So erstellen Sie einen Spesenbericht: Der 4-Schritte-Leitfaden einer CMA
Im Durchschnitt dauert es 20 Minuten, einen Spesenbericht manuell auszufüllen. Multipliziert man das mit der Anzahl der Spesenberichte, die Sie jeden Monat genehmigen, ergibt sich ... eine Menge ineffizient eingesetzter Zeit.
So können Sie einen Spesenbericht schnell und einfach erstellen, ohne viel Zeit zu verschwenden.
Die Grundlagen von Spesenberichten
Ein Spesenbericht ist eine Zusammenfassung von Ausgaben, die nach verschiedenen Kriterien wie Projekt, Abteilung oder Mitarbeiter kategorisiert werden.
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Angenommen, Ihr Mitarbeiter reist von Ihrem Büro in San Francisco nach Chicago. Während dieser Geschäftsreise fallen wahrscheinlich verschiedene geplante oder ungeplante Ausgaben an – beispielsweise Taxifahrten oder ein Essen mit einem Geschäftspartner.
Der Mitarbeiter muss einen Spesenbericht erstellen, der die Ausgaben der Geschäftsreise zusammenfasst, damit Sie diese überprüfen, genehmigen und dem betreffenden Mitarbeiter erstatten können.
Es empfiehlt sich, diese Reisekosten in eine Software einzugeben, damit Sie sie und ihre Auswirkungen auf Ihr Betriebsergebnis angemessen nachverfolgen können. Wenn Sie auf manuelle Berichte angewiesen sind, verschwenden Sie viel Zeit und verstoßen möglicherweise gegen die Abzugsregeln des IRS.
Das richtige Werkzeug für die Spesenabrechnung auswählen
Ich empfehle nicht, den „traditionellen Ansatz“ zu verfolgen und Geschäftsausgaben in einer Excel-Tabelle zu sammeln. Wenn dies jedoch Ihre bevorzugte Methode ist, haben Sie dennoch einige Optionen.
Bei Excel-Tabellen müssen Sie Ausgaben manuell eingeben, sobald sie anfallen. Das ist langsam und mühsam, aber zumindest müssen Sie keine Software zur Ausgabenverfolgung bezahlen. Wenn Sie diese Methode nutzen möchten, können gute Vorlagen dabei helfen, Zeit zu sparen – hier sind einige Vorlagen, die ich gefunden habe:
- Microsoft-Excel-Vorlagen
- Spesenberichtvorlagen von Smartsheet
- Spesenberichtvorlage von Vertex42
- Spesenberichtvorlagen von ClickTime
Wenn Sie mit zu vielen Spesenberichten zu tun haben oder Ihre Systeme einfach verbessern möchten, kann eine Investition in Spesenberichtsoftware hilfreich sein. Hier sind einige gute Optionen, die Sie in Betracht ziehen sollten:
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung von Spesenberichten
Auch wenn sie möglicherweise zeitaufwendig sind, sollten Spesenberichte sehr einfach sein. Hier ist ein vierstufiger Prozess zur Erstellung von Spesenberichten:
Schritt 1: Belege sammeln
Die Person, bei der die Ausgabe anfällt, muss einen Beleg sammeln. Belege sind nicht nur erforderlich, um intern gemeldete Ausgaben zu überprüfen, sondern auch, um Steuerabzüge geltend zu machen.
Beispielsweise verlangt der IRS von Unternehmen, Aufzeichnungen über alle Ausgaben aufzubewahren, die während einer Reise außerhalb des Wohnorts anfallen, mit Ausnahme von Ausgaben unter $75 oder Ausgaben für Unterkunft, gemäß Abschnitt 1.274-5(c)(2)(iii).
Schritt 2: Ausgaben aufschlüsseln und Daten sowie weitere Details hinzufügen
Der Mitarbeiter muss eine detaillierte Liste der Ausgaben erstellen und sie nach Datum sortieren. Für jede aufgeschlüsselte Ausgabe müssen Spalten für Beschreibung, Code und weitere Details hinzugefügt werden.
In einigen Fällen müssen möglicherweise ausgabenspezifische Details ergänzt werden. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise auf einer Reise ein Firmenfahrzeug nutzt, sollte er neben den Tankausgaben die Anfangs- und Endkilometerstände angeben.
Schritt 3: Ausgaben kategorisieren
Die Kategorisierung von Ausgaben erleichtert die Abgabe Ihrer Steuererklärungen. Sie könnten von den Mitarbeitenden verlangen, die Ausgaben in verschiedene Kategorien einzuordnen, zum Beispiel:
- Versicherungen
- Werbung
- Büroausgaben
- Reisekosten
- Miete
- Löhne
Der Spesenbericht sollte sowohl die Zwischensummen für jede Ausgabenkategorie als auch den Gesamtbetrag für alle Ausgabenarten ausweisen.
Schritt 4: Den Bericht senden
Weisen Sie die Mitarbeitenden an, die Summen vor der Fertigstellung des Spesenberichts noch einmal zu überprüfen. Bitten Sie sie, dem Bericht Belege beizufügen, damit Sie diese bei der Prüfung des Spesenberichts als Referenz verwenden können.
Bei den Belegen kann es sich entweder um Ausdrucke oder um eingescannte Kopien handeln. Sobald alles vollständig ist, können die Mitarbeitenden den Spesenbericht gemäß den bewährten Verfahren Ihrer Organisation einreichen, per E-Mail versenden oder ausdrucken und persönlich abgeben.
So reichen Sie einen Spesenbericht ein
Wenn Sie Software verwenden, sollte ein ziemlich klarer Prozess eingerichtet sein, der Sie automatisch benachrichtigt, sobald ein Mitarbeitender einen Spesenbericht einreicht.
Wenn Sie keine Software verwenden, kann Ihr Team Spesenberichte einreichen, und zwar als Excel- oder Google-Sheets-Datei. PDF- und Word-Dokumente werden manchmal verwendet, sind aber deutlich weniger beliebt (& aus gutem Grund).
Teammitglieder können diese Spesenberichte per E-Mail an die zuständige Person senden, den entsprechenden Slack-Kanal verwenden oder gemäß den Unternehmensrichtlinien eine physische Kopie einreichen.
Den Spesenbericht überprüfen
Die Überprüfung von Ausgaben in einem Spesenbericht umfasst zwei Schritte:
- Ausgabendaten prüfen: Dazu gehört die Überprüfung von Beträgen, Steuerdaten und anderen Angaben. Wenn Sie jede Woche Hunderte von Spesenberichten genehmigen, ist dies möglicherweise nicht für alle Berichte möglich. Priorisieren Sie daher die Berichte, bei denen Verstöße gegen die Ausgabenrichtlinien wahrscheinlicher sind, etwa bei Reisekosten. Wenn ein Mitarbeitender Geld für ein Geschäftsessen ausgeben möchte, bitten Sie um eine Gästeliste – idealerweise vor dem Essen.
- Genehmigung durch eine Führungskraft: Die Führungskraft stellt die Berechtigung des Spesenberichts fest, indem sie überprüft, ob die Ausgaben im Rahmen der jeweiligen Tätigkeit angefallen sind. Wenn die Teams klein sind, ist es jedoch nicht ungewöhnlich, dass ein Kleinunternehmer Spesenberichte direkt genehmigt.
5 häufige Fehler beim Einreichen von Spesenberichten
Das Erstellen von Spesenberichten ist einfach, aber anfällig für zahlreiche Fehler. Viele dieser Fehler lassen sich durch die Automatisierung des Prozesses vermeiden. Hier sind einige häufige Fehler, die Sie beachten sollten:
1. Eine Ausgabe nicht geltend machen
Auf Reisen vergisst man leicht Ausgaben – dies kann passieren, wenn der Mitarbeitende zu beschäftigt ist, Ausgaben in bar bezahlt hat oder einfach nicht wusste, dass die Ausgabe erstattungsfähig ist.
Software zur Spesenverwaltung kann die Erfassung Ihrer Ausgaben erleichtern. Mitarbeitende können unterwegs ein Foto aufnehmen, um eine Ausgabe zu dokumentieren. Die Software erinnert sie außerdem daran, Spesenberichte einzureichen.
2. Die Ausgabenrichtlinie des Unternehmens nicht beachten
Es ist entscheidend, die gesamte Ausgabenrichtlinie zu lesen und eine Kopie griffbereit zu haben. Wenn ein Mitarbeitender Fehler macht, könnte die Software dies als betrügerische Aktivität erkennen.
Die Software Ihres Unternehmens sendet außerdem Benachrichtigungen, sobald jemand Ausgaben einreicht, die nicht den Richtlinien entsprechen. Idealerweise sollten solche Ausgaben daher vor der Zahlung mit der für Geschäftsreisen zuständigen Person oder der Abteilungsleitung besprochen werden.
3. Belege verlieren
Das ist uns allen schon passiert. Der Verlust von Belegen für bar bezahlte Ausgaben kann dazu führen, dass der Mitarbeitende Geld verliert, weil Sie Ausgaben erst genehmigen können, wenn ein Beleg oder Ausgabendokument eingereicht wurde.
Wenn Ihr Unternehmen eine für Mobilgeräte geeignete Lösung zur Spesenverwaltung verwendet, können Mitarbeitende die Belege fotografieren, sobald sie diese erhalten. Selbst wenn sie die physische Kopie verlieren, können sie die in der Software gespeicherte Kopie als Nachweis verwenden.
4. Private und geschäftliche Ausgaben vermischen
Angenommen, ein Mitarbeiter hatte ein erfolgreiches Treffen mit einem Kunden in einem Restaurant. Nach dem Treffen blieb er zum Abendessen noch dort, um einige Freunde zu treffen, schloss aber zuvor die Rechnung nicht ab. Das bedeutet, dass die Restaurantquittung des Mitarbeiters alles enthält, was er bestellt hat, wodurch private und geschäftliche Ausgaben vermischt werden.
Auch wenn dies wie ein kleines Problem erscheinen mag, kann es zu einem Durcheinander führen, wenn der Mitarbeiter eine Erstattung beantragen möchte. Solche Handlungen könnten als nachlässig oder sogar betrügerisch angesehen werden.
Die Verwendung separater Zahlungsmethoden ist eine gute Möglichkeit, private und geschäftliche Ausgaben nicht zu vermischen. Beispielsweise können intelligente Unternehmenskarten verhindern, dass Mitarbeiter eigenes Geld ausgeben, sodass sich Ausgaben leichter getrennt halten lassen.
5. Doppelte Ausgaben
Doppelte Ausgaben können zu Abweichungen in den Finanzabschlüssen des Unternehmens führen. Das Unternehmen könnte dies sogar als betrügerisches Verhalten betrachten, und im schlimmsten Fall müsste es eine Geldstrafe zahlen.
Zu den wichtigsten Vorteilen von Software zur Ausgabenverwaltung gehört, dass sie doppelte Ausgaben bis zu einem gewissen Grad vermeiden kann. Viele Lösungen zur Ausgabenverwaltung können Duplikate anhand vordefinierter Regeln oder mithilfe von KI erkennen. Sie lösen jedes Mal eine Warnung aus, wenn ein Duplikat vorliegt, sodass Sie die Ausgabe bestätigen oder entfernen können.
So führen Sie Prüfpfade für Spesenabrechnungen
Die Führung eines Prüfpfads hilft Ihnen, Betrug zu verhindern, die Compliance einzuhalten und die für interne Prüfungen benötigten Daten zu sammeln. So führen Sie Prüfpfade für Spesenabrechnungen:
1. Erleichtern Sie die Einreichung von Nachweisen
Ermöglichen Sie den an der Transaktion beteiligten Personen, Nachweise bequem einzureichen.
Sie könnten Mitarbeitern beispielsweise erlauben, digitale Kopien einzureichen oder Daten direkt in die Software einzugeben, anstatt physische Rechnungen zu verlangen. Viele Unternehmen stellen Firmenkreditkarten bereit, damit sie alle Ausgaben auf einer einzigen Abrechnung nachverfolgen können (und dafür kartenbezogene Prämien erhalten).
Sie können den Prozess weiter vereinfachen, indem Sie ihn mithilfe einer Software für Spesenabrechnungen automatisieren, die sich in Ihre Bank integriert und Ausgaben automatisch erfasst.
2. Digitalisieren Sie den Prüfpfad
Die Digitalisierung von Prüfpfaden erleichtert sowohl den Personen, die Spesenabrechnungen einreichen, als auch denjenigen, die sie genehmigen, die Arbeit.
Bei der Genehmigung von Spesenabrechnungen können Sie dank der digitalen Speicherung Filter anwenden und Informationen leicht suchen, anstatt einen Papierstapel zu durchsuchen. Dadurch können Sie Spesenabrechnungen schneller bearbeiten und haben größere Sicherheit, dass nichts übersehen wurde.
3. Gestalten Sie den Prozess fehlerfrei
Die manuelle Erfassung von Ausgaben in einer Spesenabrechnung ist fehleranfällig. Ein Mitarbeiter könnte eine Zahl falsch eingeben oder eine Position vergessen.
Automatisierte Lösungen zur Ausgabenverwaltung können viele dieser Probleme beheben. Beispielsweise kann eine Lösung zur Ausgabenverfolgung mit OCR (optischer Zeichenerkennung) physische Quittungen scannen und Ausgabendetails automatisch in der Software eintragen.
4. Verwenden Sie eine einzige Lösung
Die Verwendung einer einzigen Lösung zum Sammeln von Quittungen, Erfassen von Ausgaben und Durchführen von Rechnungsabstimmungen trägt dazu bei, vollständige Prüfpfade an einem Ort aufzubewahren.
Wenn alle für eine Prüfung erforderlichen Daten an einem Ort aufbewahrt werden, müssen Sie nicht lange nach Informationen suchen, wenn Sie diese benötigen.
Auch wenn die niedrigen Preise aufgabenspezifischer Software verlockend sein mögen, sollten Sie bei der Bewertung von Software zur Ausgabenverwaltung oder Prüfungsmanagement-Software versuchen, Ihren zukünftigen Bedarf vorauszusehen, um die Dinge einfach zu halten.
Vereinfachen Sie die Spesenabrechnung
Die erfolgreichsten modernen Unternehmen konzentrieren sich darauf, die routinemäßigen Teile ihrer Arbeitsabläufe zu automatisieren – von der Buchführung bis zu Spesenabrechnungen.
Wenn Sie dies automatisieren, werden Sie feststellen, dass Genehmigungen zwar weiterhin etwas manuelle Arbeit erfordern, Sie aber deutlich mehr – und genauer – in viel kürzerer Zeit erledigen.
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