Die perfekte Struktur der Buchhaltungsabteilung verändert sich mit jeder Weiterentwicklung deines Unternehmens ... aber eines ist sicher: Du kannst nicht alles selbst erledigen.

Ich wette, dass Burnout und verpasste Fristen dich hierhergebracht haben. Schließlich zögern Finanzverantwortliche bekanntermaßen, zusätzliche Stellen zu schaffen. Wie das berühmte Zitat sagt: „Wir sind verflucht, denn wir können die Zahlen sehen.“

Dieser Artikel wurde speziell dafür erstellt, dir dabei zu helfen, deine Einstellungsentscheidungen zu begründen und dein Buchhaltungsteam auf die richtige Weise auszubauen.

Die Bedeutung der Wahl der richtigen Struktur

Es gibt nur sehr wenige Abteilungen, die so stark auf Ordnung und Organisation angewiesen sind wie die Buchhaltung.

Diese Personen stellen sicher, dass du alle Vorschriften einhältst, auf die notwendigen finanziellen Schritte vorbereitet bist und mit den Zahlen ausgestattet wirst, die du für fundierte Entscheidungen benötigst.

Wenn dich das noch nicht überzeugt, bedenke, wie viele zusätzliche datengestützte Erkenntnisse du über dein Unternehmen gewinnen wirst.

Mehr Daten bedeuten mehr Erkenntnisse, die kurz-, mittel- und langfristige Vorteile bringen.  

Aufgaben der Buchhaltungsabteilung

Das Buchhaltungsteam ist für viele zentrale Finanzaufgaben verantwortlich, darunter:

• Erfassung, Nachverfolgung und Analyse der Finanzdaten deines Unternehmens
• Erstellung einer Reihe von wichtigen Finanzberichten und Dokumenten
• Verwaltung von Steuern, internen Finanzprüfungen und Compliance
• Cashflow-Management
• Nachverfolgung und Zuweisung von Kapital
• Buchführung

Um all diese Aufgaben richtig zu erledigen, braucht es Zeit, Liebe zum Detail und spezialisiertes Wissen.

Wer schon einmal versucht hat, all diese Aufgaben selbst zu bewältigen, weiß, dass dies bestenfalls schwierig ist und ab einem bestimmten Wachstumstempo unmöglich wird.

Wenn du zu den Menschen gehörst, die alles selbst machen

Wenn du überzeugt bist, dass du alles selbst erledigen kannst … vielleicht hast du recht. Aber du wirst Hilfe brauchen. Hier ist die beste Buchhaltungssoftware, die du bekommen kannst, bewertet von meinem Team und mir:

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Sehen wir uns nun die zentralen Aufgaben des Buchhaltungsteams genauer an.

Wenn du lediglich nach Ratschlägen für den Teamaufbau suchst, kannst du zum Abschnitt mit den praktischen Ratschlägen springen; wenn diese Welt noch relativ neu für dich ist, wirst du davon profitieren, das Folgende zu lesen.

Buchführung

Buchführung ist der Prozess der Erfassung deiner Finanzinformationen, einschließlich:

• Einnahmequellen
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
• Verluste
• Einschließlich relevanter Beträge, Daten und Verweise

Buchhalter erfassen Einträge chronologisch anhand von Dokumenten wie Verkaufsbelegen, Bestellungen und Rechnungen. 

Der Buchhaltungszyklus umfasst 8 Schritte; die Buchführung befasst sich jedoch hauptsächlich mit den ersten vier:

1. Analyse von Finanztransaktionen und Zuordnung jeder Transaktion zum passenden Konto
2. Erstellung von Buchungssätzen 
3. Übertragung der Buchungen in das Hauptbuch 
4. Durchführung eines Abgleichs am Ende jeder Periode 

Genaue Aufzeichnungen bilden die Grundlage für eine gesunde Finanzlage und ermöglichen intelligente und zeitnahe Entscheidungen. Außerdem macht ein guter Buchhalter allen das Leben leichter, wenn der Steuerprüfer vor der Tür steht.

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Zu den Aufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung gehören:

• Auszahlungen an Mitarbeiter
• Zahlung von Steuern in ihrem Namen
• Führung von Aufzeichnungen über Abzüge, Anreize, Zahlungen und Unternehmensleistungen

Sehen wir uns ein Beispiel an.

Gerald und sein Freund Brett haben ein Unternehmen als Personengesellschaft gegründet und einen Mitarbeiter im Unternehmen eingestellt, der sich um ihre Finanzen kümmert.

Die Ironie daran? Die einzige Person, für die sie die Lohnabrechnung durchführen müssen, ist ihr Buchhalter. Andernfalls drohen ihnen hohe Geldstrafen und Sanktionen. 

Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften müssen die Eigentümer keine Lohnabrechnung für sich selbst durchführen, wohl aber für alle Personen mit einem Vertrag. Bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Kapitalgesellschaften müssen Sie die Lohnabrechnung für sich selbst, Ihre Geschäftsführer und Ihre Mitarbeiter durchführen.   

Finanzberichte 

Die Erstellung von Finanzberichten ist wie eine Blutuntersuchung: ein notwendiges Übel für eine gute (organisatorische) Gesundheit.

Sie informieren Investoren und Entscheidungsträger über Gewinne, Cashflow, Schulden und Wachstum. Zu den Finanzberichten gehören unter anderem:

• Bilanz (oder Bilanz der Vermögens- und Finanzlage): Eine Übersicht über die Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und das Eigenkapital Ihres Unternehmens
• Gewinn- und Verlustrechnung: Quartals- und Jahresberichte mit Angaben zu Umsatzerlösen, Ausgaben, Nettogewinn und Erträgen
• Kapitalflussrechnung: Eine Rechnung, die es Ihnen ermöglicht, die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens auf einen Blick zu erkennen und drei Bereiche umfasst: operative Tätigkeiten, Investitionstätigkeiten und Finanzierungstätigkeiten  

Interessengruppen verwenden diese offiziellen Aufzeichnungen, um zu messen, wie effektiv liquide Mittel, Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital verwaltet werden. Wenn Ihr Unternehmen in Schwierigkeiten gerät, sollten Sie dies rechtzeitig erkennen, die Ursachen beheben und Lösungen finden können – vorausgesetzt, Ihre Buchführung ist ordnungsgemäß. Gläubiger, Wirtschaftsprüfer und der IRS greifen ebenfalls auf diese Berichte zurück, um die Rentabilität zu messen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Interne Kontrollen

Starke Finanzkontrollen sind für die Einhaltung von Vorschriften, die Sicherheit, die Verwaltung von Ressourcen und die langfristige Nachhaltigkeit eines Unternehmens unerlässlich.

Wer auf die Einrichtung interner Kontrollen verzichtet, setzt sich einem unvermeidlichen Betrugsrisiko oder schwerwiegenden Fehlern aus, die den Eigentümer und die Geschäftsführer eines Unternehmens in ernsthafte finanzielle und rechtliche Schwierigkeiten bringen können.

Liquiditätsmanagement des Unternehmens

Das Team für Liquiditätsmanagement ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass ein Unternehmen über genügend liquide Mittel verfügt, um seinen unmittelbaren Bedarf zu decken. Dazu gehören:

• Durchführung intensiver Prognoseaktivitäten
• Optimierung der Kreditnutzung
• Abbau von Schulden
• Ermittlung der besten Anlagemöglichkeiten

Steuererklärungen

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihr Unternehmen stillzulegen, besteht darin, die jährliche Steuererklärung falsch einzureichen, enorme Geldstrafen zu verursachen und den Cashflow nicht wieder in Ordnung bringen zu können.

Sofern Sie kein sehr kleines Einzelunternehmen mit minimalen Gemeinkosten führen, lohnt es sich in der Regel, einen zertifizierten Wirtschaftsprüfer (CPA) mit der Überwachung der Steuererstellung und -einreichung zu beauftragen.

Wie das alte Sprichwort sagt: Vorsicht ist besser als Nachsicht.

Aufbau der Struktur Ihrer Buchhaltungsabteilung

Ein strategischer Ansatz für das Unternehmen ist eine der klügsten Möglichkeiten, Systeme und Prozesse in Ihrem Unternehmen zu etablieren, die es auf langfristige Rentabilität ausrichten. Die Strukturierung und der Aufbau Ihrer Finanzabteilung bilden dabei keine Ausnahme.

Dies sind einige der wichtigsten Buchhaltungsfunktionen: 

• Finanzvorstand: Das wären Sie. Sie arbeiten direkt mit dem CEO zusammen und leiten alle finanziellen Bereiche eines Unternehmens: Sie legen Richtlinien fest, entwickeln finanzielle und operative Strategien, verbessern die betriebliche Effizienz und nutzen Berichte für Entscheidungen.
• Manager für Liquiditätsmanagement: Überwacht regulatorische Änderungen, setzt Finanzrichtlinien durch und pflegt Beziehungen zu Gläubigern und Investoren.
• Leiter der Buchhaltung: Erstellt Monatsberichte, erstellt Finanzberichte und überwacht die Lohnabrechnung. Außerdem verwaltet er die täglichen Abläufe (einschließlich des Personals) und ist für die Einhaltung von Vorschriften zuständig. 
• Buchhalter: Verwaltet das Hauptbuch, erstellt tägliche Berichte, kümmert sich um Steuern und führt die Lohnabrechnung durch. 
• Sachbearbeiter: Dateneingabe, einschließlich der Verbuchung von Zahlungseingängen, der Pflege von Excel-Tabellen oder der Nutzung einer Buchhaltungssoftware sowie des Druckens von Schecks. Viele kleinere Unternehmen beschäftigen zwei Sachbearbeiter: einen für die Kreditorenbuchhaltung und einen weiteren für die Debitorenbuchhaltung. 

Weitere gängige Positionen im Rechnungswesen sind:

• Finanzanalyst
• Leiter der internen Revision
• Leiter des Kredit- und Forderungsmanagements
• Einkaufsleiter
• Leiter des Rechnungswesens

Machen Sie es nicht unnötig kompliziert

Diese Positionen werden typischerweise hinzugefügt, sobald die Organisation einen höheren Reifegrad erreicht hat. Wenn Sie noch am Anfang stehen, beginnen Sie am besten klein, behalten Sie aber eine umfassende zukünftige Struktur für Ihre Abteilung für Rechnungswesen im Blick.

Wie Finanzpositionen zusammenwirken

Je kleiner Ihr Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie sich auf einige wenige Personen oder einen externen Dienstleister verlassen, der alle Funktionen des Rechnungswesens übernimmt.

Mit Ihrem Wachstum nimmt das Arbeitsaufkommen deutlich zu, und Sie müssen qualifizierte Personen für jede Position einstellen und eine Hierarchie etablieren. Ich weiß, was Sie denken: endlich die wichtigen Dinge!

Lesen Sie weiter, um bewährte Verfahren für die Struktur Ihrer Abteilung für Rechnungswesen kennenzulernen.

Die Organisationsstruktur der Abteilung für Rechnungswesen Ihres Unternehmens auswählen

Der Umsatz, das Alter und die Größe Ihres Unternehmens bestimmen unweigerlich die Struktur und Anforderungen Ihrer Finanzabteilung.

Es versteht sich von selbst, dass ein Start-up im Allgemeinen weder dieselben Ressourcen benötigt noch Zugriff darauf hat wie multinationale Unternehmen. Bedenken Sie daher, dass diese Informationen nicht für alle Unternehmen gleichermaßen gelten.

Weitere gängige Faktoren sind:

• Die Branche, in der Sie tätig sind
• Wie lange Ihr Unternehmen bereits besteht
• Die Anzahl Ihrer Mitarbeiter
• Anzahl der geografischen Standorte

All das beeinflusst, wie Sie Ihr Finanzteam aufbauen und strukturieren.

Sehen wir uns an, wie einer der wichtigsten Faktoren – das Alter und die Entwicklungsphase eines Unternehmens – die Struktur seiner Finanzabteilung beeinflussen kann.

Start-up

In den meisten Fällen konzentrieren sich Start-ups auf Wachstum und Skalierbarkeit. Ihr Ziel ist es, ein Geschäftsmodell zu entwickeln, das hohe Gewinne erwirtschaften kann. Eine kleinere Belegschaft führt in der Regel dazu, dass Gründer und wichtige Mitarbeiter viele verschiedene Aufgaben übernehmen.

Auch wenn Sie sich die Aufgaben des CFO oder Schatzmeisters mit anderen Mitarbeitern in der frühen Unternehmensphase teilen, sollten Sie am besten in eine gute Buchhaltungssoftware investieren, um die Informationen zentral zu verwalten.

Wenn das Wachstum an Fahrt gewinnt, wird möglicherweise ein Großteil Ihres Finanzteams an spezialisierte Dienstleister ausgelagert. Als Start-up bestehen Ihre wichtigsten finanziellen Anliegen hauptsächlich darin:

• Die Gehaltsabrechnung pünktlich abzuwickeln und gleichzeitig die Vorschriften zur Einbehaltung von Steuern einzuhalten.
• Den Cashflow des Unternehmens, einschließlich Verbindlichkeiten und Forderungen, aufmerksam zu überwachen und genau im Blick zu behalten.
• Die Ausgaben des Unternehmens zu überwachen, um sicherzustellen, dass während Ihrer Wachstumsphase keine unangemessenen Kosten entstehen.

Wenn Sie ein massives und schnelles Wachstum verzeichnen, lohnt es sich, einen Einstellungsplan für die Abteilung für Rechnungswesen zu erstellen und ihn umzusetzen, sobald das Arbeitsaufkommen nicht mehr nachhaltig zu bewältigen ist.

Kleinunternehmen

Der Begriff „Kleinunternehmen“ kann etwas irreführend sein.

In den USA definiert die US-amerikanische Behörde für Kleinunternehmen (SBA) ein Kleinunternehmen als ein Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitern ... dazu gehören 99,9 % aller Unternehmen in den Vereinigten Staaten.

Bedenken Sie, dass die strategischen Ziele eines Kleinunternehmens von den Zielen des oder der Eigentümer abhängen, aber die Rentabilität immer ein zentrales Ziel ist. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens müssen Sie eine voll ausgebaute Finanzabteilung ernsthafter in Betracht ziehen. 

Ich konzentriere mich auf Kleinunternehmen mit einem Umsatz von $2-10M.

Die Struktur Ihrer Abteilung für Rechnungswesen kann weiterhin recht schlank sein, wenn sie für Sie funktioniert – Spezialisten für die Gehaltsabrechnung und Leiter des Rechnungswesens können Aufgaben des Rechnungswesens in Kleinunternehmen wie die Einrichtung von Berichtsdashboards zur Überwachung von KPIs übernehmen. Zu diesem Zeitpunkt können sich CFO und Controller auf die übergeordnete strategische Perspektive konzentrieren, einschließlich der Abteilungs- oder Betriebsberichterstattung. 

Für die Cowboys da draußen

Wenn du es bis zu diesem Punkt ohne Mitarbeiter aus dem Rechnungswesen oder Finanzbereich geschafft hast:

1. Gut für dich, aber überprüfe noch einmal, ob deine Lieferanten dich nicht hassen.
2. Es ist an der Zeit, einen leitenden Finanzexperten einzustellen, der bei der Umsetzung von Strategie und Richtlinien hilft.

Große Unternehmen

Große Unternehmen, also solche mit mehr als 500 Mitarbeitern und Standorten auf der ganzen Welt, streben in der Regel die Expansion in neue Märkte und Effizienz (oder zumindest Kostensenkungen) an.

Falls dies noch nicht geschehen ist, wirst du deine Organisationsstruktur wahrscheinlich vereinfachen und optimieren wollen. Ein wichtiges Ziel besteht darin, der C-Suite und insbesondere dem CFO zu ermöglichen, sich auf langfristige Strategien zu konzentrieren. Ziehe einen Vizepräsidenten für Finanzen in Betracht, der die finanzielle Gesundheit des Unternehmens überwacht, einschließlich Finanzplanung und Berichtswesen sowie Compliance und Risikomanagement. 

Die wichtigsten Ziele für größere Unternehmen hängen von den Unternehmenszielen ab, können aber Folgendes umfassen:

• Zentralisierung wichtiger operativer Tools: Wenn dein Unternehmen die Möglichkeiten eines ERP nicht nutzt, wird dieses Thema unweigerlich zur Sprache kommen. Der Beitrag eines erfahrenen Finanzteams – und von Mitarbeitern in bestimmten Funktionen des Rechnungswesens – wird bei der ERP-Implementierung und der Vorbereitung des Unternehmens auf Erfolg und Wachstum sehr hilfreich sein.
• Fusionen und Übernahmen: Als Teil der Unternehmensstrategie kann die Fusion mit oder Übernahme von Unternehmen ein wichtiger Schwerpunkt für Wachstum und Expansion sein. In diesen Fällen sind deine Finanzverantwortlichen in allen Phasen entscheidend, von der Planung bis zur Integration. Dazu gehören die Durchführung einer Due-Diligence-Prüfung und die Erstellung von Finanzmodellen.

Das leitende Team im Rechnungswesen im Detail

Im Folgenden beantworten wir einige der drängendsten Fragen, die sich Führungskräfte zur Struktur der Buchhaltungsabteilung stellen.

Wann ist es sinnvoll, einen CFO einzustellen?

Wenn du das Gefühl hast, dass dein Verständnis von Finanzen nicht stark genug ist, um selbst die Position des CFO zu übernehmen, ist das in Ordnung. Es ist besser, seine Schwächen einzugestehen und ein Finanz- und/oder Buchhaltungsteam um sich herum aufzubauen, als zu versuchen, einen quadratischen Pflock in ein rundes Loch zu zwängen.

Der ROI wird sich verzögern

Wenn du darüber nachdenkst, ob du einen CFO einstellen solltest, bedeutet das normalerweise, dass es an der Zeit ist, dies zu tun. Je früher, desto besser; allerdings ist das nicht dasselbe wie die Einstellung eines Vertriebsmitarbeiters. Du musst ihnen Zeit geben, dein Unternehmen zu verstehen, und dann Veränderungen umzusetzen.

Alle Unternehmen haben eines gemeinsam – sie müssen Geld verdienen (und es ordnungsgemäß verwalten), um im Geschäft zu bleiben. Strategische Finanzplanung und datengestütztes Berichtswesen bilden das Herzstück jedes erfolgreichen Unternehmens, und die Einstellung eines CFO ist ein sicherer Weg, um dafür zu sorgen, dass dein Start-up erfolgreich durchstartet. 

CFO vs. Controller: Was ist der Unterschied?

Der CFO steht an der Spitze der hierarchischen Struktur der Finanzabteilung. Während Ersterer den Blick auf das große Ganze richten muss, um zu verstehen, wie Verbesserungen und Optimierungen vorgenommen werden können, befasst sich Letzterer mit den Funktionen des Rechnungswesens und der Optimierung des Tagesgeschäfts des Unternehmens.

Leiter Rechnungswesen vs. Controller: Was ist der Unterschied?

In kleineren Organisationen tragen Finanzcontroller häufig zwei Hüte und leiten möglicherweise ein kleines Team aus Buchhaltern und Sachbearbeitern. Für größere Unternehmen ist es jedoch sinnvoll, Leiter des Rechnungswesens einzustellen, die das Personal führen, und den Controllern die Konzentration auf Budgets, Prognosen und andere wichtige Berichte zu überlassen. 

Eine leistungsstarke Finanzabteilung gestalten

Ganz gleich, ob du die Finanzabteilung eines kleinen Unternehmens oder eines schnell wachsenden Technologieunternehmens leitest – die zahlreichen Möglichkeiten, deine Finanzabteilung zu strukturieren, weisen je nach deinen spezifischen Anforderungen immer gewisse Feinheiten auf. 

Die erste Frage, die du dir stellen solltest, ist, ob du der richtige CFO für diese Aufgabe bist oder ob du durch die Einstellung eines geeigneten Mitarbeiters für diese Position bessere Wachstumschancen hättest. Von dort aus kannst du eine Strategie entwickeln, die sicherstellt, dass du über eine klare Aufgabentrennung verfügst, jede deiner Funktionen im Rechnungswesen von der richtigen Person ausgeführt wird und eine optimale Hierarchie der Buchhaltungsabteilung vorhanden ist.

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