7 framgångsberättelser om ERP & vad du kan lära dig

Mission Produce är en global leverantör av avokado som säljer mogna avokado året runt. År 2022 ställdes Mission Produce inför betydande utmaningar när det gällde att hålla fast vid sitt uppdrag att leverera utsökt frukt (ja, avokado är frukt). Anledningen? En misslyckad ERP-implementering. 

Det kostade företaget dess rykte och $3.8 million, som betalades till en konsult för att lösa problemen med ERP-systemet.

1. Fulton & Roark

Fulton & Roark brukade förlita sig på kalkylblad för att hålla koll på lagret och Sage Live för bokföringen. Medgrundarna Kevin Keller och Allen Shafer insåg att dessa system inte kunde stödja deras tvåsiffriga försäljningstillväxt från år till år — jag vet, ett fantastiskt problem att ha.

Här är anledningen: Kalkylblad saknade möjligheten att ta hänsyn till förändrade lagerkostnader, medan Sage saknade arbetsflöden för att registrera kostnaden för sålda varor (COGS). Detta ledde till mycket manuell datainmatning och lägre förtroende för uppgifternas korrekthet.

För att lösa detta beslutade medgrundarna att centralisera data och arbetsflöden med NetSuite ERP. Bara tre veckor efter implementeringen såg medgrundarna betydande förbättringar inom följande områden:

• Bokföring: De kunde snabbare upptäcka datainmatningsfel relaterade till lagret.
• Redovisning: Företaget kunde hantera redovisningsuppgifter utan att förlita sig på externa redovisningskonsulter.
• Kostnadskontroll: Företaget kunde öka försäljningen med ungefär 50 % från år till år utan att öka personalstyrkan.
• Ekonomi: Medgrundarna fick bättre insyn i marginaler och lager.

Framgångsfaktorer

Ledningens engagemang för att genomföra ERP-projektet var avgörande i Fulton & Roarks fall. Dessutom uppmuntrade medgrundarnas initiativförmåga och aktiva deltagande i implementeringen av ERP-systemet de anställda att ställa sig bakom lösningen, vilket bidrog till projektets framgång.

2. N&N Moving Supplies

N&N Moving Supplies är en familjeägd grossist för flyttutrustning och flyttillbehör. På mindre än ett decennium hade företaget expanderat från en plats i Georgia till flera platser över hela USA (och fyrdubblat sin personalstyrka).

Som ett litet företag använde N&N QuickBooks och en extern löneleverantör för att hantera tidsregistrering och löner. QuickBooks kunde inte hålla jämna steg med N&N:s snabbt föränderliga behov, så medgrundarna vände sig till NetSuite ERP och en stämpelklockslösning från NOVATime, en NetSuite-partner, för att hantera redovisnings- och löneprocesserna.

N&N lyckades minska tiden för lönehantering med 84 % efter implementeringen av ERP-systemet. Företaget kunde också stämma av konton snabbare och följa arbetskraftskostnaderna enklare på alla sina platser.

Framgångsfaktorer

Integrationen med en extern partner var avgörande för att anpassa ERP-systemets funktioner efter N&N:s behov. Dessutom var det viktigt för N&N:s framgång att säkerställa de anställdas stöd genom utbildning och aktivt deltagande i processen med att välja och implementera ERP-lösningen.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

3. Cadbury

Cadbury, ett brittiskt multinationellt konfektyrföretag som numera ägs av Mondelez International, hade flera problem som motiverade en ERP-implementering. De främsta utmaningarna var problem kopplade till produktions- och distributionskrav under en period av snabb tillväxt.

Cadburys problem ledde till det som SAP kallar ”en av de största globala ERP-implementeringarna”. ERP-implementeringen hjälpte Cadbury att standardisera processer på 16 platser och konsolidera 13 tillverkningsverksamheter inom företaget.

Slutligen hjälpte en framgångsrik ERP-implementering Cadbury att sänka sina driftskostnader och förbättra produktionseffektiviteten i hela sin leveranskedja – det vill säga, projektet lyckades.

Orsaker till framgången

Cadburys ERP-framgång var en del av ett femårigt IT-transformationsprojekt. Implementeringsprocessen går inte alltid smidigt, men om du är beslutsam och öppen för att göra flera kursändringar är sannolikheten större att du lyckas, precis som Cadbury.

4. Nestlé

Nestlé är världens största livsmedels- och dryckesföretag. Det schweiziska företaget beslutade att inleda ett ERP-implementeringsprojekt kallat BEST (affärsexcellens genom systemteknik) 1997, med planerad slutföring 2003. Nestlés implementeringsresa innefattade dock flera utmaningar.

SAP var Nestlés val av ERP-system. Nestlés vd bildade själv ett team tillsammans med chefer från flera områden, däribland ekonomi och distribution, för att skapa en grupp intressenter som skulle implementera SAP. Teamet var säkert på en sak: implementeringen skulle omorganisera affärsprocesserna och förändra hur Nestlé bedriver sin verksamhet.

Intressentgruppen misslyckades dock med att få de anställda att känna sig delaktiga och med att kommunicera hur förändringen skulle påverka dem, vilket skapade missnöje bland personalen. Efter tre år stoppades projektet och personalomsättningen nådde 77 %.

Nestlé beslutade att starta om processen och såg den här gången till att involvera divisionscheferna och att alla anställda var fullt informerade om de förväntade förändringarna. Den här gången gick allt bra. År 2002 hade Nestlé sparat 325 miljoner dollar i driftskostnader.

Orsaker till framgången

Nestlé gjorde fel i början, men kunde identifiera och åtgärda problemet i stället för att helt överge implementeringsprocessen (som vissa företag gör). 

Ett perfekt exempel på varför de anställdas stöd är avgörande för en framgångsrik ERP-implementering.

5. ABC Compounding

ABC Compounding tillverkar flytande produkter och aerosolprodukter för flera branscher. Till skillnad från andra företag på den här listan hade ABC Compounding redan en ERP-lösning (ProcessPro), men den saknade viktiga funktioner som planering, schemaläggning och MRP (planering av materialbehov).

Som tur var hade företagets informationschef, Myra Huger, använt Sage ERP X3 på sitt tidigare företag och kände till ERP-systemets omfattande funktionsuppsättning. Företaget samarbetade med en lokal Sage-partner för att få hjälp med implementeringen.

Tack vare sin erfarna partner kunde företaget snabbt byta till Sage ERP och hålla sin ambitiösa implementeringsplan.

Orsaker till framgången

Myras erfarenhet av Sage, tillsammans med en erfaren implementeringspartner vid sin sida, var avgörande faktorer för ABC Compoundings framgångsrika implementering. 

Att ha en expert i teamet – intern eller extern – som kan vägleda processen och erbjuda utbildning till de anställda bidrar i hög grad till en framgångsrik ERP-implementering.

6. Hormel Foods

Hormel Foods tillverkar, bearbetar och distribuerar olika livsmedels- och köttprodukter globalt. Företaget hade inte uppdaterat sina system på flera år och förlitade sig på flera verktyg som inte fungerade bra tillsammans. Den föregående ERP-uppgraderingen hade faktiskt genomförts över 15 år tidigare, när Hormel beslutade att modernisera och standardisera sina äldre system.

KPMG anlitades för att stödja Hormels arbete med att standardisera processerna och förbättra datakvaliteten genom att implementera Oracle Cloud ERP. Efter implementeringen hade Hormel ett enhetligt system som hjälpte till att standardisera affärsprocesser och data, effektivisera beslutsfattandet och ge en konsoliderad bild av data i hela verksamheten.

Orsaker till framgången

Företagets biträdande ekonomichef, Eldom Quan, tillskriver den framgångsrika implementeringen Hormel Foods medarbetares lagarbete och KPMGs expertis. De två teamen var så integrerade att Eldom säger att man inte skulle kunna avgöra vem som tillhörde Hormel och vem som tillhörde KPMG när de arbetade tillsammans. 

Det är tydligt att de anställdas stöd och lagarbete är avgörande för en framgångsrik implementering av ERP-programvara.

7. Cisco Systems

Tillverknings- och ekonomiteamen på Cisco använde föråldrad Oracle-programvara i det dagliga arbetet. Även om den räckte för att få saker gjorda började företagets IT-, drift- och ledningsteam känna behovet av att modernisera företagets arkitektur.

Ciscos supportkostnader ökade konsekvent, och den äldre programvaran gjorde det tidskrävande och svårt att integrera funktionsförbättringar och annan programvara. Önskan om förändring medförde dock en stor utmaning — företaget behövde ha oavbruten åtkomst till företagsdata.

Med hjälp från ledningen (och noggrann planering) skulle Cisco driftsätta sitt nya system under en helg med en helgdag 2003, en hel dag tidigare än vad som ursprungligen planerats.

Framgångsfaktorer

Cisco anser att framgången drevs av ”ledningens orubbliga stöd och aktiva engagemang samt ett företagsövergripande åtagande att lyckas med detta storskaliga moderniseringsprojekt”.

Implementeringsteamet följde varje del av planen och genomförde repetitioner för hela teamet för att minimera risker och undvika överraskningar.

Bästa praxis för ERP-implementering

När jag undersökte dessa implementeringar hittade jag några gemensamma teman:

Fastställ tydliga mål

Fastställ specifika och mätbara mål som du förväntar dig att ditt ERP-system ska uppnå. Behöver du ett ERP-system för att effektivisera lagerhanteringen, förbättra data­n​oggrannheten eller ge bättre kundservice? När du känner till ditt mål fastställer du ett mätvärde för att följa utvecklingen.

Ditt mål kan till exempel vara att minska orderbehandlingstiden med 30 % inom sex månader efter ERP-implementeringen. Om du tar reda på dessa detaljer (tillsammans med viktiga intressenter) innan du påbörjar implementeringen blir det lättare att röra dig målmedvetet i rätt riktning.

Få stöd från ledning och medarbetare

Äkta stöd från ledningen är avgörande eftersom ERP-implementering kräver betydande investeringar i tid, pengar och resurser — sådant som ligger under ledningens kontroll. 

Om du vill få ledningens stöd:

1. Beskriv fördelarna och den förväntade avkastningen på investeringen av ERP-implementeringen
2. Dela din strategi för riskreducering
3. Visa hur ERP-implementeringen ligger i linje med företagets strategiska mål 

I många fall är ett implementeringsprojekt förstås hierarkiskt styrt — i så fall bör ledningen involvera medarbetarna i varje steg av implementeringen, från planering till genomförande. 

Kom ihåg: Medarbetarnas stöd är lika viktigt, annars kan du se medarbetare bli missnöjda och säga upp sig, precis som i fallet med Nestlé.

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

Välj rätt ERP-system och leverantör

Det kan gå riktigt illa när du implementerar en ERP-lösning som inte uppfyller dina förväntningar, även om du gjort allt annat rätt. Innan du väljer en ERP-leverantör bör du utvärdera deras branscherfarenhet, produktplan, skalbarhet och supporttjänster. Gör sedan en passforms- och gapanalys genom att identifiera luckor i dina nuvarande processer och jämföra dem med de ERP-systemfunktioner som kan överbrygga dessa luckor.

När du väljer ett ERP-system ska du beräkna den totala ägandekostnaden. Ta med det ursprungliga inköpspriset, implementeringskostnaden, löpande kostnader som underhåll samt dolda kostnader såsom förändringshantering och potentiella driftstopp under implementeringen.

Be leverantören om kundreferenser. Framgångsrika och aktuella implementeringsberättelser från din bransch kan ge dig och ditt team stort förtroende för produktens lämplighet för din verksamhet.

Om du ännu inte har något system kan du börja söka efter leverantör här. Det här är de bästa ERP-systemen på marknaden just nu:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. MRPeasy — Bäst för synlighet hos små tillverkare
2. 2. Cetec ERP — Bäst för verktyg för produktionsspårning
3. 3. Striven — Bäst med anpassningsbara rapporteringsverktyg
4. 4. DualEntry — Bästa AI-baserade ERP-system
5. 5. VOGSY — Bäst för hantering av globala finanser
6. 6. Wrike — Bäst för AI-driven projektplanering
7. 7. Microsoft Dynamics 365 — Bäst för integrationer
8. 8. NetSuite — Bäst för växande team
9. 9. Acumatica — Bäst för molnbaserade arbetsflöden
10. 10. TallyPrime — Bäst för ideella organisationer

Utveckla en realistisk implementeringsplan

Alla företag är olika och implementerar ERP under sina egna unika förutsättningar. Nestlé tog flera år på sig att slutföra implementeringen, medan Cisco rullade ut systemet under en enda helg. Se till att du utformar din implementeringsplan utifrån dina specifika förutsättningar.

Överväg att börja med ett pilotprojekt inom ett mindre segment eller med specifika moduler. Gör justeringar baserat på feedback medan du fortsätter med den bredare utrullningen.

Det finns en hel del att ta hand om när du skapar en implementeringsplan, till exempel:

• Fastställa milstolpar för implementeringen
• Identifiera och minimera risker
• Kommunicera planen till medarbetare och intressenter
• Utbildning
• Förberedelser inför driftsättning

Involvera teammedlemmar som arbetar direkt med de processer som ERP-systemet kommer att förändra. Det hjälper dig att utveckla en realistisk implementeringsplan som är ambitiös och praktisk.

Övervaka och utvärdera

System och processer kan också sluta fungera efter implementeringen. Övervaka tekniska och kvalitativa mätvärden efter implementeringen för att följa systemets prestanda, användarnas införande, processernas effektivitet och de ekonomiska resultaten. Samla in feedback från användarna om deras erfarenhet av ERP-systemet för att identifiera områden där du kan förbättra något eller söka hjälp från leverantören.

Övervaka också introduktionen av nya funktioner och möjligheter i ditt ERP-system och erbjud regelbundna utbildningstillfällen när de lanseras, så att dina medarbetare kan utnyttja ERP-plattformen fullt ut.

Det är inte skräppost

Leverantörer meddelar vanligtvis slutanvändare om nya funktioner och viktiga uppdateringar via e-post, så se till att du fortsätter att prenumerera på deras utskick och lägger till dem på listan över betrodda avsändare.

Flexibilitet är avgörande för framgång

Din implementeringsresa kommer med stor sannolikhet att skilja sig från andras. Du kommer att möta unika utmaningar, av vilka vissa kanske inte finns med i någon implementeringshandbok, så var beredd på att vara flexibel under implementeringsprocessen. Denna flexibilitet hjälper dig att snabbt göra ändringar i implementeringsplanen baserat på förändrade omständigheter och öka sannolikheten för att lyckas.

Gillade du det du just läste? Prenumerera på nyhetsbrevet från The CFO Club för att varje vecka läsa insikter och expertråd från ekonomiexperter och branschledare.