Wie Sie Geschäftsausgaben im Blick behalten (in 5 einfachen Schritten)
Um Geschäftsausgaben im Blick zu behalten, müssen Sie jeden Kauf erfassen, Ihre Ausgaben kategorisieren und Ihre Transaktionen regelmäßig überprüfen. Die Verwendung von Tools wie Tabellenkalkulationen oder Apps zur Ausgabenerfassung erleichtert diesen Prozess und sorgt für Ordnung in Ihren Finanzen. Die Kontrolle Ihrer Ausgaben hilft Ihnen, kluge unternehmerische Entscheidungen zu treffen und verhindert finanzielle Überraschungen in der Zukunft.
So behalten Sie Geschäftsausgaben im Blick (Das sind die 5 einfachen Schritte)
Wir wissen, wie wichtig es ist, die Geschäftsausgaben nachzuverfolgen. Aber was ist der beste Weg dafür? Diese fünf einfachen Schritte werden Ihr kleines Unternehmen bei der Buchführung und Ausgabenverfolgung unterstützen, damit Sie Ihre neu gewonnene Zeit für noch wirkungsvollere Aufgaben nutzen können.
Schritt 1: Ein Ausgabenverfolgungssystem implementieren
Wenn Sie all Ihre Belege bisher in einem alten Schuhkarton aufbewahrt haben, ist es jetzt an der Zeit, ihn wegzuwerfen – den Schuhkarton, nicht die Belege – und ein Ausgabenverfolgungssystem in Betracht zu ziehen. Sie können auch Tabellenkalkulationssoftware wie Microsoft Excel oder Google Sheets verwenden.
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Mein beruflicher Ratschlag? Bei der Ausgabenverwaltung ist es am besten, ein zentrales, leistungsfähiges System zur Verfolgung von Geschäftsausgaben einzuführen, da es Ihnen wertvolle Funktionen wie Belegscan und digitale Ablage bietet. Es gibt zahlreiche weitere Vorteile, auf die ich gleich noch eingehen werde.
Welches System Sie wählen, hängt von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens, den Kenntnissen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden und Ihren eigenen Präferenzen ab.
Wichtige Schritte bei Auswahl und Einführung:
- Ermitteln Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens (nehmen Sie sich die Zeit und gehen Sie sorgfältig vor)
- Fordern Sie Angebote und Demos von Lösungsanbietern an
- Prüfen Sie Systemfunktionen und Leistungsumfang
- Wählen Sie ein benutzerfreundliches System, das diese Anforderungen erfüllt
- Dokumentieren, testen, einführen und erproben Sie die Lösung
- Schulen Sie Anwender:innen in der Nutzung
- Sorgen Sie für ausreichenden Support
Unsere Favoriten für Tools zur Ausgabenverfolgung
Das CFO Club Team hat Tausende von Finanzsoftware-Lösungen analysiert – diese sind bei der Ausgabenverfolgung besonders empfehlenswert:
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Schritt 2: Ausgabenkategorien festlegen
Bevor Sie mit der Eingabe von Ausgaben in Ihr neues Ausgabenverfolgungssystem beginnen, sollten Sie klare Ausgabenkategorien zur Sicherstellung von Konsistenz und Nachvollziehbarkeit festlegen.
Wenn Sie Ihre Ausgaben (oder die Ihres Unternehmens/Ihrer Branche) in Kategorien und Unterkategorien ordnen, können Sie Ausgabemuster schnell erkennen und analysieren. Gleichzeitig können Sie so Bereiche, in denen Einsparungen oder Optimierungen möglich sind, rascher identifizieren.
Das sind einige der gängigen Oberkategorien, die die meisten Unternehmen verwenden:
- Büromaterial
- Reisespesen
- Werbekosten
- Allgemeine und administrative Kosten
Schritt 3: Nutzen Sie ein Belegmanagement-System
Eine der Herausforderungen beim Nachhalten von Geschäftsausgaben ist die Verwahrung und Verwaltung von Belegen. Physische Ablagesysteme sind wenig ideal und können bei Naturkatastrophen oder anderen unglücklichen Ereignissen problematisch werden.
Aber wie bereits erwähnt, verfügen die meisten Ausgabenverfolgungssysteme heute über integrierte Belegverwaltung, mit der Sie Ihre Belege zentral digitalisieren, speichern und organisieren können. Das garantiert eine einfache und effiziente Auffindbarkeit – jederzeit und überall.
Wie funktioniert Belegmanagement:
- Papierbelege scannen (oder elektronisch erhalten)
- Belege in digitalem Format speichern
- Ausgabentyp kategorisieren
- Das System machen lassen
- Auf eine Ausgabenposition klicken, um eine Belegkopie abzurufen, anzuzeigen oder zu teilen
Schritt 4: Ausgaben regelmäßig erfassen und kategorisieren
Konsistenz ist entscheidend bei der Nachverfolgung von Geschäftsausgaben. Ich verwende typischerweise eine Checkliste für Monatsabschlussbuchungen, um organisiert zu bleiben. Auf dieser Liste? Wenn möglich, erfassen Sie Ihre Ausgaben unmittelbar nach deren Entstehung. Diese Vorgehensweise sorgt für eine zeitnahe und genaue Berichterstattung, indem die Ansammlung nicht verbuchter Ausgaben – im medizinischen Sprachgebrauch auch gerne „Ichhabvergessen-itis“ genannt – verhindert wird.
Nehmen Sie sich von Anfang an die Zeit, jede Ausgabe der passenden Kategorie zuzuweisen, damit Sie sie später nicht umklassifizieren müssen. Buchen Sie alle Ausgaben in die relevanteste Kategorie für korrekte Finanzberichte, Reportings, Steuererklärungen und die Einhaltung von Vorschriften.
Rettet die Praktikanten!
In meinem ersten Job nach dem Studium musste ich auf Geheiß meines Chefs jeden einzelnen Beleg ordnen und klassifizieren, weil er das am Anfang nicht gemacht hatte. Aus Erfahrung kann ich sagen: Das wird eurem jungen, leicht beeinflussbaren neuen Mitarbeitenden garantiert missfallen.
Schritt 5: Ausgaben abstimmen und überprüfen
Als jemand, der in der Buchhaltung und in der Finanzberichterstattung arbeitet, weiß ich, dass es verlockend sein kann, einfach weiterzumachen, nachdem Sie die Schritte Ihres Buchhaltungszyklus abgeschlossen haben. Aber die Überprüfung und Analyse Ihrer monatlichen Ausgaben hilft Ihnen dabei:
- Ausgabeverhalten analysieren
- Unstimmigkeiten oder Fehler erkennen
- Bereiche mit zu hohen Ausgaben isolieren
- Kostensenkungsmöglichkeiten aufdecken
- Potenzielle betrügerische Handlungen oder unautorisierte Belastungen feststellen
- Mehr Kontrolle gewinnen, um wettbewerbsfähig zu bleiben
Kontrollieren Sie Ihre Ausgaben besser als Ihre Konkurrenz. Hier finden Sie immer einen Wettbewerbsvorteil.
Sam Walton
Wie sieht das Ergebnis einer vollständigen Abstimmung der Ausgaben aus:
- Wenn Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, sollten Sie auf einen Blick sehen, welche Ausgabenkategorie im Vergleich zu den Vormonaten ungewöhnlich erscheint.
- Sie müssen dann die Ausgaben analysieren, um festzustellen, ob erhöhte Ausgaben berechtigt sind oder ob einige Ausgaben in der falschen Kategorie verbucht wurden.
- Falls in der falschen Kategorie, ordnen (verschieben) Sie den Posten der richtigen zu.
- Erstellen Sie den Gewinn- und Verlustbericht erneut und analysieren bzw. prüfen Sie die Ergebnisse noch einmal.
- Vor dem Monatsabschluss werden alle Ausgaben gleichen Typs unter der passenden Kategorie zusammengefasst.
Ich weiß, es klingt total langweilig, aber weißt du, was passiert, wenn du dir nicht die Zeit nimmst, die Details zu überprüfen? Dein neuer, schicker CFO taucht in einer Limousine auf, die er sich eigentlich gar nicht leisten kann. Angeblich.
Wann Buchhaltungssoftware notwendig wird
Ob dein Unternehmen groß oder klein ist, manuelles Nachhalten von Ausgaben kann trotzdem umständlich und ineffizient sein. Buchhaltungssoftware kann hier zum echten Wendepunkt werden.
Die meisten Buchhaltungsprogramme bieten eine Vielzahl von Funktionen, die das Nachverfolgen von Ausgaben in Unternehmen jeder Größe vereinfachen und automatisieren. Diese Tools können Transaktionen automatisch von Geschäftskonten und Firmenkreditkarten importieren, Ausgaben kategorisieren, Spesenberichte generieren und dir einen Echtzeit-Überblick über die finanzielle Lage und das Management deines Unternehmens geben. Das spart dir viel Zeit und Aufwand und ermöglicht dir, dich auf das zu konzentrieren, was du lieber tun würdest – nämlich dein Geschäft zu führen.
Wenn du Buchhaltungssoftware bewertest, achte darauf, dass die Lösungen zu den Bedürfnissen und der Größe deines Unternehmens passen. Zu bedenkende Faktoren sind:
- Benutzerfreundlichkeit
- Skalierbarkeit
- Die Art der Buchhaltungssoftware, die du suchst
- Integration mit anderen Programmen
- Preisgestaltung (Software-as-a-Service oder SaaS-Abonnements sind sehr erschwingliche Optionen)
- Die Art der Plattform (lokal installiert oder cloudbasiert)
Oder, du lässt uns einfach einen Blick darauf werfen.
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| 💡Tipp: Viele Anbieter von Buchhaltungssoftware bieten Demos und kostenlose Testversionen an. Nutze diese Möglichkeit, um Funktionen und Anwendungen auszuprobieren, bevor du dich entscheidest. |
Wann ist ein Buchhaltungssystem überflüssig?
Vielleicht verfolgst du deine Geschäftsausgaben manuell und das klappt ganz gut – aber reicht dir „ganz gut“ wirklich? Ich habe in Unternehmen aller Größen und Branchen gearbeitet und verschiedene kleine Unternehmen geführt und kann dir sagen: Spesenmanagement ist nie Zeitverschwendung, egal wie groß das Unternehmen ist. Selbst Freiberufler müssen festhalten, wofür und wo sie ihr Geld ausgeben.
Warum? Aus zwei Gründen:
- Wenn du ein Kleinunternehmer bist – Zeit und Geld sind knapp, und du kannst es dir nicht leisten, eines davon zu verschwenden. Du musst jeden Euro und jede Minute noch genauer im Blick behalten, um wettbewerbsfähig und profitabel zu bleiben.
- Buchhaltungssysteme sind sehr preiswert und einfach zu implementieren.
Was ist eine Geschäftsausgabe?
Geschäftsausgaben sind all die Dinge, für die du Geld ausgibst, damit dein Unternehmen reibungslos läuft – also beispielsweise Miete, Gehälter, Software, Büromaterial, Werbung oder sogar Reisen. Trägt es dazu bei, dass du dein Geschäft betreibst, zählt es vermutlich dazu.
Diese Kosten fallen üblicherweise in zwei Kategorien: Betriebsausgaben (z. B. Marketing oder Internetkosten) und Herstellungskosten (z. B. Material oder Arbeitszeit, die du benötigst, um dein Produkt oder deine Dienstleistung anzubieten).
Du kannst Geschäftsausgaben mit zwei Methoden nachhalten – Kassenbuchhaltung oder periodenübergreifende Buchhaltung.
Vorteile, Geschäftsausgaben konsequent zu erfassen
Das effiziente Verwalten deiner Geschäftsausgaben bietet eine Reihe Vorteile, die weit über Ordnung hinausgehen. Hier sind ein paar wertvolle Pluspunkte, die ich über die Jahre beobachtet habe:
Mehr finanzielle Klarheit
Wenn du präzise Aufzeichnungen führst, gerade als Kleinunternehmer, verstehst du die tatsächliche finanzielle Gesundheit deines Betriebs. Für mich als Kleinunternehmer hat diese Klarheit vor allem dabei geholfen:
- Klügere und umsichtigere Entscheidungen treffen
- Bereiche mit Verbesserungsbedarf erkennen
- Für die kurz- und langfristige Zukunft planen
Bessere Kostenoptimierung
Die regelmäßige Überprüfung der Ausgaben hat mir geholfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Kosten reduziert oder vollständig gestrichen werden müssen. Durch die Analyse von Ausgabemustern und die Bewertung der Kapitalrendite verschiedener Ausgaben konnte ich strategischere Entscheidungen treffen, die meine Rentabilität steigern.
Das ist besonders wichtig, wenn dein Unternehmen klein ist und die Mittel sehr begrenzt sind.
Verbessertes Liquiditätsmanagement
Du konzentrierst dich vielleicht auf deine Gewinn- und Verlustrechnung, aber es ist wichtig, auch die Bedeutung des Blicks auf deine Liquiditätsrechnung zu erkennen. Die Nachverfolgung von Ausgaben erlaubte es mir:
- Den Cashflow häufiger zu überwachen
- Sicherzustellen, dass ich ausreichend Mittel für den täglichen und wöchentlichen Betrieb habe
Wenn du deine Geschäftsausgaben konsequent nachverfolgst, kannst du eine Liquiditätsrechnung mit Zuversicht ausfüllen, weißt, wie es deinem Unternehmen wirklich geht und erkennst, wo Kosten einzudämmen oder ganz zu streichen sind.
Wir haben uns immer auf unsere Gewinn- und Verlustrechnung konzentriert. Aber Cashflow war kein regelmäßig besprochenes Thema. Es war, als würden wir fahren und nur auf den Tachometer schauen, während wir in Wahrheit dabei waren, das Benzin auszugehen.
Michael Dell
Bessere Steuerkonformität
Das Finanzamt braucht dein Geld nicht — aber es nimmt es gerne, wenn du es ihm leicht machst. – Ich
Durch eine ordentliche Nachverfolgung der Ausgaben konnte ich steuerliche Vorschriften leichter einhalten und dadurch das Risiko von Strafen oder Prüfungen minimieren. Außerdem konnte ich dadurch sicherstellen, dass mein Unternehmen:
- Anspruchsberechtigte Steuerabzüge und Gutschriften geltend machen kann
- Mehr Liquidität behält
Glaub mir: In der Steuerzeit wirst du erleichtert sein, eine Lösung zur Nachverfolgung von Geschäftsausgaben zu haben.
Erfolgreiche Audits und Finanzberichterstattung
Wenn dein Unternehmen Aktionäre hat und börsennotiert ist, ist der Ruf entscheidend. Durchgängig gut dokumentierte Ausgabenbelege sorgen für Transparenz und Glaubwürdigkeit im Falle einer Betriebsprüfung oder bei einer Anforderung der Finanzberichterstattung. Das hilft deinem Unternehmen, Bußgelder zu vermeiden und vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen.
Vertrauen ist der Kitt des Lebens. Es ist die wichtigste Zutat für effektive Kommunikation. Es ist das grundlegende Prinzip, das alle Beziehungen zusammenhält.
Stephen Covey
Habe ich schon erwähnt, dass einer der größten Vorteile der Einführung einer Software zur Nachverfolgung von Geschäftsausgaben darin besteht, dass sie deine Prozesse optimiert und zeitintensive manuelle Arbeit erheblich reduziert?
Best Practices zur Nachverfolgung von Ausgaben
Um mein Ausgabenmanagement zu verbessern, habe ich diese Best Practices eingeführt:
1. Eröffne ein reines Geschäftskonto
Die Eröffnung eines Geschäftskontos, um deine geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben zu erfassen, kann dir helfen, deine Liquiditätssituation jederzeit zu verstehen. Geschäftskonten stellen auch sicher, dass du nur Geschäftstransaktionen und nicht deine privaten buchhalterisch erfasst.
2. Klare Ausgabenrichtlinien einführen
Ich entwickle klare Ausgabenrichtlinien und kommuniziere diese an alle Mitarbeitenden. Diese Richtlinien sollten folgendes festlegen:
- Welche Erwartungen du an die Nutzung von Unternehmensmitteln hast
- Welche Ausgaben erstattungsfähig sind
- Welche Nachweise erforderlich sind
- Wie der Genehmigungsprozess abläuft
3. Aktualisiere regelmäßig deine Ausgabenkategorien
Mit der Entwicklung meines Unternehmens haben sich auch meine Ausgabenkategorien verändert. Bei jeder bedeutenden operativen Veränderung überprüfte und aktualisierte ich die Kategorien, um den aktuellen Bedürfnissen meines Unternehmens gerecht zu werden.
4. Erstellen Sie Sicherungskopien aller Daten
Genaue und zuverlässige Daten sind für zukünftige Entscheidungen unerlässlich. Ich bin davon überzeugt, dass regelmäßige Datensicherungen notwendig sind, um potenziellen Datenverlust oder Datenbeschädigung zu verhindern. Cloud-basierte Speicherlösungen bieten eine sichere, bequeme und kosteneffiziente Möglichkeit, Daten jederzeit und in Echtzeit von überall aus zu speichern.
5. Berichte regelmäßig analysieren
Ich schaue mir meine monatlichen Geschäftsaufwandsberichte an, um Trends, Auffälligkeiten oder Bereiche zu erkennen, in denen Kosten gesenkt werden können. Diese Analyse hilft mir, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, um meine zukünftigen Handlungen zu verbessern.
6. Finanzunterlagen regelmäßig abstimmen
Ich habe meine Kreditkarten- und Bankauszüge jeden Monat abgestimmt, um die Richtigkeit zu gewährleisten, Unstimmigkeiten oder Fehler zu erkennen und diese bei Bedarf umgehend zu korrigieren. So kann ich Ausgabemuster überprüfen und Möglichkeiten zur Kostensenkung identifizieren.
7. Ihr Team schulen
Wenn Sie Mitarbeiter oder Freelancer haben, erstellen Sie auf jeden Fall schriftliche, formale Prozesse – und stellen Sie sicher, dass diese auch gelesen werden.
Fehler, die Sie vermeiden sollten
Wie jeder andere Geschäftsinhaber habe auch ich meinen Anteil an kleinen Fehlern gemacht … Okay, ja, auch einige größere Patzer. Ich bin eben auch nur ein Mensch, in Ordnung?
Ihre Aufgabe ist es, aus meinen – und den Fehlern anderer Leute – zu lernen, damit Sie nicht dazu verdammt sind, diese zu wiederholen. Hier sind einige der häufigsten und hartnäckigsten:
Kleine Ausgaben vernachlässigen
Hüten Sie sich vor kleinen Ausgaben. Ein kleines Leck kann ein großes Schiff versenken.
Benjamin Franklin
Ein häufiger Fehler von Unternehmen ist es, kleine Ausgaben nicht zu erfassen. Selbst wenn Ihr Unternehmen groß ist und diese Ausgaben einzeln unbedeutend erscheinen, können sie sich im Laufe der Zeit summieren und Ihre finanzielle Gesundheit beeinträchtigen.
Ich achte darauf, selbst die kleinsten Ausgaben zu erfassen, um ein vollständiges und genaues Bild der finanziellen Lage meines Unternehmens zu erhalten.
Private und geschäftliche Ausgaben vermischen
Auch wenn Ihr Unternehmen ein Herzensprojekt ist, sollten Sie niemals geschäftliche und private Ausgaben vermischen. Das ist ein sehr häufiger Fehler, besonders bei selbstständigen Einzelunternehmern.
Ich trenne Geschäftsausgaben, um Klarheit zu schaffen. Das ist besonders wichtig bei Steuererklärungen und Absetzungen.
Inkonsistente Kategorisierung
Wenn Sie oder Ihr Team Ausgaben inkonsistent kategorisieren, kann das zu Verwirrung bei der Finanzanalyse und beim Reporting führen. Stellen Sie sicher, dass Sie klare Richtlinien für die verschiedenen Ausgabentypen festlegen und dokumentieren und diese klar in Ihren Kontenplan einordnen.
Korrekt klassifizierte Ausgaben erleichtern die Kontenanalyse im Rahmen von Budgetierung und Kostenkontrolle erheblich.
Unvollständige Buchführung
Das Versäumnis, vollständige Aufzeichnungen über Ausgaben zu führen, ist ein schwerwiegender Fehler. Unvollständige Buchführung kann zu folgenden und weiteren ernsthaften Problemen führen:
- Geringere Transparenz
- Verpasste Zahlungen
- Schlechte Beziehungen zu Lieferanten
- Liquiditätsprobleme
- Verpasste Abzüge
- Weniger Vertrauen bei Investoren
- Finanzielle Fehlverwaltung
- Gescheiterte Prüfungen
Wenn ich eines aus der Implementierung von Buchhaltungssystemen gelernt habe, dann, dass vollständige Aufzeichnungen nur mit einer gut durchdachten Technologie möglich sind, die sich nahtlos mit anderen verwendeten Systemen integriert.
Unregelmäßige Kontenabstimmungen
Wenn Sie es versäumen, Ihre Aufzeichnungen zu Ausgaben regelmäßig abzugleichen, kann das zu Unstimmigkeiten, Fehlern und einer eingeschränkten Sicht auf die finanzielle Situation Ihres Unternehmens führen.
Am Monatsende nehme ich mir Zeit, um Geschäftsausgaben mit Kontoauszügen von Bank und Kreditkarte abzugleichen, um Abweichungen zu erkennen und sicherzustellen, dass sämtliche Ausgaben korrekt erfasst sind. Es ist eine lohnenswerte Übung.
Wenn Sie effiziente Schritte zur Ausgabenerfassung etablieren, bewährte Methoden befolgen und gängige Fehler vermeiden, können Sie fundierte finanzielle Entscheidungen treffen, Ihre Rentabilität steigern und den Cashflow optimal steuern.
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