de que o fornecedor tem uma boa reputação no que diz respeito ao apoio ao cliente, para evitar problemas de processamento de pagamentos no futuro.
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Como implementar um novo sistema POS
Implementar um POS é mais ou menos como organizar um assalto (mas sem a possibilidade de acabar na prisão).
Identificou o melhor sistema POS. Agora, tem de analisar o local, organizar a sua equipa e pôr em prática o seu plano de implementação do POS.
Embora os sistemas POS sejam soluções altamente personalizáveis, existem ainda alguns passos comuns para uma implementação bem-sucedida do POS:
1. O reconhecimento: determine as necessidades da sua empresa
Provavelmente, tomou nota delas enquanto escolhia um sistema POS. Utilize-as para orientar a configuração do POS.
Por exemplo, se tiver uma pequena empresa de comércio eletrónico, provavelmente precisará de um software POS simples para efetuar pagamentos. Mas, se gerir um negócio de venda de comida ambulante, precisará de um POS móvel para aceitar pagamentos em qualquer lugar. Alguns fatores a considerar ao determinar os requisitos do seu POS são:
- Volume de transações
- Sistema atual de gestão de inventário
- Número de funcionários
- Experiência do cliente
- Integração com a contabilidade e
- Requisitos de equipamento
Depois de esclarecer os requisitos, é altura de passar provavelmente ao passo mais difícil: conseguir a adesão.
2. A adesão: envolva a sua equipa
Lembra-se das partes interessadas? São a sua equipa de assalto, e mantê-las informadas sobre o estado do projeto e os prazos previstos é crucial porque:
- São elas que utilizam o POS. Especialmente os funcionários que trabalham no espaço de atendimento e lidam diariamente com os clientes. Se não estiverem envolvidas ou não compreenderem o sistema, é de esperar que isso também afete a implementação do POS.
- Compreendem melhor as particularidades da empresa e podem fornecer comentários valiosos para uma implementação mais bem-sucedida. Por exemplo, só o departamento de TI pode informá-lo se o POS irá entrar em conflito com o seu conjunto tecnológico, enquanto a direção pode aconselhá-lo sobre o orçamento.
Para garantir que todos se mantêm informados, pode:
- Enviar atualizações regulares por e-mail,
- Convidar as partes interessadas a testar sistemas POS,
- Organizar reuniões semanais de atualização ou
- Conceder às partes interessadas relevantes acesso apenas de leitura à ferramenta de gestão de projetos.
A escolha é sua. No entanto, esteja disponível para responder a quaisquer perguntas e ouvir comentários. Desta forma, a sua equipa sentir-se-á envolvida, tornando a transição mais simples para todos.
3. O equipamento: encontre o equipamento adequado
Em seguida, é altura de encontrar o equipamento adequado para o seu terminal POS. Isto pode variar consoante os serviços e processos existentes.
Por exemplo, as lojas temporárias podem precisar de iPads, tablets ou dispositivos móveis para alojar o seu software POS móvel baseado na nuvem. Entretanto, os sistemas POS das empresas de retalho podem precisar de gavetas de dinheiro, leitores de códigos de barras, impressoras e terminais de autosserviço.
Verificar a compatibilidade do hardware
4. O plano: configurar o seu sistema de POS
Pode escolher entre dois métodos de implementação:
- A opção autónoma. É a mais adequada para uma configuração simples de POS, com poucos terminais e produtos. Consulte os tutoriais, artigos de ajuda e documentação disponibilizados pela plataforma para aprender a fazê-lo por si próprio. Também pode contactar o apoio ao cliente para obter assistência.
- A opção assistida. Se tiver um catálogo maior ou vários estabelecimentos, peça ajuda ao seu fornecedor de POS. Certifique-se de que o apoio ao cliente do fornecedor de POS é fiável e competente antes de se comprometer, para evitar interações frustrantes.
Depois de finalizado o método de implementação, o resto é simples.
Ative a sua conta
Todos os softwares de POS têm um processo de ativação da conta. Este utiliza os dados da sua empresa, o KYC e as informações da conta bancária para validar a sua empresa e verificar se o POS pode processar pagamentos legalmente na sua localização.
Configure o seu espaço
Isto inclui configurar dispositivos como o leitor de códigos de barras, os leitores de cartões, os terminais de pagamento, etc. Pode solicitar a ajuda do seu fornecedor de POS para acelerar o processo.
Não desperdice os seus esforços
Antes de implementar o hardware, certifique-se de que testa primeiro a configuração.
Carregue o seu catálogo
Este é o passo mais demorado (e importante) da implementação do seu sistema de POS. Nesta etapa, irá carregar os seus produtos, as respetivas especificações, variações, preços, ofertas e possíveis descontos. Pode poupar tempo carregando estes dados em massa, mas não se esqueça de os organizar no formato exigido pelo software de POS.
5. O ensaio: testar o seu software de POS
Testar a configuração do seu POS pode ajudar a identificar quaisquer problemas antes de o lançar ao público. Isto inclui testar o hardware, a integração do inventário e a segurança do gateway de pagamentos.
Se a conformidade for uma grande preocupação
Durante os testes, pode ir mais longe e realizar uma auditoria empresarial aprofundada para garantir que todos os seus sistemas cumprem os regulamentos locais.
No entanto, isto não significa que tudo irá funcionar na perfeição. Ainda podem surgir problemas que precisam de ser resolvidos — falaremos mais sobre isso a seguir!
Quando otimizar o seu sistema de POS
Ter de otimizar o seu sistema de POS é inevitável. Mas é importante fazê-lo no momento certo, caso contrário acabará por gastar recursos desnecessariamente e perturbar as operações.
Eis algumas situações em que pode considerar atualizar o seu POS.
Quando as taxas de transação começam a reduzir os lucros
Tal como a morte e os impostos, as taxas de transação são um custo inevitável de utilizar software POS. Se não tiver cuidado, estas taxas podem acumular-se, reduzindo gradualmente os seus lucros. Por vezes, até as taxas de terceiros, como as taxas do gateway de pagamento ou dos serviços para comerciantes, podem aumentar o custo.
Certifique-se de que está a obter o melhor negócio, verificando regularmente as suas taxas de transação atuais e comparando-as com os termos dos fornecedores concorrentes. Não tenha receio de mudar para um novo fornecedor se isso fizer mais sentido do ponto de vista financeiro.
Quando está a expandir o seu negócio
Expandir o seu negócio pode significar coisas diferentes consoante o tipo de negócio. Por exemplo, adicionar mais produtos, abrir mais lojas ou contratar mais funcionários. No entanto, o objetivo costuma ser o mesmo: atrair mais clientes para a sua loja.
Para expandir o seu sistema POS da melhor forma, precisará de uma abordagem em duas frentes:
- Atualize o seu software POS. Certifique-se de que as especificações do seu software POS conseguem suportar o aumento esperado no volume de transações.
- Dê formação aos seus funcionários. Terá de dar formação aos novos funcionários para utilizarem o sistema POS, incluindo mostrar-lhes as opções de pagamento disponíveis, os descontos e as ofertas aplicáveis, etc.
Ao concluir estes dois passos simples, poderá proporcionar a melhor experiência ao cliente, incentivando visitas repetidas e avaliações positivas.
Quando o seu POS está desatualizado
Os sistemas POS antigos podem não suportar os métodos de pagamento mais recentes, os programas de fidelização ou outras funcionalidades esperadas — ao não disponibilizarem estas opções, arrisca-se a proporcionar uma má experiência ao cliente, levando-o a escolher a concorrência.
Para evitar esta situação, mantenha o seu POS atualizado. E esteja preparado para mudar de fornecedor se outros sistemas POS conseguirem oferecer uma melhor experiência ao cliente.
Dicas e truques para uma implementação bem-sucedida do POS
Se estiver a fazer isto pela primeira vez, eis algumas dicas para garantir uma implementação tranquila do POS.
1. Utilize uma rede privada
Os sistemas POS lidam com informações sensíveis, como dados de transações, dados de clientes, dados de pagamento, entre outros. Alojar o seu POS numa rede aberta expõe estes dados a piratas informáticos, colocando em risco a privacidade dos seus clientes.
Para minimizar o acesso não autorizado e a perda de dados, considere alojar o seu POS numa rede privada. Isto limitará o acesso ao POS apenas aos dispositivos e utilizadores autorizados a utilizar a rede.
Soluções locais vs na nuvem
As soluções locais oferecem um ambiente mais seguro, mas a implementação requer tempo e recursos. Entretanto, as soluções SaaSbaseadas na nuvem são mais baratas, mas a segurança dos dados fica a cargo do fornecedor do software.
2. Compreenda totalmente o seu sistema POS
Não se trata apenas de selecionar o POS certo, mas também de tirar o máximo partido das funcionalidades que o seu POS oferece.
É compatível com cupões? Existem limites? Dedique algum tempo a compreender estas particularidades para poder criar processos empresariais melhores e otimizar as operações.
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Erros a evitar na implementação do POS
Eis alguns erros importantes a evitar na implementação do POS:
1. Não envolver o pessoal da linha da frente na integração
Sei que alguns de vocês terão lido a minha secção sobre envolver os funcionários e pensado: “Não, é desnecessário”, mas é um grande erro considerar a implementação do POS uma tarefa exclusiva do departamento de TI. Trata-se de uma mudança que abrange toda a empresa e que exige que todos estejam alinhados, especialmente o pessoal da linha da frente.
- Envolva-os no processo de seleção. A sua adesão é a melhor oportunidade de obter todos os benefícios do sistema.
- Forme cuidadosamente os seus colaboradores sobre o sistema para evitar erros e quebras na produtividade.
- À medida que utilizam o sistema diariamente, peça aos seus colaboradores que recolham feedback para melhorar o sistema.
2. Não Ter um Plano de Contingência
O seu sistema POS pode falhar devido a uma má conectividade, integrações desatualizadas ou hardware avariado. Seja qual for o motivo, um plano de contingência pode ajudar a minimizar quaisquer perdas financeiras ou de dados.
Pode precisar de vários planos para diferentes cenários. Por exemplo, se a integração do seu inventário falhar, poderá ter de enviar manualmente atualizações regulares à equipa responsável pelo inventário. Ou, se não conseguir aceitar transações com cartão, configure métodos de pagamento alternativos para garantir que as transações possam continuar enquanto resolve o problema.
Subscreva para obter mais informações sobre POS
O seu sistema POS liga todos os aspetos do fluxo de trabalho da sua empresa. Simplifica os seus processos de pagamento, facilita a gestão do inventário e oferece informações sobre as preferências dos clientes.
É por isso que a implementação de um sistema POS é um esforço que envolve toda a empresa, desde a equipa de TI até aos colaboradores que contactam diretamente com os clientes. No entanto, quanto mais pessoas estiverem envolvidas, maiores serão também as possibilidades de ocorrerem erros durante a implementação.
Ao seguir os passos descritos neste artigo – determinar os requisitos, obter a adesão das partes interessadas, configurar o hardware, testar e otimizar ao longo do tempo –, as empresas podem maximizar os benefícios do POS, evitando simultaneamente erros dispendiosos.
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