So nutzen Sie ERP-Software erfolgreich: Ein umfassender Leitfaden
Leider haben Sie richtig gelesen – laut Gartner "scheitern 55–75 % der ERP-Projekte oder erreichen nicht ihre angestrebten Ziele."
Angesichts der Zeit und des Kapitals, die in die ERP-Einführung investiert werden, sowie der Vorteile, die ERP-Software Unternehmen bietet, ist dies eine enorme (und enttäuschende) Statistik.
Deshalb ist es für Finanzfachleute und Führungskräfte entscheidend zu lernen, wie man ERP-Software richtig nutzt. Als CFO ist ein Enterprise Resource Planning System eines Ihrer leistungsstärksten Werkzeuge. Eine Kombination aus automatisierter Wiedererfassung von Transaktionen, Echtzeitdaten und anpassbaren Dashboards ermöglicht es Ihnen, ein umfassendes Verständnis für die finanzielle Gesundheit und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu erlangen.
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Was ist ERP-Software?
Das zentrale Ziel von ERP ist es, ein System integrierter und zentralisierter Anwendungen bereitzustellen, das die wichtigsten Geschäftsanforderungen aller entscheidenden Abteilungen abdeckt. Als CFO profitieren Sie beispielsweise besonders von den Modulen für Buchhaltung, Analysen und Finanzmanagement, die Sie in einer Lösung finden können.
Doch Sie sind nicht die oder der Einzige, die/der davon profitieren wird; auch andere Abteilungen werden bedeutend von der Einführung eines ERP-Systems profitieren. Die meisten ERP-Softwares bieten wichtige Funktionen, die für Personalmanagement, Lieferkettenmanagement und weitere Abteilungsbedürfnisse erforderlich sind.
ERP-Software lässt sich üblicherweise anhand ihrer Leistungsfähigkeit und ihres idealen Einsatzzwecks in drei Kategorien einteilen.
- Stufe 1: Diese ERPs eignen sich am besten für große und komplexe multinationale Unternehmen. Nutzer von ERP-Lösungen auf Stufe 1 haben in der Regel mehr als 1.000 Beschäftigte und einen Jahresumsatz von 500 Millionen $ oder mehr. Systeme dieser Stufe sind sehr kostspielig, bieten aber auch außerordentlich umfangreiche Lösungen und Konfigurationsmöglichkeiten, um die meisten Geschäftsszenarien abzudecken. Die bekanntesten Stufe-1-ERPs sind SAP und Microsoft Dynamics 365.
- Stufe 2: Für mittelständische und wachsende Unternehmen kann ein ERP der Stufe 2 eine gute Lösung sein. Sie lassen sich nicht nur schneller implementieren als Stufe-1-Lösungen, sondern sind auch preislich günstiger. Oracle NetSuite und Sage Intacct sind Beispiele für Stufe-2-Lösungen, die für Unternehmen mit weniger als 1.000 Mitarbeitenden und begrenzter geographischer Präsenz geeignet sind.
- Stufe 3: Im Vergleich zu den vorherigen Stufen sind ERP-Lösungen der Stufe 3 für sehr spezialisierte Branchen konzipiert, beispielsweise die Lebensmittelherstellung oder die pharmazeutische Industrie. Diese Lösungen bieten oft weniger Funktionen z. B. im Projektmanagement, konzentrieren sich aber auf die wichtigsten Anforderungen dieser Branchen. Sie sind in der Regel günstiger zu lizenzieren als Systeme der höheren Stufen. Quickbooks ist ein Beispiel für eine solche Stufe-3-Lösung.
Wofür sollte ein ERP-System genutzt werden?
ERP-Systeme bieten zahlreiche praxisnahe Anwendungsmöglichkeiten, mit denen Sie zum Beispiel:
- Lästige Routinetätigkeiten automatisieren und so Zeit sparen.
- Die Betriebsleistung Ihres Unternehmens steigern, indem Sie Organisationsrichtlinien und Tools verbessern.
- Arbeitsabläufe optimieren, indem Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützen und dafür sorgen, dass jeder die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung hat, um seine Aufgabe effektiv zu erfüllen.
- Die Rentabilität durch Zeitersparnis und bessere Buchhaltungssoftware-Funktionen erhöhen.
- Detailliertere Daten erhalten, um Beschaffung, Prognosen, Materialbedarfsplanung usw. zu unterstützen.
- Die Skalierbarkeit Ihres Unternehmens für Wachstum steigern (besonders für kleine Firmen).
- Bestände effektiv verwalten und Geschäftsabläufe optimieren.
- Die Entscheidungsfindung, Lead-Erfassung und Lead-Umwandlung in Vertrieb und Marketing verbessern.
- Das Personalmanagement optimieren, indem Sie Ihre Personaldatenbank mit anderen Berichtsfunktionen und Aktionen verbinden.
- Business Intelligence nutzen, um datengestützte Entscheidungen zu wichtigen Themen zu treffen.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass ein Enterprise Resource Planning-System nicht die Lösung für alle Probleme Ihres Unternehmens ist. Ein ERP-System wird ein angeschlagenes Unternehmen nicht schnell aus dem Defizit holen. Tatsächlich kann sogar das Gegenteil der Fall sein. Die Lizenzierungskosten können sich auf über 20.000 $ pro Jahr belaufen (und das ist das untere Ende der Preisspanne), und für die meisten Implementierungen ist die Unterstützung durch spezialisierte, teure Unternehmen erforderlich.
Welche Arten von ERP-Systemen werde ich antreffen?
Es gibt drei potenzielle Bereitstellungsarten von ERP-Systemen, aus denen Sie wählen können, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen. Dazu zählen On-Premises-, Cloud-basierte und hybride ERP-Modelle.
On-Premises ERP
Ein On-Premises ERP zieht hohe Anfangslizenzkosten sowie laufende Wartungskosten nach sich. Außerdem benötigen Sie die entsprechende Hardware, da diese ERP-Systeme auf Ihren Rechnern und Servern in Ihrem Unternehmen gehostet werden. Der Vorteil dieser Enterprise Resource Planning-Systeme liegt in der maximalen Anpassungsfähigkeit und einer unvergleichlichen Datensicherheit. Allerdings sind sie nicht für jedes Unternehmen bezahlbar und erfordern hoch qualifizierte interne Technikressourcen.
Cloud-basiertes ERP
Cloud-basierte ERP-Systeme basieren rein auf dem Software-as-a-Service-(SaaS)-Modell, bei dem Sie für die Nutzung über einen bestimmten Zeitraum (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) eine Abonnementgebühr zahlen. Die Software wird auf den Rechnern des Anbieters gehostet und Ihr Unternehmen greift online darauf zu.
Obwohl cloud-basierte ERP-Systeme viele Vorteile bieten — darunter auch einen niedrigeren Einstiegspreis — sind die langfristigen Kosten schwerer zu berechnen und die Datensicherheit ist möglicherweise nicht so rigoros.
Hybrides ERP
Ein hybrides ERP kombiniert Elemente aus Cloud-basierten und On-Premises-ERP-Lösungen. Die Vor- und Nachteile variieren je nachdem, welche Aspekte der einzelnen Bereitstellungsarten genutzt werden.
Wie Sie ERP-Software nutzen
Unabhängig vom gewählten Typ ist die Anschaffung von ERP-Software eine bedeutende Investition für Ihr Unternehmen – sowohl was Zeit als auch Kapital betrifft. Investitionen, die Sie sich nicht verschwenden lassen können. Um die größten Vorteile von ERP-Software zu erzielen, sollten Sie wissen, warum Sie diese benötigen und wie Sie sie effektiv einsetzen.
Folgen Sie den nachstehenden Schritten, um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrem neuen ERP-System zu ziehen.
Überprüfen Sie Ihre Geschäftsprozesse
Wenn Sie eine ERP-Strategie entwickeln, ist dies der erste Punkt, den Sie berücksichtigen müssen. Welche Geschäftsprozesse bedürfen der größten Verbesserung? Welche Probleme möchten Sie durch die Einführung einer ERP-Plattform in Ihrem Unternehmen lösen? Diese Fragen sind ausschlaggebend, wenn Sie das richtige ERP für Ihr Unternehmen auswählen.
Sie können diese Fragen beantworten, indem Sie einen vollständigen Überblick über das aktuelle Geschäftsmanagement, die Prozesse und Kennzahlen (sowohl unternehmensweit als auch abteilungsspezifisch) Ihres Unternehmens durchführen. Sobald Sie Schwachpunkte identifiziert haben, die verbessert werden sollten, erstellen Sie einen Bericht, auf den Sie später zurückgreifen können, um die Eignung des neuen ERP-Systems zu bewerten.
Fokus auf Datenqualität
Ihr neues ERP-Softwaresystem wird eine Menge wertvoller Daten liefern, mit denen Sie fundiertere Geschäftsentscheidungen treffen können. Damit diese jedoch vollständig korrekt sind, müssen Sie etwas Zeit aufwenden, um die Arten von Daten, die Ihr neues System generiert, zu optimieren. Achten Sie besonders auf den Bereich Finanzberichterstattung.
Sie sollten außerdem sicherstellen, dass auch andere Abteilungen im Unternehmen ihre Datenpräferenzen entsprechend einstellen. Es ist ratsam, ein Treffen des Führungsteams abzuhalten, um zu besprechen, wie präzise Datenparameter aussehen sollten, bevor Sie mit dem System starten. Das Einrichten von Datenparametern ist wesentlich einfacher als die spätere Korrektur nach einem Fehler.
Passen Sie Ihre ERP-Software an
Es sei denn, Sie entscheiden sich für die Komplettentwicklung eines maßgefertigten ERP-Systems, werden Sie sich ein "Out-of-the-Box"-System oder eine Onboarding-Lösung mit verschiedenen auswählbaren Modulen ansehen.
Sie sollten die enthaltenen Module analysieren, entscheiden, welche Sie nutzen möchten, und dann die Modulauswahl auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Als CFO liegt Ihr Fokus insbesondere auf den Modulen für Abrechnung, Buchhaltung, Lagerhaltung und Einkauf. Nachfolgend habe ich eine Checkliste der wichtigsten Aspekte erstellt, die Sie vor Ihrer ersten Nutzung eines ERP-Systems beachten sollten.
Abrechnung
- Richten Sie Ihre Abrechnungsoptionen ein (und denken Sie daran, die Rechnungen Ihres Unternehmens individuell an Ihr Branding anzupassen).
- Wenn Sie im E-Commerce tätig sind, stellen Sie sicher, dass die Website Ihres Unternehmens mit Ihrem Abrechnungssystem verbunden ist.
- Stellen Sie sicher, dass alle entsprechenden Backoffice-Mitarbeitenden Zugriff auf Abrechnungs- und Zahlungsinformationen haben.
- Automatisieren Sie Routinetätigkeiten wie Nachfass-E-Mails zur Rechnungsstellung oder wiederkehrende Abbuchungen.
Buchhaltung
- Passen Sie Ihren Kreditorenbereich nach Bedarf an.
- Optimieren Sie Ihre Finanzdaten und Analyseberichte.
- Überprüfen Sie die Finanzberichte Ihres Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie alle notwendigen Informationen für die Einhaltung von GAAP oder IFRS enthalten.
Bestandsverwaltung
- Entscheiden Sie, ob Sie eine ERP-Integration verwenden möchten, um mit vorhandener Bestandsverwaltungssoftware zu verbinden, oder ob das ERP diese Software ersetzen soll.
- Passen Sie Ihr Dashboard zur Auftragsverwaltung individuell an.
- Passen Sie an, wie Tabellenkalkulationen erstellt werden, wenn sie zur Überprüfung abgerufen werden.
- Bei einem E-Commerce-Unternehmen: Stellen Sie sicher, dass Ihr aktueller Lagerbestand mit Ihren Live-Verkäufen verknüpft ist.
Einkauf
- Stellen Sie sicher, dass die Lieferantenverfolgung eingerichtet ist und passen Sie die Felder bei Bedarf individuell an.
- Stellen Sie sicher, dass der Einkauf in die Berichte über die operativen Kosten einbezogen wird.
- Wenn Sie ein physisches Produkt haben, verknüpfen Sie Lagerbestand und Einkauf, sodass Sie genau wissen, wann relevante Einkäufe getätigt werden müssen.
ERP-Anwendung – Best Practices
Wenn Sie die oben genannten Schritte befolgt haben, schaffen Sie ein umfassendes ERP-System, das Ihrem Team Vorteile bringt; damit dies gelingt, müssen jedoch auch die Implementierung, Akzeptanz und Langlebigkeit des Systems berücksichtigt werden.
Hier sind einige der wichtigsten Punkte, die Sie im Blick behalten sollten, wenn Sie langfristigen ERP-Erfolg sicherstellen wollen.
Machen Sie Ihr ERP-System zukunftssicher
Das ERP, das Ihr Unternehmen heute benötigt, ist möglicherweise nicht das, das Sie in fünf Jahren brauchen. Das bedeutet, dass Sie nach einem System für die Unternehmensressourcenplanung suchen sollten, das mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich weiterentwickeln kann – und nicht stehenbleibt und veraltet.
Am einfachsten können Sie feststellen, ob Ihre ERP-Software zukunftssicher ist, indem Sie vor dem Erstkauf Fragen stellen. Sprechen Sie mit einem Vertriebsmitarbeitenden des Anbieters und klären Sie folgende Fragen:
- Welche neuen Funktionen sind geplant oder in Entwicklung? Wann kann ich mit deren Veröffentlichung rechnen?
- Wie sieht die Roadmap des Anbieters kurzfristig aus? Und langfristig?
- Wie oft wird die Software aktualisiert?
- Plant der Anbieter, künftig weitere Integrationen oder Anpassungsoptionen bereitzustellen?
Ein guter ERP-Anbieter sollte diese Fragen detailliert beantworten können. Sie sollten hören, dass viele zukünftige Verbesserungen geplant sind. Zudem möchten Sie ein ERP mit regelmäßigen Software-Updates für Compliance und Datensicherheit einsetzen.
Mit bestehenden Systemen integrieren
Wenn Sie Systeme haben, die Sie auch nach Ihrer ERP-Einführung weiterhin nutzen möchten, stellen Sie sicher, dass diese integrierbar sind. Falls Sie diese nicht vollständig durch Ihr ERP ersetzen, kann es sinnvoll sein, Ihr bestehendes Customer Relationship Management (CRM), Ihr Supply Chain Management oder Ihre Marketingsoftware zu integrieren.
Leichte Bedienbarkeit gewährleisten
Eine hervorragende Maßnahme, um Ihr ERP-System benutzerfreundlich zu machen, ist die Nutzung von mobilen Apps. Heute möchten Menschen – geschäftlich wie privat – alles schnell und einfach zur Hand haben. Indem Sie sicherstellen, dass Ihre ERP-Software auf mobilen Geräten nutzbar ist, erleichtern Sie allen Beteiligten den Zugang.
Andere Beteiligte identifizieren
Schulungen sind ein Punkt, den Sie nicht vernachlässigen dürfen (obwohl es viele Unternehmen tun). Gehen Sie das Thema systematisch an: Identifizieren Sie die wichtigsten Ansprechpartner in den jeweiligen Abteilungen und schulen Sie diese, damit sie später alle weiteren Mitarbeiter einweisen können.
Kostenersparnisse und ROI überwachen
Als CFO sollten Sie die finanziellen Einsparungen durch die Implementierung neuer Technologien systematisch auswerten – die im neuen ERP gewonnene Datenbasis hilft Ihnen dabei. Vergleichen Sie die Arbeitszeit und Ressourcen, die vor der Einführung benötigt wurden, um Aufgaben zu erledigen, mit dem Zeitaufwand nach der Implementierung. So erkennen Sie, wie viel Zeit eingespart wurde und welchen laufenden Margennutzen Ihr Unternehmen daraus zieht.
Bringen Sie Ihr ERP dazu, für Sie zu arbeiten
Die richtige Implementierung von ERP-Software hat das Potenzial, Ihr Unternehmen voranzubringen – hin zu einer Zukunft, in der stetiges Wachstum und steigende Gewinne Wirklichkeit werden. Ihr Unternehmen kann von Kosteneinsparungen, Gewinnsteigerungen, optimierten Abläufen, besserer Kommunikation, verbesserter Zusammenarbeit und vielem mehr profitieren.
