So behalten Sie Geschäftsausgaben im Blick (in 5 einfachen Schritten)
Alles über Geschäftsausgaben: Geschäftsausgaben sind die alltäglichen Kosten für den Betrieb Ihres Unternehmens. Sie werden entweder als Betriebs- oder Warenaufwendungen kategorisiert und sind häufig steuerlich absetzbar.
Jeden Cent dokumentieren: Es zahlt sich aus: Die genaue Erfassung von Ausgaben hilft, organisiert zu bleiben, ermöglicht eine effektive Überwachung der Liquidität und verschafft einen klaren Überblick über die finanzielle Situation und die Kostenverteilung.
Kasse oder Abgrenzung? Wählen Sie die Methode: Egal ob Kassen- oder Abgrenzungsbuchhaltung: Eine konsequente Methode hilft, Geschäftsausgaben effektiv zu erfassen und sorgt für genaue und strukturierte Finanzunterlagen.
Wie Sie Geschäftsausgaben verfolgen (Das sind die 5 einfachen Schritte)
Wir wissen, wie wichtig es ist, Geschäftsausgaben zu verfolgen. Aber was ist der beste Weg, dies zu tun? Diese fünf einfachen Schritte helfen Ihrem kleinen Unternehmen bei der Buchhaltung und der Ausgabenverfolgung, sodass Sie die gewonnene Zeit für wirkungsvollere Dinge nutzen können.
Schritt 1: Ein Ausgabenverfolgungssystem einführen
Wenn Sie bisher alle Ihre Belege in einem alten Schuhkarton aufbewahrt haben, ist es höchste Zeit, den Karton zu entsorgen – den Schuhkarton, nicht die Belege – und ein Ausgabenverfolgungssystem in Betracht zu ziehen. Sie könnten auch Tabellenkalkulationssoftware wie Microsoft Excel oder Google Sheets verwenden.
Mein professioneller Tipp? Wenn es um Ausgabenmanagement geht, ist es am besten, ein zentrales, robustes Geschäftsausgaben-Verfolgungssystem einzuführen, da Sie so auf nützliche Funktionen wie Belegscanning und digitale Speicherung zugreifen können. Es gibt zahlreiche weitere Vorteile, auf die ich später noch eingehen werde.
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Welches System Sie wählen, hängt von der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens, den Fähigkeiten und Kenntnissen Ihrer Mitarbeitenden sowie Ihren persönlichen Vorlieben ab.
Wichtige Auswahl- und Umsetzungsschritte:
- Ermitteln Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens (nehmen Sie sich Zeit und arbeiten Sie dies genau heraus)
- Holen Sie Angebote und Demos von Lösungsanbietern ein
- Bewerten Sie Systemfunktionen und Leistungsumfang
- Wählen Sie ein benutzerfreundliches System, das diese Anforderungen erfüllt
- Dokumentieren, pilotieren, implementieren und testen Sie die Lösung
- Schulen Sie die Nutzer in der Anwendung
- Stellen Sie sicher, dass ein Support vorhanden ist
Unsere Lieblingsprogramme zur Ausgabenverfolgung
Das Team des CFO Clubs hat tausende von Finanzsoftware-Optionen analysiert — das sind die Top-Lösungen zur Ausgabenverfolgung:
Schritt 2: Legen Sie Ausgabenkategorien fest
Bevor Sie in Ihrem neuen Ausgabenverfolgungssystem Ausgaben erfassen, sollten Sie klare Ausgabenkategorien schaffen, um Konsistenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Die Organisation Ihrer Ausgaben in für Ihr Unternehmen (oder Ihre Branche) spezifische Kategorien und Unterkategorien ermöglicht es Ihnen, Ausgabentrends schnell zu analysieren. So können Sie auch schneller Bereiche mit Kosteneinsparpotenzial oder Optimierungsbedarf identifizieren.
Dies sind einige der gängigen Kategorien, die die meisten Unternehmen verwenden:
- Büromaterial
- Reisekosten
- Werbekosten
- Allgemeine Verwaltung
Schritt 3: Verwenden Sie ein Belegmanagement-System
Eine der Herausforderungen bei der Nachverfolgung von Geschäftsausgaben ist die Aufbewahrung und Verwaltung von Belegen. Physische Ablagesysteme sind nicht ideal und können bei Naturkatastrophen oder anderen unglücklichen Ereignissen zu Problemen führen.
Aber wie bereits erwähnt, verfügen die meisten Ausgabenverfolgungssysteme über integriertes Belegmanagement, mit dem Sie die kleinen Zettel zentral digitalisieren, ablegen und verwalten können. Das gewährleistet, dass sie jederzeit und überall leicht zugänglich und organisiert sind.
Wie funktioniert die Belegverwaltung:
- Papierbelege scannen (oder elektronisch erhalten)
- Belege im digitalen Format speichern
- Ausgabentyp kategorisieren
- Das System seine Arbeit machen lassen
- Auf eine Ausgabenposition klicken, um eine Belegkopie abzurufen, anzusehen oder zu teilen
Schritt 4: Ausgaben regelmäßig erfassen und kategorisieren
Konsistenz ist entscheidend beim Nachverfolgen von Geschäftsausgaben. Ich nutze typischerweise eine Checkliste für Buchungsvorgänge zum Monatsende, um den Überblick zu behalten. Was steht auf dieser Liste? Wann immer es geht, erfasse deine Ausgaben sofort, wenn sie anfallen. Diese Praxis sorgt für eine zeitnahe, genaue Berichterstattung und verhindert die Ansammlung unerfasster Kosten – im Medizinbereich auch bekannt als „Vergess-itis“.
Nimm dir am Anfang die Zeit, jede Ausgabe der passenden Kategorie zuzuordnen, damit du sie später nicht erneut klassifizieren musst. Buche alle Ausgaben in die relevanteste Kategorie für korrekte Abschlüsse, Berichte, Steuererklärungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Rettet die Praktikanten!
In meinem ersten Job nach der Uni musste ich für meinen Chef jeden einzelnen Beleg sortieren und klassifizieren, weil er es nicht gleich zu Beginn gemacht hatte. Ich kann bestätigen: Das sorgt bei jungen, impressionablen Neueinsteigern nicht gerade für Sympathien.
Schritt 5: Ausgaben abstimmen und überprüfen
Als jemand, der in der Buchhaltung und im Finanzberichtswesen arbeitet, weiß ich, wie verlockend es ist, nach Abschluss der Schritte des Buchungskreislaufs einfach weiterzumachen, aber die Überprüfung und Analyse deiner monatlichen Ausgaben hilft dir dabei:
- Ausgabemuster zu analysieren
- Unstimmigkeiten oder Fehler zu erkennen
- Bereiche mit übermäßigen Ausgaben zu isolieren
- Kosteneinsparmöglichkeiten zu entdecken
- Mögliche betrügerische Aktivitäten oder nicht autorisierte Belastungen zu identifizieren
- Mehr Kontrolle zu gewinnen, um wettbewerbsfähig zu bleiben
Kontrolliere deine Ausgaben besser als deine Konkurrenz. Hier kannst du immer den Wettbewerbsvorteil finden.
Sam Walton
Wie sieht eine abgestimmte Ausgabenprüfung aus:
- Beim Erstellen deiner Gewinn- und Verlustrechnung solltest du auf einen Blick sehen können, welche Ausgabenkategorie gegenüber den Vormonaten auffällig erscheint.
- Du musst dann die Ausgaben analysieren, um festzustellen, ob erhöhte Kosten gerechtfertigt sind oder ob bestimmte Ausgaben falsch kategorisiert wurden.
- Falls falsch kategorisiert, reklassifiziere (verschiebe) sie in die richtige Kategorie.
- Lass dir die Gewinn- und Verlustrechnung erneut ausgeben und überprüfe und validiere die Ergebnisse noch einmal.
- Vor dem Monatsabschluss werden alle Ausgaben desselben Typs unter der passendsten Kategorie zusammengefasst.
Ich weiß, es klingt mega langweilig, aber weißt du, was passiert, wenn du dir nicht die Zeit nimmst, die Details zu überprüfen? Dein neuer, schicker CFO erscheint in einer Limousine, die er sich eigentlich gar nicht leisten dürfte. Angeblich.
Wann Buchhaltungssoftware notwendig wird
Egal ob Ihr Unternehmen groß oder klein ist, manuelle Ausgabenverfolgung kann umständlich und ineffizient sein. Buchhaltungssoftware kann hier einen entscheidenden Unterschied machen.
Die meisten Buchhaltungsprogramme bieten eine Vielzahl an Funktionen, die die Ausgabenverfolgung in Unternehmen jeglicher Größe vereinfachen und automatisieren. Diese Tools können Transaktionen automatisch von Geschäftskonten und Kreditkarten importieren, Ausgaben kategorisieren, Ausgabenberichte erstellen und ermöglichen Ihnen in Echtzeit Einblick in die Finanzverwaltung und den Zustand Ihres Unternehmens. Dies spart Ihnen erheblich Zeit und Aufwand, sodass Sie sich auf das konzentrieren können, was Sie am liebsten tun — Ihr Unternehmen führen.
Wenn Sie Buchhaltungssoftware bewerten, sollten Sie nach Lösungen suchen, die zu den Anforderungen und der Größe Ihres Unternehmens passen. Zu berücksichtigende Faktoren sind unter anderem:
- Benutzerfreundlichkeit
- Skalierbarkeit
- Die Art der Buchhaltungssoftware, die Sie benötigen
- Integration mit anderer Software
- Preisgestaltung (Software-as-a-Service oder SaaS-Abonnements sind sehr erschwingliche Optionen)
- Die Art der Plattform (vor Ort installiert oder cloudbasiert)
Oder, Sie wissen schon, lassen Sie uns das für Sie überprüfen.
| 💡Tipp: Viele Anbieter von Buchhaltungssoftware bieten Demos und kostenlose Testversionen an. Nutzen Sie dies, um Funktionen und Möglichkeiten auszuprobieren, bevor Sie sich für einen Kauf entscheiden. |
Wann ist ein Buchhaltungssystem überflüssig?
Vielleicht verfolgen Sie Ihre Geschäftsausgaben manuell und kommen damit ganz gut zurecht – aber ist „ganz gut“ wirklich alles, was Sie möchten? Ich habe in Unternehmen jeder Größe und verschiedener Branchen gearbeitet und selbst verschiedene kleine Unternehmen geführt, und ich kann Ihnen sagen: Ausgaben zu verfolgen ist in keinem Unternehmen Zeitverschwendung. Selbst Freiberufler müssen wissen, wofür und wo sie Geld ausgeben.
Warum? Aus zwei Gründen:
- Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind – Zeit und Geld sind knapp, und Sie können es sich nicht leisten, eines von beiden zu vergeuden. Sie müssen tatsächlich jede Ausgabe und Minute noch genauer im Blick behalten, um wettbewerbsfähig und profitabel zu bleiben.
- Buchhaltungssysteme sind sehr erschwinglich und einfach zu implementieren.
Was ist eine Betriebsausgabe?
Betriebsausgaben sind alle Ausgaben, die Sie tätigen, damit Ihr Unternehmen reibungslos läuft – denken Sie an Miete, Gehälter, Software, Büromaterial, Werbung oder sogar Reisen. Wenn es Ihrem Geschäft dient, zählt es höchstwahrscheinlich auch dazu.
Diese Kosten lassen sich in der Regel zwei Bereichen zuordnen: Betriebskosten (wie Marketing oder Internetrechnungen) und Herstellungskosten (wie Materialien oder Arbeit, die Sie benötigen, um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu liefern).
Sie können Betriebsausgaben nach zwei Modellen erfassen – Kassenbuchhaltung oder periodengerechte Buchführung (Abgrenzung).
Vorteile einer genauen Verfolgung der Betriebsausgaben
Eine effiziente Verfolgung Ihrer Betriebsausgaben bietet Ihnen zahlreiche Vorteile – weit über reine Ordnung hinaus. Hier ein paar besonders lohnenswerte Pluspunkte, die ich über die Jahre erlebt habe:
Mehr finanzielle Klarheit
Genaue Aufzeichnungen, insbesondere als Kleinunternehmer, ermöglichen es Ihnen, den tatsächlichen finanziellen Zustand Ihres Unternehmens zu erkennen. Diese Klarheit hat mir als Kleinunternehmer unter anderem dabei geholfen:
- Kluge, umsichtigere Entscheidungen zu treffen
- Verbesserungspotenziale zu erkennen
- Planung für die nahe und ferne Zukunft
Bessere Kostenoptimierung
Durch die regelmäßige Überprüfung der Ausgaben konnte ich Bereiche entdecken, in denen Kosten gesenkt oder eliminiert werden mussten. Durch die Analyse der Ausgabemuster und Bewertung des Return on Investment verschiedener Ausgaben habe ich strategischer entschieden, was die Rentabilität erhöht.
Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen klein ist und die finanziellen Mittel sehr begrenzt sind.
Verbessertes Liquiditätsmanagement
Sie konzentrieren sich vielleicht auf Ihre Gewinn- und Verlustrechnung, aber es ist wichtig, die Bedeutung Ihrer Kapitalflussrechnung im Auge zu behalten. Das Nachverfolgen von Ausgaben hat mir ermöglicht:
- Den Cashflow häufiger zu überwachen
- Sicherzustellen, dass ich ausreichend Mittel für den täglichen und wöchentlichen Betrieb habe
Wenn Sie Ihre Geschäftsausgaben genau verfolgen, können Sie mit Zuversicht eine Kapitalflussrechnung erstellen, wissen, wie gut Ihr Unternehmen dasteht und erkennen, wo Kosten eingespart oder ganz gestrichen werden müssen.
Wir haben uns immer auf unsere Gewinn- und Verlustrechnung konzentriert. Aber der Cashflow war nie ein regelmäßig diskutiertes Thema. Es war, als ob wir Auto fahren und nur auf den Tacho schauen, während uns eigentlich das Benzin ausging.
Michael Dell
Bessere Steuereinhaltung
Das Finanzamt braucht Ihr Geld nicht — aber es nimmt es, wenn Sie es ihm einfach machen. – Ich
Die ordnungsgemäße Nachverfolgung von Ausgaben hat mir geholfen, Steuerregelungen einfacher einzuhalten und das Risiko von Strafen oder Prüfungen zu minimieren. Außerdem stellte sie sicher, dass mein Unternehmen:
- Anspruch auf zulässige Steuerabzüge und -gutschriften erheben konnte
- Mehr Liquidität behielt
Glauben Sie mir: In der Steuerzeit werden Sie froh sein, eine Lösung zur Erfassung von Geschäftsausgaben zu haben.
Erfolgreiche Audits und Finanzberichterstattung
Wenn Ihr Unternehmen Aktionäre hat und börsennotiert ist, ist der Ruf entscheidend. Durchweg gut dokumentierte Ausgabenbelege bieten im Falle einer Prüfung oder eines Finanzberichts Transparenz und Glaubwürdigkeit, was Ihr Unternehmen vor Strafen schützt und vertrauensvolle Beziehungen ermöglicht.
Vertrauen ist der Klebstoff des Lebens. Es ist die wichtigste Zutat für effektive Kommunikation. Es ist das grundlegende Prinzip, das alle Beziehungen zusammenhält.
Stephen Covey
Habe ich erwähnt, dass einer der größten Vorteile der Einführung einer Software zur Nachverfolgung von Geschäftsausgaben darin besteht, dass sie Ihre Abläufe optimiert und zeitintensive manuelle Arbeit erheblich reduziert?
Best Practices für die Ausgabenverfolgung
Um meine Ausgabenverfolgung auf das nächste Level zu heben, habe ich diese Best Practices umgesetzt:
1. Eröffnen Sie ein ausschließlich geschäftliches Konto
Die Eröffnung eines Geschäftskontos zur Nachverfolgung Ihrer geschäftlichen Ein- und Ausgaben kann Ihnen helfen, Ihre Liquiditätslage jederzeit zu verstehen. Geschäftskonten stellen zudem sicher, dass nur geschäftliche Transaktionen und nicht private berücksichtigt werden.
2. Klare Ausgabenrichtlinien festlegen
Ich entwickle klare Richtlinien für Ausgaben und kommuniziere diese an alle Mitarbeitenden. Diese Richtlinien sollten Folgendes beinhalten:
- Ihre Erwartungen an den Umgang mit Unternehmensgeldern
- Welche Ausgaben erstattungsfähig sind
- Welcher Nachweis erforderlich ist
- Den Genehmigungsprozess
3. Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Ausgabenkategorien
Mit der Entwicklung meines Unternehmens entwickelten sich auch meine Ausgabenkategorien. Immer wenn es eine bedeutende betriebliche Veränderung gab, habe ich die Kategorien überprüft und angepasst, um den aktuellen Bedürfnissen meines Unternehmens gerecht zu werden.
4. Sichern Sie alle Daten
Genau und zuverlässig erfasste Daten sind essenziell für zukünftige Entscheidungen. Ich halte es für wichtig, regelmäßig Backups zu machen, um einem möglichen Datenverlust oder einer Korruption vorzubeugen. Cloud-basierte Speicherlösungen bieten eine sichere, komfortable und kostengünstige Möglichkeit, Daten jederzeit und von überall in Echtzeit zu speichern.
5. Berichte regelmäßig analysieren
Ich habe meine monatlichen Geschäftsausgabenberichte überprüft, um nach Trends, Auffälligkeiten oder Bereichen zu suchen, in denen Kosten gesenkt werden konnten. Diese Analyse half mir, datenbasierte Entscheidungen zur Verbesserung meiner zukünftigen Entscheidungen zu treffen.
6. Finanzunterlagen regelmäßig abstimmen
Ich habe jeden Monat meine Kreditkarten- und Bankauszüge abgeglichen, um Genauigkeit sicherzustellen, Unstimmigkeiten oder Fehler zu erkennen und diese bei Bedarf umgehend zu korrigieren. So konnte ich mein Ausgabeverhalten überprüfen und Einsparpotenziale identifizieren.
7. Schulen Sie Ihr Team
Wenn Sie Mitarbeiter oder Freelancer beschäftigen, erstellen Sie schriftliche, formale Prozesse – und stellen Sie sicher, dass diese auch gelesen werden.
Fehler, die Sie vermeiden sollten
Wie jeder andere Unternehmensinhaber habe auch ich meinen Anteil an kleinen Fehlern gemacht… Okay, ja, auch einige größere Patzer. Ich bin eben auch nur ein Mensch, in Ordnung?
Ihre Aufgabe ist es, aus meinen – und den Fehlern anderer – zu lernen, damit Sie diese nicht wiederholen müssen. Hier sind einige der häufigsten und tückischsten Fehler:
Vernachlässigung kleiner Ausgaben
Hüten Sie sich vor kleinen Ausgaben. Ein kleines Leck bringt ein großes Schiff zum Sinken.
Benjamin Franklin
Ein häufiger Fehler von Unternehmen besteht darin, kleine Ausgaben nicht nachzuverfolgen. Selbst wenn Ihr Unternehmen groß ist und die einzelnen Ausgaben scheinbar unbedeutend sind, können sie sich mit der Zeit summieren und Ihre finanzielle Gesamtsituation beeinträchtigen.
Ich stelle sicher, dass selbst die kleinsten Ausgaben erfasst werden, um ein vollständiges und genaues Bild der finanziellen Lage meines Unternehmens zu erhalten.
Vermischung von privaten und geschäftlichen Ausgaben
Auch wenn Ihr Unternehmen eine Herzensangelegenheit ist, sollten Sie geschäftliche Ausgaben niemals mit privaten vermischen. Das ist ein sehr häufiger Fehler, insbesondere bei selbstständigen Einzelunternehmern.
Ich trenne Geschäftsausgaben, um Klarheit zu schaffen. Das ist besonders wichtig in Bezug auf Steuererklärungen und Absetzbarkeit.
Inkonsistente Kategorisierung
Wenn Sie oder Ihr Team Ausgaben inkonsistent kategorisieren, kann dies zu Verwirrung bei der Finanzanalyse und Berichterstattung führen. Stellen Sie sicher, dass Sie klare Richtlinien zur Art der Ausgaben und deren Zuordnung im Kontenplan festlegen und dokumentieren.
Korrekt klassifizierte Ausgaben machen die Kontenanalyse schneller und einfacher für Budgetierung und Kostenkontrolle.
Unvollständige Buchhaltung
Der Verzicht auf eine vollständige Erfassung der Ausgaben ist ein schwerwiegender Fehler. Unvollständige Buchhaltung kann zu folgenden und weiteren ernsten Problemen führen:
- Geringere Transparenz
- Verpasste Zahlungen
- Schlechte Beziehungen zu Lieferanten
- Liquiditätsprobleme
- Verpasste steuerliche Abzüge
- Geringeres Vertrauen von Investoren
- Finanzielle Fehlwirtschaft
- Fehlgeschlagene Prüfungen
Wenn ich aus der Implementierung von Buchhaltungssystemen eines gelernt habe, dann, dass vollständige Aufzeichnungen eine gut durchdachte Technologie voraussetzen, die sich mit anderen bestehenden Systemen integrieren lässt.
Unregelmäßige Kontenabstimmungen
Wenn Sie die Ausgabenaufzeichnungen nicht regelmäßig abstimmen, kann dies zu Unstimmigkeiten, Fehlern und einer eingeschränkten Sicht auf die finanzielle Situation Ihres Unternehmens führen.
Nach jedem Monatsende nehme ich mir Zeit, um die Geschäftsausgaben mit Bank- und Kreditkartenabrechnungen abzugleichen, Abweichungen zu erkennen und sicherzustellen, dass alle Ausgaben korrekt verbucht sind. Es lohnt sich.
Durch die Umsetzung effizienter Schritte zur Ausgabenerfassung, die Anwendung bewährter Methoden und das Vermeiden häufiger Fehler können Sie fundierte finanzielle Entscheidungen treffen, die Rentabilität steigern und Ihren Cashflow effektiv steuern.
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