Was ist ein Spesenbericht? + Warum er für Ihr Team wichtig ist
Ein Spesenbericht enthält eine Liste von Ausgaben, die Ihre Mitarbeitenden in Ihrem Auftrag getätigt haben. Es ist ein einfaches Dokument, das die Ausgaben eines Mitarbeiters auflistet, aber der Genehmigungsprozess kann umständlich und teuer sein.
Lassen Sie uns das mit Zahlen veranschaulichen, basierend auf Daten der Global Business Travel Association:
- Die Bearbeitung eines einzigen Spesenberichts kostet im Durchschnitt 58 $.
- 19 % der Spesenberichte enthalten Fehler.
- Sie müssen im Durchschnitt 18 Minuten Zeit und 52 $ pro Bericht aufwenden, um Fehler in einem Spesenbericht zu korrigieren.
Ein optimierter Prozess zur Spesenabrechnung kann Ihnen viel Geld (und auch ein paar Kopfschmerzen) ersparen.
Want more from The CFO Club?
Create a free account to finish this piece and join a community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Hier sind die Grundlagen eines Spesenberichts sowie einige meiner Tipps für das Skalieren des Spesen-Managements.
Die Grundlagen eines Spesenberichts
Das Schreiben von Spesenberichten ist nicht kompliziert – es ist eine Liste von Ausgaben.
Die Herausforderung liegt darin, Verstöße gegen die Erstattungsrichtlinien zu überwachen, Ausgaben in großem Umfang zu prüfen und zu genehmigen sowie die Bearbeitung der Spesenberichte zu beschleunigen.
Bevor wir auf diese Themen eingehen, klären wir kurz die Grundlagen.
Was ist ein Spesenbericht?
Ein Spesenbericht ist eine Zusammenstellung erstattungsfähiger Ausgaben, die Ihre Mitarbeitenden über Ihre Spesenkonten abgerechnet haben.
Geld, das Mitarbeitende beispielsweise während einer Geschäftsreise für ein Essen, für Treibstoff für das Firmenauto oder für Büromaterial ausgeben, erscheint auf einem Spesenbericht.
Natürlich legt Ihre Spesenrichtlinie fest, welche Ausgaben erstattungsfähig sind.
Die Finanzabteilung fordert von Mitarbeitenden Spesenberichte an, um:
- Ausgaben nachzuverfolgen: Spesenberichte erleichtern die Nachverfolgung von Ausgaben, insbesondere wenn Ihnen Spesensoftware mit OCR (Optical Character Recognition) zur Verfügung steht. OCR kann Spesenberichte scannen und diese Daten direkt in Ihr Buchhaltungssystem übertragen – das spart enorm viel Zeit.
- Genehmigte Ausgaben erstatten: Feststellen, dass alle aufgeführten Ausgaben gemäß Ihrer Richtlinie erstattungsfähig sind. Sie müssen dennoch auf Verstöße prüfen.
- Finanzkontrolle: Spesenmanagementsysteme mit integrierter Analysefunktion helfen, Ausgabemuster zu analysieren und Auffälligkeiten zu erkennen. Hat ein Mitarbeiter bei einer Geschäftsreise beispielsweise ausgeprägte Abendessen gehabt, wollen Sie das rechtzeitig wissen.
Bestandteile eines Spesenberichts
Ein typischer Spesenbericht enthält:
- Datum: Das Datum der Ausgabe.
- Beschreibung der Ausgabe: Beschreibung, wofür das Geld ausgegeben wurde.
- Ausgabenkategorie: Zu den Ausgabenkategorien zählen beispielsweise Reisen, Verpflegung, Treibstoff und weitere. Bilden Sie für jede Kategorie einen Zwischensaldo sowie einen Gesamtsaldo aller Ausgaben.
- Lieferant: Der Name des Lieferanten. Dieser Abschnitt ist besonders wichtig, wenn Ihre Unternehmensrichtlinie einen Einkauf bei bestimmten Lieferanten vorschreibt.
- Betrag: Betrag der Ausgabe.
- Kunde oder Projekt: Der Kunde oder das Projekt, für das die Ausgabe getätigt wurde.
- Belege: Kassenzettel, Rechnung oder Kreditkartenabrechnung als Nachweis für die Ausgabe.
- Notizen: Hier können Sie zusätzliche Informationen erfassen.
Bei der Bearbeitung von Spesenberichten sollten Sie die IRS-Abzugsregeln beachten.
Beispielsweise heißt es in Abschnitt 1.274-5(c)(2)(iii)(B), dass die IRS nur dann Belege als ausreichend anerkennt, wenn diese Informationen zum Betrag, Datum, Ort und zur Beschreibung der Ausgabe enthalten.
Wenn Sie also eine Hotelrechnung für den Steuerabzug einreichen, sollte diese Name, Standort, Datum sowie Einzelbeträge für Leistungen wie Unterkunft, Verpflegung oder sonstige Posten enthalten.
Bedeutung in der Tech-Branche
Spesenabrechnungen sind nicht nur für Rückerstattungen da. Sie geben Einblick in das Ausgabeverhalten Ihres Unternehmens und unterstützen datenbasierte Entscheidungen – egal, ob diese in einer Buchhaltungssoftware gespeichert sind oder in einer Excel-Tabelle stehen.
Schauen wir uns etwas genauer an, welchen Mehrwert Spesenabrechnungen über ihren eigentlichen Zweck hinaus bieten.
Rolle beim Finanztracking
Spesenabrechnungen zeigen Ihnen, wie viel Ihre Mitarbeiter ausgeben, wofür sie Geld ausgeben und welche Ihrer Ausgabenkategorien strenger kontrolliert werden sollten.
Sie können die Daten aus Spesenabrechnungen als Echtzeit-Grundlage für Budgetierung und Ausgabenkategorisierung verwenden, um fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Budgetierung
Budgetierung bedeutet, Ausgaben für kommende Zeiträume vorauszusehen. Hat Ihr Software-Team während seiner Reise zur jährlichen SaaStr-Veranstaltung 10.000 US-Dollar ausgegeben, könnten Sie für das Folgejahr 15.000 US-Dollar einplanen (unter der Annahme, dass Ihr Team wachsen wird und steigende Preise durch Inflation zu erwarten sind).
Wenn sie nur 7.000 US-Dollar ausgegeben haben, Sie aber 10.000 US-Dollar eingeplant hatten, könnten Sie einen Teil des Budgets an anderer Stelle einsetzen.
Die Daten aus Spesenabrechnungen helfen auch, Abweichungen zu erkennen. Wenn Sie 10.000 US-Dollar für das Vertriebsteam budgetiert hatten, diese aber 16.000 US-Dollar ausgegeben haben, gibt es eine 6.000 US-Dollar negative Abweichung, die untersucht werden sollte.
Ausgabenkategorisierung
Wofür geben Mitarbeitende auf Geschäftsreisen am meisten Geld aus? Wie hoch sind die Handyrechnungen des Vertriebsteams, und wäre ein Wechsel zu VoIP-Software günstiger?
Solche Informationen stehen nur zur Verfügung, wenn Sie eine Auswertung der Mitarbeiterkosten nach Kategorien haben.
Mitarbeitende können beim Erstellen eines Spesenberichts Kategorien auswählen, und Spesenabrechnungs-Software kann automatisch eine Übersicht der kategorisierten Ausgaben erzeugen.
Sogar für kleine Unternehmer ist die Software von Nutzen. Sie kann den Prozess automatisieren, sodass Sie Ihre Arbeitskraft (also Zeit und Energie) für andere, wichtigere Aufgaben statt für Routinetätigkeiten einsetzen können – ganz ohne zusätzliche operative Hebelwirkung.
Echtzeit-Berichterstattung
Echtzeit-Berichte bieten Ihrem Team in vielerlei Hinsicht Vorteile, insbesondere wenn Sie ein Startup in der frühen Phase oder ein kleines, knapp kalkuliertes Unternehmen sind. Hier sind Beispiele, wie Echtzeit-Berichte helfen:
- Mehr Transparenz in den Finanzen: Echtzeit-Berichterstattung ermöglicht sofortige Einblicke in das Ausgabeverhalten. Sie haben stets im Blick, wie viel jede Abteilung ausgibt und wofür.
- Budgetkontrolle: Sie können Ausgabelimits im Blick behalten. Wenn ein Mitarbeiter kurz davor ist, das Limit für eine bestimmte Kategorie zu erreichen, können Sie proaktiv Maßnahmen ergreifen, damit er im Budget bleibt.
- Optimierung des Cashflows: Sollte eine Überschreitung des Budgets absehbar sein, sorgt die Echtzeit-Berichterstattung dafür, dass Sie rechtzeitig genug Liquidität einplanen können, bevor das Geld zur Neige geht.
- Effizientes Spesenmanagement: Echtzeit-Berichterstattung hilft, Fehler zu minimieren, und beschleunigt die Rückerstattung, da die Zeitspanne zwischen Entstehen und Meldung der Ausgabe verkürzt wird.
Der CFO-Guide für effektive Spesenabrechnungen
Ein standardisiertes Verfahren verschlankt den Workflow für Spesenberichte. Um die Effektivität zu steigern, sollten Sie drei Elemente im Spesenbericht-Workflow standardisieren: Einreichung, Prüfung und Auszahlung.
Innerhalb dieser drei Bereiche gibt es unterschiedliche Aspekte zu berücksichtigen. Beispielsweise können Sie das Einreichen erleichtern, indem Sie in Spesenmanagement-Software investieren. Dennoch müssen die Berichte daraufhin geprüft werden, ob sie Ihrer Spesenrichtlinie entsprechen, bevor Rückerstattungen freigegeben werden können.
Sprechen wir darüber, wie Sie einen effektiven Workflow für Spesenberichte einrichten.
Wie Sie einen Workflow für Spesenberichte einrichten
Hier ist ein Vier-Schritte-Plan zur Einrichtung eines Workflows für Spesenberichte:
Schritt 1: Spesenrichtlinie kommunizieren
Die Kommunikation Ihrer Spesenrichtlinie vereinfacht alle Teile Ihres Workflows.
Beantworten Sie alle Fragen, die Ihre Mitarbeitenden zu erstattungsfähigen Ausgaben, zugelassenen Anbietern, Ausgabenlimits, Zahlungsmethoden und anderen relevanten Aspekten der Richtlinie haben könnten.
Sobald Sie einen klaren Prozess ausgearbeitet und um die bisherigen Nachfragen ergänzt haben, sollten Sie ihn an einem zugänglichen Ort ablegen und neue Mitarbeitende gezielt auffordern, ihn zu lernen. Kommen in Zukunft neue Fragen hinzu, aktualisieren Sie einfach das Richtliniendokument.
Wenn alle die Richtlinie verstanden haben, gibt es weniger Fehler und Verstöße in den Spesenabrechnungen, was wiederum dazu führt, dass Sie die Abrechnungen schneller prüfen können.
Schritt 2: Erstellen Sie eine Vorlage für Spesenabrechnungen
Vorlagen erleichtern es den Mitarbeitenden, Erstattungen zu beantragen.
Sie müssen eine Vorlage nicht zwangsläufig manuell erstellen. Viele Spesenmanagement-Softwarelösungen bieten bereits integrierte Vorlagen und online finden Sie weitere Vorlagen. Die Mitarbeitenden müssen nur noch die Angaben ausfüllen und auf „Absenden“ klicken.
Wenn ein Angestellter eine Abrechnung einreicht, benachrichtigt die Software die zuständige Person für die Überprüfung.
Alternativ können Sie eine Vorlage auch manuell in Microsoft Excel erstellen. Fügen Sie Spalten für alle Informationen ein, die Sie in den Berichten haben möchten – Datum, Uhrzeit, Betrag, Kategorie und so weiter.
Manche Spesenmanagement-Lösungen machen die Erstellung von Berichten sogar komplett überflüssig. Das ist tatsächlich die Herangehensweise, die große Unternehmen im Spesenmanagement verfolgen.
Mark Hawkins, Director of Operations bei Puma, berichtet in einer Zoho-Fallstudie, wie sehr er es schätzt, dass Zoho Expense Belege scannen und Spesenberichte automatisch ausfüllen kann.
„Dass die mobile App einen gescannten Beleg aufnimmt, die relevanten Daten extrahiert und alle oder die meisten erforderlichen Felder automatisch ausfüllt, spart enorm viel Zeit.“
Schritt 3: Bestimmen Sie die Genehmigungshierarchie und -reihenfolge
Definieren Sie die Genehmigungsstufen abhängig von Höhe und Art der Ausgaben.
Bei kleineren Ausgaben genügt es, wenn sie durch die direkte Führungskraft genehmigt werden. Bei größeren Ausgaben sollte die Freigabe durch den Abteilungsleiter oder die Geschäftsleitung erfolgen.
Hier sind zwei Punkte zu definieren:
- Ausgaben, die einer separaten Genehmigung bedürfen: Legen Sie die Kriterien für Ausgaben fest, die nicht von der direkten Führungskraft genehmigt werden dürfen. Sie können beispielsweise eine Sonderfreigabe verlangen, wenn Ausgaben einen bestimmten Betrag überschreiten, einer bestimmten Kategorie angehören oder an einen neuen Lieferanten gezahlt werden.
- Genehmigungsreihenfolge: Wenn die direkte Führungskraft eine Ausgabe nicht freigeben darf, wen soll sie zur Prüfung hinzuziehen? Bestimmen Sie die Genehmigungsberechtigten entlang der Unternehmenshierarchie – Sie haben das letzte Entscheidungsrecht.
Schritt 4: Automatisieren Sie Rückerstattungen
Manuelle Rückerstattungen rauben viel Zeit.
Sie sind auch unpraktisch, wenn Sie monatlich Tausende Rechnungen bearbeiten – können Sie sich vorstellen, Rückerstattungsbeträge zu berechnen und auf tausend Rechnungen nach Richtlinienverstößen zu suchen? Wahrscheinlich nicht.
Stellen Sie die Spesenmanagement-Software so ein, dass Zahlungen automatisch ausgezahlt werden, sobald sie genehmigt wurden. Wenn Sie ein System zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung einsetzen, prüfen Sie, ob Sie dies mit Ihrer Spesenmanagement-Lösung integrieren können. Sie sparen Zeit und Ihre Mitarbeitenden freuen sich über schnelle Auszahlungen.
Best Practices für die Spesenfreigabe
Die Umsetzung eines automatisierten Spesenabrechnungs-Workflows ist nur die halbe Miete. Diese Best Practices sind für den Erfolg Ihres Workflows unerlässlich:
- Klare Richtlinie für Spesen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Spesenrichtlinie umfassend und klar ist. Legen Sie fest, welche Ausgaben erstattungsfähig sind, welches Ausgabenlimit für jede Kategorie gilt, welche Nachweise benötigt werden, wie der Genehmigungsprozess abläuft und wie lange es von der Einreichung bis zur Genehmigung dauert.
- Rechtzeitige Einreichung und Freigabe: Ermutigen Sie Mitarbeitende, Spesenberichte zeitnah nach Anfall der Kosten einzureichen. Ebenso sollte Ihr Team Spesen zügig prüfen, genehmigen und Mitarbeitende schnellstmöglich erstatten.
- Dokumentation: Verlangen Sie für alle Ausgaben einen Beleg. Es sollten Kontrollen vorhanden sein, um die Echtheit der Nachweise sicherzustellen.
- Mobile-freundliche Software: Nutzen Sie mobile Spesen-Apps, damit Angestellte auch unterwegs Ausgaben im Bericht erfassen können. Mit den meisten Lösungen können Mitarbeitende Berichte sogar per App einreichen und innerhalb von Minuten genehmigen lassen.
- Trennung von Aufgabenbereichen: Teilen Sie die Aufgaben für Genehmigung und Prüfung von Spesenabrechnungen auf zwei Mitarbeitende auf. Das ist eine wichtige interne Kontrolle zur Betrugsprävention.
Fortgeschrittene Tipps für wachsende Unternehmen
Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und der Einstellung weiterer Mitarbeitender steigt auch die Anzahl der Spesenabrechnungen, die Sie bearbeiten müssen. Das Verwalten und Genehmigen von Spesenabrechnungen in großem Umfang kann die Finanzabteilung schnell überfordern.
Wenn Sie sich in einer ähnlichen Situation befinden oder sich darauf zu bewegen, habe ich ein paar Tipps für Sie.
Spesenabrechnungen automatisieren
Einfach, oder? Lassen Sie doch einfach die Software die Spesenabrechnungen übernehmen.
Lösungen wie SAP Concur verschaffen Ihnen mehr Kontrolle und Transparenz über Ausgaben, während sie die Abläufe optimieren – Sie können Ausgaberichtlinien durchsetzen und anpassen, Belege automatisch erfassen und das System mit Ihrer Buchhaltung integrieren.
Natürlich gibt es eine Vielzahl von Alternativen, wie etwa Pleo, Expensify und Fyle.
KI hat das Verwalten von Spesenabrechnungen deutlich weniger zeitaufwändig gemacht. Systeme auf KI-Basis können Ausgaben automatisch kategorisieren und Verstöße kennzeichnen.
Dennoch müssen Sie automatisiert genehmigte Spesenabrechnungen regelmäßig prüfen, um Sorgfalt walten zu lassen.
Betrug ist ein großes Problem. Ich habe von Mitarbeitenden gehört, die die absurdesten Spesen geltend machen – mein Favorit ist die Hahnstatue mit Zylinder. Selbst Jim Harrick hat Belege gefälscht in seinen Spesenabrechnungen.
Die gute Nachricht: KI-Software kann Abweichungen in Spesenabrechnungen erkennen.
Nehmen wir Yokoy als Beispiel. Das KI-gestützte Tool automatisiert nahezu alle Bereiche Ihres Spesenmanagements und hilft, Betrug vorzubeugen, indem Sie individuelle Ausgabenlimits festlegen, Kartenzahlungen mit Ausgaben abgleichen, um Duplikate zu finden, und Verstöße gegen die Spesenrichtlinie in Echtzeit erkennen.
Automatisierte Systeme bieten einen enormen Produktivitätsschub, aber es gibt ein paar Dinge, auf die Sie achten sollten:
- Menschliche Kontrolle ist wichtig. Automatisierte Systeme entdecken Abweichungen nicht in 100 % der Fälle – daher ist gelegentlich eine manuelle Überprüfung erforderlich. Finden Sie ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Automatisierung und menschlicher Kontrolle – planen Sie regelmäßige Überprüfungen ein, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende keine privat veranlassten Ausgaben in ihre Spesenabrechnungen schmuggeln.
- Komplexe Lösungen sind keine Lösung. Software mit einer komplexen Benutzeroberfläche wird selten akzeptiert. Ihre Mitarbeitenden haben wenig Lust, komplizierte Systeme zu nutzen, und außerdem zahlen Sie dann meist einen Aufpreis. Ganz zu schweigen von den Fehlern, die entstehen können, wenn Mitarbeitende die Lösung falsch bedienen.
- Integration mit Altsystemen ist schwierig. Moderne Lösungen sind unter Umständen nicht mit bestehenden Altsystemen kompatibel, was zu Datensilos führen kann. Wenn Ihre Spesenmanagement-Software sich nicht mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden lässt, müssen Sie Spesendaten manuell übertragen. Und das wäre wirklich ärgerlich.
Datenanalysen einsetzen
KI-Spesenmanagementsysteme liefern zudem in Echtzeit aufschlussreiche Berichte, die Ihnen helfen, klügere Entscheidungen zu treffen. Sie können die Daten analysieren, um Engpässe zu erkennen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Hier sind einige Analytik-Methoden, mit denen Sie Erkenntnisse aus Ihren Spesendaten gewinnen können:
- Predictive Modeling: Dies ist ein Modell, das mithilfe historischer Daten künftige Ausgaben voraussagt – durch den Einsatz von Machine Learning-Algorithmen und Regressionsanalysen. Ein Beispiel: Mit dem Predictive Model lassen sich künftige Reisekosten auf Basis von Reisedauer, Ort, Transportmittel, Veranstaltungsart und bisherigen Ausgaben vorhersagen.
- Anomalieerkennung: Anomalieerkennung identifiziert Ausreißer in Ausgabemustern. Statistische Modelle oder Machine Learning-Algorithmen wie Clustering oder Isolation Forests helfen, Anomalien zu erkennen, indem sie eingehende Berichte scannen. Sobald ein Datenpunkt die Schwellwerte und Parameter des Modells überschreitet, wird Ihr Team benachrichtigt.
- Szenarienplanung: Wie der Name schon sagt, simuliert die Szenarienplanung mögliche Ausgabenszenarien, um deren Auswirkungen auf Ihr Budget und Betriebsergebnis einzuschätzen. Wenn Sie beispielsweise eine Zusammenarbeit mit einer Hotelkette erwägen, um Übernachtungskosten zu senken, könnten Sie eine Simulation mit den rabattierten Hoteltarifen für Ihre meistbesuchten Standorte durchführen.
CFO-FAQs: Detaillierte Einblicke in Spesenabrechnungen
Was sind die steuerlichen Auswirkungen unsachgemäß gemeldeter Spesen?
Fehlerhaft gemeldete Ausgaben können zu nicht anerkannten Abzügen und einer Erhöhung Ihres zu versteuernden Einkommens führen. Außerdem kann es zu Fehlern bei der Berechnung der Umsatzsteuervoranmeldung kommen. Die Behörden können Bußgelder verhängen oder sich zu einer Prüfung Ihres Unternehmens entschließen, um nach weiteren Fehlern, Einhaltung der Umsatzsteuer und möglicher Steuerhinterziehung zu suchen.
Wie kann ich Spesenabrechnungen in meine übergeordnete Finanzstrategie integrieren?
So können Sie Spesenabrechnungen in Ihre übergeordnete Finanzstrategie einbinden:
- Überprüfen Sie Ausgaben und analysieren Sie, ob diese Ihrem Unternehmen helfen, mehr Umsatz zu generieren, Kosten zu senken oder die Profitabilität zu steigern.
- Nutzen Sie Spesenabrechnungen zur Prognose von Ausgaben bei der Budgetierung für die nächste Periode.
- Untersuchen Sie Spesenabrechnungen, um Bereiche mit überhöhten Ausgaben von Mitarbeitenden zu identifizieren und entwickeln Sie Strategien zur Kosteneindämmung.
- Verwenden Sie Spesenabrechnungen, um den Einfluss verschiedener Ausgabenkategorien auf Ihr Unternehmen zu verstehen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
- Informationen aus der Spesenabrechnung zeigen, ob Ihre Richtlinien angepasst werden sollten. Nutzen Sie die darin enthaltenen Daten, um zu prüfen, ob Sie Ausgabenlimits überarbeiten oder mit einem anderen Anbieter bessere Konditionen aushandeln können.
Freigabe des Berichts
Die Optimierung Ihres Workflows für Spesenabrechnungen zahlt sich aus – so erhalten Mitarbeitende schneller ihr Geld zurück und Ihr Team spart viel Zeit. Außerdem stellen Spesenabrechnungen eine wahre Fundgrube an Informationen dar. Die Analyse monatlicher Spesenabrechnungen hilft Ihnen, Kostentreiber zu erkennen und Möglichkeiten zur Reduzierung des Mittelabflusses zu identifizieren.
Möchten Sie weitere Einblicke erhalten? Abonnieren Sie unseren wöchentlichen Newsletter für Finanzprofis aus der Technologiebranche, um diese Erkenntnisse direkt in Ihr Postfach zu bekommen.
