5 Wege, den Cashflow zu verbessern (auch für kleine Unternehmen)
Ein effektives Cashflow-Management ist entscheidend für den erfolgreichen Betrieb eines kleinen Unternehmens, da die große Mehrheit aufgrund von Liquiditätsengpässen scheitert. Als Finanzprofi und Inhaber eines kleinen Unternehmens verstehe ich das nur zu gut.
Ich teile sechs Strategien für kleine Unternehmen zur Verbesserung des Cashflows, darunter das Verständnis von Cashflow-Rechnungen, die Optimierung zentraler Buchhaltungsprozesse, das Aushandeln von Lieferantenkonditionen und weitere Kostensenkungsmaßnahmen.
Was ist Cashflow?
Cashflow bezeichnet den Gesamtbetrag an Zahlungsmitteln, der durch umsatzgenerierende Aktivitäten in ein Unternehmen einfließt, abzüglich aller Auszahlungen für Ausgaben.
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Das Ziel aller Unternehmen ist es, einen positiven Cashflow zu erzielen und zu halten – das bedeutet, dass mehr Geld hereinkommt, als ausgegeben wird.
Was Sie für ein effektives Cashflow-Management benötigen
Ein erfolgreiches Cashflow-Management zur Verbesserung der finanziellen Stabilität erfordert diese wesentlichen Bestandteile.
- Verständnis der Cashflow-Quellen
- Eine Cashflow-Rechnung
- Formeln für das Liquiditätsmanagement
- Software für das Liquiditätsmanagement
Mit diesen Elementen können Sie den Cashflow berichten und verbessern, eine gründlichere Cashflow-Analyse durchführen, die Ergebnisse interpretieren und Entscheidungen mit Zuversicht treffen.
Cashflow-Quellen
Die wichtigsten Quellen für den Cashflow kleiner Unternehmen sind betriebliche Umsätze, Kapitalerträge und Finanzierungstätigkeiten (wie Bankdarlehen). Diese Formen des Cashflows spielen eine entscheidende Rolle bei der Sicherung und Stabilität der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens.
Cashflow-Rechnung
Eine Cashflow-Rechnung ist ein Finanzdokument, das die Zahlungsquellen und -verwendungen Ihres Unternehmens ausweist. Sie zeigt wichtige Formen des Cashflows aus operativen, investiven und finanziellen Tätigkeiten auf. Das steckt hinter den einzelnen Bestandteilen:
- Operativer Cashflow = Jahresüberschuss + nicht zahlungswirksame Aufwendungen + Veränderungen im Working Capital
- Investiver Cashflow = Mittelzuflüsse aus Investitionstätigkeit – Mittelabflüsse für Investitionstätigkeit
- Finanzierungs-Cashflow = Mittelzuflüsse aus Finanzierungstätigkeit – Mittelabflüsse für Finanzierungstätigkeit
Das hilft Ihnen, den Cashflow Ihres Unternehmens im Blick zu behalten und zu verbessern sowie schneller fundierte Entscheidungen zu treffen.
Formeln für das Liquiditätsmanagement
Zu wissen, wie viel freier, also zur Verfügung stehender Zahlungsmittelbestand vorhanden ist—auch genannt Free Cash Flow (FCF)—ist essenziell. Er ist ein wichtiger Indikator für die finanzielle Flexibilität eines Unternehmens und zeigt, ob Ihr Unternehmen auf einen Überschuss oder auf eine Durststrecke zusteuert – oder vielleicht schon mittendrin ist.
Wenn Sie wissen möchten, welchen heutigen Wert zukünftige Cashflows haben, dann nutzen Sie das Discounted Cash Flow (DCF) Modell.
Software für das Cashflow-Management
Software für das Cashflow-Management automatisiert den gesamten Prozess des Liquiditätsmanagements und ist oft Teil einer robusten Tool-Suite im umfassenderen Tech-Stack des CFOs.
Diese Software hilft Ihnen, sämtliche Zahlungsquellen und -zeitpunkte Ihres Unternehmens an einem Ort, in Echtzeit, zu überwachen und zu steuern. Sie erhalten zu jedem beliebigen Zeitpunkt einen schnellen Überblick über die Liquiditätslage, sodass Sie rasche und verlässliche Entscheidungen auf Basis der verfügbaren Mittel treffen können.
Wer ist am Cashflow-Management beteiligt?
Wie Sie das Cashflow-Management Ihres Unternehmens gestalten, betrifft alle am Unternehmen Beteiligten, hat aber besonders auf einige Schlüsselpersonen Auswirkungen, darunter:
Abteilungsleiter
Cashflow-Management beeinflusst die verfügbaren Mittel in allen Abteilungen. Die jeweiligen Führungskräfte müssen angeben, welche Ausgaben sie kurzfristig und langfristig erwarten und mit welchen Einnahmen sie rechnen. So wird sichergestellt, dass Cashflows möglichst genau prognostiziert werden – ohne unangenehme Überraschungen.
Geschäftsleitung
Die Geschäftsleitung muss sich häufig gegenüber Investoren, Banken und anderen Interessengruppen kritischen Fragen zur finanziellen Lage stellen. Die aktuelle Kenntnis der Cashflow-Position sorgt für Vertrauen der wichtigsten Stakeholder in die Geschäftsleitung und fördert wiederum das Vertrauen der Unternehmensführung in die eigenen Fähigkeiten im Cashflow-Management.
Banken und Investoren
Cashflow ist eine zentrale Kennzahl – sowohl für Banken als auch Investoren. Sie zeigt ihnen, wie gut Ihr Unternehmen seine Liquidität und die gesamte finanzielle Gesundheit aufrechterhält.
In einem größeren Unternehmen zeigt sie außerdem, wie viel Geld für Dividendenzahlungen, Aktienrückkäufe oder die Expansion von Geschäftsbereichen zur Verfügung steht.
Lieferanten und Anbieter
Lieferanten oder Anbieter bieten finanziell starken Unternehmen in der Regel bevorzugte Rabatte oder vorteilhafte Konditionen an. Eine positive Cashflow-Position versetzt Ihr Unternehmen in die Lage, Chancen zu ergreifen, die anderen Unternehmen möglicherweise nicht offenstehen. Das stärkt Ihre finanzielle Position zusätzlich und fördert das Wachstum.
5 Strategien zur Verbesserung des Cashflows
Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihren Cashflow zu verbessern, habe ich sechs Strategien, mit denen Sie anfangen können.
- Optimieren Sie Debitoren- & Kreditorenprozesse
- Strikteres Bestandsmanagement
- Reduzieren Sie die Gesamtanzahl der Anbieter
- Führen Sie Ausgabenmanagement durch
- Nutzen Sie Technologie & Automatisierung
1. Optimieren Sie Debitoren- & Kreditorenprozesse
Ein zentrales Problem bei kleinen Unternehmen im Bereich Cashflow sind häufig Forderungen und Verbindlichkeiten. Verspätete Zahlungseingänge verursachen Lücken im Cashflow, und verzögerte Zahlungen an Lieferanten und Anbieter belasten die Beziehungen und können zu höheren Betriebskosten führen.
Die Optimierung dieser Prozesse kann den Cashflow verbessern und gesunde Beziehungen zu Kunden und Lieferanten gewährleisten.
Forderungen (Debitorenbuchhaltung)
Die Einführung eines klaren und effizienten Rechnungssystems kann Ihre Debitorenprozesse optimieren.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen korrekt und leicht verständlich sind.
- Versenden Sie Rechnungen umgehend und erinnern Sie an offene und überfällige Zahlungen.
- Bieten Sie Anreize für vorzeitige Zahlungen oder führen Sie umgekehrt Mahngebühren für verspätete Zahlungen ein.
Verbindlichkeiten (Kreditorenbuchhaltung)
Verhandeln Sie von Anfang an vorteilhafte Zahlungsbedingungen mit Ihren Lieferanten auf der Seite der Kreditorenbuchhaltung. Bitten Sie um verlängerte Zahlungsfristen oder Ratenzahlungsvereinbarungen.
Sie könnten beispielsweise Geschäftskreditkarten mit hohen Zinssätzen gegen andere Zahlungsoptionen mit niedrigeren Zinssätzen eintauschen, etwa Kreditkarten mit geringerer Verzinsung zur Begleichung von Rechnungen, Unternehmenskredite oder Kreditlinien. Dadurch lassen sich Ihre Ausgaben über einen längeren Zeitraum verteilen und der Cashflow flexibler steuern.
Eine Überprüfung Ihrer Debitoren- und Kreditorenprozesse sollte mindestens jährlich erfolgen, falls nicht öfter.
2. Strikteres Bestandsmanagement
Wenn Sie über physischen Bestand verfügen, wird das Bestandsmanagement vermutlich der größte Stressfaktor für Ihren Cashflow sein.
Zu hohe Lagerbestände binden Betriebskapital und erhöhen die Lagerkosten, während zu geringe Bestände zu verpassten Verkaufschancen führen können. Das richtige Gleichgewicht zu finden, ist für einen optimalen Cashflow entscheidend. Es gibt einige Strategien, die ich hier ansprechen möchte:
Werden Sie sicher in der Prognose
Out-of-Stock-Situationen und zu hohe Lagerbestände entstehen oft aus demselben Grund: Unsicherheit.
Wenn Sie raten, was Sie zukünftig benötigen, werden Sie immer wieder auf dasselbe Problem stoßen. Beginnen Sie damit, Ihre künftigen Bedarfe anhand vergangener Werte zu prognostizieren, um diesen Kreislauf zu durchbrechen.
Suchen Sie nach einem guten Angebot
Sprechen Sie mit Ihren Lieferanten über Möglichkeiten zur Minimierung der Lagerhaltungskosten. Einige Anbieter, mit denen Sie eine gute Beziehung pflegen, sind offen für Konsignationsvereinbarungen, bei denen der Lieferant das Eigentum an der Ware bis zum Verkauf behält.
Das ist nicht jedermanns Sache, aber die Suche nach solchen Lieferanten hilft Ihnen, langfristige Partner zu finden und gleichzeitig Liquidität für Ihr Geschäft freizusetzen.
Eine weitere Option ist das Bestandsfactoring zur Liquiditätssteigerung, das sofortige Cashflow-Entlastung bieten kann.
3. Reduzieren Sie die Gesamtanzahl der Lieferanten
Wenn Sie sich entscheiden, mit weniger Lieferanten in größerem Umfang zusammenzuarbeiten, können Sie stärkere Beziehungen aufbauen und Ihr Cashflow-Management verbessern. Schließlich werden die ersten beiden von mir vorgeschlagenen Maßnahmen enorm davon profitieren, wenn Sie bessere Lieferantenbeziehungen haben.
Darüber hinaus gibt es jedoch noch viel mehr, was Sie tun können, darunter:
- Prüfen Sie Mengenrabatte oder Vereinbarungen zum Großeinkauf.
- Senken Sie Leasingkosten und Bankgebühren, indem Sie die Anzahl Ihrer Transaktionen reduzieren.
- Nutzen Sie Ihr größeres Geschäftsvolumen als Hebel für bessere Konditionen.
Bedenken Sie, dass mehr Geschäfte mit Lieferanten Sie nicht automatisch zu diesen Vorteilen berechtigen. Daher sollten Sie eine offene Kommunikation pflegen und Ihr Engagement für die Partnerschaft immer wieder deutlich machen.
Viele Lieferanten verstehen die Herausforderungen, mit denen kleine Unternehmen konfrontiert sind, und sind bereit, gemeinsam mit Ihnen eine für beide Seiten vorteilhafte Lösung zu finden.
4. Führen Sie ein Ausgabenmanagement durch
Ausgabenmanagement ist auch unter einem anderen Namen bekannt: Kostensenkung... was in kleinen Unternehmen oft als notwendiges Übel gilt – das jedoch nicht bedeuten sollte, bei Qualität oder Kundenerlebnis Abstriche zu machen.
Sie könnten damit beginnen, Ihre Ausgaben umfassend zu überprüfen. Identifizieren Sie Bereiche, in denen möglicherweise zu viel ausgegeben wird oder in denen kostengünstigere Alternativen zur Verfügung stehen, und werden Sie dann aktiv:
- Verträge mit Dienstleistern neu verhandeln
- Alternative Lieferanten finden
- Routinetätigkeiten automatisieren
- Auf effizientere Geräte aufrüsten
- & mehr
Wenn Sie diesen Prozess durchlaufen, kommunizieren Sie mit den relevanten Interessengruppen und beziehen Sie diese ein, um eine Kostenbewusstseinskultur zu fördern und sicherzustellen, dass alle hinter den Änderungen stehen.
5. Nutzen Sie Technologie und Automatisierung
Ich weiß, ich weiß … Klar. Aber hören Sie: Als jemand, der selbst Finanzteams geleitet und Systeme sowie Prozessoptimierungsinitiativen eingeführt hat, bin ich davon ein großer Fan. In so vielen Unternehmensbereichen werden Dinge einfach deshalb gemacht, „weil man es immer so gemacht hat“.
Indem Sie auf andere Unternehmen achten, Publikationen wie diese lesen und sich mit Gleichgesinnten austauschen, können Sie neue Prozesse und Methoden entdecken, an die Sie vielleicht noch nie gedacht haben.
Beispielsweise kann Natural Language Generation Technologie automatisch Rohdatensätze in Finanzberichte umwandeln – was Ihr Team entlastet, damit es sich auf wichtigere Dinge konzentrieren kann, wie die restlichen Strategien hier.
5 Fehler, die Sie vermeiden sollten
Oft kostet es mehr Zeit und Geld, einen vermeidbaren Fehler zu beheben, als eine falsche Geschäftsentscheidung zu treffen. Hart, ich weiß.
Hier sind einige Fehler, die Kleinunternehmer machen – und die sich im Nachhinein als extrem teure Lektionen herausstellen.
1. Schlechte Schätzungen
Seien Sie besonders vorsichtig, was zu optimistische Einschätzungen Ihrer Einnahmen betrifft. Sie könnten das Ziel meilenweit verfehlen – und wirken, als wüssten Sie nicht, wie viel Ihr Unternehmen einnimmt. Statt die Einnahmen zu niedrig anzusetzen, planen Sie lieber für den Worst-Case und hoffen auf das Beste.
Beim Thema Kosten gilt das genaue Gegenteil. Sind die Kosten gering, sehen Ihre Cashflow-Prognosen besser aus. Aber auch hier gilt: Nicht ins Extreme fallen. Es ist vorteilhafter, die Kosten zu überschätzen und am Ende mehr Liquidität zu haben.
2. Sorgloser Umgang mit Bargeld
Kleine Unternehmen kennen das zu gut: Unerwartete Kosten treten häufiger auf als gedacht oder Chancen werden verpasst, weil keine oder zu wenig Rücklagen vorhanden sind.
Eine Liquiditätsreserve von 3-6 Monaten kann den Unterschied machen, ob Sie schwierige Zeiten überstehen oder Ihr Unternehmen schließen müssen.
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3. Fehlende Prognosen
Das ist leider ein weiterer Hauptgrund für das Scheitern vieler kleiner Unternehmen. Es ist, als würden Sie mit verbundenen Augen Auto fahren und hoffen, am Wunschziel anzukommen. Das führt zwangsläufig ins Desaster.
Erstellen Sie Cashflow-Prognosen, um nicht von schleppenden Einnahmen oder unvorhergesehenen Kosten überrascht zu werden.
4. Warnsignale aus der Cashflow-Rechnung ignorieren
Dies ist noch häufiger – und schädlicher – als gar keine Cashflow-Rechnung zu haben.
Lassen Sie mich das für alle ganz deutlich sagen: Unwissenheit ist kein Segen. Ganz im Gegenteil.
Es verschwendet Zeit und Ressourcen und führt dich auf einen Pfad des Scheiterns. Lege die Scheuklappen ab und vermeide teure Fehler, die du kennen solltest.
5. Isoliertes Arbeiten
Wenn du bei deiner Liquiditätsplanung andere Stakeholder nicht berücksichtigst, könntest du erhebliche Kosten oder Barreserven übersehen, die deine Prognosen komplett verfälschen können. Beziehe während der Liquiditätsplanung wichtige Akteure aus deinem Unternehmen in die Gespräche mit ein.
Schließlich, wenn du das alleine könntest, würdest du es tun ... Sie sind aus einem Grund hier, also solltest du sie auch nutzen!
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