5 Wege zur Verbesserung des Cashflows (auch für kleine Unternehmen)
Das effektive Management des Cashflows ist entscheidend für den erfolgreichen Betrieb eines kleinen Unternehmens, da die überwiegende Mehrheit aufgrund von Liquiditätsengpässen scheitert. Als Finanzexperte und Kleinunternehmer weiß ich das nur zu gut.
Ich teile sechs Strategien für kleine Unternehmen zur Verbesserung des Cashflows, darunter das Verständnis von Cashflow-Abrechnungen, die Optimierung wichtiger Buchhaltungsprozesse, die Verhandlung von Konditionen mit Lieferanten und andere Kostensenkungsstrategien.
Was ist Cashflow?
Cashflow bezeichnet den Gesamtbetrag des Geldes, der durch umsatzgenerierende Aktivitäten in ein Unternehmen fließt, abzüglich der gesamten Ausgaben.
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Das Ziel aller Unternehmen ist es, einen positiven Cashflow zu erreichen und beizubehalten – das bedeutet, dass mehr Geld hereinkommt, als ausgegeben wird.
Was Sie zum Cashflow-Management benötigen
Ein erfolgreiches Management Ihres Cashflows für mehr finanzielle Stabilität setzt folgende notwendige Bestandteile voraus.
- Verständnis der Cashflow-Quellen
- Eine Cashflow-Abrechnung
- Formeln zum Cashflow-Management
- Cashflow-Management-Software
Mit diesen Werkzeugen können Sie den Cashflow dokumentieren und verbessern, eine gründlichere Cashflow-Analyse durchführen, die Ergebnisse interpretieren und mit Zuversicht Entscheidungen treffen.
Cashflow-Quellen
Die wichtigsten Quellen für Cashflow in kleinen Unternehmen sind Betriebserlöse, Kapitalerträge und Finanzierungsaktivitäten (wie Bankdarlehen). Diese Formen des Cashflows spielen eine entscheidende Rolle für die finanzielle Gesundheit und Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens.
Cashflow-Abrechnung
Eine Cashflow-Abrechnung ist ein Finanzdokument, das die Quellen und Verwendungen von Geldmitteln Ihres Unternehmens ausweist. Sie dokumentiert die wichtigsten Cashflow-Quellen aus dem operativen Geschäft, aus Investitionen und aus der Finanzierung. Hieraus setzen sich diese jeweiligen Bereiche zusammen:
- Operativer Cashflow = Nettogewinn + Nicht zahlungswirksame Aufwendungen + Veränderungen des Working Capital
- Investitions-Cashflow = Einzahlungen aus Investitionstätigkeiten – Auszahlungen für Investitionstätigkeiten
- Finanzierungs-Cashflow = Einzahlungen aus Finanzierungstätigkeiten – Auszahlungen für Finanzierungstätigkeiten
Dies hilft Ihnen, den Cashflow Ihres Unternehmens zu überwachen und zu verbessern sowie schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Formeln zum Cashflow-Management
Zu wissen, wie viel frei verfügbares Geld Sie zur Verfügung haben – also Ihren Free Cash Flow (FCF) – ist essenziell. Er ist ein wichtiger Indikator für die finanzielle Flexibilität eines Unternehmens und gibt Auskunft darüber, ob Ihr Unternehmen auf Wachstumskurs ist oder Schwierigkeiten bekommt – oder bereits damit konfrontiert ist.
Möchten Sie wissen, was künftige Cashflows heute wert sind, sollten Sie das Discounted-Cashflow-(DCF)-Modell anwenden.
Cashflow-Management-Software
Cashflow-Management-Software automatisiert den gesamten Prozess des Cashflow-Managements und ist häufig Teil eines umfangreichen Werkzeugkastens im größeren CFO-Tech-Stack.
Mit dieser Software können Sie sämtliche Quellen und Zeitpunkte des Cashflows Ihres Unternehmens an einem Ort und in Echtzeit verfolgen und verwalten. Sie erhalten einen schnellen, übersichtlichen Überblick über Ihre aktuelle Liquiditätslage und können so schnelle und zuverlässige Entscheidungen über verfügbare Mittel treffen.
Wer ist am Cashflow-Management beteiligt?
Wie Sie den Cashflow Ihres Unternehmens steuern, wirkt sich auf alle aus, die mit dem Unternehmen in Verbindung stehen, betrifft aber insbesondere einige zentrale Interessengruppen, darunter:
Abteilungsleitungen
Cashflow-Management beeinflusst die Budgets aller Abteilungen. Die Führungskräfte jeder Abteilung müssen Angaben zu den kurzfristigen und langfristigen Kosten machen, die sie erwarten, sowie zu den prognostizierten Einnahmen. So wird sichergestellt, dass Cashflows korrekt prognostiziert werden – ohne böse Überraschungen.
Geschäftsleitung
Die Geschäftsleitung muss oft schwierige Fragen zur finanziellen Lage gegenüber Investoren, Banken und anderen Interessengruppen beantworten. Die Kenntnis der aktuellen Cashflow-Situation verschafft den wichtigsten Beteiligten Vertrauen in die Geschäftsleitung und umgekehrt – so entwickelt auch die Geschäftsleitung Sicherheit im eigenen Cashflow-Management.
Banken und Investoren
Cashflow ist eine wichtige Kennzahl für Banken und Investoren. Sie zeigt ihnen, wie gut Ihr Unternehmen seine Liquidität und seine allgemeine finanzielle Gesundheit aufrechterhält.
In einem größeren Unternehmen zeigt sie ebenfalls auf, wie viel Bargeld für Dividendenausschüttungen, Aktienrückkäufe oder die Expansion von Geschäftsaktivitäten zur Verfügung steht.
Lieferanten und Anbieter
Lieferanten oder Anbieter bieten finanziell starken Unternehmen in der Regel bevorzugte Rabatte oder günstige Konditionen an. Eine positive Cashflow-Position ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Chancen zu ergreifen, die anderen Unternehmen möglicherweise nicht zugänglich sind—das stärkt Ihre finanzielle Position zusätzlich und treibt das Wachstum an.
5 Strategien zur Verbesserung des Cashflows
Wenn Sie Möglichkeiten suchen, Ihren Cashflow zu verbessern, habe ich sechs Strategien, mit denen Sie sofort starten können.
- Optimieren Sie AR- & AP-Prozesse
- Strengeres Bestandsmanagement
- Reduzieren Sie die Gesamtanzahl der Anbieter
- Durchführen eines Kostenmanagements
- Technologie & Automatisierung nutzen
1. AR- & AP-Prozesse optimieren
Ein zentraler Bereich, in dem kleine Unternehmen häufig Probleme mit dem Cashflow haben, ist Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sowie Verbindlichkeiten. Spät eingehende Zahlungen sorgen für Cashflow-Lücken, und verzögerte Zahlungen an Lieferanten und Anbieter belasten die Beziehungen und führen möglicherweise zu höheren Betriebskosten.
Die Optimierung dieser Prozesse kann den Cashflow verbessern und gesunde Beziehungen zu Ihren Kunden sowie Lieferanten aufrechterhalten.
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Die Einführung eines klaren und effizienten Rechnungssystems kann Ihren Forderungsprozess optimieren.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen korrekt und leicht verständlich sind.
- Verschicken Sie Rechnungen umgehend und verfolgen Sie offene und überfällige Rechnungen konsequent nach.
- Bieten Sie Anreize für frühzeitige Zahlungen an oder führen Sie andernfalls eine Gebühr für verspätete Zahlung ein.
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Verhandeln Sie auf der Verbindlichkeitsseite mit Ihren Lieferanten von Anfang an günstige Zahlungsbedingungen. Bitten Sie um verlängerte Zahlungsziele oder Ratenzahlungen, oder prüfen Sie die Möglichkeit von Teilzahlungen.
Beispielsweise könnten Sie Geschäftskreditkarten mit hohem Zinssatz eintauschen und nach anderen Zahlungsoptionen mit niedrigeren Zinssätzen Ausschau halten, wie z. B. Kreditkarten mit niedrigeren Zinsen, um Rechnungen zu bezahlen, Geschäftskredite oder Kreditlinien. So können Sie Ihren Cashflow verwalten, indem Sie Ihre Ausgaben auf einen längeren Zeitraum verteilen.
Eine Überprüfung Ihrer AR- und AP-Prozesse sollte mindestens jährlich, wenn nicht öfter, erfolgen.
2. Strengeres Bestandsmanagement
Wenn Sie physischen Bestand halten, ist dessen Verwaltung wahrscheinlich der größte Stressfaktor für Ihren Cashflow.
Übermäßige Lagerbestände binden Betriebskapital und erhöhen die Lagerhaltungskosten, während zu geringe Bestände zu verpassten Verkaufschancen führen können. Das richtige Gleichgewicht zu finden, ist entscheidend, um den Cashflow zu optimieren. Hierzu möchte ich einige Strategien ansprechen:
Werden Sie sicherer im Prognostizieren
Bestandsengpässe und übervolle Lager resultieren beide aus demselben Problem: Unsicherheit.
Wenn Sie lediglich raten, was Sie künftig benötigen, stoßen Sie immer wieder auf dieselben Schwierigkeiten. Wenn Sie beginnen, Ihre künftigen Bedarfe auf Grundlage Ihrer bisherigen zu prognostizieren, durchbrechen Sie diesen Kreislauf.
Suchen Sie nach guten Konditionen
Sprechen Sie mit Ihren Lieferanten über die besten Möglichkeiten, die Lagerhaltungskosten zu minimieren. Einige Anbieter, mit denen Sie eine gute Zusammenarbeit pflegen, sind zu Konsignationsvereinbarungen bereit, bei denen der Lieferant das Eigentum an der Ware behält, bis Sie diese verkaufen.
Das ist sicher nicht jedermanns Sache, aber nach Lieferanten zu suchen, die offen dafür sind, hilft Ihnen, gute langfristige Geschäftspartner zu gewinnen und gleichzeitig Kapital für Ihr Unternehmen freizusetzen.
Eine weitere Möglichkeit ist das Lagerbestandsfactoring zur Liquiditätssteigerung, womit Sie sofortige Cashflow-Entlastung erhalten können.
3. Reduzieren Sie die Gesamtanzahl der Lieferanten
Wenn Sie sich dafür entscheiden, mit weniger Lieferanten und dafür mit einem größeren Volumen zusammenzuarbeiten, können Sie stärkere Beziehungen aufbauen und Ihr Cashflow-Management verbessern. Schließlich werden die ersten beiden von mir vorgeschlagenen Maßnahmen erheblich davon profitieren, wenn Sie einfach bessere Beziehungen zu Ihren Lieferanten pflegen.
Darüber hinaus gibt es jedoch noch viel mehr, was Sie tun können, unter anderem:
- Nutzen Sie Mengenrabatte oder Vereinbarungen für Großeinkäufe.
- Reduzieren Sie Leasingkosten und Bankgebühren, indem Sie die Anzahl Ihrer Transaktionen verringern.
- Nutzen Sie Ihr höheres Auftragsvolumen als Hebel für bessere Konditionen.
Beachten Sie, dass mehr Geschäfte mit einem Lieferanten Sie nicht automatisch berechtigen, diese Vorteile zu erhalten. Halten Sie deshalb die Kommunikationswege offen und zeigen Sie Ihr Engagement für die Partnerschaft.
Viele Lieferanten verstehen die Herausforderungen, denen sich kleine Unternehmen stellen müssen, und sind bereit, gemeinsam mit Ihnen eine für beide Seiten vorteilhafte Lösung zu finden.
4. Führen Sie ein Ausgabenmanagement durch
Ausgabenmanagement ist auch unter einem anderen Namen bekannt: Kostensenkung... was in kleinen Unternehmen oft als notwendiges Übel angesehen wird – das sollte jedoch nicht bedeuten, dass Sie bei Qualität oder Kundenerfahrung Abstriche machen müssen.
Sie könnten damit beginnen, Ihre Ausgaben gründlich zu überprüfen. Identifizieren Sie Bereiche, in denen es zu hohen Ausgaben kommt oder in denen kostengünstigere Alternativen zur Verfügung stehen, und gehen Sie dann gezielt vor:
- Verträge mit Dienstleistern neu verhandeln
- Alternative Lieferanten finden
- Routineaufgaben automatisieren
- Auf effizientere Ausrüstung umsteigen
- & mehr
Sprechen Sie bei diesem Prozess mit den relevanten Interessengruppen und binden Sie sie ein, um eine kostenbewusste Unternehmenskultur zu fördern und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Veränderungen mittragen.
5. Nutzen Sie Technologie und Automatisierung
Ich weiß, ich weiß... Klar. Aber hören Sie: Als jemand, der Finanzteams geleitet und Systeme sowie Prozessoptimierungsinitiativen umgesetzt hat, bin ich ein großer Fan davon. Es gibt so viele Bereiche im Unternehmen, in denen Dinge einfach "immer schon so" gemacht wurden.
Wenn Sie auf andere Unternehmen achten, Fachartikel wie diesen lesen und sich mit Kollegen austauschen, entdecken Sie möglicherweise neue Verfahren und Techniken, an die Sie vorher nie gedacht hätten.
Zum Beispiel kann Technologie zur Erzeugung natürlicher Sprache automatisch Rohdaten in Finanzberichte umwandeln und Ihrem Team damit Freiraum verschaffen, sich auf die größeren Themen zu konzentrieren – wie eben den Rest dieser Strategien.
5 Fehler, die Sie vermeiden sollten
Es kostet oft mehr Zeit und Geld, einen vermeidbaren Fehler zu beheben, als eine falsche Geschäftsentscheidung zu treffen. Hart, ich weiß.
Hier sind einige Fehler, die Kleinunternehmer machen und aus denen schließlich teure Lernprozesse werden.
1. Schlechte Schätzungen
Wenn es um eingehende Gelder geht, seien Sie vorsichtig, zu optimistisch zu sein. Sie könnten das Ziel weit verfehlen – und den Eindruck erwecken, als wüssten Sie nicht, wie viel Ihr Unternehmen einnimmt. Statt Ihre Umsätze zu unterschätzen, sollten Sie für den schlimmsten Fall planen und auf das Beste hoffen.
Beim Thema Kosten gilt das Gegenteil. Sind die Kosten niedriger, sehen Ihre Cashflow-Prognosen besser aus. Wie beim Cashflow gilt auch hier: Nehmen Sie es nicht zu extrem. Es ist vorteilhafter, die Kosten zu hoch und nachher mehr Bargeld zu veranschlagen.
2. Nachlässiger Umgang mit Bargeld
Kleine Unternehmer wissen nur zu gut, wie häufig unerwartete Kosten auftreten oder wie Chancen verpasst werden, wenn wenig oder kein Barbestand vorhanden ist.
Ein Liquiditätspuffer von 3–6 Monaten kann den Unterschied ausmachen zwischen "Stürme überstehen" und "Türen schließen".
3. Fehlende Prognosen
Das ist leider ein weiterer Grund für das Scheitern vieler kleiner Unternehmen. Es ist, als würde man mit verbundenen Augen fahren und hoffen, sicher am Ziel anzukommen. Das führt, ehrlich gesagt, nur ins Desaster.
Erstellen Sie Cashflow-Prognosen, um böse Überraschungen durch schleppende Umsätze oder unvorhergesehene Kosten zu vermeiden.
4. Warnzeichen im Cashflow-Statement ignorieren
Das kommt sogar noch häufiger – und ist schädlicher – vor, als überhaupt kein Cashflow-Statement zu führen.
Ich sage es laut für alle im hinteren Teil des Raumes: Unwissenheit ist kein Segen. Ganz und gar nicht.
Es verschwendet Zeit und Ressourcen und bringt Sie auf einen Weg, der zum Scheitern führt. Legen Sie die Scheuklappen ab und vermeiden Sie kostspielige Fehler, über die Sie Bescheid wissen sollten.
5. Isoliertes Arbeiten
Wenn Sie andere Stakeholder nicht in Ihre Liquiditätsplanung einbeziehen, könnten Ihnen erhebliche Kosten oder Geldreserven entgehen, die Ihre Prognosen komplett verfälschen. Beziehen Sie bei der Liquiditätsplanung wichtige Beteiligte aus allen Bereichen Ihres Unternehmens in die Gespräche mit ein.
Schließlich, wenn Sie das alleine schaffen würden, hätten Sie es bereits getan ... die Kollegen sind nicht umsonst da, also sollten Sie sie auch nutzen!
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