Key Takeaways
Veränderungen akzeptieren: Wir Menschen sind nicht perfekt und neigen dazu, länger an Verlierern festzuhalten, als wir sollten. Erkenne die Notwendigkeit einer Veränderung und begrüße die Vorteile einer Modernisierung.
Vorausplanen: Bereite dich auf den Übergang vor, indem du Ziele formulierst, einen Zeitplan festlegst und die Datenkompatibilität sicherstellst, damit der Wechsel zu einer neuen Buchhaltungssoftware reibungsloser verläuft.
Unterstützung suchen: Wende dich an den Kundensupport, nimm an Schulungen teil und beziehe Teammitglieder ein, um den Wechsel der Buchhaltungssoftware zu erleichtern.
Die Gewässer testen: Teste die neue Buchhaltungssoftware, bevor du dich vollständig festlegst, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen deines Unternehmens entspricht und zu deinen Finanzprozessen passt, damit eine optimale Leistung gewährleistet ist.
Wachstum fördern: Nutze die Möglichkeit, dich weiterzuentwickeln und Prozesse zu optimieren, indem du zu einer cloudbasierten Buchhaltungssoftware wechselst, um die Effizienz und Skalierbarkeit deiner Geschäftsabläufe zu verbessern.
Der Versuch, Ihre Buchhaltungssoftware zu wechseln, kann sich manchmal so anfühlen, als würde man versuchen, aus einer schlechten Beziehung herauszukommen. Vielleicht funktioniert sie für Sie nicht, vielleicht sind Sie aus ihr herausgewachsen oder vielleicht müssen Sie auf eine Cloud-Buchhaltungssoftware umsteigen. Aber den Schritt zu etwas Neuem zu wagen, fühlt sich einfach so … schwierig an.
Nun, ich zeige Ihnen genau, wie Sie Buchhaltungssoftware-Pakete wechseln können, sodass der Prozess so reibungslos wie möglich abläuft.
Vor dem Wechsel: Die Vorbereitungsarbeit
Sie wissen also, dass Sie wechseln müssen. Doch bevor Sie zum ersten neuen Softwareanbieter springen, den Sie in Ihren Suchergebnissen finden, müssen Sie die Grundlagen für den Übergang schaffen.
Diese Vorbereitungsarbeiten müssen Sie durchführen, damit der Wechsel reibungslos gelingt:
1. Identifizieren Sie Ihre Schwachstellen
Es gibt einen Grund, warum Sie recherchieren, wie Sie zu einem neuen Buchhaltungssystem wechseln können. Vielleicht funktionieren bestimmte Aspekte Ihres aktuellen Systems nicht wie vorgesehen, es fehlen Funktionen, die Sie benötigen, der Support ist unzureichend oder es gibt eine Reihe anderer Gründe.
Der erste wichtige Schritt besteht darin, diese Probleme so detailliert wie möglich zu benennen und zu quantifizieren. Formulieren Sie die Liste nicht vage, sondern zielgerichtet und konkret.
Schlechtes Beispiel: Unzureichende Berichtsfunktionen
Gutes Beispiel: Es ist nicht möglich, einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen, der automatisch wichtige KPI-Kennzahlen für die vierteljährliche Berichterstattung an den Vorstand generiert
Es lohnt sich außerdem, neue Funktionen zu recherchieren, die zunehmend verbreitet sind und die Sie möglicherweise bisher noch nicht genutzt haben, beispielsweise Automatisierungstools, die dazu beitragen können, die Prozesse der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung zu optimieren. Einige sind online verfügbar, während andere lokal installiert werden.
2. Besprechen Sie den Wechsel mit den Beteiligten
Der Wechsel der Buchhaltungssoftware betrifft nicht nur das Finanzteam. Wahrscheinlich gibt es im Unternehmen eine Reihe von Beteiligten, bei denen der Wechsel zu Veränderungen führen wird. Daher ist es wichtig, ihre Einschätzungen einzuholen.
Das können Nutzer aus anderen Abteilungen sein, die die Daten verwalten, die in die aktuelle Buchhaltungssoftware eingespeist werden, Führungskräfte, die die von der Software erstellten Berichte interpretieren, oder FP&A-Teams, die auf Grundlage der Buchhaltungsdaten ihre Prognosen erstellen.
Sobald Sie festgestellt haben, wer diese Nutzer sind, besprechen Sie die mögliche Änderung mit ihnen und holen Sie ihre Meinung dazu ein, was sie von einer neuen Softwarelösung erwarten.
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3. Recherchieren Sie Alternativen
Nachdem Sie eine detaillierte Liste aller zu lösenden Probleme und aller Personen erstellt haben, die zufrieden sein müssen, ist es an der Zeit, mit der Recherche nach Alternativen zu beginnen. Im Internet sind zahlreiche Ratgeber zur besten Buchhaltungssoftware verfügbar. Dort wird Ihre Suche mit ziemlicher Sicherheit beginnen.
Zu berücksichtigende Optionen
Unser Team hat die auf dem Markt verfügbaren Optionen bewertet. Dabei haben sich diese als die besten Buchhaltungstools herausgestellt:
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- 8. Reckon One
Aber damit muss es nicht enden.
Eine der besten Informationsquellen sind bestehende Nutzer. Das können ehemalige Kollegen, LinkedIn-Kontakte oder Mitglieder von Branchen-Slack-Gruppen sein, denen Sie angehören. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass andere Personen mit denselben Problemen zu tun hatten.
Finden Sie heraus, was sie getan haben, und prüfen Sie, ob die von ihnen ausgewählte Buchhaltungssoftware für Sie geeignet sein könnte.
4. Prüfen Sie die Integrationsmöglichkeiten
Sobald Sie die Auswahl auf eine engere Liste von Wettbewerbern eingegrenzt haben, prüfen Sie die Integrationsmöglichkeiten mit Ihrer übrigen bestehenden Technologieumgebung. Dadurch erhöhen Sie nicht nur langfristig Ihre Erfolgschancen mit der neuen Software, sondern vereinfachen auch den Prozess der Datenmigration erheblich.
Idealerweise sollten Sie vermeiden, alles über CSV-Dateien übertragen zu müssen, da dies die Nachverfolgung des Fortschritts erschwert und die Gefahr menschlicher Fehler erhöht.
Achten Sie darauf, nicht nur zu prüfen, wie die Integration für neue Daten funktioniert, sondern auch, wie die verschiedenen Anbieter von Buchhaltungssoftware mit historischen Daten umgehen.
5. Planen Sie Ihren Zeitplan
Nachdem Sie sich für die neue Buchhaltungssoftware für Unternehmen entschieden haben, auf die Sie umsteigen möchten, müssen Sie einen detaillierten Zeitplan für die Umstellung erstellen. Darin sollten die verschiedenen Schritte des Prozesses (mehr dazu weiter unten) sowie die ungefähre Dauer jedes einzelnen Schritts aufgeführt werden.
Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, erneut mit den zuvor identifizierten Stakeholdern in Kontakt zu treten, damit sie über die Änderung informiert sind und mit den erforderlichen Vorbereitungen beginnen können.
Setzen Sie einen Fälligkeitstermin fest
Ein konkreter Stichtag für die Umstellung sorgt dafür, dass das Projekt planmäßig voranschreitet und alle auf demselben Stand sind. Ein vager Umstellungstermin führt unweigerlich dazu, dass die Implementierung immer wieder verschoben wird, während in der Zwischenzeit anhaltende Verwirrung und Ineffizienz entstehen.
Alle Systeme sind startklar: Software wechseln
Die Zeit für den Wechsel ist gekommen.
Es geht hier vor allem darum, potenzielle Probleme frühzeitig zu verhindern. Warten Sie nicht, bis die Situation eskaliert. Gehen Sie stattdessen methodisch und gut durchdacht an die Umstellung heran, damit der Prozess reibungslos abläuft und alle informiert bleiben.
1. Wählen Sie die zu migrierenden Daten aus
Der erste Schritt für die Umstellung besteht darin, die Daten auszuwählen, die Sie migrieren möchten. Die naheliegende Antwort könnte sein, einfach alles zu übertragen, was in Ihrer bestehenden Datenbank gespeichert ist. Das ist in Ordnung, sofern alle Daten verwendbar sind und den Datenschutzbestimmungen entsprechen.
Der Wechsel der Buchhaltungssoftware bietet jedoch eine gute Gelegenheit, Ihre Verfahren im Umgang mit Daten zu überprüfen.
- Speichern Sie Daten, die Sie nicht benötigen?
- Gibt es Kategorien minderwertiger Daten, die entfernt werden sollten?
Behalten Sie die gesetzlichen Anforderungen an die Datenspeicherung im Blick, damit Sie keine Informationen löschen, zu deren Aufbewahrung Sie gesetzlich verpflichtet sind.
2. Übertragen und testen Sie Ihre Daten
Nachdem Ihr bestehender Datensatz für die neue Software organisiert und normalisiert wurde, ist nun der richtige Zeitpunkt für die Übertragung. Ihr neuer Anbieter sollte Sie bei diesem Prozess unterstützen können. Wie dieser abläuft, hängt sowohl vom neuen als auch vom alten System ab, das Sie verwenden.
In manchen Fällen ist es möglich, die Datenquellen direkt über APIs zu verbinden. Andernfalls müssen Sie die Daten wahrscheinlich in eine Excel-Tabelle exportieren und anschließend in das neue System importieren.
Nach Abschluss der Übertragung ist es sehr wichtig, Testberichte auszuführen, um zu überprüfen, ob die Übertragung korrekt abgeschlossen wurde. Sie könnten beispielsweise einige wichtige Aufgaben auswählen, sie in der alten Software ausführen und anschließend im neuen System wiederholen, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse Ihren Erwartungen entsprechen.
3. Schulen Sie die Benutzer in der neuen Software
Nachdem Sie wissen, dass das System ordnungsgemäß läuft, können Sie mit der Einführung beginnen. Es sollte ein umfassender Schulungsprozess eingerichtet werden, damit sich Ihr Team mit der neuen Software vertraut machen kann.
Versuchen Sie nicht, diesen Schritt zu überstürzen. Sie sollten allen genügend Zeit geben, sich mit dem neuen System vertraut zu machen, bevor Sie erwarten, dass sie es im laufenden Betrieb verwenden. Die zusätzliche Zeit, die Sie zu Beginn investieren, wird Ihnen später viele Probleme ersparen.
Zu diesem Schulungsprozess muss auch der laufende Zugang zu einem Kundensupportteam gehören, entweder intern oder direkt über den Anbieter. So wird sichergestellt, dass die Benutzer auch nach Abschluss ihrer ersten Schulung weiterhin Unterstützung anfordern können.
4. Betreiben Sie beide Systeme parallel
Seien Sie schließlich nicht zu voreilig damit, das bestehende System abzuschalten. Beim Wechsel der Buchhaltungssoftware wird es sicherlich einige Anfangsschwierigkeiten geben. Wenn die alte Software aktiv bleibt, haben Sie eine Sicherungslösung zur Verfügung.
Nutzen Sie während des gesamten Wechselprozesses unbedingt die Beziehung zu Ihrem neuen Anbieter, um die Umstellung so reibungslos wie möglich zu gestalten. Es liegt in dessen eigenem Interesse, dass alles gut läuft. Während Sie eine solche Änderung möglicherweise nur einmal vornehmen, durchläuft der Anbieter diesen Prozess regelmäßig.
Sie sollten ein Enddatum für die alte Software festlegen. Wenn Sie den alten Dienst schließlich einstellen, erstellen Sie unbedingt eine archivierte Sicherungskopie der Anpassungen aus diesem Tool, falls Sie jemals darauf zurückgreifen müssen.
Häufige Fehler bei der Migration von Buchhaltungssoftware
Natürlich lernt man am besten, indem man Fehler macht, aber idealerweise kann man einfach aus den Fehlern von jemand anderem lernen. Ich habe einige der häufigsten Fehler bei der Migration von Buchhaltungssoftware von Experten auf diesem Gebiet zusammengestellt.
Unnötig zu viel bezahlen
Bei Technologien wie APIs besteht nicht unbedingt die Notwendigkeit, Höchstpreise für eine Softwarelösung zu zahlen, die jede einzelne Funktion bereits nativ beinhaltet.
Eine große Anzahl von Buchhaltungssoftwares verfügt mittlerweile über APIs und unterstützende Apps, die Unternehmen bei der Bewertung eines neuen Anbieters manchmal nicht berücksichtigen.
Das kann dazu führen, dass Unternehmen zu viel für Software mit “allem Drum und Dran” bezahlen, da sie eine umfangreiche Anforderungsliste haben, obwohl einige dieser Funktionen von einem spezialisierten Anbieter außerhalb der eigentlichen Buchhaltungssoftware besser abgedeckt werden können.
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Fehlende Kontinuität bei den Bilanzierungsgrundsätzen
Aus Sicht der Buchhaltung geht es nicht nur darum, die richtigen Daten zu übertragen, sondern auch sicherzustellen, dass diese Daten im neuen System weiterhin auf dieselbe Weise kategorisiert werden.
Überprüfen Sie Ihren Kontenplan und Ihre Bilanzierungsgrundsätze gründlich, bevor Sie migrieren, um Bilanzierungsfehler zu vermeiden, die Ihre Finanzberichterstattung verfälschen können.
Beim Wechsel der Buchhaltungssoftware besteht ein kritischer Fehler darin, die Daten nicht ordnungsgemäß so zuzuordnen, dass sie mit dem Rahmenwerk des neuen Systems übereinstimmen. Bilanzierungsfehler entstehen, wenn Transaktionen gemäß den GAAP falsch klassifiziert oder behandelt werden. Beispiele sind die falsche Zuordnung von Ausgaben, die fehlerhafte Anwendung von Regeln zur Umsatzrealisierung oder die falsche Darstellung von Rechnungsabgrenzungen. Diese technischen Fehler können sich aufschaukeln und Ihre Finanzberichte verfälschen.
Um dies zu verhindern, prüfen Sie die Funktionen der neuen Software sorgfältig und stimmen Sie sich mit Ihrem Buchhalter ab, um sicherzustellen, dass Ihre Einrichtung Ihre bestehenden Bücher widerspiegelt. Eine sorgfältige Planung und Umsetzung im Vorfeld erspart Ihnen später viel Ärger, wenn es um Compliance und Entscheidungen auf Grundlage fehlerhafter Zahlen geht.
Auswahl eines Implementierungspartners ausschließlich nach dem Preis
Für größere Unternehmen ist es üblich, einen spezialisierten Drittanbieter zu beauftragen, der bei der Implementierung einer neuen Buchhaltungslösung unterstützt. Wenn Ihr Unternehmen groß genug ist, um dies zu rechtfertigen, warnen die Experten davor, bei der Auswahl Ihres Partners unvorsichtig zu sein.
Unternehmen, die den günstigsten Partner auswählen, machen schlechte Erfahrungen bei der Implementierung und geben entweder mehr Geld aus, um die Probleme der ersten Implementierung zu beheben, oder nehmen ihre neue Software nie in Betrieb.
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