Wie Sie einen Kontoauszug schnell abstimmen (4 einfache Schritte)

2. Ein- und Auszahlungen mit Soll und Haben im Kassenkonto abgleichen

Einzahlungen und Gutschriften erscheinen auf der Habenseite des Bankkontos in Ihrer Buchführung, während Abhebungen und Zahlungen auf der Sollseite stehen. Gleichen Sie jede Transaktion im Kontoauszug mit denen im Bankkonto Ihres Kontenblatts ab.

Author's Tip

Setzen Sie ein Häkchen an Transaktionen, die korrekt sowohl im Kontenblatt als auch im Kontoauszug verzeichnet sind. So behalten Sie den Überblick und sehen Ihren Fortschritt bei der Aufgabe.

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3. Unterschiede finden

Transaktionen, die entweder im Kontoauszug oder in Ihrem Kontenblatt fehlen, sind die Differenzen, die Sie berücksichtigen müssen. Kommen wir zurück zum Beispiel eines bereits verschickten, aber noch nicht eingelösten Schecks: Diese Transaktion würden Sie im Kontoabgleich vermerken.

Unterschiede können folgender Art sein:

• Vorübergehend: Vorübergehende Differenzen korrigieren sich im Zeitverlauf automatisch und erfordern keinen Buchungssatz. Zum Beispiel werden noch nicht eingelöste Schecks zu einem späteren Zeitpunkt eingelöst.
• Fehler und Unterlassungen: Dauerhafte Differenzen ergeben sich durch ausgelassene Transaktionen oder Fehler bei der Buchung. Um eine dauerhafte Differenz zu korrigieren, müssen Sie einen Buchungssatz durchführen. Beispiel: Wenn Sie Bankgebühren nicht verbucht haben, müssen Sie einen Buchungssatz vornehmen, da die Gebühr nicht wieder rückgängig gemacht wird.

4. Korrekturbuchungen durchführen

Nehmen Sie für gefundene Fehler und Auslassungen im vorigen Schritt entsprechende Buchungssätze vor. Nur so sind Ihre Buchhaltungsunterlagen korrekt. Vorübergehende Differenzen verschwinden mit der Zeit von selbst.

Beispiel für einen Kontoausgleich

Nehmen wir an, Sie haben am 31. Dezember 15.250 $ auf Ihrem Bankkonto. Der Buchwert Ihres Bankkontos am selben Tag beträgt 15.425 $. Der Abgleich von Kontoauszug und Bankkonto in der Buchhaltung zeigt folgende Unterschiede:

• Schecks erhalten aber nicht eingezahlt (auch „Einzahlung unterwegs“ genannt): 925 $
• Schecks ausgestellt aber nicht eingelöst: 1.050 $
• Bankgebühr: 200 $
• Zinsertrag: 500 $
• Überziehungsgebühr: 100 $
• Nicht gedeckte Schecks: 500 $

So würde der Kontoabgleich auf Basis dieser Informationen aussehen:

XYZ Unternehmen

Kontoabstimmungsaufstellung

Quartalsende 31. Dezember 2023

Wenn die korrigierten Salden übereinstimmen, haben Sie den Kontoabgleich in den meisten Fällen korrekt erstellt – selten kann es jedoch vorkommen, dass die Salden auch bei Rechenfehlern oder anderen Fehlern übereinstimmen. Und vergessen Sie nicht, Buchungssätze für Fehler und Auslassungen zu verbuchen.

Was Sie für den Kontoabgleich benötigen

Bevor Sie loslegen, brauchen Sie zwei Dinge, um einen Kontoauszug abzustimmen:

• Kontoauszug (natürlich)
• Das Bankkonto in Ihrer Buchhaltung, das Transaktionen wie Einzahlungen, Abhebungen und eingelöste Schecks enthält

Ich würde auch argumentieren, dass eine Buchhaltungssoftware-Lösung quasi unerlässlich ist, um den Abstimmungsprozess der Bankkonten zu automatisieren.

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Wer ist an der Bankabstimmung beteiligt?

Die wichtigsten Teilnehmer an der Bankabstimmung sind:

• Buchhalter oder Buchhalterin: Der Buchhalter oder die Buchhalterin Ihres Unternehmens erstellt die Bankabstimmung.
• Bank: Sie benötigen monatliche Kontoauszüge von Ihrer Bank, um die Abstimmung durchzuführen. Sie können der Bank eine Daueranweisung erteilen, damit diese Ihnen jeden Monat automatisch einen Auszug schickt, oder ihn nach Bedarf anfordern.
• Schatzmeister oder Finanzverantwortlicher: Wenn Sie dies lesen, könnten Sie diese Person sein. Dies ist ein qualifizierter Fachmann aus Ihrem Unternehmen, der die Bankabstimmung prüft, um sicherzustellen, dass alle Unstimmigkeiten geklärt werden.

Weitere Beteiligte sind:

• Interner Prüfer: Der interne Prüfer kann den Abstimmungsprozess überprüfen, um sicherzustellen, dass wirksame Kontrollmaßnahmen bestehen und befolgt werden.
• Externer Prüfer: Ein externer Prüfer kann die Bankabstimmung im Rahmen der Prüfung der Jahresabschlüsse des Unternehmens überprüfen.

Was ist ein Kontoauszug?

Ein Kontoauszug ist eine monatliche Übersicht Ihrer Bank, die alle Zu- und Abgänge auf Ihrem Konto zeigt – zum Beispiel Einzahlungen, Abhebungen und mögliche Gebühren. Außerdem enthält er den Anfangs- sowie den Endsaldo für diesen Zeitraum.

Betrachten Sie ihn als einen finanziellen Schnappschuss, der Ihnen hilft, Ihre Ausgaben im Auge zu behalten, Fehler zu entdecken oder Unregelmäßigkeiten zu bemerken. Egal, ob Sie einen Kredit beantragen oder einfach nur Ihr Budget einhalten möchten – die regelmäßige Prüfung Ihres Kontoauszugs hilft Ihnen, Ihre Finanzen im Griff zu behalten.

Wie häufig sollten Kontoauszüge abgestimmt werden?

Banken stellen in der Regel monatliche Kontoauszüge aus, daher ist der monatliche Rhythmus auch gängige Praxis für Bankabstimmungen. Zudem wird so sichergestellt, dass Unstimmigkeiten, Fehler oder betrügerische Buchungen nicht zu lange unbemerkt bleiben.

Monatliche Abstimmung ist jedoch keine feste Vorschrift. Abhängig vom Transaktionsvolumen und Ihren betrieblichen Vorlieben können Sie Bankabstimmungen auch täglich, wöchentlich oder vierteljährlich durchführen.

Best Practices für die Abstimmung von Kontoauszügen

Folgende Best Practices sollten Sie bei der Abstimmung von Kontoauszügen beachten:

1. Führen Sie detaillierte Dokumentation

Organisieren und archivieren Sie Zahlungsbelege, Rechnungen, Einzahlungsbelege und andere relevante Unterlagen, die Sie für die Abstimmung benötigen, vorzugsweise auf einer sicheren digitalen Plattform. Davon profitieren Sie wie folgt:

• Prüfungsspur: Der Zugriff auf Unterlagen erleichtert es internen und externen Prüfern, Transaktionen nachzuvollziehen und zu verifizieren.
• Schnellere Fehlerkorrektur: Wenn Sie Fehler entdecken, können Sie die betreffenden Dokumente prüfen, um die korrekten Werte und Details einzutragen. Zum Beispiel: Wenn Sie mit einer Debit- oder Kreditkarte bezahlen, sagt Ihnen der Kontoauszug, dass Sie 100 $ an die Firma XYZ gezahlt haben – doch ohne Rechnung wissen Sie vielleicht nicht mehr, wofür genau.

2. Aufgaben trennen

Übertragen Sie verschiedenen Personen die Verantwortung für die Buchung von Transaktionen und die Abstimmung der Kontoauszüge – erwägen Sie sogar, die Aufgabentrennung während der gesamten Schritte im Buchhaltungszyklus. Die Trennung von Aufgaben ist eine wichtige interne Kontrolle, um das Risiko von Betrug und Fehlern zu minimieren. Das bringt folgende Vorteile:

• Betrugsprävention: Die Manipulation von Unternehmensunterlagen ist deutlich schwieriger, wenn mehrere Personen in den Prozess eingebunden sind.
• Verantwortlichkeit: Es sorgt auch für Klarheit darüber, wer für welchen Schritt verantwortlich ist – das erhöht die Rechenschaftspflicht.

3. Unstimmigkeiten untersuchen

Wenn Sie verdächtige Transaktionen sehen, überprüfen Sie sie. Ist der Betrag korrekt? Wurde das richtige Konto für den Zahlungseingang gutgeschrieben? Hätte ein Scheck inzwischen eingelöst werden sollen, wurde er aber nicht? Untersuchen Sie diese Unstimmigkeiten, um sicherzustellen, dass Sie es nicht mit Betrug oder Veruntreuung von Geldern zu tun haben. 

Zu lange die Augen vor verdächtigen Transaktionen zu verschließen und anzunehmen, sie seien normal, nur weil die Zahlen stimmen, ist ein großer Fehler.

Hier ist, warum Sie Unstimmigkeiten schnell untersuchen sollten:

• Größere Probleme verhindern: Durch das schnelle Erkennen und Beheben von Unstimmigkeiten können Sie Probleme angehen, bevor sie größer werden.
• Integrität der Finanzberichte bewahren: Die Untersuchung verdächtiger Transaktionen hält Ihre Finanzdaten genau und zuverlässig und unterstützt so die Integrität Ihrer Finanzberichte.

4. Automatisieren Sie Ihren Abstimmungsprozess

Das manuelle Abstimmen von Kontoauszügen kann Stunden oder sogar Tage dauern. Anstatt wertvolle Zeit mit dem Abgleichen von Transaktionen zu verschwenden, lassen Sie Ihr Team ungewöhnliche Buchungen überwachen und die Effizienz der Buchhaltungsabteilung durch die Automatisierung des Bankabgleichsprozesses steigern.

Softwarelösungen können Transaktionen automatisch abgleichen, Unstimmigkeiten zur Prüfung markieren und den Abstimmungsbericht mit wenig oder gar keinem manuellen Aufwand erstellen. So kann die Automatisierung Ihnen helfen:

• Effiziente Abstimmung: Softwarelösungen können Kontoauszüge in Echtzeit abgleichen — Sie müssen nicht mehr stundenlang Buchungen zwischen Kassenbuch und Bankabzug vergleichen.
• Minimale Fehler: Automatisierte Buchhaltungssysteme sind weniger fehleranfällig. Weniger Fehler bedeuten weniger Aufwand für deren Korrektur.

Bankabstimmung einfach erklärt

Bankabstimmungsberichte werden nicht so häufig wie Erfolgsrechnung oder Bilanz besprochen. Trotzdem sind sie unerlässliche Werkzeuge zur Betrugserkennung und Genauigkeit im Rechnungswesen. 

Sie helfen Ihnen, übersehene Transaktionen zu entdecken, Betrug aufzudecken und zu verstehen, warum es einen Unterschied zwischen Ihrem Bankkonto und dem Kassenbuch gibt.

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