Wie Sie einen Kontoauszug schnell abstimmen (4 einfache Schritte)

1. Unterlagen zusammentragen

Sie benötigen die Kontoauszüge für den Abstimmungszeitraum sowie die firmenintern geführten Aufzeichnungen des Bankkontos des Unternehmens.

2. Einzahlungen und Auszahlungen mit Soll- und Habenbuchungen im Kassenkonto abgleichen

Einzahlungen und Zahlungseingänge erscheinen auf der Habenseite des Bankkontos in Ihrem Hauptbuch, während Auszahlungen und Zahlungen auf der Sollseite erscheinen. Gleichen Sie jede Transaktion im Kontoauszug mit den entsprechenden Buchungen im Bankkonto in Ihrem Hauptbuch ab.

Author's Tip

Setzen Sie ein Häkchen bei Transaktionen, die sowohl im Sachkonto als auch im Kontoauszug korrekt erfasst wurden. Das hilft Ihnen, organisiert zu bleiben und motiviert Sie, indem Sie Ihren Fortschritt während der Aufgabe sehen.

3. Abweichungen finden

Transaktionen, die entweder auf Ihrem Kontoauszug oder in Ihrem Hauptbuch fehlen, sind die Abweichungen, die Sie erklären müssen. Um beim Beispiel eines gesendeten, aber nicht eingelösten Schecks zu bleiben: Diese Transaktion würde im Bankabstimmungsbericht erfasst.

Abweichungen können folgender Art sein:

• Vorübergehend: Vorübergehende Abweichungen gleichen sich im Laufe der Zeit automatisch aus und erfordern keinen Buchungssatz. Zum Beispiel werden noch nicht eingelöste Schecks irgendwann eingelöst.
• Fehler und Auslassungen: Dauerhafte Abweichungen entstehen durch ausgelassene Transaktionen oder Fehler bei der Erfassung. Um diese zu korrigieren, müssen Sie einen Buchungssatz erstellen. Wenn Sie beispielsweise Bankgebühren nicht erfasst haben, ist ein Buchungssatz nötig, da die Gebühr nicht zurückgebucht wird.

4. Korrigierende Buchungssätze vornehmen

Erstellen Sie Buchungssätze für die in Schritt drei gefundenen Fehler und Auslassungen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Buchführung korrekt ist. Vorübergehende Abweichungen gleichen sich mit der Zeit aus.

Beispiel für einen Bankabstimmungsbericht

Nehmen wir an, Sie haben am 31. Dezember 15.250 $ auf Ihrem Bankkonto. Der Buchbestand Ihres Bankkontos am selben Tag beträgt 15.425 $. Der Vergleich zwischen Kontoauszug und Bankkonto im Hauptbuch zeigt folgende Abweichungen:

• Schecks erhalten, aber nicht eingezahlt (sogenannte laufende Einzahlungen): 925 $
• Schecks ausgestellt, aber nicht eingelöst: 1.050 $
• Bankgebühr: 200 $
• Zinsertrag: 500 $
• Überziehungsgebühr: 100 $
• Nicht gedeckte Schecks (NSF-Schecks): 500 $

So würde der Bankabstimmungsbericht auf dieser Grundlage aussehen:

XYZ Unternehmen

Bankabstimmungsbericht

Quartalsende 31. Dezember 2023

Wenn die bereinigten Salden übereinstimmen, haben Sie die Kontoabstimmung in den meisten Fällen korrekt durchgeführt – selten können die bereinigten Salden auch aufgrund von Rechenfehlern oder anderen Fehlern übereinstimmen, obwohl die Abstimmung nicht korrekt erfolgt ist. Vergessen Sie außerdem nicht, Buchungsbelege für Korrekturen und Auslassungen zu erfassen.

Was Sie für die Abstimmung eines Kontoauszugs benötigen

Bevor Sie beginnen, benötigen Sie zwei Dinge, um einen Kontoauszug abzustimmen:

• Kontoauszug (natürlich)
• Das Bankkonto in Ihrer Buchhaltung, das Transaktionen wie Einzahlungen, Abhebungen und eingelöste Schecks enthält

Ich würde außerdem behaupten, dass eine Buchhaltungssoftware im Grunde notwendig ist, um den Abstimmungsprozess zu automatisieren.

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Wer ist an der Kontoabstimmung beteiligt?

Die wichtigsten Teilnehmer an der Kontoabstimmung sind:

• Buchhalter oder Buchführungsfachkraft: Ihr Buchhalter oder Buchführungsfachkraft erstellt die Kontoabstimmung.
• Bank: Sie benötigen monatliche Auszüge von Ihrer Bank, um den Abgleich durchzuführen. Sie können der Bank eine Daueranweisung geben, Ihnen jeden Monat automatisch einen Auszug zuzusenden oder diesen bei Bedarf anfordern.
• Schatzmeister oder Finanzverantwortlicher: Wenn Sie dies lesen, dann könnten Sie diese Person sein. Dies ist eine qualifizierte Fachkraft aus Ihrem Unternehmen, die den Abstimmungsbericht überprüft, um sicherzustellen, dass alle Unstimmigkeiten geklärt werden.

Weitere beteiligte Personen sind:

• Interner Prüfer: Der interne Prüfer kann den Abstimmungsprozess überprüfen, um sicherzustellen, dass wirksame Kontrollen vorhanden sind und eingehalten werden.
• Externer Prüfer: Ein externer Prüfer kann die Kontoabstimmung überprüfen, wenn er die Jahresabschlüsse des Unternehmens beurteilt.

Was ist ein Kontoauszug?

Ein Kontoauszug ist eine monatliche Zusammenfassung Ihrer Bank, die alle Geldeingänge und -ausgänge auf Ihrem Konto zeigt – also Einzahlungen, Abhebungen und Gebühren. Er enthält außerdem den Anfangs- und Endstand für den Zeitraum.

Betrachten Sie ihn als eine Finanzübersicht, mit der Sie Ihre Ausgaben im Blick behalten, Fehler erkennen oder ungewöhnliche Aktivitäten aufdecken können. Ganz gleich, ob Sie einen Kredit beantragen oder einfach ein Budget einhalten möchten – die regelmäßige Überprüfung Ihres Kontoauszugs hilft Ihnen, die Kontrolle über Ihre Finanzen zu behalten.

Wie oft sollten Kontoauszüge abgeglichen werden?

Die Banken erstellen üblicherweise monatliche Auszüge, wodurch der monatliche Rhythmus zum Standard für Kontoabgleiche wird. So stellen Sie auch sicher, dass Sie Abweichungen, Fehler oder betrügerische Transaktionen nicht zu lange übersehen.

Eine monatliche Abstimmung ist jedoch keine feste Regel. Je nach Anzahl der Transaktionen und Ihren geschäftlichen Präferenzen können Sie Kontoabstimmungsberichte auch täglich, wöchentlich oder vierteljährlich erstellen.

Best Practices bei der Abstimmung von Kontoauszügen

Hier einige bewährte Methoden, die Sie bei der Kontoabstimmung beachten sollten:

1. Führen Sie eine detaillierte Dokumentation

Organisieren und speichern Sie Zahlungsbelege, Rechnungen, Einzahlungsquittungen und andere relevante Unterlagen, die Sie für die Abstimmung benötigen könnten – idealerweise auf einer sicheren digitalen Plattform. Davon profitieren Sie wie folgt:

• Audit-Trail: Zugriff auf die Dokumentation erleichtert es internen und externen Prüfern, Transaktionen nachzuvollziehen und zu überprüfen.
• Schnellere Fehlerkorrektur: Wenn Sie Fehler feststellen, können Sie das entsprechende Dokument heranziehen, um die korrekten Zahlen und Details zu erfassen. Wenn Sie zum Beispiel mit einer Debit- oder Kreditkarte bezahlen, steht im Kontoauszug, dass Sie $100 an das Unternehmen XYZ gezahlt haben – aber Sie wissen womöglich nicht mehr, wofür, solange Sie die Rechnung nicht haben.

2. Aufgaben trennen

Lassen Sie verschiedene Personen für die Erfassung der Transaktionen und die Abstimmung der Kontoauszüge verantwortlich sein – überlegen Sie sogar, Aufgaben zu trennen in allen Schritten des Buchhaltungszyklus. Die Trennung von Aufgaben ist eine wichtige interne Kontrollmaßnahme, um das Risiko von Betrug und Fehlern zu minimieren. So hilft die Trennung von Aufgaben:

• Betrugsprävention: Die Manipulation von Geschäftsdaten ist schwieriger, wenn mehrere Personen in den Prozess eingebunden sind.
• Verantwortlichkeit: Es schafft zudem Verantwortlichkeit, da klar ist, wer für welchen Teil des Prozesses zuständig ist.

3. Unstimmigkeiten untersuchen

Wenn Sie verdächtige Transaktionen entdecken, überprüfen Sie diese. Ist der Betrag korrekt? Wurde das richtige Konto für Einnahmen gutgeschrieben? Hätte ein Scheck inzwischen eingelöst werden müssen, wurde er aber nicht? Untersuchen Sie diese Unstimmigkeiten, um sicherzustellen, dass es sich nicht um Betrug oder Veruntreuung handelt. 

Über einen längeren Zeitraum verdächtige Transaktionen zu ignorieren und anzunehmen, dass sie normal sind, nur weil die Zahlen stimmen, ist ein großer Fehler.

Hier ist, warum Sie schnell untersuchen sollten:

• Schwerwiegende Probleme verhindern: Wer Unstimmigkeiten schnell erkennt und behebt, kann Probleme lösen, bevor sie größer werden.
• Wahrung der Integrität von Finanzberichten: Durch die Prüfung verdächtiger Transaktionen bleiben Ihre Buchhaltungsunterlagen korrekt und zuverlässig, was hilft, die Integrität der Finanzberichte zu sichern.

4. Automatisieren Sie Ihren Abstimmungsprozess

Die manuelle Abstimmung von Kontoauszügen kann Stunden oder sogar Tage dauern. Statt Stunden mit dem Abgleich von Buchungen zu vergeuden, stellen Sie Ihr Team darauf ein, ungewöhnliche Transaktionen zu überwachen und die Effizienz der Rechnungswesenfunktion zu verbessern, indem Sie den Bankabgleich automatisieren.

Softwarelösungen können Transaktionen automatisch abgleichen, Unstimmigkeiten zur Überprüfung markieren und den Abstimmungsbericht mit wenig oder gar keinem Eingriff erstellen. So unterstützt Sie die Automatisierung:

• Effizienter Abgleich: Softwarelösungen können Kontoauszüge in Echtzeit abgleichen – Sie müssen nicht mehr stundenlang Buchungen zwischen Ihrem Hauptbuch und Ihren Konten vergleichen.
• Minimale Fehler: Automatisierte Buchhaltungssysteme sind weniger fehleranfällig. Weniger Fehler bedeuten weniger Zeitaufwand für deren Korrektur.

Bankabstimmung einfach erklärt

Bankabstimmungsberichte werden nicht so häufig besprochen wie die Gewinn- und Verlustrechnung oder die Bilanz. Sie sind jedoch entscheidende Instrumente zur Betrugserkennung und für die Genauigkeit. 

Sie helfen Ihnen, nicht verbuchte Buchungen zu entdecken, betrügerische Aktivitäten festzustellen und zu verstehen, warum es Unterschiede zwischen Ihrem Bankkonto und dem Kassenbuch gibt.

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