75 % der Unternehmen scheitern – So gelingt Ihnen die Einführung von ERP-Software

Was ist ERP-Software?

Das zentrale Ziel von ERP ist es, ein System aus integrierten und zentralisierten Anwendungen bereitzustellen, das die wichtigsten Geschäftsanforderungen aller Ihrer entscheidenden Abteilungen abdeckt. Zum Beispiel können Sie als CFO am meisten von den Modulen für Buchhaltung, Analytik und das allgemeine Finanzwesen profitieren, die in einer entsprechenden Lösung enthalten sind.

Aber Sie sind nicht der Einzige, der am Ende glücklich sein wird; auch andere Abteilungen profitieren erheblich von der ERP-Implementierung. Zum Beispiel verfügen die meisten ERP-Systeme über zentrale Funktionen, die für Personalwesen, Lieferkettenmanagement und andere Abteilungsbedürfnisse erforderlich sind.

ERP-Software lässt sich üblicherweise in eine von drei Kategorien einteilen, je nach Leistungsfähigkeit und idealem Einsatzbereich.  

• Stufe 1: Diese ERP-Systeme sind am besten für große und komplexe multinationale Unternehmen geeignet. Nutzer in Stufe 1 verfügen im Allgemeinen über mehr als 1.000 Mitarbeitende und einen Jahresumsatz von 500 Millionen $ oder mehr. Stufe 1 Systeme sind zwar kostspielig, bieten dafür aber äußerst leistungsstarke und anpassbare Lösungen für die meisten Geschäftsszenarien. Die bekanntesten Stufe 1 ERPs sind SAP und Microsoft Dynamics 365.
• Stufe 2: Für mittelständische und wachsende Unternehmen können Stufe-2-ERPs eine gute Lösung sein. Sie lassen sich nicht nur schneller implementieren als Stufe-1-Systeme, sondern sind auch preislich günstiger. Oracle NetSuite und Sage Intacct sind Beispiele für Stufe 2 Systeme, die gut zu Unternehmen mit weniger als 1.000 Mitarbeitenden und begrenzter geografischer Reichweite passen.
• Stufe 3: Im Vergleich zu den vorherigen ERP-Stufen existieren Stufe 3 Systeme, um spezielle Probleme von besonders nischigen Branchen wie Lebensmittelproduktion oder Pharmaherstellung zu lösen. Diese Lösungen sind häufig bei einigen Funktionen wie Projektmanagement schwächer ausgestattet, konzentrieren sich jedoch gezielt auf die wichtigsten Bedürfnisse dieser Bereiche. Die Lizenzkosten sind in der Regel niedriger als in den höheren Stufen. Quickbooks ist zum Beispiel eine Lösung der Stufe 3.

Die Geschichte von ERP

ERP-Systeme sind, offen gesagt, mächtige Treiber im Geschäftsleben. Aber so haben sie nicht angefangen—ursprünglich waren ERP-Systeme einzig dazu gedacht, Produktions- und Fertigungsprozesse zu organisieren. Und sehen Sie, wie weit wir heute sind.

Wofür sollte ein ERP-System verwendet werden?

Es gibt viele praktische Anwendungsfälle für ERP-Systeme. Diese ermöglichen es Ihnen unter anderem:

• Lästige Routinetätigkeiten zu automatisieren und Zeit zu sparen.
• Die Unternehmensleistung durch bessere Organisationsrichtlinien und Werkzeuge zu verbessern.
• Arbeitsabläufe zu optimieren, indem eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit gefördert wird und gleichzeitig sichergestellt wird, dass alle die Werkzeuge haben, um ihre Aufgaben effektiv zu erledigen.
• Die Rentabilität durch Zeiteinsparungen und bessere Buchhaltungssoftware-Funktionen zu steigern.
• Umfassendere Daten zu erhalten, die bei Beschaffung, Prognose, Materialbedarfsplanung usw. helfen.
• Die Skalierbarkeit des Geschäfts zu erhöhen, um Wachstum zu ermöglichen (insbesondere für kleine Unternehmen).
• Den Bestand effizient zu verwalten und Geschäftsprozesse zu optimieren.
• Die Entscheidungsfindung, Leadgewinnung und Leadkonvertierung im Vertrieb und Marketing zu verbessern.
• Das Personalmanagement zu verbessern, indem Sie Ihre Mitarbeiterdatenbank mit anderen Berichtsfunktionen und Aktionen verbinden.
• Business Intelligence nutzen, um datenbasierte Entscheidungen zu wichtigen Themen zu treffen.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass ein Enterprise Resource Planning-System nicht die Lösung für alle Probleme Ihres Unternehmens ist. Ein ERP wird ein angeschlagenes Unternehmen nicht schnell aus dem Defizit führen. Tatsächlich kann sogar das Gegenteil der Fall sein. Die Lizenzkosten können mehr als 20.000 $ pro Jahr betragen (am unteren Ende der Preisskala) und die meisten Implementierungen erfordern die Unterstützung von spezialisierten und teuren Beratungsfirmen.

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Welche Arten von ERP-Systemen werde ich antreffen?

Es gibt drei potenzielle ERP-System-Hosting-Typen, aus denen Sie wählen können, wobei jeder seine eigenen Vor- und Nachteile hat. Diese umfassen On-Premises-, Cloud-basierte und hybride ERP-Typen.

On-Premises ERP

Ein On-Premises ERP ist mit einer hohen einmaligen Lizenzgebühr und laufenden Wartungskosten verbunden. Außerdem benötigen Sie die entsprechende Hardware, da diese ERPs auf Ihren eigenen Computern und Servern bei Ihnen vor Ort gehostet werden. Der Vorteil dieser Enterprise Resource Planning-Systeme ist eine maximale Anpassbarkeit und unvergleichliche Datensicherheit. Allerdings sind sie nicht für jedes Unternehmen erschwinglich und erfordern hochqualifizierte interne IT-Ressourcen.

Cloud-basiertes ERP

Cloud-basierte ERPs sind reine Software-as-a-Service (SaaS)-Modelle, bei denen Sie eine Abonnementgebühr für die Nutzung über einen bestimmten Zeitraum (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) zahlen. Die Software wird auf den Servern des Anbieters gehostet und Ihr Unternehmen greift online darauf zu.

Obwohl cloud-basierte ERP-Systeme viele Vorteile bieten – darunter einen niedrigeren Einstiegspreis – sind ihre langfristigen Kosten schwerer kalkulierbar und ihre Datensicherheit ist möglicherweise nicht genauso streng geregelt.

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Hybrides ERP

Ein hybrides ERP kombiniert Elemente von Cloud-basierten und On-Premises ERP-Lösungen. Die jeweiligen Vor- und Nachteile hängen davon ab, welche Aspekte der jeweiligen Hosting-Typen genutzt werden.

Wie man ERP-Software nutzt

Unabhängig vom gewählten Typ ist der Erwerb von ERP-Software eine erhebliche Investition für Ihr Unternehmen – sowohl zeitlich als auch finanziell – und Investitionen, die Sie nicht verschwenden sollten. Um den größtmöglichen Nutzen aus ERP-Software zu ziehen, sollten Sie wissen, warum Sie diese benötigen und wie Sie sie effektiv einsetzen.

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um die größten Vorteile aus Ihrem neuen ERP-System zu ziehen.

Geschäftsprozesse überprüfen

Beim Aufbau einer ERP-Strategie ist dies der erste Schritt, den Sie bedenken sollten. Welche Geschäftsprozesse bedürfen der stärksten Verbesserung? Welche Probleme möchten Sie durch die Einführung einer ERP-Plattform in Ihrem Unternehmen lösen? Diese Fragen sind entscheidend, wenn Sie das richtige ERP für Ihr Unternehmen auswählen möchten.

Sie können diese Fragen beantworten, indem Sie einen vollständigen Überblick über die bestehende Unternehmensführung, Abläufe und Kennzahlen Ihres Unternehmens erstellen – sowohl unternehmensweit als auch abteilungsspezifisch. Sobald Sie Schwachstellen identifiziert haben, die verbessert werden könnten, erstellen Sie einen Bericht, auf den Sie später zurückgreifen können, um die Tauglichkeit des ausgewählten ERPs zu beurteilen.

Fokus auf Datenqualität

Ihr neues ERP-Softwaresystem stellt Ihnen viele wertvolle Daten zur Verfügung, die helfen, fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Um jedoch die volle Genauigkeit zu erzielen, sollten Sie einige Zeit darauf verwenden, die Art der von Ihrem neuen System generierten Daten zu verfeinern. Besonderes Augenmerk sollten Sie auf den Bereich Finanzberichterstattung legen.

Sie sollten außerdem sicherstellen, dass auch andere Abteilungen in Ihrem Unternehmen ihre Datenpräferenzen korrekt einstellen. Es ist sinnvoll, im Vorfeld eine Besprechung des Führungsteams abzuhalten, um zu diskutieren, wie exakte Datenparameter aussehen sollten. Das Einrichten der Parameter ist deutlich einfacher, als sie nach einem Fehler zu korrigieren.

Passen Sie Ihre ERP-Software an

Sofern Sie sich nicht für eine vollständig individuell entwickelte ERP-Lösung entschieden haben, werden Sie sich entweder für eine Out-of-the-Box-Lösung oder ein Onboarding mit einer Auswahl verschiedener Module entscheiden.

Analysieren Sie die enthaltenen Module, entscheiden Sie, welche Sie verwenden werden, und passen Sie deren Optionen an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Als CFO sollten Sie besonders auf die Module für Fakturierung, Buchhaltung, Inventar und Einkauf achten. Im Folgenden finden Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten, um die Sie sich vor der ersten Verwendung Ihres ERPs kümmern sollten.

Fakturierung

• Richten Sie Ihre Rechnungsoptionen ein (und denken Sie daran, die Rechnungen Ihres Unternehmens individuell an Ihr Branding anzupassen).
• Wenn Sie im E-Commerce tätig sind, stellen Sie sicher, dass die Website Ihres Unternehmens mit Ihrem Abrechnungssystem verbunden ist.
• Stellen Sie sicher, dass alle entsprechenden Back-Office-Mitarbeiter Zugang zu Abrechnungs- und Zahlungsinformationen haben.
• Automatisieren Sie Routinetätigkeiten wie das Nachfassen von Rechnungen per E-Mail oder wiederkehrende Abbuchungen.

Buchhaltung

• Passen Sie Ihren Bereich für Verbindlichkeiten nach Bedarf an.
• Optimieren Sie Ihr Reporting für Finanzdaten und Analysen.
• Überprüfen Sie die Jahresabschlüsse Ihres Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie alle notwendigen Informationen enthalten, um GAAP- oder IFRS-konform zu sein.

Bestandsmanagement

• Entscheiden Sie, ob Sie eine ERP-Integration zur Verbindung mit bestehender Bestandsmanagement-Software nutzen möchten oder ob das ERP diese Software ersetzen soll.
• Passen Sie Ihr Dashboard für die Auftragsverwaltung an.
• Bestimmen Sie, wie Tabellenkalkulationen erstellt werden, wenn sie zur Überprüfung exportiert werden.
• Wenn Sie ein E-Commerce-Unternehmen betreiben, stellen Sie sicher, dass Ihr aktueller Bestand mit Ihren Live-Verkäufen verknüpft ist.

Einkauf

• Stellen Sie sicher, dass die Lieferantenverfolgung eingerichtet ist, und passen Sie die Felder bei Bedarf an.
• Stellen Sie sicher, dass der Einkauf in die Berichte zu Betriebskosten einfließt.
• Wenn Sie ein physisches Produkt haben, verknüpfen Sie Lagerbestand und Einkauf, damit Sie genau wissen, wann relevante Einkäufe zu tätigen sind.

ERP-Nutzung – Best Practices

Wenn Sie die obigen Schritte befolgt haben, werden Sie ein umfassendes ERP-System einrichten, das Ihr Team unterstützt; allerdings müssen Sie auch sicherstellen, dass die Implementierung, Akzeptanz und Lebensdauer des Systems im Fokus stehen.

Hier sind einige der wichtigsten Punkte, die Sie verfolgen sollten, wenn Sie einen langfristigen ERP-Erfolg sicherstellen möchten.

So machen Sie Ihre ERP-Software zukunftssicher

Das ERP, das Ihr Unternehmen heute benötigt, ist nicht zwangsläufig dasselbe, das Sie in fünf Jahren benötigen werden. Daher sollten Sie nach einem Enterprise Resource Planning-System suchen, das mit Ihrem Unternehmen wächst und sich verändert – und nicht stagniert und veraltet.

Am einfachsten finden Sie heraus, ob Ihre ERP-Software zukunftssicher ist, indem Sie bereits vor dem Kauf Fragen stellen. Sprechen Sie mit einem Vertreter des Anbieters und fragen Sie Folgendes:

• Welche neuen Funktionen sind geplant oder in Entwicklung? Wann kann ich mit der Einführung dieser neuen Funktionen rechnen?
• Wie sieht die Roadmap des Anbieters kurzfristig und langfristig aus?
• Wie häufig wird die Software aktualisiert?
• Plant der Anbieter, künftig weitere Integrationen oder Anpassungsoptionen bereitzustellen?

Ein guter ERP-Anbieter sollte diese Fragen detailliert beantworten können. Sie sollten hören, dass viele zukünftige Verbesserungen geplant sind. Zudem ist es sinnvoll, ein ERP mit regelmäßigen Software-Updates zur Einhaltung von Compliance und Datenschutz einzusetzen.

Mit bestehenden Systemen integrieren

Wenn Sie Systeme haben, die Sie auch nach der Einführung des ERPs weiterhin nutzen möchten, stellen Sie sicher, dass diese integriert werden können. Wenn Sie diese nicht vollständig durch Ihr ERP ersetzen, empfiehlt es sich beispielsweise, Ihr bereits vorhandenes Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management oder Ihre Marketing-Software zu integrieren.

Benutzerfreundlichkeit schaffen

Eine hervorragende Möglichkeit, Ihr ERP-System benutzerfreundlich zu gestalten, ist die Nutzung mobiler Apps. Menschen möchten heute alles unkompliziert zur Hand haben – im Berufs- wie im Privatleben. Wenn Ihre ERP-Software mobil verfügbar ist, wird sie für alle Beteiligten leichter nutzbar.

Weitere Stakeholder bestimmen

Schulungen sind etwas, das Sie keinesfalls vernachlässigen sollten (auch wenn es viele Unternehmen tun). Gehen Sie hierarchisch vor, indem Sie wichtige Stakeholder in den jeweiligen Abteilungen festlegen und zuerst schulen, damit sie anschließend als Multiplikatoren für die restlichen Mitarbeitenden fungieren können.

Kostenersparnisse und ROI überwachen

Als CFO werden Sie die finanziellen Einsparungen durch die Einführung neuer Technologien systematisch analysieren wollen – und die mithilfe Ihres neuen ERP gewonnenen Daten helfen dabei. Analysieren Sie die Daten aus der Zeit vor der Implementierung, um herauszufinden, wie viele Arbeitsstunden und Ressourcen benötigt wurden, um bestimmte Aufgaben zu meistern. Vergleichen Sie dies mit dem Zeitaufwand nach der Einführung des ERPs, um zu ermitteln, wie viel Zeit eingespart wurde und welchen fortlaufenden marginalen Nutzen Ihr Unternehmen dadurch erzielt.

Bringen Sie Ihre ERP-Software für Sie zum Arbeiten

Die richtige Implementierung von ERP-Software hat das Potenzial, Ihr Unternehmen voranzubringen und eine Zukunft mit kontinuierlichem Wachstum und steigenden Gewinnen zu ermöglichen. Ihr Unternehmen kann von Kosteneinsparungen, Gewinnsteigerungen, effizienteren Abläufen, besserer Kommunikation, verbesserter Zusammenarbeit und vielem mehr profitieren.