Perfekt struktur för ekonomiavdelningen: varför, när och hur
Den perfekta strukturen för ekonomiavdelningen förändras i takt med att ditt företag utvecklas ... men en sak är säker: du kan inte göra allt.
Jag är beredd att slå vad om att det var utbrändhet och missade deadlines som fick dig att hamna här. Ekonomichefer är trots allt ökända för att tveka inför att utöka personalstyrkan. Som det berömda citatet lyder: “Vi är förbannade, för vi kan se siffrorna.”
Den här artikeln är specialskriven för att hjälpa dig motivera de anställningsbesluten och bygga upp ditt ekonomiteam på rätt sätt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vikten av att välja rätt struktur
Det finns mycket få avdelningar som är lika beroende av ordning och organisation som ekonomiavdelningen.
Det är dessa personer som ser till att ni följer reglerna, är förberedda på nödvändiga ekonomiska steg och har de siffror ni behöver för att fatta välgrundade beslut.
Om det inte räcker för att övertyga dig kan du fundera på hur många fler datadrivna insikter du kommer att få om ditt företag.
Mer data innebär fler insikter, vilket ger kortsiktiga, medellånga och långsiktiga fördelar.
Ekonomiavdelningens funktioner
Ekonomiteamet ansvarar för många centrala ekonomifunktioner, bland annat:
- Registrering, uppföljning och analys av företagets ekonomiska data
- Framtagning av en rad viktiga ekonomiska rapporter och dokument
- Hantering av skatter, interna ekonomiska revisioner och regelefterlevnad
- Likviditetshantering
- Uppföljning och fördelning av kapital
- Bokföring
För att få allt detta rätt krävs tid, noggrannhet och specialiserad kunskap.
Alla som har försökt hålla alla dessa bollar i luften själva vet att det i bästa fall är svårt att göra det på egen hand, och att det blir omöjligt när man når en viss tillväxttakt.
Om du är typen som gör-det-själv-tills-jag-dör
Om du är övertygad om att du kan göra allt själv … kanske du har rätt. Men du kommer att behöva hjälp. Här är den bästa bokföringsprogramvaran du kan få, utvärderad av mitt team och mig:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Nu ska vi titta närmare på ekonomiteamets centrala funktioner.
Om du bara letar efter råd om teambyggande kan du hoppa ner till avsnittet med praktiska råd; om du är relativt ny i den här världen har du nytta av att läsa det följande.
Bokföring
Bokföring är processen att registrera din ekonomiska information, inklusive:
- Intäktskällor
- Leverantörsskulder
- Kundfordringar
- Förluster
- Inklusive relevanta belopp, datum och referenser
Bokförare följer posterna kronologiskt med hjälp av dokument som försäljningskvitton, inköpsorder och fakturor.
Bokföringscykeln består av 8 steg; bokföringen fokuserar dock främst på de fyra första:
- Analysera ekonomiska transaktioner och fördela var och en till rätt konto
- Skapa verifikationer
- Registrera poster i huvudboken
- Genomföra en avstämning i slutet av varje period
Korrekt bokföring utgör grunden för en sund ekonomi och underlättar smarta beslut i rätt tid. Dessutom blir allas liv enklare när Skatteverket dyker upp om man har en bra bokförare.
Lönehantering
Lönehanteringsuppgifter omfattar:
- Betalning till anställda
- Betalning av skatter för deras räkning
- Dokumentation av avdrag, incitament, betalningar och företagsförmåner
Vi tittar på ett exempel.
Gerald och hans vän Brett startade ett företag som ett handelsbolag, och de har anställt en person internt för att ta hand om ekonomin.
Det ironiska? Den enda person de behöver köra löner för är deras revisor. Om de inte gör det riskerar de saftiga böter och straffavgifter.
För enskilda firmor och handelsbolag behöver ägaren eller ägarna inte köra löner åt sig själva, men de måste göra det för alla som har ett anställningsavtal. När det gäller aktiebolag och bolag behöver du köra löner åt dig själv, dina styrelseledamöter och dina anställda.
Finansiella rapporter
Att upprätta finansiella rapporter är som att lämna blodprov – ett nödvändigt ont för en god (organisatorisk) hälsa.
De informerar investerare och beslutsfattare om vinster, kassaflöde, skulder och tillväxt. Exempel på finansiella rapporter är följande:
- Balansräkning (eller rapport över finansiell ställning): En översikt över företagets tillgångar, skulder och eget kapital
- Resultaträkning: Kvartals- och årsrapporter som visar intäkter, kostnader, nettoresultat och resultat
- Kassaflödesanalys: En rapport som låter dig se hur sunt ditt företag är med en snabb blick och som innehåller tre avsnitt: löpande verksamhet, investeringsverksamhet och finansieringsverksamhet
Intressenter använder dessa formella register för att mäta hur effektivt likvida medel, tillgångar, skulder och eget kapital hanteras. Om ditt företag har problem bör du kunna upptäcka dem, felsöka och lösa problemen i tid – förutsatt att bokföringen är i ordning. Kreditgivare, revisorer och IRS hänvisar också till dessa rapporter för att mäta lönsamheten och säkerställa efterlevnad.
Interna kontroller
Starka finansiella kontroller är avgörande för efterlevnad, säkerhet, resurshantering och organisationens långsiktiga hållbarhet.
Att vägra skapa interna kontroller skapar en oundviklig risk för bedrägerier eller allvarliga fel som kan försätta en företagsägare och styrelseledamöter i allvarliga ekonomiska och juridiska problem.
Företagets likviditetshantering
Likviditetsteamet ansvarar för att säkerställa att ett företag har tillräckligt med likvida medel för att tillgodose sina omedelbara behov. Detta innefattar:
- Att genomföra omfattande prognosaktiviteter
- Optimera användningen av krediter
- Minska skulder
- Identifiera de bästa investeringsmöjligheterna
Skattedeklarationer
Ett av de enklaste sätten att stänga ditt företag är att göra fel i den årliga skattedeklarationen, ådra sig enorma böter och inte kunna få kassaflödet på rätt köl igen.
Om du inte driver en mycket liten enskild firma med minimala omkostnader är det vanligtvis värt att anlita en auktoriserad revisor (CPA) för att övervaka skatteberedningen och inlämningen.
Bättre att vara på den säkra sidan än att ångra sig, som det gamla ordspråket lyder.
Bygga upp strukturen för ekonomiavdelningen
Att ha ett strategiskt förhållningssätt till verksamheten är ett av de smartaste sätten att bygga in system och processer i företaget som förbereder det för långsiktig lönsamhet. Hur du strukturerar och bygger upp ekonomiavdelningen är inte annorlunda.
Här är några av de viktigaste ekonomifunktionerna:
- Ekonomichef: Det är du. Du arbetar direkt med vd:n och leder alla finansiella delar av ett företag: fastställer policyer, utvecklar finansiella och operativa strategier, förbättrar den operativa effektiviteten och använder rapporter för att fatta beslut.
- Likviditetschef: Övervakar förändringar i regelverket, verkställer finansiella policyer och upprätthåller relationer med kreditgivare och investerare.
- Ekonomiansvarig: Upprättar månadsrapporter, tar fram finansiella rapporter och övervakar lönehanteringen samt leder den dagliga verksamheten (inklusive personalen) och ansvarar för efterlevnaden.
- Revisor: Hanterar huvudboken, upprättar dagliga rapporter, sköter skatter och behandlar löner.
- Ekonomiadministratör: Datainmatning, inklusive bokföring av inbetalningar, underhåll av Excel-kalkylblad eller användning av bokföringsprogram samt utskrift av checkar. Många mindre företag har två ekonomiadministratörer, en för leverantörsreskontra och en annan för kundreskontra.
Andra vanliga roller inom redovisning är:
- Finansanalytiker
- Intern revisionschef
- Chef för krediter och kravhantering
- Inköpschef
- Redovisningschef
Så samverkar rollerna inom ekonomi
Ju mindre ditt företag är, desto större är sannolikheten att du förlitar dig på några få personer eller en extern leverantör för att hantera alla redovisningsfunktioner.
När företaget växer ökar arbetsbördan betydligt, och du behöver anställa kvalificerade personer för varje roll och etablera en hierarki. Jag vet vad du tänker: äntligen det intressanta!
Fortsätt läsa för att ta del av bästa praxis för redovisningsavdelningens struktur.
Välja organisatorisk struktur för företagets redovisningsavdelning
Företagets intäkter, ålder och storlek kommer ofrånkomligen att styra ekonomiavdelningens struktur och behov.
Det säger sig självt att ett nystartat företag vanligtvis inte behöver eller har tillgång till samma resurser som multinationella organisationer, så kom ihåg att ingen av den här informationen passar alla företag.
Andra vanliga faktorer är:
- Branschen du verkar inom
- Hur gammalt företaget är
- Hur många anställda du har
- Antalet geografiska platser
Allt detta påverkar hur du bygger upp och strukturerar ditt ekonomiteam.
Låt oss gå igenom hur en av de viktigaste faktorerna – företagets ålder och utvecklingsfas – kan påverka strukturen för dess ekonomiavdelning.
Nystartat företag
I de flesta fall fokuserar nystartade företag på tillväxt och skalbarhet, med målet att utveckla en affärsmodell som kan generera höga vinster. Ett mindre antal anställda leder vanligtvis till att grundare och nyckelpersoner får bära många olika hattar.
Även om du delar CFO- eller skattmästaruppgifter med annan personal i ett tidigt skede är det bäst att investera i bra redovisningsprogram för att hålla informationen samlad.
När tillväxten tar fart kan större delen av ekonomiteamet läggas ut på specialiserade leverantörer. Som nystartat företag är dina huvudsakliga ekonomiska frågor oftast:
- Att hålla löneutbetalningarna igång i tid samtidigt som reglerna för skatteavdrag följs.
- Att ha ett skarpt öga och strikt kontroll över företagets kassaflöde, inklusive leverantörsskulder och kundfordringar.
- Att övervaka företagets utgifter för att säkerställa att orimliga kostnader inte uppstår under tillväxtfasen.
Om du upplever en enorm och snabb tillväxt är det värt att ta fram en rekryteringsplan för redovisningsavdelningen och genomföra den så snart arbetsbelastningen blir ohållbar.
Mindre företag
Begreppet ”mindre företag” kan vara något missvisande.
I USA definierar myndigheten för småföretag (SBA) ett mindre företag som ett företag med färre än 500 anställda ... vilket omfattar 99.9% av alla företag i USA.
Tänk på att ett mindre företags strategiska mål beror på ägarens eller ägarnas mål, men lönsamhet är alltid ett centralt mål. När företaget växer behöver du ta en fullt utvecklad ekonomiavdelning på större allvar.
Jag fokuserar på mindre företag med intäkter på $2-10M.
Strukturen för redovisningsavdelningen kan fortfarande vara ganska slimmad, om den fungerar för dig – lönespecialister och redovisningschefer kan hålla redovisningsuppgifterna för mindre företag igång, exempelvis genom att skapa rapporteringspaneler för att hålla koll på KPI:er. I det här skedet kan CFO:n och controllern fokusera på den större strategiska bilden, inklusive avdelnings- eller verksamhetsrapportering.
Stora företag
Stora företag, det vill säga företag med fler än 500 anställda och verksamheter över hela världen, fokuserar vanligtvis på expansion till nya marknader och effektivitet (eller åtminstone kostnadsminskningar).
Om det inte redan har gjorts kommer du att vilja effektivisera och optimera din organisationsstruktur. Ett viktigt mål är att låta företagsledningen, och särskilt CFO:n, fokusera på långsiktiga strategier. Överväg att utse en ekonomichef som ansvarar för företagets finansiella hälsa, inklusive ekonomisk planering och rapportering samt efterlevnad och riskhantering.
De viktigaste målen för större företag beror på företagets mål, men kan bland annat omfatta följande:
- Centralisering av viktiga operativa verktyg: Om ditt företag inte utnyttjar kraften i ett ERP kommer frågan oundvikligen att dyka upp. Att få stöd från ett erfaret ekonomiteam – och personer med särskilda redovisningsfunktioner – kan vara till stor hjälp vid implementeringen av ERP och när företaget ska läggas till rätta för framgång och tillväxt.
- Fusioner och förvärv: Som en del av företagsstrategin kan sammanslagningar med eller förvärv av andra företag vara ett viktigt fokus för tillväxt och expansion. I dessa fall är ekonomicheferna avgörande i alla skeden, från planering till integration. Detta omfattar att genomföra företagsbesiktning och finansiell modellering.
En djupare titt på det seniora redovisningsteamet
Nedan besvarar vi några av de mest angelägna frågor som verksamhetsansvariga har om redovisningsavdelningens struktur.
När är det klokt att anställa en CFO?
Om du känner att dina kunskaper inom ekonomi inte är tillräckligt starka för att själv ta på dig rollen som CFO är det helt okej. Det är bättre att erkänna sina svagheter och bygga ett ekonomi- och/eller redovisningsteam omkring sig än att försöka få en fyrkantig kloss att passa i ett runt hål.
Alla företag har en sak gemensamt — de måste tjäna pengar (och hantera dem på rätt sätt) för att kunna fortsätta sin verksamhet. Strategisk ekonomisk planering och datadriven rapportering utgör kärnan i varje framgångsrikt företag, och att anställa en CFO är ett säkert sätt att se till att ditt nystartade företag får en bra start.
CFO kontra controller: Vad är skillnaden?
CFO:n befinner sig högst upp i ekonomifunktionens hierarki. Medan den förstnämnda behöver ta ett steg tillbaka för att se helheten och förstå hur verksamheten kan förfinas och förbättras, fokuserar den sistnämnda på redovisningsfunktioner och optimering av företagets dagliga verksamhet.
More Articles
Redovisningschef kontra controller: Vad är skillnaden?
I mindre organisationer har controllers ofta två roller och kan leda ett mindre team av redovisningsekonomer och administratörer. För större verksamheter är det däremot klokt att anställa redovisningschefer som leder personalen och låter controllers fokusera på budgetar, prognoser och andra viktiga rapporter.
Forma en högpresterande ekonomiavdelning
Oavsett om du driver ekonomiavdelningen i ett litet företag eller ett snabbt växande teknikföretag kommer antalet sätt att strukturera ekonomiavdelningen alltid att variera beroende på dina specifika behov.
Den första frågan du bör ställa dig är om du är rätt CFO för jobbet eller om en rekrytering till rollen skulle ge dig bättre förutsättningar för tillväxt. Därifrån kan du utveckla en strategi som säkerställer en välfungerande arbetsfördelning, där varje redovisningsfunktion utförs av rätt person och en välfungerande hierarki för redovisningsavdelningen finns på plats.
Vill du hålla dig uppdaterad om allt inom finans och redovisning?
Vi har byggt The CFO Club för att bli den handbok vi alltid önskade att vi hade i våra tidigare roller inom företagsfinansiering. Detaljerad information om hur man driver funktionen – hur man gör det, när man gör det och vilka verktyg som är bäst att använda.
Låter det som något för dig? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från finansledare som formar teknikbranschen.
