5 Wege zur Verbesserung des Cashflows (auch als kleines Unternehmen)
Ein effektives Cashflow-Management ist entscheidend für die erfolgreiche Führung eines kleinen Unternehmens, da die große Mehrheit aufgrund von Liquiditätsengpässen scheitert. Als Finanzfachkraft und Inhaber eines kleinen Unternehmens verstehe ich das.
Ich teile sechs Strategien für kleine Unternehmen zur Verbesserung des Cashflows, darunter das Verständnis von Cashflow-Rechnungen, die Optimierung wichtiger Buchhaltungsprozesse, die Verhandlung von Zahlungsbedingungen mit Lieferanten und weitere Strategien zur Kostensenkung.
Was ist Cashflow?
Cashflow bezeichnet den Gesamtbetrag an Zahlungsmitteln, der aus den umsatzgenerierenden Aktivitäten in ein Unternehmen fließt, abzüglich des Gesamtbetrags, der für Ausgaben gezahlt wird.
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Das Ziel aller Unternehmen besteht darin, einen positiven Cashflow zu erzielen und aufrechtzuerhalten. Das bedeutet, dass mehr Geld zufließt, als abfließt.
Was Sie für das Cashflow-Management benötigen
Für ein erfolgreiches Cashflow-Management und eine verbesserte finanzielle Stabilität benötigen Sie die folgenden grundlegenden Voraussetzungen.
- Verständnis der Cashflow-Quellen
- Eine Cashflow-Rechnung
- Formeln für das Liquiditätsmanagement
- Software für das Liquiditätsmanagement
Damit können Sie den Cashflow ausweisen und verbessern, eine gründlichere Cashflow-Analyse durchführen, die Ergebnisse interpretieren und selbstbewusst Entscheidungen treffen.
Cashflow-Quellen
Die wichtigsten Cashflow-Quellen kleiner Unternehmen sind Umsatzerlöse aus der operativen Tätigkeit, Erträge aus Investitionen und Finanzierungstätigkeiten, etwa Bankkredite. Diese Formen des Cashflows spielen eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung der finanziellen Gesundheit und Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens.
Cashflow-Rechnung
Eine Cashflow-Rechnung ist ein Finanzdokument, das die Quellen und Verwendungen der Zahlungsmittel Ihres Unternehmens ausweist. Sie enthält Einzelheiten zu den wichtigsten Cashflow-Formen aus operativer Tätigkeit, Investitionstätigkeit und Finanzierungstätigkeit. Die einzelnen Bestandteile sehen wie folgt aus:
- Operativer Cashflow = Nettogewinn + nicht zahlungswirksame Aufwendungen + Veränderungen des Betriebskapitals
- Cashflow aus Investitionstätigkeit = Mittelzuflüsse aus Investitionstätigkeiten - Mittelabflüsse für Investitionstätigkeiten
- Cashflow aus Finanzierungstätigkeit = Mittelzuflüsse aus Finanzierungstätigkeiten - Mittelabflüsse für Finanzierungstätigkeiten
Dies hilft Ihnen, den Cashflow Ihres Unternehmens zu überwachen und zu verbessern sowie schneller fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Formeln für das Liquiditätsmanagement
Zu wissen, wie viel frei verfügbares Geld Ihnen zur Verfügung steht – auch bekannt als Ihr freier Cashflow (FCF) – ist entscheidend. Er ist ein wichtiger Indikator für die finanzielle Flexibilität eines Unternehmens und zeigt, ob sich Ihr Unternehmen auf eine Phase des Überflusses oder des Mangels zubewegt – oder sich bereits darin befindet.
Wenn Sie ermitteln möchten, welchen Wert zukünftige Cashflows heute haben, verwenden Sie das Discounted-Cashflow-Modell (DCF).
Cashflow-Management-Software
Für Finanzteams kann Cashflow-Management-Software den gesamten Prozess des Liquiditätsmanagements automatisieren und ist häufig Teil einer umfassenden Software-Sammlung in der breiteren Technologieumgebung des CFO.
Mit dieser Software können Sie alle Quellen und Zeitpunkte der Cashflows Ihres Unternehmens an einem Ort in Echtzeit verfolgen und verwalten. Sie erhalten jederzeit auf einen Blick einen schnellen Überblick über Ihre Liquiditätsposition, sodass Sie mit den verfügbaren Zahlungsmitteln schnell fundierte und zuverlässige Entscheidungen treffen können.
Wer ist am Cashflow-Management beteiligt?
Die Art und Weise, wie Sie den Cashflow Ihres Unternehmens verwalten, wirkt sich auf alle mit dem Unternehmen verbundenen Personen aus, insbesondere jedoch auf einige ausgewählte Interessengruppen, darunter:
Abteilungsleiter
Cashflow-Management wirkt sich auf die für alle Abteilungen verfügbaren finanziellen Mittel aus. Die Führungskräfte der einzelnen Abteilungen müssen Angaben zu den kurz- und langfristigen Kosten machen, die ihrer Erwartung nach anfallen werden, sowie zu den erwarteten Umsätzen. Dadurch wird sichergestellt, dass Cashflows präzise prognostiziert werden und keine Überraschungen auftreten.
Führungskräfte
Führungskräfte müssen Investoren, Banken und anderen Stakeholdern häufig schwierige Fragen zur finanziellen Gesundheit beantworten. Wenn sie die Cashflow-Position jederzeit kennen, fühlen sich wichtige Stakeholder in ihren Führungskräften bestätigt. Dies wiederum hilft den Führungskräften, Vertrauen in ihre Fähigkeiten im Cashflow-Management zu gewinnen.
Banken und Investoren
Der Cashflow ist sowohl für Banken als auch für Investoren eine wichtige Kennzahl. Er zeigt ihnen, wie gut Ihr Unternehmen seine Liquidität und seine allgemeine finanzielle Gesundheit aufrechterhält.
In einem größeren Unternehmen zeigt er ihnen außerdem, wie viel Geld für die Zahlung von Dividenden, den Rückkauf von Aktien oder die Ausweitung der Geschäftstätigkeit zur Verfügung steht.
Lieferanten und Anbieter
Lieferanten oder Anbieter gewähren finanziell starken Unternehmen in der Regel bevorzugte Rabatte oder günstige Konditionen. Eine positive Cashflow-Position ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Chancen zu ergreifen, zu denen andere Unternehmen möglicherweise keinen Zugang haben. Dadurch wird Ihre finanzielle Position weiter gestärkt und das Wachstum gefördert.
5 Strategien zur Verbesserung des Cashflows
Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihren Cashflow zu verbessern, habe ich sechs Strategien für Sie, die Sie ausprobieren können.
- AR- und AP-Prozesse optimieren
- Strengeres Bestandsmanagement
- Gesamtzahl der Anbieter reduzieren
- Ausgabenmanagement durchführen
- Technologie und Automatisierung nutzen
1. AR- und AP-Prozesse optimieren
Ein zentraler Bereich, in dem kleine Unternehmen häufig mit dem Cashflow zu kämpfen haben, sind Forderungen und Verbindlichkeiten. Zahlungsverzögerungen bei Forderungen führen zu Cashflow-Lücken, und verspätete Zahlungen an Lieferanten und Anbieter belasten die Beziehungen und können zu höheren Betriebskosten führen.
Die Optimierung dieser Prozesse kann den Cashflow verbessern und gesunde Beziehungen zu Ihren Kunden und Lieferanten aufrechterhalten.
Forderungen
Die Einführung eines klaren und effizienten Rechnungssystems kann Ihren Forderungsprozess optimieren.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen korrekt und leicht verständlich sind.
- Versenden Sie Rechnungen umgehend und verfolgen Sie alle offenen Rechnungen und überfälligen Zahlungen nach.
- Bieten Sie Anreize für frühzeitige Zahlungen oder führen Sie umgekehrt eine Richtlinie für Verzugsgebühren ein.
Verbindlichkeiten
Verhandeln Sie im Bereich der Verbindlichkeiten im Voraus günstige Zahlungsbedingungen mit Ihren Lieferanten. Bitten Sie um verlängerte Zahlungsfristen oder günstigere Zahlungsbedingungen oder prüfen Sie die Möglichkeit von Ratenzahlungen.
Sie könnten beispielsweise Geschäftskreditkarten mit hohen Zinssätzen gegen andere Zahlungsoptionen mit niedrigeren Zinssätzen eintauschen, etwa Kreditkarten mit niedrigeren Zinssätzen zur Bezahlung von Rechnungen, Geschäftskredite oder Kreditlinien. Dadurch können Sie Ihren Cashflow besser verwalten, indem Sie Ihre Ausgaben über einen längeren Zeitraum verteilen.
Eine Überprüfung Ihrer AR- und AP-Prozesse sollte jährlich, wenn nicht sogar häufiger, durchgeführt werden.
2. Strengeres Bestandsmanagement
Vorausgesetzt, Sie haben physischen Bestand, wird dessen Verwaltung wahrscheinlich die größte Belastung für Ihren Cashflow darstellen.
Übermäßige Lagerbestände binden Betriebskapital und erhöhen die Lagerhaltungskosten, während unzureichende Lagerbestände zu entgangenen Verkaufschancen führen können. Das richtige Gleichgewicht zu finden, ist für die Optimierung des Cashflows entscheidend. Hier möchte ich auf einige Strategien eingehen:
Mit Prognosen vertraut werden
Leere Lager und übermäßige Lagerbestände haben dieselbe Ursache: Unsicherheit.
Wenn Sie lediglich raten, was Sie in Zukunft benötigen werden, werden Sie immer wieder mit demselben Problem konfrontiert. Wenn Sie beginnen, Ihren zukünftigen Bedarf zu prognostizieren, basierend auf Ihrem bisherigen Bedarf, können Sie diesen Kreislauf durchbrechen.
Nach einem guten Angebot suchen
Sprechen Sie mit Ihren Lieferanten über die besten Möglichkeiten, die Lagerhaltungskosten zu minimieren. Einige Anbieter, mit denen Sie eine gute Geschäftsbeziehung haben, sind möglicherweise offen für Konsignationsvereinbarungen, bei denen der Lieferant das Eigentum am Lagerbestand behält, bis Sie ihn verkaufen.
Das mag zwar nicht jedermanns Sache sein, aber wenn Sie nach Lieferanten suchen, die dafür offen sind, finden Sie gute langfristige Partner und schaffen gleichzeitig finanziellen Spielraum für Ihr Unternehmen.
Eine weitere Option, die Sie prüfen sollten, ist das Factoring von Lagerbeständen zur Sicherung der Liquidität, das für eine sofortige Entlastung des Cashflows sorgen kann.
3. Gesamtzahl der Lieferanten reduzieren
Wenn Sie mit weniger Lieferanten in größeren Mengen zusammenarbeiten, können Sie stärkere Beziehungen aufbauen und Ihr Cashflow-Management verbessern. Schließlich werden die ersten beiden von mir vorgeschlagenen Punkte erheblich erleichtert, wenn Sie einfach bessere Beziehungen zu Ihren Lieferanten haben.
Darüber hinaus können Sie jedoch noch einiges mehr tun, unter anderem:
- Mengenrabatte oder Vereinbarungen für Großeinkäufe prüfen.
- Leasingkosten und Gebühren für Bankkonten durch eine Verringerung der Anzahl Ihrer Transaktionen reduzieren.
- Die größere Größe Ihrer Aufträge als Verhandlungsgrundlage für bessere Konditionen nutzen.
Denken Sie daran, dass mehr Geschäfte mit ihnen Sie nicht automatisch zu diesen Vorteilen berechtigen. Daher sollten Sie die Kommunikation offen halten und Ihr Engagement für die Partnerschaft zeigen.
Viele Lieferanten verstehen die Herausforderungen kleiner Unternehmen und sind bereit, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um eine für beide Seiten vorteilhafte Lösung zu finden.
4. Ausgabenmanagement durchführen
Ausgabenmanagement ist auch unter einem anderen Namen bekannt: Kosten senken … was in kleinen Unternehmen oft als notwendiges Übel angesehen wird – aber das sollte nicht bedeuten, dass Sie bei Qualität oder Kundenerlebnis Kompromisse eingehen.
Sie könnten mit einer gründlichen Prüfung Ihrer Ausgaben beginnen. Ermitteln Sie Bereiche, in denen möglicherweise zu viel ausgegeben wird oder kostengünstigere Alternativen verfügbar sind, und machen Sie sich dann an die Arbeit:
- Verträge mit Dienstleistern neu verhandeln
- Alternative Lieferanten finden
- Routineaufgaben automatisieren
- Auf effizientere Geräte umsteigen
- & mehr
Kommunizieren Sie dabei mit den relevanten Beteiligten und beziehen Sie sie in den Prozess ein. So fördern Sie eine kostenbewusste Unternehmenskultur und stellen sicher, dass alle die Änderungen unterstützen.
5. Technologie und Automatisierung nutzen
Ich weiß, ich weiß … Na klar. Aber hören Sie zu: Als jemand, der Finanzteams geleitet und Systeme sowie Initiativen zur Prozessverbesserung umgesetzt hat, bin ich ein großer Befürworter dieses Ansatzes. In so vielen Unternehmensbereichen werden Dinge einfach auf eine bestimmte Weise erledigt, weil sie schon „immer so gemacht wurden“.
Indem Sie auf andere Unternehmen in Ihrem Umfeld achten, Publikationen wie diese lesen und sich mit Kollegen austauschen, können Sie neue Prozesse und Techniken entdecken, die Sie zuvor nie in Betracht gezogen hatten.
Beispielsweise kann die Technologie zur Generierung natürlicher Sprache automatisch Rohdatensätze in Finanzberichte umwandeln. Dadurch kann sich Ihr Team auf wichtigere Aufgaben konzentrieren – nun ja, auf den Rest dieser Strategien.
5 Fehler, die Sie vermeiden sollten
Oft kostet es mehr Zeit und Geld, einen vermeidbaren Fehler zu korrigieren, als die falsche Geschäftsentscheidung zu treffen. Hart, ich weiß.
Hier sind einige Fehler, die Inhaber kleiner Unternehmen machen und die sich letztendlich als äußerst kostspielige Lektionen erweisen.
1. Falsche Schätzungen
Wenn es um eingehende Zahlungen geht, sollten Sie darauf achten, nicht übermäßig optimistisch zu sein. Sie könnten das Ziel deutlich verfehlen und den Eindruck erwecken, als seien Sie sich über die Einnahmen Ihres Unternehmens unsicher. Anstatt die Einnahmen Ihres Unternehmens zu niedrig anzusetzen, planen Sie für das Schlimmste und hoffen Sie auf das Beste.
Bei den Kosten gilt genau das Gegenteil. Wenn die Kosten niedriger sind, sehen Ihre Cashflow-Prognosen besser aus. Wie beim Cashflow sollten Sie jedoch darauf achten, nicht ins Extreme zu gehen. Es ist sinnvoller, die Kosten zu überschätzen und am Ende mehr Geld zur Verfügung zu haben.
2. Leichtsinniger Umgang mit Geld
Inhaber kleiner Unternehmen wissen nur zu gut, wie häufig unerwartete Kosten entstehen oder wie Chancen aufgrund geringer oder fehlender Liquiditätsreserven verpasst werden können.
Eine Liquiditätsreserve für 3–6 Monate kann den Unterschied zwischen dem Überstehen schwieriger Zeiten und der Schließung des Unternehmens ausmachen.
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3. Fehlende Prognosen
Dies ist leider ein weiterer Faktor, der zum Scheitern kleiner Unternehmen beiträgt. Stellen Sie sich vor, Sie würden mit verbundenen Augen fahren und hoffen, sicher an Ihrem gewünschten Ziel anzukommen. Damit kommen Sie einfach nirgendwohin außer ins Desaster.
Prognostizieren Sie die Cashflows, um nicht von langsam eintreffenden Einnahmen oder unvorhergesehenen Kosten überrascht zu werden.
4. Warnungen der Cashflow-Rechnung ignorieren
Das kommt sogar noch häufiger vor und ist schädlicher, als überhaupt keine Cashflow-Rechnung zu haben.
Lassen Sie mich das für die Leute ganz hinten laut sagen: Unwissenheit ist kein Segen. Ganz im Gegenteil.
Das verschwendet Zeit und Ressourcen und bringt Sie auf den Weg zum Scheitern. Nehmen Sie die Scheuklappen ab und vermeiden Sie kostspielige Fehler, von denen Sie wissen sollten.
5. Im Alleingang arbeiten
Wenn Sie bei Ihrer Cashflow-Planung andere Beteiligte nicht berücksichtigen, könnten Ihnen erhebliche Kosten oder liquide Rücklagen entgehen, die Ihre Prognosen völlig verzerren könnten. Beziehen Sie bei der Cashflow-Planung wichtige Beteiligte aus Ihrem gesamten Unternehmen in das Gespräch ein.
Schließlich würden Sie das allein erledigen, wenn Sie könnten … sie sind aus einem bestimmten Grund hier, also sollten Sie sie einsetzen!
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Zu wissen ist die halbe Miete … aber Handeln ist viel wichtiger. Probieren Sie diese Tipps aus und lassen Sie mich anschließend wissen, was für Sie am besten funktioniert hat.
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