ERP-Berichterstattung: So konzentrieren Sie sich auf die nützlichsten Daten
Systeme zur Unternehmensressourcenplanung enthalten riesige Mengen wertvoller Daten, die über eine breite Palette von Geschäftsbereichen und Abteilungen hinweg erfasst werden, darunter Finanzen, Betrieb, Marketing, Personalwesen und mehr. Diese Geschäftsanalytik ist jedoch nur dann nützlich, wenn Sie über einen leistungsfähigen ERP-Berichtsprozess verfügen, um diese Daten zu extrahieren, zu organisieren und darzustellen und so Ihre Entscheidungsprozesse zu informieren und zu verbessern.
Lesen Sie weiter, um mehr über die Entwicklung einer leistungsfähigen ERP-Berichtsstrategie zu erfahren – von Best Practices bis hin zu häufigen Fallstricken, die es zu vermeiden gilt.
Was ist ERP-Berichterstattung?
ERP-Berichterstattung ist ein Prozess, bei dem Daten aus der ERP-Datenbank Ihrer Organisation extrahiert, verarbeitet und durch Diagramme, Grafiken und andere Datenberichtstools dargestellt werden, die von den wichtigsten Entscheidungsträgern und Interessengruppen in Ihrer Organisation leicht verstanden werden können.
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Diese Berichte dienen dazu, wichtige ERP-Daten zu wichtigen Leistungsindikatoren (KPIs) und anderen bedeutenden Trends darzustellen, die durch Ihre ERP-Lösungen ermittelt wurden. Finanzvorstände (CFOs) verwenden ERP-Berichte beispielsweise häufig, um finanzielle Trends zu erkennen, die über die übergeordneten Erkenntnisse einer Gewinn- und Verlustrechnung oder Bilanz hinausgehen.
Die ERP-Berichterstattung kann detailliertere Erkenntnisse zu aktuellen Trends bei Umsätzen oder Ausgaben liefern und vom CFO dazu verwendet werden, Finanzprognosen auf Grundlage der aktuellen Geschäftsbedingungen zu erstellen.
Vorteile einer ordnungsgemäßen ERP-Berichterstattung
Mehr Informationen sind immer eine gute Sache. Aber wie Sie diese Informationen nutzen, kann den entscheidenden Unterschied machen.
Die Datenerkenntnisse, die eine gut konzipierte ERP-Berichtsstrategie bietet, können Ihrem Unternehmen dabei helfen, unnötige Kosten und andere Ineffizienzen zu reduzieren, die andernfalls in Ihrer Organisation unbemerkt bleiben würden. Hier sind vier Möglichkeiten, wie ERP jedem Unternehmen Vorteile bieten kann:
1. Zentralisierte Daten aus einer einzigen verlässlichen Quelle
Wenn ein ERP-System ordnungsgemäß implementiert wurde, zentralisiert es alle Organisationsdaten in einem zentralen Speicher. Die ERP-Berichterstattung kann diese Informationen dann nutzen, um Berichte auf Grundlage präziser Daten zu erstellen und eine umfassende Berichterstattung zu ermöglichen, die nicht durch Datensilos oder widersprüchliche Daten aus verschiedenen Abteilungen beeinträchtigt wird.
Statt sich durch riesige Datenmengen zu arbeiten, könnte ein CFO ERP-Informationen nutzen, um Ausgaben zu bewerten, Erkenntnisse zur Umsatzgenerierung zu gewinnen und andere Finanzdatenpunkte in der gesamten Organisation schnell und präzise zu analysieren.
2. Automatisierte Prüfung der Regelkonformität und Berichterstattung
Mit dem Wachstum von Organisationen kann die Sicherstellung der Regelkonformität äußerst zeitaufwendig werden. Wenn Sie über ein leistungsfähiges ERP-Berichtssystem verfügen, wird diese Belastung erheblich verringert.
ERP-Berichtssysteme können prüfbare Aufzeichnungen sowie regelbasierte, automatisierte Berichte nutzen, um sicherzustellen, dass die Regelkonformität engmaschig überwacht und kontrolliert wird.
In einer Branche wie der Fertigung oder Luftfahrt, in der das Management menschlicher Arbeitskräfte aus Sicherheitsgründen strengen Vorschriften unterliegen kann, kann die ERP-Berichterstattung automatisierte Aktivitätsprotokolle erstellen, die diese Aktivitäten dokumentieren und die Organisation auf mögliche Fälle von Nichteinhaltung hinweisen.
3. Erkenntnisse in Echtzeit
Von einem ERP-System erzeugte Daten können an einem zentralen Ort erfasst und in Echtzeit über Berichtsdashboards verarbeitet werden. Bestandsmengen, Energieverbrauch und Fertigungsleistung sind nur einige Beispiele dafür, wie Organisationen aktuelle Informationen nutzen können, um ihre Geschäftsentscheidungen zu steuern.
Ein hoher Energieverbrauch kann die Organisation dazu veranlassen, ihre Aktivitäten zu reduzieren und die mögliche Ursache für diesen Anstieg zu untersuchen – aber natürlich werden Sie nichts ändern, wenn niemand davon weiß.
4. Langfristige Kosteneinsparungen
ERP-Berichte können Erkenntnisse liefern und strategische Prognosen unterstützen, die Führungskräften dabei helfen, ihre internen Ressourcen besser zu nutzen und zu verwalten.
Personal, Energieverbrauch, Lieferkettenmanagement und Prozessabläufe können allesamt von einer besseren Verwaltung und Optimierung profitieren, die durch ERP-Berichterstattung ermöglicht wird. Führungskräfte können die gesamte Organisation überblicken, um ineffiziente Abläufe, überhöhte Ausgaben und andere Formen der Verschwendung zu erkennen und zu beheben.
Mit der Zeit kann die ERP-Berichterstattung Ihrer Organisation dabei helfen, kosteneffizienter zu wirtschaften, die Gewinnmargen zu verbessern und nachhaltige Abläufe zu ermöglichen.
Wer ist am ERP-Berichterstattungsprozess beteiligt?
Von den praktisch mit dem Berichtswesen befassten Mitarbeitenden bis hin zu den Entscheidungsträgern benötigt ein leistungsfähiges ERP-Berichtssystem die Beteiligung und Zustimmung einiger wichtiger Rollen.
Hier ist das Team, das Sie zusammenbringen müssen, um den vollen Nutzen der ERP-Berichterstattung in Ihrer Organisation zu realisieren:
Leitung der ERP-Berichterstattung (leitende Führungskraft)
Diese Person – die häufig der CFO ist, aber auch eine vom CFO beauftragte Projektleitung für ein spezielles Projekt sein kann – ist für die Leitung des ERP-Berichtssystems verantwortlich. Die Person in dieser Rolle legt die strategischen Ziele des Berichtssystems fest, beaufsichtigt die Analysten direkt und kommuniziert mit Führungskräften, um Unterstützung bei der Interpretation von Berichten zu bieten.
Im Laufe der Zeit ist diese Person außerdem dafür verantwortlich, die Strategie für die ERP-Berichterstattung an die Bedürfnisse der Organisation anzupassen.
Führungsebene (C-Suite)
Führungskräfte der C-Suite sind direkt an der Bewertung von ERP-Berichten und der Einbeziehung dieser Erkenntnisse in ihre strategischen Entscheidungen beteiligt. Außerdem arbeiten diese Führungskräfte mit der Leitung des Berichtssystems zusammen, um KPIs festzulegen und den Zweck der ERP-Berichte zu definieren.
ERP-Datenanalyst
Analysten arbeiten an vorderster Front der ERP-Berichterstattung und stellen sicher, dass Daten ordnungsgemäß mit Berichtswerkzeugen geteilt und anschließend in verständliche Berichte übersetzt werden. Diese Rolle ist maßgeblich an der Erstellung der von Führungskräften und anderen Beteiligten verwendeten Berichte beteiligt.
Diese Analysten müssen die Ziele der ERP-Berichterstattung verstehen, angefangen bei den Datenpunkten, die innerhalb Ihrer Organisation höchste Priorität haben.
IT-Unterstützung
Je nach Software-, Sicherheits- und anderen IT-bezogenen Anforderungen können mehrere IT-Mitarbeitende an der Einrichtung und Wartung des ERP-Berichtssystems beteiligt sein. Diese Personen spielen eine größere Rolle bei der Einrichtung des Berichtssystems sowie bei der Konfiguration sämtlicher Software und Werkzeuge, um ERP-Daten ordnungsgemäß zu extrahieren und zu verarbeiten.
Endbenutzer
Während Führungskräfte ERP-Berichte zur Unterstützung strategischer Entscheidungen verwenden, können zahlreiche Rollen innerhalb einer Organisation regelmäßig auf diese Berichte zurückgreifen, um ihre täglichen Aktivitäten zu planen.
- Fachkräfte der Lieferkette können ERP-Berichte verwenden, um die Lieferketten des Unternehmens zu überwachen und zu verwalten.
- Produktionsleiter können Berichte verwenden, um die Arbeitsbedingungen einschließlich des Energieverbrauchs und der Sicherheit am Arbeitsplatz zu überwachen.
- Compliance-Fachkräfte, einschließlich externer Aufsichtsbehörden, können Prüfungen heranziehen, um die Einhaltung verschiedener Vorschriften zu bewerten.
So erstellen Sie eine ERP-Berichterstattungsstrategie
Sie verstehen die Ziele und haben die für Ihre Berichterstattungsstrategie erforderlichen Schlüsselrollen identifiziert. Nun ist es an der Zeit für eine praxisnahe Anleitung, wie Sie Ihren ERP-Berichterstattungsprozess erfolgreich einrichten.
Das müssen Sie tun:
1. KPIs und andere Ziele definieren
Ein klar begrenzter Umfang führt zu den besten Ergebnissen – insbesondere, wenn Sie gerade erst damit beginnen, Ihre ERP-Berichterstattungsstrategie auf den Weg zu bringen.
Identifizieren Sie klare KPIs und andere Ziele, die Sie mit Ihren ERP-Berichten erreichen möchten, und stellen Sie sicher, dass Sie genau verstehen, wie diese Kennzahlen in Ihre übergeordnete Geschäftsstrategie einfließen.
Ihre Organisation zu höherer Kosteneffizienz führen
Nehmen wir an, Ihre Organisation möchte kosteneffizienter werden, insbesondere angesichts schwierigerer wirtschaftlicher Zeiten. Die ERP-Berichterstattung ist eine hervorragende Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen, solange es als Orientierung für Ihre Strategie dient.
Kommunizieren Sie mit allen Beteiligten, um sicherzustellen, dass Einigkeit über dieses Ziel besteht, und konzentrieren Sie sich auf die Erfassung von Daten und Trends, die für dieses Ziel relevant sind.
2. Erwartungen an die Einbindung der Interessengruppen festlegen
Schaffen Sie die Voraussetzungen für den Erfolg Ihrer Interessengruppen – und stellen Sie sicher, dass jeder die Bedeutung seiner Rolle kennt. Jede beteiligte Person muss genau verstehen, wie sie zum Erfolg des Berichtssystems beiträgt, und wissen, was sie genau tun soll.
Werden Sie zum Dirigenten
Arbeiten Sie direkt mit jeder beteiligten Person zusammen, um klare Erwartungen hinsichtlich des Zeitpunkts ihrer Aufgaben und der Häufigkeit der Kommunikation festzulegen.
In den meisten Fällen müssen diese Erwartungen auch mit bestehenden Verantwortlichkeiten in Einklang gebracht werden. Daher ist es wichtig, im Verlauf realistische Erwartungen zu setzen.
3. Ein ERP-Berichtstool auswählen und integrieren
Einige ERP-Plattformen bieten bereits die benötigten Tools zum Erstellen eines ERP-Berichtssystems. In anderen Fällen möchten Sie möglicherweise ein externes Berichtstool auswählen.
Eine reibungslose Softwareintegration sicherstellen
Wenn Sie ein Berichtstool mit Ihrem bestehenden ERP verbinden möchten, muss Ihr IT-Personal sicherstellen, dass dieses Tool ordnungsgemäß in Ihre bestehende ERP-Plattform integriert und konfiguriert wird. Arbeiten Sie mit Ihrem IT-Personal zusammen, um diese Integration zu überprüfen, bevor Sie im Prozess fortfahren.
4. Daten und Ihren Datenextraktionsprozess validieren
Qualitativ hochwertige Daten bilden die Grundlage einer starken ERP-Analyse-Strategie. Ihre Berichtsanalyse sollte das Berichtssystem einer gründlichen Prüfung unterziehen – also einem Prozess der Datenvalidierung, Datenbereinigung und anderer relevanter Testverfahren –, um sicherzustellen, dass Ihr System für die ordnungsgemäße Erfassung und Verarbeitung von ERP-Daten konfiguriert ist.
Datenverwaltung und Dateneigentum bereinigen
Der Validierungsprozess kann Probleme im Zusammenhang mit Dateneigentum und Datenverwaltung aufdecken, die behoben werden müssen, bevor das ERP-Berichtssystem in Betrieb gehen kann. Arbeiten Sie mit der Analyseabteilung zusammen, um diese Probleme zu identifizieren und alle Fragen zum Dateneigentum im Vorfeld zu klären. So stellen Sie sicher, dass all Ihre ERP-Daten validiert, korrekt und zuverlässig sind.
5. Berichtsvorlagen entwickeln
Optimieren Sie die Darstellung und Bereitstellung von Berichten, indem Sie Berichtsvorlagen erstellen, in die extrahierte ERP-Daten einfach importiert und in einem visuellen Format dargestellt werden können. Dies ist besonders wertvoll, wenn Berichte erstellt werden, auf die in Echtzeit zugegriffen werden soll oder die durch einen automatisierten Auslöser generiert werden.
Datenvisualisierung für Finanzprognosen
Eine Berichtsvorlage kann eine hervorragende Möglichkeit sein, die neuesten Daten zur finanziellen Leistung in einen ERP-gestützten Prognosebericht zu integrieren. Diese Vorlage kann im Laufe der Zeit weiter aktualisiert werden, sobald neue Zahlen verfügbar sind.
6. Im Laufe der Zeit iterieren und optimieren
Ziele und Anforderungen an die ERP-Berichterstattung werden sich mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mit ziemlicher Sicherheit ändern. Ebenso können Stakeholder bessere Ansätze zur Bewertung des ERP im Einklang mit Ihren festgelegten Berichtszielen identifizieren.
Eine Erwartung an die kontinuierliche Weiterentwicklung schaffen
In beiden oben genannten Szenarien benötigen Unternehmen die Flexibilität, ihr Berichtssystem im Laufe der Zeit an sich verändernde Anforderungen und Ziele anzupassen.
Indem Sie dies von Anfang an in Ihre Strategie integrieren, können Sie den Stakeholdern vermitteln, dass die ERP-Berichterstattung niemals ein fertiges Produkt ist. Überwachen Sie den Nutzen Ihrer ERP-Berichte und arbeiten Sie mit den Stakeholdern zusammen, um Ihre Berichtsstrategie kontinuierlich zu optimieren.
Wann Sie Ihre Berichtsstrategie ändern sollten
Kleine Anpassungen an Ihrer Berichtsstrategie lassen sich leicht umsetzen. Angesichts des Aufwands, der erforderlich ist, um Berichtsziele zu ändern, Datenprioritäten anzupassen, Berichtsintegrationen neu einzurichten und Berichtsvorlagen zu modifizieren, sind umfassende Änderungen an Ihrer ERP-Berichtsstrategie jedoch häufig belastend und zeitaufwendig.
Wenn Sie versuchen, den Berichtsprozess festzulegen, bevor Ihr System eingerichtet ist …
- Gut für Sie. Das ist weitaus organisierter als bei den meisten Menschen!
- Finden Sie einen Partner für die ERP-Implementierung, der Ihnen dabei helfen kann, von Anfang an eine gute Berichtsstrategie zu entwickeln.
Wenn Sie Ihr System bereits eingerichtet haben, kann ein ERP-Berater Ihnen dabei helfen festzustellen, ob Änderungen an der Berichtsstrategie erforderlich sind, und Sie dabei unterstützen, diese Änderungen auf möglichst kosten- und zeiteffiziente Weise umzusetzen. Im Allgemeinen sollten Änderungen an der Berichtsstrategie in Betracht gezogen werden, wenn eines oder mehrere der folgenden Ereignisse eintreten:
- Sie ändern das Organisationsziel Ihrer ERP-Berichtsstrategie;
- Ihr Unternehmen erlebt wesentliche Veränderungen bei Geschäftstechnologien, Datenberichtswegen und/oder Berichtsanforderungen;
- Sie unterliegen neuen gesetzlichen Berichtspflichten;
- Ihr Unternehmen durchläuft eine organisatorische Umstrukturierung.
Die größten Fehler im ERP-Berichtswesen, die Sie vermeiden sollten
Bevor Sie Maßnahmen ergreifen und eine ERP-Berichtsstrategie für Ihr Unternehmen erstellen, finden Sie hier einen kurzen Überblick über die häufigsten Fehler, die Sie in diesem Prozess vermeiden sollten:
1. Sich mehr vornehmen, als man bewältigen kann
Die umfangreichen Daten, die ERP-Systeme bereitstellen, zwingen Unternehmen dazu, bei der Auswahl der Daten, die sie im Berichtswesen priorisieren möchten, selektiv vorzugehen. Wenn Sie versuchen, einen zu umfassenden Ansatz zu verfolgen, riskieren Sie ein Datenberichtswesen mit einer unüberschaubaren und nicht nachhaltigen Menge und Vielfalt an Daten.
Nutzen Sie Ihre Berichtsziele, um Ihren Fokus auf die relevantesten Daten zu beschränken. Wenn Ihre Berichtsstrategie ausgereifter ist und sich alle Beteiligten mit diesem Prozess vertraut gemacht haben, können Sie erneut prüfen, ob Sie Ihr Berichtswesen um zusätzliche Datenquellen erweitern möchten.
2. Berichte auf Grundlage minderwertiger Daten erstellen
Der Datenvalidierungsprozess ist entscheidend, um sicherzustellen, dass ERP-Daten korrekt und wertvoll sind. Inkonsistenzen, Datenlücken und andere Qualitätsprobleme schränken den Wert Ihrer Berichte erheblich ein. Daher ist es unerlässlich, dass Sie von Anfang an alles richtig einrichten.
3. Beteiligte nicht über ihre Aufgaben informieren
Die richtigen Beteiligten müssen identifiziert werden, aber sie müssen auch angemessen darin geschult werden, wie sie ihre Aufgaben erfüllen.
Für Führungskräfte bedeutet dies, sie darin zu unterweisen, wie sie an die Zielsetzung herangehen und Daten zur Entscheidungsfindung nutzen. Für Endnutzer bedeutet dies eine angemessene Schulung in jeder ERP-Software – von Acumatica bis hin zu Sage –, die sie voraussichtlich verwenden sollen, wenn sie das Berichtswesen in ihre Arbeit integrieren.
4. Berichte auf Grundlage von Daten erstellen, die Ihrem Unternehmen nicht gehören
Wenn Ihre ERP-Daten Daten enthalten, die einer anderen Einheit gehören, könnten Sie für Ihr Unternehmen eine Haftung begründen, indem Sie diese Daten in Ihre eigenen Berichte aufnehmen.
Ein starkes Programm zur Datenverwaltung kann dazu beitragen, Fragen zur Dateneigentümerschaft zu klären und dieses Problem zu vermeiden.
Starten Sie das ERP-Berichtswesen auf der richtigen Grundlage
Der Erfolg einer ERP-Berichtsstrategie wird maßgeblich durch den Aufwand beeinflusst, der für die Entwicklung einer Strategie und die Implementierung eines Rahmens für das kontinuierliche Berichtswesen in Ihrem Unternehmen betrieben wird.
CFOs müssen diesen Prozess zur Programmentwicklung sorgfältig durchlaufen. Informieren Sie sich gründlich, bevor Sie diese Initiative starten, um sicherzustellen, dass die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Start gegeben sind. Wenn Sie fachkundige Unterstützung wünschen, wenden Sie sich an einen ERP-Berater, der Sie bei der Implementierung dieses Programms unterstützt.
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