Wie man einen Spesenbericht erstellt: Der 4-Schritte-Leitfaden eines CMA
Im Durchschnitt dauert es 20 Minuten, einen Spesenbericht manuell auszufüllen. Multiplizieren Sie das mit der Anzahl der Spesenberichte, die Sie jeden Monat genehmigen, und... Sie verbringen sehr viel Zeit ineffizient.
So erstellen Sie einen Spesenbericht schnell und einfach, ohne viel Zeit zu verschwenden.
Die Grundlagen von Spesenberichten
Ein Spesenbericht ist eine Zusammenfassung von Ausgaben, die nach verschiedenen Kriterien kategorisiert sind, wie z. B. Projekt, Abteilung oder Mitarbeiter.
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Angenommen, Ihr Mitarbeiter reist von Ihrem Büro in San Francisco nach Chicago. Auf dieser Geschäftsreise werden dem Mitarbeiter voraussichtlich verschiedene Kosten entstehen – geplant oder ungeplant. Darunter könnten Taxifahrten oder ein Geschäftsessen mit einem Kollegen fallen.
Sie benötigen den Mitarbeiter, um einen Spesenbericht zu erstellen, der die Ausgaben der Geschäftsreise zusammenfasst, sodass Sie diese überprüfen, genehmigen und dem jeweiligen Mitarbeiter erstatten können.
Es ist Best Practice, diese Reisekosten in eine Software einzutragen, damit Sie sie angemessen nachverfolgen und ihre Auswirkungen auf Ihr Betriebsergebnis nachvollziehen können. Arbeiten Sie noch mit manuellen Berichten, verschwenden Sie viel Zeit und verstoßen unter Umständen gegen die IRS-Abzugsregeln.
Das richtige Tool für Spesenabrechnungen wählen
Ich empfehle nicht den „traditionellen Ansatz", bei dem Geschäftsausgaben in einer Excel-Tabelle gesammelt werden. Aber falls dies Ihre bevorzugte Methode ist, haben Sie dennoch einige Optionen.
Excel-Tabellen erfordern, dass Sie Ausgaben manuell eintragen, sobald sie entstehen. Das ist umständlich und zeitaufwendig, aber zumindest sparen Sie die Kosten für eine Ausgabenverwaltungssoftware. Wenn Sie diese Methode wählen, können gute Vorlagen helfen, Zeit zu sparen – hier sind einige Vorlagen, die ich gefunden habe:
- Microsoft Excel-Vorlagen
- Spesenberichtsvorlagen von Smartsheet
- Spesenberichtsvorlage von Vertex42
- Spesenberichtsvorlagen von ClickTime
Wenn Sie es mit zu vielen Spesenberichten zu tun haben oder Ihre Systeme einfach verbessern möchten, kann die Investition in eine Spesenberichtssoftware helfen. Hier sind einige empfehlenswerte Lösungen:
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung von Spesenberichten
Obwohl sie durchaus zeitaufwendig sein können, sollten Spesenberichte sehr einfach gehalten sein. Hier ist ein Vier-Schritte-Prozess zur Erstellung von Spesenberichten:
Schritt 1: Belege sammeln
Die Person, die die Auslage tätigt, muss einen Beleg sammeln. Neben der firmeninternen Prüfung der gemeldeten Ausgaben sind Belege auch für die steuerliche Abzugsfähigkeit erforderlich.
Zum Beispiel verlangt das IRS von Unternehmen, bei Reisen außerhalb des Heimatorts Aufzeichnungen über alle entstandenen Ausgaben aufzubewahren – ausgenommen sind laut Section 1.274-5(c)(2)(iii) Aufwendungen unter $75 oder Ausgaben für Übernachtungen.
Schritt 2: Ausgaben auflisten und Daten sowie weitere Details hinzufügen
Der Mitarbeiter muss eine aufgeschlüsselte Liste der Ausgaben erstellen und diese nach Datum sortieren. Für jede Einzelposition sollten Spalten für Beschreibung, Code und weitere Details hinzugefügt werden.
In manchen Fällen sind ausgabenspezifische Details nötig. Beispielsweise sollte bei der Nutzung eines Firmenwagens auf einer Dienstreise der Kilometerstand bei Abfahrt und Rückkehr neben den Kraftstoffkosten vermerkt werden.
Schritt 3: Ausgaben kategorisieren
Die Kategorisierung der Ausgaben erleichtert die Steuererklärung. Sie könnten von Mitarbeitern verlangen, Ausgaben in verschiedene Kategorien einzuteilen, wie etwa:
- Versicherung
- Werbung
- Büroausgaben
- Reisen
- Miete
- Löhne
Im Ausgabenbericht sollten die Zwischensummen für jede Ausgabenkategorie sowie der Gesamtbetrag für alle Arten von Ausgaben ausgewiesen werden.
Schritt 4: Bericht versenden
Weisen Sie die Mitarbeitenden darauf hin, die Gesamtsummen vor der finalen Einreichung des Ausgabenberichts noch einmal zu überprüfen. Bitten Sie darum, Quittungen an den Bericht anzuhängen, damit Sie diese bei der Überprüfung des Berichts als Referenz nutzen können.
Die Quittungen können entweder ausgedruckte oder gescannte Kopien sein. Sobald alles in Ordnung ist, können Mitarbeitende den Ausgabenbericht entsprechend den gängigen Praktiken Ihres Unternehmens einreichen, per E-Mail senden oder ausdrucken und persönlich übergeben.
So reichen Sie einen Ausgabenbericht ein
Wenn Sie eine Software nutzen, gibt es in der Regel einen klar geregelten Ablauf. Sie werden automatisch informiert, sobald ein Mitarbeitender einen Ausgabenbericht einreicht.
Falls Sie keine Software verwenden, kann Ihr Team Ausgabenberichte als Excel- oder Google Sheets-Datei einreichen. PDF- und Word-Dokumente werden manchmal verwendet, sind aber deutlich weniger verbreitet (& das aus gutem Grund).
Teammitglieder können diese Ausgabenberichte an die zuständige Person per E-Mail senden, den vorgesehenen Slack-Kanal nutzen oder gemäß der Unternehmensrichtlinie eine gedruckte Kopie einreichen.
So prüfen Sie den Ausgabenbericht
Hier sind zwei Schritte, die bei der Überprüfung von Ausgaben in einem Ausgabenbericht zu beachten sind:
- Prüfung der Ausgabendaten: Hierbei werden Beträge, Steuerdaten und weitere Details überprüft. Dies ist nicht immer möglich, wenn Sie wöchentlich Hunderte von Ausgabenberichten freigeben – priorisieren Sie daher Berichte, die vermutlich häufiger Regelverletzungen enthalten, wie z. B. Reiseausgaben. Wenn ein Mitarbeiter Geld für ein Geschäftsessen ausgeben möchte, fragen Sie idealerweise vor dem Essen nach einer Gästeliste.
- Freigabe durch eine Führungskraft: Die Führungskraft ermittelt die Berechtigung des Ausgabenberichts, indem sie prüft, ob die Ausgaben zur Rolle gehörten. Bei kleinen Unternehmen kommt es jedoch häufig vor, dass der Inhaber die Ausgabenberichte direkt freigibt, wenn die Teams klein sind.
5 Häufige Fehler beim Einreichen von Ausgabenberichten
Das Erstellen von Ausgabenberichten ist einfach, aber fehleranfällig. Viele dieser Fehler können Sie vermeiden, wenn Sie den Prozess automatisieren. Nachfolgend einige typische Fehler, die Sie beachten sollten:
1. Eine Ausgabe wird nicht geltend gemacht
Es ist leicht, auf Reisen Ausgaben zu vergessen – das kann passieren, wenn der Mitarbeitende sehr beschäftigt ist, Ausgaben bar bezahlt wurden oder nicht wusste, dass die Ausgabe erstattungsfähig ist.
Software für Ausgabenmanagement erleichtert die Erfassung von Belegen. Mitarbeitende können direkt unterwegs ein Foto aufnehmen, um eine Ausgabe zu erfassen. Die Software erinnert zudem an die Einreichung der Ausgabenberichte.
2. Nichtbeachtung der Ausgaberichtlinie des Unternehmens
Die vollständige Durchsicht der Ausgaberichtlinie und ein jederzeit verfügbarer Zugriff darauf sind entscheidend. Wenn ein Mitarbeitender Fehler macht, kann die Software dies als betrügerische Aktivität einstufen.
Die unternehmenseigene Software sendet auch Benachrichtigungen, wenn jemand Ausgaben außerhalb der Richtlinien einreicht – solche Fälle sollten daher im Idealfall vor der Zahlung mit dem Travel Manager oder der Abteilungsleitung abgesprochen werden.
3. Quittungen gehen verloren
Das kennt wohl jeder: Gehen Quittungen für bar bezahlte Ausgaben verloren, bedeutet das auch verlorenes Geld für den Mitarbeitenden, da Ausgaben erst nach Vorlage der Quittung oder eines Ausgabebelegs genehmigt werden können.
Wenn Ihr Unternehmen eine mobilfreundliche Ausgabenlösung nutzt, können Mitarbeitende Quittungen direkt bei Erhalt abfotografieren. Selbst wenn das Original verloren geht, dient die digitale Kopie als Nachweis.
4. Vermischung von privaten und geschäftlichen Ausgaben
Angenommen, ein Mitarbeitender hatte ein erfolgreiches Kundengespräch in einem Restaurant. Im Anschluss bleibt er nach dem Meeting, um mit Freunden zu Abend zu essen, schließt jedoch die Rechnung nicht vorher ab. Das bedeutet, dass die Quittung für das Restaurant alles enthält, was bestellt wurde – und somit private und geschäftliche Ausgaben vermischt werden.
Auch wenn dies wie ein kleines Problem erscheinen mag, kann es schnell chaotisch werden, wenn der Mitarbeiter eine Rückerstattung beantragen möchte. Solche Vorgehen könnten als nachlässig oder sogar betrügerisch angesehen werden.
Die Verwendung separater Zahlungsmethoden ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, private und geschäftliche Ausgaben nicht zu vermischen. Zum Beispiel können Unternehmens-Smartcards verhindern, dass Mitarbeitende aus eigener Tasche zahlen, sodass die Trennung von Ausgaben einfacher ist.
5. Doppelte Ausgaben
Doppelte Ausgaben können zu Unstimmigkeiten in den Finanzberichten des Unternehmens führen. Das Unternehmen könnte dies sogar als betrügerisches Verhalten betrachten – und im schlimmsten Fall könnte das Unternehmen eine Geldstrafe zahlen müssen.
Ausgabenmanagement-Software kann helfen, doppelte Ausgaben bis zu einem gewissen Grad zu vermeiden. Viele Lösungen zur Verwaltung von Ausgaben erkennen Duplikate anhand vordefinierter Regeln oder mithilfe von KI. Sie lösen eine Warnung aus, wenn eine doppelte Ausgabe erkannt wird, damit Sie die Ausgabe bestätigen oder löschen können.
So pflegen Sie Nachvollziehbarkeit bei Spesenabrechnungen
Die Nachverfolgbarkeit hilft Ihnen dabei, Betrug zu verhindern, gesetzeskonform zu bleiben und die für interne Prüfungen benötigten Daten zu sammeln. Um die Nachvollziehbarkeit von Spesenabrechnungen sicherzustellen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Den Nachweisprozess vereinfachen
Ermöglichen Sie es allen Beteiligten, Nachweise bequem einzureichen.
Sie könnten beispielsweise erlauben, dass Mitarbeitende digitale Kopien einreichen oder Daten direkt in eine Software eintragen, statt auf Papierbelege zu bestehen. Viele Unternehmen bieten Firmenkreditkarten an, um alle Ausgaben zentral auf einer Abrechnung nachzuverfolgen (und um kreditkartenspezifische Zusatzvorteile zu erhalten).
Sie können die Abläufe weiter vereinfachen, indem Sie den Prozess mit Software zur Spesenabrechnung automatisieren, die mit Ihrer Bank integriert ist und Ausgaben automatisch erfasst.
2. Digitalisieren Sie die Nachvollziehbarkeit
Durch die Digitalisierung von Prüfpfaden wird die Einreichung und Überprüfung von Spesenabrechnungen sowohl für Mitarbeitende als auch für Genehmigende erleichtert.
Bei der Prüfung digital gespeicherter Abrechnungen besteht die Möglichkeit, Filter anzuwenden und gezielt nach Informationen zu suchen, statt sich durch Papierstapel zu arbeiten. So erledigen Sie die Kontrolle der Spesenabrechnungen schneller und mit größerer Sicherheit, dass nichts übersehen wurde.
3. Den Prozess fehlerfrei gestalten
Das manuelle Eintragen von Ausgaben in eine Spesenabrechnung ist fehleranfällig. Ein Mitarbeiter kann sich schnell vertippen oder eine Zeile vergessen.
Automatisierte Lösungen zur Ausgabenverwaltung können viele dieser Probleme lösen. Beispielsweise kann eine Ausgabenverfolgungssoftware mit OCR (Optical Character Recognition) physische Belege einscannen und die Details automatisch ins System übertragen.
4. Verwenden Sie eine einheitliche Lösung
Wenn Belege gesammelt, Ausgaben erfasst und Rechnungen abgeglichen werden, sorgt eine zentrale Lösung für vollständige Nachvollziehbarkeit an einem Ort.
Alle für Prüfungen benötigten Unterlagen an einem Ort zu haben, stellt sicher, dass Sie bei Bedarf nicht lange nach Informationen suchen müssen.
Auch wenn niedrige Preise für einzelne Speziallösungen verlockend sein mögen, sollten Sie bei der Auswahl von Software für das Ausgabenmanagement oder Audit-Management-Software auf künftige Anforderungen achten, um die Abläufe übersichtlich zu halten.
Spesenabrechnungen vereinfachen
Die erfolgreichsten modernen Unternehmen konzentrieren sich darauf, die routinemäßigen Teile ihres Workflows zu automatisieren – von der Buchhaltung bis hin zu Spesenabrechnungen.
Wenn Sie diese Prozesse automatisieren, werden Sie feststellen, dass – obwohl Genehmigungen weiterhin etwas Handarbeit erfordern – Sie deutlich mehr erledigen, und das in weit kürzerer Zeit und mit größerer Genauigkeit.
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