So erstellen Sie einen Spesenbericht: Der 4-Schritte-Leitfaden für CMAs
Im Durchschnitt dauert es 20 Minuten, einen Spesenbericht manuell zu erstellen. Multiplizieren Sie das mit der Anzahl der Spesenberichte, die Sie jeden Monat genehmigen, und... Sie verbringen eine Menge Zeit ineffizient.
So erstellen Sie einen Spesenbericht schnell und einfach, ohne Zeit zu verschwenden.
Die Grundlagen von Spesenberichten
Ein Spesenbericht ist eine Zusammenfassung von Ausgaben, die nach verschiedenen Kriterien, wie Projekt, Abteilung oder Mitarbeiter, kategorisiert werden.
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Angenommen, Ihr Mitarbeiter reist von Ihrem Büro in San Francisco nach Chicago. Während der Geschäftsreise entstehen dem Mitarbeiter voraussichtlich diverse – geplante oder ungeplante – Ausgaben, z.B. Taxifahrten oder ein Essen mit einem Kollegen.
Sie benötigen vom Mitarbeiter einen Spesenbericht, der die Geschäftsausgaben der Reise zusammenfasst, damit Sie sie prüfen, genehmigen und den betreffenden Mitarbeiter erstatten können.
Es ist eine gute Praxis, die Reisekosten in eine Software einzupflegen, um sie ordnungsgemäß nachzuverfolgen und ihren Einfluss auf Ihr Ergebnis nachvollziehen zu können. Wenn Sie auf manuelle Berichte angewiesen sind, verschwenden Sie eine Menge Zeit und verstoßen möglicherweise gegen die IRS-Abzugsregeln.
Das richtige Werkzeug für Spesenberichte wählen
Ich empfehle nicht, den "traditionellen Ansatz" zu wählen und Geschäftsausgaben in einer Excel-Tabelle zu sammeln. Falls Sie diese Methode jedoch bevorzugen, haben Sie dennoch einige Möglichkeiten.
Excel-Tabellen erfordern, dass Sie Ausgaben manuell erfassen, sobald sie anfallen. Es ist langsam und mühsam, aber immerhin sparen Sie sich die Kosten für eine Spesensoftware. Sollten Sie diese Methode verwenden, können gute Vorlagen Zeit sparen – hier einige, die ich gefunden habe:
- Microsoft Excel-Vorlagen
- Spesenberichtsvorlagen von Smartsheet
- Spesenberichtsvorlage von Vertex42
- Spesenberichtsvorlagen von ClickTime
Wenn Sie zu viele Spesenberichte bearbeiten oder Ihr System einfach verbessern möchten, kann sich die Investition in eine Spesenbericht-Software lohnen. Hier einige empfehlenswerte Programme:
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung von Spesenberichten
Auch wenn sie gegebenenfalls zeitaufwendig sind, sollten Spesenberichte sehr einfach gehalten werden. Hier ist ein Vier-Schritte-Prozess zur Erstellung eines Spesenberichts:
Schritt 1: Belege sammeln
Die Person, die die Ausgabe tätigt, muss einen Beleg sammeln. Neben der internen Überprüfung sind Belege auch für die Geltendmachung von Steuerabzügen notwendig.
Zum Beispiel verlangt das IRS, dass Unternehmen Buch über alle auf Geschäftsreisen entstandenen Ausgaben führen – ausgenommen sind Ausgaben unter $75 oder Übernachtungskosten, gemäß Abschnitt 1.274-5(c)(2)(iii).
Schritt 2: Ausgaben auflisten und mit Datum und zusätzlichen Informationen versehen
Der Mitarbeiter muss eine detaillierte Aufstellung aller Ausgaben anfertigen und diese nach Datum sortieren. Für jede aufgelistete Ausgabe sind Spalten für Beschreibung, Kennzeichen und weitere Details hinzuzufügen.
In manchen Fällen sind auch ausgabenspezifische Angaben erforderlich. Nutzt der Mitarbeiter beispielsweise das Firmenauto, sollte er den Anfangs- und Endkilometerstand neben den Kraftstoffkosten vermerken.
Schritt 3: Ausgaben kategorisieren
Die Kategorisierung der Ausgaben erleichtert die spätere Steuererklärung. Sie könnten beispielsweise von Mitarbeitern verlangen, die Ausgaben in folgende Kategorien zu unterteilen:
- Versicherungen
- Werbung
- Bürokosten
- Reisen
- Miete
- Löhne
Der Spesenbericht sollte die Zwischensummen für jede Ausgabenkategorie sowie den Gesamtbetrag für alle Ausgabenarten anzeigen.
Schritt 4: Bericht versenden
Weisen Sie die Mitarbeitenden darauf hin, die Gesamtsummen vor der Finalisierung des Spesenberichts noch einmal zu prüfen. Bitten Sie darum, dem Bericht Belege beizufügen, damit Sie diese als Referenz bei der Überprüfung heranziehen können.
Die Belege können sowohl gedruckt als auch als gescannte Kopien eingereicht werden. Ist alles vollständig, können die Mitarbeitenden den Spesenbericht entsprechend den Best Practices Ihres Unternehmens einreichen, per E-Mail versenden oder ausdrucken und persönlich übergeben.
Wie reicht man einen Spesenbericht ein?
Wenn Sie eine Software nutzen, sollte es einen klaren Prozess geben, der Sie automatisch benachrichtigt, wenn jemand einen Spesenbericht einreicht.
Falls Sie keine Software verwenden, kann Ihr Team Spesenberichte als Excel- oder Google-Sheets-Datei einreichen. PDF- und Word-Dokumente werden gelegentlich genutzt, sind aber wesentlich weniger verbreitet (& das aus gutem Grund).
Teammitglieder können diese Spesenberichte per E-Mail an die zuständige Person senden, den entsprechenden Slack-Channel nutzen oder gemäß den Unternehmensrichtlinien eine physische Kopie einreichen.
Überprüfung des Spesenberichts
Hier sind zwei Schritte, die bei der Überprüfung von Spesen in einem Spesenbericht zu beachten sind:
- Überprüfung der Spesendaten: Dies beinhaltet die Kontrolle der Beträge, Steuerinformationen und weitere Details. Bei Hunderten von Spesenberichten pro Woche ist eine vollständige Prüfung eventuell nicht möglich, daher sollten Sie die Berichte priorisieren, bei denen am ehesten Verstöße zu erwarten sind, zum Beispiel Reisekosten. Wenn ein Mitarbeitender etwa geschäftlich ein Abendessen ausgeben möchte, fordern Sie im Idealfall vor dem Essen eine Gästeliste an.
- Genehmigung durch eine Führungskraft: Die Führungskraft prüft, ob die geltend gemachten Ausgaben im Rahmen der Tätigkeit angefallen sind. In kleinen Unternehmen ist es nicht unüblich, dass die Geschäftsleitung Spesenberichte direkt genehmigt.
5 Häufige Fehler beim Einreichen von Spesenberichten
Spesenberichte zu erstellen ist zwar einfach, aber anfällig für viele Fehler. Viele davon lassen sich durch Automatisierung vermeiden. Merken Sie sich diese häufigen Fehler:
1. Eine Ausgabe nicht geltend machen
Gerade auf Reisen vergisst man leicht Ausgaben – sei es, weil man zu beschäftigt ist, bar bezahlt hat oder nicht wusste, dass die Ausgabe erstattungsfähig ist.
Eine Spesenmanagement-Software kann die Erfassung von Ausgaben vereinfachen. Die Mitarbeitenden können unterwegs ein Foto machen, um eine Ausgabe zu dokumentieren. Die Software erinnert zudem an die rechtzeitige Einreichung der Spesenberichte.
2. Die Spesenrichtlinie des Unternehmens nicht beachten
Es ist entscheidend, die vollständige Spesenrichtlinie zu lesen und griffbereit zu haben. Werden Fehler gemacht, kann die Software dies als betrügerischen Vorgang erkennen.
Die Software Ihres Unternehmens versendet außerdem Benachrichtigungen, wenn jemand Spesen außerhalb der Richtlinie einreicht. Daher sollten solche Ausgaben idealerweise vorab mit der Reiseleitung oder dem Abteilungsleiter besprochen werden.
3. Belege verlieren
Das kennt jeder: Verliert man einen Beleg für bar bezahlte Ausgaben, kann das Geld verloren sein, da Ausgaben nur mit Beleg oder Dokument freigegeben werden.
Verwendet Ihr Unternehmen eine mobil nutzbare Spesenmanagement-Lösung, können Mitarbeitende Belege sofort fotografieren. Selbst wenn der physische Beleg verloren geht, gilt die digitale Version als Nachweis.
4. Private und geschäftliche Ausgaben vermischen
Angenommen, ein Mitarbeiter hatte ein erfolgreiches Meeting mit einem Kunden im Restaurant und bleibt anschließend mit Freunden zum Abendessen, ohne vorab die Rechnung zu teilen. Das bedeutet, die Restaurantquittung enthält alle Bestellungen und vermischt somit private und geschäftliche Ausgaben.
Auch wenn dies wie ein kleines Problem erscheinen mag, kann es zu einem Durcheinander führen, wenn der Mitarbeiter eine Erstattung beantragen möchte. Solche Handlungen könnten als nachlässig oder sogar als betrügerisch angesehen werden.
Die Nutzung separater Zahlungsmethoden ist eine großartige Möglichkeit, private und geschäftliche Ausgaben nicht zu vermischen. Beispielsweise können Firmen-Smartcards verhindern, dass Mitarbeitende eigene Gelder auslegen, sodass die Trennung der Ausgaben einfacher wird.
5. Doppelte Ausgaben
Doppelte Ausgaben können zu Unstimmigkeiten in den Finanzberichten des Unternehmens führen. Das Unternehmen könnte dies sogar als betrügerisches Verhalten einstufen, und im schlimmsten Fall könnte eine Geldstrafe drohen.
Einer der wichtigsten Vorteile von Ausgabenmanagement-Software ist, dass sie Duplikate bis zu einem gewissen Grad verhindern kann. Viele Lösungen zur Ausgabenverwaltung erkennen doppelte Einträge anhand vordefinierter Regeln oder mittels KI. Sie lösen eine Warnung aus, wenn ein Duplikat erkannt wird, sodass Sie die Ausgabe bestätigen oder entfernen können.
So bleiben Prüfpfade von Spesenabrechnungen erhalten
Das Führen eines Prüfpfades hilft Ihnen, Betrug zu verhindern, Compliance einzuhalten und die für interne Audits benötigten Daten zu sammeln. Um Prüfpfade für Spesenabrechnungen zu erhalten:
1. Nachweisabgabe erleichtern
Ermöglichen Sie es allen an der Transaktion Beteiligten, Nachweise bequem einzureichen.
Sie könnten beispielsweise Mitarbeitenden erlauben, digitale Kopien einzureichen oder Daten direkt in eine Software einzugeben, anstatt auf Papierrechnungen zu bestehen. Viele Unternehmen stellen Firmenkreditkarten bereit, sodass alle Ausgaben auf einer einzigen Abrechnung verfolgt werden können (und kartenspezifische Prämien gesammelt werden).
Sie können den Prozess weiter vereinfachen, indem Sie ihn mit einer Spesenbericht-Software automatisieren, die mit Ihrer Bank verknüpft ist und Ausgaben automatisch registriert.
2. Den Prüfpfad digitalisieren
Die Digitalisierung von Prüfpfaden macht es sowohl für Spesenverantwortliche als auch für Freigebende einfacher.
Bei der Überprüfung von Spesenberichten bedeutet digitale Speicherung, dass Sie Filter anwenden und Informationen leicht durchsuchen können, anstatt sich durch Papierstapel zu kämpfen. So können Sie Spesenberichte schneller und mit höherer Sicherheit prüfen, dass nichts übersehen wurde.
3. Den Prozess fehlerfrei gestalten
Das manuelle Erfassen von Ausgaben in einen Spesenbericht ist fehleranfällig. Ein Mitarbeiter könnte sich vertippen oder eine Position vergessen.
Automatisierte Lösungen für das Ausgabenmanagement können viele dieser Probleme beheben. Beispielsweise kann eine Ausgabenerfassungslösung mit OCR (Optische Zeichenerkennung) Papierrechnungen scannen und die Ausgabendetails automatisch in der Software ausfüllen.
4. Eine zentrale Lösung verwenden
Wenn Sie eine einzige Lösung nutzen, um Belege zu sammeln, Ausgaben zu buchen und Rechnungsabgleiche durchzuführen, bleiben vollständige Prüfpfade an einem Ort erhalten.
Alle für ein Audit notwendigen Daten an einem Ort aufzubewahren, stellt sicher, dass Sie bei Bedarf nicht lange suchen müssen.
Auch wenn günstige Einzellösungen für spezielle Aufgaben verlockend sein können, sollten Sie bei der Auswahl von Ausgabenmanagement-oder Audit-Management-Software Ihre zukünftigen Bedürfnisse berücksichtigen, um es langfristig einfach zu haben.
Spesenabrechnung vereinfachen
Die erfolgreichsten modernen Unternehmen konzentrieren sich darauf, routinemäßige Teile ihres Workflows zu automatisieren – von der Buchhaltung bis zu Spesenabrechnungen.
Wenn Sie diese Prozesse automatisieren, werden Sie feststellen, dass – auch wenn einige Freigaben weiterhin manuell erfolgen – Sie deutlich mehr erledigen und dies genauer und in wesentlich kürzerer Zeit.
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