Was ist ein Spesenbericht? Ein umfassender Leitfaden

Die Herausforderung besteht darin, Verstöße gegen Rückerstattungsrichtlinien zu überwachen, Ausgaben im großen Stil zu prüfen und zu genehmigen sowie den Prozess der Spesenbearbeitung zu beschleunigen.

Bevor wir uns diesen Themen widmen, klären wir schnell die Grundlagen.

Was ist ein Spesenbericht?

Ein Spesenbericht ist eine Zusammenfassung erstattungsfähiger Ausgaben, die Ihre Mitarbeitenden Ihren Spesenkonten zugeordnet haben.

Geld, das Mitarbeitende zum Beispiel für ein Geschäftsessen während einer Dienstreise, Kraftstoff bei der Nutzung des Firmenwagens oder für Büromaterial ausgegeben haben, erscheint in einem Spesenbericht.

Natürlich bestimmt Ihre Rückerstattungsrichtlinie, welche Ausgaben erstattungsfähig sind.

Finanzteams fordern von Mitarbeitenden Spesenberichte an, um:

• Ausgaben nachzuvollziehen: Spesenberichte erleichtern die Nachverfolgung von Ausgaben, insbesondere wenn Sie über Spesenverfolgungssoftware mit OCR (optische Zeichenerkennung) verfügen. OCR kann Spesenberichte scannen und die Daten direkt in Ihr Buchhaltungssystem übertragen – das spart viel Zeit.
• Genehmigte Ausgaben erstatten: Feststellen, dass alle aufgeführten Ausgaben gemäß Ihrer Richtlinie erstattungsfähig sind. Dennoch müssen Sie Verstöße kontrollieren.
• Finanzielle Kontrolle: Spesenabrechnungssysteme mit integrierter Analysefunktion können Ausgabemuster auswerten und Auffälligkeiten markieren. Wenn ein Mitarbeitender bei einer Dienstreise zum Beispiel viel Geld für teure Abendessen ausgibt, möchten Sie das lieber frühzeitig bemerken.

Bestandteile eines Spesenberichts

Das gehört normalerweise in einen Spesenbericht:

• Datum: Das Datum der Ausgabe.
• Beschreibung der Ausgabe: Beschreibung dafür, wofür das Geld ausgegeben wurde.
• Ausgabenkategorie: Ausgabenkategorien können Reisen, Verpflegung, Kraftstoff und mehr umfassen. Berechnen Sie Zwischensummen pro Kategorie sowie einen Gesamttotal.
• Lieferant: Der Name des Anbieters. Dieser Abschnitt ist besonders wichtig, wenn laut Firmenrichtlinie nur bei bestimmten Lieferanten erworben werden darf.
• Betrag: Betrag der Ausgabe.
• Kunde oder Projekt: Der Kunde oder das Projekt, für das die Ausgabe angefallen ist.
• Belege: Quittung, Rechnung oder Kreditkartenabrechnung als Nachweis der Ausgabe.
• Anmerkungen: Hier kommt alles Weitere hinein.

Beim Verarbeiten von Spesenberichten sollten Sie die Abzugsregeln der IRS beachten.

So besagt zum Beispiel Abschnitt 1.274-5(c)(2)(iii)(B), dass die IRS Belege nur akzeptiert, wenn sie Angaben zu Betrag, Datum, Ort und Beschreibung der Ausgabe enthalten.

Wenn Sie also eine Hotelrechnung für einen Steuerabzug einreichen möchten, sollte diese den Namen, Standort, das Datum sowie getrennte Beträge für Übernachtung, Verpflegung oder andere Posten aufführen.

Bedeutung in der Technologiebranche

Spesenberichte dienen nicht nur zur Rückerstattung. Sie bieten Einblick in das Ausgabeverhalten Ihres Unternehmens und helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen – egal, ob sie im Buchhaltungssystem oder auf einer Excel-Tabelle liegen.

Sehen wir uns genauer an, welchen Mehrwert Spesenberichte über ihren eigentlichen Zweck hinaus bieten.

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Rolle bei der Finanzüberwachung

Spesenabrechnungen zeigen Ihnen, wie viel Ihre Mitarbeitenden ausgeben, wofür sie ihr Geld ausgeben und in welcher Ihrer Spesenkategorien mehr Kontrolle notwendig ist. 

Sie können die Daten aus Spesenabrechnungen als Echtzeit-Input für die Budgetierung und Spesenkategorisierung nutzen, um fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Budgetierung

Budgetierung bedeutet, die Ausgaben für zukünftige Zeiträume zu prognostizieren. Wenn Ihr Softwareteam während seiner Reise zum jährlichen SaaStr-Event 10.000 $ ausgegeben hat, könnten Sie für das folgende Jahr 15.000 $ einplanen (in der Annahme, dass Ihr Team etwas wächst und sich die Preise inflationsbedingt erhöhen).

Wenn sie nur 7.000 $ ausgeben, Sie aber 10.000 $ budgetiert hatten, könnten Sie einen Teil dieser Mittel anderweitig verwenden.

Daten aus Spesenabrechnungen helfen auch dabei, Abweichungen zu erkennen. Wenn Sie für das Vertriebsteam 10.000 $ eingeplant hatten, es aber Ausgaben in Höhe von 16.000 $ verursacht hat, besteht eine ungünstige Abweichung von 6.000 $, die es zu untersuchen gilt.

Spesenkategorisierung

Wofür geben Mitarbeitende auf Geschäftsreisen am meisten aus? Wie hoch sind die Mobilfunkrechnungen des Vertriebsteams, und wäre ein Wechsel zu VoIP-Software günstiger?

Diese Informationen sind nur verfügbar, wenn Sie eine aufgeschlüsselte Übersicht der Angestelltenausgaben nach Kategorie haben.

Mitarbeitende können beim Erstellen einer Spesenabrechnung die Kategorien auswählen, und eine Spesenabrechnungssoftware kann automatisch eine Ansicht erstellen, die kategorisierte Ausgaben zeigt.

Auch wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, lohnt sich Software. Sie kann den Prozess automatisieren, sodass Sie Ihre personellen Ressourcen (also Zeit und Energie) für andere, wichtigere Aufgaben ohne zusätzlichen operativen Aufwand nutzen können.

Berichterstattung in Echtzeit

Berichterstattung in Echtzeit bietet Ihrem Team vielfältigen Mehrwert, insbesondere wenn Sie ein Startup in der Frühphase oder ein kleines Unternehmen mit knappen Ressourcen sind. Hier sind Beispiele, wie Echtzeit-Berichte helfen:

• Verbesserte finanzielle Transparenz: Echtzeitberichte liefern Ihnen sofortigen Einblick in Ausgabemuster. Sie ermöglichen es, zu überwachen, wie viel Geld jede Abteilung wofür ausgibt.
• Budgetkontrolle: Sie können Ausgabelimits überwachen. Wenn ein Angestellter kurz davor ist, sein Ausgabenlimit in einer bestimmten Kategorie zu erreichen, können Sie proaktiv Schritte unternehmen, damit er im Budget bleibt.
• Optimierung des Cashflows: Wenn Überausgaben absehbar sind, sorgt die Berichterstattung in Echtzeit dafür, dass Ihnen noch genug Zeit bleibt, um zusätzliche Mittel aufzutreiben, bevor das Geld aufgebraucht ist.
• Effizientes Ausgabenmanagement: Echtzeitberichte helfen, Fehler zu minimieren und Erstattungen zu beschleunigen, indem die Zeit zwischen der Entstehung und der Meldung einer Ausgabe verkürzt wird.

Der CFO-Leitfaden für effektives Spesenmanagement

Ein standardisiertes Verfahren erleichtert Ihren Workflow für Spesenabrechnungen. Um diesen effektiver zu gestalten, müssen Sie drei Elemente im Spesenworkflow vereinheitlichen: Einreichung, Überprüfung und Auszahlung.

Innerhalb dieser drei Elemente gibt es verschiedene weitere Punkte zu beachten. Sie können die Einreichung beispielsweise durch die Investition in eine Ausgaben-Tracking-Software vereinfachen. Dennoch müssen Berichte dahingehend überprüft werden, ob sie mit Ihrer Spesenrichtlinie übereinstimmen, bevor Sie Erstattungen genehmigen.

Sprechen wir darüber, wie Sie einen effektiven Workflow zur Spesenabrechnung einrichten können. 

So richten Sie einen Spesenabrechnungs-Workflow ein

Hier ist ein Vier-Schritte-Prozess, um einen Workflow für Ihre Spesenabrechnungen aufzusetzen:

Schritt 1: Spesenrichtlinie kommunizieren

Wenn Sie Ihre Spesenrichtlinie klar kommunizieren, werden alle Arbeitsschritte im Workflow einfacher.

Beantworten Sie alle potenziellen Fragen Ihrer Mitarbeitenden in Bezug auf erstattungsfähige Kosten, genehmigte Anbieter, Ausgabelimits, Zahlungsweisen und andere Aspekte Ihrer Richtlinie.

Sobald Sie einen klaren Prozess ausgearbeitet und ihn überarbeitet haben, um die bisherigen Fragen der Mitarbeitenden zu beantworten, sollten Sie das Dokument an einem leicht zugänglichen Ort ablegen und neue Mitarbeitende dazu anweisen, es zu studieren. Sobald neue Fragen auftauchen, aktualisieren Sie Ihr Richtliniendokument entsprechend.

Wenn alle die Richtlinie verstehen, treten weniger Fehler und Verstöße in den Spesenabrechnungen auf. Dadurch lassen sich diese Berichte schneller prüfen.

Schritt 2: Vorlage für Spesenabrechnung erstellen

Vorlagen erleichtern es Mitarbeitenden, Rückerstattungen zu beantragen.

Sie müssen nicht unbedingt eine Vorlage manuell erstellen. Viele Spesenmanagement-Softwarelösungen enthalten bereits integrierte Vorlagen, und Sie können weitere online finden. Mitarbeitende müssen nur noch die Details ausfüllen und auf „Absenden“ klicken.

Wenn ein Mitarbeitender einen Bericht einreicht, benachrichtigt die Software die für die Prüfung zuständige Person.

Alternativ können Sie auch manuell eine Vorlage in Microsoft Excel erstellen. Fügen Sie Spalten für all die Details hinzu, die Sie in Spesenberichten erfassen möchten – Datum, Uhrzeit, Betrag, Kategorie und so weiter.

Einige Spesenmanagement-Lösungen bieten den Vorteil, die Berichtserstellung vollständig zu eliminieren. Tatsächlich gehen große Unternehmen beim Spesenmanagement so vor.

Mark Hawkins, Director of Operations bei Puma, berichtet in einer Zoho Fallstudie, wie sehr er es schätzt, dass Zoho Expense Belege scannen und Spesenberichte automatisch ausfüllen kann.

„Dass die mobile App einen eingescannten Beleg nimmt, die relevanten Daten extrahiert und alle oder die meisten erforderlichen Felder ausfüllt, spart enorm viel Zeit.“

Author's Tip

Wenn Sie den manuellen Weg bevorzugen, kann Ihnen mein Leitfaden zur Erstellung von Spesenberichten beim Einstieg helfen.

Schritt 3: Bestimmen Sie die Genehmigungshierarchie und Reihenfolge

Definieren Sie Genehmigungsstufen basierend auf Betrag und Art der Ausgaben.

Geringfügige Ausgaben kann die direkte Führungskraft genehmigen. Größere Ausgaben sollten hingegen von der Abteilungsleitung oder dem oberen Management freigegeben werden.

Hier gibt es zwei Details, die Sie definieren sollten:

• Ausgaben, die eine gesonderte Genehmigung erfordern: Legen Sie Kriterien für Ausgaben fest, die die direkte Führungskraft nicht freigeben darf. Sie könnten eine Sonderfreigabe für Ausgaben verlangen, die einen bestimmten Betrag überschreiten, zu einer bestimmten Kategorie gehören oder an einen neuen Lieferanten gezahlt werden.
• Genehmigungsreihenfolge: Wenn die unmittelbare Führungskraft eine Ausgabe nicht genehmigen kann, wen sollte sie zur Prüfung hinzuziehen? Legen Sie die Genehmigenden entsprechend der Organisationshierarchie fest und behalten Sie sich selbst die endgültige Entscheidungsgewalt vor.

Schritt 4: Automatisieren Sie Rückerstattungen

Manuelle Rückerstattungen sind echte Zeitfresser.

Sie sind außerdem unpraktisch, wenn Sie Tausende von Rechnungen pro Monat bearbeiten müssen – können Sie sich vorstellen, bei tausend Rechnungen die Rückerstattung zu berechnen und nach Richtlinienverstößen zu suchen? Wahrscheinlich nicht.

Richten Sie Ihre Spesenmanagement-Software so ein, dass Zahlungen automatisch ausgezahlt werden, sobald sie genehmigt sind. Falls Sie ein System zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung nutzen, prüfen Sie, ob Sie es mit Ihrer Spesenmanagement-Lösung integrieren können. Das spart Zeit und Ihre Mitarbeitenden werden die schnelle Auszahlung schätzen.

Best Practices für die Spesengenehmigung

Die Einführung eines automatisierten Workflows für Spesenabrechnungen ist nur der halbe Weg. Diese Best Practices sind entscheidend für den Erfolg Ihres Workflows:

• Klare Spesenrichtlinie: Stellen Sie sicher, dass Ihre Spesenrichtlinie umfassend und klar ist. Legen Sie fest, welche Ausgaben erstattungsfähig sind, welche Ausgabengrenzen pro Ausgabenkategorie gelten, welche Dokumente als Nachweis erforderlich sind, wie der Genehmigungsprozess abläuft und wie lange es von der Einreichung bis zur Genehmigung dauert.
• Zeitnahe Einreichung und Genehmigung: Motivieren Sie Mitarbeitende dazu, Spesenberichte zeitnah nach der Ausgabe einzureichen. Ebenso sollte Ihr Team Spesen rasch prüfen, genehmigen und Mitarbeitenden schnellstmöglich rückerstatten.
• Dokumentation: Verlangen Sie für alle Ausgaben entsprechende Belege. Es sollten Kontrollen vorhanden sein, um die Echtheit der Dokumente zu prüfen.
• Mobiltaugliche Software: Verwenden Sie mobilfähige Apps zur Spesenerfassung, damit Mitarbeitende auch unterwegs Ausgaben zu Spesenberichten hinzufügen können. Mit den meisten Tools können Berichte sogar über die mobile App eingereicht und genehmigt werden – das dauert oft nur wenige Minuten.
• Aufgabentrennung: Trennen Sie die Aufgaben für die Genehmigung und Prüfung von Spesenberichten auf zwei Mitarbeitende. Das ist eine zentrale interne Kontrolle zur Verhinderung von Betrug.

Erweiterte Tipps für wachsende Unternehmen

Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie mehr Menschen einstellen, werden Sie auch mehr Spesenabrechnungen bearbeiten. Das Verwalten und Genehmigen von Spesenabrechnungen in großem Umfang kann für die Finanzabteilung schnell überwältigend werden.

Wenn Sie in einer ähnlichen Situation sind oder sich darauf zubewegen, habe ich Tipps für Sie.

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Spesenabrechnung automatisieren

Klingt einfach, oder? Lassen Sie einfach die Software die Spesenabrechnungen erledigen.

Lösungen wie SAP Concur geben Ihnen mehr Kontrolle und Transparenz bei den Ausgaben und sorgen für effizientere Abläufe – Sie können Ausgaberichtlinien durchsetzen und anpassen, Dokumentationen automatisch erfassen und das System mit Ihrer Buchhaltungssoftware integrieren.

Natürlich gibt es noch viele weitere Optionen wie zum Beispiel Pleo, Expensify und Fyle.

Künstliche Intelligenz hat die Verwaltung von Spesenabrechnungen wesentlich weniger zeitaufwendig gemacht. KI-Systeme können Ausgaben automatisch kategorisieren und Verstöße kennzeichnen.

Trotz allem sollten Sie automatisiert freigegebene Spesenabrechnungen gelegentlich prüfen, um die nötige Sorgfalt zu gewährleisten.

Betrugsfälle sind ein großes Problem. Ich habe schon von Mitarbeitenden gehört, die die absurdesten Ausgaben geltend gemacht haben – mein Favorit ist die Hühnerstatue mit Zylinder. Sogar Jim Harrick hat Belege gefälscht und in seinen Spesenabrechnungen eingereicht.

Die gute Nachricht: KI-Software kann Unregelmäßigkeiten in Spesenabrechnungen erkennen.

Nehmen wir zum Beispiel Yokoy. Dieses KI-gestützte Tool automatisiert nahezu alle Bereiche Ihres Spesenmanagements und hilft, Betrug zu verhindern – etwa durch individuelle Ausgabenlimits, das Abgleichen von Kartenzahlungen mit Ausgaben zur Erkennung von Duplikaten und das Erkennen von Verstößen gegen Ausgabenrichtlinien in Echtzeit.

Automatisierte Systeme sorgen für einen enormen Produktivitätsschub, dennoch gibt es einige Dinge zu beachten:

• Menschen müssen weiterhin kontrollieren. Automatisierte Systeme sind nicht zu 100 % wirksam beim Erkennen von Unregelmäßigkeiten, weshalb Sie gelegentlich eine manuelle Kontrolle einplanen sollten. Versuchen Sie, ein Gleichgewicht zwischen Automatisierung und menschlicher Kontrolle zu finden – regelmäßige Prüfungen stellen sicher, dass keine privaten Ausgaben in die Spesenabrechnung eingeschleust werden.
• Komplexe Lösungen sind keine Lösung. Software, die schwer zu bedienen ist, wird wenig akzeptiert. Ihre Mitarbeitenden werden solche Lösungen meiden, und Sie bezahlen darüber hinaus auch noch einen hohen Preis dafür. Ganz zu schweigen vom Risiko, dass Mitarbeitende Bedienfehler machen.
• Die Integration in Altsysteme ist schwierig. Moderne Lösungen lassen sich eventuell nicht mit bestehenden Systemen verbinden – es entstehen Datensilos. Wenn Ihr Spesenmanagement-Tool sich nicht mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden lässt, müssen Sie Spesendaten manuell übertragen. Und das wäre wirklich ärgerlich.

Datenanalyse nutzen

KI-gestützte Spesenmanagement-Software erstellt außerdem in Echtzeit aussagekräftige Berichte, die Ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen. Diese Analysen können Sie nutzen, um Engpässe zu erkennen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Hier sind einige Analysetechniken, mit denen Sie aus Spesen-Daten Erkenntnisse gewinnen können:

• Predictive Modeling (Vorhersagemodelle): Hierbei werden historische Daten genutzt, um mithilfe von Machine-Learning-Algorithmen und Regressionsanalysen zukünftige Ausgaben zu prognostizieren. Ein Beispiel: Ein Vorhersagemodell kann auf Basis der Reisedauer, des Standorts, des Transportmittels, des Veranstaltungstyps und bisheriger Ausgaben die zukünftigen Reisekosten schätzen.
• Anomalieerkennung: Bei der Anomalieerkennung werden Ausreißer im Ausgabeverhalten identifiziert. Statistische Modelle oder Machine-Learning-Verfahren wie Clustering oder Isolation Forests ermöglichen das Erstellen von Anomalie-Detektoren, die eingehende Berichte kontinuierlich prüfen. Wenn ein Datenpunkt die Schwellenwerte oder Parameter des Modells überschreitet, wird Ihr Team benachrichtigt.
• Was-wäre-wenn-Analysen (Szenarienplanung): Wie der Name schon sagt – dabei simulieren Sie verschiedene mögliche Szenarien, um deren Auswirkungen auf Ihr Budget und die Bilanz zu bewerten. Wenn Sie beispielsweise eine Kooperation mit einer Hotelkette in Erwägung ziehen, um Übernachtungskosten zu senken, könnten Sie eine Simulation mit den rabattierten Hotelpreisen an den meistbesuchten Standorten durchführen.

CFO-FAQs: Vertiefende Einblicke in Spesenabrechnungen

Welche steuerlichen Auswirkungen hat eine fehlerhafte Spesenabrechnung?

Fehlerhaft abgerechnete Ausgaben können dazu führen, dass Abzüge nicht anerkannt werden und Ihr zu versteuerndes Einkommen steigt. Es kann auch zu Fehlern bei der Berechnung der Umsatzsteuerabführungen kommen. Die Behörden können Bußgelder verhängen oder eine Betriebsprüfung anordnen, um weitere Fehler, Umsatzsteuereinhaltung und Steuerhinterziehung zu überprüfen.

Wie kann ich Spesenabrechnungen in meine umfassendere Finanzstrategie integrieren?

So können Sie Spesenabrechnungen in Ihre übergeordnete Finanzstrategie einbinden:

• Überprüfen Sie Ausgaben und analysieren Sie, ob sie Ihrem Unternehmen helfen, mehr Umsatz zu generieren, Kosten zu senken oder die Rentabilität zu steigern.
• Verwenden Sie Spesenabrechnungen, um bei der Budgetierung für den nächsten Zeitraum Ausgaben vorherzusagen.
• Studieren Sie Spesenabrechnungen, um Bereiche zu finden, in denen Mitarbeitende zu viel ausgegeben haben, und erarbeiten Sie Strategien zur Kosteneinsparung.
• Nutzen Sie Spesenabrechnungen, um die Auswirkungen verschiedener Ausgabenkategorien auf Ihr Unternehmen zu verstehen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
• Die Informationen in der Spesenabrechnung können Ihnen zeigen, ob Ihre Richtlinien angepasst werden müssen. Nutzen Sie Daten der Spesenabrechnung, um zu prüfen, ob Ihre Ausgabelimits überarbeitet werden sollten oder ob Sie mit anderen Anbietern bessere Konditionen aushandeln können.

Abschließende Freigabe des Berichts

Das Optimieren Ihres Workflows für Spesenabrechnungen zahlt sich aus – Mitarbeitende erhalten ihr Geld schneller zurück und Ihr Team spart viel Zeit. Zudem sind Spesenberichte eine wahre Fundgrube an Informationen. Die monatliche Analyse von Spesenabrechnungen hilft Ihnen, Kostentreiber zu identifizieren und Potenziale zur Reduzierung des Mittelabflusses zu finden.

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